SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL COD: FECHA: PROCEDIMIENTO DE SELECCION DE PERSONAL 1. Objetivo Definir las actividades que se llevan a cabo para realizar la selección, ingreso y retiro de personal. 2. Alcance El procedimiento comprende desde la necesidad de personal hasta la desvinculación del personal. 3. Campo de Aplicación Este procedimiento aplica para todas las áreas administrativas y operativas de la empresa. 4. Responsables Los responsables de las actividades de este procedimiento están descritos en cada una de ellas, se incluyen el Gerente, Líder o Vigía SST. 5. Términos y Definiciones Proceso de selección: Es una secuencia de pasos a realizar, con la finalidad de obtener aquella persona que reúna aquellos requisitos necesarios para ocupar un determinado puesto. ARL: Administradora de riesgos laborales AFP: Administradora Fondo de Pensiones FOSYGA: Fondo de Solidaridad y Garantía, es una cuenta especial de la Nación sin personería jurídica, creada por la Ley 100 por medio de la cual se administran los recursos de la Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud. 6. Políticas Operación. de VERSION SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL COD: FECHA: VERSION 6.1 La afiliación de los empleados a la administradora de riesgos laborales ARL debe realizarse a la entidad que la Empresa defina un día antes de inicio de labores. 7.Contenido ACTIVIDAD Requerimiento de Personal Creación del cargo Selección de personal DESCRIPCION RESPONSABLE Cada vez que se defina la necesidad de un Gerente nuevo empleo, se requiere realizar un estudio técnico que defina las necesidades de personal y de estructura organizacional. El Gerente aprueba mediante Acta de Gerencia reunión Gerencial la modificación de la planta de empleos o a la estructura administrativa. Las vacantes se publican en la página serviciodeempleo.gov.co, portal del Sena o Computrabajo; la prioridad está en contratar personal de la región y áreas específicas de los contratos, para la parte operativa. Se analizan a las personas postuladas, se convocan para entrevista y el Gerente selecciona al candidato para ocupar el empleo. Documentos para la contratación Se entrega al Trabajador el check list de entrada para poner en su conocimiento los requisitos que tiene la Empresa para su ingreso. Verificación de documentación Se verifica la totalidad y pertinencia de la Auxiliar documentación. Con el documento check list Administrativa de entrada de personal. Líder o Vigía en SST Se elabora el contrato de trabajo y es firmado Auxiliar por el contratante y contratado. Administrativo y director Se verifican los datos del estado de las Auxiliar afiliaciones y situación militar en los Administrativo siguientes enlaces: Contratación Verificación afiliaciones y Fosiga Consulta de Afiliación a la Seguridad Auxiliar Administrativo Líder o Vigía SST SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL COD: FECHA: Social, EPS, Pensión y ARL Fosyga: Consulta de Vigencia en La EPS Afiliación EPS (entidad promotora de salud): Afiliación a EPS, Si el nuevo empleado ha cotizado más de Fondo de un año en la EPS, el afiliado puede elegir pensiones, Caja el cambio de la entidad, si por el contrario el tiempo cotizado es inferior, se debe de compensación y realizar la afiliación en la misma entidad Se diligencian los formatos físicos para las Administradora EPS que así lo requieran y se envían para de Riesgos la afiliación con copia de la cédula de laborales. ciudadanía, cuando se pueda enviar por correo electrónico al contacto de la EPS con los datos generales de la empresa y del empleado y copia de la cédula, la afiliación es efectiva con soporte de ingreso el cual se archiva en la historia laboral. Fondo de pensiones (AFP): Por primera vez: El empleado elige el fondo de pensiones y se solicita al fondo de pensiones un asesor para la respectiva afiliación. Si tiene fondo de pensión: Se consulta en la página, se imprime y se continúa cotizando a ese fondo. Caja de compensación familiar: Se diligencia formato de afiliación, si el trabajador tiene beneficiarios debe allegar copia documentos (cónyuge: copia de la cédula, acta de matrimonio declaración extra juicio. Madre: copia del registro civil del trabajador y de la madre y copia de la cédula de ciudadanía. Hijos: copia del registro civil o copia de tarjeta de identidad, para hijos mayores de 8 años certificado de estudio, el trabajador debe diligenciar el formato de declaración juramentada para autorizar el punto de retiro de subsidios) Auxiliar Administrativo VERSION SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL COD: FECHA: VERSION Administradora de riesgos laborales ARL Esta afiliación debe realizarse un día antes de inicio del contrato sin excepción. En la página de ARL escribir la clave respectiva se diligencian los datos requeridos para la afiliación, se imprime el registro y se anexa copia a la Historia laboral. Entrega de documentos Programar inducción Generar historia Cobro de incapacidades Terminación del contrato De todas las afiliaciones debe existir original o copia en la historia laboral. Se elabora carta donde entrega copias del contrato, funciones del cargo y del reglamento interno de trabajo. Se realiza presentación de inducción de la empresa, se entrega copia y se deja registro en el formato de capacitación y se anexa a la historia laboral. Se archivan en forma cronológica los documentos que harán parte de la historia laboral, este formato debe ser actualizado cada que se ingresa un documento nuevo a la carpeta. Se verifica si la incapacidad es por enfermedad general o por accidente laboral, por enfermedad general se diligencie el formato de cobro o se elabora oficio de cobro y se envía a la respectiva EPS, anexando número de cuenta bancaria de la empresa, fotocopia cédula de ciudadanía, fotocopia de certificado de cámara de comercio, incapacidad e historia clínica, cuando es por accidente laboral se elabora oficio relacionando los trabajadores y se anexan los mismos documentos. Estos cobros se relacionan en el formato control de cobro de incapacidades en el que se registra la fecha de cobro y la fecha de pago por la entidad respectiva. Auxiliar Administrativo Líder o Vigía o Responsable SST Auxiliar Administrativo Líder o Vigía SST Auxiliar Administrativo Líder o Vigía SST Antes de cumplirse 30 días de la fecha de Auxiliar terminación del contrato, se elabora y Administrativo SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL Desafiliación de EPS, fondo de pensiones, ARL y caja de compensación familiar Paz y salvo COD: FECHA: VERSION entrega oficio de terminación de contrato al empleado, el cual se hacer firmar por el trabajador y se anexa a la historia laboral. El día siguiente de la terminación del contrato Auxiliar se realiza desafiliación: Administrativo EPS, pensión, ARL y caja de compensación: se realiza novedad de retiro en el momento de realizar el pago de la seguridad social del mes siguiente. Se debe generar por parte de la empresa paz y salvo verificando el inventario, entrega de cargo, entrega de dotación, carnet institucional, herramienta asignada, examen médico de egreso. Se revisará check list de salida Se entrega carta de agradecimientos, carta de cesantías, carta laboral, paz y salvo. Auxiliar Administrativo Líder o Vigía SST 8. Puntos de Control. Se realizará estricto control al cobro de las incapacidades. Las historias laborales deberán estar debidamente custodiadas y con acceso restringido. 10. Documentos de Referencia Reglamento interno del trabajo ____________________________ Representante Legal SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDD Y SALUD EN EL TRABAJO FECHA: COD: PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL VERSION CONTROL DE REVISIONES Y APROBACIONES Documento Interno ( X) Documento Externo ( ) Fecha Versión No. Copia Controlada SI ( X ) NO ( ) Documento Obsoleto SI ( ) Elaborado Revisado Fecha de Entrega: Distribución: Gerente ( ) Responsable SST ( ) Vigía o COPASST ( ) Personal Administrativo ( ) Código del documento: NO ( X ) Aprobado Descripción de cambios efectuados
