I. Guía Pedagógica del Módulo Control de documentación CODO-02 1/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Contenido Pág. I. Guía pedagógica 1 1. Descripción 3 2. Datos de identificación de la norma 4 3. Generalidades pedagógicas 5 4. Enfoque del módulo 14 5. Orientaciones didácticas y estrategias de aprendizaje por unidad 16 6. Prácticas/ejercicios/problemas/actividades 24 Guía de evaluación 41 7. Descripción 42 8. Tabla de ponderación 46 9. Materiales para el desarrollo de actividades de evaluación 47 10. Matriz de valoración o rúbrica 48 II. CODO-02 2/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 1. Descripción La Guía Pedagógica es un documento que integra elementos técnico-metodológicos planteados de acuerdo con los principios y lineamientos del Modelo Académico del CONALEP, para orientar la práctica educativa del docente en el desarrollo de competencias previstas en los programas de estudio. La finalidad que tiene esta guía es facilitar el aprendizaje de los alumnos, encauzar sus acciones y reflexiones y proporcionar situaciones en las que desarrollará las competencias. El docente debe asumir conscientemente un rol que facilite el proceso de aprendizaje, proponiendo y cuidando un encuadre que favorezca un ambiente seguro en el que los alumnos puedan aprender, tomar riesgos, equivocarse extrayendo de sus errores lecciones significativas, apoyarse mutuamente, establecer relaciones positivas y de confianza, crear relaciones significativas con adultos a quienes respetan no por su estatus como tal, sino como personas cuyo ejemplo, cercanía y apoyo emocional es valioso. Es necesario destacar que el desarrollo de la competencia se concreta en el aula, ya que formar con un enfoque en competencias significa crear experiencias de aprendizaje para que los alumnos adquieran la capacidad de movilizar, de forma integral, recursos que se consideran indispensables para saber resolver problemas en diversas situaciones o contextos, e involucran las dimensiones cognitiva, afectiva y psicomotora; por ello, los programas de estudio, describen las competencias a desarrollar, entendiéndolas como la combinación integrada de conocimientos, habilidades, actitudes y valores que permiten el logro de un desempeño eficiente, autónomo, flexible y responsable del individuo en situaciones específicas y en un contexto dado. En consecuencia, la competencia implica la comprensión y transferencia de los conocimientos a situaciones de la vida real; ello exige relacionar, integrar, interpretar, inventar, aplicar y transferir los saberes a la resolución de problemas. Esto significa que el contenido, los medios de enseñanza, las estrategias de aprendizaje, las formas de organización de la clase y la evaluación se estructuran en función de la competencia a formar; es decir, el énfasis en la proyección curricular está en lo que los alumnos tienen que aprender, en las formas en cómo lo hacen y en su aplicación a situaciones de la vida cotidiana y profesional. Considerando que el alumno está en el centro del proceso formativo, se busca acercarle elementos de apoyo que le muestren qué competencias va a desarrollar, cómo hacerlo y la forma en que se le evaluará. Es decir, mediante la guía pedagógica el alumno podrá autogestionar su aprendizaje a través del uso de estrategias flexibles y apropiadas que se transfieran y adopten a nuevas situaciones y contextos e ir dando seguimiento a sus avances a través de una autoevaluación constante, como base para mejorar en el logro y desarrollo de las competencias indispensables para un crecimiento académico y personal. CODO-02 3/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 2. Datos de Identificación de la Norma Título: Unidades de competencia laboral: Código: Nivel de competencia: CODO-02 4/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 3. Generalidades Pedagógicas Con el propósito de difundir los criterios a considerar en la instrumentación de la presente guía entre los docentes y personal académico de planteles y Colegios Estatales, se describen algunas consideraciones respecto al desarrollo e intención de las competencias expresadas en los módulos correspondientes a la formación básica, propedéutica y profesional. Los principios asociados a la concepción constructivista del aprendizaje mantienen una estrecha relación con los de la educación basada en competencias, la cual se ha concebido en el Colegio como el enfoque idóneo para orientar la formación ocupacional de los futuros profesionales técnicos y profesionales técnicos bachiller. Este enfoque constituye una de las opciones más viables para lograr la vinculación entre la educación y el sector productivo de bienes y servicios. En los programas de estudio se proponen una serie de contenidos que se considera conveniente abordar para obtener los Resultados de Aprendizaje establecidos; sin embargo, se busca que este planteamiento le dé el docente la posibilidad de desarrollarlos con mayor libertad y creatividad. En este sentido, se debe considerar que el papel que juegan el alumno y docente en el marco del Modelo Académico del CONALEP, entre otras, las siguientes características: El alumno: El docente: Mejora su capacidad para resolver problemas. Organiza su formación continua a lo largo de su trayectoria profesional Aprende a trabajar en grupo y comunica sus ideas. Domina y estructura los saberes para facilitar experiencias de aprendizaje significativo Aprende a buscar información y a procesarla. Construye su conocimiento. Adopta una posición crítica y autónoma. Realiza los procesos de autoevaluación y coevaluación. Planifica los procesos de enseñanza y de aprendizaje atendiendo al enfoque por competencias, y los ubica en contextos disciplinares, curriculares y sociales amplios Lleva a la práctica procesos de enseñanza y de aprendizaje de manera efectiva, creativa e innovadora a su contexto institucional Evalúa los procesos de enseñanza y de aprendizaje con un enfoque formativo Construye ambientes para el aprendizaje autónomo y colaborativo Contribuye a la generación de un ambiente que facilite el desarrollo sano e integral de los estudiantes Participa en los proyectos de mejora continua de su escuela y apoya la gestión institucional CODO-02 5/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación En esta etapa se requiere una mejor y mayor organización académica que apoye en forma relativa la actividad del alumno, que en este caso es mucho mayor que la del docente; lo que no quiere decir que su labor sea menos importante. El docente en lugar de transmitir vertical y unidireccionalmente los conocimientos, es un mediador del aprendizaje, ya que: Planea y diseña experiencias y actividades necesarias para la adquisición de las competencias previstas. Asimismo, define los ambientes de aprendizaje, espacios y recursos adecuados para su logro. Proporciona oportunidades de aprendizaje a los estudiantes apoyándose en metodologías y estrategias didácticas pertinentes a los Resultados de Aprendizaje. Ayuda también al alumno a asumir un rol más comprometido con su propio proceso, invitándole a tomar decisiones. Facilita el aprender a pensar, fomentando un nivel más profundo de conocimiento. Ayuda en la creación y desarrollo de grupos colaborativos entre los alumnos. Guía permanentemente a los alumnos. Motiva al alumno a poner en práctica sus ideas, animándole en sus exploraciones y proyectos. Considerando la importancia de que el docente planee y despliegue con libertad su experiencia y creatividad para el desarrollo de las competencias consideradas en los programas de estudio y especificadas en los Resultados de Aprendizaje, en las competencias de las Unidades de Aprendizaje, así como en la competencia del módulo; podrá proponer y utilizar todas las estrategias didácticas que considere necesarias para el logro de estos fines educativos, con la recomendación de que fomente, preferentemente, las estrategias y técnicas didácticas que se describen en este apartado. Al respecto, entenderemos como estrategias didácticas los planes y actividades orientados a un desempeño exitoso de los resultados de aprendizaje, que incluyen estrategias de enseñanza, estrategias de aprendizaje, métodos y técnicas didácticas, así como, acciones paralelas o alternativas que el docente y los alumnos realizarán para obtener y verificar el logro de la competencia; bajo este tenor, la autoevaluación debe ser considerada también como una estrategia por excelencia para educar al alumno en la responsabilidad y para que aprenda a valorar, criticar y reflexionar sobre el proceso de enseñanza y su aprendizaje individual. Es así como la selección de estas estrategias debe orientarse hacia un enfoque constructivista del conocimiento y estar dirigidas a que los alumnos observen y estudien su entorno, con el fin de generar nuevos conocimientos en contextos reales y el desarrollo de las capacidades reflexivas y críticas de los alumnos. CODO-02 6/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Desde esta perspectiva, a continuación se describen brevemente los tipos de aprendizaje que guiarán el diseño de las estrategias y las técnicas que deberán emplearse para el desarrollo de las mismas: TIPOS APRENDIZAJES. Significativo Se fundamenta en una concepción constructivista del aprendizaje, la cual se nutre de diversas concepciones asociadas al cognoscitivismo, como la teoría psicogenética de Jean Piaget, el enfoque sociocultural de Vygotsky y la teoría del aprendizaje significativo de Ausubel. Dicha concepción sostiene que el ser humano tiene la disposición de aprender verdaderamente sólo aquello a lo que le encuentra sentido en virtud de que está vinculado con su entorno o con sus conocimientos previos. Con respecto al comportamiento del alumno, se espera que sean capaces de desarrollar aprendizajes significativos, en una amplia gama de situaciones y circunstancias, lo cual equivale a “aprender a aprender”, ya que de ello depende la construcción del conocimiento. Colaborativo. El aprendizaje colaborativo puede definirse como el conjunto de métodos de instrucción o entrenamiento para uso en grupos, así como de estrategias para propiciar el desarrollo de habilidades mixtas (aprendizaje y desarrollo personal y social). En el aprendizaje colaborativo cada miembro del grupo es responsable de su propio aprendizaje, así como del de los restantes miembros del grupo (Johnson, 1993.) Más que una técnica, el aprendizaje colaborativo es considerado una filosofía de interacción y una forma personal de trabajo, que implica el manejo de aspectos tales como el respeto a las contribuciones y capacidades individuales de los miembros del grupo (Maldonado Pérez, 2007). Lo que lo distingue de otro tipo de situaciones grupales, es el desarrollo de la interdependencia positiva entre los alumnos, es decir, de una toma de conciencia de que sólo es posible lograr las metas individuales de aprendizaje si los demás compañeros del grupo también logran las suyas. CODO-02 7/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación El aprendizaje colaborativo surge a través de transacciones entre los alumnos, o entre el docente y los alumnos, en un proceso en el cual cambia la responsabilidad del aprendizaje, del docente como experto, al alumno, y asume que el docente es también un sujeto que aprende. Lo más importante en la formación de grupos de trabajo colaborativo es vigilar que los elementos básicos estén claramente estructurados en cada sesión de trabajo. Sólo de esta manera se puede lograr que se produzca, tanto el esfuerzo colaborativo en el grupo, como una estrecha relación entre la colaboración y los resultados (Johnson & F. Johnson, 1997). Los elementos básicos que deben estar presentes en los grupos de trabajo colaborativo para que éste sea efectivo son: la interdependencia positiva. la responsabilidad individual. la interacción promotora. el uso apropiado de destrezas sociales. el procesamiento del grupo. Asimismo, el trabajo colaborativo se caracteriza principalmente por lo siguiente: Se desarrolla mediante acciones de cooperación, responsabilidad, respeto y comunicación, en forma sistemática, entre los integrantes del grupo y subgrupos. Va más allá que sólo el simple trabajo en equipo por parte de los alumnos. Básicamente se puede orientar a que los alumnos intercambien información y trabajen en tareas hasta que todos sus miembros las han entendido y terminado, aprendiendo a través de la colaboración. Se distingue por el desarrollo de una interdependencia positiva entre los alumnos, en donde se tome conciencia de que sólo es posible lograr las metas individuales de aprendizaje si los demás compañeros del grupo también logran las suyas. Aunque en esencia esta estrategia promueve la actividad en pequeños grupos de trabajo, se debe cuidar en el planteamiento de las actividades que cada integrante obtenga una evidencia personal para poder integrarla a su portafolio de evidencias. Aprendizaje Basado en Problemas. Consiste en la presentación de situaciones reales o simuladas que requieren la aplicación del conocimiento, en las cuales el alumno debe analizar la situación y elegir o construir una o varias alternativas para su solución (Díaz Barriga Arceo, 2003). Es importante aplicar esta estrategia ya que las CODO-02 8/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación competencias se adquieren en el proceso de solución de problemas y en este sentido, el alumno aprende a solucionarlos cuando se enfrenta a problemas de su vida cotidiana, a problemas vinculados con sus vivencias dentro del Colegio o con la profesión. Asimismo, el alumno se apropia de los conocimientos, habilidades y normas de comportamiento que le permiten la aplicación creativa a nuevas situaciones sociales, profesionales o de aprendizaje, por lo que: Se puede trabajar en forma individual o de grupos pequeños de alumnos que se reúnen a analizar y a resolver un problema seleccionado o diseñado especialmente para el logro de ciertos resultados de aprendizaje. Se debe presentar primero el problema, se identifican las necesidades de aprendizaje, se busca la información necesaria y finalmente se regresa al problema con una solución o se identifican problemas nuevos y se repite el ciclo. Los problemas deben estar diseñados para motivar la búsqueda independiente de la información a través de todos los medios disponibles para el alumno y además generar discusión o controversia en el grupo. El mismo diseño del problema debe estimular que los alumnos utilicen los aprendizajes previamente adquiridos. El diseño del problema debe comprometer el interés de los alumnos para examinar de manera profunda los conceptos y objetivos que se quieren aprender. El problema debe estar en relación con los objetivos del programa de estudio y con problemas o situaciones de la vida diaria para que los alumnos encuentren mayor sentido en el trabajo que realizan. Los problemas deben llevar a los alumnos a tomar decisiones o hacer juicios basados en hechos, información lógica y fundamentada, y obligarlos a justificar sus decisiones y razonamientos. Se debe centrar en el alumno y no en el docente. TÉCNICAS Método de proyectos. Es una técnica didáctica que incluye actividades que pueden requerir que los alumnos investiguen, construyan y analicen información que coincida con los objetivos específicos de una tarea determinada en la que se organizan actividades desde una perspectiva experiencial, donde el alumno aprende a través de la práctica personal, activa y directa con el propósito de aclarar, reforzar y construir aprendizajes (Intel Educación). Para definir proyectos efectivos se debe considerar principalmente que: CODO-02 9/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Los alumnos son el centro del proceso de aprendizaje. Los proyectos se enfocan en resultados de aprendizaje acordes con los programas de estudio. Las preguntas orientadoras conducen la ejecución de los proyectos. Los proyectos involucran múltiples tipos de evaluaciones continuas. El proyecto tiene conexiones con el mundo real. Los alumnos demuestran conocimiento a través de un producto o desempeño. La tecnología apoya y mejora el aprendizaje de los alumnos. Las destrezas de pensamiento son integrales al proyecto. Para el presente módulo se hacen las siguientes recomendaciones: Integrar varios módulos mediante el método de proyectos, lo cual es ideal para desarrollar un trabajo colaborativo. En el planteamiento del proyecto, cuidar los siguientes aspectos: Establecer el alcance y la complejidad. Determinar las metas. Definir la duración. Determinar los recursos y apoyos. Establecer preguntas guía. Las preguntas guía conducen a los alumnos hacia el logro de los objetivos del proyecto. La cantidad de preguntas guía es proporcional a la complejidad del proyecto. Calendarizar y organizar las actividades y productos preliminares y definitivos necesarias para dar cumplimiento al proyecto. Las actividades deben ayudar a responsabilizar a los alumnos de su propio aprendizaje y a aplicar competencias adquiridas en el salón de clase en proyectos reales, cuyo planteamiento se basa en un problema real e involucra distintas áreas. El proyecto debe implicar que los alumnos participen en un proceso de investigación, en el que utilicen diferentes estrategias de estudio; puedan participar en el proceso de planificación del propio aprendizaje y les ayude a ser flexibles, reconocer al "otro" y comprender su propio entorno personal y cultural. Así entonces se debe favorecer el desarrollo de estrategias de indagación, interpretación y presentación del proceso seguido. CODO-02 10/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación De acuerdo a algunos teóricos, mediante el método de proyectos los alumnos buscan soluciones a problemas no convencionales, cuando llevan a la práctica el hacer y depurar preguntas, debatir ideas, hacer predicciones, diseñar planes y/o experimentos, recolectar y analizar datos, establecer conclusiones, comunicar sus ideas y descubrimientos a otros, hacer nuevas preguntas, crear artefactos o propuestas muy concretas de orden social, científico, ambiental, etc. En la gran mayoría de los casos los proyectos se llevan a cabo fuera del salón de clase y, dependiendo de la orientación del proyecto, en muchos de los casos pueden interactuar con sus comunidades o permitirle un contacto directo con las fuentes de información necesarias para el planteamiento de su trabajo. Estas experiencias en las que se ven involucrados hacen que aprendan a manejar y usar los recursos de los que disponen como el tiempo y los materiales. Como medio de evaluación se recomienda que todos los proyectos tengan una o más presentaciones del avance para evaluar resultados relacionados con el proyecto. Para conocer acerca del progreso de un proyecto se puede: Pedir reportes del progreso. Presentaciones de avance, Monitorear el trabajo individual o en grupos. Solicitar una bitácora en relación con cada proyecto. Calendarizar sesiones semanales de reflexión sobre avances en función de la revisión del plan de proyecto. Estudio de casos. El estudio de casos es una técnica de enseñanza en la que los alumnos aprenden sobre la base de experiencias y situaciones de la vida real, y se permiten así, construir su propio aprendizaje en un contexto que los aproxima a su entorno. Esta técnica se basa en la participación activa y en procesos colaborativos y democráticos de discusión de la situación reflejada en el caso, por lo que: Se deben representar situaciones problemáticas diversas de la vida para que se estudien y analicen. Se pretende que los alumnos generen soluciones válidas para los posibles problemas de carácter complejo que se presenten en la realidad futura. CODO-02 11/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Se deben proponer datos concretos para reflexionar, analizar y discutir en grupo y encontrar posibles alternativas para la solución del problema planteado. Guiar al alumno en la generación de alternativas de solución, le permite desarrollar la habilidad creativa, la capacidad de innovación y representa un recurso para conectar la teoría a la práctica real. Debe permitir reflexionar y contrastar las propias conclusiones con las de otros, aceptarlas y expresar sugerencias. El estudio de casos es pertinente usarlo cuando se pretende: Analizar un problema. Determinar un método de análisis. Adquirir agilidad en determinar alternativas o cursos de acción. Tomar decisiones. Algunos teóricos plantean las siguientes fases para el estudio de un caso: Fase preliminar: Presentación del caso a los participantes Fase de eclosión: "Explosión" de opiniones, impresiones, juicios, posibles alternativas, etc., por parte de los participantes. Fase de análisis: En esta fase es preciso llegar hasta la determinación de aquellos hechos que son significativos. Se concluye esta fase cuando se ha conseguido una síntesis aceptada por todos los miembros del grupo. Fase de conceptualización: Es la formulación de conceptos o de principios concretos de acción, aplicables en el caso actual y que permiten ser utilizados o transferidos en una situación parecida. Interrogación. Consiste en llevar a los alumnos a la discusión y al análisis de situaciones o información, con base en preguntas planteadas y formuladas por el docente o por los mismos alumnos, con el fin de explorar las capacidades del pensamiento al activar sus procesos cognitivos; se recomienda integrar esta técnica de manera sistemática y continua a las anteriormente descritas y al abordar cualquier tema del programa de estudio. Participativo-vivenciales. CODO-02 12/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Son un conjunto de elementos didácticos, sobre todo los que exigen un grado considerable de involucramiento y participación de todos los miembros del grupo y que sólo tienen como límite el grado de imaginación y creatividad del facilitador. Los ejercicios vivenciales son una alternativa para llevar a cabo el proceso enseñanza-aprendizaje, no sólo porque facilitan la transmisión de conocimientos, sino porque además permiten identificar y fomentar aspectos de liderazgo, motivación, interacción y comunicación del grupo, etc., los cuales son de vital importancia para la organización, desarrollo y control de un grupo de aprendizaje. Los ejercicios vivenciales resultan ser una situación planeada y estructurada de tal manera que representan una experiencia muy atractiva, divertida y hasta emocionante. El juego significa apartarse, salirse de lo rutinario y monótono, para asumir un papel o personaje a través del cual el individuo pueda manifestar lo que verdaderamente es o quisiera ser sin temor a la crítica, al rechazo o al ridículo. El desarrollo de estas experiencias se encuentra determinado por los conocimientos, habilidades y actitudes que el grupo requiera revisar o analizar y por sus propias vivencias y necesidades personales. CODO-02 13/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 4. Enfoque del Módulo La organización del módulo Control de documentación se presenta dividida en dos unidades, que funcionan como ejes articuladores de los procesos de enseñanza-aprendizaje que pretenden lograrse en dicho módulo: en primer lugar, la clasificación y distribución de la documentación y, en una segunda unidad, los temas relacionados con los procesos de gestión de dicha documentación, con la finalidad de que el alumno utilice los procesos aplicables de forma oportuna para mantener ordenada la información dentro de una unidad administrativa específica con el fin de estar en posibilidades de realizar los trámites y procedimientos correspondientes para obtener un flujo sano de documentación dentro de la empresa. Para estar en posibilidades de lograr lo anterior, se fomenta en el módulo el acceso a resultados de aprendizaje referidos al dominio de competencias relacionadas con la codificación del tipo de documentación que genera, recibe y despacha una unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo, la organización y distribución de dicha documentación en función de su origen, características o propósito comunicativo, su registro de recepción, despacho y envío mediante codificaciones, formatos de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa y el consecuente control del flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información. La guía está organizada de tal forma que permita lograr que los conocimientos, las habilidades y las actitudes, que requiere el alumno, estén vinculados a su entorno o circunstancias para que logren insertarse en contextos reales que el sector productivo solicita, para ello el docente sugerirá los recursos y propiciará los ambientes de aprendizajes y guiará a los alumnos en técnicas y dinámicas tanto individuales como grupales para fomentar el conocimiento y la aplicación de acuerdo con el resultado de aprendizaje. Con la finalidad de lograr la adquisición de las competencias de este módulo, los tipos de aprendizaje a través de los cuales se abordará su contenido son tanto de carácter cognitivo, ya que es imprescindible para la formación del alumno el conocimiento e interpretación de conceptos relacionados con las características de la documentación, se proponen las siguientes herramientas: lluvia de ideas, resúmenes, reportes, cuadros sinópticos, cuadros comparativos, debates, exposiciones, llenado de formatos tanto individuales como en grupo la esquematización mental y gráfica de la información así como dinámicas grupales para fomentar el trabajo colaborativo ya que en este ámbito laboral es muy importante formar en y para el trabajo colaborativo, buscando que cada uno de los miembro del grupo sea responsable de su propio aprendizaje, así como del de sus compañeros. Para el aprendizaje procedimental se abordan contenidos relacionados con las formas existentes y aceptadas para sistematizar las actividades de recepción, despacho y envío de documentos y actitudinales cuando se fomenta y desarrolla en el alumno un conjunto de criterios éticos y valorativos enfocados a la adquisición de habilidades y actitudes de orden, economía de movimientos y decisión oportuna, necesarias para desempeñarse en el ámbito del asistente directivo. CODO-02 14/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación El enfoque del módulo Control de documentación demanda dejar atrás estrategias relacionadas con enseñanza-aprendizaje tradicionales, ya que en este caso se desarrollan habilidades, destrezas y sobre todo actitudes de servicio a la unidad organizacional u oficina de una empresa y no sólo se adquieren conjuntos de conocimientos a nivel conceptual. Ello demanda el fortalecimiento de una actitud creativa y especialmente propositiva para enfrentar situaciones nuevas que se presentan un ámbito constantemente cambiante de acuerdo con el tipo de documentación que se reciba en un momento determinado, y para resolver distintos tipos de problemas de su ámbito profesional que requerirán tener resueltos aspectos importantes de carácter personal como la confianza en sí mismo a la hora de decidir el tipo de documentación de que se trata, la prioridad que ha de dársele, él área a la que se delega su atención, etc.. La intención de este documento es brindar al docente una guía pedagógica que podrá utilizar como base pero que es susceptible de ser enriquecida con sus propias aportaciones. Durante el proceso enseñanza-aprendizaje de este módulo, se considera conveniente que el docente promueva la integración de los aprendizajes previos de sus alumnos con los que habrán de adquirir, a través de la motivación y el establecimiento de los significados correspondientes; para ello se proponen actividades que inducen al alumno a desarrollar su pensamiento inductivo y deductivo, a explorar e investigar nuevos conceptos y procedimientos relacionados el manejo y procesamiento de la información en oficinas administrativas, con la finalidad que se desarrolle profesionalmente mostrando los niveles de calidad y excelencia que requiere su práctica laboral. Como se mencionó anteriormente el “saber ser”, o conjunto de actitudes que desarrolla el alumno es tan importante como el “saber hacer”, referido al aprendizaje procedimental y ambos deberán fortalecerse a través de la enseñanza de valores y actitudes comprendidos en las competencias transversales cívicas y éticas, las cuales involucran así mismo actitudes de respeto, atención, búsqueda de la productividad y oportunidad en el manejo de la documentación que hoy en día significa una parte vital de las empresas modernas. Sobre todo el docente debe tratar al alumno como a una persona que tiene intereses y posee experiencias previas y que a través de ellos interactúa con los nuevos entornos Finalmente, el módulo de Control de documentación, permite a cada alumno formarse individualmente y desarrollar su aprendizaje conforme lo vayan requiriendo su propia situación y circunstancias, sin embargo también es importante integrar y fortalecer el trabajo en equipo a través del aprendizaje colaborativo y grupal, y del desarrollo de competencias transversales que fomenten la comunicación socialización e intercambio de ideas para crear sinergias que retroalimenten el aprendizaje en su totalidad. CODO-02 15/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 5. Orientaciones didácticas y estrategias de aprendizaje por unidad Unidad I Clasificación y distribución de la documentación Orientaciones Didácticas La unidad correspondiente a la clasificación y distribución de la documentación está orientada, como su denominación lo indica, a la utilización de los procesos que permite identificar la documentación pública, privada y administrativa para posteriormente codificarla de acuerdo con su tipo; así como organizar y distribuir los documentos en el área de trabajo en función de su origen, características o propósito comunicativo mediante criterios de codificación, nomenclatura y medios tanto mecánicos, electrónicos y digitales de forma acertada y oportuna para mantenerla ordenada dentro de la unidad administrativa de que se trate. El desarrollo de esta unidad proporcionará al alumno elementos básicos que le permitirán desarrollar las actividades y prácticas previstas en las unidades subsecuentes, por eso se propone que el docente lleve a cabo lo siguiente: Se sugiere interrelacionar los conocimientos, las habilidades, las actitudes y los valores para propiciar un desarrollo integral, lo cual se pretende alcanzar a través de las siguientes orientaciones didácticas de carácter general: Analizar junto con los alumnos integrantes del grupo cuáles son las implicaciones y alcances del programa del módulo, a través de las técnicas de dinámica grupal de encuadre Precisa las formas de trabajar, responsabilidades y compromisos de los integrantes del grupo que dirijan al logro tanto del propósito del módulo, como de los objetivos generales de la carrera. Efectúa una detección de expectativas con el fin de articularlas de forma significativa con los temas y subtemas previstos para la unidad. Relaciona los contenidos programáticos relativos al control de documentación con las competencias previas de los módulos de organización de empresas, manejo del proceso administrativo, control de documentación, control de sistemas de archivo y elaboración de documentación personal y administrativa. Subraya la importancia que tiene la presencia del alumno en cada clase, su participación para el enriquecimiento del aprendizaje de todo el grupo y la asignación de tareas y actividades intra y extramuros, con el fin de incentivar en él su cumplimiento voluntario y oportuno. Promueve la visita y observación de unidades administrativas u oficinas o empresas en las que se realicen procesos de control de documentación, con la finalidad de confirmar o retroalimentar lo estudiado en clase Organiza sistemáticamente la información que se ha de manejar en los procesos de enseñanza y de aprendizaje. Promueve una dinámica grupal colaborativa y cooperativa a través de la realización de las técnicas didácticas y de aprendizaje correspondientes, durante el transcurso de cada sesión para favorecer un clima que fomente el intercambio constructivo de ideas. CODO-02 16/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Realiza en tiempo y forma las actividades de evaluación Practica el respeto por uno mismo y por los demás. Practica la tolerancia, la cooperación y la solidaridad entre las personas y grupos. Destaca la importancia que tiene, para el desarrollo sano de los procesos de comunicación de la empresa la manifestación de una actitud de servicio y disposición proactiva que asegure el control documental que una empresa o institución en particular requieran. Fomenta el uso adecuado de tecnología y herramientas informáticas que instrumenten eficazmente el manejo ordenado de documentación Fomenta la racionalidad ecológica y económica de recursos e insumos tanto de papelería como en general. Retroalimenta al concluir cada tema o subtema y cada sesión de clase, con la finalidad de lograr un proceso lógico de enseñanza-aprendizaje, en el que el alumno pueda apreciar sus logros cotidianos y la importancia de su esfuerzo y constancia. Para el resultado de aprendizaje 1.1 se sugiere lo siguiente: Expone la definición de documentación, sus características, importancia en una empresa y políticas de la organización. Explica los tipos de documentos públicos, privados y administrativos. Solicita a los alumnos investigación en fuentes de Internet la importancia del manejo ordenado de la documentación en las oficinas modernas Intercambiar ideas respecto a los procedimientos aprendidos y existentes en la realidad cotidiana respeto a las formas de clasificar documentación Indica a los alumnos la visita a una o varias instituciones de la localidad a la que pertenezcan los alumnos a fin de distinguir los procedimientos que se llevan a cabo en cada una de ellas relacionados con la codificación de documentación que se genera, recibe y despacha Señala el objeto de cada ejercicio, explicando y relacionando los contenidos. Sugiere a los alumnos que copien los formatos de las actividades y los amplíen como consideren necesario. Lleva a cabo las estrategias de aprendizaje, actividades, ejercicios y prácticas, que correspondan, antes de realizar las actividades de evaluación de cada resultado de aprendizaje. Solicita a los alumnos que fotocopien los formatos de las actividades, ejercicios o prácticas con anterioridad al tema en cuestión, para trabajar con ellos en el aula o los realicen extraclase y solo realizar retroalimentación en clase. Al final de las sesiones o clases retroalimenta a los alumnos con los conceptos, actitudes y habilidades desarrolladas para obtener conclusiones grupales sobre el tema en cuestión. Para el resultado de aprendizaje 1.2 se sugiere lo siguiente: Explica la organización de la documentación por medios mecánicos y electrónicos. Explica la distribución de la documentación de acuerdo con los criterios basados en el tipo de documentos, a su confidencialidad y prioridad ya sea por medios mecánicos o electrónicos. Indica a los alumnos la visita a una o varias empresas de su comunidad para realizar una práctica escolar relacionada con sus procesos de control de documentación. CODO-02 17/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Estrategias de Aprendizaje Participar activamente en el encuadre del curso manifestando tus dudas y expectativas, así como realizar una lectura comentada con información del módulo proporcionada por el docente que te permita establecer de manera integradora en qué consiste, hacia dónde va dirigido y manifestar por escrito tu compromiso durante su transcurso. Participar de manera colaborativa en una dinámica grupal de integración que favorezca tanto sus procesos de autoaprendizaje, como los de sus compañeros.. Realizar de forma individual un resumen de la definición, características, importancia en la empresa y las políticas de organización de documentos. Elaborar por equipos de tres, un cuadro sinóptico en su cuaderno de la documentación pública, privada y administrativa. Realizar en equipos de diez alumnos, presentación al grupo de cada uno de los tipos de documentos que a continuación se anotan, utilizando en la medida de lo posible, una presentación en Powerpoint: - Documentos Públicos y Privados o Personal o Urgente o Ordinario - Documentos administrativos o Cartas. o Memorándums. o Presupuestos. o Cotizaciones. o Facturas. o Recibos. o Notas de Remisión. Realizar de forma individual investigación en fuentes de Internet, respecto a la importancia del manejo ordenado de la documentación en las oficinas modernas Elaborar grupalmente conclusiones en hojas de rotafolio, a partir de la investigación hecha en Internet, para reafirmar la estrategia de aprendizaje anterior Realizar el ejercicio 1. Identificación general de la documentación. Realizar el ejercicio 2. Identificación de la documentación por el lenguaje utilizado Recursos Académicos Gutiérrez Chiñas, Agustín. Manejo de Información Documental: Guía para Organizar Fuentes de Información. Primera Edición, México, Editorial Trillas, 2004. Plasencia López, Zoe. Ofimática para Secretariado Profesional. Primera Edición, España, Editorial Anaya Multimedia, 2006. Salo, Nuria. Aprender a Comunicarse en las Organizaciones. Primera Edición, España, Editorial Paidos, 2005. Páginas Web: Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, Disponible en: http://www.enba.sep.gob.mx/ (13/07/2015). Temaria. Revistas digitales de biblioteconomía y documentación, Disponible en: http://www.temaria.net/lista (13/07/2015) Reflexiones acerca del uso de los conceptos de eficiencia y eficacia Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/spu/vol26_1_00/spu071 00.htm (13/07/2015) Administración y Control. Disponible en: http://www.joseacontreras.net/admon/antoladmo n.pdf (13/07/2015) La previsión y la planeación Disponible en: http://docentes.uacj.mx/eflores/AdmonGral/Previ sion%20y%20planeacion/Prevision%20y%20pla neacion.htm (13/07/2015) Un manejo de documentos más efectivo y eficiente Disponible en: http://www.mastermagazine.info/articulo/8119.ph CODO-02 18/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Realizar la práctica 1 3. Codificación de documentos en una unidad administrativa. Efectuar la coevaluación de los resultados de los ejercicios uno, dos y la práctica tres. Realizar actividad de evaluación 1.1.1 Comentar en plenaria la importancia y beneficios obtenidos a partir de la organización por un medio mecánico de la siguiente documentación: - De documentos fotocopiados. - De documentos originales. Realizar un cuado sinóptico de la distribución de la documentación de acuerdo a sus criterios. Comentar en una mesa redonda la importancia y beneficios obtenidos a partir de la organización por un medio electrónico de un software comercial y un software de la empresa. Identificar las empresas existentes en la comunidad a la que pertenece el alumno de las empresas en las que es posible realizar una práctica escolar relacionada con sus procesos de control de documentación. Determinar los departamentos correspondientes a una empresa seleccionada entre las identificadas como parte de la actividad anterior, en los que se llevan a cabo distribución de documentación Realizar una investigación de campo respecto al establecimiento de sistema de clasificación correspondiente a los departamentos existentes en la empresa Realizar actividad de evaluación 1.2.1 p (9/12/2008) Control de inconformidades Disponible en: http://www.aicm.com.mx/Obligaciones/Archivos/ PR-Inconformidades.pdf (13/07/2015) Atención de Inconformidades http://www.issste.gob.mx/oic/diagramas.html (13/07/2015) CODO-02 19/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Unidad II Gestión de la documentación Orientaciones Didácticas Esta unidad está orientada al desarrollo de procesos de gestión de la documentación, tanto en lo que corresponde a la operación de registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa, como a lo relacionado con el control de flujo de documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información. Lo anterior se enfoca así con la finalidad de que el alumno sea competente para realizar los trámites y procedimientos correspondientes para obtener un flujo de documentación dentro de la empresa. En virtud de que cada una de las unidades que integran al módulo se encuentran relacionadas secuencialmente, el estudio de esta unidad requiere del dominio de las competencias relacionadas con la clasificación y distribución de la documentación, por lo tanto, se sugiere al docente para lograr su óptimo desarrollo basarse en las siguientes orientaciones didácticas: Organiza sistemáticamente la información que se ha de manejar y procesar para su aprendizaje. Efectuando explícitamente la vinculación de esta unidad con la que la sigue a fin de que el alumno valore su importancia académica y curricular. Efectúa el encuadre de la unidad renovando los compromisos adquiridos para el desarrollo del módulo y estableciendo los necesarios para el aprendizaje y adquisición de competencias relacionadas con el proceso de gestión de la documentación. Promueve la elaboración de propuestas y trabajos relacionados con el manejo alternativas eficaces para el control de flujo de documentación y la actualización de información, tanto de forma individual como en grupo, favoreciendo su análisis, coevaluación y retroalimentación grupal en ambos casos. Fomentar la visita a aquellas las empresas e instituciones de su comunidad que así lo permitan, en las cuales se manejan sistemas de documentación con la finalidad de que el alumno identifique su aplicación en la realidad concreta. Recurrir a métodos de investigación científica y objetiva particularizando sus ventajas para el estudio de las relaciones humanas, especialmente aquellas vinculadas con la actitud de servicio para el manejo de documentación dentro de la empresa. Fortalecer el desarrollo de distintos interpretaciones y usos del lenguaje como un sistema de expresión de pensamientos, emociones, vivencias, conocimientos y opiniones de acuerdo con propósitos concretos y contextos de comunicación específicos que se reflejan los documentos cuyo control es susceptible de requerírsele durante el ejercicio de su profesión. Promover el uso y desempeño eficiente, autónomo, flexible y responsable de herramientas, equipos o tecnologías especializadas. Privilegiar el diálogo como mecanismo para resolución de conflictos derivados de la eventual aplicación de diferentes sistemas o modelos de control de documentación, así como la búsqueda de alternativas que favorezcan el desarrollo de la empresa en beneficio de la comunidad a la que pertenece. Explica la importancia del control del flujo de la documentación de una empresa. Organiza a los alumnos en cinco equipos para que consulten y comenten el Sistema de Control de Documentos Campus Córdoba contenido en la página web. CODO-02 20/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Explica el proceso de recepción de documentos de acuerdo a los criterios basados en el tipo de documentos, a su confidencialidad y prioridad ya sea por medios mecánicos o electrónicos. Explica el uso de plantillas mecánicas y electrónicas. Señala el objeto de cada ejercicio, explicando y relacionando los contenidos. Sugiere a los alumnos que copien los formatos de las actividades y los amplíen como consideren necesario. Lleva a cabo las estrategias de aprendizaje, actividades, ejercicios y prácticas, que correspondan, antes de realizar las actividades de evaluación de cada resultado de aprendizaje. Solicita a los alumnos que fotocopien los formatos de las actividades, ejercicios o prácticas con anterioridad al tema en cuestión, para trabajar con ellos en el aula o los realicen extraclase y solo realizar retroalimentación en clase. Explica en que consiste la actualización de archivos y procedimientos tanto de forma mecánica como electrónica. Estrategias de Aprendizaje Participar activamente en el encuadre de la unidad exponiendo sus dudas y expectativas Desarrollar técnicas de lectura comentada para identificar, describir y exponer ante el grupo la importancia que tiene para la supervivencia de la empresa un adecuado control del flujo de la documentación. Realizar el problema 4 . Problemas relacionados con la gestión de la documentación Realizar problema 5: Control de documentación en la oficina del rector Comentar grupalmente las soluciones propuestas para atender el problema cinco anterior y efectuar la comparación entre las mismas Comentar en equipos el Sistema de Control de Documentos Campus Córdoba contenido en la página web http://www.colpos.mx/cordoba/varios/Control%20de%20Documentos.pdf (09.06.09) Organizarse en cinco equipos para trabajar en la modalidad colaborativa y explicar a la plenaria del grupo lo siguientes elementos resultantes de los comentarios de la página web referida en la actividad de aprendizaje anterior: - Elementos de control de los documentos - Manual de calidad - Procedimientos del sistema de gestión de la calidad - Aprobación y emisión de documentos - Cambios en los documentos Proporcionar ejemplos y transferencias de los elementos antes mencionados a casos presentes en la comunidad del alumno Representar gráficamente el proceso recurriendo a viñetas, recortes, fotografías o gráficos Recursos Académicos Abuadilinahum, Josefina. Manual de la Secretaria Ejecutiva y la Asistente Administrativa: Desarrollo de Habilidades Profesionales en la Empresa Moderna. Primera Edición, México, Editorial Trillas, 2007. Heredia Herrera, Antonia, ¿Qué es un Archivo?. Primera Edición, España, Ediciones Trea, 2007. Huerta, Juan José. Desarrollo de Habilidades Directivas. Primera Edición, México, Editorial Pearson Educación de México, 2006. Pérez Grajales, Héctor. Documentos Empresariales: Cómo elaborarlos. Primera Edición, Colombia, Cooperativa Editorial Magisterio, 2003. Etapas de la administración Disponible en: http://administracionturismo.obolog.com/etap CODO-02 21/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación interrelacionados mediante flechas de flujo. Comparar en plenaria los resultados, retroalimentando y construyendo una propuesta grupal. Elaborar fichas de trabajo del proceso de recepción, despacho y envío de acuerdo a los criterios basados en el tipo de documentos, a su confidencialidad y prioridad ya sea por medios mecánicos o electrónicos. Realizar la práctica 6: Recepción, turno y despacho de documentación en una unidad administrativa Comentar con el grupo los resultados de la práctica 6 y efectuar una coevaluación Comentar en plenaria la importancia del diseño de plantillas de control documental requeridas por una compañía, estableciendo las codificaciones correspondientes y determinando su uso como formatos o machotes de acuerdo con las políticas de la empresa. Realizar el ejercicio 7: Identificación de plantillas de control documental Realizar actividad de evaluación 2.1.1 Desarrollar técnicas de lectura comentada para identificar, describir y exponer ante el grupo la importancia que tiene para la supervivencia de la empresa un adecuado control de la actualización periódica de información. Elaborar un cuadro descriptivo en el que se integren los siguientes aspectos relacionados con la actualización de información: - Actualización de archivos - Revisión periódica de manuales de procedimientos - Actualización del personal de las unidades administrativas responsables Realizar una investigación documental o en la Internet a fin de recopilar información relacionada con la importancia del establecimiento y actualización de los sistemas de seguridad documental Realizar un cuadro comparativo de la relación que guardan entre sí los siguientes conceptos relacionados con el tema conservación de archivos describiendo brevemente en qué consiste cada uno de ellos: - Técnicas de conservación - Procedimientos de conservación - Herramientas de conservación - Sistemas de control de acceso - Sistemas de resguardo as-administracion-129564 (9/12/2008) Reflexiones acerca del uso de los conceptos Administración y Control. Disponible en: http://www.joseacontreras.net/admon/antolad mon.pdf (9/12/2008) La previsión y la planeación Disponible en: http://docentes.uacj.mx/eflores/AdmonGral/Pr evision%20y%20planeacion/Prevision%20y% 20planeacion.htm (9/12/2008) La Administración Disponible en: http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes4en al/tes4enal.htm (9/12/2008) Un manejo de documentos más efectivo y eficiente Disponible en: http://www.mastermagazine.info/articulo/8119 .php (9/12/2008) Sistema de Control de Documentos Campus Córdoba contenido en la página web http://www.colpos.mx/cordoba/varios/Control%2 0de%20Documentos.pdf (09.06.09) CODO-02 22/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación - Medios de protección de documentos Realizar la práctica 8: Sistemas de seguridad documental Efectuar una coevaluación a partir de los resultados y hallazgos obtenidos mediante la realización de la práctica 8 Realizar actividad de evaluación 2.2.1 Participar en el cierre de la unidad y del módulo elaborando en grupo las conclusiones y reflexiones respecto a los aprendizajes logrados y las competencias adquiridas CODO-02 23/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 6. Prácticas/Ejercicios Nombre del Alumno: Grupo: Unidad de Aprendizaje 1: Clasificación y distribución de la documentación. Resultado de Aprendizaje: 1.1. Codifica la documentación que se genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo. Identificación general de la documentación Ejercicio núm. 1: Instrucciones: 1. Realiza una búsqueda en Internet de los conceptos de los tipos de documentos susceptibles de recibirse y procesarse en una unidad (u oficina) administrativa. De la siguiente lista elige cinco tipos de documentos: Documentos Públicos y Privados Personal Urgente Ordinario Cartas. Memorandums. Presupuestos. Cotizaciones. Facturas. Recibos. Notas de Remisión. Otros CODO-02 24/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 2. Elabora a continuación un cuadro de cada uno de los documentos seleccionados. Puedes recurrir al ejemplo que se presenta más abajo: Definición Características Objetivo Tipo de documento (1) : Definición Características Objetivo de comunicación Características Objetivo de comunicación Tipo de documento (2): Definición 3. Realiza la comparación con tus compañeros respecto a sus resultados y coméntala grupalmente. CODO-02 25/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Nombre del Alumno: Grupo: Unidad de Aprendizaje 1: Clasificación y distribución de la documentación. Resultado de Aprendizaje: 1.1. Codifica la documentación que se genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo. Ejercicio núm. 2: Identificación de la documentación por el lenguaje utilizado Instrucciones: 1. Proporciona un ejemplo de cada uno de los siguientes tipos de documentos. Si no te es posible tener acceso a un prototipo utilizado en alguna unidad administrativa u oficina, constrúyelo tú mismo. 2. Indica por escrito las ventajas y limitaciones que plantea el uso de cada tipo de documento llenando una tabla similar a la siguiente: Ventajas con respecto a los documentos audiovisuales: Escritos Tipo de documento Limitaciones con respecto a los documentos audiovisuales: Ventajas con respecto a los documentos escritos: Audiovisuales Limitaciones con respecto a los documentos escritos: 3. Compara y retroalimenta con tus compañeros los resultados obtenidos CODO-02 26/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Unidad de Aprendizaje: Clasificación y distribución de la documentación. Número: 1 Práctica 3: Codificación de documentos en una unidad administrativa Número: 3 Propósito de la práctica: Codificar los documentos que se le indican de acuerdo con criterios, nomenclatura y medios de codificación Escenario: Salón de clases Duración Materiales, Herramientas, Instrumental, Maquinaria y Equipo A ) Fotocopias de los siguientes documentos: - Formato de contrato de arrendamiento - Oficio de convocatoria a reunión de trabajo - Minuta de reunión de trabajo - Carta poder. - Recibo de honorarios - Aviso de inscripción al Seguro Social. - Documentos contables. - Carta comercial. - Circular. - Contrato individual de trabajo. - Declaraciones fiscales. - Formatos fiscales sin requisitar -Memorándum. - Nota informativa - Requisición de insumos - Detección de necesidades de capacitación - Formatos para solicitar seguros de grupo - Factura por compra de insumos. - Portada de fax. - Letra de cambio. - Nota de remisión. 8 horas Desempeños 1. 2. 3. 4. Aplicar las medidas de seguridad e higiene. Evitar la duplicidad de documentos e información Evitar el desperdicio de papel y otros recursos Integrar equipos colaborativos de trabajo de cuatro a cinco alumnos dependiendo de las dimensiones del grupo 5. Efectuar codificación de documentos considerando criterios, nomenclatura y medios de codificación 6. Elaborar un resumen que indique la importancia de la codificación de documentos para su manejo efectivo en la empresa moderna 7. Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos de tonner. Nota: El docente deberá adecuar la práctica a la disposición de elementos, equipo y recursos de software con el que se cuenta CODO-02 27/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación - Pagaré. B) Equipo de cómputo para procesar textos C) Hojas blancas D) Lápices, plumas, marcadores E) Folders de cartulina Nombre del Alumno: Grupo: Unidad de Aprendizaje 2: Gestión de la documentación. Resultado de Aprendizaje: 2.1. Opera los registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa. Problema núm. 4 Problemas relacionados con la gestión de la documentación Instrucciones: I. Lee con cuidado cada uno de los problemas que se enuncian a continuación y anota en el espacio de la segunda columna su eventual solución expresada en términos generales, eligiendo entre la lista que se anota a continuación: 1) Seguridad y confiabilidad en el manejo rudo de los documentos 2) Disposición de espacios físicos especiales e implementación de sistemas digitales que permitan la consulta del documento via web 3) Uso racional y colectivo de los recursos en beneficio de la empresa 4) Rentabilidad y ahorro de espacios 5) Gestión y control efectivo con sencillez y rapidez II. Explica en donde se te solicita por qué elegiste la opción correspondiente y desarróllala de manera detallada III. Ilustra cada situación con una imagen obtenida en Internet o en su defecto un recorte y explícala ante el grupo. Ver el ejemplo que se proporciona a continuación. CODO-02 28/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación PROBLEMA SOLUCIÓN EXPRESADA EN TÉRMINOS GENERALES RAZÓN DE LA OPCIÓN ELEGIDA Y DESARROLLO DETALLADO DE LA MISMA Los documentos de valor para la organización están expuestos a cualquier sustracción o robo, además no se garantiza su estado de conservación, tampoco se cuenta con su réplica electrónica, de manera que no se puede reducir el riesgo por agua, fuego, insectos, etc. Ilustración Fuente de la imagen: http://mx.images.search.yahoo.com/search/images? (09.06.09) Ejemplo de explicación de la ilustración: Los métodos tradicionales de control de documentación como el que aparece en la imagen, especialmente si se encuentran abiertos a la consulta del público interesado, no mantienen una vigilancia sobre los documentos de valor y tampoco cuentan con un duplicado que pudiera ser el consultado por lo que muchas veces los documentos se manchan con comida o café en deterioro de la información que contienen y a la larga de las actividades de la empresa. CODO-02 29/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación PROBLEMA SOLUCIÓN EXPRESADA EN TÉRMINOS GENERALES RAZÓN DE LA OPCIÓN ELEGIDA Y DESARROLLO DETALLADO DE LA MISMA Nunca se sabe con certeza donde está el documento físicamente por lo que ubicarlo requiere una gran cantidad de tareas administrativas que involucran a la secretaria, al asistente, al mensajero y en ocasiones al chofer. Aunque se cuenta con equipo de cómputo no se cuenta con sistemas web y los costos de mantenimiento de servidores son muy altos. Ilustración Explicación de la ilustración PROBLEMA SOLUCIÓN EXPRESADA EN TÉRMINOS GENERALES RAZÓN DE LA OPCIÓN ELEGIDA Y DESARROLLO DETALLADO DE LA MISMA CODO-02 30/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación La gestión documental no facilita que la información se comparta por lo que no se aprovecha como un recurso colectivo, como consecuencia, aumentan drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Ilustración Explicación de la ilustración CODO-02 31/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación PROBLEMA SOLUCIÓN EXPRESADA EN TÉRMINOS GENERALES RAZÓN DE LA OPCIÓN ELEGIDA Y DESARROLLO DETALLADO DE LA MISMA Se obstruye la productividad debido al lento acceso a la información dentro de la organización y las dificultades para su posterior distribución ante la necesidad de trasladar los documentos. No se cuenta con una “memoria histórica” de la organización (plasmada no sea en documentos en formato no electrónico) ante la multitud de información no digitalizada, esta se pierde y por lo general no se prefiere su gestión ante los documentos actuales desarrollados con herramientas informáticas. Ilustración Explicación de la ilustración CODO-02 32/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Nombre del Alumno: Grupo: Unidad de Aprendizaje 2: Gestión de la documentación. Resultado de Aprendizaje: 2.1. Opera los registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa. Problema núm. 5: Control de documentación en la oficina del rector Instrucciones: 1. Abre la página web http://www.uaemex.mx/SGCUAEMex/pdf/07toc.pdf (09.06.09) 2. Aplica el cuadro indicado en la imagen para desarrollar un conjunto de sugerencias que permitan optimizar la gestión de la documentación en una oficina de tu localidad o de tu institución educativa. 3. Comparte con tus compañeros las diferentes aportaciones CODO-02 33/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación CODO-02 34/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Unidad de Aprendizaje: Gestión de la documentación Número: 2 Práctica: Recepción, turno y despacho de documentación en una unidad administrativa Número: 6 Propósito de la práctica: Registrar documentos para su control y gestión de acuerdo con sus características Escenario: Salón de clases Duración 10 horas Materiales, Herramientas, Instrumental, Maquinaria y Equipo Documentos diversos como elementos de correspondencia (30 a 35 documentos) Tinta y cojinetes para sellos de (recibido, despachado, urgente, etc. y firma en facsimil) Modelos de respuesta a recepción de documentación Sellos Charolas de papelería Gavetas o archiveros de cartón Equipo de cómputo o en su defecto Hojas tabulares. Hojas blancas tamaño carta. Desempeños 1. 2. 3. 4. 5. Aplicar las medidas de seguridad e higiene Evitar la duplicidad de documentos. Evitar la duplicidad de información. Integrar equipos colaborativos de trabajo de cuatro a cinco alumnos dependiendo de las dimensiones del grupo Clasificar la correspondencia diversa asignando 10 elementos a cada uno de los siguientes grupos a) Documentos recibidos b) Documentos de correspondencia interna para gestión c) Documentos para despacho I. Desempeñar lo siguiente para el caso de recepción de documentos Efectuar la recepción de correspondencia. Acusar de recibido mediante la impresión de sello y firma Registrar fecha y hora de la recepción II. Diseñar un formato de registro de documentos con los siguientes campos: Número progresivo de entrada en el registro. Número del documento. Síntesis del asunto. Remitente. Procedencia. Fecha y hora de la recepción Identificación de quien recibe Anexos. Observaciones. Registrar la documentación proporcionada. CODO-02 35/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación III. Desempeñar lo siguiente para el caso de gestión de correspondencia interna Elaborar oficio o carta de respuesta con la firma correspondiente del signatario Rubricar copias utilizando el facsímil. Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención directa del destinatario Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia interna considerando su carácter de: - Urgente - Normal - Trámite para su despacho. Diseñar un formato para el registro de despacho de correspondencia que incluya: - Número progresivo de registro. - Número de la carta u oficio. - Síntesis del asunto. - Destinatario. - Domicilio del destinatario. - Anexos. - Observaciones. Requisitar el formato conforme a las necesidades de distribución de correspondencia interna. Turnar y distribuir original y copias Disponer copias para acuse y archivo IV. Desempeñar lo siguiente para el caso de gestión de correspondencia externa Diseñar control de registro de salida de documentos con los siguientes campos: - Número progresivo de registro. - Número de oficio. - Fecha de turno del asunto. - Unidad organizacional que recibe el oficio. - Instrucciones de distribución o entrega Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia. Archivar copia del registro de salida de correspondencia. Identificar los asuntos pendientes de respuesta. Elaborar informe de asuntos pendientes. CODO-02 36/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Determinar los casos de respuesta con formato Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención del destinatario. Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite para su despacho. Turnar y distribuir original y copias Disponer copias para acuse y archivo 6. Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos de tonner. Nota: El docente deberá adecuar la práctica a la disposición de elementos, equipo y recursos de software con el que se cuenta Nombre del Alumno: Unidad de Aprendizaje 2: Resultado de Aprendizaje: Ejercicio núm. 7: Grupo: Gestión de la documentación. 2.2 Controla el flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información. Identificación de plantillas de control documental Instrucciones 1. Identifica en qué consiste la aplicación de cada uno de los formatos que se presentan a continuación y aporta mejoras para su diseño: a) Formato I No. de documento Título o nombre del documento Carácter del documento Finalidad Características Remitente Destinatario CODO-02 Recibe 37/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación b) Formato II Datos institucionales y del proceso de que se trata Lugar y Fecha Recibe No. Progresivo No. de Folio o documento Asunto Remitente Destinatario Anexo Observaciones c) Formato III Datos institucionales y del proceso de que se trata Lugar y Fecha Envía No. progresivo d) Formato IV Asunto Destinatario Observaciones Nombre del documento: Asunto: Fecha de documento: Prestado a: Departamento: Fecha del préstamo: Firma de quien recibe: Fecha de devolución: 2. Compara tus resultados con los de tus compañeros y elaboren una conclusión grupal. CODO-02 38/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Unidad de Aprendizaje: Gestión de la documentación Número: 2 Práctica: Sistemas de seguridad documental Número: 8 Propósito de la práctica: Verificar los sistemas de seguridad documental susceptibles de implementarse en dos empresas Escenario: Dos diferentes empresas en donde se realice manejo de documentación Materiales, Herramientas, Instrumental, Maquinaria y Equipo Duración Desempeños Hojas blancas 1. Identificar dos empresas en la comunidad que realicen procesos de manejo documental Formatos de recuperación de información 2. Solicitar la autorización para la realización de esta práctica escolar Lápiz, pluma 20 horas 3. Elabora formatos similares a los siguientes (sin instrucciones), que sirvan para la recuperación de información a partir de la observación directa o el cuestionamiento a personal de las empresas. En cada celda se indica que se debe colocar EMPRESA Núm _______ . Datos de identificación: HERRAMIENTAS DE CONSERVACION DE ARCHIVOS (Anotar qué herramientas de conservación de archivos se observaron siendo utilizadas en la empresa visitada) Guías (Describir el tipo de guías utilizadas, en su caso, por la empresa visitada) Formatos (Describir el tipo de formatos para la conservación de documentos Propósito Observaciones (Anotar el propósito con el que los usa la empresa visitada) (Recomendaciones, sugerencias, comentarios respecto a lo observado) Propósito Observaciones (Recomendaciones, sugerencias, (Anotar el propósito con el que los usa la empresa visitada) comentarios respecto a lo observado) CODO-02 39/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación TECNICAS DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (Anotar qué técnicas de conservación de archivos de las que se mencionan a continuación se observaron siendo utilizadas en la empresa visitada) Sistemas de control de acceso Propósito Observaciones (Describir el tipo de sistemas de control de acceso utilizados, en su caso, por la empresa visitada) (Anotar el propósito con el que la empresa visitada usa las técnicas mencionadas) (Recomendaciones, sugerencias, comentarios respecto a lo observado) Sistemas de resguardo (Describir el tipo de sistemas de resguardo utilizados, en su caso, por la empresa visitada) Medios de protección de documentos (Describir el tipo de medios de protección de documentos utilizados, en su caso, por la empresa visitada) Mecánicos Informáticos Comentarios:________________________________________________________________ 4. Comenta con tus compañeros las respuestas obtenidas y realicen la comparación de resultados. CODO-02 40/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación II. Guía de Evaluación del Módulo Control de documentación CODO-02 41/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 7. Descripción La guía de evaluación es un documento que define el proceso de recolección y valoración de las evidencias requeridas por el m ódulo desarrollado y tiene el propósito de guiar en la evaluación de las competencias adquiridas por los alumnos, asociadas a los Resultados de Aprendizaje; en donde además, describe las técnicas y los instrumentos a utilizar y la ponderación de cada actividad de evaluación. Los Resultados de Aprendizaje se definen tomando como referentes: las competencias genéricas que va adquiriendo el alumno para desempeñarse en los ámbitos personal y profesional que le permitan convivir de manera armónica con el medio ambiente y la sociedad; las disciplinares, esenciales para que los alumnos puedan desempeñarse eficazmente en diversos ámbitos, desarrolladas en torno a áreas del conocimiento y las profesionales que le permitan un desempeño eficiente, autónomo, flexible y responsable de su ejercicio profesional y de actividades laborales específicas, en un entorno cambiante que exige la multifuncionalidad. La importancia de la evaluación de competencias, bajo un enfoque de mejora continua, reside en que es un proceso por medio del cual se obtienen y analizan las evidencias del desempeño de un alumno con base en la guía de evaluación y rúbrica, para emitir un juicio que conduzca a tomar decisiones. La evaluación de competencias se centra en el desempeño real de los alumnos, soportado por evidencias válidas y confiables frente al referente que es la guía de evaluación, la cual, en el caso de competencias profesionales, está asociada con alguna normalización específica de un sector o área y no en contenidos y/o potencialidades. El Modelo de Evaluación se caracteriza porque es Confiable (que aplica el mismo juicio para todos los alumnos), Integral (involucra las dimensiones intelectual, social, afectiva, motriz y axiológica), Participativa (incluye autoevaluación, coevaluación y heteroevaluación), Transparente (congruente con los aprendizajes requeridos por la competencia), Válida (las evidencias deben corresponder a la guía de evaluación). Evaluación de los Aprendizajes. Durante el proceso de enseñanza - aprendizaje es importante considerar tres finalidades de evaluación: diagnóstica, formativa y sumativa. La evaluación diagnóstica nos permite establecer un punto de partida fundamentado en la detección de la situación en la que se encuentran nuestros alumnos. Permite también establecer vínculos socio-afectivos entre el docente y su grupo. El alumno a su vez podrá obtener información sobre los CODO-02 42/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación aspectos donde deberá hacer énfasis en su dedicación. El docente podrá identificar las características del grupo y orientar adecuadamente sus estrategias. En esta etapa pueden utilizarse mecanismos informales de recopilación de información. La evaluación formativa se realiza durante todo el proceso de aprendizaje del alumno, en forma constante, ya sea al finalizar cada actividad de aprendizaje o en la integración de varias de éstas. Tiene como finalidad informar a los alumnos de sus avances con respecto a los aprendizajes que deben alcanzar y advertirle sobre dónde y en qué aspectos tiene debilidades o dificultades para poder regular sus procesos. Aquí se admiten errores, se identifican y se corrigen; es factible trabajar colaborativamente. Asimismo, el docente puede asumir nuevas estrategias que contribuyan a mejorar los resultados del grupo. Finalmente, la evaluación sumativa es adoptada básicamente por una función social, ya que mediante ella se asume una acreditación, una promoción, un fracaso escolar, índices de deserción, etc., a través de criterios estandarizados y bien definidos. Las evidencias se elaboran en forma individual, puesto que se está asignando, convencionalmente, un criterio o valor. Manifiesta la síntesis de los logros obtenidos por ciclo o período escolar. Con respecto al agente o responsable de llevar a cabo la evaluación, se distinguen tres categorías: la autoevaluación que se refiere a la valoración que hace el alumno sobre su propia actuación, lo que le permite reconocer sus posibilidades, limitaciones y cambios necesarios para mejorar su aprendizaje. Los roles de evaluador y evaluado coinciden en las mismas personas La coevaluación en la que los alumnos se evalúan mutuamente, es decir, evaluadores y evaluados intercambian su papel alternativamente; los alumnos en conjunto, participan en la valoración de los aprendizajes logrados, ya sea por algunos de sus miembros o del grupo en su conjunto; La coevaluación permite al alumno y al docente: Identificar los logros personales y grupales Fomentar la participación, reflexión y crítica constructiva ante situaciones de aprendizaje Opinar sobre su actuación dentro del grupo Desarrollar actitudes que se orienten hacia la integración del grupo Mejorar su responsabilidad e identificación con el trabajo Emitir juicios valorativos acerca de otros en un ambiente de libertad, compromiso y responsabilidad La heteroevaluación que es el tipo de evaluación que con mayor frecuencia se utiliza, donde el docente es quien, evalúa, su variante externa, se da cuando agentes no integrantes del proceso enseñanza-aprendizaje son los evaluadores, otorgando cierta objetividad por su no implicación. Actividades de Evaluación CODO-02 43/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Los programas de estudio están conformados por Unidades de Aprendizaje (UA) que agrupan Resultados de Aprendizaje (RA) vinculados estrechamente y que requieren irse desarrollando paulatinamente. Dado que se establece un resultado, es necesario comprobar que efectivamente éste se ha alcanzado, de tal suerte que en la descripción de cada unidad se han definido las actividades de evaluación indispensables para evaluar los aprendizajes de cada uno de los RA que conforman las unidades. Esto no implica que no se puedan desarrollar y evaluar otras actividades planteadas por el docente, pero es importante no confundir con las actividades de aprendizaje que realiza constantemente el alumno para contribuir a que logre su aprendizaje y que, aunque se evalúen con fines formativos, no se registran formalmente en el Sistema de Administración Escolar SAE. El registro formal procede sólo para las actividades descritas en los programas y planes de evaluación. De esta manera, cada uno de los RA tiene asignada al menos una actividad de evaluación, a la cual se le ha determinado una ponderación con respecto a la Unidad a la cual pertenece. Ésta a su vez, tiene una ponderación que, sumada con el resto de Unidades, conforma el 100%. Es decir, para considerar que se ha adquirido la competencia correspondiente al módulo de que se trate, deberá ir acumulando dichos porcentajes a lo largo del período para estar en condiciones de acreditar el mismo. Cada una de estas ponderaciones dependerá de la relevancia que tenga la AE con respecto al RA y éste a su vez, con respecto a la Unidad de Aprendizaje. Estas ponderaciones las asignará el especialista diseñador del programa de estudios. La ponderación que se asigna en cada una de las actividades queda asimismo establecida en la Tabla de ponderación, la cual está desarrollada en una hoja de cálculo que permite, tanto al alumno como al docente, ir observando y calculando los avances en términos de porcentaje, que se van alcanzando (ver apartado 8 de esta guía). Esta tabla de ponderación contiene los Resultados de Aprendizaje y las Unidades a las cuales pertenecen. Asimismo indica, en la columna de actividades de evaluación, la codificación asignada a ésta desde el programa de estudios y que a su vez queda vinculada al Sistema de Evaluación Escolar SAE. Las columnas de aspectos a evaluar, corresponden al tipo de aprendizaje que se evalúa: C = conceptual; P = Procedimental y A = Actitudinal. Las siguientes tres columnas indican, en términos de porcentaje: la primera el peso específico asignado desde el programa de estudios para esa actividad; la segunda, peso logrado, es el nivel que el alumno alcanzó con base en las evidencias o desempeños demostrados; la tercera, peso acumulado, se refiere a la suma de los porcentajes alcanzados en las diversas actividades de evaluación y que deberá acumular a lo largo del ciclo escolar. Otro elemento que complementa a la matriz de ponderación es la rúbrica o matriz de valoración, que establece los indicadores y criterios a considerar para evaluar, ya sea un producto, un desempeño o una actitud y la cual se explicará a continuación. CODO-02 44/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Una matriz de valoración o rúbrica es, como su nombre lo indica, una matriz de doble entrada en la cual se establecen, por un lado, los indicadores o aspectos específicos que se deben tomar en cuenta como mínimo indispensable para evaluar si se ha logrado el resultado de aprendizaje esperado y, por otro, los criterios o niveles de calidad o satisfacción alcanzados. En las celdas centrales se describen los criterios que se van a utilizar para evaluar esos indicadores, explicando cuáles son las características de cada uno. Los criterios que se han establecido son: Excelente, en el cual, además de cumplir con los estándares o requisitos establecidos como necesarios en el logro del producto o desempeño, es propositivo, demuestra iniciativa y creatividad, o que va más allá de lo que se le solicita como mínimo, aportando elementos adicionales en pro del indicador; Suficiente, si cumple con los estándares o requisitos establecidos como necesarios para demostrar que se ha desempeñado adecuadamente en la actividad o elaboración del producto. Es en este nivel en el que podemos decir que se ha adquirido la competencia. Insuficiente, para cuando no cumple con los estándares o requisitos mínimos establecidos para el desempeño o producto. Evaluación mediante la matriz de valoración o rúbrica Un punto medular en esta metodología es que al alumno se le proporcione el Plan de evaluación, integrado por la Tabla de ponderación y las Rúbricas, con el fin de que pueda conocer qué se le va a solicitar y cuáles serán las características y niveles de calidad que deberá cumplir para demostrar que ha logrado los resultados de aprendizaje esperados. Asimismo, él tiene la posibilidad de autorregular su tiempo y esfuerzo para recuperar los aprendizajes no logrados. Como se plantea en los programas de estudio, en una sesión de clase previa a finalizar la unidad, el docente debe hacer una sesión de recapitulación con sus alumnos con el propósito de valorar si se lograron los resultados esperados; c on esto se pretende que el alumno tenga la oportunidad, en caso de no lograrlos, de rehacer su evidencia, realizar actividades adicionales o repetir su desempeño nuevamente, con el fin de recuperarse de inmediato y no esperar hasta que finalice el ciclo escolar acumulando deficiencias que lo pudiesen llevar a no lograr finalmente la competencia del módulo y, por ende, no aprobarlo. La matriz de valoración o rúbrica tiene asignadas a su vez valoraciones para cada indicador a evaluar, con lo que el docente tendrá los elementos para evaluar objetivamente los productos o desempeños de sus alumnos. Dichas valoraciones están también vinculadas al SAE y a la matriz de ponderación. Cabe señalar que el docente no tendrá que realizar operaciones matemáticas para el registro de los resultados de sus alumnos, simplemente deberá marcar en cada celda de la rúbrica aquélla que más se acerca a lo que realizó el alumno, ya sea en una hoja de cálculo que emite el SAE o bien, a través de la Web. CODO-02 45/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 8. Tabla de Ponderación UNIDAD RA 1.1. Identifica el tipo de documentación que se genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los 1. Clasificación requerimientos de las áreas de trabajo. y distribución de la documentación 1.2 Organiza y distribuye documentos en el área de trabajo en función de su origen, características o propósito comunicativo. ACTIVIDAD DE EVALUACIÓN 1.1.1. 1.2.1. ASPECTOS A EVALUAR C P A ▲ ▲ ▲ 20 ▲ ▲ 30 ▲ % PESO PARA LA UNIDAD 2. Gestión de la documentación % Peso Específico % Peso Logrado % Peso Acumulado 50% 2.1 Opera los registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa. 2.1.1. ▲ ▲ ▲ 30 2.2 Controla el flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información. 2.2.1. ▲ ▲ ▲ 20 % PESO PARA LA UNIDAD 50% PESO TOTAL DEL MÓDULO 100% CODO-02 46/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 9. Materiales para el Desarrollo de Actividades de Evaluación CODO-02 47/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación 10. Matriz de Valoración o Rúbrica Siglema: CODO-02 Nombre del Módulo: MATRIZ DE VALORACIÓN O RÚBRICA Nombre del Alumno: Control de documentación Docente evaluador: Resultado de Aprendizaje: Grupo: 1.1. Codifica la documentación que se genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo. INDICADORES % Distingue tipo de documento y realiza nomenclatura 20 Distingue confidencialidad y realiza nomenclatura 20 Excelente Fecha: Actividad de evaluación: 1.1.1. Realiza una práctica de codificación de documentos en una empresa de su localidad considerando al menos 3 documentos de cada tipo de la clasificación de públicos, privados y administrativos, aplicando lo siguiente: Criterios de codificación Uso de nomenclatura Uso de Medios de codificación C R I T E R I O S Suficiente Insuficiente Determina clave de acuerdo a la siguiente clasificación y subclasificación de documentos: Públicos Privados Administrativos Además utiliza colores de acuerdo al tipo de documentos Determina clave de acuerdo a la siguiente clasificación y subclasificación de documentos: Públicos Privados Administrativos Omite alguno de los siguientes aspectos: Determina clave al documento sobre quienes pueden tener acceso o están autorizados para ver la información del docto de acuerdo al remitente y Determina clave al documento sobre quienes pueden tener acceso o están autorizados para ver la información del docto de acuerdo al remitente y Omite determinar clave al documento sobre quienes pueden tener acceso o están autorizados para ver la Determinar clave de acuerdo a la siguiente clasificación y subclasificación de documentos: - Públicos - Privados - Administrativos CODO-02 48/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Distingue prioridad y realiza nomenclatura Distingue medios de codificación Pensamiento crítico y reflexivo (AUTOEVALUACIÓN) 20 35 5 destinatario. Además entrega un reporte de la importancia de la confidencialidad de un documento. Asigna clave al documento de acuerdo al orden de importancia de urgente u ordinario por: Áreas Jerarquías Tiempos de respuesta Además investiga claves de prioridad de documentos de empresas de su localidad y realiza un cuadro comparativo. destinatario. información del docto de acuerdo al remitente y destinatario. Asigna clave al documento de acuerdo al orden de importancia de urgente u ordinario por: Áreas Jerarquías Tiempos de respuesta Omite alguno de los siguientes aspectos: De forma mecánica: Utiliza numeración, letras, códigos De forma mecánica: Utiliza numeración, letras, códigos De forma digital: Agrupa los documentos por series Utiliza hipervínculos Utiliza llaves asimétricas Además investiga medios de codificación utilizados en empresas de su localidad y realiza un cuadro comparativo. De forma digital: Agrupa los documentos por series Utiliza hipervínculos Utiliza llaves asimétricas Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. Propone formas o criterios innovadores de codificación de documentos Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. Asignar clave al documento de acuerdo al orden de importancia de urgente u ordinario por: - Áreas - Jerarquías - Tiempos de respuesta Omite alguno de los siguientes aspectos: De forma mecánica: Utilizar numeración, letras, códigos De forma digital: Agrupar los documentos por series Utilizar hipervínculos Utilizar llaves asimétricas Omite ordenar información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. 100 CODO-02 49/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Siglema: CODO-02 MATRIZ DE VALORACIÓN O RÚBRICA Control de documentación Nombre del Alumno: Grupo: Nombre del Módulo: Docente evaluador: Resultado de Aprendizaje: 1.2 Organiza y distribuye documentos en el área de trabajo en función de su origen, características o propósito comunicativo. INDICADORES Organización de documentos por departamentos de forma mecánica Organización de documentos por departamentos de forma electrónica % 30 25 Excelente Actividad de evaluación: Fecha: 1.2.1. Realiza ejercicio práctico para organizar y distribuir documentación. C R I T E R I O S Suficiente Ordena documentos de acuerdo a los siguientes aspectos: Por departamentos de la empresa. por el área generadora del documento Tipo de documento Por originales Por fotocopiados De acuerdo a la confidencialidad Por la prioridad Además integra documentos ordenados de un departamento de una empresa de su localidad. Ordena documentos de acuerdo a los siguientes aspectos: Por departamentos de la empresa. por el área generadora del documento Tipo de documento Por originales Por fotocopiados De acuerdo a la confidencialidad Por la prioridad Ordena documentos de acuerdo a los siguientes aspectos: Por series y subseries de departamentos de la empresa Tipo de documento De acuerdo a la confidencialidad Po la prioridad Utiliza hipervínculos Utiliza llaves asimétricas para la Ordena documentos de acuerdo a los siguientes aspectos: Por series y subseries de departamentos de la empresa Tipo de documento De acuerdo a la confidencialidad Po la prioridad Utiliza hipervínculos Utiliza llaves asimétricas para la Insuficiente Omite alguno de los siguientes aspectos: Ordenar documentos de acuerdo a los siguientes aspectos: - Por departamentos de la empresa. - Por el área generadora del documento - Tipo de documento - Por originales - Por fotocopiados - De acuerdo a la confidencialidad - Por la prioridad Omite alguno de los siguientes aspectos: Ordenar documentos de acuerdo a los siguientes aspectos: - Por series y subseries de departamentos de la empresa - Tipo de documento CODO-02 50/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Distribución de documentos por departamentos Pensamiento crítico y reflexivo 40 5 confidencialidad Además realiza un cuadro comparativo de software de control de documentos y las ventajas de cada uno. confidencialidad Transfiere documentos de forma mecánica a los departamentos de de la empresa en base a lo siguiente: Tipo de documento Confidencialidad Prioridad - áreas - jerarquía - tiempos de respuesta Transfiere documentos de forma mecánica a los departamentos de de la empresa en base a lo siguiente: Tipo de documento Confidencialidad Prioridad - áreas - jerarquía - tiempos de respuesta Transfiere documentos de forma electrónica a los departamentos de la empresa de acuerdo a los siguiente: Redes locales Correo electrónico Tipo de documento Confidencialidad Prioridad - áreas - jerarquía Solicita confirmación de entrega Además enlista actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Transfiere documentos de forma electrónica a los departamentos de la empresa de acuerdo a los siguiente: Redes locales Correo electrónico Tipo de documento Confidencialidad Prioridad - áreas - jerarquía Solicita confirmación de entrega Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. Propone formas o criterios innovadores de codificación de Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. - De acuerdo a la confidencialidad - Po la prioridad - Utiliza hipervínculos - Utiliza llaves asimétricas para la confidencialidad Omite alguno de los siguientes aspectos: Transferir documentos de forma mecánica a los departamentos de de la empresa en base a lo siguiente: - Tipo de documento - Confidencialidad - Prioridad o áreas o jerarquía o tiempos de respuesta Transferir documentos de forma electrónica a los departamentos de la empresa de acuerdo a los siguiente: - Redes locales - Correo electrónico - Tipo de documento - Confidencialidad - Prioridad o áreas o jerarquía o Solicita confirmación de entrega. Omite ordenar información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. CODO-02 51/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación documentos 100% CODO-02 52/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Siglema: CODO-02 Nombre del Módulo: Docente evaluador: Resultado de Aprendizaje: MATRIZ DE VALORACIÓN O RÚBRICA Nombre del Alumno: Grupo: Control de documentación 2.1 Opera los registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa. INDICADORES Presentación Registros de recepción de documentos por un medio mecánico % 5 20 Excelente Entrega plantillas de recepción, despacho y envío de forma impresa o digital. Presenta limpieza y aplica reglas ortográficas. Además integra plantillas de una empresa de su localidad. Desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a registro de recepción que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien recibió, Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Actividad de evaluación: Fecha: 2.1.1. Realiza práctica en una empresa de su localidad donde desarrolle los procesos de recepción, despacho y envío. (HETEROEVALUACIÓN) C R I T E R I O S Suficiente Entrega plantillas de recepción, despacho y envío de forma impresa o digital. Presenta limpieza y aplica reglas ortográficas. Desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a registro de recepción que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien recibió, Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Recibe la documentación y registra Recibe la documentación y registra los siguientes datos en la plantilla: los siguientes datos en la plantilla: No. De ingreso de documento No. De ingreso de documento interno o externo interno o externo Nombre y No del documento Nombre y No del documento Nombre y firma de quien recibió Nombre y firma de quien recibió Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Fecha, nombre y firma de revisión Insuficiente Omite alguno de los siguientes aspectos: Entregar plantillas de recepción, despacho y envío de forma impresa o digital. Presentar limpieza y aplica reglas ortográficas. Omite alguno de los siguientes aspectos: Desarrollar las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a registro de recepción que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No. del documento Nombre y firma de quien recibió, Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Recibir la documentación y registra los siguientes datos en la plantilla: CODO-02 53/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación y autorización Sella la documentación con un acuse de recibido Además realiza diagrama de flujo del proceso de despacho. Elabora una plantilla histórica de recepción, despacho y envío de documentos. Registros de recepción de documentos por un medio electrónico 30 Registros de despacho y envió de documentos por un 20 Sella la documentación con un acuse de recibido Desarrolla las plantillas Desarrolla las plantillas documentales, documentales, formatos o machotes formatos o machotes correspondientes correspondientes a los registro de a los registro de recepción electrónica. recepción electrónica. Recibe la documentación vía Recibe la documentación vía electrónica y registra los siguientes electrónica y registra los siguientes datos en la plantilla: datos en la plantilla: Define usuarios habilitados Define usuarios habilitados para la recepción para la recepción Accede al menú u opción para identificación y descripción del Accede al menú u opción para identificación y descripción del documento documento Elabora una plantilla histórica de recepción de documentos Elabora una plantilla histórica de recepción de documentos electrónicos electrónicos Además realiza un cuadro comparativo de software de recepción de documentos y las ventajas de cada uno. Desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registros de despacho y envío Desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registros de despacho y envío que incluyan mínimo los siguientes No. De ingreso de documento interno o externo Nombre y No del documento Nombre y firma de quien recibió Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Sella la documentación con un acuse de recibido. Omite alguno de los siguientes aspectos: Desarrollar las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registro de recepción electrónica. Recibir la documentación vía electrónica y registra los siguientes datos en la plantilla: Definir usuarios habilitados para la recepción Acceder al menú u opción para identificación y descripción del documento Elaborar una plantilla histórica de recepción de documentos electrónicos Omite alguno de los siguientes aspectos: Desarrollar las plantillas documentales, formatos o CODO-02 54/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación medio mecánico Registros de despacho y envió de documentos por un medio electrónico que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien despachó y envió (emisor) Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Nombre y firma de destinatario Elabora una plantilla histórica de despacho y envío de documentos. Se hacen las marcas de colores a todas las copias despachadas Además realiza diagrama de flujo del proceso de despacho y envío. 20 apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien despachó y envió (emisor) Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Nombre y firma de destinatario Elabora una plantilla histórica de despacho y envío de documentos. Se hacen las marcas de colores a todas las copias despachadas Desarrolla las plantillas Desarrolla las plantillas documentales, documentales, formatos o machotes formatos o machotes correspondientes correspondientes a los registros a los registros despacho y envío despacho y envío electrónico que electrónico que incluyan mínimo los incluyan mínimo los siguientes siguientes apartados: apartados: Define usuarios habilitados para Define usuarios habilitados para la recepción la recepción Accede al menú u opción para Accede al menú u opción para identificación y descripción del identificación y descripción del documento documento Elabora una plantilla histórica de recepción de documentos electrónicos Elabora una plantilla histórica de recepción de documentos electrónicos Además realiza un cuadro comparativo de software de recepción de documentos y las ventajas de cada uno. machotes correspondientes a los registros de despacho y envío que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien despachó y envió (emisor) Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Nombre y firma de destinatario Elaborar una plantilla histórica de despacho y envío de documentos. Hacer las marcas de colores a todas las copias despachadas Omite alguno de los siguientes aspectos: Desarrollar las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registros despacho y envío electrónico que incluyan mínimo los siguientes apartados: Definir usuarios habilitados para la recepción Acceder al menú u opción para identificación y descripción del documento Elaborar una plantilla histórica de recepción de documentos CODO-02 55/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación electrónicos Pensamiento crítico y reflexivo 5 Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. Propone formas o criterios innovadores de codificación de documentos Ordena información de acuerdo categorías, jerarquías y relaciones. a Omite ordenar información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. 100 CODO-02 56/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación MATRIZ DE VALORACIÓN O RÚBRICA Siglema: CODO-02 Nombre del Módulo: Nombre del Alumno: Control de documentación Docente evaluador: Resultado de Aprendizaje: Grupo: 2.2 Controla el flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información. Fecha: Actividad de evaluación: 2.2.1. Realiza simulación donde desarrolle el proceso de control de flujo de la documentación que incluya: - En actualización - Medio mecánico - Medio electrónico En baja - De archivos históricos - De archivos frecuentes En resguardo - Medio mecánico - Medio electrónico C R I T E R I O S INDICADORES Actualización de documentos de forma mecánica y electrónica % 30 Excelente Suficiente Insuficiente Elabora o requisita Plantilla de actualización que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien actualiza Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Elabora o requisita Plantilla de actualización que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien actualiza Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Omite alguno de los siguientes aspectos: Elaborar o requisitar Plantilla de actualización que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien actualiza Fecha, nombre y firma de revisión y autorización Registra cambios en archivos frecuentes e históricos Registra cambios en los siguientes Registra cambios en archivos frecuentes e históricos Registra cambios en los siguientes procedimientos: Registrar cambios en frecuentes e históricos CODO-02 archivos 57/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Baja de documentos Resguardo de documentos 30 30 En codificación En organización En distribución En recepción En despacho y envío En seguimiento En resguardo Anota en la plantilla los documentos actualizados Además marca con colores los documentos actualizados. procedimientos: En codificación En organización En distribución En recepción En despacho y envío En seguimiento En resguardo Anota en la plantilla documentos actualizados Elabora o requisita Plantilla de actualización de forma mecánica y electrónica que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien da de baja archivos Fecha, nombre y firma de revisión y autorización De forma mecánica: Extrae archivos obsoletos y los elimina de forma sustentable De forma electrónica: Revisa archivos obsoletos y los borra Anota en las plantillas elaboradas los documentos dados de baja Además marca con colores los documentos dados de baja Elabora o requisita Plantilla de actualización de forma mecánica y electrónica que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien da de baja archivos Fecha, nombre y firma de revisión y autorización De forma mecánica: Extrae archivos obsoletos y los elimina de forma sustentable De forma electrónica: Revisa archivos obsoletos y los borra Anota en las plantillas elaboradas los documentos dados de baja Omite alguno de los siguientes aspectos: Elaborar o requisita Plantilla de actualización de forma mecánica y electrónica que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien da de baja archivos Fecha, nombre y firma de revisión y autorización De forma mecánica: Extraer archivos obsoletos y los elimina de forma sustentable De forma electrónica: Revisar archivos obsoletos y los borra Anotar en las plantillas elaboradas los documentos dados de baja Elabora o requisita Plantilla de actualización que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien resguarda Elabora o requisita Plantilla de actualización que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento Nombre y firma de quien Omite alguno de los siguientes aspectos: Elaborar o requisita Plantilla de actualización que incluyan mínimo los siguientes apartados: Nombre y No del documento los Registrar cambios en los siguientes procedimientos: En codificación En organización En distribución En recepción En despacho y envío En seguimiento En resguardo Anotar en la plantilla los documentos actualizados CODO-02 58/59 Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo: Control de documentación Fecha, nombre y firma de revisión y autorización De forma mecánica - Enlista formas de protección de documentos: o Medio físico o ambiental o Material de resguardo - Enlista formas de acceso a los documentos De forma electrónica - Enlista sistemas de control de acceso - Enlista sistemas de resguardo - Enlista sistemas de seguridad Anota en las plantillas elaboradas los documentos dados de baja Además marca con colores los documentos resguardados Presentación Pensamiento crítico y reflexivo 5 5 Entrega plantillas de recepción, despacho y envío de forma impresa o digital. Presenta limpieza y aplica reglas ortográficas. Además integra plantillas de una empresa de su localidad. Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. Propone formas o criterios innovadores de codificación de documentos resguarda Fecha, nombre y firma de revisión y autorización De forma mecánica - Enlista formas de protección de documentos: o Medio físico o ambiental o Material de resguardo - Enlista formas de acceso a los documentos De forma electrónica - Enlista sistemas de control de acceso - Enlista sistemas de resguardo - Enlista sistemas de seguridad Anota en las plantillas elaboradas los documentos dados de baja - Nombre y firma de quien resguarda Fecha, nombre y firma de revisión y autorización De forma mecánica Enlistar formas de protección de documentos: Medio físico o ambiental Material de resguardo Enlistar formas de acceso a los documentos De forma electrónica Enlistar sistemas de control de acceso Enlistar sistemas de resguardo Enlistar sistemas de seguridad Anotar en las plantillas elaboradas los documentos dados de baja Entrega plantillas de recepción, despacho y envío de forma impresa o digital. Presenta limpieza y aplica reglas ortográficas. Omite alguno de los siguientes aspectos: Entregar plantillas de recepción, despacho y envío de forma impresa o digital. Presentar limpieza y aplica reglas ortográficas. Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. Omite ordenar información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. 100 CODO-02 59/59
