ORGANIZACIÓN Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación general de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo Imagen. SARA. Crear un avatar & Cortés, 2016 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN Se establece la mejor manera de lograr los objetivos Suministra los métodos para desempeñarse con el mínimo esfuezo. Evita la lentitud, reduciendo los costos. Reduce la duplicidad de esfurzos o funciones. Es de carácter continuo Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo NIVELES JERÁRQUICOS ESTRATÉGICOS (Altos) TÁCTICOS (Medios) OPERATIVOS (técnicos o bajos) Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo Orientan el rumbo de la organización Ponen en marcha las orientaciones estratégicas. Realizan actividades primarias misionales. las o ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA AUTORIDAD/ RESPONSABILIDAD DEPARTAMENTALIZACIÓN ESPECIALIZACIÓN CADENA DE MANDO CONDUCTO REGULAR TRAMO DE CONTROL CENTRALIZACIÓN/ DESCENTRALIZACIÓN FORMALIZACIÓN STAFF Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEPARTAMENTALIZACIÓN ESPECIALIZACIÓN Es la agrupación de tareas afines o comunes para el adecuado desarrollo de las mismas. Ej. Departamento contable (agrupa tareas relacionadas con el registro, clasificación e interpretación de las transacciones de una empresa) Es la división de las tareas, para que sean realizadas por un individuo de manera específica. Ej. • Facturación. • Elaboración de estados financieros. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo AUTORIDAD/ RESPONSABILIDAD La autoridad es el derecho que adquiere un individuo cuando ocupa un cargo. Dicha autoridad debe ser ejercida con ecuanimidad y respeto. ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA CADENA DE MANDO CONDUCTO REGULAR Es el orden de emisión de directrices. Generalmente es de manera descendente dentro de una estructura jerárquica. Es decir, de los mandos altos a los medios y de estos a los bajos. Es la cadena jerárquica a quien un individuo debe dirigirse para solicitar aprobación de algo o para encontrar soluciones a una situación presentada. El conducto regular va de los mandos bajos a los medios y de estos a los Nacional de Aprendizaje SENA altos.Servicio Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo TRAMO DE CONTROL Es el número de individuos que una persona puede dirigir con eficiencia y eficacia. Cuando una persona excede el tramo de control puede perder el control sobre las actividades de los individuos. ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA CENTRALIZACIÓN/ DESCENTRALIZACIÓN FORMALIZACIÓN Es el grado de concentración de las decisiones. Si hay una alta concentración en los mandos altos, de dice que hay centralización. Pero si se delega esta actividad a otros niveles, se dice que hay descentralización. Es el grado de estandarización de los cargos, las funciones y los procesos dentro de la organización. La existencia de organigrama y manuales de: políticas, funciones y procedimientos entre otros, denota alto grado Servicio Nacional de Aprendizaje SENA de formalización. Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo STAFF Dentro de un organigrama, un Staff es un órgano asesor que no depende directamente de la empresa, pero que contribuye de manera indirecta al logro de los objetivos empresariales. En la gráfica del organigrama se evidencia mediante una línea punteada. (- - - - - ) ORGANIGRAMA Estructura organizacional que permite identificar los niveles de autoridad y responsabilidad. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo TIPOS DE ESQUEMA ORGANIGRAMA • Es el tradicional donde se evidencia claramente las jerarquías • El orden jerarquico va de izquierda a derecha. vertical horizontal Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo • Niveles jerarquicos determinados de forma circular. circular ORGANIGRAMA VERTICAL Gerente Control Interno J. De marketing J. De producción J. De recursos humanos Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo J. Contabilidad y finanzas responsabilidad a u t o r i d a d ORGANIGRAMA HORIZONTAL responsabilidad J. De marketing Gerente J. De producción J. De contabilidad y finanzas. J. De R. Humano autoridad Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión ORGANIGRAMA CIRCULAR J. De .. J. De .. Gerente J. De .. J. De … Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo OTRAS VERSIONES DEL ORGANIGRAMA VERTICAL Lineo-funcional Staff. Por comites divisional matricial Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo Lineo-funcional VENTAJAS La autoridad y responsabilidad se tramitan a través de un solo jefe Existe especialización en cada actividad. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo Staff. VENTAJAS DESVENTAJAS Logra involucrar conocimientos Si no se delimitan claramente los especializados en la solución de parámetros de la asesoría se puede problemas. prestar para confusiones. Hace aplicable el principio de la Puede ser ineficaz por falta de autoridad y responsabilidad invisible autoridad y respaldo. Pueden existir roses con los departamentos de la empresa Por comités. VENTAJAS DESVENTAJAS Las decisiones se toman en concenso Las decisiones son lentas ya que las deliberaciones son extensas. Se comparte la responsabilidad entre los que integran el comité. Una vez constituido el comité es dificil disolverlo. Permite que las ideas se fundamenten y En algunas ocasiones el gerente se desliga critiquen. de su responsabilidad y se justifia en el comité. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados. Divisional VENTAJAS Aplica para empresas grandes con sucursales en diferentes lugares. DESVENTAJAS Si las políticas no son claras, se pude presentar disparidad en las funciones. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo Matricial. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo MANUALES QUE APOYAN LA ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. LOS MANUALES SON: 1. 2 3 4 MANUAL DE POLÍTICAS •MANUAL DE PROCEDIMIENTOS •MANUAL DE FUNCIONES •MANUAL DE CONVIVENCIA IMPORTANCIA DE LOS MANUALES Permite uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que se les indica qué deben hacer y cómo lo deben hacer. Son fuente de información para todos los integrantes de la empresa. Ayudan a la coordinación y evitan fugas de responsabilidad. Son la base para el mejoramiento informático y tecnológico. Reducen costos al aumentar la eficiencia. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Servicios Financieros Coordinación de Economía Financiera y de Gestión Elaborado: Nidia Julieth Cortés Arévalo GRACIAS
