INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN SIG 1. Que es el RUC 2. Objetivos y políticas del SIG 3. Representante del SIG 4. Reportes de actos y condiciones - Incidentes 5. Programas de gestión 6. Gestión de los peligros y controles 7. Mecanismos de participación y consulta 8. Funciones y responsabilidades 9. Procedimiento en caso de emergencia 10. Aspectos e impactos ambientales 11. Accidentalidad Fesa Servicios y Fesa Temporal 12. Fases del SG-SST 12. Aspectos generales de calidad 1. QUE ES EL RUC El registro Uniforme para Contratistas es un sistema de evaluación y seguimiento enfocado a la gestión efectiva del riesgo, al cumplimiento de los requisitos legales en SSTA. 2. OBJETIVOS Y POLÍTICAS DEL SIG FESA SERVICIOS MISIÓN FESA SERVICIOS SAS brinda soluciones innovadoras e integrales de externalización de procesos de negocios para los distintos sectores económicos a nivel nacional, garantizando la satisfacción de nuestros clientes con el respaldo de personal competente, procesos estandarizados y a la medida con compromiso de responsabilidad social y ambiental. VISIÓN Ser el aliado estratégico con reconocimiento a nivel nacional en la prestación de servicios de externalización de procesos para diferentes sectores de la economía con altos estándares de calidad y eficiencia operacional. 2. OBJETIVOS Y POLÍTICAS DEL SIG FESA TEMPORAL MISIÓN FESA TEMPORAL COLOMBIA SAS brinda soluciones integrales de suministro y administración de Talento Humano para los distintos sectores económicos a nivel nacional, garantizando la satisfacción de nuestros clientes con el respaldo de personal competente, procesos estandarizados y a la medida, compromiso de responsabilidad social y ambiental. VISIÓN Ser una empresa sostenible con reconocimiento a nivel nacional en soluciones integrales de suministro y administración del talento humano competente que impacta positivamente la productividad de nuestros clientes 2. OBJETIVOS SIG OBJETIVO 1: Prevenir Accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales que puedan ser causadas por las actividades desarrolladas por la empresa. Cómo se logra este objetivo: ● ● ● ● Realizando las inspecciones de SSTA, Identificando los peligros presentes en las áreas de trabajo y control de los riesgos. Divulgar las lecciones aprendidas de los accidentes e incidentes de trabajo. Reportar actos inseguros y condiciones inseguras Cumpliendo los PROCEDIMIENTOS establecidos para el desarrollo de las actividades 2. OBJETIVOS SIG OBJETIVO 2: Prevenir la contaminación y proteger al medio ambiente ● Ahorro y uso eficiente del papel, agua, energía ● Campañas ambientales ● ● ❏ ❏ ❏ Reciclaje de tapas, pilas y residuos de energía. Disposición peligrosos de residuos Disposición de EPP Maquilas a cargo de FESA Disposición de EPP CES y Sika a cargo del Cliente Otros como pilas y baterías en Casa matriz. 2. 1 POLÍTICA INTEGRAL Compromiso con la seguridad, salud en el trabajo y el medio ambiente. Nos comprometemos a: • • • • • • Prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales, a través de la identificación de peligros y control de los riesgos. Uso eficiente de los recursos (papel, agua, energía, residuos) Prevención de la contaminación y protección de medio ambiente Consulta y participación activa de los colaboradores Protección del daño a la propiedad Fomento de la responsabilidad social y el Mejoramiento continuo ¿Cómo lo hacemos? Pausas activas Capacitaciones y Inspección puesto de trabajo Reporte de actos y condiciones Reducir, reutilizar y reciclar Fomentamos la responsabilidad social. Campañas con fundación Programa de gestión de riesgos 2.2.POLÍTICA PREVENCIÓN ALCOHOL, TABACO Y SPA Nos comprometemos a: ● ● ● Prevenir el consumo de cualquier tipo de sustancia dentro de la población trabajadora. Determina las sanciones disciplinarias y la cero tolerancia al incumplimiento de esta política por parte de cualquier Colaborador. Realización de pruebas aleatorias de consumo de alcohol. ¿Cómo lo hacemos? Prueba de alcoholimetría sin previo aviso Campañas de prevención de consumo de alcohol, tabaco y sustancias psicoactivas. 2.3. POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL Prevención de accidentes viales y promoción de conductas seguras en la vía. Nos comprometemos a: • • Evitar accidentes o incidentes viales Promoción de conductas seguras en los actores en la vía (pasajeros, peatones, conductores) ¿Cómo lo hacemos? ● Comité de Seguridad vial: promueve campañas de actos seguros en la vía ● Capacitación en Roles de Seguridad vial TIPS DE SEGURIDAD VIAL ● Motociclista - elementos que salvan vidas ● Señales de tránsito ● Seguridad vial para peatones 2.4. POLÍTICA PREVENCIÓN DEL ACOSO LABORAL Todos los colaboradores y demás partes interesadas tienen derecho a trabajar en un entorno libre de toda forma de discriminación y conductas que se puedan considerar hostigamiento, coerción o alteración Compromiso: GRUPO FESA se compromete a prevenir las conductas del acoso laboral y a defender el derecho de todos los colaboradores para ser tratados con dignidad, de manera que se integre la prevención de estas conductas en los sistemas de gestión que desarrolla. ¿Cómo lo hacemos? Se rechaza de raíz el acoso laboral, en todas sus modalidades y formas, sin primar quién sea la víctima o el ofensor, ni cuál sea su rango jerárquico. Los responsables de las distintas áreas que componen el GRUPO FESA fomentarán la exclusión de cualquier tipo de hostigamiento entre las posibles conductas 2. 5. POLÍTICA PREVENCIÓN DE ACCIDENTES LABORALES Se establece la política con el fin de lograr un ambiente seguro de trabajo, velando por la salud, seguridad y bienestar entre los colaboradores, contratistas, proveedores, clientes y visitantes. DEJANDO EXPRESA CONSTANCIA QUE ESTA POLÍTICA TIENE CERO (0) TOLERANCIA LOS COLABORADORES DEBEN: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Hacer uso adecuado de las herramientas Utilizar las herramientas y elementos apropiados para la ejecución de cada actividad Uso de ayudas mecánicas para el levantamiento de cargas Uso adecuado de los elementos de protección personal Uso de dispositivos de seguridad de máquinas y herramientas Mantener el orden y aseo Estar alerta a los posibles peligros del entorno La alta dirección de la organización velará por el cumplimiento de lo establecido en este documento y será de aplicación por parte de todos los colaboradores en misión, servicios y de planta. 2.6. POLÍTICA DE VINCULACIÓN Y NO DISCRIMINACIÓN GRUPO FESA valora a todos sus colaboradores y los aportes que cada uno realiza, el éxito nuestra misión y visión depende de cada uno de los empleados que forma parte de nuestra organización ¿Cómo lo hacemos? Nadie será discriminado en el proceso de contratación, selección, empleo, remuneración, traslado, promoción, crecimiento, desarrollo o formación No se practican exámenes médicos ocupacionales prohibidos por la legislación nacional Se prohíbe la contratación de personas menores de 18 años garantizando el bienestar y cumpliendo lineamientos del ministerio del trabajo Se prohíbe el uso de cualquier forma de trabajo forzado 2.7. POLÍTICA DE MANEJO Y CONSERVACIÓN DE PROPIEDAD DEL CLIENTE PARA GRUPO FESA es fundamental como principio de gestión la conservación y preservación de la propiedad de sus clientes ¿Cómo lo hacemos? Todas las personas que realicen actividades deben procurar mantener los bienes, demás elementos que sean de propiedad de sus clientes Preservar y mantener la confidencialidad y la integridad de la información o datos de sus clientes utilizados para la realización de sus actividades Manteniéndolos en adecuadas condiciones de mantenimiento, funcionalidad, limpieza, orden y preservación Cualquier bien o propiedad del cliente que se deteriore durante la ejecución de las actividades en situaciones anormales operacionales debe ser reparado o repuesto según se acuerde con el cliente 2.8. POLÍTICA DE USO DE EQUIPOS TECNOLÓGICOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN GRUPO FESA está comprometida con la adecuada administración y protección de la información para la prestación de servicios y satisfacción de los clientes. ¿Cómo lo hacemos? El objetivo primordial es el buen uso de los equipos tecnológicos y el aseguramiento de la Los equipos de cómputo serán asignados de acuerdo a la función laboral En caso de falla física o lógica se deberá notificar al área de Sistemas. El acceso a la red (Internet) es solo de uso laboral En ningún caso el usuario intentará reparar el equipo El usuario deberá permitir auditorías periódicas al equipo de cómputo y periféricos así como el software instalado. Los responsables de cada proceso deberán apoyar el cumplimiento de los parámetros establecidos. información propia de la organización, 2.9. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y BASE DE DATOS DISPOSICIONES GRUPO FESA se encuentra acogido a lo dispuesto en Ley Estatutaria de 1581 de 2012 teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, se recopilan y efectúan diversos tratamientos a bases de datos tanto de Clientes, Proveedores y Personal. 1.Autorización para el tratamiento de datos personales 2.Modo en que se utiliza la información 4.Derechos de los titulares de los datos personales 5.Personas a quienes se les puede suministrar la información 3.Deberes de los responsables del tratamiento de los datos personales 6. Medio de consultas y solicitudes 2.10. POLÍTICA DE DESCONEXIÓN LABORAL Las acciones encaminadas por Grupo Fesa se basan en promover el equilibrio en la relación de descanso y el trabajo, en aras de propiciar el desarrollo profesional de las personas. Objetivo Establecer la importancia del descanso y el derecho a la desconexión laboral fuera de la jornada laboral de los trabajadores No tener contacto por cualquier medio o herramienta, bien sea tecnológica o no, para cuestiones relacionadas con su ámbito o actividad laboral, en horarios por fuera de su jornada ordinaria 3. REPRESENTANTE DEL SIG Recuerda que es necesario contar con la designación de un representante del SIG, quién es responsable y se encarga de gestionar la implementación y el mantenimiento del sistema integrado de gestión Para nosotros la gerencia designó como representante del SIG a: Lucy Mayerly Noy León Coordinador SIG 4. REPORTES DE ACTOS Y CONDICIONES - INCIDENTES ¿Cómo se comunican los incidentes o las condiciones de riesgo o los actos inseguros? Existe el formato de Reporte de actos y condiciones inseguras o link de Google Formulario: ● ● ● ● Formato-Tarjeta Link Google Formulario Se pueden reportar actos y condiciones inseguras, e incidentes. El Link se diligencia y se envía. El formato se entrega al Supervisor, o al personal de SIG o a los miembros del COPASST. Se realiza el análisis para tomar las acciones pertinentes. https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIp QLSf0LNMiDOU4EsODkFkUPUnOmvCZ ua0N9klp6mQs0zt7QtucAQ/viewform 5.PROGRAMAS DE GESTIÓN 5.1 PROGRAMAS DE GESTIÓN RIESGOS PRIORITARIOS PROGRAMAS NUEVOS - PVE¡ PVE DE ESTILOS DE VIDA Y ENTORNOS SALUDABLES PVE BIOMECÁNICO PVE VISUAL PVE RESPIRATORIO PVE AUDITIVO PVE PSICOSOCIAL PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PGR INSPECCIONES DE SEGURIDAD PGR MECÁNICO PGR SISTEMA GLOBALMENTE ARMONIZADO PGR CAPACITACIONES PGR AMBIENTAL PGR SEGURIDAD VIAL -SGSST PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial 5. PROGRAMAS DE GESTIÓN 5.2.PROGRAMAS DE GESTIÓN RIESGOS PRIORITARIOS PROGRAMAS NUEVOS - TAREAS CRÍTICAS¡ PGR PROTECCIÓN CONTRA CAÍDAS PGR ESPACIOS CONFINADOS SGSST PGR SEGURIDAD DE MONTACARGAS PGR IZAJE DE CARGAS PGR BLOQUEO DE ENERGÍAS PELIGROSAS PGR EMERGENCIAS PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial PHVA Ejecución de actividades Indicadores Análisis tendencial 6. GESTIÓN DE LOS PELIGROS Y CONTROLES Las reglas de vida fesa van dirigidas a todos los colaboradores de Fesa Servicios y Fesa Temporal, encaminadas a la prevención de riesgos y la protección de la salud. Es compromiso de todos, cumplir con lo establecido contribuyendo con nuestra seguridad y la prevención de eventos no deseados 6. GESTIÓN DE LOS PELIGROS Y CONTROLES Las reglas de vida para la vía fesa van dirigidas a todos los colaboradores de Fesa Servicios y Fesa Temporal, encaminadas a la prevención de riesgos y la protección de la salud. Es compromiso de todos, cumplir con lo establecido contribuyendo con nuestra seguridad y la prevención de eventos no deseados 6. GESTIÓN DE LOS PELIGROS Y CONTROLES ¿Cuáles son los riesgos a los que está expuesto en el desarrollo de su cargo? 6.2.PRINCIPALES PELIGROS Y RIESGOS ADMINISTRATIVOS TIPO DE PELIGRO 01 PELIGRO BIOMECANICO 02 PELIGRO PSICOSOCIAL EFECTOS POSIBLES POSTURAS SEDENTES (DOLORES OSTEOMUSCULARES) BATERIA DE RIESGO PSICOSOCIAL PROGRAMA DE BIENESTAR CAPACITACIÓN EN RIESGO PSICOSOCIAL ● ● ● ORDEN Y ASEO SEÑALIZACIÓN DE PISO CAPACITACIÓN EN IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS ● ● ● LAVADO DE MANOS USO DE RESPIRADOR DESECHABLE PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD ● ● ● PLAN DE EMERGENCIAS BRIGADISTAS CAPACITADOS MEDEVAC 02 Donec risus dolor porta venenatis Pharetra luctus felis (CAÍDAS, PISO MOJADO Proin in tellus felis volutpat GOLPES) 03 Lorem ipsum dolor sit amet at nec at adipiscing ● ● ● Donec risus dolor porta venenatis Pharetra luctus felis Proin in tellus felis volutpat COVID-19 ( NEUMONIA, 05 PELIGRO BIOLÓGICO PELIGROS NATURALES PAUSAS ACTIVAS ESPACIOS DE TRABAJO ERGONÓMICOS CAPACITACIONES EN PREVENCIÓN DEL RIESGO ● ● ● ● ● ● 04 ● ● ● COMUNICACIÓN INEFICAZ (ESTRÉS) Lorem ipsum dolor sit amet at nec at adipiscing PELIGRO LOCATIVO 03 CONTROLES IMPLEMENTADOS RESFRIADOS) SISMO ( CAÍDAS LESIONES, ATRAPAMIENTOS) 6.3. PRINCIPALES PELIGROS Y RIESGOS OPERATIVOS TIPO DE PELIGRO ● PAUSAS ACTIVAS ESTÁNDARES DE TRABAJO SEGURO CAPACITACIÓN EN HIGIENE POSTURAL ● ● ● ESTÁNDARES DE TRABAJO SEGURO PREOPERACIONAL DE MÁQUINAS CAPACITACIÓN EN RIESGO MECANICO SUSTANCIAS QUÍMICAS CORROSIVAS (QUEMADURAS, ALERGIAS) ● ● ● SOCIALIZACIÓN DE FDS CAPACITACIÓN EN RIESGO QUÍMICO USO DE EPP COVID-19 ( NEUMONIA, RESFRIADOS) ● ● ● LAVADO DE MANOS USO DE RESPIRADOR DESECHABLE PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD SISMO ( CAÍDAS LESIONES, ATRAPAMIENTOS) ● ● ● PLAN DE EMERGENCIAS BRIGADISTAS CAPACITADOS MEDEVAC PELIGRO BIOMECANICO POSTURAS PROLONGADAS (LUMBAGOS) 02 PELIGRO MECÁNICO ATRAPAMIENTOS ( AMPUTACIONES LESIONES) 03 PELIGRO QUÍMICO 04 PELIGRO BIOLÓGICO 01 05 PELIGROS NATURALES CONTROLES IMPLEMENTADOS EFECTOS POSIBLES 7.MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN GRUPO FESA ha conformado tres comités que apoyan las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo, cada uno tiene una función específica y de acuerdo a su naturaleza realiza actividades en pro del bienestar de nuestros colaboradores: COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL ❖ Actuar como veedores del cumplimiento de los programas de SSTA. ❖ Investigar accidentes e incidentes de trabajo y proponer medidas correctivas. ❖ Visitar e inspeccionar periódicamente los lugares de trabajo. ❖ Busca prevenir el acoso laboral contribuyendo a proteger a los colaboradores contra los riesgos psicosociales. Se encuentra conformado por representantes de la Gerencia y por parte de los colaboradores, de acuerdo al tamaño de la empresa. ❖ Diseña, implementa y mide las acciones que permitan generar conciencia y lograr objetivos a favor de la seguridad vial en la empresa y la vida cotidiana de sus integrantes. 7.MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN GRUPO FESA cuenta también con mecanismos de participación con los que como colaboradores interactuamos de forma permanente: ❖ Reporte de actos y condiciones insegura: Permite informar y comunicar los peligros y riesgos de nuestra área de trabajo que requieren de intervención por parte de área SIG de Fesa y/o empresa cliente ❖ Comunicación e identificación de aspectos e impactos ambientales y a comunicacion e identificación de peligros y riesgos, lo cuales evidenciamos en el desarrollo de nuestra jornada laboral ❖ ❖ Visitas de SIG y bienestar: Permiten comunicar de forma directa las necesidades y/o mejoras identificadas en el desarrollo de las actividades diarias. Información Fesa 7. 1. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN - INTEGRANTES COMITÉS COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO FESA TEMPORAL 7. 1. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN - INTEGRANTES COMITÉS COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO FESA SERVICIOS 7. 1. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN - INTEGRANTES COMITÉS 7. 1. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN - INTEGRANTES COMITÉS 7. 1. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN - INTEGRANTES COMITÉS Representantes del comité de seguridad vial 7. 1. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN - INTEGRANTES COMITÉS Representantes del comité de seguridad vial 8. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Desde su cargo ¿cuáles son sus funciones y responsabilidades de SIG? ● Conocer y comprender la política HSE y la política de prevención de alcohol tabaco y drogas. ● Identificar y reportar los peligros asociados a sus funciones. ● Participación de las actividades de SSTA. ● Proponer, promover y ejecutar alternativas para hacer más seguras las condiciones de trabajo. ● Colocar en práctica las acciones correctivas o preventivas provenientes de la investigación de accidentes o condiciones anormales SSTA. ● Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo cuando se requiera. ● Cumplir los procedimientos de SSTA 8. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Desde su cargo ¿cuáles son sus funciones y responsabilidades de SIG? ● Promover el orden y aseo en el sitio de trabajo. ● Promover hábitos de vida y trabajo saludables. ● Solicitar y utilizar de manera adecuada los Elementos de Protección Personal cuando se requieran. ● Reciclar, reutilizar y reducir. ● ● Informar toda condición ambiental peligrosa, condición o práctica insegura, recomendando medidas de prevención y control para los factores de riesgo.. Participar activamente capacitación de SSTA. en las charlas y cursos de 9. PROCEDIMIENTO EN CASO DE EMERGENCIA 1. SUSPENDA TODA ACTIVIDAD 2. DESCONECTE TODOS LOS APARATOS ELECTRÓNICOS 3. CONSERVE LA CALMA 4. SIGA INDICACIONES DE LA BRIGADA 5. SALGA INMEDIATAMENTE, NO SE DEVUELVA POR NINGÚN MOTIVO 6. UTILICE SIEMPRE LAS ESCALERAS 7. DIRÍJASE AL PUNTO DE ENCUENTRO 8. SI FALTA UN COMPAÑERO INFORME AL COORDINADOR DE LA EVACUACIÓN 9.1 PROGRAMA DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS En Grupo FESA se cuenta con un plan de emergencias que valoriza la vulnerabilidad según la operación y define unos PONS. ¿QUÉ SON LOS PON Y CUÁLES HAY EN GRUPO FESA ? Un procedimiento operativo normalizado PON es un instrumento que establece el paso a paso a realizar en una tarea por lo general de alto riesgo o que ocasionen emergencias frecuentes en la comunidad. PON INCENDIOS PON PARA EVACUACIÓN PON EXPLOSIÓN PON ACCIDENTE TRANSITO PON PARA SISMOS PON RIESGO PÚBLICO PON PARA INUNDACIÓN 9.2. CONFORMACIÓN BRIGADA DE EMERGENCIAS La brigada de emergencia es un grupo de trabajadores debidamente organizado, capacitado y dotado para prevenir, controlar y reaccionar en situaciones de alto riesgo o desastre. Además, su función principal está orientada a salvaguardar a las personas y los bienes con los que cuenta la compañía. 10. ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES ASPECTOS AMBIENTALES IMPACTOS AMBIENTALES CONTROLES 1. Generación de residuos no aprovechables Contaminación del suelo Aumento de la cantidad de residuos Agotamiento de los recursos Sensibilización en el manejo adecuado de los residuos 2. Consumo de energía Agotamiento de recursos naturales Sensibilización en el ahorro y uso eficiente de la energía 3. Consumo de papel Agotamiento de recursos naturales (árboles) Sensibilización en el ahorro y uso eficiente del papel 4. Consumo de agua Agotamiento del recurso hídrico Contaminación del recurso hídrico Sensibilización en el ahorro y uso eficiente del agua 5. Vertimiento de aguas residuales Contaminación del agua Aumento del agua residual a tratar Sensibilización en el ahorro y uso eficiente del agua 11. ACCIDENTALIDAD FESA SERVICIOS Y FESA TEMPORAL En el transcurso del año 2023 se ha presentado para Fesa Temporal 8 accidentes de trabajo. El último evento se presenta el 16 de Agosto del 2023 en Holcim Puente Aranda con el Colaborador Michael Mendez, por riesgo Locativo, por agente de la lesión relacionado con diferencia de nivel del suelo, generando leve torcedura del pie con diagnóstico de contusión del pie derecho, sin generar dias de incapacidad laboral. Para Fesa servicios en el transcurso del año 2023 se presentan 16 accidentes de trabajo El último evento se presenta el 08 de Agosto del 2023 en Casa Matriz con la Colaboradora Carolina Naranjo, por riesgo Mecánico, por agente de la lesión relacionado con reposabrazo de la silla de oficina/escritorio, generando atrapamiento leve, con diagnóstico de Traumatismo por aplastamiento del dedo N°5 de la mano izquierda, el cual genera 8 días de incapacidad laboral. 12. FASES DEL SG-SST 13. ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD Todos los documentos deben ser elaborados teniendo en cuenta, los requerimientos de las Normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 y RUC ENCABEZADO Es el cuadro que aparece en la parte superior del Documento y en el cual se registra la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. Logo: se encuentra ubicada en la casilla izquierda incluye el logotipo de la organización Nombre de la organización: se incluye en la parte central, primera casilla superior, el nombre de la organización (Quicksand). Nombre del documento: se incluye en la parte central, segunda casilla superior, el nombre del documento (Quicksand). Objetivo: Define de forma clara y precisa la finalidad del documento, solo algunos documento lo requieren (Quicksand - negrilla) Alcance: Define los procesos a actividades sobre las cuales influye el documento, solo algunos documento lo requieren (Quicksand - negrilla) 13.1 ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD ENCABEZADO En la parte superior derecha del documento se encuentran 3 casillas compuestas por: 1. Versión: se registra el número de la versión del documento que se está realizando, cuando se elabora por primera vez la versión es 00, y en la medida en que se realicen cambios, la versión va aumentando 01, 02, 03... (Quicksand). 1. Fecha: se debe registrar la fecha de modificación del Documento, el Formato de Fecha debe ser Día-Mes-Año (Quicksand) 1. Código: se ingresan tres datos que conforman el código: XX tipo de documento, XX sigla del proceso al que corresponde y XXX consecutivo de la siguiente manera: (Quicksand) El código lo asigna SIG 13.2 ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD CONTENIDO Diagrama de flujo: representación gráfica de los pasos de un procedimiento e instructivo que permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la secuencia de trabajo de una forma dinámica y lógica. SÍMBOLO NOMBRE OBSERVACIÓN Inicio o fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo Actividad Al interior del rectángulo se escribe la actividad Toma de decisión Tiene por lo menos dos salidas (SÍ/NO) Conector de página Se utiliza para indicar que el diagrama continua Flecha de conexión entre actividades Indica la conexión entre dos tareas u otros elementos 13.3 ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD CONTENIDO Descripción de la actividad: Describe específicamente la actividad que se está realizando. Responsable: Es el cargo de la persona que realiza la actividad correspondiente Documento o Registro: Se asignan las evidencias que soportan la aplicación del mismo con su respectivo código, cuando no haya ninguno es necesario asignar N/A (no aplica). Los documentos en los que no se apliquen diagramas de flujo, deben contener en el desarrollo o ingreso de la información sea requerida por el tipo de documento (sea tabla, manual o cualquier otro). 12.4 ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD DEFINICIONES Definiciones: Se refiere al significado de alguna palabra técnica que contenga el documento (Opcional). Condiciones Generales: Son aquellas notas o aclaraciones que se deben tener en cuenta para la adecuada ejecución de las actividades definidas en el documento. Anexos: Son los elementos para complementar el documento. Control de cambios: Es una tabla donde se describe inicialmente la creación del documento, quien lo elabora, revisa y quien lo aprueba, así como la fecha, este control de cambios se va alimentando con las actualizaciones que se han realizado para su control y seguimiento ● Elabora: Cualquier miembro del equipo de cada proceso ● Revisa: Directores, Coordinadores y Líderes dependiendo el proceso ● Aprueba: Gerencia o Subgerencia 12.5 ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD CICLO PHVA PHVA es una acrónimo utilizado para las palabras Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. Este se trata de un ciclo de mejora continua que se utiliza en calidad y gestión empresarial para mejorar los procesos, productos y servicios de la organización, garantizando su eficacia y eficiencia. 12.6 ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD PROCESO DE NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS: El líder de proceso envía solicitud por medio de correo electrónico a coordinación SIG. En el correo debe ir el listado detallado de los documentos a normalizar con la la ruta de acceso en carpeta compartida DOC según el proceso, en esta ubicación deben estar los documentos a normalizar junto con la solicitud de aprobación de documentos (FOR -GI-003 Elaboración, modificación o anulación de documentos) Concluido el proceso de normalización CSIG envía dichos documentos a Gerencia y/o subgerencia quienes son los únicos que aprueban los cambios en cualquier documento de la organización Nadie está autorizado a realizar un cambio en los documentos oficiales sin el debido proceso 12.7 ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD El término de “PQRS” es conocido como el proceso mediante el cual una empresa gestiona las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que realizan los clientes tanto internos como externos. ● ● ● ● PETICIONES: Son las solicitudes de forma verbal o escrita donde se solicite a la empresa su intervención en un asunto puntual y concreto QUEJA: Es la inconformidad que presenta el usuario, ya sea de manera verbal o escrita mostrando su disgusto hacia cierto proceso. RECLAMOS: Es la demanda de un servicio que hace el cliente, ya sea de manera verbal o escrita de insatisfacción por el incumplimiento de un derecho que no se ha respetado, ocasionado por la mala prestación del servicio SUGERENCIA: Cualquier expresión verbal o escrita de recomendación entregada por el cliente con el propósito de mejorar el servicio y/o los productos ofrecidos QUE ES UNA PQRS 12.8 ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES 01 ISO 9001:2015 02 ISO 14001:2015 03 ISO 45001:2018 04 RUC ● 8.7 Control de las salidas no conformes ● 10.2 No conformidad y acciones correctivas ● 10.2 Incidentes, no conformidades y acciones correctivas ● 4.2 Acciones correctivas y preventivas Grupo Fesa determina que para el control de las salidas no conformes se procede según lo establecido en el procedimiento PR -GI-005 de acciones correctivas y de mejora, PR-GI-038 Salidas no conformes. 12.9 ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD RIESGOS Y OPORTUNIDADES ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades La Gerencia y Direcciones en conjunto con los dueños de proceso deben elaboran matrices DOFA las cuales se encargan de identificar las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas de cada proceso, para así llevar a cabo un DOFA enfocado a la meta que plantea Gerencia. Cada DOFA permite Potenciar Fortalezas, Reducir Debilidades, Mejorar Oportunidades y Neutralizar Amenazas, llevando a cada dueño de proceso a establecer estrategias.
