TALLER SEMANA 2
1. De la cartilla de foliación responda las siguientes preguntas:
Por medio de imágenes identifique cuales son los materiales que se
deben utilizar para la foliación.
Lápiz de mina negra y blando tipo HB o B.
¿Cuáles son los procesos anteriores que se deben realizar a los
documentos a la foliación?
-
Clasificar.
Ordenar.
Depurar.
¿Cuáles son las finalidades del proceso foliación?
La foliación es necesaria para el diligenciamiento de los diferentes
instrumentos de control, por ejemplo: inventario, formatos de control de
préstamo, TRD, TVD, etc, y de esta manera permite ubicar y localizar un
documento de manera puntual. Por otro lado, es un requisito para la
transferencia primaria y secundaria de los documentos.
En caso de encontrar una fotografía en un expediente ¿Cuál es el
procedimiento a realizar?
Si se encuentra suelta la fotografía se debe foliar en la cara vuelta de la
misma, se guarda en un sobre especial para que no se dañe y en el área de
notas del instrumento de control se debe dejar la anotación de las
características del documento foliado. También se puede optar por pegar la
fotografía o las fotografías si se trata de varias, en una hoja de blog y en este
caso se folio únicamente la hoja donde están adheridas las fotografías y de
igual manera en el área de notas del instrumento de control se deja
constancia de la cantidad de fotos adheridas a la hoja al igual que todas sus
características necesarias.
En caso de encontrar un documento en soportes distintos al papel
¿Cuál es el procedimiento a realizar?
Estos documentos no se deben foliar, pero si dejar constancia de su
existencia y de la unidad documental a la que pertenecen en el área de notas
del instrumento de control.
¿En caso de encontrar un folio en blanco en los archivos históricos
Cuál es el procedimiento a realizar?
Se conservan y deben foliarse sin importar si se encuentran sueltos, cosidos
o empastados. En el área de notas del instrumento de control se debe dejar
la constancia de los folios que tienen esta condición.
2. Elabore un formato de cada uno de los instrumentos de descripción
de una entidad privada.
Rotulo de caja
Rotulo de Carpeta
Hoja De control
Fuid
De uno de esto realizara un instructivo de diligenciamiento.
3. Realizar una comunicación oficial donde muestre: el cronograma de
transferencias para las dependencias en el año 2023. Cuáles son los
procesos técnicos para realizar estas mismas.
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