Requerimiento para el Préstamo y Devolución de Material Bibliográfico

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN
DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
CÓDIGO:
PGDB-001
VERSIÓN: 06
EMISIÓN:
14/03/2022
PÁGINA
1 DE 8
ÍNDICE
1.
OBJETIVO
2
2.
ALCANCE
2
3.
DEFINICIONES
2
4.
CONTENIDO
3
4.1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
4.2
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4
5.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6
6.
REGISTROS
6
7.
CONTROL DE CAMBIOS
7
8.
ANEXOS
8
Proyectado por Yasmin Rocio Montalvo Portacio
Gestor de Calidad Proceso de Gestión de
Cargo
Biblioteca
Revisado y Aprobado
Leonor Cristina Restrepo Arango
para uso por
Cargo Líder Proceso de Gestión de Biblioteca
Revisado y Aprobado
Tatiana Martínez Simanca
para publicación por
Firma:
Firma:
Firma:
Cargo Coordinador del SIGEC
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1.
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OBJETIVO
Establecer la metodología para proveer el servicio de préstamo externo y devolución del material
bibliográfico a los usuarios de la Oficina de Bibliotecas y Recursos Educativos que se encuentren
registrados en la base de datos del software de gestión de bibliotecas, proceso que se efectúa en la
sección de Circulación y Préstamo.
2.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a estudiantes, docentes, funcionarios y egresados no graduados
matriculados que se encuentren registrados en la base de datos del software de gestión de bibliotecas
e inicia con la consulta o búsqueda del material bibliográfico en el catálogo al público o en el estante
respectivo, continua con el préstamo del material y finaliza con la devolución en la fecha que estipula
el recibo de préstamo.
3.
DEFINICIONES
Catálogo al público: Catálogo en línea de acceso público, en el que se realizan consultas sobre los
materiales bibliográficos que posee la biblioteca, bajo los diferentes criterios de búsqueda tales como
(palabra, titulo, autor, tema, editorial, formato, por bibliotecas, entre otros) y solicitarlos para consulta
o para préstamo externo.
Código de Barra: Es un sistema de codificación que contiene una serie de líneas de distintos grosor
y espaciado, contiene en la parte superior el logotipo de la Universidad de Córdoba y en la parte
inferior las abreviaturas de identificación de la biblioteca y seriado numérico.
Colección de Reserva: Es la colección conformada por el material bibliográfico que por su alta
demanda de consulta el préstamo es restringido.
Colección General: Es la colección conformada por el material bibliográfico que se presta para uso
externo, cualquier día de la semana, por un periodo de ocho días hábiles.
Colección Audiovisual: Es la colección conformada por el material audiovisual contenida en CD’s y
DVD’s que se presta para uso externo, cualquier día de la semana, por un periodo de ocho días
hábiles.
Comprobante de Préstamo: Documento que hace constar que se hizo efectivo el préstamo e
incluye los datos del usuario (Número de documento de identidad, nombre y perfil), los datos del
material bibliográfico prestado (Código de barras, No. Clasificación, Título, Autor, Copia, No. de cédula
del Operador o auxiliar), fecha de préstamo, fecha de vencimiento y el espacio para la firma del
usuario.
Documento de Identificación: Es el documento (Tarjeta Identidad, Cédula de Ciudadanía, Cédula
de extranjería) del usuario que lo identifica en el software de gestión de bibliotecas como miembro de
la Universidad, es de uso personal e intransferible.
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Lector de código de barras: Herramienta que se utiliza para leer el código de barras en el
préstamo y devolución del material bibliográfico.
Máquina Sensibilizadora: Desactiva el sistema de seguridad del material bibliográfico cuando es para
préstamo externo y lo activa cuando el material es devuelto por el usuario.
Multa por vencimiento de material: Es el pago monetario ocasionado por el retraso de cada día
hábil en la entrega del material bibliográfico en calidad de préstamo que dependerá del tiempo
establecido por tipo de colección.
Número de Cuenta: Corresponde al número que identifica al usuario en el software de gestión de
bibliotecas (Número de identificación).
Préstamo Interbibliotecario: Préstamo de materiales bibliográficos, entre universidades y otras
instituciones, con las cuales se haya firmado un convenio de préstamo.
Sello: Elemento de madera con texto rectangular (Universidad de Córdoba –BIBLIOTECA) de uso
privado de la Biblioteca en el área de devolución, con el que se da validez a los paz y salvos expedidos
por la Sección de Préstamo y Devolución.
Signatura Topográfica: Es un código único conformado por una serie de números y letras que tiene
como función dar un orden secuencial y una nominación que, por ser única e irrepetible, facilita la
ubicación del material bibliográfico dentro de la estantería en cualquier momento.
Software de Gestión de Bibliotecas: Sistema de Información Bibliográfica de la Universidad de
Córdoba, que permite el ingreso de la descripción bibliográfica de los ítems adquiridos por la
Universidad, así como la consulta, el control del préstamo, la devolución, la renovación y la
reservación de material bibliográfico, por medio de Internet.
Usuario Interno: Son todos aquellos usuarios que pueden hacer uso del préstamo externo
(Estudiantes, docentes, Egresados sin graduarse matriculados y funcionarios de la Institución).
4.
4.1
CONTENIDO
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
 El usuario que solicite el préstamo de material bibliográfico debe estar registrado en el
software de gestión de bibliotecas, no poseer multa y haber suministrado la foto
actualizada.
 Para realizar la solicitud de préstamo externo, el usuario debe presentar el documento de
identificación vigente.
 Los préstamos externos son personales e intransferibles.
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 El préstamo de cada colección se determina de la siguiente manera: 3 libros de colección
general y 2 materiales de colección audiovisual o 1 de colección de reserva, 2 de colección
general y 2 materiales de colección audiovisual
 El usuario puede renovar el préstamo una sola vez por material, a excepción de la
colección audiovisual y de reserva.
 El préstamo del material bibliográfico de la colección general en las bibliotecas: Central,
Berástegui y Lorica es de ocho (8) días hábiles a partir de la fecha de préstamo.
 El préstamo del material bibliográfico de la colección de reserva en las bibliotecas Central y
Lorica, es de lunes a viernes de 6:00 pm a 8:00 pm, para ser devueltos antes de las 8:00
a.m. del día siguiente.
 El material bibliográfico de reserva prestado el viernes debe ser devuelto el sábado antes
de las 9:00 a.m. Este horario aplica para las tres bibliotecas.
 El préstamo del material bibliográfico de colección de reserva en la biblioteca de
Berástegui, de lunes a viernes es de 2:00 p.m. hasta las 4:00 p.m. y deben ser devueltos
antes de las 8:00 a.m. del día siguiente.
 El préstamo de colección de reserva los días sábado en la Biblioteca Central es de 2:00
p.m. hasta las 4:00 p.m. Para las bibliotecas de Berástegui y Lorica el horario es de 11:00
a.m. hasta la 1:00 p.m., para ser devueltos el siguiente día hábil antes de las 8:00 a.m.
 El usuario que haga préstamos de material bibliográfico debe respetar los plazos para la
devolución de dicho material, de no ser así, automáticamente el software de gestión de
bibliotecas lo sanciona, lo bloquea y no le permite el servicio de préstamo externo hasta
que cancele el valor de la multa generada.
 Con una semana de anticipación a la finalización del semestre, de acuerdo con el
calendario académico de la institución, toda la colección de la biblioteca se considerará
como material de consulta interna y no podrá ser prestada para uso externo. En caso de
que el calendario académico de la Institución se modifique, se habilitará el préstamo por el
tiempo estipulado por el Consejo Académico.
4.2
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Pasos
Responsable
Usuario de la Oficina
de Bibliotecas y
1.
Recursos Educativos
Descripción
Consulta en el catálogo al público el material bibliográfico de su
interés, ingresando en el link amauta.unicordoba.edu.co/opac a través
de las siguientes opciones: autor, titulo, temas, clasificación y otros.
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Descripción
Identifica la existencia del título en la colección, toma nota de la
clasificación y verifica la disponibilidad, se dirige a la estantería para la
localización del material bibliográfico a prestar.
Busca directamente en las estanterías y/o pregunta a los funcionarios
del Grupo de Trabajo de Servicios Bibliotecarios en turno para que le
guíen en la búsqueda del material bibliográfico requerido.
Llega a la sección de Préstamo y Devolución y solicita el préstamo.
Técnico
administrativo/
Auxiliar
2. administrativo/Grupo
de Trabajo Biblioteca
del Campus
Berástegui/ Grupo de
trabajo de la
Biblioteca del Campus
Lorica
Solicita el documento de identificación vigente al usuario e ingresa en
el software de gestión de bibliotecas el número de identificación,
verifica que los datos del usuario estén actualizados, en caso de no
estar actualizados procede actualizar la información (domicilio, correo
electrónico y números de teléfono) y agrega una nota de actualización
de datos. Si el usuario no se encuentra registrado en el Software de
Gestión de Biblioteca, se verifica que esté activo en el Software
Académico o en la Oficina de gestión de Talento Humano de la
Universidad, si el usuario se encuentra activo se procede a crearlo en
el software de gestión de bibliotecas. También verifica que no tenga
sanciones y procede a hacer el préstamo de la siguiente manera:
a. Verifica que el material bibliográfico esté en buen estado.
b. Agrega nota en el software de gestión de bibliotecas sobre el estado
del material bibliográfico.
c. Lee con el lector de código de barras el código asignado a cada ítem
y captura la información en el software de gestión de bibliotecas.
d. Genera recibos del préstamo de material bibliográfico externo, que
son impresos por medio del software de gestión de bibliotecas, el
usuario firma el recibido en los recibos, el funcionario entrega el recibo
correspondiente con su firma y guarda un recibo con la firma del
usuario como mecanismo de control.
e. Desactiva el sistema de seguridad del material.
Usuario de la Oficina
3. de Bibliotecas y
Recursos Educativos
a. Entrega el recibo de préstamo y el material bibliográfico al vigilante
o en su defecto al funcionario estipulado, con el fin de que éste
verifique que la información del recibo corresponda con la del material
bibliográfico que está saliendo de la biblioteca.
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Descripción
b. Realiza la devolución del material bibliográfico en el tiempo
establecido de préstamo, de lo contrario será sancionado según lo
establecido en la Resolución 2113 de 2018.
Descarga el material bibliográfico leyendo con el lector de código de
barras el código de lo(s) ítem(s) que entrega el usuario y procede así:
Técnico
administrativo/
Auxiliar
administrativo/Grupo
de Trabajo Biblioteca
4.
del Campus
Berástegui/ Grupo de
trabajo de la
Biblioteca del Campus
Lorica
a. Verifica que la información del recibo de préstamo concuerde con el
material en devolución y lo registrado en el software de gestión de
bibliotecas.
b. Verifica que el material bibliográfico sea devuelto en buen estado.
c. Firma y sella el comprobante de recibido, lo entrega al usuario y
guarda una copia.
d. Activa el sistema de seguridad del material y hace entrega de los
materiales bibliográficos a los funcionarios asignados a la colección
para ser ubicados en las estanterías correspondientes.
Fin del Procedimiento
5.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Referencia
Resolución 2113
6.
N°
Fecha de Emisión
Breve Descripción
Ente que lo expide
Julio 2018
Reglamento-Biblioteca por
medio del cual se reglamentan
los servicios de la División de
Bibliotecas y Recursos
Educativos de la Universidad de
Córdoba
Rector - Universidad
de Córdoba
REGISTROS
Código
Nombre
Responsable
Lugar de
Archivo
Medio
de
Archivo
Tiempo de
Disposición
Archivo
No Aplica
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7.
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión N°
Descripción del Cambio
Fecha
Modificación del objetivo (1).
Se modificó el alcance del procedimiento (2).
1
Se modificaron las definiciones de: colección multimedia por
colección audiovisual, comprobante de préstamo, AMAUTA por
Software de Gestión de Bibliotecas, código de barras, documento
de identificación, comprobante de préstamo, número de cuenta y
OPAC por catálogo al público.
12/11/2015
Eliminación nota aclaratoria de la definición de colección general.
Modificación del punto 4.1 que contiene las generalidades.
Modificación de la descripción del procedimiento (4.3) Modificación
del paso uno, dos y tres de la descripción del procedimiento (4.3).
2
Se eliminó el Acuerdo 002 de 2015 en documentos de referencia.
Se agregó la Resolución 2113 de 2018 en documentos de
referencia.
Se modificó el objetivo y el alcance.
23/03/2018
Se eliminó la nota de las políticas de operación.
3
Se modificó el punto 3 de definiciones en relación con la colección
de reserva, colección general, préstamo interbibliotecario y
usuario interno.
10/09/2018
Se modificaron las políticas de operación, se eliminó la palabra
“sede” y se agregó la palabra “bibliotecas”.
Se modificó el punto 4.3 de la descripción del procedimiento en
los pasos 1, 2, 3 y 4. Se agregó a los pasos 2 y 3 la verificación
del estado del material bibliográfico y las notas en el software de
gestión de bibliotecas. Se cambió en el paso 2 la palabra
impedimento” por “sanciones”. Se realizaron modificaciones de
redacción en los pasos 1 y 4.
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Descripción del Cambio
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8 DE 8
Fecha
Se modificó en la descripción del procedimiento el paso 2 del
funcionario de préstamo por “Si el usuario no se encuentra
registrado en el Software de Gestión de Biblioteca, se verifica que
esté activo en el Software Académico o en la División de Talento
Humano de la Universidad, si el usuario se encuentra activo se
procede a crearlo en el Software de Gestión de Biblioteca”.
4
Se modificó el literal d del paso 2 por “Genera recibos del préstamo
de material bibliográfico externo, que son impresos por medio del
software de gestión de bibliotecas, el usuario firma el recibido en
los recibos y el funcionario entrega el recibo correspondiente con
su firma, el funcionario guarda un recibo original con la firma del
usuario como mecanismo de control”.
18/02/2019
Se suprimió el literal f del paso 2, ya que fue modificado y
agregado al inicio del texto del paso 2.
En el paso 4, correspondiente al Funcionario de Préstamo y
Devolución, se corrigió la letra “c” del literal que estaba repetida
por la “d”.
5
En el objetivo se cambió la palabra “División” por “Oficina.
En el paso 1 y 3 se cambió el responsable y se agregó “Oficina de
Bibliotecas y Recursos Educativos”.
En la descripción en el paso 1 del punto tres se agregó de “Grupo
de Trabajo de Servicios Bibliotecarios”.
4/05/2021
En el paso 2 en el punto uno se agregó “Oficina de gestión”.
En el paso 2 y 4 en responsabilidad se cambió “funcionario
préstamo devolución” por “Técnico administrativo/
Auxiliar administrativo/Grupo de Trabajo Biblioteca del Campus
Berástegui/ Grupo de trabajo de la Biblioteca del Campus Lorica”
8.
ANEXOS
No aplica.
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