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MGP Alcaldía Mayor de Bogotá
Plan de Gerencia de Comunicaciones
ANEXO G
PLAN DE GERENCIA
DE COMUNICACIONES
CONTENIDO
FUNDAMENTOS ........................................................................................................................ 2
COMPONENTES DEL PLAN ..................................................................................................... 2
IDENTIFICACIÓN DE CADA INTERESADO Y SU RESPONSABILIDAD .......................... 2
TIPOS DE RESPONSABILIDAD ............................................................................................... 4
MATRIZ DE COMUNICACIONES ............................................................................................ 4
ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO ................................................... 5
DIRECTORIO GENERAL DE UN PROYECTO ....................................................................... 6
ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO .................................................................... 6
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MGP Alcaldía Mayor de Bogotá
Plan de Gerencia de Comunicaciones
FUNDAMENTOS
El plan de gerencia de comunicaciones es el instrumento idóneo para administrar la documentación y la
información del proyecto durante su ciclo de vida.
La documentación es un factor de vital importancia del proyecto y, como tal, debe gestionarse de una
manera estructurada. Implica la creación y destrucción de la información que aplique mediante las
técnicas de consolidación que se requieran. Además requiere almacenarse, archivarse y obtenerse la
documentación hasta que el proyecto finalice.
Tanto la entidad como el integrador deben tener su propio Plan de Gerencia de Comunicaciones.
COMPONENTES DEL PLAN
El plan contempla lo siguiente:
1. Identificación de cada interesado y su responsabilidad en el manejo de información
2. Matriz de Comunicaciones
3. Estructura de documentación del proyecto
IDENTIFICACIÓN DE CADA INTERESADO Y SU RESPONSABILIDAD
A continuación se describen las responsabilidades de cada interesado en la gestión de la información
relacionada con el proyecto.

Gerente de Proyecto
El Gerente de Proyecto responde, finalmente, por toda la gestión documental del proyecto durante su
ciclo de vida. Además, responde por la ejecución del proyecto y atiende los informes de avance
periódicos, por hitos y entregables, para lo cual se guía por la matriz de comunicaciones
Se apoya en el Grupo o Departamento de Comunicaciones.

Equipo del proyecto
Apoya al Gerente de Proyecto en las labores documentales del día a día.
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Plan de Gerencia de Comunicaciones
Cada entregable debe generar un documento de respaldo. Los responsables de los entregables generan
esta documentación.
Ellos desarrollan y afinan la documentación a su cargo antes de entregársela al Gerente de Proyecto
para su revisión y aprobación.
 Grupo o Departamento de Comunicaciones
Es el responsable de apoyar al Gerente de Proyecto en sus responsabilidades de información.
Su trabajo debe ser tanto interno como externo. Su labor es principalmente de divulgación y
socialización, entre otras cosas, para mejorar el ambiente de receptividad de los interesados.
La Oficina de Comunicaciones en cada institución participante es la responsable de manejar sus
comunicaciones. Debe haber, no obstante, una comunicación coordinada entre la entidad y el integrador.
Resulta necesario resaltar también que la comunicación debe ser transversal en el proyecto y a todos los
niveles donde haya influencia de los interesados.
Es importante que dentro del proyecto se tenga un perfil de comunicador social del tipo organizacional y
un responsable del manejo documental que tenga conocimientos de archivística.

Interesados o impactados adicionales
Los demás interesados del proyecto deben generar documentación relacionada con el proyecto.
Las actividades que se tienen que llevar a cabo con los interesados deben estar reflejadas en el
cronograma del proyecto y los costos en su presupuesto.
Los interesados mantienen la información respectiva del proyecto y deben ser informados de cualquier
cambio que los afecte.
Ejemplos de interesados que manejan información del proyecto:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Entidad
Integrador
Entes de control
Líderes comunitarios
Supervisores e Interventores
Terceros del integrador y terceros de la entidad
Otros
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Plan de Gerencia de Comunicaciones

Tipos de responsabilidad:
Los tipos de responsabilidad pueden estar reflejados, por ejemplo, en los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Autorizar
Crear
Revisar
Aprobar
Distribuir
Modificar
Archivar
Destruir
Copiar
Consultar
Habrá que crear una tabla que identifique a cada interesado y su tipo de responsabilidad, como por
ejemplo:
TIPOS DE RESPONSABILIDAD
Se muestran tres cargos a manera de ejemplo:
CARGO
Gerente de Proyecto
Directivo Encargado
Grupo o Departamento de Comunicaciones
RESPONSABILIDADES
Revisar
Aprobar
Autorizar
Distribuir
A continuación se muestra el segundo componente del Plan de Recursos Humanos: la Matriz de
comunicaciones:
MATRIZ DE COMUNICACIONES
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Plan de Gerencia de Comunicaciones
DESCRIPCIÓN
DE LA
COMUNICACIÓN
¿QUÉ PERSIGUE?
¿CADA
CUÁNTO?
DIRIGIDA A
RESPONSABLE
Registro
(Evidencia)
1.
Finalización de la
Planeación y/o
Arranque de la
Ejecución
(Kickoff)
Reuniones de
control periódicas
Reuniones de
hitos/entregables
Actividades de
socialización de
los objetivos y
entregables así
como del
enfoque
metodológico
2. Debe apoyarse
en una
atmósfera
informal
1.Revisa el avance del
proyecto
1. Revisa los avances
significativos del
proyecto
TIPO DE
CONTACTO
Presencial
Una sola vez.
Presencial
Cada
semana/quincena
Presencial
En cada hito y en
cada entregable
-
Equipo del
proyecto
Líderes de los
interesados
Equipo del
Proyecto
Equipo del
proyecto
Interesados
Gerente del
Proyecto
Gerente del
Proyecto
Gerente del
Proyecto
-
La teoría de la comunicación es bien compleja: debe ser interdisciplinaria ya que todo proyecto es
transversal.
Una forma de ver los esquemas de interacción dentro de un proyecto es el siguiente:
•
•
•
•
•
•
Comunicación interna
Comunicación externa
Formal
Informal
Escrita
Hablada
Se advierte que la comunicación oficial de un proyecto debe ser escrita.
Será preciso acordar qué se comunicación considera formal e informal
ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO
El manejo documental de un proyecto requiere tres aspectos que se deben manejar de una manera
estructurada:
Libro del Proyecto
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o Contiene toda la información oficial del proyecto. Este contenido se tratará
posteriormente, dentro del desarrollo de la MGP.
MGP en la página web de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Debe ser estructurada y disponible para
la comunidad de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Dentro de la MGP se darán los lineamientos de lo
que debe contener esta referencia.
Directorio del equipo de proyecto y de todos los interesados, como se muestra a continuación:
DIRECTORIO GENERAL DE UN PROYECTO
NOMBRE DEL
INTERESADO
CARGO DEL INTERESADO
CORREO ELECTRÓNICO
NÚMERO TELÉFONO FIJO
NÚMERO
MÓVIL
TELÉFONO
ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO
_________________________________________
Fecha: __________________
Cargo del Directivo Encargado
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