POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA FORMACIÓN CONTINUA DIPLOMADO EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ACTIVIDAD EVALUATIVA CÓDIGO: NO APLICA VERSIÓN: 1 Página 1 de 3 Los beneficios de la gestión documental El mundo empresarial a presentado muchos cambios en la forma de ejecutar acciones y liderar procesos y son indispensables muchos de ellos; es el caso de la gestión documental, gestión de la información y la gestión del conocimiento, el primero hace referencia según Triana, (2006), al conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos (p. 22). Es decir, establece la hoja de ruta que se debe seguir para instaurar un orden y distribución de los documentos o archivos. Por lo tanto, hoy en día las empresas deben de ejecutar este tipo de proceso que le permitan mejorar su tiempo de respuesta y búsqueda. Esta es una de las principales ventajas que se puede obtener si se ejecutar un sistema de gestión, porque permite almacenar los archivos de forma virtual y trabajar en ellos, por ejemplo; revisar y autorizar, desde un lugar distinto a la oficina. Por otro lado, el Reglamento General de Archivo –RGA– (1997) define el ciclo vital del documento como las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, siendo estas etapas los Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico– (Triana, 2006, p. 28), como se observa a continuación: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Producción. Recepción. Distribución. Trámite. Organización. Consulta Conservación Disposición final. Si la organización tiene establecido un proceso que le permite direccionar todo documento que entran permitirá establecer procesos efectivos y agiles. y es en este momento que entra en juego el sistema de gestión de información el cual, según POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA FORMACIÓN CONTINUA DIPLOMADO EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ACTIVIDAD EVALUATIVA CÓDIGO: NO APLICA VERSIÓN: 1 Página 1 de 3 Rodríguez, (2008) es definida como un proceso integral a través del cual se definen propósitos y métodos para organizar y distribuir los recursos que conducen al control, mejor manejo y uso de la información. Esto con el fin de que se garantice la eficacia y eficiencia en su identificación, obtención, representación, almacenamiento, búsqueda y recuperación, circulación o distribución, análisis y uso, beneficios y la creación de ventajas competitivas para la organización. En otras palabras, lo que pretende la gestión de información es coordinar, dirigir y controlar el volumen e ingreso de información, apoyada en procesos tecnológicos y por supuesto en el recurso humano. Para maximizar el valor y los beneficios obtenidos de la información, y generar menores costo en la generación, adquisición y procesamiento de la información. En este punto se comprende que la gestión de la información como el medio que permite organizar y convertir los documentos en elementos magnéticos almacenados en un servidor el cual es compartido por todos los colabores de la empresa. Por último, o menos importante esta la gestión del conocimiento según Chávez y Pérez, (2012), permite coordinar y controlar el capital intelectual de la organización, con vista a aportar valor añadido a las salidas de cada proceso, adaptándose a los continuos cambios del medio ambiente, sobre la base de ejes fundamentales como la cultura organizacional, el liderazgo y la cooperación mutua. Esto hace referencia a la creación del conocimiento generado al interior de la empresa en cada uno de los colaboradores. Todos lo elementos antes mencionados son fundamentales e importantes para conducir a la empresa a un mejor desempeño porque le permita aumentar su rentabilidad ya que cuenta con los procesos organizados, sistematizados y un personal capacitado que fácilmente puede ejecutar y poner en marcha los objetivos propuestos. POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA FORMACIÓN CONTINUA DIPLOMADO EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ACTIVIDAD EVALUATIVA CÓDIGO: NO APLICA VERSIÓN: 1 Página 1 de 3 REFERENCIAS Chávez, Y., y Pérez, H. (2012). Gestión documental, Gestión de información y Gestión del conocimiento: nociones e interrelaciones. Reflexiones, 8-9(8-9), 222-227. http://eprints.rclis.org/25301/1/18-Reflexi%C3%B3n%2005.pdf COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. 1997. Reglamento general de Archivos. Bogotá: El Archivo, 1997 Rodríguez, Y. (2008). Gestión de información e inteligencia: integración en los contextos organizacionales. Acimed, (1-10). http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S102494352008000500003 Sierra Escobar, L. F. (2012). Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administración pública distrital. Revista Interamericana de Bibliotecología, 35(3), 243-255. Triana Torres, Jorge William. 2006. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Bogotá: El Archivo, 2006. 22 P. Triana Torres, Jorge William. 2006. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá: El Archivo, 2006. 28 p.
