Sistemas de Workflow

Tema 5: Sistemas de WorkFlow
1. Necesidad de mejorar los procesos de las
empresas
2. Elementos de un sistema de flujo de trabajo
3. Tecnologías utilizadas en los sistemas de
flujo de trabajo
4. Tipos de sistemas de flujo de trabajo
5. Metodología para el desarrollo de sistemas de
flujo de trabajo
6. Estructura de un sistema de flujo de trabajo
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
• Cambios políticos y económicos afectan a
las empresas
• Hacia un mercado global
– Apertura de economías nacionales
– Crecimiento infraestructuras y redes de
telecomunicaciones (Internet)
– Desregularización de sectores
– Iniciativa privada impulsa la economía
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
• Empresa obligada a mejorar rendimiento
para sobrevivir en entorno competitivo
• Cliente demanda mayor calidad, menor
plazo de entrega, mejora del servicio,
atención personalizada reduciendo precio.
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
• Nuevas herramientas y técnicas:
–
–
–
–
–
Gestión de la Calidad Total
Innovación de procesos
Downsizing
Gestión del conocimiento
Gestión en base a las capacidades esenciales
• Las teorías de Management dan gran importancia
al análisis y mejora tanto de los procesos internos
como externos con clientes y proveedores
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
• Adoptar visión horizontal de la organización
centrada en procesos en lugar de funciones para
rediseñar las secuencias de actividades que
generan valor al cliente.
• Para mejorar  Automatizar  Reducción de
tiempos de ciclo (se agilizan tareas
administrativas y se minimizan errores) 
Mayor integración de actividades en proceso 
Facilita comunicación y coordinación entre las
personas que realizan las tareas.
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
• La automatización  Mejora el flujo de
información asociado a las actividades del
proceso  Facilita el control y medición
de resultados.
• La automatización permite mejorar el
rendimiento, reducir costes y plazos,
minimizando errores y garantiza mayor
calidad.
• Gran expansión de estos sistemas.
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
• Son los Sistemas de Gestión de Flujos de Trabajo
(Workflow management systems).
• Inicialmente en banca, seguros y administración,
hoy incluso sector industrial.
• No es suficiente automatizar, se necesita análisis
previo de cada proceso, definir secuencia de
actividades, las personas que intervienen y su
papel, la información necesaria en cada etapa, los
documentos que se manipulan, las políticas
implantadas, la interrelación con otros procesos…
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5.1. Necesidad de mejorar los
procesos de las empresas
• Una vez hecho el análisis estudiar la
posibilidad de rediseño para simplificar y
ganar eficiencia  Factor clave.
• Otro factor clave  Las personas:
– Contar con ellas desde el principio
– Formación
– Convencerles de la necesidad del nuevo
sistema
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
• Flujo de Trabajo:
– Secuencia de tareas donde intervienen personas
– Cada persona desempeña un papel
– Unos documentos se manipulan y se transfieren entre
personas
– Se hace uso de una información que fluye entre las
tareas
– De acuerdo con un conjunto de reglas y
procedimientos
– Para alcanzar un objetivo
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
• Información:
– Documentos: Word, Excel
– Formularios: Campos relativos al proceso
• Las 3 R’s de un Flujo de Trabajo: Rutas,
roles y reglas  Qué hace cada uno, en
qué orden y bajo que condiciones.
• El Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo
define, gestiona y ejecuta flujos de trabajo
apoyándose en las TI.
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
• El sistema permite:
– Automatizar procesos de negocio
– Gestionando secuencia de actividades en que
se descomponen
– Asignándolas a personas o procesos
informáticos que las llevarán a cabo
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
•
Elementos de un Sistema de Workflow:
1. Herramientas de análisis, modelado y
definición de procesos de negocio. Se
representa la secuencia de actividades y de
información de cada flujo (Diagramas de
flujo de datos).
– Descripción de procesos mediante un
lenguaje formal de definición. Incluye.
Actividades elementales, operaciones
asociadas, reglas de cada etapa y como es la
transición entre etapas.
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
2. Motor del Sistema de Workflow: Interpreta
las definiciones de los procesos y crea un
entorno para su ejecución.
•
•
•
•
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Controla las etapas de ejecución de un proceso
Invoca a la persona o aplicación cada etapa
Distribuye las tareas
Distintos medios de comunicación: Correo
electrónico, mensajería, intercambio de datos,
etc.
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5.2. Elementos de un Sistema de
Workflow
3. Interfaz del sistema de Workflow: con usuarios y
aplicaciones. Para rellenar campos de un formulario
o manipular un documento.
•
•
•
Controla la interacción del motor con el usuario o
aplicación transfiriendo los datos necesarios en cada
caso
Gestiona las colas de trabajo (tareas pendientes, …)
El sistema puede facilitar servicios adicionales:
Datos históricos, estadísticos, cooperación con
otras aplicaciones
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Herramientas de análisis, modelado y
definición de procesos de negocio
Definición
del proceso
Motor del Sistema de Workflow
Base de
Datos
Usuarios
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Aplicaciones y herramientas
ofimáticas
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5.3. Tecnologías utilizadas en los
sistemas de workflow
Para gestión de documentos, soporte al
trabajo en equipo, gestión de proyectos,
etc. Principales funcionalidades:
• Procesado de imágenes: Capturar
información impresa en papel y
digitalizarla para tratamiento automatizado.
(Reconocedores OCR)
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5.3. Tecnologías utilizadas en los
sistemas de workflow
• Gestión documental: Herramientas para facilitar
el almacenamiento de documentos electrónicos,
control de versiones y utilización de documentos,
así como enrutamiento de documentos a las
personas.
• Servicios de directorio: (X.500, LDAP) para
localizar recursos y servicios.
• Servicios de mensajería y correo electrónico:
Para intercambio de información.
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5.3. Tecnologías utilizadas en los
sistemas de workflow
• Herramientas de groupware: Facilitan el
trabajo en equipo (agendas compartidas,
boletines de noticias, foros de discusión,
intercambio de datos, ejecución compartida de
aplicaciones, etc. (Lotus Notes)
• Gestión de proyectos: Para gestionar la
planificación y desarrollo del proyecto,
definiendo tareas y objetivos a realizar,
asignación de tareas a personas, supervisión, etc.
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5.3. Tecnologías utilizadas en los
sistemas de workflow
• Herramientas de análisis, modelado y
definición de procesos: Parten de la
definición de la organización y los
distintos roles y responsabilidades
asignadas, evaluando impacto de los
cambios en los procesos y los flujos de
información asociados.
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5.4. Tipos de Sistemas de workflow
• Basados en imágenes: Automatización del flujo
de papeles, digitalizando documentos.
• Basados en formularios: Los usuarios introducen
la información en campos. La información
estructurada permite distribuir información
automáticamente y el sistema puede tomar
decisiones.
• Basados en la coordinación: Centrados más en la
comunicación y coordinación entre personas que
en los flujos de información.
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5.5. Metodología para el desarrollo
de un sistema de workflow
•
•
Workflow FORO de SEMA, hay muchas:
Se basa en 4 niveles
1.
2.
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Nivel organizacional: Obtener el modelo que
represente la organización (unidades organizativas
los diferentes roles y responsabilidades) y los
usuarios a los que se asignan roles y tareas.
Nivel informativo: Analizar y representar el flujo de
información asociado a cada proceso, identificando
documentos y formularios a gestionar.
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5.5. Metodología para el desarrollo
de un sistema de workflow
3. Nivel funcional: Identificar tareas en que se
descompone cada proceso (top-down).
TareaTrabajo a realizar en un determinado
periodo de tiempo por una persona con el rol
apropiado que gestiona una información.
4. Nivel de comportamiento: Reflejar el flujo
de información, 4 situaciones:
•
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Secuencial, divergente, condicional y
convergente.
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
1. Componentes de Software que
proporcionan las diferentes funciones
dentro de sistema
2. Ficheros de datos utilizados por esos
componentes
3. Aplicaciones y bases de datos que no
forman parte del sistema de workflow
pero que pueden invocarse por el motor
del sistema o de los usuarios
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
I.- Herramienta de definición de procesos
– Para analizar, modelar, describir y documentar
los procesos de negocio utilizando desde
modelos gráficos a lenguajes formales de
definición de procesos.
– Incorpora organigrama
– Incluye: Estructura del proceso, actividades y
orden de ejecución, roles y participantes, datos
a manipular, condiciones de ejecución,
invocación de aplicaciones…
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
II.- Motor del Sistema de Workflow
– Interpreta las descripciones de procesos y
proporciona entorno para la ejecución de estos
– Controla la ejecución de actividades y gestiona
colas de trabajos de cada usuario
– Accede a organigrama y roles para decidir que
persona ha de intervenir
– Gestión de restricciones: Plazos temporales
con sistema de prioridades y alarmas
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
– Mantiene internamente datos de control:
Información de estado, seguridad y auditoria
de cada instancia de proceso par supervisión y
control
– Datos relevantes del sistema de workflow
provienen de las aplicaciones para navegar por
las actividades del proceso
– Los datos específicos los manipulan las
aplicaciones. El motor transfiere datos en
ambos sentidos.
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
– 2 tipos de motores:
• Centralizados: Un único motor
• Descentralizados: Varios motores, cada uno ejecuta
una serie de procesos
– Motor como máquina de transición entre
estados. Cada actividad se encuentra en un
estado y el cambio del mismo responde a
eventos externos
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
Iniciado
Suspendido
Terminado
En ejecución
Activo
Completado
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
• Iniciado: Se crea instancia
• En ejecución: Puede ejecutarse cualquier actividad
en que se descompone
• Activo: Se está ejecutando alguna actividad
• Suspendido: Ejecución detenida
• Completado: Todas las tareas ejecutadas
• Terminado: por algún problema o error
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
III.- Gestor de la lista de trabajos
– El motor crea un nuevo elemento cada vez que
se necesita intervención de algún usuario.
– El gestor se ocupa de la interacción entre
usuarios y el motor, gestiona las tareas
pendientes y las muestra la usuario
– En sistemas sencillo es una bandeja de entrada
– Sistemas complejos balancean carga de trabajo
entre personas, reasignando si es necesario
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5.6. Estructura de un sistema de
workflow
IV.- Interfaz de usuario
– Presenta datos y tareas a realizar a cada
usuario
– Proporciona recursos para que el usuario
invoque las aplicaciones que necesite
– Integrado con el gestor de colas en muchos
sistemas
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Modelo de referencia de la
Workflow Management Coalition
• Describe principales elementos e interfaces entre
ellos:
– Motor del sistema de workflow
– Herramientas de análisis, modelado y definición de
procesos
– Herramientas de administración y monitorización
– Otros motores de workflow
– Aplicaciones clientes (gestor de listas e interfaz de
usuario)
– Aplicaciones invocadas
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Nuevas tendencias en los sistemas
de workflow
• Nuevos sistemas basados en tecnología
www, usando protocolo http para
intercambio de documentos y formularios
• Permite comunicación de usuarios y el
motor a través de internet
• Estructura:
Navegador – Servidor http – motor sistema WF
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Aplicaciones de los sistemas de
workflow en España
• La principal plataforma es Lotus Notes.
• Sobre él se desarrollan multitud de aplicaciones.
Utilizan posibilidades de comunicación,
cooperación y coordinación
–
–
–
–
–
Sistemas de gestión de la calidad
Gestión de documentos
Centros de atención a clientes
Recepción y seguimiento de llamadas
Administración Pública: ESTROFA y ATRIO
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