INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA

Ministerio del Interior
República de Colombia
GUÍA PARA LA FINANCIACIÓN DE PROYECTOS DEL FPFD
MINISTERIO DEL INTERIOR
BOGOTA, 23/11/2011
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Código: AN-FP-G-01
GUÍA PARA LA FINANCIACIÓN DE PROYECTOS Versión: 02
DEL FPFD
Ministerio del Interior
Fecha: 23/12/2011
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1. OBJETIVO
Esta guía pretende facilitar, agilizar y hacer más efectiva la gestión del Fondo, al informar y
orientar sobre los criterios técnicos, jurídicos y parámetros para la gestión, formulación,
ejecución, seguimiento y monitoreo de proyectos financiados o cofinanciados en materia de
participación ciudadana y democracia.
2. ALCANCE
La presente guía está orientada a las dependencias del Ministerio del Interior, a los organismos
públicos y privados, las entidades del orden nacional, departamental, distrital, municipal e
instituciones académicas.
3. DEFINICIONES
FPFD: Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia.
Eficacia: grado en el que se realizan las actividades y se logran los resultados del proyecto.
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Efectividad e impacto: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
del proyecto como en el manejo de los recursos asignados para el proyecto.
4. NORMATIVIDAD
El Decreto No. 695 de 2003, establece que el Fondo es un establecimiento público del orden
nacional, adscrito al Ministerio del Interior.
Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y
funciones del Ministerio del Interior e integra al Sector Administrativo del Interior.
5. DESARROLLO
Generalidades.
El Fondo de Desarrollo Comunal fue creado por medio del Decreto – Ley 3159 de 1968,
reglamentado por el decreto 158 de 1970 y reformado por el artículo 46 del decreto 2132 de
1992. Mediante el decreto 1685 de 1997 se ordenó la fusión del Fondo para la Participación
Ciudadana al Fondo de Desarrollo Comunal, cambiando su razón social a Fondo para el
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Desarrollo Comunal y la Participación, asignándole los objetivos y funciones establecidas
para los dos Fondos. A partir de la expedición del decreto No. 2546 de 1999 se denomina
Fondo para la Participación y el Fortalecimiento Democrático y el Decreto 200 de 2003 lo
adscribe al Ministerio del Interior, quedando con la denominación Fondo para la Participación
y el Fortalecimiento Democracia.
El Decreto No. 695 de 2003, establece que el Fondo es un establecimiento público del orden
nacional, adscrito al Ministerio del Interior; dotado de personería jurídica y patrimonio
independiente, no cuenta con dependencias ni planta de personal propia, para el desarrollo
de su objeto se apoya en la estructura administrativa y en los funcionarios del Ministerio del
Interior. Posteriormente, en el 2008 mediante decreto 4530 redefine la estructura del Misterio,
en el que se mantiene su naturaleza jurídica y misión institucional.
La representación legal y ordenación del gasto está en cabeza del Ministro del Interior, la
cual puede ser delegada en el nivel directivo, siendo sus funciones las de dirigir, coordinar y
controlar la acción administrativa y la ejecución de las funciones y programa del Fondo,
elaborar el proyecto de presupuesto y ejecutarlo una vez sea aprobado, expedir los actos y
suscribir los contratos necesarios para el desarrollo normal de las actividades.
El Patrimonio del Fondo está integrado por las partidas ordinarias asignadas por el
Presupuesto General de la Nación, crédito externo e interno, bienes muebles e inmuebles
que reciba a cualquier título, cooperación y donaciones nacionales e internacionales.
5.1. Lineamientos Operativos para la Gestión
¿Qué es el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia?
Es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio del Interior; dotado de
personería jurídica y patrimonio independiente, no cuenta con dependencias, ni planta de
personal propias, para el desarrollo de su objeto se apoya en la estructura administrativa y en
los funcionarios del Ministerio del Interior.
¿Cuál es el objetivo del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la
Democracia?
Financiar programas que hagan efectiva la participación ciudadana, el fortalecimiento de la
democracia y la acción Comunal, mediante la difusión de sus procedimientos, la capacitación
de la comunidad para el ejercicio de las instituciones y mecanismos reconocidos en esta ley,
así como el análisis y evaluación del comportamiento participativo y comunitario.
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Los programas y proyectos podrán ser ejecutados directamente por el Ministerio del Interior,
o por otras entidades públicas de reconocida idoneidad.
¿Cuáles son las funciones que desarrollan el Fondo para la Participación y el
Fortalecimiento de la Democracia?
De Conformidad con lo dispuesto en el Decreto 695 de 2003, el Fondo desarrolla funciones
orientadas a:
Impulsar y financiar la elaboración y ejecución de programas y campañas que
divulguen los mecanismos o hagan efectiva la participación ciudadana en todos sus
ámbitos.
Adelantar análisis y evaluaciones de los resultados obtenidos con la ejecución de los
programas que se financien con recursos del Fondo y poner esta información a
disposición de la ciudadanía.
Realizar estudios e investigaciones sobre la evolución de las instituciones y
mecanismos de participación ciudadana y difundir los resultados obtenidos.
Fomentar la coordinación interinstitucional, con las organizaciones no
gubernamentales u otras formas asociativas y con la comunidad en general, para
definir, adelantar, financiar y ejecutar programas relacionados con las materias objeto
de este fondo, en cumplimiento de las normas legales vigentes.
Adelantar y coordinar las acciones destinadas a la obtención de recursos de
cooperación nacional o internacional, dirigidas a financiar actividades del Fondo.
Dirigir proyectos tendientes a la formación de la comunidad en los procesos de
cogestión administrativa y al fortalecimiento del tejido social.
¿Cómo es la estructura funcional del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento
de la Democracia?
Con el propósito de direccionar y facilitar la gestión institucional del Fondo, su funcionamiento
esta soportado en la estructura orgánica y planta de personal del Ministerio del Interior.
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OFICINA ASESORA DE
PLANEACION
COMITÉ ASESOR
REPRESENTANTE
LEGAL FPFD
OFICINA DE CONTROL
INTERNO
DIRECCION PARA LA
DEMOCRACIA, LA
PARTICIPACION
CIUDADANA Y LA ACCIÓN
COMUNAL
OFICINA ASESORA
JURIDICA
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBDIRECCION DE
GESTION
CONTRACTUAL
OFICINA DE
INFORMACION
PÚBLICA DEL
INTERIOR
SUBDIRECCION DE
GESTION HUMANA
Cada dependencia o área involucrada asume funciones específicas con responsabilidades
claras frente a los procesos y procedimientos a desarrollar.
Área de Dirección General. (Representante Legal): Es el encargado de dirigir,
coordinar y controlar la acción administrativa, la ejecución de las funciones y
programas y expedir los actos y suscribir los contratos para el desarrollo de las
actividades.
Área Técnica (Oficina Asesora de Planeación): Será la encargada del planeamiento,
seguimiento y evaluación de los planes de gestión del Fondo (estudio y viabilización de
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proyectos que sean presentados para aprobación del Comité del Fondo) así como la
asesoría para la elaboración de los procedimientos.
Área Jurídica (Oficina Asesora Jurídica): Le corresponde el apoyo y asesoría en el
campo jurídico para la celebración de contratos y convenios, así como el seguimiento
para la ejecución y liquidación de los respectivos contratos. Llevará y mantendrá
organizada la documentación correspondiente de cada proyecto, acorde con la
normatividad que la regula.
Área Apoyo Administrativo (Subdirección Administrativa y Financiera): La primera es
la encargada de desarrollar la fase relacionada con la programación presupuestal, la
tesorería y contabilidad del Fondo; La segunda, le compete la custodia y control de los
bienes muebles e inmuebles del Fondo.
Área Misional (Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción
Comunal): Es la responsable de la recepción y trámite de proyectos ante las
dependencias involucradas en el proceso de gestión, y del seguimiento a los diferentes
proyectos que apruebe el Fondo.
Área de Control (La Oficina de Control Interno): Encargada de verificar los resultados
de la gestión.
Área Informática (Oficina de Información Pública del Interior): Encargada de ejecutar y
brindar el soporte en el desarrollo del Software y Hardware requerido por las diferentes
dependencias que apoyan la gestión del Fondo.
Área de asesoría (Comité Asesor del Fondo): Le corresponde Orientar las políticas
generales y las directrices para la ejecución de los recursos del Fondo, Evaluar,
analizar y aprobar o improbar los diferentes proyectos a financiar de conformidad con
las directrices fijadas y la viabilidad de financiación y/o cofinanciación.
5.2 Lineamientos para la Gestión de la Política
El Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia como establecimiento
público del orden nacional, financiador de la política en materia de participación ciudadana y
el fortalecimiento de la democracia, fundamenta su que hacer a partir del direccionamiento
de la gestión, actuando desde la oferta institucional del Ministerio del Interior, situación que
marca frente a las entidades públicas y privadas el liderazgo y posicionamiento en la
construcción de una nueva cultura política y social para la participación.
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Frente a estos escenarios, el Fondo proyecta la financiación de Programas de carácter
Nacional, que garanticen la construcción de conocimiento a partir del reconocimiento del
entorno y el análisis de los fenómenos, tanto de las instituciones políticas, como de la
sociedad civil y de sus organizaciones sociales. Así como la apropiación de metodologías y
pedagogías educativas para la construcción de una nueva cultura de lo público, en
coordinación con las entidades del ámbito nacional y territorial donde el ciudadano y sus
organizaciones sociales se vinculen activamente en la definición, ejecución y vigilancia de las
tareas públicas.
¿Cuáles son los principios básicos de la política
Apoyar la financiación de programas de impacto nacional, que
aseguren la
sostenibilidad de los procesos y responsabilidad institucional de las entidades
territoriales.
Actuar a partir de la oferta institucional del Ministerio, a través de las Direcciones que
promueven el fortalecimiento de la democracia, la participación ciudadana y la Acción
Comunal.
Actuar con criterios de descentralización, y cobertura nacional.
Formalizar alianzas estratégicas con instituciones públicas y privadas que le aseguren
la adopción de pedagogías educativas para difusión y fomento de los espacios y
mecanismos de participación
¿Cuáles son las estrategias para el impulso de la política
Financiar el fortalecimiento de las organizaciones civiles, cuya finalidad es propiciar el
conocimiento en los ciudadanos y funcionarios del ámbito territorial que promueven la
participación y la democracia.
Formalizar alianzas estratégicas con sectores públicos y privados para la promoción y
formación en participación ciudadana y democracia.
Acompañar financieramente la consolidación del nuevo modelo de gestión institucional
e interrelación con las diferentes dependencias del Ministerio que desarrollan el
componente de la participación.
Financiar la implementación del Plan Nacional de Formación para el Control de la
Gestión Pública, a través del cual se provean las herramientas y tecnologías a
funcionarios y lideres para el ejercicio del Control Social a la Gestión Pública.
Financiar la implementación del Programa Nacional de Formación de Formadores
para la Organización Comunal.
¿Qué Tipos de Proyectos se pueden presentar al Fondo para la Participación y el
Fortalecimiento de la Democracia?
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Los proyectos a financiar o cofinanciar por el FPFD deben estar enmarcados dentro los Planes
de Desarrollo Nacional, Sectorial, Departamental y Municipal y acorde con los objetivos del
Plan de Inversión del Fondo, cuya población objetivo sea el ciudadano, las comunidades y los
funcionarios públicos. Se pueden clasificar en proyectos:
Pedagógicos. Buscan implementar una pedagogía institucional dirigida a las
comunidades con el fin generar una cultura de formación participativa y de construcción
de escenarios que garanticen la apropiación de espacios y de mecanismos de
participación democrática a nivel nacional y regional.
De Comunicación. Fortalecer la democracia el control de la comunidad sobre la gestión
pública, a partir del conocimiento directo y la intervención en los procesos.
De Investigación. Generar espacios de reflexión para la construcción de conocimiento
en materia de participación ciudadana y comunitaria.
¿Quiénes pueden presentar proyectos para acceder a los recursos del Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la Democracia?
Las dependencias del Ministerio del Interior, organismos públicos y privados, entidades del
orden nacional, departamental, distrital, municipal e instituciones académicas
¿Cómo se puede acceder a los recursos del Fondo para la Participación y el
Fortalecimiento de la Democracia?
Mediante la formulación y presentación de proyectos relacionados con la naturaleza y objeto
del Fondo por parte del interesado, de acuerdo con la metodología diseñada para ello. El
FPFD dará prioridad a los proyectos que incorporen propuestas de cofinanciación para su
ejecución, esto es, que el interesado incorpore recursos propios o de alguna otra entidad para
el desarrollo de la iniciativa.
¿A qué lugar debe acudir el interesado?
Para solicitar información y/o presentar un proyecto, el interesado debe:
Ingresar a la página www.mij.gov.co
Dirigirse a la Carrera8 No. 12B-31 sede del Ministerio del Interior, piso 9º. Dirección
para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal.
Comunicarse al PBX No. 2427400 extensiones 2970 / 2971
Enviar comunicaciones a los FAX Nos. 5997917 - 5997973 - 2865917
5.3 Lineamientos para la contratación del Fondo
Consciente de la necesidad de velar porque los objetos contractuales de los convenios
celebrados por el FPFD, se ajusten a los requerimientos establecidos en cada uno de los
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proyectos aprobados por el Comité Asesor del Fondo, sin que haya lugar a interpretaciones
extensivas o erróneas por parte de los intervinientes, la Dirección Jurídica del Ministerio
establece las condiciones necesarias para garantizar los procesos precontractuales,
contractuales y pos contractuales de acuerdo a las normas vigentes en la materia y en el
manual de contratación del Ministerio del Interior, observando los siguientes parámetros:
Determinar la viabilidad jurídica de los proyectos presentados al Fondo
Redactar de manera clara y precisa el objeto del convenio y/o contrato.
Estipular las obligaciones que se derivan para el contratista, incorporando las
actividades presentadas en el proyecto.
Estipular el procedimiento a seguir para la resolución de inconvenientes en el curso de
la ejecución del convenio y/o contrato.
Verificar que el contratista haya establecido las garantías con los amparos solicitados, el
pago de la publicación en el diario oficial y el impuesto de timbre requeridos en el
perfeccionamiento del contrato.
La gestión precontractual y contractual del Fondo es asumida por la Dirección Jurídica del
Ministerio del Interior a través del Grupo de Gestión Contractual, quien abordará la
elaboración de las minutas de convenios y/o contratos teniendo en cuenta los parámetros
fijados en el manual de contratación del Ministerio del Interior, así mismo, adelantará la labor
de archivo documental del proceso contractual correspondiente al Fondo, conforme a la tabla
de retención documental vigente para la contratación pública.
En lo que respecta a la numeración de los contratos y/o convenios, el Grupo de Gestión
Contractual velará porque la numeración sea independiente a la contratación del Ministerio y
dispondrá del espacio físico para el manejo y conservación de la documentación que soporta la
contratación del FPFD.
De otra parte la Oficina Asesora Jurídica adelanta el seguimiento y monitoreo a la ejecución de
contratos y/o convenios, labor que es acompañada por cada uno de los supervisores
designados por el Representante Legal del Fondo, la Oficina brinda asesoría a los funcionarios
responsables de la función de supervisión para:
La vigilancia, desarrollo del contrato y el cumplimiento de las actividades y
responsabilidades asumidas por el contratista.
El seguimiento puntual al cumplimiento de las obligaciones del contratista, exigiendo la
presentación de informes que sustenten la ejecución idónea y oportuna del objeto
contratado, conforme a los cronogramas y planes de inversión presentados.
El establecimiento del plan de inversión y cronograma con el contratista para el
seguimiento de las metas y actividades propuestas y suscribir las actas de inicio, recibo y
terminación del contrato.
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Ejercer seguimiento, verificación, supervisión y control sobre el buen manejo y adecuada
inversión de los dineros entregados a titulo de anticipo y de los dineros del contrato y/o
convenio.
La presentación de informes mensuales a la Coordinación de Supervisiones y
Liquidaciones, conforme al formato del Sistema de Información Contractual
implementado por el Grupo de Sistemas e informática sobre el desarrollo del contrato.
Verificar durante la vigencia del contrato y en forma permanente, que las obras o
servicios, se ejecuten con sujeción a los proyectos, planes, programas, diseños, planos,
previamente aprobados.
5.4 Lineamientos para el Seguimiento, monitoreo, supervisión y presentación de
informes.
Con el propósito de contar con una herramienta que le brinde al Representante Legal del
Fondo y al Comité Asesor la información necesaria para la toma de decisiones, se establece
los parámetros para hacer seguimiento, monitoreo, supervisión y evaluación de los procesos
de ejecución presupuestal, contractual y de la gestión técnica y administrativa del Fondo.
En razón a lo anterior cada una de las Áreas que apoyan la gestión del Fondo, deberán
presentar al comité de manera clara y precisa un informe gerencial, que refleje los avances y
situaciones críticas que afecten el normal desarrollo del proceso que adelanta el Fondo, los
cuales deben contener:
Proceso Administrativo: El Área le corresponde brindar información en los asuntos
relacionados con la custodia de los bienes e inventarios que posee el Fondo, reflejando el
estado, situación y necesidades para atender y prever los requerimientos de avaluó,
impuestos y gastos inherentes su conservación.
Proceso Financiero: Esta Área le corresponde presentar informes que evidencien el
estado y niveles de cumplimiento de la inversión de los recursos asignados y
programados, los pagos de los compromisos y las expectativas frente a ejecución durante
la vigencia de la totalidad del presupuesto apropiado.
Proceso Contractual: Le corresponde en su función de apoyo y asesoría en el campo
jurídico, presentar informes que permita evaluar y hacer el seguimiento de la ejecución
de los contratos, el cumplimento de las responsabilidades contractuales y alcance de los
objetos. Así mismo, registrar el estado, terminación y liquidación.
Proceso de Planeación y ejecución: Los informes deben abordar el análisis en materia
de seguimiento y evaluación de la gestión del Fondo (ejecución y cumplimiento de plan
de inversión, la ejecución de los programas y proyectos financiados durante la vigencia y
proponer los correctivos para el cumpliendo de las metas propuestas en el plan de
Inversión.
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5.5 Lineamientos para la Aplicación de Formatos para la Formulación del Proyecto
El presente ítem describe los pasos previstos por el Fondo para la formulación y presentación
de proyectos, el que debe ser registrado, evaluado y viabilizado. Todos los proyectos
requieren el completo diligenciamiento de los formatos diseñados, conservando su secuencia y
anexando la documentación requerida, así como aquellos otros que se consideren aportan
para su estudio y evaluación.
Información del Solicitante.
Para recopilar la información del solicitante se utiliza el formato AN-FP-G-01-F-01 que tiene
como finalidad, registrar la información del interesado como; Nombre o razón social,
documento de identidad, dirección, ciudad, nombre y cédula del representante legal, objeto
social, etc. y de manera especial los datos del responsable de la formulación del proyecto,
trayectoria y experiencia en el tipo de proyecto que presenta.
Información acerca del proyecto.
Este ítem tiene como finalidad registrar la información relacionada con los aspectos
fundamentales propios del proyecto, para lo cual se deben utilizar los siguientes formatos
Formato AN-FP-G-01-F-02.Descripción e Identificación de la Necesidad
Este formato tiene como finalidad el registro de información sobre los aspectos primordiales de
la necesidad que será atendida con el proyecto, conocer una realidad implica comprender que
ella es siempre dinámica y como tal cambiante. Debe determinarse si aspectos como carencia,
baja calidad o ineficiencia en la producción de servicios, influyen en la necesidad enunciada,
así mismo determinar resultados de acciones anteriores en su tratamiento, para de esa
manera establecer una proyección y estrategias que den solución a la necesidad planteada.
Nombre del Proyecto
El nombre que se le asigne al proyecto debe cumplir con las siguientes características:
Identificar el proyecto en forma inequívoca, única y mantenerse durante toda la vida del
proyecto. Debe permitir responder a los siguientes interrogantes: ¿Qué se va a hacer?
(Proceso), ¿Cómo se va a hacer? (Acción), ¿Sobre qué? (Población Objeto), ¿Dónde?
(Localización), ¿Cuándo se va a hacer? (Término) y ¿Porque? (Razón)
Tipo de Proyecto:
En este espacio se indica el tipo de proyecto a financiar o a cofinanciar dependiendo de la
siguiente clasificación: Pedagógico, Comunicación, Investigación y Asesoría.
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a). Antecedentes
En este ítem se debe indicar de manera clara el origen, desenvolvimiento y estado actual de la
necesidad. Es necesario que dentro de este formato se señalen las causas, consecuencias e
impacto del mismo. Identifique otros proyectos o acciones relacionados con el tema del
proyecto propuesto, que se estén realizando o se hayan efectuado en los últimos cinco años.
b). Identificación de la Necesidad.
Una vez descrita la necesidad identifique en forma clara y concisa el punto crítico a tratar con
la ejecución del proyecto.
c). Localización y Características de la zona
La localización es la zona específica o área de influencia donde se presenta la necesidad y/o
pretende cubrir el proyecto. Utilice el nombre oficial correspondiente a las regiones,
departamentos y municipios, veredas, comunas, localidades o corregimientos, donde está
ubicada la población, por último se enuncia las características físicas de la zona (situación
geográfica, composición social, económica, de la zona), donde se adelantará físicamente el
proyecto.
Formato AN-FP-G-01-F-03. Identificación de la Población
a).Cuantificación
Se debe mencionar el número de habitantes de la zona y/o población objetivo beneficiada
con el proyecto (Región, departamento, municipio, corregimiento, vereda, localidad).
b). Descripción de la población objetivo
Corresponde a una descripción breve de las principales características de la población que
específicamente se beneficiará con el proyecto. Se puede considerar la edad, sexo, actividad
económica, estratificación y características culturales.
Formato AN-FP-G-01-F-04.Justificación del Proyecto
En este formato haga una breve explicación sobre cómo va a contribuir la ejecución del
proyecto en la solución de la necesidad planteada, de manera que muestre la utilidad de
aplicar los recursos a solicitar para el desarrollo del mismo.
FormatoAN-FP-G-01-F-05. Objetivos del Proyecto
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a). Objetivo General
Se enuncia el objetivo general o fin primordial del proyecto, el cual debe ser único, claro,
concreto y realizable, así mismo debe reflejar el propósito de dar solución a la necesidad
planteada. Recuerde que el objetivo general es el elemento que permite llevar a una
situación nueva, como producto final de unas varias actividades. El cumplimiento del objetivo
lleva implícita la solución real o satisfacción de la necesidad y no a tratar las consecuencias o
expresiones exteriores del mismo pues la finalidad del objetivo será superar la necesidad.
b). Objetivos Específicos
Se describe los objetivos específicos como las situaciones o cambios que se piensa alcanzar
u obtener para cumplir con el objetivo general. Estos objetivos deben formulase en forma
concreta y deben ser mensurables, puesto que son los que permiten operacionalizar el
objetivo general, por supuesto conservarán la dirección a la solución de la necesidad
previamente identificada.
Formato AN-FP-G-01-F-06. Alternativas de Solución de la Necesidad.
Identificar las alternativas permite que el proyecto refleje realmente el cómo, lo alcanzable,
factible o deseable, para abordar la formulación del proyecto, se debe identificar mínimo dos
alternativas para solucionar la necesidad planteada. Para hacer comparables las alternativas,
se debe buscar igualar la cantidad y calidad de servicios producidos, así como el tiempo
requerido en cada una de ellas. El proceso debe permitir conocer las razones técnicas,
sociales, políticas, institucionales o de otra índole, razones por las cuales se descarta cada
una de las opciones o alternativas planteadas.
La alternativa seleccionada debe corresponder a la de mínimo costo y maximización de
resultados, su análisis indica los mecanismos mediante los cuales se va a desarrollar el
proyecto y lo que se espera alcanzar, esto es, lo referido a la forma en que todos los
recursos (financieros, humanos, físicos, técnicos, tecnológicos, etc.), deben utilizarse para
maximizar la posibilidad de obtener los resultados propuestos, debe coadyuvar con el
cumplimiento de los objetivos del proyecto.
FormatoAN-FP-G-01-F-07. Descripción de las Metas Físicas y Actividades de la
Alternativa de Solución Escogida
Una vez que se ha identificado la alternativa de solución a la necesidad planteada, se debe
formular las metas físicas y acción que implementará para su ejecución. Las metas consisten
en el conjunto de resultados concretos que garantizarán el logro del objetivo general del
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proyecto, son la expresión cuantitativa, medible de los objetivos específicos e indican las
condiciones de cantidad, calidad y tiempo.
Es importante resaltar que para todas las acciones es necesario indicar el tiempo, el lugar, el
número de personas que requerirían de ayuda, los insumos o recursos, así como la cantidad,
perfil y tiempo que se requerirá en el desarrollo del proyecto.
Este formato exige elaborar un cronograma detallado por actividad, en donde se especifiquen
los plazos de cumplimiento de las metas, acciones y compromisos y la duración total del
proyecto.
Formato AN-FP-G-01-F-08.Indicadores de Gestión del Proyecto.
Para cumplir con las metas de la alternativa propuesta, es necesario establecer y llevar a
cabo una serie de mediciones que permitan establecer el avance y gestión de los objetivos
del proyecto.
Es importante enfatizar que los indicadores propuestos se calcularán para el proyecto,
permitiendo medir el beneficio total que produjo, la ejecución, el tiempo etc. Es conveniente
tener en cuenta que la valoración de los proyectos se hace sobre las actividades realizadas y
por ello, se debe incluir todas las actividades necesarias para llevarlo a cabo.
Los indicadores son instrumentos que nos permitirán observar, una vez ejecutado el proyecto
si las actividades desarrolladas en cada una de las metas cumplieron con los objetivos del
proyecto, además determinar una vez se haya ejecutado el proyecto la eficacia, eficiencia,
efectividad e impacto que generaron los resultados del mismo, Los indicadores pueden ser,
entre otros:
De eficacia: grado en el que se realizan las actividades y se logran los resultados del
proyecto.
De eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
De efectividad e impacto: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los
resultados del proyecto como en el manejo de los recursos asignados para el proyecto.
FormatoAN-FP-G-01-F-09.Costos y Presupuestos
Este formato permite determinar los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto y
determinar los recursos solicitados al Fondo, razón por la cual su diligenciamiento debe
guardar estrictamente los parámetros técnicos y se debe detallar al máximo los componentes
de costos y gastos, y la orientación de otras entidades nacionales, municipales, ó de
organizaciones comunitarias (sociedad civil) , de manera independiente.
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Se deben incluir los costos desagregados para todas y cada una de las etapas y actividades
que se generen en la realización del proyecto, sin importar el tipo de proyecto, diligenciar los
ítems secuenciales especificando la descripción de la actividad, la unidad de medida,
cantidad, el valor unitario, y finalmente el valor total. La información aportada en la estructura
de costos debe ser soportada con las respectivas cotizaciones como referencia de precios de
mercado.
FormatoAN-FP-G-01-F-10. Relación de la Documentación Soporte.
Este formato permite relacionar todos los documentos que soportan el proyecto presentado
el objeto de financiación.
Formato AN-FP-G-01-F-11.Fuentes de Financiación del Proyecto
En este formato se deben describir quienes participan como fuentes de financiación y/o
cofinanciación del proyecto en materia de inversión y funcionamiento.
Recursos de inversión: Se relaciona la cuantía a financiar,
si son aportes
gubernamentales, si son aportes no gubernamentales y otras fuentes de inversión que tiene
el proyecto.
Recursos de Funcionamiento: Se señalan los recursos de funcionamiento, los cuales
pueden ser del orden nacional o regional o comunitarios o de otras fuentes, deben quedar
establecidos y cuantificados plenamente y de manera precisa, con el compromiso de tenerlos
disponibles en caso de viabilizarse el proyecto.
Una vez se produzca la viabilidad técnica y sea aprobada la financiación, para la suscripción
del contrato el proponente deberá convenir la forma de pago con el Ministerio y anexar
certificación de capacidad de contratación y los demás documentos que se soliciten.
FormatoAN-FP-G-01-F-12. Resumen General del Proyecto.
En este formulario debe diligenciarse un resumen muy sucinto del proyecto indicando el
nombre, la localización, el nombre del interesado, costo total del proyecto, los recursos que
se solicitan al Fondo, los aportes del interesado, el tiempo de ejecución y los datos de la
persona a contactar como responsable de la formulación del proyecto, el cual debe ser
debidamente firmado.
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6. ANEXOS
Anexo 1: Formato AN-FP-G-01-F-01 Información del solicitante
Anexo 2: Formato AN-FP-G-01-F-02 Descripción e identificación de la necesidad
Anexo 3: Formato AN-FP-G-01-F-03 Identificación de la población
Anexo 4: Formato AN-FP-G-01-F-04 Justificación del proyecto
Anexo 5: Formato AN-FP-G-01-F-05 Objetivos del proyecto
Anexo 6: Formato AN-FP-G-01-F-06 Alternativas de solución de la necesidad
Anexo 7: Formato AN-FP-G-01-F-07 Descripción de las metas físicas y actividades de la
alternativa de solución escogida.
Anexo 8: Formato AN-FP-G-01-F-08 Indicadores de gestión del proyecto
Anexo 9: Formato AN-FP-G-01-F-09 Costos y presupuestos
Anexo 10: Formato AN-FP-G-01-F-10 Relación de la Documentación Soporte
Anexo 11: Formato AN-FP-G-01-F-11 Fuentes de financiación del proyecto
Anexo 12: Formato AN-FP-G-01-F-12 Resumen general del proyecto
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
La presente guía fue modificada teniendo en
cuenta la escisión de los Ministerios y en razón de
la entrada en vigencia del Decreto 2893 del 2011,
por el cual se modifican los objetivos, la estructura
orgánica, y funciones del Ministerio del Interior y se
integra el Sector Administrativo del Interior.
23/12/2011
Se actualizo la versión y la fecha.
02
Se suprimió del logo del Ministerio del Interior las
palabras “ y de Justicia
Se actualizó dirección teléfono y fax.
Se incluyo portada con el logo del Ministerio del
Interior.
Se modificaron los siguientes anexos:
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Código: AN-FP-G-01
GUÍA PARA LA FINANCIACIÓN DE PROYECTOS Versión: 02
DEL FPFD
Fecha: 23/12/2011
Ministerio del Interior
República de Colombia
Formato AN-FP-G-01-F-01 Información del
solicitante
Formato AN-FP-G-01-F-02 Descripción e
identificación de la necesidad
Formato AN-FP-G-01-F-03 Identificación de la
población
Formato AN-FP-G-01-F-04 Justificación del
proyecto
Formato AN-FP-G-01-F-05 Objetivos del
proyecto
Formato AN-FP-G-01-F-06 Alternativas de
solución de la necesidad
Formato AN-FP-G-01-F-07 Descripción de las
metas físicas y actividades de la alternativa de
solución escogida.
Formato AN-FP-G-01-F-08 Indicadores de
gestión del proyecto
Formato AN-FP-G-01-F-09 Costos y
presupuestos
Formato AN-FP-G-01-F-10 Relación de la
Documentación Soporte
Formato AN-FP-G-01-F-11 Fuentes de
financiación del proyecto
Formato AN-FP-G-01-F-12 Resumen general
del proyecto
Elaboró
Revisó y Aprobó
William P. Gaitán Medina
Profesional Especializado
Maria Carolina Castillo Aguilar
Directora para La Democracia, La Participación
Ciudadana y La Acción Comunal
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