QUE SON LAS HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACION MODERNA

QUE SON LAS HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACION MODERNA
Las diferentes herramientas de la administración moderna le permiten a las empresas desarrollar
mejores estrategias en cuanto a actividades, procesos, procedimientos, talento humano,
tecnologías y toma de decisiones de la alta gerencia.
Benchmarking
Sin duda has oído hablar de este concepto. Se trata de un proceso que tiene por objetivo entender
y evaluar la posición actual de una empresa en relación a las buenas prácticas, así como identificar
áreas y medios para mejorar su performance.
El benchmarking implica el examen de otras empresas a fin de entender cómo alcanzan sus niveles
de desempeño y los procesos que usan. El proceso se lleva a cabo por medio de cuatro pasos
principales:
Entender al detalle los procesos de la empresa que existen.
Analizar los procesos de otras empresas.
Comparar el desempeño propio con el de las otras empresas analizadas.
Implementar los pasos necesarios para reducir la brecha de desempeño.
LAS 5 "S" DEL KAIZEN (Ver Kaizen)
Corresponde a cinco palabras japonesas que constituyen
el "housekeeping" de la fábrica, la oficina o la casa
y todas las palabras tienen como letra inicial la "S";
estas son:
Seiri: (Clasificar):
Verificar los elementos verdaderamente necesarios y los
verdaderamente innecesarios en el trabajo y eliminar los
últimos. Se incluyen por ejemplo: herramientas,
maquinaria, productos con defectos, papeles y documentos que no
aportan nada y en general todo tipo de cachureo, que se encuentre
molestando y que satisface el dicho "lo voy a guardar por si
acaso".
El objetivo básico es mantener sólo lo
necesario, ordenando y separando por categorías, clases,
tipos, tamaños, rotación, etc. Entre las acciones a
realizar destacan: la revisión del área de trabajo,
separar lo que sirve de lo que no sirve, separar lo necesario de
lo innecesario. determinar un lugar donde poner temporalmente lo
que no necesito pero puede servir a alguien , decidir que se
hará con las cosas, arreglar o componer los
pequeños desperfectos.
Seiton: (Organizar):
Las cosas deben mantenerse en orden de manera que
estén listas para ser utilizadas cuando
se necesiten. Cada artículo debe tener una
ubicación, un nombre y un volumen (cantidad)
designado (especificado claramente). El objetivo básico es
mantener el orden de las cosas. "Cada cosa en su
lugar".
Entre las acciones a realizar destacan:
definición de un nombre para cada clase de
artículos, determinar una ubicación para cada cosa,
decidir donde guardar las cosas, en razón de la frecuencia
de uso y requerimientos de seguridad, calidad y eficiencia,
definición de sistemas que todos entiendan,
definición de las formas para acomodar las cosas tomando
en cuenta su localización, sacar y devolver a su lugar de
origen, detección de faltantes, reposición, etc.
Los beneficios esperados se relacionan con la disminución
de los tiempos de búsqueda, prevención de
faltantes, mayor seguridad , minimización de los errores ,
velocidad en
las respuestas y rapidez en las mejoras.
Seiso: (Limpieza):
Mantener limpio todo el lugar de trabajo. Entre las
acciones a realizar se incluyen: limpieza de todo lo que se use,
aseo después de cada uso, limpieza de cualquier mancha o
suciedad de las máquinas, herramientas, instrumentos,
computadoras,
aparatos, pizarrones, baños, etc., antes y después
de cada uso y verificar su funcionalidad, si durante el proceso
de limpieza encuentra cualquier desorden, o desarrollo anormal, o
condiciones indeseables, identifique las causas principales y
establezca acciones preventivas recurrentes, establecer un
programa de limpieza, lleve una bitácora de registro de
actividades, ordenar y limpiar como se quiere encontrar al
día siguiente. Tirar y separar desperdicios tales como
envases, papeles, retirar lo innecesario del puesto de trabajo
para facilitar la limpieza general, colocar cada cosa en su
sitio, utilizar los sitios y recipientes indicados para tirar los
desperdicios, envases, colillas, etc., recoger y colocar en su
lugar las cosas tiradas.
Entre los beneficios se encuentra el evitar accidentes,
disminución de reparaciones costosas, tomar acciones
correctivas inmediatas, un lugar impecable de trabajo, mejorar el
clima laboral,
mejorar la calidad.
Seishoo Seido: (Coordinar y
estandarizar).
Trabajar en equipo y lograr la unificación a
través de normas. Se logra
mediante la participación de todos en las acciones para
mejorar la satisfacción de clientes internos y
externos
Dentro de las acciones necesarias se destacan:
congruencia entre el pensar, decir y actuar, vincular a todo el
personal en las tareas de mejoramiento, constancia, coordinar los
esfuerzos, comunicar metodologías, lograr el compromiso,
etc.
Shitsuke: (Disciplina y
Autodisciplina)
Formar él hábito de comprometerse en las
5´s mediante el establecimiento de estándares y
seguir los procedimientos en el lugar de trabajo.
JUST IN TIME
Concepto:
Herramienta que encargada de proveer la cantidad de
materiales en
cada fase del proceso
productivo y una vez terminado, al cliente, en las
cantidades requeridas y en el momento solicitado.
Filosofía industrial de eliminación de todo
desperdicio del proceso productivo. Incluye el proceso que va
desde las compras hasta la
distribución.
Objetivos:
Atacar problemas
fundamentales.
Eliminación de despilfarro.
Búsqueda de la simplicidad.
Diseño permanente de sistemas de
identificación de problemas.
Beneficios:
Elimina los desperdicios.
Disminuye el tiempo de
espera en cada fase de producción.
Reduce los espacios destinados a los inventarios.
Aumenta la productividad
de las operaciones
directas e indirectas.
Coloca a la empresa en
una mejor posición en el mercado.
Reduce los inventarios excesivos.
Funcionamiento:
Para disminuir inventarios y producir el artículo
adecuado en el tiempo y cantidad precisos, es necesario contar
con toda la información acerca del tiempo y el volumen de los
requerimientos de producción de todas las etapas. El JIT
proporciona esta información por medio de técnicas
como el Kanban o control de la
producción e inventarios con tarjetas, lo que
permite producir sólo cuando se necesita.
Es un cambio de
orientación, de la tradicional conocida como push
(impulsar ) hacia una de pull (atraer), misma en que los informes de
producción provienen del centro de trabajo
precedente; se inicia al final de la cadena de ensamble y se va
hacia atrás, a todo lo largo de la cadena productiva,
inclusive hasta los proveedores y
los vendedores. Una orden se origina por el requerimiento de una
estación de trabajo posterior y así se evita que
los artículos sean innecesariamente producidos.
Se debe contar con un estricto control de
calidad para un resultado exitoso en el empleo de esta
herramienta, además de un programa adecuado
de mantenimiento
preventivo para disminuir las fallas y el deterioro de la
maquinaria y así maximizar los efectos positivos del JIT
en las organizaciones.
Además de las ventajas antes mencionadas, se reducen
costos por
mantenimiento,
obsolescencia, deterioro en los inventarios de materiales,
producción en proceso y producto
terminado, y elimina espacios físicos
innecesarios.
Fases:
Puesta en marcha del sistema: Se requiere la comprensión
básica del JIT, un análisis de costos y beneficios, un
compromiso total de la
organización, preparación de un equipo de
proyecto para
el JIT y la elección de una planta piloto o de
prueba.
Educación y formación: Etapa
decisiva pues requiere educar a todo el personal
involucrado en el proyecto JIT de tal manera que se pueda
apreciar los cambios requeridos.
Mejora de los procesos: Existen a lo menos tres formas
de cambio en los procesos para conseguir resultados
adecuados: reducción del tiempo de preparación
de las máquinas, mantenimiento preventivo,
cambio en líneas de flujo
Mejoras en el control: Para niveles de
procesos en curso, plazos de fabricación y niveles de
servicio
al cliente
Relación Proveedor / Cliente: Se
amplía el alcance de la reducción de costos y
otorga mayor impulso a la mejora de la calidad.
El sistema JIT se orienta a la eficiencia de los
procesos productivos y a su flexibilización frente a
demandas cambiantes de los consumidores. Así, la empresa evita
demoras en el tiempo de entrega de los productos y
reduce el almacenamiento al
mínimo.
Kaizen (Mejora Continua): Es una filosofía de trabajo Japonesa que se enfoca en los
procesos, buscando hacer que estos sean más efectivos, eficientes y adaptables. La base milenaria
de esta filosofía es: “¡Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy!”.
Calidad total:Es una estrategia de gestión implica la participación continua de todos los
trabajadores de una organización en la mejoría del desarrollo, diseño, fabricación y
mantenimiento de los productos y servicios que ofrece.
Empowerment: Traduce algo así como “Empoderamiento” y es una herramienta administrativa
muy poderosa a través de la cual una organización le otorga a sus trabajadores la tecnología e
información necesaria para que hagan uso de ella de forma óptima y responsable . Los líderes que
hacen uso del empowerment, delegan poder y autoridad a sus empleados. La toma de decisiones
ya no depende de una sola persona, sino que los trabajadores poseen la autoridad, crítica y
responsabilidad necesarias para llevar a cabo sus labores cotidianas.
Downsizing: Es una herramienta de reestructuración empresarial que tiene como objetivo ayudar
a las organizaciones a lograr su tamaño óptimo y la estructura adecuada. A través del downsizing
las empresas llevan a cabo una mejoría de los sistemas de trabajo, el rediseño organizacional y el
establecimiento adecuado de la planta de personal para mantener la competitividad.
Coaching: Es definido como un proceso de orientación y entrenamiento que muchas compañías
prestan a directivos que están consolidados en sus puestos y que son valiosos para las propias
organizaciones. A través del coaching se ayuda a estos ejecutivos a ser más efectivos en sus
puestos. No sólo se benefician los empleados de ellos, sino también las empresas.
Just in time: Literalmente quiere decir “Justo a tiempo” y hace referencia a una filosofía que define
la forma en que debería optimizarse un sistema de producción. A través de esta filosofía se busca
que la entrega de materias primas o componentes a la línea de fabricación lleguen “justo a
tiempo” a medida que son necesarios.
Outsourcing: También conocida como “Subcontratación” o “Tercerización” y consiste en la
contratación de una agencia externa para que se encargue de operar una función que
anteriormente se realizaba dentro de una compañía. La esencia de esta herramienta es permitirle
a las empresas enfocarse en los procesos y actividades “Core” (claves o núcleo) de su modelo de
negocios mientras que una empresa tercera se encarga de las actividades secundarias y procesos
de soporte.
Kanban: Es una herramienta que funciona como un sistema de información para controlar de
modo armónico la fabricación de los productos necesarios en la cantidad y tiempo necesarios en
cada uno de los procesos que tienen lugar tanto en el interior de la fábrica, como entre distintas
empresas. Gracias a esta herramienta las empresas Japonesas han logrado gestionar y optimizar
sus flujos de trabajo, logrando mayores niveles de productividad.
Inteligencia emocional: No hay algo más poderoso para un líder que poder entender las
emociones propias y las de los demás para poder influir sobre ellas. Estudios recientes han
demostrado que aquellas empresas dispuestas a trabajar en emociones positivas para sus
empleados, logran mayores niveles de productividad y competitividad. Desarrollar habilidades
asociadas a la inteligencia emocional es sin duda algo fundamental para el gerente y líder
empresarial moderno.
Reingeniería: Esta herramienta propone hacer cambios radicales en los procesos de negocios para
lograr mejoras dramáticas en medidas como en costos, calidad, servicio y rapidez. Su objetivo es
ayudar a las empresas a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y
complementarias de las apuestas estratégicas y políticas.
Business Intelligence (BI) se refiere a los métodos, estrategias y herramientas con
los que se convierten los datos en conocimiento para que las organizaciones puedan tomar
mejores decisiones. Los términos Business Intelligence, Inteligencia de Negocio o Inteligencia
Empresarial son equivalentes.
Existen múltiples aplicaciones para este propósito o englobadas en esta categoría y los principales
tipos existentes son:
–Gestión de datos: se centran en la obtención de la información, su procesamiento y exportación a
otro sistema.
–Descubrimiento: su principal objetivo es la obtención, análisis de nueva información y, mediante
la aplicación de algoritmos de machine learning, realizar predicciones o proyecciones.
–Reporte: permiten la creación de cuadros de mando para la representación de la información
obtenida y procesada de una manera visual, organizada, clara y ajustada a las necesidades de la
audiencia a la que va dirigida.
Top de herramientas Business Intelligence
Algunas de las herramientas de Inteligencia de Negocio más utilizadas son:
Tableau
Es una herramienta de visualización que permite acceder y analizar los datos de manera simple y
efectiva, crear cuadros de mando y reportes, así como compartirlos de manera sencilla. Quizá te
interese nuestro post sobre aprender Tableau.
SAP BI
Plataforma integral de Inteligencia de Negocio que posibilita obtener los datos, analizarlos y
desarrollar modelos de aprendizaje automático.
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También, para aplicarlos para realizar predicciones y proyecciones a futuro, así como la realización
de cuadros de mando e informes.
SAS BI
Herramienta especializada en la utilización de datos y métricas para, haciendo uso de modelos
predictivos, asistir a la toma de decisiones de negocio.
MicroStrategy
Aplicación de Inteligencia Empresarial cuyos puntos fuertes son el análisis de datos (como, por
ejemplo, tendencias) y la definición y desarrollo de cuadros de mando para la visualización de la
información.
OlikView
Su punto fuerte es la búsqueda y descubrimiento de datos de distintas fuentes, ofreciendo
integración con multitud de aplicaciones como p. ej. Saleforce, Teradata… Se trata de una
plataforma personalizable ya que cada usuario puede crear su propio espacio y procesar los datos
de la manera que necesita.
Microsoft Power BI
Es una suite de herramientas de análisis y procesamiento de datos que provienen de diversos
orígenes. Se trata de una plataforma potente para la visualización de la información y creación de
reportes.
Oracle BI
Software de Inteligencia de Negocio cuyo punto fuerte es el descubrimiento de patrones e interfaz
de visualización de datos sencilla e intuitiva. Ofrece las principales funcionalidades de las
herramientas de BI, tales como cuadros de mando, inteligencia artificial, alertas…