Práctica UTTT

Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji
Práctica
Aplicación de herramientas digitales
para la mejora del
Sistemas de Gestión de Calidad
Perfil de la práctica
Innovación Tecnológica
ÍNDICE
1. ANTECEDENTES…………………………………………………………..
3
1.1 Objetivo………………………………………………………………..
6
1.2 Problemática…………………………………………………………..
6
2. IMPACTO…………………………………………………………………….
7
2.1 Beneficios……………………………………………………………..
7
2.2 Impacto en el fortalecimiento de la Agenda de Modernización e
8
Innovación del Gobierno (AMIGO)………………………………………
2.3 Personal involucrado en la mejora del proceso………………….
8
2.4 Alcance de los beneficios……………………………………………
8
2.5 Impacto del beneficio final…………………………………………..
9
3. CLIENTES……………………………………………………………………
9
3.1 Ciudadanos beneficiados……………………………………………
9
3.2 Identificación del servicio……………………………………………
9
4. IMPACTO EN LOS EMPLEADOS………………………………………..
10
4.1 Impacto de la práctica para los empleados………………………
10
4.2 Nivel de involucramiento de los empleados en el proceso de
10
cambio………………………………………………………………………
5. PROCESOS………………………………………………………………….
5.1 Mejora, innovación, modernización y rediseño del proceso
10
10
derivado de la práctica……………………………………………………
5.2 Viabilidad de la implantación de procesos similares……………
11
6. LÍNEAS DE ACCIÓN………………………………………………………..
11
7. CONCLUSIONES……………………………………………………………
12
8. ANEXOS……………………………………………………………………..
12
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1.- ANTECEDENTES
La Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji (UTTT), a partir de 1991 forma parte de tres
Universidades fundadoras del Sistema de Universidades Tecnológicas, su figura jurídico
administrativa es un Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de
Hidalgo.
El 6 de Julio de 1992 se publica en el Diario Oficial de la Federación el Decreto Número
230, bajo el cual se crea la Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji, que fue aprobado por
la quincuagésima cuarta Legislatura del H. Congreso Constitucional del Estado Libre y
Soberano de Hidalgo y faculta al Ejecutivo de la entidad para su sanción, publicación y
cumplimiento. Esta casa de estudios se ubica en Avenida Universidad Km. 1000, Ejido El
Carmen, Col. El 61, Municipio de Tula de Allende, Hidalgo. A.P. 238, C.P. 42830.
En el mes de septiembre de 1991, inició formalmente sus labores académicas, con la
apertura de las carreras de Técnico Superior Universitario en Mantenimiento Industrial y
Procesos de Producción, con el fin de dar respuesta a las necesidades de las empresas
ubicadas en el Estado de Hidalgo y a las expectativas de la población estudiantil.
Posteriormente, se incorporaron otras carreras como son: Tecnología Ambiental;
Electrónica y Automatización; Contaduría, y Comercialización y en el año de 2003, se creó
la Unidad Académica de Chapulhuacán dependiente de la Universidad. En esta unidad se
ofertan dos programas educativos: Técnico Superior Universitario en Contaduría y; Técnico
Superior en Tecnologías de la Información y Comunicación.
El modelo académico de la Universidad se sustenta en la búsqueda permanente de la
calidad, a través de atributos tales como; flexibilidad, intensidad, pertinencia, polivalencia,
continuidad y calidad.
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Las Universidades Tecnológicas no sólo atienden la formación práctica de los jóvenes, sino
que procuran brindar una formación integral, en el aspecto cultural, artístico y deportivo,
además de una educación tecnológica especializada, en la que los estudiantes adquieren
conocimientos y desarrollan diversas habilidades que les permiten incorporarse con
prontitud al sector productivo, responder a los requerimientos de desarrollo regional, e
impulsar el desarrollo tecnológico del país.
Funciones principales:
1. Ofrecer estudios de nivel pos-bachillerato con mayores oportunidades de empleo y
con una menor inversión educativa pública y familiar.
2. Ofrecer carreras que respondan a los requerimientos tecnológicos y organizativos de
la planta productiva de bienes y servicios.
3. Responder a la necesidad de cuadros profesionales que requiere la planta productiva
en el proceso de modernización, acorde con los avances científicos y tecnológicos
contemporáneos.
4. Contribuir a lograr un mejor equilibrio del sistema educativo, abriendo opciones que
diversifiquen cualitativa y cuantitativamente la oferta de estudios superiores.
Objetivo General:
Ofrecer a los estudiantes que hayan terminado la educación media superior una formación
intensiva que les permita incorporarse en corto tiempo al trabajo productivo o continuar sus
estudios de especialización y licenciatura.
Objetivos específicos:
1. Impartir estudios de calidad y formación polivalente que permita al egresado
desempeñarse profesionalmente en una amplia gama de actividades productivas.
2. Combinar los estudios en el aula, taller y/o laboratorio, prácticas y estadías en la
planta productiva de bienes y servicios.
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3. Impulsar las aptitudes, capacidades y habilidades del estudiante para que pueda
desempeñarse profesionalmente en una empresa, o para prestar sus servicios
libremente.
En el primer ciclo escolar (1991-1992) de la Universidad, se consideró como zona de
influencia a los 20 municipios cercanos a la región de Tula de Allende y Tepeji del Río,
Estado de Hidalgo. Su ubicación geográfica, permitió una cercanía con las empresas
instaladas en la región y con la que en un par de años sería la zona industrial de Tula,
dando como resultado la vinculación con 32 empresas y la celebración de convenios.
Desde sus inicios, la Universidad se ha caracterizado por ofrecer diversos servicios que
benefician a los estudiantes, egresados, sector productivo de bienes y servicios, y
comunidad en general, entre los que se encuentra el de Educación Continua, el cual
responde con oportunidad a las necesidades de capacitación, formación, actualización y
adiestramiento de los sectores antes mencionados y en especial al de los recursos
humanos de las empresas de la región. Adicionalmente, la Universidad se encuentra
certificada como Centro Evaluador de las Normas Técnicas de Competencia Laboral en:
Diseño e Impartición de Cursos de Capacitación y en Elaboración de Documentos.
La Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji mediante oficio 514.1.452/2009 emitido por la
Coordinación General de Universidades Tecnológicas se ubica en el nivel 5A, de la
Clasificación Internacional Normalizada de la Educación, con duración de un año un
cuatrimestre, bajo el esquema de competencia profesional; y a partir del cuatrimestre
septiembre – diciembre 2009 se ofertarán las siguientes ingenierías:
 Mantenimiento área Industrial.
 Procesos y Operaciones Industriales.
 Tecnología Ambiental.
 Mecatrónica.
 Financiera y Fiscal.
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1.1- Objetivo
Mejorar la efectividad en la comunicación interna del proceso de documentación del
Sistema de Gestión de Calidad, a través de la aplicación informática basada en interfaces
de intranet.
1.2- Problemática
Durante el proceso de mejora del sistema de gestión de calidad mediante el uso de un
software para el control de la documentación declarada en el sistema, se observó el uso
inadecuado de documentos obsoletos en las diferentes áreas y en la Unidad Académica de
Chapulhuacán, ya que la actualización del equipo para esta Unidad perteneciente a la
Universidad se hacía de forma periódica, lo cual ocasionaba el no contar con la información
vigente, retraso en el acceso de la información derivado de la limitación simultánea a 5
usuarios, así como la necesidad de consulta de los procedimientos, en sitios fuera de la
Universidad.
Todo lo anterior ocasionó que el personal de la Universidad solicitará al Departamento de
Calidad copias controladas para la consulta de procedimientos, instrucciones de trabajo y
formatos, dando como resultado el incremento en cuanto al gasto de fotocopiado y falta de
control de los documentos, ya que no se generaba la actualización de las copias
controladas de los procedimientos solicitados.
Derivado de lo anterior el Departamento de Sistemas llevó a cabo el desarrollo de
aplicaciones informáticas en plataformas de intranet, logrando con ello la migración de la
documentación del sistema de gestión de calidad, lo cual permitió la reducción en su
totalidad de fotocopiado para la consulta de los procedimientos, mejorar y eficientar la
comunicación interna, disminución del uso de documentos obsoletos logrando con ello el
control de los mismo y por consiguiente la disminución de no conformidades en el punto de
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control de documentos de la norma ISO 9001:2000, siendo esto validado mediante
auditorías externas por el Organismo Certificador ABS Quality Evalutaions, haciendo la
evaluación del sistema de gestión de calidad y del cumplimiento al control de documentos
con la automatización implementada, emitió su recomendación para mantener la
certificación de la norma ISO 9001:2000.
2.- IMPACTO
2.1- Beneficios
La migración de la documentación del sistema de gestión de calidad a herramientas
digitales a través de la intranet de la Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji, ha permitido:
 Mejorar la satisfacción de los usuarios con respecto al acceso en cualquier momento
de la documentación del sistema de calidad, en sitios fuera de la Universidad, así
como de la Unidad Académica de Chapulhuacán.
 Eficientar el mecanismo de comunicación interna, aprovechando los recursos y
tecnologías de información.
 Optimizar el control de los documentos del sistema de gestión de calidad a través de
permisos de acceso.
 Incrementar la eficiencia y productividad del personal.
 Mejorar la administración centralizada del sistema de gestión de calidad.
 Ahorros de recursos tales como el tiempo y fotocopiado.
 Aumenta la seguridad de la información, evitando con ello daños
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2.2- Impacto en el Fortalecimiento de la Agenda de Modernización e
Innovación del Gobierno (AMIGO).
La aplicación de herramientas digitales para la mejora del sistema de gestión de calidad a
través de la intranet de la Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji, impacta en las
siguientes líneas de acción de la Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador
(AMIGO); Profesionalización del Servidor Público, Mejora Regulatoria / Simplificación
Administrativa, Desarrollo Informático y Automatización.
2.3- Personal Involucrado en la Mejora del Proceso.
Para el desarrollo e implantación de las herramientas digitales de la documentación del
sistema de gestión de calidad a través de la intranet, se requirió de la participación de dos
personas adscritas al Departamento de Sistemas y al Departamento de Calidad; por otra
parte para verificar el mantenimiento, operación y madurez se requirió del involucramiento
de todos los responsables de los procesos declarados de la Universidad. Así como la
aceptación del Organismo Certificador en cumplimiento al punto de control de documentos
de la norma ISO 9001:2000.
2.4- Alcance de los Beneficios.
Los beneficios descritos en el punto 2.1 de este informe, impactan directamente al personal
Directivo, Docente y Administrativo de la Universidad, ya que permite el ahorra de recursos
materiales e incrementa la eficiencia y eficacia de la comunicación interna, así como la
productividad del personal, proporcionando una mejora continua en el sistema de gestión
de calidad.
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2.5- Impacto del Beneficio Final.
La aplicación de las herramientas digitales de la documentación del sistema de gestión de
calidad de la Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji, permite asegurar una comunicación
eficiente y eficaz, así como consolidar más el sistema de calidad en beneficio del
alumnado, usuarios y personal de la Institución.
3.- CLIENTES
3.1- Ciudadanos Beneficiados.
La aplicación de las herramientas digitales de la documentación del sistema de gestión de
calidad de la Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji, ha beneficiado particularmente a
todo el personal Directivo, Docente y Administrativo de la Institución, lo cual permite brindar
un servicio de calidad bajo parámetros estándares de calidad a los estudiantes de todos los
Programas Educativos tanto de la Universidad como de la Unidad Académica de
Chapulhuacán.
3.2- Identificación del Servicio.
La aplicación de las herramientas digitales de la documentación del sistema de gestión de
calidad de la Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji, se proporciona mediante la intranet
institucional, constituyéndose como aplicaciones informáticas de acceso mediante la red de
datos disponible en la Universidad.
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4- IMPACTO EN LOS EMPLEADOS.
4.1- Impacto de la Práctica para los Empleados.
La práctica reportada ha tenido un impacto de manera proactiva en el desempeño de las
funciones de todo el personal que labora en la Universidad, lo que ha permitido la fluidez de
la información en los lugares de uso, dando con ello respuesta inmediata para la mejora del
servicio educativo mediante la medición de los indicadores de desempeño, a través de
evidencias objetivas, así como la efectividad de la administración del sistema de gestión de
calidad.
4.2- Nivel de Involucramiento de los Empleados en el Proceso de
Cambio.
El involucrar al personal de la Institución en este tipo de prácticas es inicialmente lograr que
se interesen en el uso de la tecnología haciendo que los Directivos los conduzcan a través
del ejemplo; posteriormente se busco su participación en el desarrollo del proyecto desde
su inicio, antes, durante y después de su implantación, logrando de esta manera crear un
sentido de pertenencia y por consiguiente su convencimiento para este tipo de mejoras.
5- PROCESOS.
5.1- Mejora, Innovación, Modernización y Rediseño del Proceso Derivado
de la Práctica.
La aplicación de las herramientas digitales de la documentación del sistema de gestión de
calidad de la Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji, se ha mejorado derivado de la
operatividad del mismo, permitiendo establecer una estructura de fácil consulta para los
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usuarios, desarrollando clasificaciones por área y permitiendo la visualización del
procedimiento en pantalla con sus respectivos registros en la parte superior, disminuyendo
con ello la confusión de la utilización y duplicidad de la documentación declarada en el
sistema de calidad.
5.2- Viabilidad de la Implantación de Procesos Similares.
En el contexto Estatal, Nacional e Internacional, este tipo de práctica puede ser
desarrollada de acuerdo a las necesidades y especificaciones de cada Organización, por lo
que existe una alta viabilidad de reproducción de esta práctica con costos nulos.
6- LÍNEAS DE ACCIÓN.
La aplicación de herramientas digitales para la mejora del sistema de gestión de calidad a
través de la intranet de la Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji, impacta en las
siguientes líneas de acción de la Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador
(AMIGO):
 Profesionalización del Servidor Público. La práctica descrita, ha permitido
mejorar las condiciones para potenciar el capital humano de la Universidad
Tecnológica de Tula – Tepeji, mediante la capacitación y competencias del
personal, ya que constituyen elementos que fortalecen la productividad y eficiencia.
 Mejora Regulatoria / Simplificación Administrativa. La práctica descrita ha
permitido la simplificación administrativa y mejora continua de los procesos,
fomentando y promoviendo la cultura del uso de las tecnologías de información y
comunicaciones, en la mejora del servicio educativo mediante el sistema de gestión
de calidad.
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 Desarrollo Informático y Automatización. La práctica descrita, fomenta la
comunicación y colaboración digital, optimizando el uso de plataformas informáticas
y de comunicaciones, constituyendo nuevos mecanismos de comunicación interna
para mejorar los procesos declarados en el sistema de gestión de calidad.
7- CONCLUSIONES.
La aplicación de herramientas digitales de la documentación del sistema de gestión de
calidad de la Universidad Tecnológica de Tula-Tepeji, permite asegurar una comunicación
eficiente y efectiva, en beneficio del alumnado, usuarios y personal tanto de la Universidad
como de la Unidad Académica de Chapulhuacán.
Debido a la utilización de tecnología web, la inversión para la implantación de este tipo de
práctica en las dependencias interesadas es nula, sin embargo va a permitirles alinear las
estrategias
de
comunicación
y
modernización
logrando
con
ello
organismos
gubernamentales más eficientes y productivos.
8- ANEXOS.
Recertificación del Sistema de
Gestión de Calidad bajo la Norma
ISO 9001:2000 de la Universidad
Tecnológica de Tula-Tepeji.
Otorga: ABS Quality Evaluations
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Recertificación del Sistema de
Gestión de Calidad bajo la Norma
ISO 9001:2000 de la Unidad
Académica de Chapulhuacán
Otorga: ABS Quality Evaluations
Acreditación
del
Programa
Educativo de Contaduría
Otorga: Consejo de Acreditación en
la Enseñanza de la Contaduría y
Administración, A.C.
Acreditación
del
Programa
Educativo de Comercialización
Otorga: Consejo de Acreditación en
la Enseñanza de la Contaduría y
Administración, A.C.
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Acreditación
del
Programa
Educativo de Electrónica y
Automatización
Otorga: Consejo de Acreditación de
la Enseñanza de la Ingeniería A.C
Acreditación
del
Programa
Educativo
de
Procesos
de
Producción
Otorga: Consejo de Acreditación de
la Enseñanza de la Ingeniería, A.C.
Acreditación
del
Programa
Educativo
de
Tecnología
Ambiental
y
Mantenimiento
Industrial
Otorga: Consejo de Acreditación de
la Enseñanza de la Ingeniería A.C
Reconocimiento por contar con el
100%
de
la
matricula
en
Programas Educativos de buena
calidad, de acuerdo al Sistema
Nacional de
Evaluación y
Acreditación.
Otorga: Secretaria de Educación
Pública
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