31 DE ENERO DE 2022 MÁSTER PROJECT MANAGEMENT CASO DE ESTUDIO #5. YESSICA DE LA OSSA HERAZO; ANA MILENA CURTIDOR; ANGIE SANCHEZ; ARNOLD SÁNCHEZ; SUSANA DE NARVÁEZ OBS BUSINESS SCHOOL DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS Tabla de contenido 1. Resumen ejecutivo ................................................................................................................... 3 2. Diseño ........................................................................................................................................ 4 2.1 Diseñar la estructura organizacional de la empresa y realiza la figura correspondiente. ........................................................................................................................... 4 2.2 Determinar si se crearía una PMO. En caso afirmativo, ¿de qué tipo? ................... 4 2.3 Diseñar la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO, indicando el número de personas necesarias. ............................................................................................................. 5 2.4 Explicar las principales responsabilidades de la PMO ............................................... 5 2.5 Describir las ventajas y desventajas que la empresa tendría con la elección de la PMO diseñada .............................................................................................................................. 6 2.6 Argumentos cuantitativos y cualitativos que apoyan la necesidad de implantar la PMO 6 3. Implementación......................................................................................................................... 9 4. Comunicación ......................................................................................................................... 10 4.1 Tipo de información que debe ser entregada por los Project Leaders a la PMO. 10 4.2 Tipo de información que debe ser entregada por la PMO a los Project Leaders 10 4.3 Indicar qué tipo de información sería entregada por la PMO al CEO .................... 10 5. Conclusiones ........................................................................................................................... 11 6. Bibliografía ............................................................................................................................... 12 1. Resumen ejecutivo El análisis del caso de la empresa de servicios TIC, pone de manifiesto que las organizaciones buscan de manera constante la mejora de la eficacia y la eficiencia de los proyectos, más aún, cuando la organización está en un ejercicio de planeación estratégica. No obstante, alcanzar estos resultados, requiere de medidas que varían dependiendo del mercado, las estructura de la organización, su tamaño y el alcance de los servicios provistos. Los retos del nivel gerencial, tal como se evidenció, suele buscar experiencia y la obtención del valor agregado a través de la implementación de una Program Management Office, a través de la cual haya un reporte constante del estatus y avance de los proyectos, la promoción de estándares comunes (gestión de la información), el control económico y financiero de la organización, planeación y alineación estratégica, selección y priorización de programas y proyectos y la promoción de la participación y articulación entre los stakeholders. Aunque la PMO supone, para este caso particular, una eventual resistencia al cambio por cuanto se venía trabajando de manera separada por los integrantes, también es cierto que, los beneficios que traería consigo son innegables una vez se logre permear la cultura organizacional y la articulación entre los diferentes niveles y actores de la organización, alrededor de los objetivos estratégicos de la misma. No obstante, es importante aclarar que su ejecución no se llevará acabo de manera espontánea, por el contrario, supondrá el desarrollo de unos pasos previos que también deben respaldarse y promoverse por el nivel ejecutivo, tales como, la fase de estudio, análisis, concepción, diseño y planificación. Estos, no solo le darán legitimidad y sustento, sino también garantizarán que sea exitosa. Su éxito también dependerá de que ésta se adapte a las necesidades de la organización y el estado “incipiente” de la misma (poco tiempo de formación), que cuente con el apoyo y respaldo del nivel ejecutivo y que responda a una visión clara de los objetivos estratégicos, así como de los medios para lograrlo. Su implementación debe traducirse en un valor agregado que se convierta en beneficios tangibles para la organización, servicios de soporte a los program y project managers, articulación para el conjunto de la organización y apoyo de advisory y consultancy. 2. Diseño 2.1 Diseñar la estructura organizacional de la empresa y realiza la figura correspondiente. Gerente General (accionista mayoritario) Vicepresidencia de aplicaciones (accionista 2) Vicepresidencia de apoyo a terceros (accionista 3) PM PM PM Movilidad Implantación de aplicaciones Consultoría de mejora de procesos Apoyo en Outsourcing Staff Staff Staff Staff PM 2.2 Determinar si se crearía una PMO. En caso afirmativo, ¿de qué tipo? Para el caso de estudio, consideramos que se debería crear una PMO básica de nivel programa (formal - best practices), esta decisión la tomamos teniendo en cuenta el tamaño de la empresa, la modalidad de contratación del personal (freelance) y que estos no tienen definida una metodología común a seguir, adicionalmente, esta compañía lleva muy poco tiempo legalmente constituida en el mercado e implementar una PMO más robusta requiere mayor presupuesto y la naturaleza actual de su negocio no lo requiere. Si bien el equipo es experto en la gestión de proyectos y tiene experiencia en distintos campos, no cuentan con una metodología definida, por lo cual, crea una PMO de un nivel superior podría generar cambios abruptos en la cultura de la compañía. Con una PMO de nivel básico se lograría entonces, proveer una metodología estándar y repetitiva para usar en los múltiples proyectos y las personas contratadas tendrían una dedicación parcial, la PMO podrá asistir en el uso de herramientas, en el reporte de estatus y grado de avance de proyectos individuales teniendo en cuenta los entregables del proyecto según el cronograma. 2.3 Diseñar la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO, indicando el número de personas necesarias. Gerente General (accionista mayoritario) VP de líneas de negocio PMO (accionista 3) (accionista 2) PM PM PM Movilidad Implantación de aplicaciones Consultoría de mejora de procesos Apoyo en Outsourcing Staff Staff Staff Staff PM 2.4 Explicar las principales responsabilidades de la PMO Para el caso en cuestión, decidimos implementar una PMO básica, en la cual, las principales responsabilidades son, según (OBS Business School, pág. 177): - Secretaría: gestión diaria y servicios de reserva. Reporte del estatus y grado de avance de Proyectos individuales. Reunión de la información de Proyectos en un reporte o informe global de todo el Programa de Proyectos. Distribución de informes (Proyectos y Programas). Creación de estándares, métodos y procedimientos. Gestión documental (de Proyecto: Planes, Matrices de Riesgos, Cronogramas, Archivos de Incidencias, etc.) → repositorio on-line. Soporte a sponsor: Organizaciones de reuniones de comité de proyecto/programa, circulación de agendas y documentos del comité, y, registro de actas de reunión. 2.5 Describir las ventajas y desventajas que la empresa tendría con la elección de la PMO diseñada A continuación, se listan las ventajas que tendría la compañía con la implementación de una PMO básica: - Mejora en la gobernanza del programa Se ajusta a las necesidades actuales de la organización Se tiene una visión clara y alineada con la estrategia Mejora de la eficiencia al maximizar el uso de recursos y evitar el esfuerzo duplicado Existe una comunicación coordinada y fluida entre los proyectos Se logra una estandarización de métodos, procedimientos y mejores prácticas para la gestión de proyectos Se tiene entrenamiento, orientación, capacitación y supervisión al personal (gestión del conocimiento) Medición de avance del proyecto por medio de métricas e indicadores Se logra tener alineación de los recursos del personal del proyecto Se tiene soporte y gestión administrativa Mejora el compromiso y la comunicación con los stakeholders La PMO disciplinará a los actores fundamentales dentro de la compañía Por otra parte, tenemos las desventajas de implementar este tipo de PMO: - La PMO puede ser percibida como un ente burocrático Resistencia al cambio, por una nueva estructura organizacional Buscando mantener o incluso disminuir los costos actuales, se decide elegir como PMO a uno de los accionistas que estaba con anterioridad a cargo de una Vicepresidencia, por tanto, se desconoce el grado de conocimiento de éste en la PMO, generando incertidumbre frente a los proyectos. 2.6 Argumentos cuantitativos y cualitativos que apoyan la necesidad de implantar la PMO Teniendo en cuenta la tabla con los crecimientos anuales, dada en el caso, a continuación, mencionaremos los argumentos cuantitativos y cualitativos que apoyan la necesidad de implementar una PMO: Facturación anual total $ 1.200.000 $ 1.000.000 $ 800.000 $ 600.000 $ 400.000 $ 200.000 $Año 1 Año 2 Año 3 Porcentaje de participación por línea de negocio 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 10% 10% 60% 20% Año 1 Movilidad ERP 10% 10% 10% 10% 50% 44% 30% 36% Año 2 Año 3 Procesos Consursos Crecimiento anual por línea de negocio $ 500.000 $ 400.000 $ 300.000 $ 200.000 $ 100.000 $Movilidad ERP Año 1 - - - - - Linea de negocio Facturación Año 1 Movilidad ERP Procesos Concursos Total $ $ $ $ $ 100.000 300.000 50.000 50.000 500.000 Procesos Año 2 Año 3 Facturación Año 2 $ $ $ $ $ Consursos 225.000 375.000 75.000 75.000 750.000 Variación Año 2 vs Año 1 125% 25% 50% 50% 50% Año 3 $ $ $ $ $ 378.000 462.000 105.000 105.000 1.050.000 Variación Año 3 vs Año 2 68% 23% 40% 40% 40% Para garantizar el crecimiento de las distintas líneas de negocio, en especial las de Movilidad y ERP, que son las que mayor proporción representan en el total de la compañía, es fundamental la implementación de la PMO. Se logra identificar en la proyección de crecimiento del negocio, que hay 2 líneas que se han privilegiado para su aumento en facturación (ERP y Movilidad), si bien ninguna tiene decrecimiento en ventas, sí se logra ver la disminución en la participación con respecto al total de facturación. Para alcanzar las metas de crecimiento de facturación de ERP en el segundo año del 25% con respecto al anterior y del 23% para el tercer año con respecto al segundo, se requiere tener una PMO que permita una mejor gobernanza de los proyectos, una estandarización del servicio y una mejor administración de los recursos compartidos, que será reflejado finalmente en una mejor calidad de los servicios. La presencia de la PMO, en una empresa en la que hay varias líneas de negocios que a su vez tienen distintos proyectos, permitirá tener una mejor relación con clientes porque por medio de esa figura, se logra canalizar o centralizar mejor los resultados y la información. Si bien es una compañía relativamente nueva, el implementar la PMO le permitirá una reducción de los riesgos a los cuales podrían estar expuestos y una mejor administración de los recursos. 3. Implementación A continuación, explicaremos los pasos o fases que se seguirían en la implementación de la PMO que hemos diseñado anteriormente. Fase I - - - Definición de estándares, metodología, procesos, plantillas y guías para cada una de las líneas de negocio de la compañía, lo cual permitirá una gestión más organizada de los proyectos. Gestión del conocimiento de acuerdo con la experiencia que ya tiene el personal de la compañía de manera individual, de forma que se puedan identificar lecciones aprendidas y oportunidades de mejora. Capacitación a equipos de proyectos teniendo en cuenta la curva de aprendizaje. Coaching a líderes en el seguimiento del proyecto en curso Fase II - - Se realiza una reestructuración de la PMO, esta es una nueva gerencia que estará a cargo del accionista que antes ocupada el puesto de vicepresidente de apoyo terceros. La PMO empieza a ser responsable de la gestión de todos los proyectos en curso. Se hace el despliegue con los Project Managers y se les informa que dependen de la PMO. Implementación de indicadores y métricas que permitan evaluar el avance y desempeño de los proyectos. Proceso continuo de mejora Gestión del cambio: este es un paso que se haría de manera continua o transversal desde el inicio de la fase II, de esta manera se trabaja en la resistencia al cambio. 4. Comunicación 4.1 Tipo de información que debe ser entregada por los Project Leaders a la PMO. 1. El Project leader debería entregar una línea base 2. Entregar evidencias, indicadores, sobre el comportamiento de los costos con respecto al presupuesto base 3. Entregar resultados finales, es decir, productos o servicios terminados, de acuerdo con el cronograma establecido 4.2 Tipo de información que debe ser entregada por la PMO a los Project Leaders 1. Objetivos para cumplir teniendo en cuenta la orientación o la estrategia corporativa 2. Metodologías, plantillas base de procesos y procedimientos, capacitaciones. 3. Aprobación de la línea base y de los indicadores con las cuales serán medidos 4. Información histórica de proyectos similares, factores de éxito y lecciones aprendidas 4.3 Indicar qué tipo de información sería entregada por la PMO al CEO 1. Entregar información estandarizada y comparable (datos financieros, porcentaje de avance/cumplimiento) 2. Identificación de conflicto de recursos 3. Gestión de riesgos 4. Información histórica de los proyectos 5. Conclusiones La decisión sobre la posibilidad de implementar una PMO siempre debe estar soportada sobre las necesidades de la organización y sus capacidades, que, por supuesto, debe estar fundamentado en argumentos cualitativos y cuantitativos que brinden al nivel ejecutivo las herramientas necesarias para la toma de decisión. Teniendo en cuenta lo anterior, y luego del análisis de las distintas variables como tamaño, trayectoria, líneas de negocio, estructura organizacional, y demás, concluimos que la empresa de servicios TIC sí necesita la implementación de una PMO y el tipo que más se ajusta a sus necesidades es la PMO básica, esto debido a que requiere mantener una visión más clara de las estrategias y un orden en temas metodológicos, procedimientos, gestión de los proyectos, gestión de los conocimientos y de los recursos, que le permita ofrecer servicios estándares y con mejor calidad, adicionalmente, con la PMO se toma el control y se establecerá una mejor programación y estimación de tiempos en el desarrollo de los proyectos, se considerará una mejor asignación de recursos para su ejecución,con lo que se espera disminuir costos de operación y atención oportuna de los requerimientos de los clientes. Finalmente, con base en el conocimiento de los accionistas y el staff de los programas, debidamente documentada, la PMO contará con una adecuada metodología para el levantamiento de la información, esta metodología comprende la elaboración del Acta de constitución del proyecto, la elaboración del grupo de procesos para la Iniciación, ejecución, seguimiento y control y cierre del proyecto. Con esto, se regulará el proceso de levantamiento de información para formalizar previamente un proyecto antes de su ejecución y brindar apoyo a la PMO de seguimiento y dirección, así como su uso en futuros proyectos. 6. Bibliografía OBS Business School. (s.f.). Material Base, Dirección estratégica de proyectos . Barcelona.
