INFORME FINAL DE ESTUDIO PRELIMINAR Parte 1. Informe descriptivo Estudio preliminar
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07/09/2015 INFORME FINAL DE ESTUDIO PRELIMINAR Parte 1. Informe descriptivo Consulten la guía del cuestionario de solicitud para poder facilitar respuestas completas. Podrán descargar esta en el sitio web de Forum Syd Estudio preliminar 1. ¿Van a presentar la ONGS y la LEO una solicitud de proyecto a Forum Syd? ☐ Sí ☐ No En caso negativo, justifiquen en su respuesta a las otras preguntas por qué han optado por no proceder con la solicitud. 2. ¿Se ha efectuado el estudio preliminar según lo planificado? Pinchar aquí para especificar el texto. 3. ¿Cómo van a proceder ahora conjuntamente para completar su solicitud? Pinchar aquí para especificar el texto. Análisis de problema y actores 4. Describan lo que han aprendido sobre los actores identificados como importantes en su futuro proyecto. Pinchar aquí para especificar el texto. 5. Describan lo que han aprendido sobre las causas y consecuencias del problema identificado. Pinchar aquí para especificar el texto. Alianza y lecciones extraídas 6. Reflexionen sobre la capacidad de la ONGS y la LEO para llevar a cabo juntos el futuro proyecto. Pinchar aquí para especificar el texto. Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | SE-104 65 Stockholm | Sweden | tel: +46(0)8 506 370 00 | fax: +46(0)8 506 370 99 | www.forumsyd.org Esta página debe ir firmada por dos representantes autorizados: 1:_______ 2: _______ Parte 2. Informe financiero Gestión del presupuesto concedido 1. Descripción de divergencias respecto al presupuesto concedido en relación a a. asientos con una desviación superior al 10% Pinchar aquí para especificar el texto. 2. ¿Han informado con antelación a Forum Syd sobre las divergencias superiores al 10%? (Indiquen la fecha de aprobación). Pinchar aquí para especificar el texto. 3. Indiquen lo siguiente: a. subvención transferida a la organización contraparte y fecha de la misma Pinchar aquí para especificar el texto. b. divisa en que se efectuó la transferencia Pinchar aquí para especificar el texto. c. tipo de cambio aplicable a fecha de transferencia Pinchar aquí para especificar el texto. d. tipo de cambio presupuestado Pinchar aquí para especificar el texto. e. eventuales beneficios o pérdidas cambiarios (diferencia entre el tipo de cambio presupuestado y el real) Pinchar aquí para especificar el texto. 4. ¿Ha transferido la LEO la subvención a alguna de sus organizaciones contraparte? Pinchar aquí para especificar el texto. a. ¿Se regulaban dichas transferencias en el acuerdo establecido entre la LEO y su socio? Pinchar aquí para especificar el texto. 5. ¿De qué modo han utilizado la subvención administrativa? 2 (13) Esta página debe ir firmada por dos representantes autorizados: 1:_______ 2: _______ Pinchar aquí para especificar el texto. 6. ¿Cómo se ha recaudado la parte autofinanciada? Pinchar aquí para especificar el texto. 7. ¿Han seguido la ONG sueca y la organización u organizaciones contraparte los principios de contabilidad aplicados habitualmente en los países respectivos? Si no es así, ¿qué divergencias se han registrado? Pinchar aquí para especificar el texto. 8. ¿Qué principio de contabilidad se ha aplicado en el proyecto (método de efectivo o de facturación)? Pinchar aquí para especificar el texto. 9. ¿Han adquirido productos y/o servicios por un importe total de 50.000 SEK o superior, IVA no incluido? Pinchar aquí para especificar el texto. a. ¿Se han cumplido las condiciones de adquisición recogidas en las condiciones generales de Forum Syd? Describan el procedimiento de adquisición. Pinchar aquí para especificar el texto. Costes salariales Respondan a las preguntas siguientes si el presupuesto del proyecto abarcaba costes salariales. 10. Especifiquen los costes salariales incluidos en el presupuesto del proyecto, tanto de la ONG sueca como de las organizaciones contraparte. Pinchar aquí para especificar el texto. a. Indiquen el importe de los costes salariales y la proporción de la jornada laboral dedicada por los colaboradores a la ejecución del proyecto (como porcentaje de un puesto a tiempo completo). Pinchar aquí para especificar el texto. b. Especifiquen los principios aplicados en la distribución de los costes salariales. Pinchar aquí para especificar el texto. 3 (13) Esta página debe ir firmada por dos representantes autorizados: 1:_______ 2: _______ Auditoría local 11. ¿Han sido sometidos a auditoría todos los fondos transferidos a la organización contraparte? Pinchar aquí para especificar el texto. 12. ¿Se ha llevado a cabo la auditoría según las instrucciones especificadas en el anexo 1 de las condiciones generales de Forum Syd y/o el acuerdo de subvención? Pinchar aquí para especificar el texto. a. ¿El auditor local era externo, independiente y contaba con la cualificación adecuada? Pinchar aquí para especificar el texto. 13. ¿Han analizado el informe del auditor local? Pinchar aquí para especificar el texto. a. ¿Ha presentado el auditor un certificado de auditoría de conformidad con ISA 800 o 805, incluida una parte que hace referencia a SNT 4400 y un memorando de auditoría/informe de inspección aparte? Pinchar aquí para especificar el texto. b. Describan las posibles deficiencias fundamentales que se evidencian en la auditoría y el modo en que han actuado en base a dicha información. Pinchar aquí para especificar el texto. Auditoría de la ONG sueca 14. ¿Aplica la auditoría sueca las instrucciones relevantes del anexo 1 incluido en las condiciones generales de Forum Syd? De no ser así, ¿por qué no? Pinchar aquí para especificar el texto. 15. ¿Ha presentado el auditor un certificado de auditoría de conformidad con ISA 800 o 805, incluida una parte que hace referencia a SNT 4400 y un memorando de auditoría/informe de inspección aparte? Pinchar aquí para especificar el texto. 16. Describan el modo en que han actuado ante las posibles deficiencias fundamentales evidenciadas en la auditoría (especifiquen en un anexo parte el eventual plan de actuación). 4 (13) Esta página debe ir firmada por dos representantes autorizados: 1:_______ 2: _______ Pinchar aquí para especificar el texto. La subvención reembolsable deberá abonarse en la cuenta de giro postal nº 55 07 79-3 de Forum Syd. Indiquen siempre el número de proyecto y especifique la composición de la subvención reembolsada (beneficios por intereses y beneficios cambiarios). No se precisará reembolso alguno si el importe total de la subvención o los beneficios por intereses o cambiarios no usados es inferior a 500 SEK. 5 (13) Esta página debe ir firmada por dos representantes autorizados: 1:_______ 2: _______ Subvención reembolsada: Fecha de reembolso a Forum Syd: Pinchar aquí para especificar el texto. Pinchar aquí para especificar el texto. Intereses acumulados: Fecha de pago a Forum Syd: Pinchar aquí para especificar el texto. Pinchar aquí para especificar el texto. Beneficios cambiarios acumulados: Fecha de pago a Forum Syd: Pinchar aquí para especificar el texto. Pinchar aquí para especificar el texto. La solicitud debe ir firmada por dos representantes autorizados. Lugar y fecha Lugar y fecha Firma representante 1 Firma representante 2 Nombre en letras de imprenta Nombre en letras de imprenta 6 (13) Esta página debe ir firmada por dos representantes autorizados: 1:_______ 2: _______ 07/09/2015 Guía de informe final Parte 1. Informe descriptivo Estudio preliminar Pregunta nº 1. Marquen "Sí" aunque no conozcan la fecha exacta en que van a presentar su solicitud de proyecto. Si han decidido no presentar una solicitud, contesten al resto de las preguntas para poder conocer las dificultades con las que se han topado durante el estudio preliminar y las lecciones que han extraído de ello. Pregunta nº 2. ¿Qué ha sido lo más importante? ¿Qué ha resultado difícil? ¿Ha ocurrido algo que les haya llevado a modificar sus planes? ¿Han funcionado todos los procesos administrativos y financieros según lo esperado? Describan las lecciones extraídas que consideren de mayor utilidad de cara a la futura colaboración. Pregunta nº 3. ¿Cuentan con un plan y una distribución de funciones en lo relativo a la elaboración de la solicitud? Si han optado por no proceder con la solicitud, ¿van a profundizar en su cooperación en algún otro modo? Análisis de actores y del problema La finalidad del estudio preliminar es la elaboración de un plan de proyecto concreto. Para poder establecer objetivos en su proyecto de desarrollo basado en derechos se requiere un análisis integral de, sobre todo, los actores y el problema. El término "actores" designa los grupos que van a influir y ser influenciados por el proyecto. El problema está siempre vinculado a la vulneración de uno o varios derechos. Aquí queremos que describan las conclusiones que hayan extraído del análisis en profundidad efectuado conjuntamente. Ello resultará de utilidad en sus actividades para completar la solicitud. Pregunta nº 4. Forum Syd recomienda reflexionar sobre los actores en función de tres colectivos: titulares de derechos, titulares de responsabilidades y sociedad civil. Comiencen con una descripción de las organizaciones, organismos, particulares, etc., implicados en el estudio preliminar, detallando su participación. ¿Se han puesto también en contacto con otros actores aparte de los previstos en un principio? Designen a los actores que van a verse influenciados por el proyecto. ¿Con qué actores pueden colaborar? ¿Quiénes pueden llegar a oponerse al cambio que debe propiciar el futuro proyecto? ¿Qué relación van a tener estos grupos con el proyecto? 7 (13) Pregunta nº 5. Después de ofrecer una imagen de conjunto de los actores sobre los que va a centrarse su proyecto (formar, influir, implicar, etc.) pueden examinar de manera crítica la formulación de problema sobre la que se basa su idea de proyecto. ¿Sigue siendo el problema identificado por ustedes en la solicitud de estudio preliminar el más relevante sobre el que debe actuarse? Si han elaborado un árbol de problemas conjuntamente durante el estudio preliminar, pueden adjuntar este al informe. El árbol de problemas se diseña dentro del proceso LFA (Logical Framework Approach) que Forum Syd recomienda como método para un análisis en común del problema desde una perspectiva de derechos y para la comprensión de las causas y factores de las violaciones de derechos específicos. Distingan entre causas y consecuencias del problema. Las causan son respuestas a preguntas: ¿Por qué existe el problema? ¿Quién es el responsable de solucionarlo? Las consecuencias describen a lo que da lugar el problema. Alianza y lecciones extraídas Pregunta nº 6. ¿Han fijado una distribución de funciones dentro de su alianza? ¿Consideran que tanto la ONGS como la LEO cuentan con la capacidad y la cualificación necesarias para actuar sobre el problema que han identificado? Si hay algún elemento percibido como complicado dentro de su colaboración o alguna falta de cualificación dentro de la LEO pueden incluirlo en la solicitud en forma de objetivo de capacitación. 8 (13) Parte 2: Informe financiero Instrucciones: Gestión del presupuesto concedido Con estas instrucciones se pretende aclarar algunos términos contables necesarios y, en los casos pertinentes, especificar cómo debe interpretarse la pregunta. Preguntas 1 y 3. Descripción de divergencias respecto al presupuesto aprobado. Aquí deben describirse los asientos divergentes respecto al presupuesto aprobado. - En caso de haber obtenido beneficios cambiarios y de haber utilizado dichos fondos adicionales, describa las actividades a los que se han destinado. Otro tanto es aplicable a los posibles beneficios por intereses invertidos en las actividades del proyecto. - En caso de haber sufrido pérdidas cambiarias, detalle cómo han afectado estas a la ejecución del proyecto. - Si no ha utilizado los beneficios cambiarios o beneficios por intereses en actividades del proyecto, estos deberán reembolsarse a Forum Syd con ocasión del informe final. En el formulario de informe se indica el número de cuenta de Forum Syd. *** Efectos cambiarios Presupuestación de tipos de cambio La presupuestación de los tipos de cambio en el marco del proyecto supone una tarea complicada. Debe realizarse de forma precisa con un conocimiento bien fundamentado sobre el contexto económico en que se encuentra el proyecto. El pronóstico de la evolución de un tipo de cambio es difícil, pero pueden realizarse previsiones más o menos cualificadas. En el sitio web http://www.oanda.com/lang/sv/currency/converter/ se presenta una cronología de tipos de cambio y demás información de utilidad. Recuerde que no deben limitarse a analizar la relación histórica de la divisa local respecto a la corona sueca, sino también en relación a otras divisas predominantes en el mercado, tales como el dólar, euro, renminbi/yuan, rublo, rand, rupia, peso, etc. Le aconsejamos asimismo que consulte con su banco el precio de venta de futuros de la divisa. La compra de futuros de divisas implica la fijación de una tasa de cambio aplicable en un momento posterior. Por ejemplo, si a día de hoy 1 USD se paga a 6 SEK y el banco cree que va a revalorizarse el dólar respecto a la corona sueca, uno puede comprometerse a comprar 1 USD por 6,2 SEK tres meses más tarde. Aunque no se pretenda hacerlo, esta información brinda un análisis de la entidad bancaria respecto a las oscilaciones cambiarias. Efectos cambiarios 9 (13) Pueden producirse ganancias o pérdidas cambiarias en distintos momentos durante el ciclo de proyecto, por ejemplo, a la hora de reembolsar a una ONG sueca el dinero enviado en el pasado a una organización local, al retirar fondos de una cuenta en dólares y cambiar luego a la divisa local o al transferir dinero a una organización local con un tipo de cambio diferente al presupuestado. Vea más abajo la descripción al respecto. Ejemplo nº 1 El tipo de cambio presupuestado es de 6,1 USD/SEK. La primera transferencia se realiza en enero de 2014. En ese momento, el tipo de cambio es inferior al presupuestado, lo que genera ya una ganancia cambiaria. Ello significa que podremos llevar a cabo más actividades presupuestadas si se obtiene la aprobación de Forum Syd. De lo contrario, se guardarán estos fondos para su reembolso en la finalización del proyecto. La quinta transferencia se realiza en junio de 2016. Ahora el tipo de cambio es superior al presupuestado, lo que genera una pérdida cambiaria. Esto implica que podremos realizar menos actividades presupuestadas o incrementar la parte autofinanciada para poder llevar a cabo todas las actividades. Al terminar el proyecto podremos establecer que se han generado beneficios cambiarios respecto al tipo de cambio empleado en el presupuesto. De media, los tipos de cambio se sitúan por debajo de lo presupuestado, lo cual significa que hemos recibido más dólares de lo esperado, y que, por tanto, el coste del proyecto ha sido inferior al previsto en coronas suecas. Estos fondos deberán devolverse a Forum Syd si esta no ha aprobado su uso dentro del proyecto. Exchange rate USD/SEK Exchange rate USD/SEK Nov-16 Sep-16 Jul-16 May-16 Mar-16 Jan-16 Sep-15 Nov-15 Jul-15 May-15 Mar-15 Jan-15 Nov-14 Jul-14 Sep-14 May-14 Mar-14 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Jan-14 Tipo de cambio Tipo de cambio presupuestado: 6.1 Jan-14 Jun-14 Dec-14 Jun-15 Dec-15 Jun-16 Dec-16 6 6.5 5.8 7 6 6.25 5.75 Ejemplo nº 2 10 (13) Puede resultar particularmente difícil mantener bajo control el efecto cambiario si los fondos del proyecto se guardan en una cuenta en dólares y se efectúan retiradas en otras divisas. Supongamos que tenemos 100.000 USD en una cuenta en dólares en Tanzania y que la organización local realiza varias retiradas al mes de dicha cuenta en dólares. En cada reintegro se cambian dólares por chelines tanzanos, lo que significa que el tipo de cambio entre SEK-USD-TZS se diferenciará con bastante probabilidad respecto al tipo presupuestado entre SEK y TZS. No obstante, en este caso el procedimiento será idéntico al del primer ejemplo. Cada transacción genera un beneficio o pérdida cambiario, cuyo efecto puede gestionarse estimando y consignando en la contabilidad local el tipo de cambio medio, lo cual permitirá vincular todos los costes a un tipo de cambio correcto. En la finalización del proyecto se calculará el tipo de cambio promedio de todas las transacciones, utilizándose en la notificación financiera enviada a la ONG sueca. Si se mantiene una contabilidad mensual con un tipo de cambio correcto, se obtendrá fácilmente la tasa de cambio promedio de todas las transacciones. *** Pregunta nº 7. ¿Han seguido la ONG sueca y la organización u organizaciones contraparte los principios de contabilidad establecidos en todos los países? Si no es así, ¿qué divergencias se han registrado? El cumplimiento de los principios de contabilidad establecidos implica que la rendición de cuentas de la organización debe adecuarse a las normas y la legislación aplicables en materia de contabilidad. En las instrucciones de Asdi Estrategia de apoyo a través de organizaciones suecas en la sociedad civil se estipula que todas las organizaciones que reciben apoyo económico de dicha entidad deben ajustarse a los principios de contabilidad establecidos, independientemente de que la legislación nacional lo exija o no. Pregunta nº 8. ¿Qué principio contabilidad se ha aplicado en el proyecto (método de efectivo o de facturación)? En la contabilidad conforme al método de efectivo se consignan los ingresos y gastos en la recepción o desembolso real de los fondos en efectivo. Así, por ejemplo, las facturas se contabilizan como coste al abonarlas, no en su recepción. Con el método de facturación (o "de contabilidad"), ingresos y gastos se consignan en los periodos contables a los que pertenecen. Por ejemplo, una factura se consignará como deuda en su recepción por parte de la organización, cancelándose dicha deuda al pagar la factura. Es decir, aunque la factura no se abone de inmediato se considerará inmediatamente como un coste. Pregunta nº 9. ¿Han adquirido productos o servicios? Deberán seguirse los principios de adquisición de conformidad con las condiciones generales de Forum Syd. Los referidos principios se aplicarán también si se compra un producto idéntico en repetidas ocasiones por un importe total mínimo de 50.000 SEK al año, IVA no incluido. Por ejemplo, varios vuelos de avión de la misma agencia de 11 (13) viajes en distintas ocasiones, o un evaluador externo que examina el proyecto dos veces al año. Instrucciones: Costes salariales Pregunta nº 10. Indiquen los costes salariales del proyecto, tanto de la ONG sueca como de la organización contraparte. Deberá contestarse a esta pregunta si el presupuesto del proyecto abarca costes de personal. Con ello se persigue fundamentalmente una máxima claridad y transparencia de los procedimientos de fijación de los niveles de coste y distribución salariales. Los costes salariales deben consignarse en forma de porcentaje sobre un puesto a tiempo completo. Expliquen la especificación de los costes salariales. ¿Cuántas personas trabajan con el proyecto? ¿Se desempeña el personal a tiempo completo, o dedica al proyecto solo una parte de su jornada? ¿Qué porcentaje de su tiempo consagra el personal al proyecto? ¿Cómo da cuenta el personal de su horario de trabajo? ¿Ficha o trabaja un tiempo genérico de horas? El auditor puede servirse de la descripción de los costes salariales para evaluar si estos se han distribuido conforme a lo especificado. Instrucciones: Auditoría local y auditoría de la ONG sueca NOTA: Con las subvenciones de menos de 270.000 SEK asociadas a un contrato ad hoc suscrito en 2014 a más tardar se puede usar un formulario específico sobre uso de fondos. Ello significa que no es necesario seguir las instrucciones incluidas en el anexo 1 de las condiciones generales de Forum Syd Examinen su acuerdo para cerciorarse de las condiciones aplicables. Pregunta nº 12. ¿Se ha llevado a cabo la auditoría según las instrucciones especificadas en el anexo 1 de las condiciones generales de Forum Syd y/o el acuerdo de subvención? El auditor debe ser externo e independiente respecto a la organización que examina. Es decir, no puede tener intereses que afecten a la auditoría. El resultado de la auditoría podrá cuestionarse si surgen dudas acerca de la independencia del auditor. La integración en la Federación Internacional de Contadores (IFAC) Consulten ejemplos en el permite a dicha asociación examinar al anexo de este manual, auditor o empresa auditora, lo que ofrece "Una notificación de una suerte de garantía de calidad. El auditoría adecuada" auditor no tiene que ser miembro de la IFAC, pero sí debe ajustarse a las normas de auditoría reconocidas a nivel internacional (International Standards in Auditing - ISA) que han sido elaboradas por la IFAC. 12 (13) Los sistemas de cualificación de auditores son distintos en cada país. Un requisito general aplicado en todos los proyectos respaldados económicamente por el Asdi es que la auditoría debe llevarla a cabo un auditor homologado o autorizado por el organismo nacional encargado de homologar o autorizar a los mismos. Pregunta 13 a. ¿Han analizado el informe del auditor local? La ONGS deberá asegurarse de comunicar al auditor local las instrucciones en materia de auditoría especificadas en el anexo 1 de las condiciones generales de Forum Syd, velando igualmente por cumplimiento de dichas instrucciones por parte del auditor. La ONGS deberá analizar también el contenido del informe de auditoría y actuar de conformidad con el mismo. En caso de que este informe incluya algunos comentarios llamativos, deberán comunicarse estos a Forum Syd en el informe anual o final. El citado principio será también aplicable a la LEO si esta organización transfiere fondos a una tercera organización. Pregunta 13 b. Describan las posibles deficiencias fundamentales que se evidencian en la auditoría y el modo en que han actuado en base a dicha información La ONGS deberá afrontar las posibles deficiencias de relevancia en el informe de auditoría y presentar también un plan de actuación con el fin de impedir que dichas carencias se reproduzcan en el futuro. El plan de actuación deberá adjuntarse al informe anual o final. No se precisa de ningún formulario específico. 13 (13)
