GSIT-PR-001-FR-003, Visión del Proyecto

VISIÓN DEL PROYECTO
Macroproceso: Gestión de Recursos
Proceso: Gestión de los Sistemas de
Información y las Telecomunicaciones
Código: GSIT-PR-001FR-003
Versión: 01
Fecha de Aprobación:
27/08/2014
VISIÓN DEL PROYECTO-SISTEMA DE
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Introducción
El propósito de este documento es recolectar, analizar y presentar los lineamientos de
alto nivel que regulan el desarrollo de software para optimizar el actual sistema
administrativo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
1. Oportunidad de Negocio
[Una declaración de la oportunidad de negocio comunica la intención del sistema y la
importancia del proyecto para todo el personal involucrado.]
2. Declaración del Problema
[Brindar una declaración que resuma el problema (o problemas) que serán resueltos
por este proyecto. El siguiente esquema podría ser utilizado:]
El problema de
Afecta
El impacto del problema es
Una solución con éxito debería ser
3. Objetivos del Proyecto
El objetivo consiste en establecer el nuevo estado al que se quiere llegar a través de la
ejecución del proyecto. Los objetivos se definirán en forma clara y estratégica y su
descripción debe permitir plantear soluciones al problema o necesidad. Por tanto, los
objetivos se describen en términos de los efectos y/o contribuciones esperadas con el
fin de facilitar el seguimiento y su futura evaluación; y su identificación debe considerar
los beneficios y/o transformaciones que el proyecto generará, razón por la cual tendrán
que:
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Macroproceso: Gestión de Recursos
Proceso: Gestión de los Sistemas de
Información y las Telecomunicaciones
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27/08/2014
1.Estar enfocados al logro, no a la actividad que se va a desarrollar con el
proyecto (iniciar con un verbo en infinitivo)
2.Ser realistas y realizables con los recursos previstos
3.Ser medibles en el tiempo a través de las metas
4. Incorporar beneficiarios o grupos objetivo.
Los objetivos del proyecto, determinan ¿Cuánto?, ¿Cómo? y ¿Cuándo? Se va a modificar
la situación actual y que tanto se va a acercar a la situación esperada. El planteamiento
de los objetivos, puede dividirse en:[1]
3.1. Objetivo general
Es el enunciado agregado de lo que se considera posible alcanzar, respecto al
problema. Es importante tener un solo objetivo general para evitar desviaciones o mal
entendidos en el desarrollo del proyecto.
3. 2. Objetivos específicos
Es la desagregación del objetivo general. Corresponde a objetivos más puntuales que
contribuyen a lograr el objetivo central o general del proyecto.
4. Definición de la Solución Propuesta
a. Sistema de Gestión Docente
El problema de
Afecta principalmente a
El impacto del problema es
Una solución con éxito debería ser
A diferencia
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b. Sistema de Gestión de Recursos Físicos
El problema de
Afecta
El impacto del problema es
Duplicidad de tareas.
Repetición de actividades.
La prestación de servicio requiere solicitud presencial.
Tiempos de respuesta lentos.
Imposibilidad de control de la gestión.
Imposibilidad de evaluación de los servicios
prestados.
Una solución con éxito debería Un modelo de procedimientos definido.
ser
Un sistema que facilite la gestión del desempeño
institucional a través de procesos.
Un sistema que permita la interacción no presencial
entre los usuarios del servicios y el proveedor.
Un sistema que permita proveer algunos servicios de
manera no presencial.
Un sistema que permita realizar un control a la
prestación de servicio.
c. Sistema de Gestión de Inventarios
El problema de
No contar con información consolidada y actualizada
asociada a los activos que conforman el inventario de
la universidad.
Afecta
Sección de Almacén e Inventarios
Vicerrectoría Administrativa
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Vicerrectoría Financiera
El impacto del problema es
Problemas de seguridad y accesibilidad
Desorden
Falta de control
Una solución con éxito debería Un sistema de información que permita capturar,
ser
administrar y controlar los activos que hacen o harán
parte del inventario de la Universidad, facilitando la
gestión de los procesos generales y acceso inmediato
a la información.
d. Directiva 022 de 2011
El problema de
No se posee información estandarizada de acuerdo a lo definido en la
directiva 022 de 2011 de la Alcaldía de Bogotá.
Afecta
Los sistemas de información que capturen información del estudiante.
El impacto del
Falta de acceso a la información para el momento que la alcaldía lo
problema es
requiera.
Una solución con
Construir un proceso que permita extraer la información existente en las
éxito debería ser
bases de datos.
El objetivo principal es migrar de alguna manera las tablas que existen
actualmente con información de los estudiantes a una base de datos que
cumpla con los requerimientos establecidos en la directiva 022 de 2011.
Para este proceso de migración es necesario identificar los datos
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existentes, transformarlos y ajustarlos de la mejor forma posible para
cumplir con lo solicitado. Adicionalmente diseñar una interfaz que
permita verificar detalles de este proceso.
A diferencia
Este es un proceso que se realiza con el fin de dar cumplimiento a la
directiva 022 de 2011, por tanto no aplica la utilización de otra
alternativa.
Se plantea realizar un ajuste a los sistemas de información actual donde
se captura este tipo de información, sin embargo es un proceso que
requiere de mayor análisis y podría causar demoras para cumplir con el
objetivo y problemas durante el desarrollo.
5. Beneficios obtenidos con el proyecto
Bajo este aspecto se describen los principales beneficios del proyecto. Se debe tener
presente que estos beneficios son aquellos que ocurrirán si se desarrolla efectivamente
el proyecto; diferentes a los que ya se puedan estar generando por un proyecto similar,
alguna de sus fases está en ejecución, o existen otras acciones en curso. La descripción
de los beneficios está asociada a la utilización de bienes y/o servicios universitarios
generados con el proyecto y pueden expresarse de diferentes formas.
De una parte, se deberá conocer la calidad y cantidad del bien o servicio que
adicionalmente a la situación actual proveerá el proyecto. Será necesario entonces
identificar y cuantificar la población que en cada año, o período de ejecución, se
beneficiará directamente con el uso de los bienes y/o servicios del proyecto; así como
cuantificar las unidades de bienes o servicios o el número de beneficiarios. Ejemplo:
número de tratamientos orales terminados o número de estudiantes beneficiados por
la ampliación de las instalaciones físicas de la Universidad. En algunos casos será
necesario medir el efecto final que significará para la población beneficiaria el
aprovechamiento de los productos del proyecto.
Cuando se trata de proyectos que aumentan la calidad del bien o servicio académico o
mejoran la eficiencia de los mismos, estos beneficios estarán relacionados con dicho
aumento o mejoramiento. En estos casos los beneficios se complementan con factores
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cualitativos que pueden ser medidos por medio de instrumentos de recolección de
información como encuestas, percepciones o apreciaciones. Por ejemplo: mejora de la
calidad de vida de las personas en la institución medida a partir de encuestas dirigidas
a los miembros de la comunidad universitaria.
6. Metas del Proyecto
Las metas del proyecto son los resultados concretos, medibles, realizables y verificables
que se esperan obtener con la ejecución del proyecto, representados en productos
(bienes y/o servicios universitarios). Su formulación no debe ser tan ambiciosa que
genere posibles frustraciones ni tan limitada que no contribuya efectivamente al
cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Las metas del proyecto se plantean para todo el período de duración del mismo dentro
del Plan de Desarrollo y se programan teniendo en cuenta la siguiente estructura en su
formulación:
Proceso: Es el verbo en infinitivo que indica la acción a realizar; tal como: construir,
adecuar, capacitar, dotar, suministrar, atender, implantar, mantener, sistematizar.
Ejemplo: CAPACITAR
Magnitud: Cantidad o número de la acción identificada en el proceso. Puede expresarse
de manera absoluta (número) o relativa (porcentaje o percepción). Ejemplo: 100
Unidad de Medida: Tales como m2, Km., estudiantes, docentes, funcionarios, hectáreas,
parques. Ejemplo: FUNCIONARIOS
Descripción:
Permite
complementar
el
propósito
de
la
meta.
Ejemplo:
EN
FORMULACIÓN DE PROYECTOS
Periodo: Corresponde al tiempo en el que se espera cumplir la meta, en relación con el
horizonte total del proyecto. Ejemplo: EN UN AÑO
Cabe anotar que las metas no consisten en la relación de un plan de compras y/o
adquisiciones del proyecto, ni corresponden a la descripción de los rubros de gasto o al
reflejo de su estructura de costos.
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Información y las Telecomunicaciones
7. Descripción de los Interesados
Nombre
DIVISIÓN
DE
Descripción
RECURSOS División
FÍSICOS
Responsabilidades
encargada
responder
de
por
la
administración, de los bienes
de la Universidad
SECCION
DE
ALMACEN
INVENTARIOS
E Sección encargada de los
ingreso y egreso de bienes de
la Universidad.
OFICINA DE DOCENCIA
Oficina
encargada
garantizar
las
de
actividades
académicas y administrativas
de los docentes vinculados a
la universidad.
OFICINA
ASESORA
PLANEACIÓN Y CONTROL
DE Oficina de apoyo técnico y
logístico para la planeación
de
la
universidad
y
sus
dependencias académicas y
administrativas.
OFICINA
SISTEMAS
ASESORA
DE Oficina
encargada
de
la
sistematización
para
servicio
diferentes
áreas
de
las
académicas
administrativas
Universidad.
de
el
y
la
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8. Visión General del Producto
Necesidades y Características
[Evitar diseñar. Mantenga la descripción de las características del producto a un nivel
general. Enfocar en las capacidades requeridas y en el por qué (no elcomo) ellas deben
ser implementadas.)
Necesidad
Prioridad
Características
Solución Sugerida
9. Otros Requisitos del Producto
[A alto nivel,
listar los estándares aplicables, requisitos de hardware y plataforma;
requisitos de desempeño y requisitos ambientales.
Definir rangos de calidad para el desempeño, Define los rangos de calidad para el
desempeño, , solidez, tolerancia a fallos, características de uso e interfaz gráfica, etc.
Anotar todas las restricciones de diseño, externa, asunciones y cualquier tipo de
dependencia que en caso de cambiar impacten la visión del proyecto. Por ejemplo una
asunción puede ser que un sistema operativo específico está disponible para el
hardware sobre el cual se desplegará el producto. Si dicho sistema operativo no está
disponible la visión deberá ser modificada.
Definir los requisitos de documentación, incluyendo manuales de usuario, ayuda en
línea, instalación, etiquetado, requisitos de embalaje (si aplica), etc..
Definir la prioridad de esos otros requisitos. Si es necesario y útil incluya atributos tales
como estabilidad, beneficio, esfuerzo y riesgo]
Requisito
Prioridad
Solución Sugerida