WorkFlow

Tema 5: Sistemas de WorkFlow
1. Necesidad de mejorar los procesos de las
empresas
2. Elementos de un sistema de flujo de trabajo
3. Tecnologías utilizadas en los sistemas de
flujo de trabajo
4. Tipos de sistemas de flujo de trabajo
5. Metodología para el desarrollo de sistemas de
flujo de trabajo
6. Estructura de un sistema de flujo de trabajo
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
Las empresas se ven obligadas a mejorar su rendimiento
para poder sobrevivir en un entorno altamente competitivo
•
•
•
•
Los clientes demandan:
productos y servicios de mayor calidad
reducción de los plazos de entrega
mejora en el servicio
atención personalizada
Todo ello, manteniendo o incluso reduciendo los costes
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
• Nuevas herramientas y técnicas que han surgido
para dar respuesta a las exigencias de las
organizaciones empresariales:
–
–
–
–
Gestión de la Calidad Total
Innovación de procesos
Gestión del conocimiento
Gestión en base a las capacidades esenciales
Conceden una gran importancia al análisis y mejora
de los procesos, tanto dentro de la empresa, como
entre la empresa y sus proveedores y clientes
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
Es necesario adoptar una visión
horizontal de la organización, centrada
en procesos en lugar de funciones, para
poder rediseñar y mejorar las distintas
secuencias de actividades (procesos)
que generan valor al cliente.
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Cuando un cliente formula un pedido, la empresa realiza una
serie de actividades encaminadas a evaluar y atender tal
pedido:
• Envío del pedido al departamento correspondiente
• Lectura del pedido
• Registro
• Verificación del riesgo del cliente
• Comprobación del nivel de inventarios
• Solicitud de la existencia requerida
• Disposición de la existencia para su envío
• Expedición
• Elaboración de la factura
• Contabilización de la operación
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• Cobro de la operación
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
Para mejorar  AUTOMATIZAR
 Reducción drástica de tiempos de ciclo, por la




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agilización de las tareas administrativas y
minimización de errores
Mayor integración de las actividades del proceso
Facilita la comunicación y coordinación entre las
personas que realizan las tareas.
Mejora el flujo de información asociado a las
actividades del proceso
Facilita su control y medición de resultados
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
La automatización es una herramienta que permite
mejorar el rendimiento de los procesos, reducir los
costes y los plazos, minimizar errores y garantizar una
mayor calidad.
Los sistemas que permiten automatizar los
procesos de negocio reciben el nombre de
SISTEMAS DE GESTIÓN DE FLUJOS DE
TRABAJO (WORKFLOW) y se apoyan en la
utilización de las Tecnologías de la información
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
Un buen sistema de Workflow requiere la
automatización de procesos y realizar un
análisis previo de cada proceso:
 definir la secuencia de actividades que se realizan
 las personas que intervienen en ellas y el papel que
desempeñan
 la información necesaria en cada etapa
 los documentos que se manipulan
 las políticas implantadas
 la interrelación con otros procesos…
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
• Una vez hecho el análisis, estudiar la
posibilidad de llevar a cabo un rediseño
de los procesos, para simplificarlos y
ganar eficiencia  Factor clave.
• Otro factor clave  Las personas:
– Contar con ellas desde el principio
– Formación
– Convencerles de la necesidad del nuevo
sistema
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
• Flujo de Trabajo:
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– Secuencia de tareas donde intervienen unos
participantes
– Cada participante desempeña un papel
determinado
– Unos documentos se manipulan y se
transfieren entre personas
– Se hace uso de una información que fluye
entre las tareas
– De acuerdo con un conjunto de reglas y
procedimientos
– Para alcanzar un determinado objetivo
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
• Las 3 R’s de un Flujo de Trabajo:
• RUTAS
• ROLES
• REGLAS
 Quién hace cada una de las partes del trabajo
(tareas), en qué orden y bajo qué condiciones.
• El Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo
define, gestiona y ejecuta flujos de trabajo
apoyándose en las TI.
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
La información que se gestiona puede ser de
dos tipos:
 Documentos: creados en una determinada
aplicación (procesador de textos, hoja de
cálculo...)
 Formularios: constituidos por un conjunto
estructurado de campos que contienen datos
relativos al proceso
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
• El sistema permite:
– Automatizar los procesos de negocio
– Gestionar la secuencia de actividades en
que se descomponen
– Asignar las actividades a las personas
y/o aplicaciones informáticas que deben
llevarlas a cabo
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Herramientas de análisis, modelado y
definición de procesos de negocio
Diseño y definición de procesos
Definición
del proceso
Ejecución y control de los procesos
Motor del Sistema de Workflow
Interacción con los usuarios y las aplicaciones
Usuarios
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Aplicaciones y herramientas
ofimáticas
Base de
Datos
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
1. Herramientas de análisis, modelado y
definición de procesos de negocio
–
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Se representa la secuencia de actividades y de
información de cada flujo (Diagramas de
flujos de datos).
Descripción de procesos mediante un
lenguaje formal de definición. Incluye:
actividades
elementales,
operaciones
asociadas en las que intervienen personas y/o
aplicaciones informáticas, las reglas de cada
etapa y como es la transición entre etapas.
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
2. Motor del Sistema de Workflow:
Interpreta las definiciones de los procesos
y crea un entorno para su ejecución.
• Controla las etapas de ejecución de un
proceso
• Invoca a la persona o aplicación a quien
corresponda actuar en cada etapa
• Distribuye las tareas
• Distintos medios de comunicación: Correo
electrónico, mensajería, intercambio de
datos, etc.
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
3. Interfaz del sistema de Workflow: con
usuarios y aplicaciones. Para rellenar campos
de un formulario o manipular un documento.
• Controla la interacción del motor con el
usuario o aplicación transfiriendo los datos
necesarios en cada caso
• Gestiona las colas de trabajo (tareas
pendientes, …)
El sistema puede facilitar servicios
adicionales: Datos históricos, estadísticos,
cooperación con otras aplicaciones
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5.3. Tecnologías utilizadas en los
sistemas de workflow
Para gestión de documentos, soporte al trabajo
en equipo, gestión de proyectos, etc.
Principales funcionalidades:
• Herramientas para el procesado de
imágenes: Capturar información impresa
en papel y digitalizarla para tratamiento
automatizado.
(Reconocedores
OCRreconocimiento óptico de caracteres para
documentos escaneados)
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5.3. Tecnologías utilizadas en los
sistemas de workflow
• Gestión documental: Herramientas para facilitar
el almacenamiento de documentos electrónicos,
control de versiones y utilización de documentos,
así como enrutamiento de documentos a las
personas que los deben manipular.
• Servicios de directorio: (X.500, LDAP) para
facilitar la localización de recursos y personas.
• Servicios de mensajería y correo electrónico:
Para intercambio de información.
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5.3. Tecnologías utilizadas en los
sistemas de workflow
• Herramientas de Groupware: Facilitan el
trabajo en equipo (agendas compartidas,
boletines de noticias, foros de discusión,
intercambio de datos, ejecución compartida de
aplicaciones, etc. (producto líder: Lotus Notes)
• Gestión de proyectos: Para gestionar la
planificación y desarrollo del proyecto,
definiendo tareas y objetivos a realizar,
asignación de tareas a personas, supervisión,
etc.
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5.3. Tecnologías utilizadas en los
sistemas de workflow
• Herramientas de análisis, modelado y
definición de procesos: Parten de la definición
de la organización y los distintos roles y
responsabilidades asignadas, evaluando impacto
de los cambios en los procesos y los flujos de
información asociados.
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5.4. Tipos de Sistemas de workflow
• Basados en imágenes: Automatización del flujo
de papeles, digitalizando documentos.
• Basados en formularios: Los usuarios
introducen la información en campos. La
información estructurada permite distribuirla
automáticamente, en función de los datos
introducidos y el sistema puede tomar decisiones
sobre las acciones que se han de realizar
• Basados en la coordinación: Centrados más en
la comunicación y coordinación entre personas
que en los flujos de información.
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5.5. Metodología para el desarrollo
de un sistema de workflow
Workflow FORO de la empresa SEMA:
•
Se basa en 4 niveles
1. Nivel organizacional: Obtener el modelo
que represente la organización. Se identifican
las unidades organizativas, los diferentes roles con
sus responsabilidades asociadas y las relaciones.
Asimismo se identifican a los usuarios a los que se
asignan roles y tareas.
2. Nivel informativo: Analizar y representar el
flujo de información asociado a cada
proceso, identificando documentos y
formularios a gestionar.
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5.5. Metodología para el desarrollo
de un sistema de workflow
3. Nivel funcional: Identificar las tareas en
que se descompone cada proceso.
Tareaunidad elemental de trabajo, a
realizar en un determinado periodo de
tiempo, por una persona con el rol
apropiado, que gestiona una información.
4. Nivel de comportamiento: Reflejar el flujo
de información, 4 situaciones:
Secuencial, divergente, condicional y convergente.
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5.5. Metodología para el desarrollo
de un sistema de workflow
Secuencial: cada tarea se activa una vez que ha finalizado la
anterior
TAREA 1
TAREA 2
...
TAREA n
Divergente: después de completar una tarea, se inician varias
en paralelo
TAREA 2
TAREA 1
TAREA 3
TAREA 4
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5.5. Metodología para el desarrollo
de un sistema de workflow
Condicional: una vez terminada una tarea, se evalúa una condición
y, dependiendo del resultado, se pueden activar distintas tareas
TAREA 2
TAREA 1
TAREA 3
Convergente: se inicia una tarea una vez que se han completado
varias anteriores que se vendrían ejecutando en paralelo
TAREA 1
TAREA 2
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TAREA 3
TAREA 4
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
1. Componentes de Software que
proporcionan las diferentes funciones
dentro de sistema
2. Ficheros de datos utilizados por esos
componentes
3. Aplicaciones y bases de datos que no
forman parte del sistema de workflow
pero que pueden invocarse por el
motor del sistema o de los usuarios
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
I.- Herramienta de definición de procesos
– Para analizar, modelar, describir y documentar
los procesos de negocio, utilizando desde
modelos gráficos a lenguajes formales de
definición de procesos.
– Incorpora organigrama
– Incluye: Estructura del proceso, actividades y
orden de ejecución, roles y participantes, datos
a manipular, condiciones de ejecución,
invocación de aplicaciones…
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
II.- Motor del Sistema de Workflow
– Interpreta las descripciones de procesos y
proporciona entorno para la ejecución de estos
– Controla la ejecución de actividades y gestiona
colas de trabajos de cada usuario
– Accede a organigrama y roles para decidir que
persona ha de intervenir
– Gestión de restricciones: Plazos temporales
con sistema de prioridades y alarmas
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
– Mantiene internamente datos de control:
información de estado, seguridad y auditoria de
cada instancia de proceso para supervisión y
control
– Datos relevantes del sistema son utilizados para
determinar la navegación entre las distintas
actividades que componen en proceso y se basan en
datos generados o actualizados por las aplicaciones.
– Los datos específicos los manipulan directamente
las aplicaciones, sin que el sistema pueda acceder a
ellos, en algunas ocasiones se encargará de
transferir datos de unas aplicaciones a otras.
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
– 2 tipos de motores:
• Centralizados: Un único motor
• Descentralizados: Varios motores, cada uno
ejecuta una serie de procesos
– Motor como máquina de transición entre
estados. Cada actividad se encuentra en un
estado y el cambio del mismo responde a
eventos externos
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
Iniciado
Suspendido
Terminado
En ejecución
Activo
Completado
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
• Iniciado: Se crea instancia
• En ejecución: Puede ejecutarse cualquier actividad
en que se descompone
• Activo: Se está ejecutando alguna actividad
• Suspendido: Ejecución detenida
• Completado: Todas las tareas ejecutadas
• Terminado: Se ha finalizado la ejecución antes de
que se completaran todas las actividades del
proceso por algún problema o error
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
III.- Gestor de la lista de trabajos
– El motor crea un nuevo elemento cada vez que se
necesita intervención de algún usuario.
– El gestor se ocupa de la interacción entre usuarios y el
motor, gestiona las tareas pendientes y las muestra al
usuario
– En sistemas sencillos es una bandeja de entrada en la
que el usuario tiene acceso directo a la lista de trabajos
y decide él mismo qué tarea ejecutar en cada momento
– Sistemas complejos equilibran carga de trabajo entre
personas, reasignando si es necesario
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
IV.- Interfaz de usuario
Se encarga de controlar la interacción entre el motor, las
aplicaciones y los usuarios
– Presenta datos y tareas a realizar a cada
usuario
– Proporciona recursos para que el usuario
invoque las aplicaciones que necesite
– Integrado con el gestor de colas en muchos
sistemas, presentando las tareas que tiene
pendientes cada uno de los usuarios
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Nuevas tendencias en los sistemas
de workflow
• Nuevos sistemas basados en tecnología www,
usando protocolo http para intercambio de
documentos y formularios
• Permite comunicación de usuarios y el motor
a través de Internet. Solución ideal para
aquellas organizaciones que necesitan enlazar
varias delegaciones dispersas geográficamente
• Estructura:
Navegador – Servidor http – motor sistema WF
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Aplicaciones de los sistemas de
workflow en España
• La principal plataforma es Lotus Notes.
• Sobre él se desarrollan multitud de aplicaciones.
Utilizan posibilidades de comunicación, cooperación y
coordinación
– Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO-9000)
– Gestión Mediambiental (ISO-14000)
– Sistemas de Prevención de Riesgos Laborales (ISO18000)
– Centros de atención a clientes: proporcionar una
respuesta más rapida.
– Recepción, seguimiento de llamadas y su transmisión
al agente más indicado para atenderlas,
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Aplicaciones de los sistemas de
workflow en España
La Administración Pública ha definido una
serie de requisitos que deben cumplir los
sistemas de Workflow y que se recogen en
el documento ESTROFA (ESpecificaciones
para el TRatamientO de Flujos Administrativos
automatizados), que entró en vigor el día 1 de
febrero de 1996
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