“Diseño de un Plan Estratégico para la Unidad Medico Familiar (UMF)” Propuesta de consultoría Consultores: Berumen Ruelas,Elvia Viviana López Morales,Carlos Jesús Soto Acevedo,Rafael Ciudad Obregón, Sonora; Diciembre, 2010 Propuesta de Consultoría 2|Página Propuesta de Consultoría Contenido Página 1 2 3 4 5 6 Antecedentes y resultado del diagnóstico 4 Síntesis descriptiva del sistema propuesto 5 Objetivos 6 Resultado esperado con base en los indicadores planteados 6 Propuesta detallada 5.1 Descripción del proceso a desarrollar 5.2 Ventajas y desventajas 5.3 Recursos a utilizar 6 6 8 8 Responsabilidades del consultor y consultante 9 3|Página Propuesta de Consultoría 1 ANTECEDENTES Y RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO La razón de ser de todo sistema de salud es mejorar la salud. Esto implica alcanzar el mejor nivel posible de salud para toda la población durante todo el ciclo de vida, lo que a su vez supone contar con un sistema de salud efectivo. Los sistemas de salud deben además ofrecer un trato adecuado a los usuarios de los servicios de salud, lo que significa ofrecer servicios de salud en un marco que respete la dignidad de las personas, su autonomía y la confidencialidad de la información. Hay otros importantes objetivos de los sistemas de salud, como la disponibilidad de insumos, el acceso y la utilización de los servicios, y el uso eficiente de recursos, entre otros. A estos objetivos, sin embargo, se les ha denominado instrumentales porque son deseables sólo en la medida en que contribuyen a mejorar las condiciones de salud, Estos objetivos se puede lograr a través de la metodología para la implementación de un plan estratégico donde participen los miembros de la institución, para participar en las decisiones de ella de manera responsable y de esta manera alcanzar una plena condición de calidad de vida. México se sitúa entre los países que menos recursos per cápita designan internamente a la sanidad. Apenas dispone de dos médicos por cada 1 mil habitantes, una cama de hospital por cada 1 mil personas y 1.5 unidades de resonancia magnética por 1 millón de habitantes. Los mexicanos tienen la menor expectativa de vida respecto de los demás miembros del organismo, Nydia, E(2010) La presencia de México en la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) a partir del 18 de mayo de 1994 no se ha traducido en mejores niveles de salud para su población, muestran los sucesivos informes de ése y otros organismos internacionales. En 2009, México destinó el 5.9 por ciento de su producto interno bruto a la salud, uno de los más bajos entre los 30 países de la OCDE, cuya tasa de mortalidad infantil es de 15.7 muertes por cada 1 mil nacidos vivos, muy lejos del promedio de 4.9; la expectativa de vida es de 75 años, cuatro menos que la media, según el informe Panorama de la salud (2009) A pesar de que México es una de las 15 principales economías del mundo, su población ostenta niveles de salud muy bajos en todas las evaluaciones de los organismos nacionales e internacionales. Con datos del Consejo Nacional de Población y del Segundo informe de gobierno 2008, el CEFP estimó que del total de la población a enero de 2009 (106.2 millones de personas), 63 millones de personas tenían protección en salud, y de ese universo, el 47.8 por ciento de derechohabientes pertenece al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), 10.5 por ciento El Plan Estratégico (2004) del Instituto Mexicano del Seguro Social se implanta para elevar la calidad de la atención a la población cotizante y derechohabiente, mediante acciones que permitan generar mayores ingresos, mejorar los servicios y prestaciones de los distintos seguros, lograr mayor eficiencia en el ejercicio de los recursos, y aumentar las reservas financieras. El sujeto que se estudia en esta investigación es la Unidad Medica Familiar (UMF) ubicada en la localidad de Ciudad Obregón, Sonora, partiendo que sus derechohabientes requieren de necesidades básicas tales como: la prestación de servicios, el financiamiento de dichos servicios, la dirección y la generación de recursos para la salud y por el otro lado la responsabilidad de los servidores de entender lo que afecta al asegurado y su condición de vida. 4|Página Propuesta de Consultoría Para atender la anterior situación, se construye la propuesta con fundamentos teóricos de metodologías sobre planes estratégicos, ya que estos intentan siempre resolver una problemática, una necesidad. En ese sentido, resulta provechoso para toda sociedad contar con un mecanismo eficiente y estable, a fin de que se desarrollen estrategias que produzcan bienestar a los individuos. El planteamiento de la investigación permite identificar ciertos indicadores claves que contemplan evaluar los alcances del plan estratégico en los distintos aspectos de calidad de vida y servicios de las personas. Con esta investigación se pretende proveer de una alternativa a la Unidad Medica Familiar en estudio que les permita impulsar el bienestar de los derechohabientes de dicha unidad. Actualmente la UMF tiene un indicador de calidad de 40 mil consultas médicas a derechohabientes a lo largo del año, y pronostican de manera empírica su proyección para el siguiente año. La Unidad Médica Familiar manejaba fármacos de primer nivel (cuadro básico) pero en el año 2004 hubo una modificación en cuanto a la expedición de fármacos a nivel delegacional donde se tomó la decisión de concentrar el flujo de derechohabientes provenientes del Hospital Regional Numero 1 (HR1) donde expedían medicamentos de segundo nivel así como los derechohabientes provenientes de la Unidad Médica de Alta Especialidad (UMAE) donde se manejan medicamentos especializados de tercer nivel, todo esto para desahogar las filas y tuvieran un mejor tránsito de personal de dichas unidades médicas. Habiendo tomado esa medida se incrementó el número de derechohabientes (9000 derechohabientes aprox.)En las filas de farmacia de la UMF dando como resultado el incremento exponencial de carga de trabajo en ese departamento. Otro factor que tiene relevancia es el crecimiento que ha sufrido la ciudad desde el 2002 con la incorporación de las nuevas colonias: Casa Blanca, Villas del Rey, Urbi Villa, Misioneros, El Cedro, etc. Se han tomado medidas de desahogo de derechohabientes a otras unidades médicas para su reubicación. Esto ha ocasionado que el sistema se fuera saturando de trabajo poco a poco y no se tomaron las medidas necesarias para prevenir la sobrecarga de trabajo. El proceso clave de este microsistema es la consulta médica, que a su vez siendo afectado directamente por el crecimiento en desmedida de la ciudad hacia ese sector de la ciudad e indirectamente por las decisiones tomadas a nivel delegacional nivel estado del IMSS, dio como resultado una sobrecarga de trabajo en todos los departamentos de soporte de la Unidad Medico Familiar; entre los cuales destacan: Farmacia, Intendencia, Dentales y Laboratorio. Los otros departamentos se han mantenido estables ya que la carga de trabajo para ellos ha crecido de manera que se puede controlar. 2 SÍNTESIS DESCRIPTIVA DEL SISTEMA PROPUESTO La Empresa tiene indicadores las cuales le muestran que tiene problemas en ciertos departamentos, por lo tanto trabajara para elaborar una plan estratégico que cumpla con las demandas que en este momento le están afectando en el proceso clave y algunos procesos de soporte, para ello se ha propuesto los siguientes 5|Página Propuesta de Consultoría puntos: • Se hizo un sondeo para ver en qué condiciones se encontraba la empresa para tomar las bases de a donde se quiere dirigir la empresa. • Identificar los objetivos a nivel directiva en cuanto a la prioridad que a ellos le favorezca. • Restructuración de los puestos de trabajo así como actividades dentro de ellos. • Optimización de tiempo en áreas críticas de servicio. • Ejecutar de manera clara y precisa la misión, visión y fomentar los valores. Elaboración de un sistema de monitoreo, a través de un tablero de control para realizar un trabajo en función a las estrategias establecidas. 3 OBJETIVOS Elaborar una planeación estratégica para la UMF que permita a la organización definir estrategias para mejorar sus servicios y aumentar su competitividad. 4 RESULTADO ESPERADO CON BASE EN LOS INDICADORES PLANTEADOS Para obtener una solución a los problemas detectados en la institución se establecen los siguientes indicadores de desempeño organizacional que se verán impactados. Tabla de indicadores a comparar (antes y después de la intervención) Valor actual Valor ideal Valor meta 15 0 10 80 100 90 0 100 95 Numero de hallazgos encontrados por procesos 80 100 90 Numero de procesos documentados/ total de procesos 90 100 95 Porcentaje de recetas surtidas en farmacia 95 100 98 Porcentaje de cobertura de limpieza 90 100 98 40 60 50 110 120 120 70 90 85 90 100 100 Indicador Número de quejas de usuario % Satisfacción de Cliente Numero de acciones de mejora por área de servicio Número de pacientes atendidos por medico diariamente Numero de derechohabientes atendidos por turno en laboratorio % de satisfacción de los empleados % de presupuesto proporcionado sobre presupuesto programado 6|Página Propuesta de Consultoría 5 PROPUESTA DETALLADA 5.1 Descripción del proceso a desarrollar 5.1.1 Investigar los elementos que componen el marco estratégico de una organización, después de ello se analizará la misión, visión y valores que tiene establecidos la institución, para establecer el rumbo que quiere tomar (2 semanas). 5.1.2 Realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa por medio de el análisis interno como externo, teniendo como resultado la matriz FODA por medio de la implementación de distintas herramientas y/o técnicas (4 semanas): Analizar el ambiente externo Para adentrarnos en la investigación del factor externo es necesario el uso de herramientas aplicadas a este ámbito las cuales se utilizaron las técnicas del análisis PEST y el análisis de las cinco fuerzas competitivas de Porter. (3 semanas) Análisis PEST Para el análisis PEST (variables política, económico, social, tecnológico) se buscará información sobre los la dependencia que tiene la UMF con la delegación a su cargo para el aspecto de presupuesto así mismo se buscará información adquirida por medio de entrevistas con la administradora de la institución para localizar factores que interfieran con el desarrollo de la institución en cuanto a los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que afectaban de forma externa. Seguido a ello se enlistaran los datos obtenidos separados por los rubros correspondientes. Analizar las cinco fuerzas competitivas de Porter. El análisis de las cinco fuerzas de Porter consistirá en conocer la rentabilidad de la institución evaluando distintos elementos, para ello se investigaran factores como: Poder de negociación de los Clientes, Poder de negociación de los Proveedores, Amenaza de nuevos entrantes, Amenaza de productos sustitutivos y la Rivalidad entre los competidores. Determinando los agentes externos más cercanos que podrían afectar en dichos factores antes mencionados. Detectar oportunidades y amenazas Una vez que se encuentre recopilada la información de los análisis PEST y cinco fuerzas de Porter se obtendrán los datos según su índole oportunidades y/o amenazas que podrían afectar o beneficiar a la institución. Analizar el ambiente interno En cuanto al ambiente interno de la institución se empleará el modelo de cadena de valor así como la aplicación de los cuestionarios para los procesos clave, estratégico y de apoyo. (3 semanas) Cuestionarios Proceso Estratégico: Se refiere a aquellos procesos de mayor valor en la organización pues son 7|Página Propuesta de Consultoría realizados por la dirección y son los encargados de guiar a los demás procesos. Proceso Clave: Es el proceso fundamental de la institución, por medio del cual se presta el servicio al derechohabiente, el cual es el que crea mayor valor a la institución. Proceso de Soporte: Son aquellos procesos que brindan apoyo al desarrollo del proceso clave, para cumplir con su función. Cadena de valor El modelo de la cadena de valor consiste en la presentación grafica de los procesos clave, estratégicos y de soporte como se encuentran relacionados, por medio de la recopilación de información se llego a su elaboración. Analizar fortalezas y debilidades El análisis de fortalezas y debilidades se dio origen después de aplicar los cuestionarios de los procesos de la organización, la formulación de la cadena de valor, la descripción de cada uno de los procesos que en ella se encuentra. Los datos obtenidos en los cuestionarios así como la recopilación de datos por medio de entrevistas se plasmaron en un cuadro comparativo donde se evaluó la situación actual real de la institución con un modelo de calidad el cual nos sirvió para la selección de la información obtenida teniendo como resultado una fortaleza y/o debilidad. Realizar matriz FODA Para la elaboración de la matriz FODA se agruparon en una tabla la información obtenida del análisis externo (Oportunidades y Amenazas) y del análisis interno (Fortalezas y Debilidades) colocando fortalezas y debilidades verticalmente y las oportunidades y amenazas de manera horizontal, de este modo se realizo un cruce la información, obteniendo como resultado cuatro tipos de estrategias, los cuales se expresan a continuación: • Estrategia Ofensiva: Cruce entre Fortalezas y Oportunidades. • Estrategia Adaptiva: Cruce entre Debilidades y Oportunidades. • Estrategia Defensiva: Cruce entre Fortalezas y Amenazas. • Estrategia de Sobrevivencia: Cruce entre Debilidades y Amenazas. 5.1.3 Determinar las estrategias partiendo del resultado obtenido por parte de la matriz FODA, considerando los resultados de los pasos anteriores, en base al marco estratégico de la organización y obtener los factores que la empresa debe seguir para el cumplimiento de su misión. (2 semanas). 5.1.4 Generar un sistema de monitoreo, a través de un tablero de control para realizar un trabajo en función a las estrategias establecidas. (4 semanas). 5.2 Ventajas y desventajas del sistema de ayuda propuesto Ventajas: El diseño del tablero de control permitirá generar información para apoyar a una correcta gestión y toma de decisiones respecto a los recursos que maneja la UMF así como el mejoramiento de los procesos que involucran a la institución, logrando de esta manera el cumplimiento con mayor satisfacción al derechohabiente. Desventajas: 8|Página Propuesta de Consultoría El proceso de diseño, investigación y recopilación de información conlleva un largo periodo de tiempo y dedicación por lo que se requerirá del tiempo suficiente en la organización para la obtención de información necesaria requiriendo la mejor disponibilidad de los directivos. El modelo de mejora propuesto podrá tomar un tiempo determinado para poder observar los resultados. 5.3 Recursos a utilizar por el consultor y el consultante Consultor: Computadora portátil con acceso a internet 3 horas diarias disponibles para el proyecto. horas aproximadas a la semana. Manuales de la UMF para la recopilación de información. Consultante: 2 horas a la semana disponibles por parte de la Administración Disponibilidad parcial del personal de las aéreas en estudio para realizar análisis. 6 RESPONSABILIDADES DEL CONSULTOR Y CONSULTANTE Consultor: Elaborar reuniones con el consultante con el fin de mostrarle avances y/o peticiones Elaborar un informe de los resultados obtenidos Consultante: Disponibilidad del personal requerido para la obtención de información Revisar y validar la información presentada Implementación y cumplimiento de la propuesta según sus consideraciones de acción. 9|Página
