CONTRALORIA GUIA # 1 Como antecedentes y para poder ubicar de una manera útil y práctica el campo de acción de la Contraloría, es muy importante mencionar que ésta es parte integrante del Proceso Administrativo de una organización, el cual consta de cuatro pasos y es comúnmente aceptado en el siguiente orden de conceptos: Planeación – Organización – Dirección – Control. Adicional a lo anterior, es conveniente comentar que la Contraloría surge de la necesidad de contar, dentro de una organización, con procedimientos regulados mediante políticas (previamente analizadas) aplicadas estrictamente a todas las áreas de la entidad con la finalidad de que se cumplan los objetivos institucionales establecidos, y como un criterio personal, buscando en todo momento un beneficio conjunto para todos los integrantes directos e indirectos que trabajan con y para la organización. ¿Qué es la Contraloría y sus funciones? El área financiera y de contraloría está constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos de una empresa, a mantener los sistemas de información adecuados para el control de activos y operaciones de dicha empresa ya proteger el capital invertido ... ¿Qué tipos de control aplica la Contraloría? Control Financiero. ... Control de Legalidad. ... Control de Resultados. ... Revisión de Cuentas. Definición de control interno El concepto que nos ocupa tiene distintas acepciones y campos de acción para su aplicación, esto debido a la gran variedad de giros y objetivos para los cuales se quiera implementar un control en la operación y administración de cada entidad, siendo estos últimos los mas comunes, aquellos que tienen que ver de manera general con la salvaguarda y la optimización de los diversos recursos con los que cuenta una organización. De acuerdo a lo anterior y para poder entender de una manera sencilla lo que es el Control Interno tomaremos la siguiente definición: Control Interno consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Objetivos específicos de la contraloría En cada organización, y dependiendo del giro y ámbito en el que se desarrollen sus operaciones, se van a establecer sus objetivos generales. Partiendo de lo anterior, se tendrán que establecer los objetivos específicos en cada área, y para tal efecto será conveniente considerar los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa. Funciones y actividades generales del contralor Con la finalidad de definir en el orden de trabajo, las funciones y actividades propias del Contralor, a continuación se detalla una breve explicación del proceso de la Contraloría en una organización: 1.-De Inducción y ubicación de las áreas con problema y de mejora. En una primera instancia, y pensando en que aquí comienza la labor del Contralor, es muy importante la inducción mediante el conocimiento de la historia de la empresa, los procesos actuales, las políticas vigentes, las técnicas, los métodos y los sistemas utilizados en todas y cada una de las áreas de la empresa y los objetivos específicos que se persiguen; Asimismo y con igual importancia, es indispensable conocer a todas las personas encargadas de cada una de las funciones y actividades en la organización. Para una mejor coordinación del trabajo, será necesario que todo lo anterior sea entregado al Contralor por escrito para su posterior consulta. Una vez teniendo la información referente a los diferentes movimientos y operaciones de la empresa, así como de quienes los llevan a cabo, se tendrá que trabajar en el análisis de la situación financiera de la organización y los resultados recientes de su operación, en colaboración con el departamento contable. Lo anterior con la finalidad de detectar de manera general las probables inconsistencias, áreas de problema y oportunidad en las que se tengan que establecer controles para su mejora y/o corrección, definiendo prioridades y la mecánica de trabajo para la elaboración de propuestas, su análisis y la aprobación de éstas para su aplicación. 2.- De Salvaguarda y Legalidad. Durante el proceso de elaboración de propuestas para el establecimiento de procedimientos, reglas, políticas, etc., será de vital importancia considerar en todo momento la salvaguarda de todos los recursos con que cuenta la organización por ejemplo mediante la asignación de responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad de la información importante de la organización , y todos aquellos aspectos que por su delicadeza requieran una especial atención. Para lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos que de las actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que fundamentar de manera razonable el criterio utilizado para establecer los controles necesarios en la empresa, considerando siempre el plasmar los motivos, los procedimientos y los beneficios de lo que se pretende lograr. Además de lo anterior, deberá estar debidamente documentado en un marco de legalidad que permita dar seguridad a los directivos, socios o accionistas principalmente, de saber que se esta actuando dentro de los estatutos de la normatividad y la legislación aplicable vigente. 3.- De Operación. Los propios procedimientos y técnicas aplicadas por el Contralor para desarrollar su trabajo, serán sus funciones de operación. Para tal efecto, el desempeño del Contralor deberá basarse principal y estrictamente en Códigos de Ética, ya que el perfil de su puesto exige de primera mano el dirigirse con imparcialidad, respeto y apego a la razón en cada una de sus actividades, toda vez que los reglamentos, las políticas y los procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medida del área de Contraloría y en específico de su encargado. Las funciones de operación del Contralor exigen además un orden y una organización en todos los sentidos, además de una adecuada secuencia y seguimiento para el logro de los objetivos planteados, que se darán de acuerdo a las prioridades mas urgentes y/o indispensables para la organizacion. Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado (a diario) y capacitado (eventualmente) en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le permitirá visualizar de manera mas objetiva probables dificultades y/o oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por parte de la alta dirección. En las operaciones relativas al giro de la empresa, la función del Contralor en una primera instancia, debe estar encaminada hacia lograr la efectividad y productividad en dichas operaciones, así como de que éstas se lleven a cabo de la manera mas eficiente y oportuna; en conclusión lo que se buscará será realizar (de acuerdo a los procedimientos establecidos para tal efecto) las operaciones (que pueden ser también funciones y actividades) para lograr un producto y/o servicio de calidad, mediante la optimización de los tiempos y el correcto aprovechamiento de los recursos destinados para tal fin. 4.-De Información. En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el propio Contralor genera y debe utilizar, así como aquella que en general es desarrollada en toda la organización. La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general será estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las veces con datos internos que servirán de base para la elaboración de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones para las situaciones y momentos mas importantes de una organización. Por lo tanto el responsable de la Contraloría, deberá guardar con ética, el conocimiento que tiene de toda la información de la entidad para la cual labora. Por otra parte, la información desarrollada y generada en toda la organización, deberá estar al alcance del Contralor, en la medida en que se haya determinado dicho alcance por parte de los altos directivos de la organización. Por lo anterior, y en general por el uso de información interna por parte de todos los integrantes de la empresa, es recomendable celebrar con cada empleado convenios de confidencialidad, y con ello procurar el buen uso de la información. Es muy importante que se considere que para una mejor interpretación de la información, ésta deberá ser clara y contar con el mayor detalle posible, sobre todo en las cuestiones contables y financieras, ya que lo anterior permitirá identificar de manera mas rápida y eficiente aquellos conceptos específicos en donde se este mermando la productividad de la empresa, así como detectar las probables áreas de oportunidad y mejora, para incrementar la rentabilidad de la organización. Existen sistemas integrales que permiten llevar a detalle el registro de toda la información generada por una organización, y en la actualidad es una ventaja competitiva el contar con sistemas unificados en los que el cruce de información sea más práctico y eficiente por su automatización, ya que el contar con varios sistemas en los que se tenga que migrar ó dar interfaz a los datos, afectará los tiempos y la seguridad en el manejo de la información. Por lo tanto, en caso de no contar con un sistema integral confiable y reconocido, será conveniente valorar la implementación planeada de uno. Por último en este punto, es importante tomar en cuenta que independientemente del tamaño de la organización, el área de informática jugará un papel muy importante para lograr la correcta implementación, manejo y aprovechamiento de los sistemas utilizados para la generación y uso de la información en general de la empresa, por lo que se debe de considerar el hecho de tener en dicha área a personal profesional discreto y actualizado en la materia. 5.-De Implementación. Tal como ya se ha mencionado anteriormente, la implementación de las técnicas, procedimientos, normas y políticas para llevar a cabo las operaciones y funciones por parte de todos los integrantes en los procesos de trabajo de una organización, dependerá de varias situaciones. Entre las más importantes, se encuentra el giro de la empresa, el alcance del Contralor y los objetivos específicos que se pretenden lograr. De ahí, que una vez analizadas las diferentes áreas de la empresa, así como sus procesos y la efectividad obtenida mediante los procedimientos y lineamientos actuales, será necesario identificar aquellos puntos donde el trabajo del Contralor se enfocará para la detección y corrección de malos usos y manejos, para la mejora y/o renovación de procedimientos y reglas que permitan aprovechar eficientemente los recursos y obtener los mejores resultados. En el trabajo del Contralor se debe considerar para poder llevar a cabo lo anterior, todos los aspectos internos y externos que afecten el concepto analizado para estar en posición de tomar en cuenta todos los beneficios y consecuencias de lo que se pretende implementar. Es recomendable que cualquier implementación que se haga, sea establecida por escrito e informada a todos los involucrados, y cuente con una clara fundamentación documentada que permita el entendimiento de los motivos por los cuales se esta llevando a cabo, además de que deberá especificarse claramente los procedimientos a seguir y las reglas y políticas aplicables, los beneficios y el objetivo de dicha implementación. Como lo anterior tiene que estar previamente analizado y acordado por parte de los directivos que aplican la toma de decisiones, es necesario que la autorización de la implementación de un procedimiento y/o política, se haga por escrito mediante firma autógrafa de los responsables, y se acuse de recibo por parte de todos los involucrados informados. 6.-De Evaluación. Una de las partes integrantes del trabajo del Contralor, es la que permitirá conocer los resultados de los procedimientos, procesos, políticas y reglas establecidas. Por sentido común podemos conocer fácilmente si los objetivos se cumplieron ó no, pero es indispensable poder identificar no solo si se logro una meta, sino tener claro en que medida ó proporción se alcanzó lo que se pretendía, así como los factores que intervinieron para haber llegado a los resultados obtenidos. Por lo tanto, será necesario que se cuente con técnicas de evaluación que en pocas palabras, nos digan el porque de dichos resultados, y nos den pauta para corregir las posibles deficiencias ó para mejorar aún mas lo ya implementado. 7.-De Proyectos. Por último, y una vez evaluados los resultados obtenidos en el proceso de trabajo del Contralor, ya sea en la revisión de un solo objetivo ó de varios en conjunto, se podrá estar en posición de determinar los proyectos a futuro para el sostenimiento de la organización , proyectando los distintos escenarios en los que puede encajar la organización y definiendo de acuerdo a las estimaciones económicas y financieras el mejor de los destinos. Para tal efecto, el Contralor se tendrá que apoyar de un adecuado análisis financiero que permita a los altos directivos y a los miembros del consejo de administración tomar la mejor decisión, para permanecer de manera sólida en el mercado y buscar siempre ser una organización líder Los proyectos constituyen siempre, el deseo de mejorar y en algunos de los casos, también el propósito de crecer La contraloría basada en el sentido humano Con regularidad podemos ver que en algunas organizaciones el enfoque que se le da a la Contraloría tiene que ver con el cambio de esquemas y sistemas de trabajo tradicionales mediante la implementación de controles que en muchos de los casos, quienes tienen que llevarlos a cabo no están dispuestos a realizarlos porque les representa eso: Un Cambio. Y en este sentido, los directivos con tal de lograr los objetivos que son exigidos por parte de los dueños de las empresas, los socios y los accionistas, realizan “lo que sea necesario” para obtenerlos, incluyendo malos tratos, sobreexplotación, injustas remuneraciones e incluso el despido. Si bien es cierto que la Contraloría para que sea efectiva debe ser estricta y se debe realizar con disciplina considerando la apertura al cambio, también es cierto que dentro de las mismas técnicas de control, se deben implementar aquellas que tienen que ver con un digno trato y empatía con los responsables (ejecutivos, empleados y trabajadores) de la ejecución de los procedimientos aprobados, previendo que en todo momento se proteja principalmente la integridad del recurso humano y se promueva su desarrollo tanto en lo profesional, como en lo personal; y teniendo en cuenta que las personas representan en cualquier lugar y situación, el recurso mas importante de una organización. Por lo tanto y en base a lo anterior, si los objetivos específicos más importantes contemplan beneficios para este importante recurso, mediante un adecuado apego a principios y valores humanos que engrandezcan su labor en la empresa, se estará asegurando en gran medida el correcto proceso productivo de una organización.
