Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Proyecto: “Alianza en Energía Ambiente con Centroamérica” y Financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Fondo Administración: Informe de auditoría por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011 Informe- Fondo Administración Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Contenido Página Carta de Presentación 1 Antecedentes de la entidad ejecutora y del proyecto 2 Antecedentes del proyecto 2 Objetivos del proyecto 2 Objetivos de la auditoría 3 Alcance de la auditoría 4 Procedimientos de auditoría que aplicamos 9 Resultados de la auditoría 12 Dictamen de los Auditores Independientes 14 Balance General 17 Estado de Ingresos y Gastos 18 Estado Flujo de Efectivo 19 Notas a los Estados Financieros 20 Otra Información Complementaria 26 Informe de los Auditores Independientes sobre el Sistema de Control Interno 28 Criterios del control interno evaluados conforme a C.O.S.O 31 Informe- Fondo Administración 2 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Antecedentes de la entidad ejecutora y del proyecto Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Mediante el Protocolo de Tegucigalpa, firmado el 13 de diciembre de 1991 por los presidentes centroamericanos, se creó la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA). La Resolución N° 2 de la XII Reunión de Presidentes centroamericanos establece la SG-SICA como una organización más amplía e integral que la Organización de Estados Centroamericanos (ODECA) y asume el goce y ejercicio de los poderes y funciones anteriormente confiados a la ODECA. La SG-SICA tiene como objetivo fundamental la realización de la integración de Centroamérica para constituirla como región de paz, libertad, democracia y desarrollo. Con la creación de la SG-SICA se reafirmaron, entre otros propósitos, la consolidación de la democracia y el fortalecimiento de las instituciones sobre la base de la existencia de gobiernos electos por sufragio universal, libre y secreto, y el irrestricto respeto a los derechos humanos; además, la concreción de un nuevo modelo de seguridad regional sustentado en un balance razonable de fuerzas, el fortalecimiento del poder civil, la superación de la pobreza extrema, la promoción del desarrollo sostenido, la protección del medio ambiente, la erradicación de la violencia, la corrupción, el terrorismo, el narcotráfico y el tráfico de armas. Antecedentes del proyecto Según los Acuerdos los donantes financiaran conjuntamente los Costos de Operación en proporción a su participación en el financiamiento total de la AEA. De acuerdo a la situación actual, la ADA Financia un 37.5% y Finlandia financia un 62.5% de los gastos. Objetivos del proyecto Promover el desarrollo sostenible en la región mediante un mejor acceso a servicios energéticos modernos, fiables y accesibles, una mayor seguridad energética y la reducción de las externalidades negativas, contribuyendo así a reducir la pobreza y disminuir el efecto del cambio climático en el sector de la energía. Aumentar la implementación de energías renovables y la eficiencia energética a través de la reducción de las barreras financieras, económicas e institucionales, así como el desarrollo de recursos humanos en energías renovables y eficiencia energética. Informe- Fondo Administración 3 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Objetivos de la auditoría El objetivo general de la auditoría externa requerida por la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), es que como auditores emitamos una opinión profesional con respecto a la razonabilidad de la información financiera del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado con recursos de Finlandia y Austria; se requiere además la evaluación del sistema de control interno empleado por la SG-SICA para mantener la sostenibilidad, transparencia y eficacia durante la vigencia del proyecto; el cumplimiento de las normas, convenios, leyes y demás regulaciones que le son aplicables de conformidad con los manuales y otros instrumentos utilizados en la ejecución del proyecto. Asimismo, emitiremos una opinión como auditores independientes sobre: 1. Si los estados financieros de los Convenios de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) presentan razonablemente, en todos los aspectos materiales la posición financiera del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, los fondos recibidos y los desembolsos efectuados durante el periodo auditado, así como las inversiones acumuladas al 31 de diciembre de 2011, de acuerdo con las NIAs y NIIF-NIC. 2. Emitir una opinión sobre si los gastos reportados son elegibles para financiamiento y si los fondos aportados por los cooperantes han sido usados solamente para los propósitos establecidos en los respectivos Convenios de Cooperación. 3. Emitir una opinión sobre la evaluación del sistema de control interno desarrollado por la SG-SICA que incluye el ambiente de control, así como los procedimientos y controles operacionales, financieros, contables y administrativos de la SG-SICA, en lo relacionado con la ejecución del Proyecto. 4. Como parte del trabajo desarrollado revisamos las normas, leyes y regulaciones aplicables al Proyecto, mediante la verificación del cumplimiento específico de cada uno de los aspectos que contienen estas leyes y normatividad, que se especifica en el convenio. 5. Informaremos sobre el cumplimiento, a través del examen integrado de los respectivos procesos de adquisiciones de bienes obras y servicios, con las normas y procedimientos establecidos en el convenio de ejecución del Proyecto, financiados con los recursos asignados, así como la validez de la documentación de soporte y la elegibilidad de los gastos. Informe- Fondo Administración 4 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Alcance de la auditoría Examinamos los estados financieros del proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, ejecutado por la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), así como los registros y los informes financieros respectivos. El alcance de nuestro trabajo incluyó los siguientes procedimientos: Pasos preliminares 1. Se conoció el Convenio de Cooperación suscrito entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA). 2. Revisamos que los subejecutores han cumplido con los requisitos de visibilidad o publicidad para los proyectos financiados por los donantes de la AEA, verificándolo mediante la revisión de los informes de las auditorias locales de los subproyectos y/o cuando el beneficiario haya presentado gastos por este concepto siempre y cuando cumple lo establecido en la guía de procedimientos administrativos para proyectos de ejecución de la AEA manejados a través de SG-SICA. 3. La auditoría se realizó de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría (NIAs), y por consiguiente incluimos las pruebas a los registros contables que consideramos necesarios bajo las circunstancias. En nuestra auditoría estamos alertas para detectar situaciones o transacciones que puedan ser indicativas de fraude, abuso o actos y gastos ilegales. Si tal evidencia existe, la comunicaremos al representante autorizado de la SG-SICA y ejerceremos cautela y el debido cuidado profesional al ampliar nuestros procedimientos relacionados con actos ilegales. 4. El informe se ha elaborado de tal forma que refleje la parte Administrativa del proyecto financiada por Finlandia y Austria. 5. Indicamos en el informe sobre el cumplimiento de las contrapartes sobre las obligaciones fiscales y laborales de sus países. 6. Efectuamos reuniones con funcionarios de la SG-SICA y con funcionarios de la Oficina Regional del Proyecto AEA. Informe- Fondo Administración 5 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Situación financiera 7. Revisamos los estados financieros del proyecto que mantienen información respaldada por los registros contables para la preparación de los mismos. 8. Verificamos que los ingresos recibidos se registran en los estados financieros a su respectiva tasa de cambio. 9. Revisamos las conciliaciones bancarias del proyecto y efectuamos confirmaciones de saldos al cierre del ejercicio. 10. Verificamos que los fondos han sido utilizados de acuerdo con lo establecido a las cláusulas del convenio, con la debida atención a los factores de economía y eficacia, y exclusivamente para los propósitos para los cuales fue proporcionado el financiamiento. 11. Revisamos los registros contables del proyecto a fin de garantizar la integridad y autenticidad de las operaciones reflejadas dichos registros. 12. Revisamos que los bienes y servicios financiados para el proyecto, deben ser adquiridos de conformidad a los términos del convenio de Financiamiento correspondiente y si aplicaron las políticas vigentes de SG-SICA para la adquisición de bienes servicios. 13. Verificamos si SG-SICA mantiene todos los documentos de respaldo, registros y cuentas relacionadas al proyecto. Costos y Gastos 14. Revisamos cargos directos por sueldos u honorarios y determinamos si las tasas son razonables por la posición, de acuerdo con lo presupuestado y si fueron documentados con nóminas adecuadas. 15. Examinamos si todos los gastos son clasificados de acuerdo con el presupuesto, tal como figura en la descripción del proyecto. 16. Realizamos una muestra representativa de los gastos a fin de obtener una seguridad razonable sobre la integridad de los saldos registrados. 17. Los gastos cargados al proyecto en los informes financieros hayan sido elegibles observando lo siguiente: Informe- Fondo Administración 6 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) a) Verificamos que los gastos hayan sido incurridos por la Entidad ejecutora del proyecto. b) Revisamos que los gastos hayan sido incurridos en relación con las actividades del proyecto, asegurándonos que: Las acciones ejecutadas o financiadas con los fondos del proyecto estaban previstas en la base contractual del proyecto. Los gastos no hayan sido incurridos por motivos privados o personales, salvo que dicho uso sea autorizado por la base contractual del proyecto. La naturaleza de los gastos corresponda a lo presupuestado en la base contractual. Los rubros presupuestarios de la base contractual del proyecto no hayan sido excedidas. 18. Comprobamos que los gastos están adecuadamente contabilizados y soportados por documentación justificativa válida. 19. Revisamos que los gastos se efectúen durante la vigencia del proyecto. 20. Los gastos estén adecuadamente autorizados de acuerdo con la base contractual del proyecto. 21. Revisamos que los gastos ejecutados no incluyan gastos considerados inelegibles por la base contractual del proyecto. (ejemplo: impuestos, etc.) Ingresos/Desembolsos Todos los ingresos del proyecto (ingresos generados y contribuciones del organismo) han sido reconocidos en los informes financieros del proyecto: 22. Revisamos que los aportes, han sido registrados en el período que corresponde. 23. Revisamos que los ingresos por intereses generados por cuentas de ahorro del proyecto se hayan reconocido en los informes de ejecución del proyecto. 24. Revisamos que las contribuciones financieras al proyecto han sido materializadas en la cantidad, periodicidad y naturaleza previstas por la base contractual del proyecto. Informe- Fondo Administración 7 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Procesos de adquisición y contratación Realizamos una revisión de los procesos de adquisición y contratación que han sido seguidos en los contratos del proyecto y ejecutado por la administración de la SG-SICA. Dicha revisión la efectuamos considerando una muestra estadísticamente válida. Como parte de esta revisión efectuamos lo siguiente: 1. Llevamos a cabo una revisión independiente de la supervisión de adquisición. 2. Determinamos si los procesos de adquisición y contratación fueron llevados a cabo de conformidad con los términos contractuales. 3. Determinamos hasta donde sea posible, si el cumplimiento con el convenio, las normas prácticas inadecuadas o decisiones / acciones cuestionables pueden estar relacionadas con prácticas no autorizadas. 4. Evaluamos la calidad, oportunidad y confiabilidad de las revisiones y controles para garantizar que la adquisición, contratación y desembolso se llevan a cabo de conformidad al convenio y otras regulaciones aplicables. 5. Efectuamos recomendaciones sobre dichos procesos con base a las deficiencias identificadas en las revisiones realizadas. 6. Revisamos si los bienes entregados y trabajos y servicios terminados con los requisitos y especificaciones definidas en el contrato. Sistema de control interno Revisamos y evaluamos el sistema de control interno, implementado durante la ejecución del proyecto, ejecutado por la administración de la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), para obtener una comprensión del diseño de las políticas y procedimientos relevantes de control y si dichas políticas y procedimientos fueron aplicados. Efectuamos: 1 Un entendimiento suficiente del sistema de control interno para planear la auditoría y determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de las pruebas desarrolladas. Informe- Fondo Administración 8 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) 2 Evaluación de los controles internos relativos al cumplimiento con términos del convenio, leyes y regulaciones aplicables que tuvieron un efecto importante sobre el estado de ingresos y gastos, y estado de ejecución presupuestaria. 3 Evaluación del riesgo de control que es la efectividad de las políticas y procedimientos de la estructura de control interno para prevenir o detectar errores de importancia en el estado de ingresos y gastos. 4 Revisión de los procedimientos que la unidad ejecutora utilizó para la recepción, custodia, uso y registro de los fondos recibidos y gastos efectuados en la ejecución del proyecto. 5 Se examinó la existencia de procedimientos de control relacionados con el manejo de los fondos del proyecto. Cumplimiento con Convenio Determinamos que el Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica financiado con recursos de Finlandia y Austria, ejecutado por la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), cumplió con los términos del convenio y otras regulaciones aplicables al proyecto, aplicando como mínimo, las guías del SAS 74 (AU801) del AICPA, titulado “Auditoría de Cumplimientos Aplicables a Entidades Gubernamentales y otros Beneficiarios de Asistencia Financiera Gubernamental”. Seguimiento de hallazgos de la auditoría anterior Revisamos el estado de las acciones tomadas por la unidad Gestora sobre los hallazgos y recomendaciones determinados en la auditoría anterior. Limitaciones al alcance de la auditoría El resultado de nuestra auditoría no determinó limitaciones que afectarán nuestra opinión sobre los estados financieros del proyecto. Informe- Fondo Administración 9 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Procedimientos de auditoría que aplicamos Estados financieros Nuestros procedimientos de auditoría estuvieron diseñados para verificar las siguientes cuentas de los estados financieros del proyecto: Disponibilidades. Cuentas por cobrar. Proveedores Acreedores varios Fondos por liquidar. Ingresos. Gastos. Cumplimiento con Convenio Nuestra revisión al cumplimiento de convenio y regulaciones aplicables al Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, se enfocó a las cláusulas u artículos que implican una condición sujeta al cumplimiento de parte de la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), como es el uso y registro de los recursos financieros. Procesos de adquisición y contratación Para nuestra revisión a los procesos de adquisición y contratación, se tomó de base el convenio del proyecto, o en su caso la normativa establecida por la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), con la finalidad de verificar la oportunidad, transparencia y legalidad del proceso realizado por dicha entidad ejecutora del proyecto. Sistema de control interno Evaluamos al sistema de control interno de la unidad ejecutora del proyecto, que es Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), considerando los criterios de “COSO”, como es el ambiente de control; la actividades de control; la valoración del riesgo; Información y comunicación y el Monitoreo (vigilancia). Informe- Fondo Administración 10 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Metodología Nuestra metodología de trabajo está conformada por cuatro áreas principales que nos ayudan a concluir sobre la razonabilidad de los estados financieros sujetos de auditoría. En cada de estas áreas hemos diseñado una estrategia de trabajo para lograr verificar no solo las cifras reflejadas en los estados financieros sino además, los controles administrativos, la comunicación entre las diferentes unidades internas, los procesos de autorización y revisión, la líneas de autoridad, los procesos documentados en manuales, instructivos, memorando, convenio, etc. Basado en lo anterior y para cumplir con los objetivos y los alcances establecidos en los términos de referencia, seguimos nuestra metodología tal como se presenta en la siguiente gráfica: Informe- Fondo Administración 11 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Evaluar el Riesgo de la Auditoría Comprender las actividades realizadas por la entidad Comprender el proceso contable HACER LA PLANEACION PRELIMINAR Realizar procedimientos analíticos preliminares Determinar la importancia Relativa Planeada Entender y desarrollar los objetivos del compromiso Comprender el ambiente de control establecido por la administración EVALUAR EL RIESGO Y DESARROLLAR EL PLAN DE AUDITORIA Evaluar el riesgo a nivel de cuentas Identificar si es confiable el control interno de la entidad Hacer pruebas de los controles internos en la SG-SICA y la Unidad Ejecutora del Proyecto Evaluar los resultados obtenidos de las pruebas de controles EJECUTAR EL PLAN DE AUDITORIA Efectuar revisión de estados financieros Identificar eventos posteriores que pudieran afectar los estados financieros revisados CONCLUIR INFORMAR E Obtener carta de declaración de la administración sobre la información proporcionada y la no existencia o el no conocimiento de actos de fraude o ilegales Emitir el Dictamen sobre los estados financieros Presentación de los estados financieros ante la administración de la entidad Informe- Fondo Administración 12 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) Selección de Muestra La selección de las muestras estadísticas se realizó aplicando Montos Monetarios Acumulados, este método permite seleccionar la muestra a nivel de estratos inferiores y de estratos superiores, por lo que todos los elementos están sujetos a que puedan ser seleccionados como parte de la muestra. A continuación se presenta la muestra seleccionada correspondiente de enero a diciembre de 2011: Concepto Población Gastos Ingresos Finlandia (transferencia) Ingresos Austria (transferencia) Cuentas por Cobrar Acreedores Varios 713,059 641,362 279,266 31,382 13,520 Muestra examinada 427,835 641,362 279,266 31,382 13,520 % examinado 60% 100% 100% 100% 100% Resultados de la auditoría I. Estados financieros. En base al resultado de nuestra auditoría financiera, concluimos que el Balance General y el Estado de Ingresos y Gastos del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado con recursos de Finlandia y Austria, administrado y ejecutado por la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), por el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, presentan razonablemente la situación financiera del proyecto de conformidad con políticas contables descritas en la Nota 2 a los estados financieros. II. Sistema de control interno. Nuestro estudio y evaluación del sistema de control interno del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, no reveló aspectos relacionados con el sistema de control interno que se consideran condiciones reportables de acuerdo a las a las Normas establecidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) y “Normas Internacionales de Auditoría (NIA)”. Informe- Fondo Administración 13 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG SICA) III. Examen integrado de los procesos de adquisiciones y desembolsos Procesos de adquisiciones revisados en SG-SICA. Los procesos de adquisición revisados durante el período de enero a diciembre de 2011, no revelaron condiciones reportables en los procesos de contratación de bienes, obras y servicios del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre El Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del SICA Solicitudes de Desembolso Con base a nuestros procedimientos de auditoría realizados en la revisión sobre las solicitudes de desembolsos presentadas por SG-SICA, durante el período de enero a diciembre de 2011, no determinamos observaciones al respecto. IV. Cumplimiento con cláusulas contractuales contables y financieras del convenio Realizamos una revisión preliminar sobre el cumplimiento de las cláusulas contables y financieras del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), al 31 de diciembre de 2011. De las pruebas realizadas no se determinó condiciones de incumplimiento al convenio. V. Seguimiento de hallazgos de la auditoría anterior Realizamos un seguimiento de hallazgos de la auditoría anterior, para determinar si la administración ha efectuado las gestiones necesarias para superar las observaciones. 14 Dictamen de los Auditores Independientes Ingeniera Enriqueta Claramunt de Rodríguez Directora de Administración y Finanzas Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Página 1 de 3 Hemos auditado el Balance General, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, de los Fondos en Administración del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica (AEA), financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), y Estado de Ingresos y Gastos, Estado Flujo de Efectivo y el Seguimiento Presupuestario, por el periodo terminado a esa fecha, un resumen de las principales políticas significativas y notas explicativas. Responsabilidad de la Administración La administración de la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) es responsable de la preparación y presentación razonable de los Estados Financieros, de conformidad con la base contable descrita en la Nota 2 a dichos estados. Esta responsabilidad incluye: diseño, implementación y mantenimiento del control interno relevante para la preparación y presentación razonable del Balance General, Estado de Ingresos y Gastos, y Estado de Flujo de Efectivo y de que éstos se encuentren libres de declaraciones falsas o erróneas, ya sea por fraude o error; la selección y aplicación de políticas contables apropiadas; y el hacer estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias. M E M B E R OF M A Z A R S © Latinco El Salvador, Ltda. de C.V. Derechos Reservados. 3er Nivel Edificio Interalia Boulevard Santa Elena y Calle Alegría, Antiguo Cuscatlán¸ La Libertad Teléfono (503) 2241-3500, Fax (503) 2289-2466 15 Ingeniera Enriqueta Claramunt de Rodríguez Directora de Administración y Finanzas Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Página 2 de 3 Responsabilidad del auditor Nuestra responsabilidad es el expresar una opinión sobre el Balance General, Estado de Ingresos y Gastos, Estado Flujo de Efectivo y el Seguimiento Presupuestario con base en nuestra auditoría. Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo con las normas internacionales de auditoría, las cuales requieren que cumplamos con los requerimientos éticos, y que planeemos y realicemos la auditoría para obtener una seguridad razonable que los Estados Financieros, no contienen declaraciones falsas o erróneas importantes. Una auditoría incluye el aplicar procedimientos para obtener evidencia acerca de los importes y revelaciones que se incluyen en el Balance General, Estado de Ingresos y Gastos, Estado Flujo de Efectivo y el Seguimiento Presupuestario. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de que declaraciones falsas o erróneas se incluyan en los Estados Financieros, ya sea por fraude o error. Al efectuar estas evaluaciones de riesgo, el auditor considera el control interno relevante para la preparación y presentación razonable de los Estados Financieros, con el propósito de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno de la entidad. Una auditoría también incluye la evaluación de lo apropiado de las políticas de contabilidad utilizadas y de la razonabilidad de las estimaciones contables efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación general de los Estados Financieros. Consideramos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionar las bases de nuestra opinión de auditoría. No tenemos un programa de revisión de control de calidad hecho por una organización externa no afiliada, como lo requieren las Normas de Auditoría, ya que tal programa no es ofrecido por organizaciones profesionales en El Salvador. Creemos que los efectos de esta desviación a las normas de auditoría no son significativos porque nuestra oficina participa en el programa mundial de control de calidad de Mazars International y está sujeta cada tres años a revisiones extensivas del control de calidad hecha por socios y gerentes de otras oficinas afiliadas Informe- Fondo Administración 17 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Balance General Al 31 de diciembre de 2011 y 2010 (Expresado en dólares de los Estados Unidos de América US$ y Euros (€) – Nota 2) DOLARES ($) 2011 2010 EUROS (€) 2011 2010 3 4 507,398 31,382 538,780 305,065 40,975 346,040 376,152 23,266 399,418 225,328 30,265 255,593 5 5 6 0 13,520 525,260 3,125 13,807 329,108 0 10,023 389,395 2,308 10,198 243,087 538,780 346,040 399,418 255,593 Notas ACTIVOS Activo circulante Efectivo y Equivalente Cuentas por cobrar Total Activo PASIVO: Pasivo circulante: Proveedores Acreedores varios Fondos por Liquidar Total Pasivo Las notas que se acompañan son parte integrante de estos estados financieros Informe- Fondo Administración 18 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Estado de Ingresos y Gastos Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011 y 2010 (Expresado en dólares de los Estados Unidos de América US$ y Euros (€) – Nota 2) DOLARES ($) Notas Ingresos: Fondos Administración Total Ingresos Gastos: Personal Administración Bienes Viajes Asistencia Técnica Auditoria Gastos Financieros Total Gastos Excedente EUROS (€) 2011 2010 2011 2010 713,059 664,264 528,617 490,641 713,059 664,264 528,617 490,641 7,181 166,459 10,292 46,784 479,260 2,700 383 2,744 216,138 13,835 37,450 393,612 0 485 5,324 123,402 7,630 34,682 355,293 2,002 284 2,027 159,645 10,219 27,661 290,731 0 358 713,059 0 664,264 0 528,617 0 490,641 0 7 Las notas que se acompañan son parte integrante de estos estados financieros Informe- Fondo Administración 19 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Estado Flujo de Efectivo Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011 y 2010 (Expresado en dólares de los Estados Unidos de América US$ y Euros (€) – Nota 2) DOLARES ($) Notas 2011 2010 EUROS (€) 2011 2010 Flujos de efectivo por actividades de Operación: Cambios Netos en Activos y Pasivos: (Aumento)Disminución en Cuentas por Cobrar Aumento(Disminución) en Proveedores Aumento(Disminución) Aumento en Acreedores Aumento (Disminución) en Fondos por Liquidar Efectivo Neto provisto para Actividades de operación Efectivo al inicio del Ejercicio Efectivo al Final del Ejercicio 9,593 7,640 6,999 5,643 (3,125) (4,766) (2,308) (3,520) (287) 3 2,405 (175) 1,776 196,152 183,414 146,308 135,474 202,333 188,693 150,824 139,373 305,065 507,398 116,372 305,065 225,328 376,152 85,955 225,328 Las notas que se acompañan son parte integrante de estos estados financieros Informe- Fondo Administración 20 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Notas a los Estados Financieros Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011 y 2010 (Expresado en dólares de los Estados Unidos de América US$ y Euros (€) – Nota 2) 1. Descripción del Proyecto. Los fondos de Administración se crearon para que la SG- SICA fuera la institución responsable de las actividades relacionadas con la administración financiera de los costos de operación de la Oficina Regional del Proyecto. Para efectos de una mejor operatividad, la SG-SICA lleva una contabilidad para apoyar registrar y controlar los costos administrativos de operación y otra para la ejecución de los proyectos. Se estableció que el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia y la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) financiarán el 62.5% y 37.5% respectivamente en base al presupuesto anual, para los costos administrativos de la operación de la Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica (AEA). 2. Base de Presentación significativas y Resumen de Principales Políticas contables Base Contable. Los estados financieros han sido elaborados sobre la base contable de efectivo modificado, registrando los ingresos cuando se reciben los fondos y reconociendo los gastos cuando efectivamente representan erogaciones de dinero. Esta práctica contable difiere de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, de acuerdo con los cuales las transacciones deben ser registradas a medida que se incurren y no cuando se pagan; sin embargo no afectan los resultados financieros contables de los proyectos. Excepto al final del año que se provisionan los gastos del periodo para ser pagados en el ejercicio siguiente. Unidad Monetaria. La ley de integración monetaria aprobada el 30 de noviembre de 2000 estable que a partir del 1 de enero de 2001 el dólar de los Estados Unidos de América será la moneda de curso legal en la República de El Salvador, representada por el símbolo ($) en los estados financieros. Los libros y estado financieros de SG-SICA/AEA se llevan y son expresados en dicha moneda. Informe- Fondo Administración 21 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Los registros del proyecto son expresados en Dólares de los Estados Unidos de América, que es la moneda de curso legal en la República de El Salvador por el símbolo ($) en los estados financieros y para propósitos del presente informes se han expresado además las cifras en Euros (€), los cuales han sido convertidos al tipo de cambio para el periodo de 2011, la tasa utilizada para las transferencia es de 1.33608 y 1.3662 para Finlandia y 1.4450; 1.2715; 1.3000 y 1.3500 para los fondos aportados por Austria; en las operaciones registradas del 2011, se utilizó la tasa de cambio de 1.348916667 promedio de los aportes recibidos por Finlandia y Austria; proporcionada por SG-SICA. Resumen de Principales Políticas contables significativas Un resumen de las políticas de contabilidad más significativas del Proyecto se presenta a continuación: Estados Financieros Básicos Los estados financieros básicos de SG-SICA/AEA, son Balance General, Estado de Ingresos y Gastos y Estado de flujos de efectivo. Reconocimiento de los ingresos En SG-SICA/AEA los fondos con restricciones proporcionados por las entidades cooperantes se registraran como pasivos por liquidar cuando se reciban, registrándose como ingresos cuando los informes de gastos sean aceptados por la entidad cooperante. Cuentas Bancarias Los fondos recibidos de los cooperantes, deberán ser depositados en cuentas bancarias, a fin de salvaguardar dichos fondos y de tener un control sobre los mismos, dado que se deberá llevar un control sobre la utilización de dichos fondos. Impuestos La Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) está exenta del pago de toda clase de impuesto, tasas y contribuciones, según lo establecido en el acuerdo de sede suscripto con el Gobierno de la República de El Salvador el 27 de octubre de 1993. Informe- Fondo Administración 22 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) 3. Efectivo y Equivalentes El saldo Efectivo y Equivalentes del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, está integrado de la siguiente manera: DOLARES ($) 2011 BANCOS Citibank- Cuenta Cte. Nº 030-30100001214-7 Total efectivo y Equivalente EUROS (€) 2010 2011(*) 2010(**) 507,398 305,065 376,152 225,328 507,398 305,065 376,152 225,328 (*) Tipo de cambio al 31 de diciembre 2011 es de: 1.348916667. (**) Tipo de cambio al 31 de diciembre 2010 es de: 1.35386800. 4. Cuentas por cobrar El detalle de las cuentas por cobrar por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, es el siguiente: DOLARES ($) 2011 2010 Funcionarios y Empleados Anticipo para Reuniones Anticipo a Viáticos EUROS (€) 2011(*) 2010(**) 284 0 0 1,556 211 0 0 1,149 Otras cuentas por cobrar SG-SICA/AEA/AUSTRIA María Eugenia Salaverría Citibank El Salvador, S.A. Cuentas por Cobrar 27,547 3,500 51 39,419 0 0 20,422 2,595 38 29,116 0 0 Total Cuentas por Cobrar 31,382 40,975 23,266 30,265 (*) Tipo de cambio al 31 de diciembre 2011 es de: 1.348916667. (**) Tipo de cambio al 31 de diciembre 2010 es de: 1.353868000. Informe- Fondo Administración 23 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) 5. Proveedores y Acreedores Varios El saldo de Acreedores Varios del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, está compuesto como sigue: DOLARES ($) 2011 2010 PROVEEDORES Honorarios auditoría Total Proveedores EUROS (€) 2011(*) 2010(**) 0 0 3,125 3,125 0 0 2,308 2,308 ACREEDORES VARIOS SG-SICA Gestión Administrativa de Proyectos de Cooperación Tarjetas de Oro, S.A. de C.V. Total Acreedores varios 0 13,807 0 10,198 13,370 0 9,912 0 150 13,520 0 13,807 111 10,023 0 10,198 Total Proveedores y Acreedores Varios 13,520 16,932 10,023 12,506 (*) Tipo de cambio al 31 de diciembre 2011 1.348916667. (**) Tipo de cambio al 31 de diciembre 2010 1.353868000. 6. Fondos por Liquidar Los Fondos por Liquidar del Proyecto al 31 de diciembre de 2011 y 2010, corresponden al siguiente detalle: NOTA Saldo Efectivo Equivalente Más: Cuentas por Cobrar Menos: Cuentas por Pagar Total Fondos por Liquidar DOLARES ($) 2011 2010 EUROS (€) 2011 2010 y 3 507,398 305,065 376,152 225,328 4 31,382 40,975 23,266 30,265 5 (13,520) (16,932) (10,023) (12,506) 525,260 329,108 389,395 243,087 Informe- Fondo Administración 24 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) 7. Gastos de Operación La cuenta de Gastos de Operación por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, es el siguiente: DOLARES ($) 2011 2010 Gastos de Personal Traslado de Funcionarios Uniformes para Personal Atención al personal Capacitación Total gasto de Personal Gastos de Administración Telefon/Fax Serv. de agua, energía eléctrica, telef. Correo/Courier Combustible y Lubricantes Suscripciones Papelería y útiles de oficina Suministros materiales de computación Suministros materiales de limp. Impresos y Encuadernación Otros Materiales y Servicios Seguro del Personal Mantto. y Repar. de mobiliario Mantto. y Repar. de Edificios Publicidad y divulgación Reuniones, talleres y seminarios Gastos de representación Otros Gastos Servicios de contratación Servicios de seguridad Total gasto de administración Bienes Mobiliario y Equipo EUROS (€) 2011(*) 2010(**) 0 198 56 6,927 7,181 1,000 0 15 1,729 2,744 0 147 42 5,135 5,324 739 0 11 1,277 2,027 5,180 0 791 0 90 1,000 1,199 0 9,082 961 11,808 20 0 4,300 123,964 166,459 0 5,277 3,969 77 90 814 821 0 15,506 11,694 8,837 20 307 935 162,048 0 5,743 0 0 216,138 3,840 0 586 0 67 741 889 0 6,733 712 8,754 15 0 3,188 91,899 0 5,978 0 0 123,402 0 3,898 2,931 57 67 601 606 0 11,453 8,638 6,527 15 227 691 119,692 0 4,242 0 0 159,645 10,292 13,835 7,630 10,219 8,064 Informe- Fondo Administración 25 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) DOLARES ($) 2011 2010 Viajes Viáticos Gastos de viaje Total gastos Viajes EUROS (€) 2011(*) 2010(**) 26,898 19,886 46,784 20,444 17,006 37,450 19,940 14,742 34,682 15,100 12,561 27,661 Asistencia Técnica Honorarios por Ases. y Consult. Viáticos y Gastos Asesores Total gastos asistencia técnica 478,497 763 479,260 387,978 5,634 393,612 354,727 566 355,293 286,570 4,161 290,731 Auditoría Honorarios por Auditoría Externa 2,700 0 2,002 0 383 485 284 358 713,059 664,264 528,617 490,641 Gastos Financieros Costos financieros Total Gastos de Operación (*) Tipo de cambio al 31 de diciembre 2011 es de: 1.348916667. (**) Tipo de cambio al 31 de diciembre 2010 es de:1.353868000. Informe- Fondo Administración 26 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Otra Información Complementaria 1. Aportes de Finlandia para fondo Administrativo DOLARES ($) 2011 02/02/2011 Tercera Transferencia 26/10/2011 Cuarta Transferencia 21/01/2010 Primera transferencia 30/11/2010 Segunda transferencia 2. EUROS (€) 2011 320,681 320,681 641,362 235,658 234,725 470,383 DOLARES ($) 2010 298,155 296,673 594,828 EUROS (€) 2010 215,882 223,707 439,589 T/C (€) 1.3608 1.3662 T/C (€) 1.3811 1.3262 Aporte de Austria para Fondo Administrativo Fase II DOLARES ($) 2011 10/02/2011 05/04/2011 31/05/2011 28/06/2011 25/07/2011 Reintegro de fondos dic/2010 Reintegro de fondos enero-febrero 2011 Reintegro de fondos marzo-abril 2011 Reintegro de fondos mayo 2011 Reintegro de fondos junio 2011 EUROS (€) 2011 T/C (€) 39,416 27,278 1.4450 33,164 22,951 1.4450 60,193 47,341 1.2715 14,418 11,340 1.2715 18,900 166,091 14,865 123,775 1.2715 Informe- Fondo Administración 27 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Fase III DOLARES ($) 2011 25/08/2011 30/09/2011 31/10/2011 30/11/2011 21/12/2011 28/02/2010 31/03/2010 30/04/2010 31/05/2010 30/06/2010 31/07/2010 31/08/2010 30/09/2010 31/10/2010 30/11/2010 31/12/2010 Aportación a gastos de Julio Aportación a gastos de Agosto Aportación a gastos de Septiembre Aportación a gastos de Octubre Aportación a gastos de Noviembre Primera transferencia Segunda transferencia Tercera transferencia Cuarta transferencia Quinta transferencia Sexta transferencia Séptima transferencia Octava transferencia Novena transferencia Décima transferencia Onceava transferencia EUROS (€) 2011 T/C (€) 17,611 13,547 1.3000 16,215 12,011 1.3500 17,549 12,999 1.3500 24,179 17,910 1.3500 37,621 113,175 27,867 84,334 1.3500 DOLARES ($) 2010 23,442 15,206 33,388 25,357 14,257 16,822 17,375 16,239 19,714 27,882 39,416 249,098 EUROS (€) 2010 (*) 17,293 11,217 24,630 18,705 10,517 12,409 12,817 11,979 14,543 20,568 29,076 183,755 (*) Tipo de cambio al 31 de diciembre 2010 para 1.3556 28 Informe de los Auditores Independientes sobre el Sistema de Control Interno Ingeniera Enriqueta Claramunt de Rodríguez Directora de Administración y Finanzas Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Página 1 de 3 Hemos efectuado la auditoría del Balance General, Estado de Ingresos y Gastos y Estado Flujo de Efectivo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, de los Fondos en Administración del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica (AEA), financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), y hemos emitido nuestro informe con fecha 24 de febrero de 2011. Excepto porque no tenemos un programa de revisiones de control de calidad efectuada por una organización no afiliada, tal como se describe en el párrafo tercero de nuestro informe sobre el balance general, estado de ingresos y gastos y flujo de efectivo. Efectuamos nuestro auditoría de conformidad con Normas de Auditoría Internacionales promulgadas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC), y Normas Internacionales de Información Financiera adoptadas en El Salvador (NIF/ES). Dichas normas requieren el planeamiento y ejecución de la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de si los estados financieros del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica (AEA), financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), no presentan errores u omisiones importantes. . M E M B E R OF M A Z A R S © Latinco El Salvador, Ltda. de C.V. Derechos Reservados. 3er Nivel Edificio Interalia Boulevard Santa Elena y Calle Alegría, Antiguo Cuscatlán¸ La Libertad Teléfono (503) 2241-3500, Fax (503) 2289-2466 29 Ingeniera Enriqueta Claramunt de Rodríguez Directora de Administración y Finanzas Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Página 2 de 3 La Administración de la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) es responsable de establecer y mantener un sistema de control interno. Para cumplir con esta responsabilidad, se requieren juicios y estimaciones de la administración para evaluar los beneficios esperados y los costos relativos a las políticas y procedimientos del sistema de control interno. Los objetivos del sistema de control interno son suministrar a la administración una razonable pero no absoluta, seguridad de que los activos están salvaguardados contra pérdidas o usos no autorizados, y que las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorizaciones de la Administración, que se registran en forma adecuada para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo a la base de contabilidad que se describe en la nota 2, a los estados financieros. Debido a limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, es posible que ocurran errores e irregularidades de control interno que no sean detectadas. A su vez, la proyección de cualquier evaluación del sistema hacia periodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos se vuelvan inadecuados debido a cambios en las condiciones o que la efectividad del diseño y operación de las políticas y procedimientos pueda deteriorarse. Al planear y ejecutar nuestra auditoría de los estados financieros del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica (AEA), financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, tomamos en cuenta el sistema de control interno del Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SGSICA), con el fin de determinar nuestros procedimientos de auditoria para expresar una opinión sobre los estados financieros y no con el propósito de proveer una opinión sobre el sistema de control interno. Informe- Fondo Administración 31 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Criterios del control interno evaluados conforme a C.O.S.O 1. Ambiente de control Estructura organizativa Hemos evaluado y revisado si la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) ha mantenido una estructura administrativa adecuada que le permita ejercer una revisión y seguimiento de los fondos relacionados a este convenio. La Secretaría es la máxima autoridad operativa para efectos del programa, quien delega responsabilidades a la Unidad de Coordinación Regional (UCR), que se encarga del desarrollo de las actividades de ejecución y seguimiento de los proyectos y en su Dirección de Administración y Finanzas (DAF) quien se encarga de contabilizar y controlar las operaciones financieras derivadas del proyecto. Recursos humanos Se determinó que la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) se ha preocupado por mantener el recurso humano más adecuado para los propósitos institucionales y de igual forma para el control de los fondos del convenio. Consideramos que existe un recurso humano adecuado para la oportuna y apropiada coordinación, control y administración del proyecto. Filosofía de la administración En referencia a este aspecto del ambiente de control hemos constatado que la administración de SG-SICA, toma en cuenta las recomendaciones efectuadas por auditoría externa y se preocupa por efectuar un adecuado seguimiento a las observaciones resultantes de dichas auditorías. Asimismo, la administración se encuentra comprometida con el mantenimiento y ejecución de las medidas de control interno establecidas para todas las actividades del proyecto. 2. Valoración de riesgos Un riesgo potencial es la posibilidad de ocurrencia de un hecho con incidencia negativa en los controles del proyecto. La Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) controla sus riesgos potenciales a través de la creación y actualización de manuales y políticas para la compra de bienes y de contratación de Informe- Fondo Administración 32 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) servicios y Manual de Administración y Control Interno, los cuales señalan procesos adecuados para el desarrollo normal del proyecto. 3. Actividades de control Revisiones de alto nivel La Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) ha implementado revisiones de alto nivel a través de reuniones con el Coordinador Regional del Programa, Coordinadores Nacionales y los Comités Nacionales Involucrados, sobre sobre los avances obtenidos en la ejecución del proyecto. Actividades administrativas Durante nuestra revisión se evidencian las actividades administrativas en el control de los contratos realizados con los proveedores y contratistas del valor del contrato y los pagos realizados, con respecto a los gastos, estas son debidamente registradas, revisadas, documentadas y aprobadas por parte de los responsables del proyecto. Procesamiento de información La Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) procesa los gastos verificando que la documentación que le respalda se encuentre debidamente aprobada, revisada y autorizada, así como que el porcentaje de aportación por parte de los donantes se encuentre dentro de lo establecido previamente en el convenio. 4. Información y comunicación La Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) mantiene adecuados procesos de información, que le permiten obtener los datos necesarios para el funcionamiento del proyecto, a través de la elaboración de estados financieros, avances financieros, detalle de contratos y pagos efectuados a proveedores. 5. Vigilancia La Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA), ejerce un monitoreo de las operaciones a través de reuniones periódicas con el Coordinador del Programa, los especialistas y Coordinadores Nacionales Involucrados, con el objeto de conocer de todas las operaciones y actividades a ser ejecutadas, discutir y dar soluciones de las deficiencias operativas en relación al proyecto ejecutado. Informe- Fondo Administración 33 Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) Basados en nuestra evaluación de control interno concluimos que los controles establecidos por la institución, brindan una seguridad razonable sobre los sistemas de información, procesos de operaciones en sus diferentes etapas y la capacidad técnica implementada por la Secretaria General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) para ejercer una supervisión oportuna sobre las actividades del proyecto.
