procedimiento para elaborar e integrar la carpeta

SISTEMA NACIONAL PARA
INTEGRAL DE LA FAMILIA
EL
DESARROLLO
Versión
dictaminada
por
el
Comité
de
Mejora
Regulatoria Interna (COMERI), el día __ de _______ de
_____, la cual entre en vigor a partir del día de su
publicación en la Normateca Interna.
Sistema Nacional para el Desarrollo
Integral de la Familia
Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
ÍNDICE
1. OBJETIVO ................................................. 3
2. ALCANCE .................................................. 4
3. DEFINICIONES ............................................. 5
4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD ................................ 7
5. DIAGRAMA DE FLUJO ........................................ 9
6. DESARROLLO. ............................................. 15
7. REFERENCIAS ............................................. 21
8. ANEXOS .................................................. 22
Elaboró::
Aprobó:
Vo. Bo.:
Clave:
Fecha:
Página: 2
la
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Integral de la Familia
Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
la
1. OBJETIVO
Proveer al Responsable de la elaboración e integración de la carpeta,
los elementos necesarios para llevar a cabo la Sesión de la Junta de
Gobierno,
con
el
propósito
de
garantizar
el
cumplimiento
de
lo
establecido en la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su
Reglamento; Ley de Asistencia Social y el Estatuto Orgánico del Sistema
Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.
Clave:
Fecha:
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Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
la
2. ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos es de aplicación directa al Titular
del Organismo, Oficialía Mayor, Dirección de Gestión y Desarrollo
Estratégico
de
la
Oficialía
Mayor,
Departamento
de
Proyectos
Estratégicos de la Oficialía Mayor y Dirección de Tecnologías de la
Información.
Clave:
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3. DEFINICIONES
3.1.- Acta de la Sesión: Documento que da constancia de los hechos,
acuerdos y decisiones adoptadas en la celebración de una sesión,
redactada por el Secretario Técnico del Cuerpo Colegiado.
3.2.- Acuerdo: Es la resolución o disposición adoptada sobre algún
asunto presentado y tratado en el seno de la H. Junta de Gobierno o del
Comité de Control y Auditoria. Representa un compromiso que
invariablemente se debe atender.
3.3.- Calendario de Sesiones: Consiste en la relación de fechas de cada
una de las sesiones que llevará a cabo la H. Junta de Gobierno en el
transcurso de un año.
3.4.- Carpeta Ejecutiva de Trabajo: Conjunto de documentos que integran
los informes y las propuestas de acuerdo para la celebración de una
sesión.
3.5.- Guía de Conducción: Documento que consiste en una narrativa breve
y detallada de una sesión de Junta de Gobierno, que sirve de base para
quien la preside.
3.6.- H. Junta
de Gobierno:
Cuerpo Colegiado integrado
por
representantes de diferentes Dependencias y Entidades que constituye la
máxima autoridad del Organismo.
3.7.- Instrumentos Normativos: Los principales que regulan el
funcionamiento de la H. Junta de Gobierno, son: Ley Federal de las
Entidades Paraestatales y su Reglamento; Ley de Asistencia Social y
Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de
la Familia.
3.8.- Orden del Día: La relación de asuntos que se presentarán y
desahogarán en una sesión por parte del Cuerpo Colegiado.
Clave:
Fecha:
Página: 5
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Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
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la
3.9.- Sesión: Es la reunión que se celebra de manera ordinaria o
extraordinaria para tratar una serie de asuntos que deben ser aprobados
y del conocimiento del Órgano de Gobierno.
3.10.- Sesión Extraordinaria: Es aquella que debe ser convocada con al
menos tres días de anticipación por la urgencia de los puntos a tratar.
3.11.- Sesión Ordinaria: Es aquella que se establece celebrar por
trimestre, en un calendario de sesiones aprobado por los integrantes de
la H. Junta de Gobierno, en la primera sesión ordinaria de cada ejercicio
fiscal.
Clave:
Fecha:
Página: 6
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Carpeta Ejecutiva
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4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD
4.1.- Titular del Organismo: Autoriza el contenido de la Carpeta
Ejecutiva de Trabajo que se presentará durante la sesión de la H. Junta
de Gobierno a celebrar.
4.2.- Oficial Mayor: Revisa y da Vo. Bo. al contenido de la Carpeta
Ejecutiva de Trabajo que se presentará para autorización del Titular
del Organismo.
Entregar con calidad y oportunidad la Carpeta Ejecutiva de Trabajo a
los integrantes de la H. Junta de Gobierno, en apego a los diversos
instrumentos normativos.
4.3.- Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico: Coordinar la
elaboración trimestral de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se envía
a los integrantes de la H. Junta de Gobierno.
4.4.- Departamento de Proyectos Estratégicos:
Elabora e integra la Carpeta Ejecutiva de Trabajo.
Integra el seguimiento de los acuerdos de la H. Junta de Gobierno.
Resguarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en los archivos del
Departamento de Proyectos Estratégicos de Oficialía Mayor, para evitar
su extravío.
Asegura que los documentos estén disponibles para su utilización y/o
consulta.
Recaba las firmas de los integrantes de la H. Junta de Gobierno en el
Acta de la Sesión.
Genera contraseña
Organismo, así como
Junta de Gobierno,
durante la sesión a
para cada uno de los Directores Generales del
cargar los archivos al Portal de Internet de la H.
a fin de que cuenten con la información a tratar
celebrar.
4.5.- Dirección de Tecnologías de la Información: Mantiene actualizado
y en operación el Portal de Internet de la H. Junta de Gobierno que
permita la carga de información de la sesión a llevarse a cabo.
Clave:
Fecha:
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Carpeta Ejecutiva
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la
5. DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS
ESTRATÉGICOS
UNIDADES
ADMINISTRATIV
AS
DIRECCIÓN DE
GESTION Y
DESARROLLO
ESTRATEGICO
SECRETARÍA
TÉCNICA
OFICIALÍA
MAYOR
TITULAR DEL
ORGANISMO
DIRECCIÓN
DE
TECNOLOGIA
S DE LA
INFORMACIO
N
DOCUMENTOS
Inicio
1.1
Consulta
calendario
sesiones.
Solicita
electrónica
seguimiento
propuesta
acuerdos.
de
2.1
vía
y
de
3.1
4.1
Recibe propuestas
de
acuerdos
y
seguimientos.
Revisa
información
Remiten
solicitu
d
de
acuerdos
y
seguimie
ntos
Formato
para
propuest
as
Formato
seguimie
nto
acuerdos
NO
Proce
de
2.
1
SI
4.2
Formato
Orden
del Día
Integra
Carpeta
Ejecutiva
4.3
Guarda la Carpeta
Ejecutiva
de
Trabajo
en
Formato "pdf"
Clave:
A
Fecha:
Página: 9
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Integral de la Familia
Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
la
A
5.1
6.1
Elabora Carátula
de
la
Carpeta
Ejecutiva
de
Trabajo
Instruy
e
elabora
ción de
Carátul
a
de
Carpeta
Ejecuti
va
de
Trabajo
Formato
Carátula
7.1
6.2
Remite documento
a la Dirección de
Gestión
y
Desarrollo
Estratégico para
Vo.
Bo.
del
Secretario
Técnico
Revisa y
remite
documen
to
al
Secreta
rio
Técnico
para Vo.
Bo.
8.1
Revisa
el
documen
to
NO
Proce
de
SI
9.1
10.1
Digitaliza
documento
imprime.
e
10.2
Reproduce Carpeta
Ejecutiva
de
Trabajo para Vo.
Bo.
Recibe
document
os
e
instruye
.
5.
1
8.2
Rubrica
documen
to
y
remite
B
Clave:
Fecha:
Página: 10
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Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
B
10.3
Remite
a
Dirección
Gestión
Desarrollo
Estratégico
Vo. Bo.
11.1
Revisa y
remite al
Secretar
io
Técnico
para Vo.
Bo.
la
de
y
para
12.1
Revisa
Carpeta
Ejecuti
va
de
Trabajo
.
NO
10.2
Proce
de
SI
12.2
15.1
16.1
Reproduce
integra
Carpetas
Ejecutivas
Trabajo.
C
Clave:
e
la
de
Recibe
carpet
a
e
instru
ye.
17.1
Instruye
elaborac
ión
de
Oficios
de
Convocat
oria.
Fecha:
Da Vo.
Bo.
y
present
a a la
Titular
del
Organis
mo para
su
autoriz
ación
14.1
13.1
Autoriz
a
e
instruy
e
Devuelv
e
Carpeta
a
la
Direcci
ón
de
Gestión
y
Desarro
llo
Estraté
gico
Página: 11
la
Sistema Nacional para el Desarrollo
Integral de la Familia
Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
C
18.1
Elabora
oficios
de
convocatoria
para
firma
del
Secretario
Técnico
18.2
Remite
oficios
para Vo. Bo. del
Director
de
Gestión
y
Desarrollo
22.1
Estratégico
Coordina entrega
de
oficios
de
convocatoria
22.2
19.1
Revisa y
solicita
firma al
Secretar
io
Técnico
21.1
Instruye
envío
oficios
de
convocat
oria
Envía
correo
electrónico
con
oficio
de
convocatoria
24.1
Confirma
disponibilidad
del
Portal
de
Internet y genera
nombre de usuario
y contraseña
20.1
Firma
oficios
e
instruy
e
23.1
Verifi
ca
operac
ión
del
Portal
de
Intern
et de
la H.
Junta
de
Gobier
no
D
Clave:
Fecha:
Página: 12
la
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Integral de la Familia
Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
la
D
24.2
Envía por correo
electrónico
notificación
de
celebración de la
sesión
a
los
24.3
Directores
Generales
Realiza
confirmación
de
asistencia de los
integrantes.
Integra lista 24.4
de
asistencia.
Reproduce
e
integra
las
Carpetas
Ejecutivas
de
Trabajo
del
Presidente,
Titular
del
Organismo
y
24.5
Secretario
Elabora las guías
Técnico.
de conducción
Formato
lista de
asistenc
ia
24.6
Concluye y tiene
lista la Guía de
Conducción
y
Resúmenes
Ejecutivos
FIN
Clave:
Fecha:
Página: 13
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Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
Clave:
Fecha:
Página: 14
la
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Integral de la Familia
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Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
la
6. DESARROLLO.
Actividad Desarrollo
1.1
2.1
3.1
4.1
Responsable
Consulta dentro de los primeros cinco días
hábiles de los meses de enero, abril,
julio y octubre, el calendario de sesiones
para obtener fecha de la próxima sesión
ordinaria. (1 día hábil).
Una vez confirmada la fecha de sesión,
solicita vía electrónica a las unidades
administrativas, remitan por el mismo
medio, en un plazo de 10 días hábiles, el
avance del seguimiento de acuerdos y las
propuestas e información necesaria para
integrar los diversos apartados. (10 días
hábiles)
Reciben
correo
electrónico
con
la
solicitud de información, la integran y
envían dentro del plazo establecido. (10
días hábiles)
Recibe
propuestas
y
seguimiento
de
acuerdos, revisa información y dictamina:
¿Procede?
No procede, regresa a la actividad 3.1
Si procede, continúa con la actividad 4.2
(1 día hábil)
4.2
Integra en el formato respectivo: Orden
del Día (POM-01-F4), Lista de Asistentes
(POM-01-F3), Acta de la última Sesión
Ordinaria, Propuestas de Acuerdo (POM-01F1), Seguimiento de Acuerdos (POM-01-F5);
y lo archiva de forma electrónica.
(3 días hábiles)
4.3
Guarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en
formato pdf., para prevenir alteración de
información.
(1 día hábil)
Clave:
Fecha:
Departamento
Proyectos
Estratégicos
de
Unidades
Administrativas
Departamento
Proyectos
Estratégicos
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de
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Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
Actividad Desarrollo
5.1
6.1
6.2
la
Responsable
Instruye elaboración de: Carátula de
Carpeta Ejecutiva de Trabajo (POM-01-F2)
que
incluya
clasificación
de
la
Información. (1 día hábil)
Elabora Carátula de la Carpeta Ejecutiva
de Trabajo con clasificación de la
información. (1 día hábil)
Remite documento a la Dirección de Gestión
y Desarrollo Estratégico para Vo. Bo. del
Secretario Técnico de la H. Junta de
Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)
Director de Gestión y
Desarrollo
Estratégico
Departamento
Proyectos
Estratégicos
de
7.1
Revisa y remite al Secretario Técnico de Director de Gestión y
la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), Desarrollo
el documento para su Vo. Bo. (1 día hábil) Estratégico
8.1
Revisa el documento, y dictamina:
¿Procede?
No procede, regresa a la actividad 6.1
Si procede, continúa con la actividad 8.2
(1 día hábil)
8.2
Rubrica
la
Carátula
de
la
Carpeta
Ejecutiva de Trabajo, y es devuelta a la
Dirección
de
Gestión
y
Desarrollo
Estratégico. (1 día hábil)
Recibe
los
documentos
debidamente
rubricados y los remite al Departamento
de Proyectos Estratégicos e instruye la
digitalización de la información y su
posterior resguardo. (1 día hábil).
Recibe
el
documento
mismo
que
se
digitaliza, para posteriormente realizar
la impresión de los juegos necesarios para
incluirlos
en
cada
carpeta
de
los
integrantes de la H. Junta de Gobierno y
concluir integración. (1 día hábil)
Reproduce Carpeta Ejecutiva de Trabajo
para Vo. Bo. del Secretario Técnico de la
Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día
hábil)
9.1
10.1
10.2
Clave:
Fecha:
Secretario Técnico de
la
H.
Junta
de
Gobierno
(Oficial
Mayor)
Director de Gestión y
Desarrollo
Estratégico
Departamento
Proyectos
Estratégicos
Página: 16
de
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Integral de la Familia
Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
Actividad Desarrollo
10.3
11.1
12.1
12.2
la
Responsable
Remite Carpeta Ejecutiva de Trabajo a la
Dirección
de
Gestión
y
Desarrollo
Estratégico para Vo. Bo. del Secretario
Técnico de la H. Junta de Gobierno
(Oficial Mayor). (1 día hábil)
Revisa y remite al Secretario Técnico de
la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor),
la Carpeta Ejecutiva de Trabajo para su
Vo. Bo. (1 día hábil)
Revisa el documento, y dictamina:
¿Procede?
No procede, regresa a la actividad 10.2
Si procede, continúa con la actividad
13.1.
(1 día hábil)
Da Vo. Bo. y presenta a la Titular del
Organismo la Carpeta Ejecutiva de Trabajo
para su autorización. (1 día hábil)
Director de Gestión y
Desarrollo
Estratégico
Secretario Técnico de
la
H.
Junta
de
Gobierno
(Oficial
Mayor)
13.1
Autoriza Carpeta Ejecutiva de Trabajo y Titular del Organismo
devuelve al Secretario Técnico de la Junta
de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)
14.1
Devuelve Carpeta Ejecutiva de Trabajo a
la Dirección de Gestión y Desarrollo
Estratégico e instruye lo conducente. (1
día hábil)
15.1
Solicita impresión de la Carpeta Ejecutiva Director de Gestión y
de Trabajo para los integrantes de la H. Desarrollo
Junta de Gobierno. (1 día hábil)
Estratégico
16.1
Reproduce e integra la Carpeta Ejecutiva Departamento
de
Trabajo
para
cada
uno
de
los Proyectos
integrantes de la H. Junta de Gobierno. Estratégicos
(1 día hábil)
Clave:
Fecha:
Secretario Técnico de
la
H.
Junta
de
Gobierno
(Oficial
Mayor)
Página: 17
de
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Integral de la Familia
Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
Actividad Desarrollo
17.1
18.1
la
Responsable
Instruye
elaboración
de
Oficios
de
Convocatoria para los integrantes de la
H. Junta de Gobierno a fin de remitirse
al Secretario Técnico para su firma
(Oficial Mayor). (1 día hábil)
Elabora oficios de convocatoria para firma
del Secretario Técnico de la H. Junta de
Gobierno
(Oficial
Mayor),
para
su
posterior envío a los integrantes del
Cuerpo Colegiado. (1 día hábil)
Director de Gestión y
Desarrollo
Estratégico
Departamento
Proyectos
Estratégicos
de
18.2
Remite oficios para Vo. Bo. del Director
de Gestión y Desarrollo Estratégico. (1
día hábil)
19.1
Revisa
oficio
y
solicita
firma
al Director de Gestión y
Secretario Técnico de la H. Junta de Desarrollo
Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)
Estratégico
20.1
Firma oficios e instruye lo conducente. Secretario Técnico de
(1 día hábil)
la
H.
Junta
de
Gobierno
(Oficial
Mayor)
Instruye
se
envíe
los
oficios
de Director de Gestión y
Convocatoria con la Carpeta Ejecutiva de Desarrollo
Trabajo a los integrantes de la H. Junta Estratégico
de Gobierno y en el caso de los Directores
Generales del Sistema Nacional DIF, se les
notifique por medio de correo electrónico,
en su calidad de invitados, la fecha y
hora de celebración de la sesión. (1 día
hábil)
Coordina entrega de los oficios de Departamento
de
Convocatoria para los integrantes del Proyectos
Cuerpo Colegiado 5 días hábiles anteriores Estratégicos
a la fecha de la sesión. (1 día hábil)
Envía
de
manera
adicional
correo
electrónico
que
contiene
oficio
de
convocatoria para los Integrantes de la
H. Junta de Gobierno, donde se notifica
fecha, lugar y hora de la sesión. (1 día
hábil)
21.1
22.1
22.2
Clave:
Fecha:
Página: 18
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Procedimiento para: Elaborar e Integrar
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
Actividad Desarrollo
23.1
24.1
24.2
24.3
24.4
24.5
24.6
Clave:
la
Responsable
Verifica operación del Portal de Internet
de la H. Junta de Gobierno que permita la
carga de información de la sesión a
llevarse a cabo.
(1 día hábil)
Confirma que se encuentra disponible el
Portal de Internet de la H. Junta de
Gobierno
e
incorpora
archivos
electrónicos y genera nombre de usuario y
contraseña de acceso para los Directores
Generales del Sistema Nacional DIF. (1 día
hábil)
Envía por medio de correo electrónico la
notificación de celebración de la sesión
a los Directores Generales del Sistema
Nacional DIF, en su calidad de invitados,
donde se indica fecha, lugar y hora de la
sesión, así como dirección Web, usuario y
contraseña de forma individual. (1 día
hábil)
Realiza
llamadas
telefónicas
para
confirmar asistencia de los integrantes de
la H. Junta de Gobierno, integra lista de
asistentes y prepara personificadores. (1
día hábil)
Reproduce
e
integra
las
Carpetas
Ejecutivas de Trabajo, del Presidente de
la Junta de Gobierno (Secretario de
Salud), la Titular del Organismo y del
Secretario Técnico de la H. Junta de
Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)
Elabora la Guía de Conducción para el
Presidente de la Junta de Gobierno
(Secretario
de
Salud),
Titular
del
Organismo y Secretario Técnico (Oficial
Mayor) (1 día hábil)
Concluye y tiene lista la Guía de
Conducción y Resúmenes Ejecutivos 3 días
antes de la sesión. (1 día hábil)
Fecha:
Dirección
Tecnologías
Información
de
de
la
Departamento
Proyectos
Estratégicos
de
Departamento
Proyectos
Estratégicos
de
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Carpeta Ejecutiva
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la
7. REFERENCIAS
7.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Publicada en el
Diario Oficial de la Federación el 05 de febrero de 1917, y sus Reformas).
7.2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Publicada en el Diario
Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 1976, y sus Reformas).
7.3. Ley General de Salud (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el
07 de febrero de 1984, y sus Reformas).
7.4.- Ley de Asistencia Social (Publicada en el Diario Oficial de la Federación
el 02 de septiembre de 2004, y sus Reformas).
7.5.- Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Publicada en el Diario
Oficial de la Federación el 14 de mayo de 1986, y sus Reformas).
7.6.- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Publicada
en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 1990, y sus Reformas).
7.7.- Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de
la Familia (Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero
de 2006, y sus Reformas).
Clave:
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8. ANEXOS
8.1 Propuesta de Acuerdo
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8.2 Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo
Clave:
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8.3 Lista de Asistencia
Clave:
Fecha:
Página: 24
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8.4 Orden del Día
Clave:
Fecha:
Página: 25
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Carpeta Ejecutiva
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8.5. Seguimiento de Acuerdos
Clave:
Fecha:
Página: 26
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