“AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” TRATAMIENTO DE ARCHIVOS CURSO: GESTION DOCUMENTARIA FARMACEUTICA DOCENTE: MARIBEL POSITO INTEGRANTES : TOMANGUILLA ZUMAETA, ROSA ROMERO CÉSPEDES, CAROLINA LUZ GARAYAR HERNÁNDEZ, CESAR PAREDES CALDERÓN, LELIA VERONICA HURTADO MEJÍA, EDIN LENGUA SÁNCHEZ, ALEJANDRO CRUZ HUAMAN, KEVIN HEYLEEN Aula: 4mft21 - 18 Farmacia técnica Turno: mañana TRATAMIENTO DE ARCHIVOS Cuida el medio ambiente, recicla los residuos generados y sigue nuestros procedimientos de gestión ambiental, según acreditan nuestras certificaciones en Calidad, Seguridad en la Información y Medio Ambiente, según las normas ISO 9.001, ISO 14.001 e ISO 27.001. DEFINICION • • Consiste en un conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene por objeto su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles y útiles al usuario. El objeto de estudio se ha dirigido desde los archivos a los acervos orgánicos de la documentación; y desde sus procesos en la fase final de la vida, es decir, en los archivos históricos. KEVIN CRUZ Sistematiza las tareas del archivo en las siguientes fases: IDENTIFICACION • • VALORACION DESCRIPCION El tratamiento de archivo garantiza que el personal que realiza este servicio son profesionales adecuadamente formados y que conocen perfectamente la legislación vigente en materia de confidencialidad de datos. Tiene un seguro de responsabilidad civil frente a terceros y un seguro de daños en todos sus centros documentales que cubre el valor extrínseco de la documentación depositada. ARCHIVISTICA ARCHIVO DEFINICION: CONCEPTO: •Proceso de ordenar, clasificar y conservar de manera adecuada los documentos en un lugar determinado, física y / o digitalmente. •Es aquella ciencia que se ocupa de la gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de los Archivos •Edificio o local, en que se lleva a cabo un servicio especializado, cuya misión consiste en recibir, clasificar, guardar, custodiar y facilitar documentos públicos o privados , que contienen datos en un formato determinado estos disponen de los datos que se encuentran dentro del archivo ARCHIVAR SIGNIFICADO: •Guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma mas rápida posible. VERONICA PAREDES Beneficios del archivo Mantiene, la conservación y ordenamiento de documentos. Ofrece un servicio eficiente, limpio y transparente. Garantiza la información correcta VERONICA PAREDES ESTRUCTURACION DOCUMENTO: registro en físico, de información independiente que transmite el conocimiento humano y en lo que tenga valor representativo. (libros, fotografías, laminas, mapas, informes, cintas, discos, sellos, etc) YOEL HURTADO DOCUMENTO DE ARCHIVO (D.A) O ARCHIVO DE GESTION (A.G): registro de información producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, con valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural, siendo objeto de conservación. DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO (D.A.I): sirven de anexo entre una diligencia y otra para completar, Informar, y apoyar la gestión del expediente, pero sin ser parte de el, perdiendo su valor tan pronto Termina el tramite del expediente TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD) Los documentos que constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio o soporte de la información, como el papel, las cintas magnetofónicas o discos ópticos, entre otros, que forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo: • • • • • Archivos audiovisuales Fílmicos Sonoros Fotográficos Informáticos Así mismo, pueden tener diferentes fechas y formas. El objetivo fundamental del tratamiento de archivos Es conseguir que toda la información relevante de una organización sea asequible de una forma rápida y eficaz, dispone de técnicos expertos que pueden ayudarle a mejorar la gestión de los documentos de archivo en su empresa. FINALIDAD Y IMPORTANCIA La finalidad de un archivo está directamente relacionada con las necesidades de su utilización por la Administración para el desarrollo de su gestión y objetivos, y sobre todo para el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Así, los archivos tienen por meta disponer de manera organizada la documentación que conservan, de la manera que mejor permita la recuperación e integridad de la información institucional y su preservación.” El archivo representa tanto para los individuos como para las organizaciones la evidencia memorística de la conservación de documentos, físicos y digitales, teniendo en consideración que sólo se conservan aquellas evidencias de real importancia y utilidad. La importancia de los archivos se deriva de ser consustanciales a la organización y funcionamiento del Estado, son también una parte fundamental y constitutiva de la administración, instrumentos básicos en la definición de las políticas y finalidades de las instituciones, son manifestaciones concretas de la gestión y soporte de la modernización, permiten tomar decisiones basadas en antecedentes y por sus valores se convierten en fuentes para la historia y componentes del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Importancia del archivo Para una organización o empresa es un ingrediente fundamental para su funcionamiento. Permite clasificar y guardar de manera ordenada y sistemática. Permite encontrar rápidamente información deseada. Es un auxilio para la memoria de las personas o una colectividad entera CAROLINA ROMERO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DEL PERU SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO • Tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el Archivo General de la Nación. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO • El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental. SISTEMA DE ARCHIVOS REGIONALES • Son organismos dependientes técnicamente del Archivo General de la Nación con personería jurídica de Derecho Público interno, con autonomía administrativa y económica. Conducen las actividades archivísticas del sistema en su jurisdicción. • La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan. Clasificación por materias • Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado. Clasificación orgánica: Clasificación funcional CLASIFICACION • Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten. • Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad. por por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del fondos mismo tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad. por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto. por por documentos series, sueltos. por documentos sueltos. • por expedientes TIPOS DE ARCHIVOS POR GRADO O FRECUENCIA DE UTILIZACION (de acuerdo a su necesidad del día a día de la empresa) - Archivos Activos o Archivos de Gestión. - Archivos Semiactivos. - Archivos Inactivos. POR LUGAR DE EMPLAZAMIENTO (de acuerdo a su organización) - Archivos generales o Archivos Centralizados - Archivos Descentralizados o Archivos Parciales - Departamentales o por secciones (mixtos) POR LAS NECESIDADES PROPIAS DE LA EMPRESA (de acuerdo a la clasificación personal para cada colaborador) ALEJANDRO LENGUA SANCHEZ ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO (OFD) La OFD de un archivo, responde a las necesidades de proporcionar una estructura lógica al fondo documental, y de facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos y para ello realiza previamente las tareas de clasificación, ordenación e instalación del fondo, en ese orden. CLASIFICACION Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original ORDENACION Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros, de acuerdo con un criterio establecido de antemano, aplicándose a diversos elementos o en diferentes niveles: documentos, expedientes, series, etc. INSTALACION Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas, legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones, series, subseries o numeración correlativa. BACKUP se entiende por un backup (del inglés: back up, “respaldo”, “refuerzo”), respaldo, copia de seguridad o copia de reserva a una copia de los datos originales de un sistema de información o de un conjunto de software (archivos, documentos, etc.) que se almacena en un lugar seguro o una región segura de la memoria del sistema, con el fin de poder volver a disponer de su información en caso de que alguna eventualidad, accidente o desastre ocurra y ocasione su pérdida del sistema. En otras palabras, se trata de una copia por si acaso que, usualmente, se actualiza cada cierto tiempo como medida de seguridad CESAR AUGUSTO GARAYAR ¿Cómo realizar un back eficaz? Para realizar un backup suelen seguirse los siguientes pasos: Selección. Almacenamiento. •Del material clave a respaldar: información irremplazable, de gran valía económica, etc. •En un sistema seguro de acuerdo a las posibilidades del individuo o de la organización. Si es posible, se debe hacer un respaldo local (propio) y un respaldo externo (en otra empresa o servicio) que resulte conveniente. Actualización • . Del respaldo tomando en cuenta los datos modificados de la información a guardar y la frecuencia con que se los modifica, de modo que el backup esté siempre lo más al día posible y la pérdida de información se minimice. Existen numerosos programas, páginas, empresas y servicios en línea que ofrecen planes de backup y recuperación de datos. El sector de la seguridad informática es, en un mundo cada vez más digitalizado, un área informática en continuo crecimiento. TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ROSA TOMANGUILLA ZUMAETA Se encarga de conservar, custodiar, administrar clasificar ordenar e interpretar colecciones de documentos que se conservan para ser fuente de consulta y utiles en sus diversos fines. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos , con la finalidad de tener un archivo organizado y de fácil acceso a la información. DESCRIPCIÓN DOCUEMNETAL Se utilizan instrumentos descriptivos como inventarios, guías y catálogos que son medios que permiten conocer, localizar y controlar los documentos que produce una unidad orgánica. SELECCIÓN DOCUMENTAL Consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales para predeterminar los períodos de retención, orientadas a la transferencia y eliminación de documentos. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Consiste en mantener la integridad física del soporte y texto de los documentos a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. SERVICIO ARCHIVÍSTICO Consiste en poner a disposición de los usuarios los documentos con fines de información, satisfaciendo la demanda de información. MESA REDONDA DESPUÉS DE REALIZAR ESTE TRABAJO PUEDO DEFINIR QUE LOS CONCEPTOS DE ARCHIVO, SON MUY IMPORTANTES PARA NUESTRO DESARROLLO EN NUESTRA CARRERA Y CENTRO DE TRABAJO . Es muy importante tener un buen manejo de archivar los documentos ya que el archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, y así como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos. También tener en cuenta que a veces un papel se nos suele perder y sino sabemos organizarlo bien también existe la documentación digital que nos ayudara a tener un buen método eficaz para la activación de documentos. EL BACKUP.SU IMPORTANCIA RADICA EN LA RECUPERACIÓN DE DATOS ORIGINSLES. LAS COPIAS DE SEGURIDAD SON ÚTILES ANTE DISTINTAS CIRCUNSTANCIAS , COMO: CORTES DE LUZ, CATÁSTROFES INFORMÁTICAS, NATURALES, O ATAQUES DE GUERRA, ETC. Hoy en día la archivística permite que los documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general El tratamiento de archivo nos permite su organización y conservación de documentos, también nos ayuda a poder clasificar e identificar los documentos archivados, ayudar al usuario con su información, a localizar de manera rápida los archivos que se a enviado y recibido , que puede proteger el medio ambiente reciclando los residuos. el objetivo del archivista es mantener el orden lógico de la documentación de las empresas, con una serie de codificaciones y protocolos para conservar la información o la fuente inicial, desde su creación y así mantener el establecimiento en regla y no tener problemas de documentación Cuando hablamos de gestión documental, nos referimos a una amplia gama de procesos, protocolos y servicios enfocados en el manejo y administración de los diferentes tipos de documentos que se generan y se reciben en las empresas; sin embargo, pese a lo que se cree, este no es un procedimiento 100% mecánico, lo que significa que es necesario tener a un experto que pueda coordinar, administrar y analizar todo lo relacionado a esta gran labor. Es en este punto donde aparece el archivista, un profesional capacitado para realizar todas las gestiones necesarias. Para no olvidar: La misión de un archivo es el acceso oportuno a documentos debidamente organizados y conservados http://www.essalud.gob.pe/archivo-central-delseguro-social-de-salud-essalud-4/ Fuente: https://concepto.de/backup/#ixzz7WTPAQ2H0 MUCHAS GRACIAS
