Teoría de los Sistemas y Gestión del Cambio

SEMINARIO DE INTEGRACIÓN Y
APLICACIÓN
Teoría de los Sistemas y Gestión del Cambio
Año 2007 – 1° Cuatrimestre –
Introducción
Los cambios en la operatoria de los negocios con la implementación de nuevos sistemas
de software son generalmente de alto impacto, lo que requiere cambios profundos en la
forma de trabajo de las personas para lograr ventajas competitivas diferenciales en un
ámbito caracterizado por la globalización.
 Con frecuencia los esfuerzos para lograr el cambio producen resultados no esperadas
como consecuencia de la falta de una visión holística de la organización. Dado éste
escenario, se disponen los recursos para mitigar el impacto de los efectos no deseados, en
lugar de enfocarlos en alcanzar los objetivos buscados.
La visión actual no contempla a las personas que dan contenido a la organización como
eje central para la introducción de cambios.
Las personas no se adaptan al cambio tan solo como resultado del cambio de tecnología,
por lo que se hace necesario un abordaje a partir del pensamiento sistémico para la
adaptación de las personas como proceso al menos paralelo sino previo al cambio del
recurso informático.
Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio
2
Hipotesis y objetivos del Trabajo
A partir de los problemas detectados, se plantea la prueba de la siguiente hipotesis:
“Las acciones llevadas a cabo dentro del marco de la Gestión del Cambio en la
implementación de sistemas informáticos, adoptando una visión sistémica y
teniendo en cuenta el comportamiento de los mismos y de las personas que se ven
impactadas, afectan la implementación de cambios dentro de las organizaciones de
una forma beneficiosa”
Los siguientes objetivos permitirán probar la hipotesis planteada:
 Analizar los principios de la teoría de los sistemas para entender como se producen los
cambios dentro de los sistemas .
 Analizar las implicancias y los principios sobre los que se basa la Gestión del Cambio
herramienta para producir cambios dentro de las organizaciones.
 Analizar los conceptos claves que hacen eficaz la Gestión del cambio.
 Establecer las condiciones y acciones necesarias para lograr la implementación exitosa
de cambios dentro de la organización a través de la Gestión del Cambio con un enfoque
sistémico.
Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio
3
Dinámica de Cambios en los Sistemas
Los Sistemas al funcionar como un todo, tienen características emergentes propias que
“surgen” de la interacción de las partes.
Los sistemas complejos suelen tener numerosas interconexiones, ser muy estables y
presentar frecuentemente la propiedad de ser reacios al cambio actuando como una red
elástica: Si se estira de una pieza hacia fuera, esta se mantendrá en la nueva posición solo
mientras se ejerza presión sobre ella
Organización-Sistema
Cambio organizacional
– Objetivos –
Presión para lograr objetivos
Objetivos del cambio
no alcanzados
Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio
4
Dinámica de Cambios en los Sistemas
El cambio resulta sorprendentemente fácil si identificamos las conexiones apropiadas
sobre las cuales hay que emprender acciones para posibilitar el mismo. Hay que saber
donde intervenir para obtener un gran resultado con un pequeño esfuerzo.
Organización-Sistema
Cambio organizacional
– Objetivos –
Cambio en las conexiones apropiadas
Objetivos del cambio
alcanzados
Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio
5
Gestión del Cambio
La Gestión del Cambio es un enfoque estructurado para cambiar
individuos, grupos, organizaciones y sociedades que facilita la
transición desde un estado dado a uno deseado.
Las técnicas de Gestión del Cambio se utilizan para asistir los
procesos de transformación que tienen como objetivo lograr
flexibilidad de la organización y aumentar su capacidad de
respuesta rápida a situaciones nuevas y cambiantes.
Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio
6
Gestión del Cambio – Metodología Utilizada en la actualidad –
El enfoque metodológico que se expone a continuación, es utilizado para la
implementación de Gestión del Cambio por la mayoría de las consultoras Internacionales.
Analisis y Planeamiento
Establecimiento de
Visión para el
Cambio
Planeamiento de
estrategia para el
cambio
Diseño e Implementación
Creación y establecimiento de
involucramiento y adhesión de
personas impactadas
Asegurar coordinación
entre lideres y agentes de
cambio
Asegurar y
mantener
compromiso del
Sponsor
Establecimiento de
excelencia en la
comunicación
Definición de
contenido de la
estrategia
Priorizar e integrar
procesos de cambio:
Modificar los sistemas
Medición y Mantenimiento
Mantenimiento del
cambio
Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio
Monitoreo y medición
de progreso
7
Gestión del Cambio – Características Sobresalientes
–
De acuerdo al estudio “Effecting Change in Business Enterprises” llevado a cabo por The
Conference Board, las metodologías actuales tienen las siguientes características
sobresalientes las que a su vez plantean desafíos:
Creación de la visión del cambio a partir de la visión de la alta dirección de la organización.
Desafío: Creación conjunta entre empleados y alta dirección de la visión del cambio.
Institucionalización de la función de Gestión del Cambio dentro de la organización.
Desafío: Correcta Ubicación de la función dentro de la estructura organizacional.
Los objetivos a alcanzar con la Gestión del Cambio varían dependiendo del área :
 Reducción de costos – Procesos de negocios – Adaptación a nueva tecnología – Personas
Desafío: Creación de un objetivo común que guíe el proceso de cambio.
Técnicas de implementación basadas en planes de comunicación para la creación de compromiso.
Desafío: Técnicas de implementación que permitan generar confianza en el cambio.
Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio
8
Gestión del Cambio – Metodología Propuesta
–
A continuación se propone una metodología la cual presenta un enfoque distinto a la
anterior.
La misma se basa en un enfoque sistémico y tiene por objetivo llevar a cabo acciones que
generen una visión compartida, una creencia común que guíe a todas las personas de la
organización.
Acciones
Empleado & Altos
Ejecutivos
Visión
Compartida
Toma de
decisiones
-definir acciones-
Medición de
Resultados


VISION COMPARTIDA:
¿Qué es lo que se necesita cambiar?
Medición de
Resultados
-Retroalimentación-
Text
Diseño e Implementación
¿Cuál es la nueva disposición que
queremos del sistema para alcanzar el
estado deseado?


Analisis y Planeamiento
Comparación de Estado Actual vs
Estado Deseado
Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio
9
Conclusiones
A partir del análisis realizado y de la metodología propuesta, he tratado de plantear una
visión coherente con la teoría de los sistemas, que permitan un crecimiento genuino de la
organización sostenido en el tiempo.
A través de la metodología propuesta he tratado salvar aquellos problemas que se
plantean hoy en día:
Dinamismo en la ubicación de la unidad de Gestión del Cambio en la organización,
Alineación de la organización en torno a una causa común, relacionando la misma
no con la operatoria de los procesos de negocios sino con los objetivos de las
personas impactadas por el mismo.
Creación de una visión holística del cambio para toda la organización, con planes
de comunicación claros y unificados que integren el esfuerzo conjunto.
Salvar uno de los principales desafíos como son los problemas relacionados a las
personas, al hacer que el cambio gire en torno a las personas y no a la inversa.
Teoria de los Sistemas y Gestion del Cambio
10