9 Ejercicios Prácticos 9.1 Ejercicio 1

9 Ejercicios Prácticos
9.1 Ejercicio 1
Utilizando la metodología de Análisis Estructurado, estudiar el siguiente supuesto.
Especificar el sistema con los siguientes DFD's: diagrama de contexto, diagrama de nivel
1 y diagrama de nivel 2.
El caso en estudio es un Organismo Autónomo de la Administración, concretamente
una Junta de Puerto, cuya labor básica es gestionar el uso y mantenimiento de las
instalaciones portuarias.
Las empresas consignatarias de barcos comunican a la Comisaría del Puerto la
entrada de barcos y sus características (petrolero, granelero, ...), se registran estas entradas
para la posterior realización de los trabajos solicitados asi como las peticiones generadas
por el departamento de supervisión referentes a la realización de algún servicio interno
para el mantenimiento de las instalaciones de la Junta. Las empresas consignatarias reciben
por cada uno de los servicios prestados un albarán de notificación(carga, descarga,
almacén, grúas, contenedores, atraque, etc.), a finales de mes la Comisaría del Puerto
genera una factura que especifica importe global de todos los albaranes enviados durante
ese mes. Los albaranes facturados se marcarán para saber que están facturados. El total de
cada factura se envía al Dpto de Contabilidad para su registro.
Una vez se encuentra el barco en la Junta se procede a la Gestión de las Mercancías
en él depositadas, básicamente la Gestión de Carga y Descarga de éstas. Partiendo del
registro de entradas producido por la Comisaría del Puerto (la cual contiene el nombre de
los barcos, las características de los mismos, los días de permanencia, la facturación de
atraque, los servicios solicitados y las características de la mercancía), se obtienen las
necesidades específicas de transporte, de personal necesario para el trabajo y de los
contenedores a utilizar. La gestión de almacenes aunque es una de las funciones que realiza
la Junta, se considera como un sistema aparte, y envía información sobre la disponibilidad
y grado de ocupación de los almacenes, en función de las previsiones de ocupación y
demanda de éstos, es lo que se conoce como planificación de almacén.
El Mantenimiento de Instalaciones se realiza a partir de la información que
proporciona la Comisaría sobre los servicios internos a realizar. En función del personal
disponible, se aceptará o no la realización de ese servicio. Posteriormente se comprueba
que exista stock del material necesario para el trabajo, si no hay se paraliza (el jefe de
mantenimiento se pone en contacto con los proveedores para el suministro adecuado, los
proveedores envían sus facturas y reciben sus pagos), en caso contrario se procede a su
realización.
El personal necesario para gestionar las mercancías y mantener las instalaciones, se
obtiene mediante peticiones al departamento de personal de la Junta quien comunica la
disponibilidad o no de éstos, siempre exigiendo información referente al cómputo de horas
trabajadas en la tarea encomendada.
9.1.1 Desarrollo de sistema
Vamos a construir el modelo que represente el sistema objeto de estudio.
El primer paso es construir el Diagrama de Contexto para lo cual delimitaremos el
ámbito de nuestro sistema (Junta del Puerto). Identificaremos los entes (entidades) que se
comunican con nuestro sistema por medio de información (datos) y cuyo funcionamiento
interno, no nos afecta.
Las entidades externas no sólo van a ser personas/empresas u organizaciones que
físicamente estan fuera de mi Organización, como pueden ser proveedores, clientes etc. En
algun caso van a ser componentes de mi Organización, pero cuyo funcionamiento no va a
ser objeto de mi estudio, y solo me interesa incluirlos por ser fuente o destino de
información.
Para identificar los flujos de datos nos situaremos y pensaremos como si fueramos el
proceso, de tal modo que los flujos de datos son :
♦ Emite : Flujo de datos del proceso al exterior.
♦ Recibe : Flujo de datos del exterior al proceso.
Nos servirá de ayuda utilizar una tabla, que nos indique el identificador de la
entidad, el verbo que indique la acción, y los flujos de datos (emite, recibe).
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Empresa Consignataria
Comunican
Datos barcos
Reciben
Albaran Notificación
Factura
Dpto. Supervisión
Generan
Peticiones
Dpto. Contabilidad
Recibe
Datos facturación
Dpto. Almacen
Envía
Previsiones(demanda)
Planificación
Proveedores
Personal
Envían
Emite
Disponibilidad
Facturas
Realizan
Pagos
Recibe
Peticiones
Horas necesarias
Comunica
Disponibilidad
Comprobamos que la entidad Departamento de Almacén, a pesar de ser una
actividad propia de la Junta del Puerto, queda excluida del ámbito de estudio, y sólo
necesito conocer cuales son los puntos de contacto con el sistema.
De modo que ya podemos construir el diagrama de contexto.
9.1.2 Diagrama de Contexto
Context
SUPERVISORES
EMPRESAS
CONSIGNATARIAS
ent. barcos
pet. serv.
albarán
facturas
JUNTA DEL
PUERTO.*
1
pagos
facturas
tot. fact.
PROVEEDORES
CONTABILIDAD
disponib.
demanda
disponib. alm
horas
petic.
GESTION ALMACEN
PERSONAL
9.1.3 Diagrama de Nivel 1
Ahora el siguiente paso será determinar los procesos básicos del sistema. Para ello
debemos identificar las actividades desarrolladas por la Junta del Puerto, y asociar un
nombre de proceso.
Actividad
Proceso
Control de entrada de barcos, control de servicios, facturación de Comisaría del puerto
los servicios
Gestión de Carga y Descarga de mercancías
Gestión de mercancías
Gestión del mantenimiento de instalaciones
Mantenimiento de Instalaciones
Las entidades externas incluídas en el diagrama de contexto, se van a mantener a lo
largo del desarrollo del sistema no pudiendo aparacer ninguna entidad nueva. Los flujos de
datos del diagrama de contexto se mantienen, pero habrá que ajustarlos al introducir los
procesos básicos. Sin embargo, es posible que en cada nivel aparezcan nuevos flujos de
datos cuyos orígen/destino serán almacenes de datos. Para cada proceso básico
construímos la misma tabla anterior, incorporando como fuente/destino almacenes
temporales:
9.1.3.1 COMISARÍA DEL PUERTO
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Emp. Consignataria
Comunican
Datos barcos
Reciben
Emite
Albaran Notificación
Factura
Dpto. Supervisión
Generan
Peticiones
Dpto. Contabilidad
Recibe
Datos facturación
En el caso de almacenamientos temporales, hablamos de grabar o recuperar
información por parte del proceso hacia el almacen de datos .
Almacen Datos
Recuperar
Cargueros
Datos de trabajos
realizados
Grabar
Explicación
Peticiones de los trabajos realizados en
los barcos.
Datos peticiones
Servicios Internos
Datos Servicios
Peticiones de mantenimiento.
9.1.3.2 GESTIÓN DE MERCANCIAS
Entidad
Verbo/Acción
Personal
Recibe
Dpto. Almacen
Recibe
Emite
Peticiones
Horas necesarias
Comunica
Disponibilidad
Envía
Previsiones(demanda)
Planificación
Almacen
Temporal
Cargueros
Disponibilidad
Recuperar
Grabar
Explicación
Datos de trabajos
a realizar
Peticiones de los trabajos
realizar en los barcos.
Datos
efectuados
trabajos
9.1.3.3 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
Entidad
Verbo/Acción
Personal
Recibe
Proveedores
Recibe
Emite
Peticiones
Horas necesarias
Comunica
Disponibilidad
Envía
Facturas
Realiza
Pagos
Almacen Temporal
Recuperar
Servicios Internos
Servicios pendientes
Grabar
Explicación
Peticiones de los servicios internos
a
El DFD de nivel 1 será :
1 JUNTA DEL PUERTO
EMPRESAS
CONSIGNATARIAS
SUPERVISORES
GESTION ALMACEN
pet. serv.
ent. barcos
facturas
PERSONAL
horas
albarán
petic.
disponib. alm
disponib.
COMISARIA DEL
PUERTO.*
demanda
1.1
GESTION DE
MERCANCIAS.*
CONTABILIDAD
tot. fact.
1.2
reg. entrada
trab. efect.
reg. entrada
trab. efect.
datos serv.
CARGUEROS
SERV. INTERNOS
serv. pend.
MANT. DE
INSTALAC..*
pagos
PROVEEDORES
1.3
disponib.
horas
facturas
PERSONAL
petic.
9.1.4 Diagrama de nivel 2
Para cada uno de los procesos de nivel 1, haremos la descomposición de sus
actividades. En este segundo nivel aparecen una serie de almacenamientos,
(albaran,facturas etc) que contienen las distintas etapas por las que pasa un dato (v.gr
albaran).
9.1.4.1 COMISARÍA DEL PUERTO. NIVEL 2
Las actividades realizadas por la Comisaría del puerto son:
Actividad
Recoger información barcos y peticiones de trabajo
Confeccionar facturas para las empresas consignatarias
Confeccionar el albaran para las empresas consignatarias
Proceso
Registrar entradas y servicios
Generar facturas
Generar albaranes
Para cada proceso construímos la misma tabla anterior, incorporando como
fuente/destino almacenes de datos:
♦ 1.1.1 Registrar entradas y servicios.
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Empresa Consignataria
Registra
Datos barco
Supervisores
Realizan
Peticiones de Servicio
Almacen Temporal
Recuperar
Emite
Grabar
Explicación
Cargueros
Datos de entrada barco
Peticiones de los trabajos a realizar en
los barcos.
de Peticiones de mantenimiento.
Servicios Internos
Datos peticiones
servicios
♦ 1.1.2 Generar albaranes
Entidad
Verbo/Acción
Empresa Consignataria
Genera
Recibe
Almacen Temporal
Recuperar
Cargueros
Datos de trabajos
efectuados
Albaranes ptes.
Emite
Albaran
Grabar
Explicación
Datos de los trabajos efectuados
Datos albaranes
Para posterior facturación
♦ 1.1.3 Generar facturas
Entidad
Verbo/Acción
Empresa Consignataria
Recibe
Facturas
Contabilidad
Recibe
Total facturas
Almacen Temporal
Recuperar
Albaranes ptes.
Datos albaranes
Recibe
Emite
Grabar
Explicación
Albaranes ptes para facturar
Albaranes Facturad.
Datos albaranes
Albaranes ya facturados
Facturas
Datos facturas
Facturas
1.1 COMISARIA DEL PUERTO
EMPRESAS
CONSIGNATARIAS
SUPERVISORES
ent. barcos
pet. serv.
REGISTRAR
ENTRADAS Y
SERVICIOS
1.1.1
albarán
facturas
datos serv.
reg. entrada
CARGUEROS
SERV. INTERNOS
trab. efect.
ALB. FACTURADOS
GENERAR
ALBARANES
1.1.2
datos alb.
datos alb.
GENERAR
FACTURAS
1.1.3
ALB. PENDIENTES
datos alb.
tot. fact.
datos fact.
CONTABILIDAD
FACTURAS
9.1.4.2 GESTIÓN DE MERCANCÍAS
Actividad
Planificación de cargas
Planificar descargas
Planificación del almacen
Proceso
Calcular necesidades de carga
Calcular necesidades de descarga
Planificación del almacen
♦ 1.2.1 Calcular necesidades de carga
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Emite
Personal
Recibir
Disponibilidad
Generan
Peticiones
Horas
Almacen Temporal
Recuperar
Cargueros
Datos ent barco
Grabar
Explicación
Para el calcular la carga
Personal
Numero personas
Calculo necesidades de personal
Transporte
Numero transportes
Calculo transportes
Contenedores
Numero contened
Calculo contenedores
♦ 1.2.2 Calcular necesidades de descarga
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Personal
Recibir
Disponibilidad
Generan
Emite
Peticiones
Horas
Almacen Temporal
Recuperar
Cargueros
Datos ent. barco
Grabar
Explicación
Para el calcular la descarga
Personal
Numero personas
Calculo necesidades de personal
Transporte
Numero transportes
Calculo los transportes
Contenedores
Numero contened
Calculo numero de contened
♦ 1.2.3 Planificación de Almacén
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Gestión Almacen
Recibe
demanda
Comunica
Almacen Temporal
Recuperar
Cargueros
Contenedores
Contenedores
Emite
dispon. almacen
Grabar
Explicación
Trabajos efect.
Inf. trabajos efectuados en los cargueros
Datos albaranes
Inf. de los contenedores
1.2 GESTION DE MERCANCIAS
PERSONAL
petic.
petic.
disponib.
CALCULAR
NECESIDADES
DE CARGA
disponib.
horas
CALCULAR
NECESIDADES
DE DESCARGA
horas
1.2.2
1.2.1
reg. entrada
reg. entrada
n. personal
CARGUEROS
n. personal
PERSONAL
n. transporte
n. transporte
TRANSPORTE
n. contenedores
CONTENEDORES
n. contenedores
GESTION ALMACEN
trab. efect.
demanda
PLANIFICACION
DE ALMACEN
1.2.3
disponib. alm
9.1.4.3 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
Actividad
Estudio de las peticiones
Control de stocks
Proceso
Aceptar servicio
Comprobar stocks
♦ 1.3.1 Aceptar Servicio
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Personal
Recibir
Horas
Emite
Generan
Peticiones
Disponibilidad
Almacen Temporal
Recuperar
Servicios Internos
Serv. ptes
Servicios Aceptado
Grabar
Explicación
Datos de servicios ptes.
Serv. aceptados
Datos de los serv.aceptados
♦ 1.3.2 Comprobar stocks
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Proveedores
Recibir
Facturas
Emiten
Pagos
Almacen Temporal
Recuperar
Servicios Aceptado
Serv. aceptados
Servicio curso
Stock
Emite
Stock
Grabar
Explicación
Servicios a estudio
Serv. parado
Si no existe stock
Serv. en curso
Servicios realizandose
Recepción material
Mantenimiento del stock
1.3 MANT. DE INSTALAC.
PERSONAL
SERV. INTERNOS
petic.
serv. pend.
disponib.
ACEPTAR
SERVICIO
1.3.1
horas
serv. acept.
SERV. ACEPTADOS
PROVEEDORES
serv. parado
serv. acept.
facturas
COMPROBAR
STOCK
pagos
1.3.2
serv. en curso
mat. recib.
disponib. mat.
SERV. EN CURSO
STOCK
9.2 Ejercicio 2
La Financiera Feliz es una compañía de préstamos. Tiene su oficina Central en
Málaga y 52 sucursales por toda Andalucía. Se está pensando en una replanificación de
sus sistema de préstamos por las siguientes razones:
1. El presente sistema de préstamos es una anticuado sistema batch que corre en
un MainFrame en la Oficina Central, procesando datos sobre los impresos
que llegan de las sucursales por correo. El sistema esta llegando a resultar
imposible de mantener ya que esta al límite de su capacidad, causando
innumerables retrasos.
2. La compañía tiene grandiosos planes de expansión. En ocho años tiene
planificado llegar a tener 300 sucursales por toda España.
La oficina central valida las solicitudes de préstamos que llegan desde las sucursales,
lo primero que hacen es pedir un informe al registro nacional de prestamistas (para
asegurarse de que el cliente no tiene antecedentes de préstamos impagados en otras
compañías) el registro nacional envía el informe correspondiente, el cual junto con la
información de préstamos pendientes y de préstamos de morosos que tiene la compañía,
sirve para filtrar los clientes posibles que se dejan en una carpeta para el director.
Finalmente es éste el que tiene la última palabra en la aceptación o no de las solicitudes. Si
la solicitud es rechazada se le envía una notificación a la sucursal.
Si es aceptada se pasa a producir la documentación del préstamo que básicamente
consiste en producir el cheque con el monto del crédito(que se envía a la sucursal) mas la
documentación adicional, por último estos préstamos a formalizar se dan de alta como
préstamos pendientes y se obtienen las letras de devolución que se envían a la sucursal.
Una vez al mes se generan informes de control para por un lado enviar los avisos de
impagados a los clientes con prestamos pendientes (los préstamos impagados se guardan
en una carpeta de préstamos de morosos), y por otro generar el informe de nuevos
préstamos producidos en el mes para el Dpto de Contabilidad.
Los pagos de las letras se pueden realizar tanto en las sucursales como en la central.
Para todos los pagos realizados en una sucursal se remite su correspondiente aviso de pago
a la central donde se registra. Si el cliente paga en la central, este pago se verifica, para
todos los pagos válidos se generan notificaciones de avisos de pago a la sucursal
responsable de ese préstamo. Los pagos se ingresan en el banco de la compañía.
Finalmente y una vez al mes se produce el informe mensual de pagos para el Dpto. de
Contabilidad.
Utilizando la metodología de Análisis Estructurado, especificar el sistema (oficina
central) con los siguientes DFD's: Diagrama de contexto, diagrama de nivel 1 y diagrama
de nivel 2.
9.2.1 Desarrollo de sistema
Vamos a construir el modelo que represente el sistema objeto de estudio.
El primer paso es construir el Diagrama de Contexto para lo cual delimitaremos el
ámbito de nuestro sistema ( Financiera Feliz ) . Identificaremos los entes (entidades) que se
comunican con nuestro sistema por medio de información (datos) y cuyo funcionamiento
interno, no nos afecta.
Las entidades externas no solo van a ser personas/empresas u organizaciones que
fisicamente estan fuera de mi Organización, como pueden ser proveedores,clientes etc. En
algun caso van a ser componentes de mi Organización, pero cuyo funcionamiento no va a
ser objeto de mi estudio, y solo me interesa incluirlos por ser fuente o destino de
información.
Para identificar los flujos de datos nos situaremos y pensaremos como si fueramos el
proceso, de tal modo que los flujos de datos son :
♦ Emite : Flujo de datos del proceso al exterior.
♦ Recibe : Flujo de datos del exterior al proceso.
Nos servirá de ayuda utilizar una tabla, que nos indique el identificador de la
entidad, el verbo que indique la acción, y los flujos de datos (emite, recibe).
Entidad
Verbo/Acción
Banco
Realiza
Cliente
Pagos
Contabilidad
Recibe
Comunica
Realiza
Emite
Emite
Sucursal
Envía
Avisos pago
Solicitud positiva
Registro General
Recibe
Recibe
Emite
Pagos
Avisos impagados
Petición
Informe
Informe pagos
Nuevos prestamos
Avisos pago
Letras
Cheques
Rechazo
Comprobamos que el Dpto. Contabilidad, a pesar de ser una actividad propia de la
empresa, queda excluida del ambito de estudio, y solo necesito conocer cúales son los
puntos de contacto con el sistema.
Indicar que el estudio corresponde a la Central, por lo tanto tratamos a las
Sucursales como entes fuera del sistema y por lo tanto no nos corresponde estudiar sus
funcionamiento interno.
Context
SUCURSAL
rechazo
BANCO
avisos
pago
avisos
pago
letras
solicitud
positiva
cheque
datos nuevos
préstamos
pagos
FINANC.
FELIZ.*
1
avisos impagados
CONTAB.
informe pagos
CLIENTE
pagos
peticion
informe
REGISTRO
GENERAL
9.2.2 Diagrama de Nivel 1
Ahora el siguiente paso será determinar los procesos básicos del sistema. Para ello
debemos identificar las actividades desarrolladas por la Financiera, y asociar un nombre de
proceso..
Actividad
Estuadiar las solicitudes
Generar la documentación del prestamo
Realizar informes
Realizar pagos
Proceso
Validadr solicitud
Producir documentación prest
Generar informes control
Gestión de pagos
Las entidades externas incluídas en el diagrama de contexto, se van a mantener a lo
largo del desarrollo del sistema no pudiendo aparacer ninguna entidad nueva .
Los flujos de datos del diagrama de contexto se mantienen, pero habrá que
ajustarlos al introducir los procesos básicos.
Sin embargo, es posible que en cada nivel aparezcan nuevos flujos de datos cuyos
orígen/destino serán almacenes de datos.
Para cada proceso básico construímos la misma tabla anterior, incorporando como
fuente/destino almacenes temporales:
♦ 1.1 Validar solicitud
Entidad
Verbo/Acción
Registro Gral.
Realiza
Sucursal
Recibe
Emite
Petición
Emite
Informe
Petición
Solicitud posit
Respuesta
Rechazo
En el caso de almacenamientos temporales, hablamos de grabar o recuperar
información por parte del proceso hacia el almacen de datos .
Almacen Temporal
Recuperar
Prestamos morosos
Datos cliente
Solicitud aceptadas
Ptmos. pendientes
Grabar
Información clientes
Datos solicitud
Datos cliente
Explicación
Solicitud de prestamos
De los prestamos ptes.
♦ 1.2 Producir documentación préstamo
Entidad
Verbo/Acción
Sucursal
Genera
Recibe
Emite
Letras
Cheques
Almacen Temporal Recuperar
Solicitud aceptadas
Grabar
Explicación
Datos
solicitud
aceptadas
Prestamos Ptes.
Información solicit aceptadas
Informe
aprobado
prestamo Informe de aprobación prestamo
♦ 1.3 Generar informe de control
Entidad
Verbo/Acción
Cliente
Recibe
Aviso impagados
Contabilidad
Envía
Datos nuevos prestamos
Almacen Temporal
Recibe
Recuperar
Prestamos morosos
Prestamos ptes.
Emite
Grabar
Explicación
Clientes morosos
Datos clientes morosos
Datos prestamo
Recuperan inf. prestamo
♦ 1.4 Gestión de pagos
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Emite
Cliente
Recibe
Pagos
Sucursal
Envía
Avisos pago
Banco
Envía
Avisos pago
Pagos
Contabilidad
Envía
Informe pagos
Almacen Temporal
Recuperar
Prestamos ptes.
Datos crédito
Grabar
Explicación
Recuperar inf. prestamo
Pagos
Información pagos
1 FINANC. FELIZ
SUCURSAL
REGISTRO
GENERAL
CONTAB.
rechazo
solicitud
positiva
peticion
informe
VALIDAR
SOLICITUD.*
letras
inf. cliente
datos
nuevos
préstamos
1.1
cheque
PRESTAMOS
MOROSOS
avisos
pago
datos solicitud
avisos
pago
SOLIC.
ACEPTADAS
PRODUCIR
DOCUM.
PRESTAMO.*
1.2
CONTAB.
inf. cliente
solicitudes
aceptadas
inf.
prestamo
aprobado
GENERAR
INFORMES
DE
CONTROL.*
PRESTAMOS
PENDIENTES
1.3
pagos
datos préstamo
datos crédito
informe pagos
avisos
impagados
GESTIONAR
PAGOS.*
1.4
CLIENTE
pagos
pagos
BANCO
9.2.3 Diagrama de Nivel 2
Para cada uno de los procesos de nivel 1, haremos la descomposición de sus
actividades :
9.2.3.1 VALIDAR SOLICITUD
Actividad
Comprobar solvencia cliente
Estudio solicitud
Proceso
Chequear cliente
Aceptar/rechazar solicitud
Para cada proceso construímos la misma tabla anterior, incorporando como
fuente/destino almacenes de datos:
♦ 1.1.1 Chequear cliente
Entidad
Verbo/Acción
Registro Gral.
Realiza
Sucursal
Recibe
Emite
Petición
Emite
Informe
Petición
Solicitud posit
Almacen Temporal
Recuperar
Prestamos morosos
Datos cliente
Clientes
Grabar
Información clientes
Datos cliente
Ptmos. pendientes
Explicación
Datos cliente
Información cliente
De los prestamos ptes.
♦ 1.1.2 Aceptar/no solicitud :
Entidad
Verbo/Acción
Sucursal
Respuesta
Almacen Temporal
Recibe
Emite
rechazo
Recuperar
Solicitudes aceptad
Clientes
Datos cliente
Ptmos. pendientes
Datos cliente
Grabar
Explicación
Datos solicitud
Información de las solicitudes
Datos cliente
Información clientes posibles
De los prestamos ptes.
1.1 VALIDAR SOLICITUD
REGISTRO
GENERAL
peticion
SUCURSAL
solicitud positiva
CHEQUEAR
CLIENTE
1.1.1
informe
datos
cliente
inf. cliente
inf. cliente
PRESTAMOS
MOROSOS
PRESTAMOS
PENDIENTES
CLIENTES
clientes posibles
ACEPTAR/NO
SOLICITUD
1.1.2
datos solicitud
rechazo
SOLIC.
ACEPTADAS
9.2.3.2 PRODUCIR DOCUMENTACIÓN PRÉSTAMO
Actividad
Generar documentación propia del crédito
Dar de alta prestamo y documentación
Proceso
Producir cheque y documentación
Alta prestamo y obtener letras
Para cada proceso construímos la misma tabla anterior, incorporando como
fuente/destino almacenes de datos:
♦ 1.2.1 Producir cheque y documentación
Entidad
Verbo/Acción
Sucursal
Emite
Recibe
Emite
Cheque
Almacen Temporal Recuperar
Grabar
Prest. a formalizar
Prestamos
formalizar
Solicit aceptadas
Explicación
Solicitudes
aceptadas
a Información
prestamos
a
formalizar
Información solicitudes aceptadas
♦ 1.2.2 Alta préstamo y obtener letras :
Entidad
Verbo/Acción
Sucursal
Emite
Recibe
Emite
Letras
Almacen Temporal Recuperar
Prest. a formalizar
Ptmos. pendientes
Doc. prestamos
formalizar
Grabar
a
Inf.
aprobado
Explicación
Información de prestamos
formalizar
prestamo Actualizar estado préstamos
a
1.2 PRODUCIR DOCUM. PRESTAMO
SOLIC.
ACEPTADAS
SUCURSAL
cheque
PRESTAMOS
PENDIENTES
solicitudes aceptadas
PRODUCIR
CHEQUE Y
DOCUMENT.
1.2.1
letras
inf. prestamo
aprobado
doc. préstamo a formalizar
PRESTAMOS A
FORMALIZAR
ALTA
PRESTAMO Y
OBTENER
LETRAS
1.2.2
doc. préstamo a formalizar
9.2.3.3 GENERAR INFORMES DE CONTROL
Actividad
Informes de morosos
Informes de nuevos prestamos
Proceso
Análisis morosos
Generar informes nuevos préstamos
Para cada proceso construímos la misma tabla anterior, incorporando como
fuente/destino almacenes de datos:
♦ 1.3.1 Análisis morosos
Entidad
Verbo/Acción
Cliente
Emite
Almacen Temporal
Recibe
Emite
Avisos impagados
Recuperar
Grabar
Datos préstamos
Datos
prestamos Información prestamos impagados
impagados
Información datos préstamos
Prestamos morosos
Préstamos pendientes
Explicación
♦ 1.3.2 Generar informes nuevos préstamos
Entidad
Verbo/Acción
Contabilidad
Emite
Recibe
Emite
Datos nuevos
préstamos
Almacen Temporal
Recuperar
Ptmos. pendientes
Datos préstamos
Grabar
Explicación
Recuperar
pendientes
información
de
prestamos
1.3 GENERAR INFORMES DE CONTROL
PRESTAMOS
MOROSOS
CLIENTE
PRESTAMOS
PENDIENTES
datos préstamos
datos
préstamo
impagado
avisos impagados
ANALISIS
MOROSOS
1.3.1
datos préstamos
GENERAR
INFORMES
NUEVOS
PRESTAMOS
1.3.2
datos nuevos préstamos
CONTAB.
9.2.3.4 GESTIONAR PAGOS
Actividad
Registrar el pago
Verificar el pago
Producir informe de pago
Notificar aviso pago a sucursal
Proceso
Registrar pago
Verificar pago
Producir informe pago
Notificar aviso pago sucursal
Para cada proceso construímos la misma tabla anterior, incorporando como
fuente/destino almacenes de datos:
♦ 1.4.1 Registrar pago
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Sucursal
Recibe
Avisos pago
Almacen Temporal
Recuperar
Préstamos pendientes
Emite
Grabar
Explicación
Pagos
Información pagos
1.4.2 Verificar el pago
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Cliente
Recibe
Pagos
Almacen Temporal
Recuperar
Ptmos. pendientes
Datos crédito
Emite
Grabar
Explicación
Pago válido
Recuperar
información
pendientes
Actualizar situación pagos
♦ 1.4.3 Notificar aviso de pago a sucursal
Entidad
Verbo/Acción
Recibe
Emite
Banco
Emite
Pagos
Sucursal
Emite
Avisos de pago
de
préstamos
Almacen Temporal
Recuperar
Grabar
Ptmos. pendientes
Avisos pago en central
Explicación
Recuperar información de préstamos
pendientes
♦ 1.4.4 Producir informe pagos
Entidad
Verbo/Acción
Contabilidad
Emite
Recibe
Emite
Informe pagos
Almacen Temporal
Recuperar
Ptmos. pendientes
Datos pago
Grabar
Explicación
Recuperar información de pagos
1.4 GESTIONAR PAGOS
SUCURSAL
avisos pago
REGISTRAR
PAGO
1.4.1
pagos
PRESTAMOS
PENDIENTES
pagos
datos crédito
pago válido
avisos pago
PRODUCIR
INFORME
PAGOS
VERIFICAR
PAGO
1.4.4
1.4.2
avisos pago
en central
informe
pagos
pagos
CONTAB.
NOTIFICAR
AVISO PAGO
A SUCURSAL
1.4.3
pagos
BANCO
CLIENTE
9.3 Ejercicio 3
Para concluir, a continuación se va a presentar muy resumidamente la aplicación del
método sobre un sistema que se encarga de la instalación, mantenimiento y conservación de
ascensores. En concreto, se indican el modelo de datos (ERX), el modelo de procesos (DC,
DFD1, DFD2), el DD y las plantillas asociadas.
9.3.1 Actividad principal de la empresa y sector
La empresa objeto de nuestro estudio se dedica a la venta, instalación,
modernización, reparación y mantenimiento de ascensores y montacargas para viviendas,
hoteles, hospitales, centros comerciales, etc. Tiene su ámbito de actuación por toda España
siendo los ascensores de viviendas los más introducidos en el mercado y en segundo lugar
los ascensores para hoteles, hospitales, centros comerciales, etc. El 35 % de la actividad de
la empresa se emplea para instalaciones nuevas, quedando el otro 65 % para
mantenimiento o post-venta.
9.3.2 Organigrama jerárquico
La figura 1 muestra el organigrama jerárquico de la empresa objeto de nuestro
estudio:
Gerencia
Dirección
Comercial
Dirección
Financiera
Compras
Reparaciones
Dirección
Técnica
Dirección
Calidad
Servicio
Diseño
Servicio
Post-Venta
Mantenimiento
figura 1: Organigrama jerárquico.
Servicio
Montaje
9.3.3 Análisis de factibilidad
Se consideran 3 subsistemas principales dentro de nuestra empresa; instalaciones
nuevas, contratación de mantenimientos y por último, reparación y conservación de
ascensores.
Se asume que estos subsistemas funcionarán correctamente cuando estén terminados,
ya que no existen barreras que impidan su implantación, pues se dispone del apoyo por
parte de la dirección y de los usuarios así como de un equipo de profesionales informáticos
vinculados a la empresa con suficiente experiencia para acometer el proyecto. Por lo tanto
la factibilidad operacional está asegurada.
Se considera también que el proyecto es factible técnicamente, pues la tecnología que
se empleará existe actualmente en el mercado; básicamente ésta consistirá en la
implantación de una arquitectura cliente-servidor que se apoye en un SGBDR al cual se
accederá a través de una aplicación informática desarrollada en algún lenguaje de
programación visual mediante tecnología ODBC. La empresa a incluido este proyecto
dentro de sus presupuestos y por tanto se dispone del dinero suficiente para su realización,
con lo cual la factibilidad económica está asegurada.
9.3.4 Delimitación del proyecto
Después de realizar la priorización de subsistemas, se considera con prioridad
máxima para el análisis, el subsistema reparacion y conservación de ascensores, a
continuación se procede a detallar los subsistemas funcionales que lo componen:
♦ Selección de subsistemas funcionales
Los subsistemas funcionales que aparecen son; conservación y engrase,
registro/atención de avisos, y reparaciones o reformas.
♦ Relaciones interdepartamentales
A continuación presentamos en la tabla 1, la matriz subsistemas
funcionales/departamentos para estudiar el grado de interactuación existente
con los procesos involucrados para estos subsistemas.
Gerencia
Técnico
Calidad
Conservación
y Engrase
***********
***********
Registro y
Atención de
avisos
***********
***********
***********
***********
***********
***********
Reparaciones
o Reformas
***********
Montaje
Post-Venta
***********
tabla 1: matriz subsistemas funcionales / departamentos.
♦ Descripción general de subsistemas funcionales
◊ Conservación y engrase
Básicamente consiste en llevar el control de caducidad de las revisiones
a nivel de conservación y engrase de los ascensores de nuestros
clientes, interesa llevar un control de fechas para el correcto
cumplimiento de los plazos de revisión.
◊ Registro/atención de avisos
Registrar los avisos urgentes que producen nuestros clientes motivados
por anomalías en el funcionamiento de los ascensores así como todos
los procesos involucrados en la atención de esos avisos procurando dar
un tiempo de respuesta mínimo.
◊ Reparaciones o reformas
Generación, control y seguimiento de presupuestos para realizar
cambios o reformas a componentes de los ascensores de nuestros
clientes. Gestión de las reparaciones forzosas producidas por roturas
que imposibilitan el buen funcionamiento de los ascensores.
9.3.4.1 ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
Este apartado, por su extensión se omite pero recogería toda la información que se
genera de entrevistas, cuestionarios, documentos, presencia física, etc ... Nos centraremos
ahora en la formalización de estos requerimientos.
9.3.4.2 FORMALIZACIÓN DE REQUERIMIENTOS
_______________________________________________________________________
Referencia: R96/01.
Nombre: Control y engrase.
Descripción detallada: Los operarios que pertenecen al grupo de conservación y engrase
llevan unas fichas llamadas control y engrase (D96/01) que contienen la información del
cliente y el código del ascensor a engrasar, sobre esta ficha el operario deberá rellenar la
fecha en la cual se produce el engrasado, así como todos los chequeos adicionales.
Respecto a caducidades, solamente interesa llevar el control de fechas para el
cumplimiento de plazos de revisión.
Documentación asociada: Los documentos involucrados son los siguientes
♦ D96/01 Ficha de control y engrase
Evaluación actual: Grado de satisfacción bajo, no se dispone de ningún control
informático sobre la información . Las fichas se almacenan en un folder en el departamento
técnico de la empresa. El chequeo de caducidades lo realiza una persona cada 15 días y de
forma manual.
Necesidades de información detectadas: Sería muy útil llevar un registro de estas fichas
para que cuando se estime oportuno se pueda disponer de listados de control de
caducidades sobre las revisiones de los ascensores. Una copia de este listado sería
entregada al operario y donde quedaría claramente reflejada la ruta a seguir.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Referencia: R96/02.
Nombre: Registro/Atención de avisos.
Descripción detallada: Puede ocurrir que un cliente detecte una anomalía en el
funcionamiento de su ascensor o ascensores, normalmente el cliente llama a la oficina
central donde se registra el aviso en la hoja de recepción de avisos (D96/02). La persona
responsable de coger los avisos llama por emisora a algún operario que pertenezca al
grupo de avisos para que vaya a resolver el problema. Una vez el operario ha atendido el
aviso rellena un parte de intervención (D96/03) que lleva a la oficina central, donde es
completado por el personal administrativo indicando el tipo de contrato (M=mantenimiento
normal, MS=mantenimiento semi-riesgo, MT=mantenimiento todo-riesgo) que tiene el
cliente para ver si hay que facturar o no.
Documentación asociada: Los documentos involucrados son los siguientes
♦ D96/02 Hoja de recepción de avisos
♦ D96/03 Parte de intervención
Evaluación actual: Grado de satisfacción medio. Se da un tiempo de respuesta aceptable
pero se considera que se puede mejorar.
Necesidades de información detectadas: Muy interesante el registrar la información de
los avisos donde quede claramente reflejada el día y hora en que se producen, ello
permitiría que se pudiesen obtener estadísticas mensuales para averiguar cuales son los
días y horas críticas de atención así como el tiempo medio invertido por un operario en un
aviso. De esta forma se podría racionalizar recursos (operarios, telefonistas, ...) para dar
un servicio mas adecuado a nuestros clientes.
______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Referencia: R96/03.
Nombre: Reparaciones o reformas.
Descripción detallada: Las reparaciones o reformas, pueden producirse porque el cliente
pide un presupuesto, porque un operario se ha dado cuenta cuando engrasaba que hay una
avería o por otra vía de comunicación. Si el cliente pide un presupuesto para reformar
algo, el dpto técnico rellena la hoja de presupuestos (D96/04) y el presupuesto pasa a estar
pendiente de aceptación, la hoja se entrega al cliente y cuando éste da el visto bueno, el
presupuesto se considera aceptado provocando que el dpto técnico genere una orden de
intervención (D96/05) para ejecutarlo. Si es el operario el que detecta una anomalía, lo que
hace es rellenar un parte de incidencias (D96/06), este parte se entrega al encargado
(previa firma de los dos) el cual, después de ver la avería sobre el ascensor, decide si hay
que intervenir y la pasa al dpto técnico quien abre una orden de intervención o la rechaza.
En el momento que se abre una orden de intervención, se introduce el detalle del trabajo a
realizar junto con los materiales que se necesitan. A partir de esta orden se genera por
impresora el parte de intervención (D96/02), que se le entrega al operario el cual una vez
finalizado el trabajo, lo modificará si es preciso y en cualquier caso lo devolverá al dpto
técnico. Cuando el dpto técnico de el visto bueno quedará cerrada la orden y a partir de ese
momento se facturará según el tipo de contrato que el cliente tenga.
Documentación asociada: Los documentos involucrados son los siguientes
♦ D96/02 Parte de intervención
♦ D96/04 Hoja de presupuestos
♦ D96/05 Orden de intervención
♦ D96/06 Parte de incidencias
Evaluación actual: Grado de satisfacción bajo. Toda la documentación que genera el
proceso de creación y seguimiento de un presupuesto se realiza de forma manual y resulta
farragoso, respecto al apartado de reparaciones muchas veces se pierden partes de
incidencias que rellenan los operarios y nunca se atienden.
Necesidades de información detectadas: Sería deseable automatizar el proceso de
creación y seguimiento de presupuestos desde la petición hasta la facturación. Un registro
de los partes de incidencias evitaría la pérdida de alguno de ellos y garantizaría el servicio
de reparación.
_______________________________________________________________________
9.3.5 Construcción de los modelos de análisis
9.3.5.1 MODELO DE DATOS
♦ Diagrama ERX
Se ha extraído del entidad-relación completo, la parte correspondiente para
satisfacer el requerimiento R96/03 que puede verse en la figura 2.
PERSONAL
CLIENTE
1,1
tipo
1,1
realiza
pide
0,M
0,M
1,M
ENCARGADO
OPERARIO
1,1
AVISO
PRESUP.
1,1
1,1
1,1
supervisa
pasa
a
ser
rellena
0,M
pasa
a
ser
0,1
0,1
P.
INCID.
0,M
AVISO
VALIDADO
PRESUP.
VALIDADO
1,1
1,1
contiene
0,M
1,1
pasa
a
ser
0,1
P.
INCID.
VALID.
provoca
1,1
provoca
1,1
1,1
1,1
provoca
ORDEN
INTERV.
0,M
1,1
0,M
contiene
ARTICULO
1,1
genera
1,1
1,1
ejecuta
FACTURA
figura 2: diagrama entidad-relación (reparación y conservación ascensores).
♦ Plantillas
He aquí un ejemplo de la construcción de plantillas para los componentes de
estos diagramas.
__________________________________________________________________
Entidad
Nombre
: Cliente
Referencia
: E-01
Definición
: Datos personales y comerciales de los clientes
Atributos
: Código_cliente, apellidos, nombre, CIF/NIF, ...
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Relación
Nombre
: Realiza
Referencia
: R-01
Definición
: Avisos realizados por los clientes
Atributos
: Ver hoja de avisos D96/03
Entidades
: Cliente, Aviso
Cardinalidad : 1:M
Restricciones : ninguna
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Generalización
Nombre
: Tipo
Referencia
: G-01
Definición
: Tipo de personal de asistencia
E. padres
: Personal
E. hijas
: Operario, Encargado
__________________________________________________________________
9.3.5.2 MODELO DE PROCESOS
♦ Diagrama de Contexto
A continuación se muestra en la figura 3, el diagrama de contexto asociado al
análisis realizado para el subsistema de reparación y mantenimiento de
ascensores.
Context
DPTO.
TECNICO
OPERARIO
D96/01
D96/01
fechado
D96/05
detección
avería
D96/06
modificado
D96/03 y
D96/05
Reparación y
Mantenimiento
de
Ascensores.*
aviso emisora
CLIENTE
visto bueno
firma
1
D96/04 aceptado
D96/01
firmado
D96/06
y
D96/05
D96/06
modificado
detección
avería
llamada
D96/06
D96/04
petición
ENCARGADO
D96/04
figura 3: diagrama de contexto (reparación y conservación de ascensores).
♦ Diagrama de Nivel 1
El diagrama de nivel 1 resultado de la explosión de proceso principal, es el
que aparece en la figura 4. Obsérvese que se muestran almacenamientos con
flujos de sólo entrada o sólo de salida, esto es debido a que son creados o
usados en otros subsistemas de la empresa que no son objeto de nuestro
análisis.
1 Reparación y Mantenimiento de Ascensores
OPERARIO
ENCARGADO
D96/01
D96/01
fechado
D96/01
firmado
CLIENTE
detección avería
D96/03
y
D96/05
Conservar
y
Engrasar
aviso
emisora
D96/06
modificado
alm D96/01
1.1
D96/06
firma
DPTO.
TECNICO
Recepción de
avisos
visto bueno
Atender
avisos
urgentes
D96/06 y
D96/05
alm D96/06
D96/06
modificado
D96/05
Reformar
o Reparar
1.3
Datos cliente
1.2
alm D96/05
D96/03 fact.
pendiente
alm D96/03 de
avisos
Maestro
artículos
alm D96/03
D96/04
llamada
detección
avería
D96/04
petición
CLIENTE
D96/04
aceptado
figura 4: diagrama nivel 1 (reparación y conservación de ascensores).
♦ Plantillas
He aquí un ejemplo de la construcción de plantillas para los componentes de
estos diagramas.
__________________________________________________________________
Entidad Externa
Nombre
Referencia
Definición
: Departamento Técnico.
: EE-2.
: Supervisión y toma de decisiones respecto a
procesos técnicos.
Flujos de Datos : D96/05, D96/06, D96/06 modificado, visto bueno, firma.
Volumen
: 20 empleados.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Proceso
Nombre : Conservar y Engrasar.
Referencia
: P-1.1.
Definición
: Actuaciones rutinarias de tipo preventivo sobre
instalaciones existentes.
Entradas
: D96/01 fechado, D96/01 firmado, D96/03, D96/05.
Salidas
: D96/01, D96/03, D96/05.
Descripcion
: Ver formalización de requerimiento R96/01.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Almacenamiento de datos
Nombre
Referencia
Flujos de Datos
Descripción
Contenido
: alm D96/01.
: S-7.
: Entradas (F-10), Salidas (F-11)
: Almacenamiento de fichas de control y engrase.
: Ver estructura de datos asociada a D96/01.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Flujo de datos
Nombre
Referencia
Fuente
Destino
Descripción
Estruct. Datos
Volumen
Comentarios
: D96/01 firmado.
: F-5.
: EE -3 Cliente.
: P-1.1. Conservar y Engrasar.
: Documento de verificación para el engrasede ascensores,
lo firma el cliente aceptando la revisión.
: Ver estructura de datos asociada a D96/01.
: Aprox. 40 revisiones diarias
: ninguno
__________________________________________________________________
9.3.5.3 DICCIONARIO DE DATOS
Se muestra a continuación un ejemplo de las plantillas utilizadas para la
construcción del Diccionario de Datos.
__________________________________________________________________
Dato elemental
Nombre
: Zona.
Descripción
: Indica el área urbana de ubicación del ascensor.
Longitud y Tipo: Carácter de longitud 10.
Sinónimos
: Area, Lugar.
Valores
: { a..z | A..Z | 0..9 }.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Estructura de dato
Nombre
Descripción
Componentes
: D96/01.
: Ficha de control y engrase.
: n_ascensor + zona + { fecha + operario + cliente +
piso + letra }6 + año + registro_inspección.
__________________________________________________________________