Manual Excel 2013 Avanzado: Curso UNI-PAUS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES DE SERVICIOS
UNI - PAUS
MICROSOFT EXCEL 2013
AVANZADO
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Contenido
Presentación ................................................................................................................................. 3
Capítulo 1: Introducción a Excel 2013........................................................................................... 5
1.1 Historia Y Versiones .......................................................................................................... 6
1.2 Especificaciones, Límites y Problemas ............................................................................. 8
1.3 Las novedades de Excel 2013........................................................................................... 9
Inicio Rápido .......................................................................................................................... 9
Análisis de Datos Instantáneos ............................................................................................ 10
Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos ................................ 10
Crear un gráfico adecuado para los datos ........................................................................... 11
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos ...................................................... 11
Un libro, una ventana ........................................................................................................... 11
Nuevas funciones de Excel .................................................................................................. 11
Capítulo 2: Segmentación de Datos y Filtros .............................................................................. 12
2.1 Segmentación de datos ..................................................................................................... 14
2.2 Filtros ................................................................................................................................. 16
Capítulo 3: Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones ......................................................... 24
3.1 Entorno y estructura de Ms Excel ...................................................................................... 24
3.2 Administrador de nombres ................................................................................................. 25
3.3 Generalidades de las funciones ........................................................................................ 30
3.4 Referencias........................................................................................................................ 31
Referencias relativas............................................................................................................ 31
Referencias absolutas.......................................................................................................... 32
Referencias mixtas............................................................................................................... 32
Referencias Externas ........................................................................................................... 33
Referencias en Macros ........................................................................................................ 34
3.5 Funciones .......................................................................................................................... 34
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Funciones Lógicas ............................................................................................................... 35
Funciones de Búsqueda y Referencia ................................................................................. 45
Combinación de Fórmulas y Funciones ............................................................................... 69
Funciones Matriciales .......................................................................................................... 74
3.6 Errores de Excel ................................................................................................................ 80
Capítulo 4: Restricción de Datos y Formatos condicionados ...................................................... 84
4.1 Formato Condicional.......................................................................................................... 84
Aplicar Formato a todas las celdas según sus valores: ....................................................... 85
Aplicar Formato únicamente a las celdas que contengan: .................................................. 88
Aplicar Formato a los valores con rango inferior o superior: ................................................ 88
Aplicar Formato a los valores que estén por encima o por debajo del promedio: ............... 88
Aplicar Formato a los valores únicos o duplicados: ............................................................. 88
Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato: .................................... 89
4.2 Validación de Datos ........................................................................................................... 94
Capítulo 5: Tablas Dinámicas ................................................................................................... 101
Capítulo 6: Importación de Datos .............................................................................................. 106
6.1 Importación desde Texto ................................................................................................. 107
6.2 Importación desde la Web ............................................................................................. 109
6.3 Importación desde Access............................................................................................. 111
6.4 Microsoft Query ............................................................................................................. 113
Capítulo 7: Macros .................................................................................................................... 126
7.1 Excel y Visual Basic para Aplicaciones ........................................................................... 126
7.2 Ventajas de VBA.............................................................................................................. 127
7.3 Desventajas de VBA ........................................................................................................ 128
7.4 La Grabadora de Macros ................................................................................................. 128
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Presentación
El presente manual de Excel Avanzado ha sido diseñado para usarse en cursos de
Microsoft Office Excel 2013 impartidos en el Programa de Administración de Unidades
de Servicios de la Universidad Nacional de Ingeniería para usuarios con conocimientos
previos de Excel.
Microsoft® Excel® 2013 ofrece características enriquecidas, nuevas y mejoradas para
el conjunto de aplicaciones de productividad más popular del mundo. Excel 2013
permite analizar, administrar y compartir información de más maneras que nunca y le
ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Con las herramientas de análisis
y visualización de datos, junto con las tecnologías de inteligencia empresarial con
características de autoservicio administradas, y las nuevas herramientas de trabajo
skydrive para compartir información y guardar documentos en la red más grande del
mundo, puede crear perspectivas de negocios e información eficaces que realizan un
seguimiento de los datos importantes, resaltan las tendencias y comunican los
resultados mediante gráficos de gran calidad.
El texto empieza con una Introducción a Excel y sus versiones anteriores, además de
hacer una comparación con sus antecesores y analizar las novedades principales de la
versión 2013. Los acápites siguientes se enfocan en el uso de ciertos comandos
considerados necesarios para el uso y la administración de datos en un libro de cálculo,
reducción de errores, resaltar información en dependencia de los requerimientos del
usuario, complementos de trabajo para inteligencia de negocios, importación de datos
desde diferentes medio y automatización básica de procesos cotidianos a través de
macros que contribuyan a la reducción de tiempo en procesos monótonos de trabajo.
Aunque Excel fue diseñado como un programa para operaciones financieras y
contables hoy por hoy este programa es usado además por Estadistas, Ingenieros,
Administradores de proyectos, matemáticos, investigadores, médicos e incluso
abogados e historiadores, puesto que por su gran gama de comandos y funciones de
todo tipo ha sido de gran utilidad en el desarrollo de hojas de cálculo que contribuyen a
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
reducir la carga de trabajo y aumentar la rapidez en el desarrollo de informes
especializados.
En el moderno mundo de hoy en día son muchas las empresas que adquieren un
software especializado para la administración de información y la ejecución de procesos
que facilitan en gran cantidad el trabajo diario, sin embargo muchos de estos están
diseñados bajo un marco fijo de trabajo y no están abiertos a posibles cambios en los
procesos, ya sea para mejorar o por factores externos (como los legales), es ahí donde
nos vemos en la necesidad de hacer uso de aquellas herramientas que ya poseemos
pero que no explotamos, y que podrán hasta cierto punto resolver muchas limitaciones
que los software más caros no pueden.
El curso y manual de Excel avanzado está estructurado para poder aprovechar al
máximo las ventajas que ofrece una de las herramientas más poderosas en el mundo
de las Tecnologías de Información, facilitando las operaciones a través de comandos y
funciones poco conocidos y de gran utilidad.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Capítulo 1:
Introducción a Excel 2013
Microsoft Excel (Ms Excel) es un software diseñado para el manejo de hojas de cálculo,
desarrollado y distribuido por Microsoft, y utilizado normalmente en tareas financieras y
contables, aunque hoy por hoy las características que ofrece han superado estos
límites y barreras.
Ms Excel es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas
denominados hoja de cálculo electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar,
manipular, calcular y organizar todo tipo de información numérico o de texto.
Ms Excel se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos
llamados Office, el programa ofimático Excel es la hoja de cálculo electrónica más
extendida y usada a nivel global, siendo en la actualidad la herramienta complementaria
en las diferentes especialidades, ingeniería, finanzas, matemática, física o contabilidad.
Una hoja de cálculo electrónica se define como un programa informático compuesto por
columnas, filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas son las
celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de
información que posteriormente será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja
de cálculo.
La principal ventaja del uso de las hojas de cálculo electrónicas reside en que es
posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de
tal forma que si cambia el valor de una celda, automáticamente la hoja de cálculo
electrónica recalculará y actualizará los valores de las otras celdas. Esta ventaja fue el
origen y la base para impulsar el desarrollo de las hojas de cálculo electrónicas, debido
a que antiguamente al no disponer de dicha herramienta informática, el trabajo de
recalcular las diferentes hipótesis de un modelo matemático, físico o financiero
representaba un tiempo y esfuerzo enorme, además del riesgo de caer en algún error
durante el cálculo. Este problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
hojas de cálculo electrónicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos
de 1 segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente
fiable.
La principal ventaja del Ms Excel es la versatilidad y funcionalidad que presenta a la
hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos generar hojas para el
diseño y cálculo de estructuras civiles, gestión de riesgos, control contable de una
empresa, gestión y control de los stocks de un almacén, diseños de modelos
matemáticos, gestión de bases de datos, generación de presupuestos, planificación de
proyectos, etc…. Un amplio abanico de posibilidades se puede cubrir con el uso del
programa Ms Excel.
1.1 Historia Y Versiones
Microsoft comercializó originalmente un programa de Hoja de cálculo llamado Multiplan
en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS
perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Posteriormente Microsoft publicó la primera
versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2.05
en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows)
en noviembre de 1987. Lotus fue lent
| a al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a
Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja
de cálculo de PC solidificándolo como un competidor válido y mostró su futuro como
desarrollador de software GUI. Microsoft empujó su ventaja competitiva lanzando al
mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual es
Excel 15.0, también denominada Microsoft Excel 2013.
La lista de versiones de Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft
Windows es:
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las
fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo computación inteligente de
datos, donde existen celdas dependientes de otras celdas se actualizan al instante
(programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos cada cierto
tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia
capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones,
listados usados en combinación de correspondencia con Microsoft Word.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de
programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas
en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas
de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores,
incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabación de macros
puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la
automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles
en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero
no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte
para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas
orientadas a objetos.
La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se
convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus.
Microsoft tomó medidas tardíamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la
adición de la capacidad para deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir
un archivo.
1.2 Especificaciones, Límites y Problemas
Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente
de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades
desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede
destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas
por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el límite
máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas por hoja. Otras
características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de
cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria
del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la
posibilidad de usar procesadores de varios núcleos.
Uno de los problemas conocidos y relevantes de esta hoja de cálculo, es el hecho de su
incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo versiones para Mac OS
X), es decir, no puede manejar campos en formato de fecha anteriores a dicho año
(como acontecimientos históricos). Este problema se ha venido presentando desde
versiones más antiguas de 16 bits, persistiendo aún en la versión actual.
El 22 de septiembre del 2007 se informó que la hoja de cálculo Excel 2007 mostraba
resultados erróneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de
números, para los que el producto sea 65535 (tales como 850 y 77.1), Excel muestra
como resultado de la operación 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales
pares. Además, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No
obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534
(también si se multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5,
respectivamente).
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Dada la importancia que posee el estudio de las finanzas en ámbito académico, toma
especial interés el manejo de dichos conceptos de forma ágil, para conseguir rapidez y
precisión en el análisis. La forma más rápida de conseguir dicho objetivo es a través de
la aplicación de finanzas en una hoja de cálculo, para el caso, Excel. Las hojas de
cálculo proporcionan una solución rápida y sencilla a las nuevas exigencias que se
presentan en el mundo actual. Excel a través de un ambiente gráfico permite realizar
operaciones matemáticas básicas y complejas y desarrollar diferentes funciones
(financieras, lógicas, estadísticas, matemáticas, etc.).
Microsoft Excel 2013 permite analizar, administrar y compartir información de más
formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las
nuevas herramientas de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y
resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos
importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o
Smartphone. Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente
con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra
sus gastos personales, Excel 2013 brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus
objetivos.
1.3 Las novedades de Excel 2013
Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio
pero también está diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales con
rapidez. Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse de
barreras de números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos, guiándole
hacia decisiones mejores y más fundamentadas.
Inicio Rápido
Las plantillas realizan la mayoría del trabajo de diseño y configuración por usted, por lo
que se puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, verá plantillas para
presupuestos, calendarios, formularios, informes. etc.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Análisis de Datos Instantáneos
La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla
en dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional,
minigráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón.
Solía requerir algo de trabajo analizar sus datos pero ahora solo son necesarios unos
pasos. Puede crear al instante diferentes tipos de gráficos, incluidos: gráficos de líneas
y columnas, o agregar gráficos en miniatura (denominados minigráficos). También
puede aplicar un estilo de tabla, crear tablas dinámicas, insertar totales con rapidez y
aplicar formato condicional.
Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos
Relleno rápido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan
pronto como detecta lo que desea hacer, Relleno rápido introduce el resto de los datos
de una sola vez, siguiendo el patrón que reconoce en los datos. Para ver cuándo esta
característica resulta especialmente útil.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Crear un gráfico adecuado para los datos
Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados
para los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos
gráficos y elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar.
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos
Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos
de tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel,
tablas de consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la
segmentación de datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué
datos está mirando.
Un libro, una ventana
En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos
libros a la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores.
Nuevas funciones de Excel
Encontrará varias funciones nuevas en las categorías de función de matemáticas,
trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y
texto. También son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia
a servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST)
existente.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Capítulo 2:
Segmentación de Datos y Filtros
Como todos conoceremos, cuando un usuario de Excel utiliza la herramienta de Filtros,
se colocan de forma automática los controles de filtrado en los encabezados de tabla,
tal como se muestra en la siguiente pantalla:
A manera de repaso, recordemos que:
Para un filtrado rápido:
1. Haga clic en la flecha
del encabezado de tabla de
la columna que desea filtrar.
2. En la lista de texto o números, desactive la casilla
(Seleccionar todo) de la parte superior de la lista y, a
continuación, active las casillas de los elementos que
desea mostrar en su tabla.
Observación: Para ver más elementos en la lista,
arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de
la galería de filtros para ampliarla.
3. Haga clic en Aceptar.
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La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono
para indicar que
hay un filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.
Filtrar por texto o números específicos
1. Haga clic en la flecha
del encabezado de tabla de la columna que desea
filtrar.
2. Si la columna tiene números, haga clic en Filtros de número. Si la columna
tiene entradas de texto, haga clic en Filtros de texto.
3. Elija la opción de filtrado que desee y, a continuación, introduzca sus condiciones
de filtrado.
Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, elija
Mayor o igual que y, a continuación, introduzca el número que está pensando en el
cuadro adyacente.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos
conjuntos de cuadros y elija Y para que ambos sean verdadero y O para que cualquiera
de las condiciones sea verdadera.
Filtrar elementos por color
Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede
filtrar por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.
1. Haga clic en la flecha
encabezado
de
tabla
del
de
la
columna que tiene formato de
color
o
formato
condicional
aplicado.
2. Haga clic en Filtrar por color y,
a continuación, elija el color de
celda, el color de fuente o el
icono por el que desea filtrar.
Los tipos de opciones de color que
tendrá dependerán de los tipos de
formato que haya aplicado.
2.1 Segmentación de datos
Microsoft Excel 2010 incorporó segmentaciones de datos como una nueva manera de
filtrar datos de tabla dinámica. En Excel 2013, también se puede crear segmentaciones
de datos para filtrar sus datos de tabla. Una segmentación de datos es realmente útil,
porque indica claramente qué datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de
la cinta de opciones.
2. Haga clic en Diseño > Insertar Segmentación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas
para las que desea crear segmentaciones de datos.
4. Haga clic en Aceptar.
Aparecerá una segmentación de datos para cada encabezado de tabla que ha
activado en el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar
en su tabla.
Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a
continuación, elija los elementos que desea mostrar.
Nota: Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la
segmentación de datos para mostrar las Herramientas de segmentación de datos
en la cinta de opciones y, a continuación, aplique un estilo de segmentación de
datos o cambie la configuración de la pestaña Opciones.
2.2 Filtros
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en una
tabla, seleccionar aquellos que correspondan con algún criterio determinado por el
usuario.
Excel ofrece dos formas de filtrar información:
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
Los filtros avanzados son útiles, en especial, cuando estamos trabajando con bases de
datos en Excel; si bien conviene recordar que Excel es una Hoja de cálculo y no un
gestor de Bases de datos, como lo es Ms Access. Podemos suponer que tenemos una
Base de datos en una hoja de cálculo, y que pretendemos aplicar filtros avanzados,
para encontrar algunos registros; ello en aquellas ocasiones en que los Autofiltros se
quedan “cortos” en función de lo que se
pretende obtener; los Filtros Avanzados
desaparecen las restricciones o limitaciones que pudiese tener el Autofiltro.
En primer lugar recordaremos desde donde activamos esta herramienta avanzada; si
utilizamos Ms Excel 2003 navegaremos por el Menú Datos > Filtro > Filtro avanzado; si
nos decidimos por versiones posteriores incluyendo la versión 2013 iremos al Menú
Datos > Ordenar y Filtrar >Avanzadas.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que además de nuestra
base de datos, necesitamos un rango de celdas a parte en donde indicar cuáles son los
criterios de filtro, es decir, dos rangos:
1. Rango de la lista, y
2. Rango de criterios.
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando
los criterios que deseas aplicar a la información, en la figura que se muestra a
continuación se visualiza la ventana que se habilita para que el usuario determine las
propiedades del filtro avanzado:
A continuación se muestra su uso, en el escenario de copiar los datos filtrados en otro
lugar:
Supongamos la siguiente tabla de datos.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas
de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de
Finanzas.
Para este ejemplo se colocaron los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicación no es de suma importancia.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Antes de aplicar el filtro avanzado se debe seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el
grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios se ha seleccionado el
rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta
pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.
El resultado es precisamente lo que se requiere, así que el filtrado avanzado ha sido
exitoso. Pero ahora ha lugar a un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que se requiere
filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además
pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios se
debe agregar dichas condiciones en otra celda.
Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que
contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro
avanzado adecuadamente.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente se ha especificado una sola condición por columna, pero igual se puede
agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para
ello solamente se agregará una fila adicional al rango de criterios de la siguiente
manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con
apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del
departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
En la opción de filtros avanzados, el usuario siempre tiene dos opciones:

Filtrar el rango de la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, para
ello haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

Filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de
cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por
último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.
Observación: Al copiar filas filtradas en otra ubicación, se pueden especificar las
columnas que se deben incluir en la operación de copia. Antes de filtrar, copie las
etiquetas de columna de las columnas deseadas en la primera fila del área donde va a
pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a las etiquetas de columna
copiadas en el cuadro Copiar en. De este modo, las filas copiadas incluirán solo las
columnas cuyas etiquetas se hayan copiado.
Nota El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en
varios aspectos importantes.
- Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de filtro
automático.
- Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios
independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que
desee filtrar. Microsoft Office Excel usa el rango de criterios independiente del
cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Considerar la distinción entre mayúsculas y minúsculas
Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin
embargo, puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre
mayúsculas y minúsculas.
Utilizar nombres predefinidos
Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecerá
automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También se puede definir el
nombre Base de datos para el rango de la lista que se debe filtrar y definir el
nombre Extraer para el área donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecerán
automáticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Capítulo 3:
Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones
3.1 Entorno y estructura de Ms Excel
El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de libro de trabajo que
puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un libro de
contabilidad, con números, texto y resultados de cálculos alineados en columnas y filas.
Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los números en
Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los cálculos en su lugar y de forma
electrónica.
Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de
cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. No tiene que
preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no
lo han hecho de forma completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos
más tarde. Puede ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede
colocar en un libro todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un único
proyecto) y a continuación póngales un nombre para poder localizar rápidamente la
información que necesita.
En esta lección, aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de
trabajo; a trabajar de forma más eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y
AutoCorrección que le ayudarán a realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas
complejas y formulas y funciones anidadas.
Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información,
manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula
siempre comienza con el signo igual (=).
A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir
en una hoja de cálculo.
 =5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.
 =A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
 =RAIZ (A1)
Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada del valor
contenido en A1.
 =HOY () Devuelve la fecha actual.
 =MAYUSC ("hola")
Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función de
hoja de cálculo MAYUSC.
 =A1>0 Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.
Una fórmula también puede contener funciones, referencias, operadores y constantes.
Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de
una fórmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que
sigue las reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando
paréntesis.
3.2 Administrador de nombres
Los rangos en Ms Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o
mediante un nombre que se la asigna a un determinado rango.
Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A desde
la fila 1 hasta la fila 20. El rango sería A1:A20. O las celdas que están desde la columna
A hasta la columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sería A2:C80.
Pero tal rango también lo podríamos identificar con un nombre alusivo al tipo de datos
que contiene.
Tipos de nombres
Existen los nombres definidos para celdas o rangos de celdas y que pueden contener
tanto constantes como fórmulas. Es decir, una celda que contiene una constante puede
tener asignado un nombre así como una celda que contenga una fórmula puede
también tener asignado un nombre.
El otro tipo de nombres que existen en Excel son los nombres de tablas. Cuando
creamos una tabla Excel le asigna un nombre predeterminado como Tabla1, Tabla2,
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
25
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
etc., pero podremos editarlo desde el administrador de nombres para que sea más
descriptivo.
Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:A10, podemos asignarle el
nombre de “Empleados” a ese rango.
Para ello en MS Excel 2013 seleccionamos el rango de datos y nos vamos a la opción
de Fórmulas -> Nombres Definidos ->
Asignar nombre y tenemos el siguiente
cuadro:
Automáticamente se despliega el siguiente cuadro de diálogo:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
26
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Como se puede apreciar en la figura anterior, no es condición requerida que antes de ir
a la opción de Asignar nombre se haya elegido el rango, ya que en el cuadro de diálogo
respectivo se pueden modificar los rangos conforme a los requerimientos dados.
Un punto muy importante es que si hay diferentes hojas de trabajo se indique a qué
hoja pertenece cada rango definido. Cuando se selecciona al rango de datos antes de
crear el nombre de rango, Excel agrega automáticamente el nombre de la hoja a la que
pertenece el rango. Asimismo, es importante aclarar que cuando se crea directamente
el nombre del rango, hay que indicarle a Excel a qué hoja pertenece ese rango, ya que
todas las hojas tienen los mismos rangos, refiérase a la misma nomenclatura de las
filas y columnas.
Administrar nombres
Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas, podremos
administrarlos con el Administrador de nombres que se encuentra dentro del grupo
Nombres definidos de la ficha Fórmulas.
Al pulsar el botón Administrador de nombres se mostrará un cuadro de diálogo:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
27
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Este cuadro de diálogo mostrará la lista completa de nombres de nuestro libro y
podremos también crear desde ahí nuevos nombres o editar los existentes. Asimismo el
usuario podrá eliminar cualquier nombre que deseemos pulsando el botón Eliminar.
El siguiente ejemplo se muestra un libro en donde hay 4 definiciones de nombres a
objetos, como se podrá apreciar las opciones: “Nuevo”, “Editar”, “Eliminar”, se
encuentran activas, dando al usuario la oportunidad de ejecutar cualquiera de las tres
opciones.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
28
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Eliminar uno o más nombres
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en
Administrador de nombres.
2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que
desee cambiar.
3. Seleccione uno o más nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:

Para seleccionar un nombre, haga clic en él.

Para seleccionar más de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y
arrastre los nombres, o bien presione Mayús y haga clic con el botón del
mouse en cada nombre del grupo.

Para seleccionar más de un nombre en un grupo no contiguo, presione
CTRL y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo.
4. Haga clic en Eliminar. También puede presionar SUPR.
5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.
¿Para qué sirve asignar un nombre a un conjunto de celdas?
Una vez creado el nombre del rango, en lugar de escribir la referencia de celdas en las
fórmulas se escribe el nombre del rango. Por ejemplo:
En lugar de escribir
=BUSCARV(D1;Hoja1!A2:A10;1;0) se escribe
=BUSCARV(D1;Empleados;3;0)
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
29
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
En este sentido, si el usuario utiliza nombres, sus fórmulas serán mucho más fáciles de
entender y mantener. Puede definir un nombre para un rango de celdas, una función,
una constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la práctica de utilizar nombres
en su libro, podrá actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.
Auditar nombres
Si llegas a tener una gran cantidad de nombres en tu libro de Excel y prefieres tener
una lista de todos ellos será muy fácil generarla. En primer lugar debes posicionarte en
la celda donde se insertará el listado y utilizar el comando Pegar nombres que se
encuentra dentro del menú desplegable Utilizar en la fórmula que a su vez pertenece al
grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas:
Al mostrarse el cuadro de diálogo Pegar nombre se deberá pulsar el botón Pegar lista
y Excel insertará en la hoja los nombres de los rangos así como su definición:
3.3 Generalidades de las funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
30
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de diálogo
Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de cálculo. A
medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función
irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción
de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual
de toda la fórmula.
Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y
sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un =
(signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Excel muestra
debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres
válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A
continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula.
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos
(argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos.
El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los
argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto,
referencias de celda y nombres de otra función.
3.4 Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica
a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula.
Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una
fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias
a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia
externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una
referencia a un nombre definido en otro libro.)
Referencias relativas
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la
celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
31
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se
rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De
forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si
copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta
automáticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia
a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene
la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la
celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y
una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1,
etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición
de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la
referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por
ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de
=A$1 a =B$1.
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32
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Referencias Externas
Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o a un
rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una referencia a un nombre
definido en otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas específicas, a un nombre
específico de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia externa.
Si utiliza una referencia de celda para crear una referencia externa, también puede aplicar
fórmulas a la información. Al cambiar entre los distintos tipos de referencias de celda, puede
controlar además las celdas con las que se establecen vínculos si mueve la referencia
externa. Por ejemplo, si utiliza una referencia relativa, al mover la referencia externa, la
celda o celdas con las que se establece el vínculo cambian para reflejar su nueva posición
en la hoja de cálculo.
Cuando se crea una referencia externa de un libro a otro, debe utilizar un nombre para
hacer referencia a las celdas con las que se establece el vínculo. Puede crear una
referencia externa utilizando un nombre que ya se haya definido, o puede definir el nombre
cuando cree la referencia externa. Este nombre permite recordar más fácilmente el
contenido de las celdas con las que se establece el vínculo. Las referencias externas que
utilizan nombres definidos no cambian cuando se mueven, ya que un nombre hace
referencia a una celda o rango de celdas específico. Si desea utilizar una referencia externa
con un nombre definido que cambie al moverse, puede cambiar el nombre que se utiliza en
la referencia externa o puede cambiar las celdas a las que hace referencia el nombre.
Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, en
función de si el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentra abierto o
cerrado. Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye el nombre del
libro entre corchetes ([ ]), seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de
exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente
fórmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen está cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.
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33
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
=SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)
Referencias en Macros
También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas
como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para
calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de
acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de
programación de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la
ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de
un número de columna.
Referencia Significado
F[-2]C
Referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en
la misma columna.
F[2]C[2]
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y
dos columnas hacia la derecha.
F2C2
Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda
columna.
F[-1]
Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
F
Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de
referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el
botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel
registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.
3.5 Funciones

Funciones de complementos y automatización

Funciones de cubo

Funciones de base de datos

Funciones de fecha y hora

Funciones de ingeniería
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34
Microsoft Excel 2013 - Avanzado

Funciones financieras

Funciones de información

Funciones lógicas

Funciones de búsqueda y referencia

Funciones matemáticas y trigonométricas

Funciones estadísticas

Funciones de texto

Funciones Definidas por el usuario
Funciones Lógicas
Función Lógica Si
La función Si es una de las más poderosas que tiene EXCEL, devuelve un valor si
una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa
como FALSO. . La sintaxis de la función es:
=SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso)
En donde;
Prueba_logica: Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Valor_verdadero: El valor que desea que se devuelva si el argumento
prueba_lógica se evalúa como VERDADERO.
Valor_falso: El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se
evalúa como FALSO.
Por ejemplo, la fórmula siguiente devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10
o menos" si A1 es menor o igual que 10.
=SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos")
Cada función SI, deberá contener al menos un operador lógico dentro de su prueba
lógica para poder retornar un valor verdadero o falso, según corresponda la
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35
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
evaluación de la prueba. Por ejemplo, en una tienda de ropa se ha decidido dar el
15% de descuento a todos los clientes que paguen de contado.
A
B
1
Forma de Pago
Contado
2
Venta
15’000
3
Precio unitario
C$ 15°°
4
Descuento
=SI (B1=“Contado”,15%*B2*B3,0)
5
Total
=(B2*B3) – (B2*B3*B4)
Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la
función SI
siempre y cuando esa otra función regrese como resultado
VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función
ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor
VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero
desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente
tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.
A
1
VALOR
2
Uno
3
2
4
3
5
cuatro
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
B
¿ES NÚMERO?
=SI
C
RESPUES
TA
NO
(ESNUMERO(A2),”SI”,”NO”)
=SI
SI
(ESNUMERO(A3),”SI”,”NO”)
=SI
SI
(ESNUMERO(A4),”SI”,”NO”)
=SI
NO
(ESNUMERO(A5),”SI”,”NO”)
36
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Función Lógica Si Anidada
El anidamiento está referido al uso de una función dentro de una fórmula, es decir
escribir una función dentro de otra. Las funciones si anidadas aumentan la cantidad
de resultados posibles, para lo que se debe reemplazar los argumentos
VERDADERO o FALSO, en dependencia de la evaluación y las respuestas
deseadas. A continuación se muestran la sintaxis para poder obtener más de dos
respuestas diferentes con esta función.
=SI
(prueba_logica,
valor_verdadero,
SI
(prueba_logica,
valor_verdadero,
valor_falso))
=SI (prueba_logica, SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso), valor_falso)
=SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso)
Por ejemplo, necesito conocer la comisión de un vendedor de acuerdo a las ventas
realizadas, si son mayores a C$20’000 su comisión será de 5%, si es mayor a
C$10’000 será de 3% si es menor a C$10’000 será de 1%:
Vendedor
Ventas
Función
Carlos
C$
=SI(B2>=20000,5%,SI(B2>=10000,3%,1
Cárcamo
15’000
%))
Camilo
C$ 9’000
=SI(B3>=20000,5%,SI(B3>=10000,3%,1
Conrado
%))
Casilda
C$
=SI(B4>=20000,5%,SI(B4>=10000,3%,1
Castro
21’000
%))
Celia
C$ 5’000
=SI(B5>=20000,5%,SI(B5>=10000,3%,1
Castillo
%))
Celina
C$
=SI(B6>=20000,5%,SI(B6>=10000,3%,1
Conde
18’000
%))
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
Respuesta
3%
1%
5%
1%
3%
37
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Aunque la función SI permite agregar gran cantidad de funciones anidadas, es
recomendable no complicar demasiado la misma puesto que para ellos existen
funciones adicionales que puedan ayudarle, tal es el caso de la función
CONSULTAV o la función BUSCARV.
Con el diseño de la función Si en Microsoft Excel, se han derivado muchas otras
funciones que parten de esta, tal es el caso de:
SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
=SUMAR.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde;
Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32", "manzanas".
Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar.
Por ejemplo, de una lista de Ventas es deseable sumar únicamente aquellas que
corresponden a la Sucursal Sur Oriente.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
38
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Ventas
Sucursal (A)
=SUMAR.SI(A2:A6,”SUR ORIENTE”,B2:B6)
(B)
C$
NORTE
15’000
C$
NOR ESTE
19’000
SUR
C$
ORIENTE
14’000
SUR
C$
OCCIDENTE
25’000
SUR
C$
ORIENTE
8’000
SUMAR.SI.CONJUNTO: Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios
criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20 sólo si los
números de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los números de
C1:C20 correspondientes son menores que 10.
=SUMAR.SI.CONJUNTO
(rango_suma,rango_criterios1,criterios1,rango_criterios2,criterios2,...)
En donde;
RANGO_SUMA: Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres,
rangos o referencias de celda que contengan números. Se omiten los valores en
blanco o de texto.
RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.
CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o
texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán.
RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2…
Rangos adicionales y sus criterios
asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
39
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Por ejemplo, de una lista de Ventas se requiere conocer la cantidad de Manzanas
vendidas por Abel.
Cantidad
Producto
Vendedor
5
Manzanas
ABEL
4
Manzanas
ALBERTO
15
Alcachofas
ABEL
3
Alcachofas
ALBERTO
22
Bananas
CARMEN
vendida
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2,A9;B2:B9,"Manzanas",C2:C9,"ABEL")
PROMEDIO.SI: Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un
rango que cumplen unos criterios determinados.
=PROMEDIO.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde;
Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32", "manzanas".
Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar.
Por ejemplo, se necesita conocer el promedio de las notas de una lista de
estudiantes cuya asistencia al curso fue mayor a 60%.
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40
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
ALUMNO
NOTA
ASISTENCIA
(A)
(B)
(C)
MARIO
20
20%
85
100%
15
40%
50
80%
MIRANDA
NESTOR
NUÑEZ
=PROMEDIO.SI
ODILIA
(C2:C6;">60%";B2:B6)
OBANDO
PEDRO
PEREZ
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las
celdas que cumplen múltiples criterios.
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promedio,rango_criterio1,criterio1,rango_criteri
o2,criterio2,..)
En donde;
RANGO_PROMEDIO: Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que
incluyan números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.
CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o
texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán.
RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2…
Rangos adicionales y sus criterios
asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.
Por ejemplo, de acuerdo a lista de estudiantes del ejemplo anterior se requiere
obtener el promedio de las notas de aquellos estudiantes cuya asistencia al curso
fue mayor a 60% y que pertenezcan al grupo A.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
41
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
ALUMNO
GRUPO
NOTA
ASISTENCIA
MARIO
A
20
20%
A
85
100%
B
15
40%
A
50
80%
B
90
90%
MIRANDA
NESTOR
NUÑEZ
ODILIA
OBANDO
PEDRO
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C
2:C6, B2:B6,"A", D2:D6,">60%")
PEREZ
ROSA
RAUDEZ
CONTAR.SI: La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un
rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo,
suponga que tiene una hoja de cálculo que contiene una lista de tareas en la
columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna
B. Puede usar la función CONTAR.SI para contar cuántas veces aparece el nombre
de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar cuántas tareas tiene
asignadas.
=CONTAR.SI(rango,criterios)
En donde;
Rango: Una o más celdas que se van a contar, incluidos números o nombres,
matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto
no se tienen en cuenta.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las
celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32", "manzanas".
Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la
sucursal GRANADA.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
42
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
SUCURSAL
PRODUCTO
SUCURSAL
(A)
(B)
(C)
GRANADA
A
GRANADA
RIVAS
B
RIVAS
DIRIAMBA
C
DIRIAMBA
GRANADA
D
GRANADA
GRANADA
E
GRANADA
=CONTAR.SI
(A2:A6;"GRANADA")
CONTAR.SI.CONJUNTO: Aplica criterios a las celdas en varios rangos y cuenta
cuántas veces se cumplen dichos criterios.
=CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...)
En donde;
RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.
CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o
texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán.
RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2…
Rangos adicionales y sus criterios
asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.
Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la
sucursal GRANADA.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
VENDEDOR
GABRIEL
CUOTA
CUOTA
CUOTA
ENERO
FEBRERO
MARZO
SUPERADA
SUPERADA
SUPERADA
SI
NO
SI
SI
SI
SI
GARCIA
NOEL
NAVARRO
=CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:D2,"SI”, B3:C3,”SI”)
SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una fórmula se evalúa como un error; de
lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. Utilice la función SIERROR para
interceptar y controlar errores en una fórmula.
=SI.ERROR(valor, valor_si_error)
En donde;
Valor: El argumento en el que se busca un error.
Valor_si_error: El valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como un error. Se
evalúan los tipos siguientes de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!,
#¿NOMBRE? o #¡NULO!
Por ejemplo, se estarán distribuyendo canastas alimenticias en diferentes ciudades, a
través de una división simple se conocerá cuantas canastas deberán distribuirse por sector
en cada ciudad.
SECTORES
POR
= SI.ERROR(A2/B2;"ERROR DE CALCULO")
CANASTAS
CIUDAD
210
35
= SI.ERROR(A3/B3;"No existen personas en el sector")
55
0
= SI.ERROR(A4/B4;"ERROR DE CALCULO")
0
23
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
=HOY()
Funciones de Texto
=LARGO(Texto)
=Izquierda(texto, número de caracteres)
=Derecha(texto, número de caracteres)
=Extrae(texto, posición inicial, núm_caracteres)
Funciones de Búsqueda y Referencia
Este tipo de funciones permiten al usuario encontrar valores dentro de nuestra hoja de
acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También facilitan obtener
información de referencia de las celdas.
Y es que es importante tener presente que un libro de Excel puede llegar a ser
inmenso. Sólo una hoja tiene en Excel-2007/10 más de 17 mil millones de celdas
(1.048.576 filas x 16.384 columnas) y en Excel 2003 más de 16 millones de celdas
(65.536 filas x 256 columnas) que tampoco son pocas sin olvidar, además, que un libro
de Excel no está limitado en el número de hojas que puede contener, salvo el impuesto
por la memoria del ordenador que estemos utilizando.
La cantidad de datos (números, texto, fechas,…) que podemos llegar a tener en una
sola hoja es tan grande que es necesario manejar con soltura algunas funciones de
búsqueda y referencia, esto nos facilitará enormemente el trabajo, ya que buscar en
una tabla es una de las tareas más habituales cuando gestionamos muchos datos para
obtener información.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
45
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
FUNCIÓN
INGLÉS
DESCRIPCIÓN
ÁREAS
AREAS
Devuelve el número de áreas de
una referencia. Un área es un
rango de celdas contiguas o una
única celda.
BUSCAR
LOOKUP
Busca valores de un rango de
una columna o una fila o desde
una matriz.
BUSCARH
HLOOKUP
Busca en la primera fila de una
tabla o matriz de valores y
devuelve el valor en la misma
columna desde una fila
especificada.
BUSCARV
VLOOKUP
Busca un valor en la primera
columna de la izquierda de una
tabla y luego devuelve un valor
en la misma fila desde una
columna especificada. De forma
predeterminada, la tabla se
ordena de forma ascendente.
COINCIDIR
MATCH
Devuelve la posición relativa de
un elemento en una matriz, que
coincide con un valor dado en un
orden especificado.
COLUMNA
COLUMN
Devuelve el número de columna
de una referencia.
COLUMNAS
COLUMNS
Devuelve el número de columnas
en una matriz o referencia.
DESREF
OFFSET
Devuelve una referencia a un
rango que es un número
especificado de filas y columnas
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
46
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
de una referencia dada.
DIRECCIÓN
ADDRESS
Crea una referencia de celda en
forma de texto una vez
especificados los números de fila
y columna.
ELEGIR
CHOOSE
Elige un valor o una acción de
una lista de valores a partir de un
número de índice.
FILA
ROW
Devuelve el número de fila de
una referencia.
FILAS
ROWS
Devuelve el número de filas de
una referencia o matriz.
HIPERVÍNCULO
HYPERLINK
Crea un acceso directo o salto
que abre un documento guardado
en el disco duro, en un servidor
de red o en Internet.
IMPORTARDATOSDINAMICOS GETPIVOTDATA Extrae datos almacenados en
una tabla dinámica.
ÍNDICE
INDEX
Devuelve un valor o referencia de
la celda en la intersección de una
fila y columna en particular, en un
rango especificado.
INDIRECTO
INDIRECT
Devuelve una referencia
especificada por un valor de
texto.
RDTR
RTD
Recupera datos en tiempo real de
un programa compatible con
automatizaciones COM.
TRANSPONER
TRANSPOSE
Devuelve un rango vertical de
celdas como un rango horizontal,
o viceversa.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
47
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Con el desarrollo de las siguiente 6 funciones del grupo de fórmulas de búsqueda y
referencia, un poco de creatividad y asignando "Nombres" para los rangos podemos
lograr mucho.

BUSCAR

BUSCARV (en Excel 2010 se llama CONSULTAV, 2003/2007 y 2013 BUSCARV)

COINCIDIR

INDICE

ELEGIR

DESREF
Así pues, en este aprendizaje nos centraremos en conocer más sobre estas funciones.
BUSCAR
La función BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una
matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la
matricial.
Sintaxis
= BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; vector_resultado)
La sintaxis de la forma vectorial de la función BUSCAR tiene los siguientes argumentos:
Valor_buscado (Obligatorio). Valor que busca la función BUSCAR en el primer
vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre
de referencia que se refiere a un valor.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
48
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Vector_de_comparación (Obligatorio). Rango que sólo contiene una fila o una
columna. Los valores del vector_de_comparación pueden ser texto, números o
valores lógicos.
Importante: Los valores del vector_de_comparación se deben colocar en
orden ascendente: ...,-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo
contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en
mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Vector_resultado (Obligatorio). Rango que sólo incluye una fila o una columna.
El
argumento
vector_resultado
debe
tener
el
mismo
tamaño
que
vector_de_comparación.
Nota Si la función BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, la función
muestra el valor más grande en vector_de_comparación que es menor o igual al
valor_buscado.
Si el valor_buscado es menor que el menor valor del vector_de_comparación,
BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.
Uso de la formula BUSCARV de forma matricial
La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o columna
de una matriz y devuelve un valor de la misma posición en la última fila o columna de la
matriz. Use esta forma de BUSCAR cuando los valores que desea buscar están en la
primera fila o columna de la matriz. Use la otra forma de BUSCAR cuando desea
especificar la ubicación de la columna o fila.
Nota En general, es mejor usar las funciones BUSCARH o BUSCARV en lugar de
la forma matricial de BUSCAR. Esta forma de BUSCAR se proporciona por
cuestiones de compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
49
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Sintaxis
= BUSCAR(valor_buscado; matriz)
La sintaxis de la forma matricial de la función BUSCAR tiene estos argumentos:
Valor_buscado (Obligatorio). Valor que busca la función BUSCAR en una
matriz. El argumento valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico
o un nombre de referencia que se refiere a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado, usa el mayor valor
de la matriz que es menor o igual que el valor_buscado.
Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila o
columna (según las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el valor de
error #N/A.
Matriz (Obligatorio). Rango de celdas que contiene texto, números o valores
lógicos que desea comparar con valor_buscado.
La forma matricial de BUSCAR es muy similar a las funciones BUSCARH y BUSCARV.
La diferencia es que BUSCARH busca el valor de valor_buscado en la primera
fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR realiza la búsqueda según las
dimensiones de la matriz.
 Si la matriz cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que
filas), BUSCAR busca el valor de valor_buscado en la primera fila.
 Si una matriz es cuadrada o más alta que ancha (tiene más filas que
columnas), BUSCAR busca en la primera columna.
 Con las funciones BUSCARH y BUSCARV, puede especificar un índice en
vertical o en horizontal, pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la
fila o columna.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
50
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Nota: Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente: ..., -2, -1, 0,
1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un
valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
BUSCARV
La función BUSCARV permite una búsqueda vertical en una tabla. Existe otra
función denominada BUSCARH que permite una búsqueda horizontal en una tabla.
BUSCARV permite búsquedas por intervalos o búsquedas exactas.

La tabla que constituye la base de datos requiere que la primera columna sea
sobre la que luego se buscará, y todas las demás columnas deben estar a su
derecha.

En la búsqueda por intervalos la primera columna debe estar ordenada de menor
a mayor. Admite tanto valores numéricos como texto, en este caso el orden de
menor a mayor supone orden alfabético. En la búsqueda exacta no es necesario
este tipo de ordenaciones.
Sintaxis
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenad
o)
Valor_buscado
Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz
de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado
es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en,
BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
Matriz_buscar_en
Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un
rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores
pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del
texto son equivalentes.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
51
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Indicador_columnas
Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual
debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es
igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el
valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si
indicador_columnas es:
 Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
 Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV
devuelve el valor de error #REF!
Ordenado
Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una
coincidencia exacta o aproximada:
 Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o
aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el
siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según
un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no
devuelva el valor correcto.
 Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este
caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de
matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se
encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.
Nota
- Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en,
asegúrese de que los datos de ésta no tienen espacios al principio ni al final, de
que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipográficas ( ‘ o
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
52
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
“), y de que no haya caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede
devolver un valor inesperado o incorrecto.
- Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la
primera columna de matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya
que, en ese caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o inesperado.
- Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden
utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el
argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo
carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de cara de
caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco,
escriba una tilde (~) antes del carácter.
COINCIDIR
La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a
continuación, devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango. Por ejemplo, si
el rango A1:A3 contiene los valores 5, 25 y 38, la fórmula
=COINCIDIR(25;A1:A3;0) devuelve el número 2, porque 25 es el segundo elemento en
el rango.
Use COINCIDIR en lugar de una de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la
posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. Por ejemplo, puede
usar la función COINCIDIR para proporcionar un valor para el argumento fila de la
función INDICE.
Sintaxis
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia])
La sintaxis de la función COINCIDIR tiene los siguientes argumentos:
Valor_buscado (Obligatorio). Valor que desea buscar en matriz_buscada. Por
ejemplo, cuando busca un número en la guía telefónica, usa el nombre de la
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
53
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
persona como valor de búsqueda, pero el valor que desea es el número de
teléfono.El argumento valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor
lógico) o una referencia de celda a un número, texto o valor lógico.
Matriz_buscada (Obligatorio).
Rango de celdas en el que se realiza la
búsqueda.
Tipo_de_coincidencia (Opcional). Puede ser el número -1, 0 o 1. El
argumento tipo_de_coincidencia
especifica
cómo
Excel
hace
coincidir
el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado
de este argumento es 1.
En la siguiente tabla se describe cómo la función busca valores según la configuración
del argumento tipo_de_coincidencia.
TIPO_DE_COINCIDENCIA
COMPORTAMIENTO
1 u omitido
COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o
igual que el valor_buscado.
Los
valores
del
argumento matriz_buscada se
deben colocar en orden ascendente, por ejemplo: ...2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO.
0
COINCIDIR encuentra
el
primer
valor
que
es
exactamente igual que el valor_buscado.
Los valores del argumento matriz_buscada pueden
estar en cualquier orden.
-1
COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o
igual que el valor_buscado.
Los
valores
del
argumento matriz_buscada se
deben colocar en orden descendente, por ejemplo:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
54
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
VERDADERO, FALSO, Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2, ..., etc.
Notas COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de
la matriz_buscada, no el valor en sí.
Por ejemplo, COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posición relativa de "b"
dentro de la matriz {"a";"b";"c"}.
COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando busca valores de
texto.
Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error
#N/A.
Si el tipo_de_coincidencia es 0 y el valor_buscado es una cadena de texto, puede
usar los caracteres comodín: el signo de interrogación (?) y el asterisco (*), en el
argumento valor_buscado. Un signo de interrogación coincide con cualquier carácter
individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar
un signo de interrogación o un asterisco real, escriba una tilde (~) antes del carácter.
La función COINCIDIR presentada por sí sola quizás no llame mucho la atención, así
que a continuación se presenta un pequeño ejemplo muy elemental en el que se puede
apreciar parte de su utilidad de esta fórmula.
Para ello combinaremos la función COINCIDIR con la función MAX (que busca el mayor
valor de un rango). Se trata de averiguar en qué posición o puesto de la base de datos
se encuentra el mayor valor de la misma.
Supongamos una base de datos con los empleados y sus respectivos sueldos, y
necesitamos saber en qué puesto o posición de la base de datos está el empleado con
el sueldo más alto.
Nuestra base de datos:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
55
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
F/C
A
B
1
Alberto
750,000
2
Alfonso
650,000
3
Timoteo
1,200,000
4
Humberto
900,000
5
Ernesto
900,000
6
Carlos
600,000
7
Clara
1,700,000
8
Erika
550,000
9
Tomas
10
Marta
1,000,000
600,000
El asunto consiste en averiguar en qué posición dentro de la base de datos está el
sueldo más alto. La fórmula será:
=COINCIDIR(MAX(B2:B11);B2:B11;0)
Esta fórmula nos arrojará la posición 7, donde se encuentra el sueldo más alto que es
1.700.00 correspondiente a Clara.
Le hemos dicho a Excel que identifique el mayor valor que hay en el rango B2:B11 y
luego, con la función COINCIDIR, indique la posición en que se encuentra dentro del
rango B2:B11.
Esto es apenas una muestra de lo que se puede hacer con la combinación de
diferentes funciones, que vistas individualmente no parecen tener gran utilidad.
Luego iremos complicando más los ejemplos para dimensionar el potencial que tiene
Ms Excel.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
56
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Nota: Si se desea determinar la posición del menor valor, se debe cambiar la
función MAX por MIN.
INDICE
La función índice en Excel es muy poco conocida pero de mucha ayuda en algunos
casos, aunque por sí sola no luzca muy útil, combinada con otras fórmulas permite
automatizar un importante número de tareas en Excel.
La función INDICE permite extraer un valor ubicado en una celda determinada de un
rango de datos o base de datos. Para ello debemos indicarle a Excel el número de la
columna y el número de la fila, y Excel traerá el valor que se encuentra en la
intersección de las dos.
La función INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia.
Forma de matriz
Sintaxis
=INDICE(matriz, núm_fila, [núm_columna])
La sintaxis de la función INDICE tiene los siguientes argumentos:
Matriz (Obligatorio). Es un rango de celdas o una constante de matriz.

Si matriz contiene solo una fila o columna, el argumento núm_fila o
núm_columna correspondiente es opcional.

Si matriz tiene varias filas y columnas, y solo usa núm_fila o núm_columna,
INDICE devuelve una matriz de dicha fila o columna completa.
Núm_fila (Obligatorio). Selecciona la fila de la matriz desde la cual devolverá un
valor. Si omite núm_fila, se necesita el argumento núm_columna.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
57
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Núm_columna (Opcional). Selecciona la columna de la matriz desde la cual
devolverá un valor. Si omite núm_columna, se necesita el argumento núm_fila.
Nota Si usa los argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor de
la celda donde se produce la intersección de los argumentos.
Si define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de
valores de toda la columna o fila, respectivamente. Para usar valores devueltos
como una matriz, escriba la función INDICE como una fórmula de matriz en un
rango horizontal de celdas para una fila y en un rango vertical de celdas para una
columna. Para escribir una fórmula de matriz, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda incluida en
matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #¡REF!.
Forma de referencia
Sintaxis
=INDICE(ref, núm_fila, [núm_columna], [núm_área])
La sintaxis de la función INDICE tiene los siguientes argumentos:
Ref (Obligatorio). Es una referencia a uno o varios rangos de celdas.

Si especifica un rango no adyacente como argumento ref, escríbalo entre
paréntesis.

Si cada área del argumento ref contiene una sola fila o columna, los
argumentos núm_fila o núm_columna serán opcionales respectivamente.
Por ejemplo, use INDICE(ref,,núm_columna) para un argumento ref con
una sola fila.
Núm_fila (Obligatorio). Es el número de la fila en el argumento ref desde la que
se devolverá una referencia.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
58
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Núm_columna
Opcional. Es el número de la columna en el argumento ref
desde la que se devolverá una referencia.
Núm_área
Opcional. Selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se
devolverá la intersección de núm_fila y núm_columna. La primera área
seleccionada o especificada se numera con 1, la segunda con 2 y así
sucesivamente. Si omite núm_área, INDICE usa el área 1.
Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces núm_área 1 es
el rango A1:B4, núm_área 2 es el rango D1:E4 y núm_área 3 es el rango G1:H4.
Notas
Después de que ref y núm_área hayan seleccionado un rango determinado,
núm_fila y núm_columna seleccionan una celda específica: núm_fila 1 es la
primera fila del rango, núm_columna 1 es la primera columna y así
sucesivamente. La referencia devuelta por INDICE es la intersección entre
núm_fila y núm_columna.
Si define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la referencia
de toda la fila o columna, según corresponda.
Núm_fila, núm_columna y núm_área deben dirigirse a una celda en ref, de lo
contrario la función INDICE devuelve el valor de error #¡REF!. Si omite núm_fila y
núm_columna, INDICE devuelve el área del argumento ref definido por núm_área.
El resultado de la función INDICE es una referencia y será interpretado como tal
por otras fórmulas. El valor devuelto por la función INDICE se puede usar como
una referencia o como un valor, dependiendo de la fórmula. Por ejemplo, la
fórmula CELDA("ancho";INDICE(A1:B2,1,2)) es igual a CELDA("ancho",B1). La
función CELDA usa el valor devuelto por INDICE como referencia a una celda. Por
otra parte, una fórmula como 2*INDICE(A1:B2,1,2) traduce el valor devuelto por
INDICE al número de la celda B1
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Ejemplos:
Escriba los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en blanco. Utilizará estos
datos para la fórmula de ejemplo en este artículo.
A
B
C
1 Nombre Depart. Edad
2 Henry
501
28
3 Stan
201
19
4 María
101
22
5 Larry
301
29
7 Harry
401
21
8 Joe
101
23
9 Lynn
301
30
6
Forma de referencia de índice
1. Escriba la siguiente fórmula en la celda E2 (o en cualquier celda en blanco
disponible):
=INDICE(A2:C5,A7:C9),2,3,2)
(A2:C5, a7: C9) son los intervalos donde se encontrará el valor que desee.
2 es el número de fila en el intervalo donde está el valor.
3 es el número de columna de los rangos donde el valor es. Como hay tres
columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es la columna C.
2 es el área, A2:C5 o a7: C9, donde el valor es. Porque hay dos áreas
especificadas para el intervalo, el segundo rango es a7: C9.
2. Presione ENTRAR.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
60
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
En la fórmula del ejemplo, la función Índice devuelve un valor en la intersección de la
segunda fila (2) y la tercera columna (C) del rango a7: C9. El valor de la celda C8
es 23. Por lo tanto, la fórmula =INDEX((A2:C5,A7:C9),2,3,2) devolverá el valor 23.
Forma de referencia de índice
1. Escriba la siguiente fórmula en la celda E3 (o en cualquier celda en blanco
disponible):
=INDICE(A2:C5,2,3)
A2:C5 es el rango donde se encontrará el valor que desee.
2 es el número de fila en el intervalo donde está el valor.
3 es el número de la columna del rango, en el cual se encuentra el valor Como
hay tres columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es la
columna C.
2. Presione CTRL + MAYÚS + ENTRAR para escribir la fórmula como una fórmula
de matriz.
En la fórmula del ejemplo, la función Indice devuelve un valor en la intersección de la
segunda fila (2) y la tercera columna (C).El valor en la celda C2 es 19. Por lo tanto, la
fórmula:
=INDICE(A2:C5,2,3) devolverá el valor 19.
Supongamos la siguiente base de datos
D
E
1
Nombre
Sueldo
2
Alfonso
F/C
1,500,000
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
61
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
3
Timoteo
1,200,000
4
Humberto
900,000
5
Ernesto
900,000
6
Carlos
600,000
7
Clara
700,000
8
Erika
550,000
9
Tomas
1,000,000
10
Marta
600,000
Otro ejemplo:
Tenemos una base de datos entre los rangos D2 y E10 (D2:E10).
Necesitamos ahora traer el valor que se encuentre entre la fila 7 y la columna 2 de la
base de datos. La fórmula sería:
=INDICE(D2:E10;7;2)
El resultado debe ser 550.000 que corresponde a Erika, puesto que ese valor se
encuentra en la intersección de la fila 7 de la base de datos con la columna 2 de la base
de datos.
Nótese que no hablamos de la columna A, B, C, etc., sino del número de la
columna que conforman la base de datos. En este ejemplo la base de datos está
conformada por 2 columnas, y no importa en qué columnas de Excel se encuentre la
base de datos. Igual sucede con las filas, pues no se cuentan las filas de la hoja de
Excel, sino las filas que componen la base de datos. Obsérvese que aunque Erika se
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
62
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
encuentra en la fila 8 de Excel, está realmente en la fila 7 de la base de datos como tal.
Y aunque está en la columna E, dentro de la base de datos está en la columna 2.
La primera parte de la fórmula indica el rango donde está la base de datos. El primer
criterio corresponde al número de la fila y el segundo criterio corresponde al número de
la columna.
ELEGIR
La función elegir utiliza el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de
argumentos de valores. El usuario podrá utilizar ELEGIR cuando requiera seleccionar
uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice.
Por ejemplo, si valor 1 a valor 7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de
los días cuando se utiliza un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice.
Sintaxis
=ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)
En dónde;
Núm_índice (Obligatorio):
especifica el argumento de valor que se selecciona. El
argumento núm_índice debe ser un número entre 1 y 254, o bien, una fórmula o
referencia a una celda que contenga un número entre 1 y 254.
Valor1,valor2,... (Obligatorio): Son de 1 a 254 argumentos de valores entre los
cuales la función ELEGIR selecciona un valor o acción que se ejecuta basándose
en el argumento núm_índice. Los argumentos pueden ser números, referencias a
celdas, nombres definidos, fórmulas, funciones o texto.
Notas
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
63
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
- Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve
valor2 y así sucesivamente.
- Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de
la lista, ELEGIR devuelve el valor de error #¡VALOR!.
- Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser
utilizada.
Observaciones

Si núm_índice es una matriz, cada valor se evaluará cuando se evalúe ELEGIR.

Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, así
como valores individuales.
Por ejemplo, la fórmula:
=SUMA(ELEGIR(2;A1:A10;B1:B10;C1:C10))
Evalúa:
=SUMA(B1:B10)
… después devuelve un valor basado en los valores del rango B1:B10.
La función ELEGIR se evalúa primero, devolviendo la referencia B1:B10. La función
SUMA se evalúa a continuación usando B1:B10, que es el resultado de la función
ELEGIR, como su argumento.
Ejemplo
A continuación mostraré un ejemplo muy sencillo de la función ELEGIR. Como valores
pasaré el nombre de los números 1, 2 y 3 para después indicar el número que deseo
mostrar:
=ELEGIR(1, “uno”, “dos”, “tres”)
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
64
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Como resultado de esta fórmula obtendremos el valor “uno” porque el primer argumento
de la función indica que necesitamos la posición número 1. Ahora observa lo que
sucede cuando hacemos que el primer argumento de la función ELEGIR sea una
referencia a una celda:
Cada vez que cambie el valor de la celda B1 por alguno de los números válidos: 1, 2, o
3, la función ELEGIR mostrará el elemento correspondiente en la celda B2.
Otro ejemplo de la función ELEGIR
Ya vimos un ejemplo muy sencillo de la función ELEGIR colocando el primer
argumento de la función como una referencia a otra celda. También podemos hacer
que los valores proporcionados a la función provengan de otras celdas.
En la siguiente imagen puedes observar una tabla de equivalencias de calificaciones y
una segunda tabla con los nombres de estudiantes y su calificación.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
65
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
El primer argumento de la función ELEGIR es la calificación del estudiante que a su
vez es la posición que deseo buscar dentro del listado de valores proporcionado a la
función.
DESREF
La función DESREF devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y
de columnas de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una
celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de
columnas a devolver
Sintaxis
=DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
En donde;
Ref: es el punto de partida. Es la celda referencia desde donde empezamos el
desplazamiento por filas y columnas según indiquemos en los otros argumentos
de la función, es decir, es la referencia en la que se desea basar la desviación. Ref
debe referirse a una celda o rango de celdas adyacentes; en caso contrario,
DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR!
Filas: es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior
izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo que la referencia.
Filas puede ser positivo (lo que significa que está por debajo de la referencia de
inicio) o negativo (por encima).
Columnas: es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se
desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado. Si el
argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar
cinco columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo
que significa a la derecha de la referencia de inicio) o negativo (a la izquierda).
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66
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Alto: es el alto, en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
El alto debe ser un número positivo.
Ancho: es el ancho, en número de columnas, que se desea que tenga la
referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un número positivo.
Observaciones

Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde
de la hoja de cálculo, DESREF devuelve el valor de error #¡REF!

Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán
los del argumento ref.

DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección,
simplemente devuelve una referencia. Se puede utilizar la función DESREF
con cualquier función que necesite una referencia como argumento. Por
ejemplo, la fórmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el valor total de un
rango de tres filas por una columna que se encuentra por debajo una fila y
dos columnas a la derecha de la celda C2.
A modo de ejemplo, introduzca los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en
blanco. Utilizará estos datos para todas las fórmulas de ejemplo de este artículo.
A1: Nombre B1: Dept. C1: Edad
B2: 501
C2: 28
A3: Antonio B3: 201
C3: 19
A4: María
B4: 101
C4: 22
A5: Arturo
B5: 301
C5: 29
A2: Diego
Escriba las fórmulas siguientes en la celda E2 (o en cualquier celda en blanco
disponible):
=DESREF(C2,2,-1,1,1)
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
 C2: la celda a la que se hace referencia.
 2: indica el número de filas que se va a mover. Los números positivos indican
movimiento hacia abajo y los números negativos movimiento hacia arriba.
 -1: indica el número de columnas que se va a mover. Los números positivos
indican movimiento hacia la derecha y los números negativos movimiento hacia
la izquierda.
 1 (penúltimo valor): (opcional) Indica cuántas filas de datos hay que devolver.
Este número debe ser un número positivo.
 1 (último valor): (opcional.) Indica cuántas columnas de datos hay que
devolver. Este número debe ser un número positivo.
Cuando utiliza esta fórmula, la función DESREF devuelve el valor de la celda situada
dos filas hacia abajo (2) y 1 fila a la izquierda (-1) de la celda C2 (que es la celda B4). El
valor de la celda B4 es "101". Por tanto, la fórmula devuelve "101".
La función DESREF en Excel, como tantas otras, luce bastante abstracta, difícil de
comprender, pero de gran utilidad para gestionar base de datos e información de todo
tipo.
En su forma más elemental, DESREF se refiere o se puede referir a una celda o a un
rango de celdas, según la descripción oficial de Microsoft, “devuelve el valor de una
celda que está a un número especificado de filas y columnas de una celda o un rango
de celdas al que hizo referencia en un rango adyacente”.
Otro ejemplo:
=DESREF(A1;3;2). Le estamos diciendo a Excel que tomando como base la celda A1
se desplace 3 filas abajo y dos columnas a la derecha:
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68
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Como se observa, el resultado traído es el 15, que corresponde a la segunda columna a
la derecha de la A1 y a la tercera fila por debajo de A1.
A la anterior fórmula no le agregamos los dos últimos criterios (alto y ancho), ya que
estos argumentos se utilizan generalmente cuando la función DESREF se utiliza en
combinación con otras fórmulas.
Vemos cómo queda combinada con la función suma:
Le hemos dicho a Excel que se ubique en la celda A1, desde allí avance 2 fila abajo y
una columna a la derecha, posicionándose así en la celda B2, marcada en rojo en la
imagen; luego, en alto y ancho (4;1), le decimos Excel que sume los valores que están
dese B3 hasta 3 filas fila más abajo, avanzando 1 columna a la derecha desde A1, que
no es otra cosa que indicarle a Excel que sume el rango B3:B6. Si le diéramos a la
función un ancho de 2, nos sumaría el rango B3:C6.
Combinación de Fórmulas y Funciones
Combinar INDICE y COINCIDIR: Ventajas sobre BUSCARV
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
A diferencia de la función BUSCARV, la fórmula con INDICE y COINCIDIR no nos
obliga a realizar la búsqueda en la primera columna de un rango y para demostrarlo
resolveremos el caso donde deseamos encontrar el nombre de una persona a partir de
su apellido.
La diferencia entre esta fórmula y la del ejemplo anterior son los rangos de búsqueda.
La función COINCIDIR hace la búsqueda sobre la columna Apellido y devuelve la
posición correcta para que la función INDICE devuelva la misma posición pero bajo la
columna Nombre. Este tipo de búsqueda no es posible de realizar con la función
BUSCARV porque ya hemos visto que dicha función siempre hace la búsqueda sobre la
primera columna del rango.
La flexibilidad que nos ofrece la función INDICE nos permite utilizarla en otros
escenarios para buscar un valor y regresar múltiples resultados. Así pues, la función
COINCIDIR combinada con la función BUSCARV es una excelente alternativa cuando
deseamos hacer una búsqueda sobre una tabla y elegir la columna que necesitamos
como resultado a partir de una lista desplegable.
Nota: Ahora ya conoces dos alternativas para crear una fórmula para buscar
datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de las
funciones INDICE y COINCIDIR. Experimenta con ambas opciones y elige la que
mejor se adapte a tus necesidades de acuerdo a los beneficios que ofrece cada
una de ellas.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Combinar BUSCARV y COINCIDIR
La función BUSCARV es de gran utilidad para buscar valores dentro de una tabla, a
continuación se muestra cómo se puede mejorar la búsqueda utilizando la función
COINCIDIR misma que permite asociar una lista de validación de datos a la función
BUSCARV.
Primeramente se define una tabla de datos que tendrá en la columna A, la lista de libros
de Excel que están a la venta y los montos para cada mes en las columnas
subsecuentes.
Para conocer las ventas del libro “Excel en 24 Horas” para el mes de Marzo se puede
utilizar la siguiente fórmula:
=BUSCARV("Excel en 24 horas", A5:F14, 4, FALSO)
Al colocar esta fórmula en la celda E1 obtengo el resultado esperado:
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71
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La fórmula da el resultado correcto, pero ¿Qué sucede si se necesita conocer las
ventas del mes de Enero? ¿Y después las ventas del mes de Febrero?
Para ello se puede optar por crear una lista de validación
Para evitar la edición de la función BUSCARV cada vez que necesitamos un dato
diferente se puede crear una lista de validación con las posibles opciones para los
meses.
Miremos como se visualizaría:
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Para este ejemplo se ha colocado la lista de validación en la celda B1. Para poder
utilizar esta lista dentro de la función BUSCARV se debe utilizar la función
COINCIDIR la cual buscará el valor seleccionado en la lista y lo comparará con la matriz
A4:F4.
Se puede observar que se ha remplazado el tercer argumento de la función
BUSCARV con la función COINCIDIR de la siguiente manera: COINCIDIR(B1, A4:F4,
0).
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
El resultado de la función COINCIDIR dará el número de columna que corresponde al
mes seleccionado en la lista de la celda B1.
Adicional a lo antes expuesto, se puede hacer una pequeña mejora y es agregar otra
lista de validación con los nombres de los libros y utilizar dicho valor en el primer
argumento de la función BUSCARV.
La fórmula final se visualizaría así:
Funciones Matriciales
Una formula matricial en Excel es una fórmula que trabaja con matrices de datos.
Las fórmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.
Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado
o varios resultados, estas actúan en dos o más conjuntos de valores denominados
argumentos matriciales en donde cada argumento matricial debe tener el mismo
número de filas y de columnas. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las
demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas
CTRL+SHIFT+ENTER. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y
se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos.
Se pueden identificar dos tipos de fórmulas matriciales en Excel.
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74
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
El primer tipo son aquellas fórmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una
operación sobre ellos y como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este
tipo de fórmulas hace una suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las
serie de datos y arroja un único resultado en una sola celda.
El segundo tipo de fórmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos
pero el resultado es colocado en dos o más celdas.
Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se
desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de
cálculo.
¿Por qué utilizar fórmulas de matriz?
Si tiene experiencia en el uso de fórmulas de Excel, sabrá que es posible realizar
algunas operaciones bastante complejas. Por ejemplo, es posible calcular el costo total
de un préstamo a lo largo de un número concreto de años. Sin embargo, si realmente
desea dominar las fórmulas de Excel, tiene que aprender a utilizar fórmulas de matriz.
Éstas se pueden emplear para realizar tareas complejas como:
 Contar el número de caracteres incluidos en un rango de celdas.
 Sumar únicamente aquellos números que cumplan ciertas condiciones, como los
valores más bajos de un rango o los números comprendidos entre un límite
superior e inferior.
 Sumar cada º valor de un rango de valores.
Las fórmulas de matriz también ofrecen estas ventajas:
 Coherencia
Si hace clic en cualquiera de las celdas de la E2 hacia abajo verá
la misma fórmula. Esa coherencia garantiza una mayor precisión.
 Seguridad
No es posible sobrescribir un componente de una fórmula de matriz
de varias celdas. Por ejemplo, haga clic en la celda E3 y presione SUPR. Tendrá
que seleccionar todo el rango de celdas (de E2 a E11) y modificar la fórmula de
la matriz completa o dejar la matriz como está. Como medida de seguridad
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75
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
adicional, tiene que presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para confirmar la
modificación de la fórmula.
 Tamaños de archivo más pequeños
A menudo puede usar una fórmula de
matriz sencilla en lugar de varias fórmulas intermedias. Por ejemplo, el libro que
ha creado para este ejercicio emplea una fórmula de matriz para calcular los
resultados de la columna E. Si hubiera utilizado fórmulas estándar (como
=C2*D2), habría usado 11 fórmulas distintas para calcular los mismos resultados.
Reglas para especificar y modificar fórmulas de matriz
La regla principal para crear una fórmula de matriz merece repetirse: presione
CTRL+SHIFT+ENTER siempre que sea necesario para especificar o modificar una
fórmula de matriz. Esa regla se aplica tanto a las fórmulas de una celda como de varias.
Siempre que trabaje con fórmulas de varias celdas, también tendrá que seguir estas
reglas:
 Tiene que seleccionar el rango de celdas en el que va a incluir los resultados
antes de especificar la fórmula.
 No puede modificar el contenido de una celda individual de una fórmula de
matriz.
 Puede mover o eliminar una fórmula de matriz completa, pero no parte de la
misma. En otras palabras, para reducir una fórmula de matriz, primero debe
eliminar la fórmula existente y comenzar de nuevo.
 No puede insertar celdas en blanco en una fórmula de matriz de varias celdas ni
eliminar celdas de la misma.
Las fórmulas de matriz pueden parecer mágicas, pero también tienen algunas
desventajas:
 A veces uno puede olvidarse de presionar CTRL+SHIFT+ENTER. Acuérdese de
presionar esta combinación de teclas siempre que especifique o modifique una
fórmula de matriz.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
 Es posible que otros usuarios no entiendan las fórmulas. En la práctica,
normalmente existe poca documentación sobre las fórmulas de matriz en una
hoja de cálculo, así que si otros usuarios necesitan modificar los libros, debería
evitarlas o asegurarse de que esos usuarios entiendan cómo modificarlas.
 Según la velocidad de procesamiento y la memoria del equipo, las fórmulas de
matriz de gran tamaño pueden ralentizar los cálculos.
Utilizar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples
Cuando se especifica una fórmula de matriz Excel inserta de forma automática la
fórmula entre llaves {}.
Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un
modelo de hoja de cálculo remplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula
de matriz. Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de Ventas y
precios de dos productos sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los
valores individuales de cada acción.
Producto A Producto B
Ventas
500
300
Precios
10
15
Valor Total
{=suma(B2:C2*B3:C3)}
Cuando se escribe la fórmula {=SUMA (B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz,
multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego
suma los resultados de dichos cálculos.
En general, las fórmulas de matriz usan sintaxis de fórmula estándar. Todas comienzan
con un signo igual (=) y se pueden usar todas las funciones integradas de Excel en las
fórmulas de matriz. La principal diferencia es que al utilizar una fórmula de matriz es
necesario presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para especificarla. Al hacer esto, Excel
incluye la fórmula de matriz entre llaves; si escribe las llaves manualmente, la fórmula
se convertirá en una cadena de texto y no funcionará.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Lo siguiente que tiene que entender es que las funciones de matriz son una forma de
método abreviado. La fórmula de una celda de la celda B4 condensa todas las
operaciones de multiplicación, más la aritmética necesaria para agregar esos
subtotales.
Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelve matrices
de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios
resultados con una fórmula de matriz, se deberá especificar la matriz en un rango de
celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales.
Por ejemplo, dada las ventas y precios de tres productos se calcula en tres celdas
separadas el monto correspondiente a las ventas por producto con una sola formula.
Producto A
Producto B
Producto C
Ventas
500
300
400
Precios
10
15
13
Total Ventas {=B2:C2*B3:C3} {=B2:C2*B3:C3} {=B2:C2*B3:C3}
Al especificar la fórmula como fórmula de matriz, generará tres resultados separados
(5000, 4500 y 5200) basados en las tres cifras de ventas y en los tres Precios.
Utilizar constantes matriciales
En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un
valor o el valor propiamente dicho, también denominado constante. Igualmente, en una
fórmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de
valores contenidos en las celdas, lo que también se denomina constante matricial. Las
fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las fórmulas que no son de
matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato
determinado.
Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial
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78
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
puede
haber
distintos
tipos
de
valores, por
ejemplo,
{1;
3;
4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los números de las constantes matriciales
pueden tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas,
por ejemplo, "martes".
Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas
de longitud desigual, fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar),
paréntesis o % (símbolo de porcentaje).
Cuando dé formato a constantes matriciales, asegúrese de:
Incluirlas entre llaves ( { } ).
Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por
ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta
constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila
por 4 columnas.
Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por
ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70
y 80 de la inmediatamente inferior, se escribiría una constante matricial de 2 por 4:
{10;20;30;40\50;60;70;80}.
K.ESIMO.MAYOR & K.ESIMO.MENOR
Dos de las funciones mas conocidas en Excel son aquellas que sirven para calcular el
valor mas alto de una lista de números o para calcular el valor menor de un conjunto de
valores, estas son las ya conocidas MAX y MIN. Sin embargo, estas funciones están
limitadas a regresar un solo valor.
En cambio con el uso de las funciones K.ESIMO.MAYOR y K.ESIMO.MENOR, es
posible indicarle a Excel que retorne los 3 valores mas altos de una lista, el 5 valor
menor o el 2°, el 5°, el 7° y el 10° menor. En cada función se utiliza una constante de
matriz que garantiza la respuesta deseada, por lo cual debe recordar las reglas para
especificar formulas matriciales. La sintaxis de ambas funciones es:
=K.ESIMO.MAYOR (matriz, k)
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79
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
=K.ESIMO.MENOR (matriz, k)
En dónde;
Matriz: Es el rango de datos a evaluar.
k: Constante matricial que indica los valores a retornar.
89
K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{1,2,3})
Retorna el valor más alto, el 2° mayor y el
3° mayor en 3 celdas horizontales
K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{3;2;1})
Retorna el 3° valor más alto, el 2° mayor
y el mayor en 3 celdas verticales
37
76
83
Retorna el 2° valor menor, el 6° menor y
el 9° menor en 3 celdas horizontales
70
49
K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{2,6,9})
Retorna el 8° valor menor y el 5° menor
en 2 celdas verticales
96
100
K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{8;5})
44
43
También puede usar funciones adicionales con está fórmula, por ejemplo SUMA o
PROMEDIO. Por ejemplo:
=SUMA(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))
=PROMEDIO(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))
3.6 Errores de Excel
Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible
que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea
imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la
aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error
producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores.
Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores s:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
80
Microsoft Excel 2013 - Avanzado

Cuadro de dialogo

Símbolo parte superior izquierda de la celda

Valor en la celda

Error al ejecutar una macro
Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se
introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no
existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos:
Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de
algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una
propuesta para corregir el error.
Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel
identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto
cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo
rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error
cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.
Valor en la celda – Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores
requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos
casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:

#¿NOMBRE?

#¡REF!

#¡VALOR!

#¡NULO!

#¡NUM!

#N/A

#¡DIV/0!

#####
El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y
solucionarlo.
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81
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la
fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o
porque no existe.
Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos
introducir
la
siguiente
fórmula
o
función
en
la
celda
correspondiente
"=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos
mostraría el error #¿NOMBRE?, dado a que no tiene registrado la función POTEN.
#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está
realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos,
texto o fecha y hora.
Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará
como resultado el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la
realización de dicho cálculo.
#¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o
función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como
una letra o una fecha.
También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que
Excel no pueda mostrarlo.
Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el
error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho
cálculo.
#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un
cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.
Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará
como resultado el error #¡DIV/0!
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
82
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un
cálculo con referencias de celdas no válidas.
Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas
que contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las
fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF!
#¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún
cálculo o función rangos de datos o celdas que no interseccionan.
Ejemplo – La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen
da como resultado el error #¡NULO!
#N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan
funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango
de búsqueda especificado.
Ejemplo – usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el
rango de búsqueda especificado.
##### - Este error se muestra cuando:
El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la
columna
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.
Ejemplo – multiplicar una fecha por el valor de -2.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
83
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Capítulo 4:
Restricción de Datos y Formatos condicionados
4.1 Formato Condicional
Como su nombre lo indica el formato condicional permite poder establecer el formato
(estilo, color, fondo, etc.) basado en una restricción o condición dada. Se puede aplicar
formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe
de tabla dinámica.
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de
celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente
específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas
reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.
Razón para utilizar el formato condicional
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas
que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y
repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia
frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea
de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Agregar Formato Condicional
1. Seleccione las celdas alas que desea agregar el Formato.
2. En el menú Inicio seleccione la opción “Formato Condicional”.
3. En el menú desplegado, seleccione cualquiera de las reglas previamente definidas
por Excel o puede seleccionar la opción “Nueva Regla…”, para poder personalizar sus
propias restricciones:
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84
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Aplicar Formato a todas las celdas según sus valores:
Con el uso de escalas de colores, relleno de celdas e iconos, esta regla permite al
usuario clasificar sus datos numéricos de acuerdo a valores mínimos y máximos. Estas
escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la
distribución de datos.
gradación de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o
inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se puede especificar que
las celdas de valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior
tengan un color más rojo.
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85
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una
gradación de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o
inferiores.
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La
longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande
representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las
barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos
especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas
de juguetes en un informe de ventas.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco
categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de
valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba
representa los valores más altos, la flecha amarilla hacia los costados representa
valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores más bajos.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Aplicar Formato únicamente a las celdas que contengan:
Con esta regla usted podrá encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un
rango de celdas que contengan valores numéricos, texto, Fechas, Horas, errores,
celdas en blanco, etc., basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una
hoja de cálculo de inventario ordenada según categorías, puede resaltar los productos
con menos de 10 artículos disponibles en amarillo o bien, en una hoja de cálculo de
resumen de almacén al por menor, puede identificar todos los almacenes con
beneficios superiores al 10%, volúmenes de ventas menores de USD 100.000, y región
igual a "Sudeste".
Aplicar Formato a los valores con rango inferior o superior:
Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor
de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en
un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los
25 mejores salarios de un análisis de personal de departamento.
Aplicar Formato a los valores que estén por encima o por debajo del promedio:
Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviación estándar en
un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una
evaluación del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se
encuentran por debajo de dos desviaciones estándar de una calificación de calidad.
Aplicar Formato a los valores únicos o duplicados:
Esta regla le proporciona una manera fácil de resaltar valores (numéricos, texto, fechas
u horas) únicos en un rango de datos seleccionado.
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato:
Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede usar una fórmula lógica
(debe contener operadores lógicos que garanticen una respuesta de Verdadero o
Falso) para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee
comparar valores con un resultado devuelto por una función o evaluar datos de celdas
que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en otra hoja de
cálculo del mismo libro.
Ventajas del Formato Condicional
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco
años?

¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los
dos últimos años?

¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?

¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?

¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?

¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores
resultados en la clase de 4º de secundaria?
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
89
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de
resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver
datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato
condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de condiciones (o
criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha
condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha
condición.
Buscar valores usando formato condicional
Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos,
como el catálogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc.
Con esa gran cantidad de información es indispensable encontrar los datos precisos en
todo momento.
Buscar en Excel con formato condicional
En esta ocasión te mostraré cómo utilizar el formato condicional para buscar dentro de
una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
90
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Para este ejemplo utilizaré los datos de la columna B y utilizaré la celda B2 como el
cuadro de búsqueda, es decir, la celda donde colocaré el término/texto que deseo encontrar
en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se
deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar
la opción Nueva regla:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
91
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato:
Fórmula para encontrar valores
Selecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
En la caja de texto coloca la siguiente fórmula, que explicaré en un instante:
=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))
También haz clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que se aplicará a
las celdas que cumplan la regla.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
92
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
La fórmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de búsqueda ($B$2) con
las celdas que contienen los datos. La comparación se hace a través de la función
ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar también que para ambos
valores utilicé la función MINUSC que los convierte en minúsculas antes de hacer la
comparación de manera que la búsqueda no sea sensible a mayúsculas y minúsculas.
Finalmente, la intención de la función Y es evitar que el formato se aplique a todas las
celdas cuando la celda $B$2 esté vacía.
Ahora haz clic en el botón Aceptar y podrás comenzar a encontrar los valores que
introduzcas en la celda de búsqueda:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
93
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
4.2 Validación de Datos
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones
respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de
datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo
prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y
advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar
qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los
usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de estadísticas, puede configurar una celda para permitir
únicamente números de cuenta de tres caracteres, o para seleccionar entre Hombre y
Mujer.
En otras palabras, la Validación de Datos prepara su hoja de cálculo para condicionar el
tipo de información que debe ingresarse en una celda determinada. Para efectuarla
asegúrese de realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar la(s) celda(s) a las que aplicara la validación de Datos. Seleccione la
opción “Validación de Datos” que se encuentra en el Menú Datos.
La Ventana de Validación de Datos está compuesta por 3 Pestañas:
 Configuración.
 Mensaje de Entrada.
 Mensaje de Error.
2. En la Ventana “Configuración”, deberá seleccionar la Regla o restricción que
limitara el ingreso de los Datos a través del Criterio de Validación.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
94
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
a. Cualquier Valor: No existen
Limitaciones, el usuario de la
hoja podrá escribir cualquier
tipo de Dato.
b. Número Entero: Con este
criterio
asegurara
personas
ingresen
que
las
únicamente
Números
Enteros
(Negativos, Positivos o Cero) en las celdas seleccionadas, sin embargo,
usted deberá de seleccionar el rango posible para dichos números.
Ejemplo: Edades, Cantidad de Libros vendidos, etc.
c. Decimal: Este criterio es similar al criterio de Números Enteros, a diferencia
que con este criterio el usuarios podrá escribir números Decimales.
Ejemplo: Salario, Distancias, Libras.
d. Lista: El criterio Lista guarda un conjunto de ítems, que son visibles a través
del uso de una Lista Desplegable posicionada sobre la celda seleccionada.
Usted deberá escribir cada uno de los elementos de la Lista separados por
coma.
Ejemplo: Departamentos del País, Sexo, Escolaridad.
e. Fecha: Con este criterio asegurara que las personas únicamente ingresen
Fechas específicas ubicadas en un determinado rango.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
95
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
f. Hora: Las personas únicamente pueden agregar Horas especificas ubicadas
en un determinado rango.
g. Longitud de Texto: Este criterio de Validación determina la cantidad de
caracteres que podrá escribir en la celda seleccionada, cabe señalar que
usted podrá agregar cualquier tipo de carácter siempre y cuando cumpla con
la longitud establecida.
h. Personalizada: Esta opción permite a usted, crear sus propias reglas de
Validación a través del uso de una función o de una formula.
3. En la ventana “Mensaje de Entrada”, usted será libre de escribir un mensaje al
usuario, apenas este toque la celda con el cursor y que servirá como aviso para
notificar lo que se deberá escribir.
4. Los mensajes de Error, surgen cuando un usuario a ingresado información “NO
VALIDA” o “NO PERMITIDA”
a la celda seleccionada; es decir, no está
cumpliendo el criterio de Validación escrito en “Configuración”.
Existen 3 tipos de mensa de Error:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
96
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Icono Tipo
Detener
Se Usa Para
Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda.
Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o
Cancelar
Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son
válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un
mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en
Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en
Cancelar para quitarla
Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son
válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de
error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta
Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para
aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo
6. Clic en Aceptar. Si todo ha ido bien, en las celdas previamente seleccionadas
podrá únicamente ingresar los datos que apliquen el criterio de validación
definido en la pestaña Configuración.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
97
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
¿Cuándo es útil la validación de datos?
La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros
miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos
y coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras
aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista. Por ejemplo, puede
limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo
y TI.
 Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico. Por
ejemplo, puede especificar un salario mínimo para el cálculo de deducciones de
un empleado de su empresa.
 Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo
específico. Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha
actual y los 3 días siguientes.
 Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico.
Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno
entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
 Limitar la cantidad de caracteres de texto. Por ejemplo, puede limitar el texto
permitido en una celda a 10 caracteres o menos.
 Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas. Por ejemplo, puede usar
la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y
bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si
los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un
mensaje de validación.
Sugerencias para trabajar con la validación de datos
En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en
Excel.
 Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber
terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no
podrán escribir en las celdas.
 Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber
configurado la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro,
no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo
pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro
esté compartido.
 Puede aplicar la validación de datos a celdas
en las que ya se han escrito datos. No
obstante,
Excel
no
le
notificará
automáticamente que las celdas existentes
contienen datos no válidos. En este escenario,
puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un
círculo en la hoja de cálculo.
 Para quitar rápidamente la validación de datos de una
celda, seleccione la celda y a continuación abra el cuadro
de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo
Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga
clic en Borrar todos.
 Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen
validación de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar,
haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en Validación de datos. Una
vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede
cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.
Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que los usuarios no están copiando
datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
99
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente
en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes.
Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la
operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación Permitir
arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categoría
Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando
Opciones) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
100
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Capítulo 5:
Tablas Dinámicas
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos
facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando
o no los datos origen, etc...
Con un informe de tabla dinámica puede resumir, analizar, explorar y presentar un
resumen de los datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externos (datos
externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas
en Access, , SQL Server o en un servidor Web.). Un informe de tabla dinámica es
especialmente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos
agregados o subtotales podrían servir para mirar los datos desde perspectivas
diferentes y comparar las cifras de datos similares.
El diseño de una Tabla Dinámica radica en conocer su estructura e identificar como
queremos mostrar la información de interés, para lo cual podemos hacer uso de 3
preguntas clave ¿Qué queremos ver?, ¿Cómo lo queremos ver?, ¿Cuáles queremos
ver?.
Las Tablas Dinámicas se conforman de 3 partes:
 Filtros: Como todo Filtro, se encarga de Restringir la información, de mostrar
solamente los datos de interés. Fácilmente podemos identificar si necesitamos
un Filtro a través de la pregunta ¿Cuáles queremos ver?
 Encabezados de Fila/ Columna: Conforman el marco bajo el cual se creara la
Tabla Dinámica, separan la información de acuerdo a ¿Cómo queremos
visualizarla?
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
101
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
 Valores: Es la información de interés que será colocada en las celdas centrales
de la Tabla Dinámica; es decir los datos numéricos que realizan el resumen de
nuestra Tabla de Datos y que conforman nuestro reporte.
FILTRO
¿Cuáles…?
ENCABEZADO DE FILA
¿Como…?
ENCABEZADO DE COLUMNA ¿Como…?
VALORES
¿Qué…?
Insertar una Tabla Dinámica
1. Seleccione las celdas que desea Resumir con Tabla Dinámica; estas celdas
deben contener información y todos sus encabezados.
2. En el menú Insertar seleccione la opción Tabla Dinámica.
3. En la ventana que aparece, servirá para:
a. Confirmar que las celdas seleccionadas son las que
desea convertir en Tabla o utilizar una fuente de datos diferente a la hoja
de cálculo actual.
b. Indicar a Excel donde deberá aparecer el resumen de la Tabla Dinámica,
en una Hoja de cálculo nueva o en un lugar especifica que usted
seleccionara con la ayuda del botón. Clic en Aceptar.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
102
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
4. En el lado derecho de la Hoja de Cálculo se mostrara 1
panel que contiene todos los encabezados de su Tabla de
información, y en la parte inferior identificara 4 paneles
rotuladas con las diferentes partes que conforman la Tabla
Dinámica: Filtros, Encabezado de Columna, encabezado
de Fila y Valores.
5. Arrastre a cada uno de los paneles inferiores, los
encabezados de su Tabla de Información y lograra ver
como se forma la Tabla Dinámica.
Una vez que la Tabla Dinámica ha sido creada, usted podrá fácilmente ver un resumen
de los datos de interés intercambiando la forma de esta, de manera rápida y sencilla.
Ubicándose en cualquiera de las celdas de una Tabla Dinámica, observara el
despliegue de 2 nuevas pestañas en el menú: Opciones y Diseño.
A través del menú de Opciones, la Tabla Dinámica podrá cambiar los valores
presentados en función de operaciones matemáticas mostradas, calcular campos que
no existen en la tabla original, insertar Gráficos, etc.
En el menú Diseño, fácilmente podrá cambiar el formato de la Tabla, así como los
campos de Totales y subtotales de la misma.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
103
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Configuración de Campo
La configuración de Campo de Valor, disponible dentro del menú Opciones de una
Tabla Dinámica, le permite cambiar el tipo de operación matemática a realizar en el
campo de Valores de su Tabla Resumen:
Además de esto, existe la posibilidad de Mostrar los Valores como Porcentaje, tomando
de Referencia uno de los valores existentes en su Tabla de Datos Original o en relación
a un valor especifico de Filas o Columnas de la Tabla Pivote.
Campos Calculados
Los Campos Calculados permiten crear campos adicionales a los existentes a la Tabla
de Datos original, a partir de operaciones matemáticas o funciones creadas a partir de
los valores existentes en el origen de la información.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
104
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
El Diseño de una Tabla Dinámica
Conforme se agregan encabezados de Filas o Encabezados de Columna en su Tabla
de Resumen, encontrara que cada vez podrá hacerse más complicada la presentación
de los datos, sin embargo Excel le permite poder cambiar el estilo de Diseño de los
encabezados de Columnas agregando subtotales, totales, esquematizando los campos,
compactando la información e incluso con la inserción de bandas de colores que
permiten separar los datos.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
105
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Capítulo 6:
Importación de Datos
En el mundo empresarial existen muchas herramientas informáticas corporativas que
son vendidas a granel o incluso existen herramientas de software diseñadas al gusto y
medida de las necesidades. Sin embargo, muchas de estas herramientas están
enmarcadas en un conjunto de datos ya establecidos o una serie de reportes fijos, que
un usuario del sistema no podría cambiar con facilidad y para lo cual es necesaria la
ayuda de un programador.
En este aspecto Microsoft Excel ha desarrollado u conjunto de herramientas y técnicas
que permiten conectarse con bases de datos empresariales que han sido diseñadas en
otros sistemas de información y que exitosamente pueden ser llevadas a Excel. En
esencia para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos
opciones:
 Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación
externa y pegarlos en una hoja de Excel.
 Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato
Excel.
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y
tediosa, puesto que en ocasiones pueden existir conflictos con los formatos y signos
decimales.
El problema fundamental de la importación de datos externos, es debido al formato de
los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un
formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al
generar un archivo .xls o .xlsx no solamente guarda los datos que hemos introducido
sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su
plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato
estético tiene el documento, etc.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
106
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
NOTA
Al importar datos de una aplicación es posible que algunas de las
fórmulas no se ajusten correctamente, que el formato no se ajuste al original o
incluso que fórmulas y funciones que no entiende no las copie.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y
después comprobar si todo ha salido correctamente.
6.1 Importación desde Texto
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede
abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos.
Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:
1. Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código
de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.
2. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter
de coma (,) separa normalmente cada campo de texto.
Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto
delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la
operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada
Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel
con el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato:
puede verlo en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la
extensión del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv).
I.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
II.
En la lista, seleccione Archivos de texto.
III.
Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él.
Importar un archivo de texto conectándose a él
Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un
rango de datos externos.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
107
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
A. Haga clic en la celda en la que desea
colocar los datos del archivo de texto.
B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener
datos externos, haga clic en Desde texto.
C. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en él.
D. Elija el tipo de archivo que describa los datos con mayor precisión:
a. Delimitados: Le indica que los datos de cada columna están siendo
separados por un carácter especial (coma, punto y coma, tabulación, etc.)
b. De ancho fijo: No existen separadores entre una columna y otra,
simplemente cada columna mide un valor determinado y cada valor de la
columna no es más grande que el anterior.
E. Establezca los separadores de columnas:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
108
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Delimitado
De ancho fijo
F. Establecer el formato de los datos.
G. Clic en Finalizar.
6.2 Importación desde la Web
En el amplio mundo del internet existen una serie de páginas o sitios web que han sido
diseñadas para poder visualizar información desde cualquier lugar bajo un esquema de
diseñado que se ha basado en Tablas; es decir que todo el contenido de un sitio web
está hecho con Tablas.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
109
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Microsoft Excel cuenta con una herramienta especial para poder traer datos
directamente desde internet, a través de un navegador especial que forma parte de las
herramientas del mismo; este navegador web tiene la particularidad de visualizar todas
las tablas existentes en un sitio web a partir de “check boxes” que determinan el inicio
de una tabla en el sitio web.
Importar datos desde un sitio web
Puede importar datos desde internet en una hoja de cálculo siguiendo los pasos que a
continuación se detallan:
A. Haga clic en la celda en la que desea
colocar los datos.
B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener
datos externos, haga clic en Desde Web.
C. Automáticamente se abrirá el navegador de Microsoft Excel, en donde en la
parte superior deberá colocar la dirección del sitio desde el cual extraerá la
información.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
110
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
NOTA La importación desde web únicamente trabaja con páginas web, usted no
podrá extraer información con archivos .pdf, aunque estos estén alojados en un
sitio web.
D. Una vez que el sitio ha sido cargado completamente (el sitio se ha cargado
completamente cuando logra observar flechas como esta “
”) debe seleccionar
la información que es de su interés a través de la selección de las tablas
correspondientes (la información estará seleccionada correctamente cuando
observe que la flecha ha cambiado por un símbolo similar a este “
”)
E. Clic en el botón Importar.
6.3 Importación desde Access
Microsoft Access es parte de la suite de herramientas de Office en la administración de
datos, diseñado para la administración de bases de datos empresariales o personales.
Al ser parte de las herramientas de Office, es normal suponer que Excel cuente con un
enlace directo para extraer datos desde una base de datos de Access.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
111
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
NOTA Una Base de Datos esta compuesta por varias tablas. Con la importación
de datos desde Access usted podrá extraer únicamente los datos de una tabla y
forzosamente tendrá que visualizar todos los registros de la misma.
Importar datos desde una base de datos de Access
A. Haga clic en la celda en la que desea
colocar los datos.
B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener
datos externos, haga clic en Desde Access.
C. Busque la base de datos que desea que desee importar y haga doble clic en él.
D. Seleccione la Tabla de registros con la que desee trabajar y clic en Aceptar.
E. En la ventana que aparece seleccione ¿Cómo desea ver los datos? Y el lugar
donde los desea ubicar. Posteriormente clic en
Aceptar.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
112
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
NOTA
El botón de Propiedades, establece características avanzadas para la
Conexión de la Base de datos en cuanto a su Uso y Definición. El uso está
orientado a establecer el control de actualizaciones, idiomas, etc. En la definición
usted podrá ver el código fuente generado automáticamente para establecer la
conexión entre Excel y la base de datos.
6.4
6.5 Microsoft Query
Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a
otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query
para recuperar datos de las bases de datos de los archivos corporativos, no es
necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede
actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de
origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.
Una vez establecido un origen de datos para una
base de datos determinada, lo podrá utilizar siempre
que desee crear una consulta para seleccionar y
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
113
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
recuperar los datos de esa base de datos, sin tener que volver a escribir toda la
información de conexión. Query utiliza el origen de datos para conectarse con la base
de datos externa y mostrar los datos que están disponibles. Después de crear la
consulta y devolver los datos a Excel, Query recupera los datos y proporciona al libro de
Excel la información de la consulta y de los datos de modo que pueda volverse a
conectar con la base de datos cuando desee actualizar los datos.
La Base de Datos
Una Base de Datos es una herramienta que almacena información o datos,
permitiéndole crear, leer, editar y borrar información de alguna manera.
Todo Software o programa utilizado a nivel empresarial para la manipulación de datos
(elaboración de facturas, inventarios, administración de recursos humanos, etc.)
únicamente manipula información que se encuentra almacenada en una base de datos;
es decir, el sistema se alimenta de la base de datos para poder mostrar la información
de manera ordenada al usuario, en ningún momento el sistema guarda información si
no existe una base de datos.
Para poder importar datos a Microsoft Excel desde una Base de Datos, es necesario
primeramente tener una Base de datos desde donde se puedan extraer los datos. Estas
pueden encontrarse en diferentes formatos y en diferentes softwares administradores
de BD:
 Microsoft Access.
 Sql Server.
 MySql.
 Oracle.
 Microsoft Excel (En Excel también pueden almacenarse datos).
 Archivos de texto plano (CSV o diseñados en bloc de notas que han sido
delimitados).
 Otros.
La incorporación de datos a Excel a partir de otros programas es posible siempre y
cuando los datos estén almacenados en Tablas, lo que hace fácil poder extraer
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
114
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
información desde una Base de Datos, ya que estas se componen de una o más Tablas
que contienen información relacionada entre sí.
NOTA
A diferencia de la Importación de datos desde Access, en donde
solamente incorporábamos datos de una Tabla y todos los datos de la misma,
con Microsoft Query es posible combinar varias tablas para almacenar
información más completa, además de permitir filtrar la información que
contendrá.
Microsoft Query trabaja las diferentes de la combinación de diferentes Tablas. Una
combinación es una conexión entre dos tablas o mas donde estas se combinan según
un campo que tienen en común, creando una nueva tabla virtual (que se puede guardar
como una tabla real). Por Ejemplo:
Tabla de Nombres
Nombre
Edad
Cod.
Departamento
Adán Acuña
28 años
2
Bertha Báez
35 años
3
Camilo Castro
18 años
1
Danilo Duarte
16 años
5
Tabla de Departamentos
Cod.
Departamento
Departamento
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
1
Managua
2
Estelí
3
Madriz
4
Nueva Segovia
115
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Tabla Combinada
Nombre
Edad
Cod.
Departamento
Departamento
Adán Acuña
28 años
2
Estelí
Bertha Báez
35 años
3
Madriz
Camilo Castro
18 años
1
Managua
El Archivo de Origen de Datos
El origen de datos externos (en este caso la Base de Datos) se conecta al libro a través
de una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo
localizar, iniciar una sesión, crear una consulta y tener acceso al origen de datos
externo.
Cuando se conecta a un origen de datos externos, también puede realizar una
operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que
actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios
realizados desde la última actualización; en otras palabras, el archivo de conexión de
datos permite mantener un enlace entre Excel y la Base de Datos externa permitiendo
actualizar los datos en Excel una vez que cambien los datos en la Base de Datos
original.
NOTA
A través de un archivo de conexión de datos el usuario evita la
importación continua de los datos a Excel cada vez que la base de datos es
actualizada, puesto que los datos en Excel son actualizados con la Base de
Datos, sin embargo si usted realiza cambios en los datos de la Hoja de Excel, esto
no afectara los registros de su Base de Datos original.
Para lograr la Importación de Datos con Microsoft Query es necesario contar con un
archivo de conexión de datos lo cual realizara con los pasos siguientes:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
116
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
1. Haga clic en la celda en
la que desea colocar los
datos.
2. En la ficha Datos, en el
grupo
Obtener
datos
externos, haga clic en
De otras fuentes. De la
Lista de opciones que
se
ha
desplegado,
seleccione la opción denominada “Desde Microsoft Query”.
3. Elija el origen de Datos para establecer la conexión, seleccionando la opción
<Nuevo Origen de Datos> y clic en Aceptar.
4. Escribir un nombre para el origen de Datos, el cual puede ser cualquiera de su
elección y que le ayude a identificar que datos son los que extrae de a BD.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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Microsoft Excel 2013 - Avanzado
5. En dependencia del tipo de Base de Datos con la que se desea conectar usted
deberá seleccionar el controlador o extensión de la Base de Datos.
6. Seleccione el botón Conectar, en donde deberá seleccionar la ubicación de la
Base de Datos con la que se desea conectar. Aparecerá una ventana que
cambiara en dependencia del tipo de controlador que ha elegido. La imagen
situada a su izquierda corresponde a la ventana para una Base de Datos de
Access y a la derecha una ventana para una Base de Datos de Sql Server.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
118
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
En cualquier ventana que aparezca debe seleccionar la ubicación de la Base de Datos
correspondiente del lugar correspondiente.
7. Clic en Aceptar.
Podrá Observar que su nuevo archivo de conexión de datos ha sido creado, puesto que
será visible en la ventana de Elección del Origen de Datos.
Microsoft Query
Para poder entrar a Microsoft Query debe cerciorarse en deshabilitar la opción de “Usar
el Asistente para consultas para crear o modificar consultas”, de la ventana de Elección
del Origen de Datos. Una vez deshabilitada seleccione el origen de Datos y clic en
Aceptar.
Una vez en Microsoft Query usted deberá cumplir con 4 pasos fundamentales para
poder extraer los datos de manera exitosa:
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
119
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
I.
Insertar Tablas de la Base de Datos.
II.
Combinar Tablas.
III.
Agregar Registros.
IV.
Establecer los criterios.
A continuación se detallan los procesos de cada uno de los anteriores:
I.
Insertar las Tablas:
Una vez seleccionado el origen de datos, aparecerá una ventana que contendrá las
diferentes Tablas existentes en la Base de Datos. Seleccione las Tablas a partir de las
cuales desea incorporar los datos presionando doble clic sobre cada una de ellas o
posicionando el cursor sobre la Tabla de Interés y
presionando el botón Agregar.
Cada una de las tablas que seleccione contiene
información en particular de su interés, no es
necesario agregar tablas que no contienen
información relevante para usted, esto hace que la
información
contenida
en
su
consulta
sea
exclusiva para el trabajo que la necesite.
Una vez que agrego todas las Tablas de interés seleccione el botón cerrar. Podrá
observar como cada una de las Tablas se han agregado al entorno de Microsoft Query
una a una.
En caso de haber incluido una Tabla no
deseada podrá eliminarla seleccionando la
misma y dando en clic en el menú Tabla --Quitar Tabla.
Así
mismo
si
ha
olvidado
alguna
Tabla
seleccione el menú Tabla --- Agregar Tablas...,
esto desplegara nuevamente la ventana para
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
120
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Agregar Tablas.
II.
Combinar Tablas:
Como se mencionó anteriormente, la combinación de Tablas es la creación de una
nueva Tabla virtual a través de la combinación de dos o más Tablas reales que tienen
campos en común. En el ejemplo de la imagen anterior se observa que al incorporar las
tablas Productos y Grupos, automáticamente existe una línea que une a ambas.
Esto es posible cuando la Microsoft Query identifica que amabas tablas tienen campos
que se llaman de la misma manera y que contienen el mismo tipo de información.
NOTA: El que dos tablas posean campos con el mismo nombre, no implica que
sean campos en común. Por Ejemplo:
Tabla de Empleados
Cod Empleado
FI1495
Nombre
Marcela Mora
Cargo
Gerente
Financiero
CO3256
Casimiro Colon
Contador
VT8965
Rubén Raudez
Vendedor
VT3625
Zaida Zeledón
Vendedor
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
121
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Tabla de Ventas
Factura
Monto C$
Vendedor
15689
4’500ºº
VT8965
15690
8’900ºº
VT3625
15691
1’500ºº
VT0645
15692
12’400ºº
VT8965
Las Tablas anteriores forman parte de una Base de Datos corporativa, la primera es
utilizada por el departamento de Recursos Humanos y en la cual se registran todos los
empleados de la corporación. La segunda es usada por el área de Ventas y en donde
se registra cada venta realizada. Note que en la segunda tabla existe un campo llamado
Vendedor que registra el código del vendedor que realiza la venta, en esta tabla no es
necesario escribir el nombre del empleado puesto que este ya existe en la Tabla de
Empleados.
Para lograr unir dos tablas basta con arrastrar los campos en común de una tabla a la
otra o bien auxiliarse con el menú Tablas --- Uniones, en donde podrá observar 3
diferentes tipos de uniones:
i.
Incluir solo los registros de las tablas en donde los campos en común sean
iguales.
ii.
Factura
Monto C$
Vendedor
Nombre
Cargo
15689
4’500ºº
VT8965
Rubén Raudez
Vendedor
15690
8’900ºº
VT3625
Zaida Zeledón
Vendedor
15692
12’400ºº
VT8965
Rubén Raudez
Vendedor
Incluir todos los registros de la primera Tabla y solo los registros de la segunda
tabla en donde los campos en común sean iguales.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
122
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Factura
Monto C$
Vendedor
Nombre
Cargo
15689
4’500ºº
VT8965
Rubén Raudez
Vendedor
15690
8’900ºº
VT3625
Zaida Zeledón
Vendedor
15692
12’400ºº
VT8965
Rubén Raudez
Vendedor
-
-
FI1495
Marcela Mora
Gerente
Financiero
-
-
iii.
CO3256
Casimiro Colon Contador
Incluir todos los registros de la segunda Tabla y solo los registros de la primera
tabla en donde los campos en común sean iguales.
Factura
Monto C$
Vendedor
Nombre
15689
4’500ºº
VT8965
Rubén Raudez
Vendedor
15690
8’900ºº
VT3625
Zaida Zeledón
Vendedor
15691
1’500ºº
VT0645
-
15692
12’400ºº
VT8965
Rubén Raudez
III.
Las
Cargo
Vendedor
Insertar las Tablas:
Tablas
unidas
ayudaran
a
conformar lo registros de la nueva
tabla virtual que será utilizada en los
reportes de interés. En el menú
Registros
---
Agregar
Columnas,
seleccione todos los campos que
poseerá su nueva Tabla.
Cada
vez
que
Micosoft
Query
accede a un campo de una Tabla determinada, este coloca primeramente el nombre de
la Tabla, seguido por el nombre del campo (por ejemplo Empleados.Nombre, indica que
se trabajara con la columna Nombre de la Tabla Empleados). En caso de seleccionar *
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
123
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
antecedido por el nombre de una Tabla, indica que se agregaran todas las columnas de
dicha Tabla.
El campo Titulo de la columna, hace referencia a un alias o apodo que podrá colocar al
encabezado de la tabla, en caso que el nombre inicia de la columna contenido en la
tabla no refleje el contenido de la información bajo la misma (por ejemplo si el campo es
llamado Grupo.NombreGrupo, un buen Titulo de columna seria Categoría).
Igualmente es posible agregar campos que contengan operaciones matemáticas que
consoliden información de un registro.
IV.
Insertar Criterios:
A través los criterios es posible establecer restricciones a los registros que deseamos
enviar a Excel, los cuales están basados en la información de las tablas que han sido
incorporadas en la creación de su nueva tabla. Por ejemplo usted desea ver
únicamente las facturas de un mes o un año determinado.
Los criterios son establecidos con ayuda del
menú
criterios --- Agregar Criterios, en la ventana
que
aparece se ingresara el nombre del campo
que
servirá como restricción, un operador lógico
que
establezca la comparación con el valor
deseado (igual, menor, mayor, diferente,
etc.) y
el valor que debe cumplir el campo de interés. Cuando agrega el primer criterio,
Microsoft Query deshabilita los botones de opción Y & O que se encuentran en la parte
superior izquierda, sin embargo después de haber completado el primer criterio, estos
botones estarán habilitados para su selección en donde el botón Y exigirá que todos los
criterio sean cumplidos, y la opción O solamente indicara que se cumpla uno de todos
los criterios.
El botón de Valores facilitara el trabajo al momento de establecer el valor de restricción,
puesto que con él se visualizaran los diferentes valores del campo establecido,
reduciendo los errores de digitación. Una vez que se han agregado todos los criterios
finalice Cierre la ventana de Criterios.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
124
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Regresar los Datos a Excel
Uno de los principales objetivos de Microsoft Query es
realizar consultas a una base de datos corporativa
permitiendo llevar los resultados de la misma a Excel, en
donde se realizaran os análisis correspondientes de la
información recopilada a través de comandos, funciones
y herramientas de Excel.
Para devolver los datos a Excel seleccione la opción “Devolver datos a Microsoft Excel”
del menú Archivo. En el libro de Excel aparece el cuadro de dialogo de importación de
datos en donde seleccionara la forma y el lugar en donde se colocaran los datos
extraídos desde Microsoft Query.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
125
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
Capítulo 7:
Macros
7.1 Excel y Visual Basic para Aplicaciones
VBA, siglas de Visual Basic para Aplicaciones, es un lenguaje de programación
desarrollado por Microsoft. Excel, junto con los demás miembros de Microsoft Office,
incluye el lenguaje VBA (sin cargo extra). En pocas palabras, VBA es la herramienta
que la gente utiliza para desarrollar programas de control de Excel.
Imagínese un robot inteligente que sabe todo acerca de Excel. Este robot puede leer las
instrucciones, y también puede operar Excel muy rápido y con precisión. Si desea que
el robot haga algo en Excel, usted escribe un conjunto de instrucciones de robots
mediante códigos especiales.
Inserción de texto
Si a menudo tiene que introducir su nombre de compañía, dirección y número de
teléfono en las hojas de cálculo, puede crear una macro que haga la escritura para
usted.
La automatización de una tarea que realiza con frecuencia
Suponga que usted es un gerente de ventas y necesita preparar un informe de ventas
de fin de mes. Si la tarea es muy sencilla, se puede desarrollar un programa de VBA
que lo haga por usted.
Automatizar operaciones repetitivas
Si tiene que realizar la misma acción en, por ejemplo, 12 diferentes libros de Excel,
puede grabar una macro mientras realiza la tarea en el primer libro y luego dejar que la
macro repite su acción en los otros libros.
Creación de un comando personalizado
¿A menudo se emite la misma secuencia de comandos de menú de Excel? Si es así,
ahorrarse unos segundos mediante el desarrollo de una macro que combina estos
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
126
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
comandos en un solo comando personalizado, que se puede ejecutar con una sola
tecla o clic de botón. Probablemente no va a ahorrar mucho tiempo, pero es probable
que sea más precisa.
El desarrollo de nuevas funciones de hoja
Aunque Excel incluye numerosas funciones incorporadas (como SUMA y PROMEDIO),
puede crear funciones en hojas que pueden simplificar en gran medida sus fórmulas.
Creación de aplicaciones completas, macro impulsadas
Igualmente puede utilizar VBA para crear aplicaciones a gran escala con una ficha de la
cinta de menu, cuadros de diálogo, ayuda en pantalla, y muchos otros pertrechos.
Crear complementos personalizados para Excel
Probablemente usted está familiarizado con algunos de los complementos que se
incluyen con Excel. Por ejemplo, las Herramientas para análisis es un popular
complemento. Puede utilizar VBA para desarrollar su propio propósito especial
complementos.
7.2 Ventajas de VBA
Usted puede automatizar casi cualquier cosa que hagas en Excel. Para ello, escriba las
instrucciones que Excel realizara. La automatización de una tarea utilizando VBA ofrece
varias ventajas:
 Excel siempre ejecuta la tarea exactamente de la misma manera. (En la mayoría
de los casos, la consistencia es una buena).
 Excel realiza la tarea mucho más rápido de lo que puede hacerlo de forma
manual.
 Si eres un buen programador de macro, Excel siempre realiza la tarea sin
errores.
 Si configura las cosas de manera adecuada, alguien que no sabe nada acerca
de Excel puede realizar la tarea.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
127
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
7.3 Desventajas de VBA
 Usted tiene que saber cómo escribir programas en VBA, sin embargo no es tan
difícil como se podría esperar.
 A veces, las cosas van mal. En otras palabras, no se puede asumir ciegamente
que su programa VBA siempre funciona correctamente en todas las
circunstancias.
 VBA es un blanco móvil. Como ustedes saben, Microsoft está continuamente
actualizando Excel. A pesar de que Microsoft pone gran esfuerzo en la
compatibilidad entre versiones, es posible que descubra que el código VBA que
has escrito no funciona correctamente con versiones anteriores o con una futura
versión de Excel.
7.4 La Grabadora de Macros
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, similar a una
grabadora de videos, por eso es conveniente planear con antelación los pasos a seguir
de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación.
Antes de iniciar en el desarrollo de aplicaciones será necesario agregar la pestaña
programador al Menú de Excel. Al hacer clic en la ficha Programador, la cinta muestra
la información que es de interés para los programadores. La figura muestra el aspecto
de la cinta de opciones cuando se selecciona la ficha Programador.
La ficha Programador no está visible en las opciones por defecto de Excel, por lo cual
deberá habilitarse; esta acción se realiza una sola vez:
Haga clic en cualquier parte del menú de la cinta de opciones y seleccione Personalizar
la cinta.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
128
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
En la pestaña Personalizar cinta de opciones del cuadro de diálogo Opciones de Excel,
busque Programador en la segunda columna.
Ponga una marca de verificación junto a Programador.
Haga clic en Aceptar, y ya está de nuevo a Excel con un nuevo tab: Programador.
A continuación realizaremos una macro con la ayuda de la grabadora, para adentrarnos
al código agregado en VBA (efectivamente, la grabadora de macros nos ayuda a crear
el código sin necesidad de escribir una sola línea del mismo). La macro que está a
punto de crear escribira su nombre en una celda, introducira la fecha y la hora actuales
en la celda de abajo, dara formato a ambas celdas para mostrarlas en negrita y
cambiara el tamaño de fuente de las céldas, a 16 puntos.
1. Seleccione una celda.
2. Elija Programador ➪ Macro ➪ Grabar macro, o haga clic en la grabación macro
botón en la barra de estado.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro, como se muestra en la Figura 2.
4. Introduzca un nombre para la macro.
5. Excel proporciona un nombre predeterminado, pero es mejor usar un nombre
más descriptivo, sin espacios.
6. Haga clic en el cuadro Tecla de método abreviado, especificación de una tecla
de acceso directo es opcional
7. Asegúrese de que el lugar de almacenamiento de la Macro en este Libro.
8. Puede introducir un texto en el cuadro Descripción, sin embargo esto es
opcional.
9. Haga clic en Aceptar.
10. El cuadro de diálogo se cierra y grabadora de macros de Excel está encendido.
Desde este punto, Excel graba todo lo que haces y lo convierte en código VBA.
11. Escriba su nombre en una celda.
12. Mueva el puntero de celda a la celda de abajo e introduzca la siguiente fórmula:
= NOW () (la fórmula muestra la fecha y la hora actuales).
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
129
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
13. Seleccione la celda de la fórmula y pulse Ctrl + C para copiar esa celda al
Portapapeles.
14. Seleccione Inicio ➪ Pegar ➪ Valores. Este comando convierte la fórmula en su
valor.
15. Con la celda seleccionado, pulse Shift + flecha hacia arriba para seleccionar la
celda actual y la de arriba (la que incluye su nombre).
16. Cambie el formato de las celdas.
17. Detenga la macro.
Aunque esto es una gran ventaja sobre cualquier otro programa diseñador de
aplicaciones, solo se puede grabar las cosas que se pueden hacer directamente en
Excel, algunas tareas como el mostrar un cuadro de mensaje o diseñar un formulario
son cosas meramente de VBA, y no podrán realizarse en Excel (entiéndase sin la
ayuda de código VBA).
De forma predeterminada, excel coloca la macro grabada en un módulo en el libro
activo. Si lo prefiere, puede grabar en un nuevo libro (excel abre un libro en blanco) o
en el libro de macros personal.
Su libro de macros personal es un libro oculto que se abre automáticamente cuando se
inicia excel. Este es un buen lugar para almacenar macros que se va a utilizar con
varios libros. Este archivo no existe hasta que se especifica como la ubicación de una
macro grabada. Si ha realizado cambios en el archivo, excel le pide que guarde al salir.
La macro grabada ha sido guardada en este libro y lo que se ha realizado es crear
código de vba de una manera sencilla, pero es necesario para activar el editor de visual
basic para ver dicho código:
1. Elija Programador ➪ Visual Basic (o presione Alt + F11). Aparecerá la ventana
del programa Visual Basic Editor, como se muestra en la Figura. Esta ventana es
muy personalizable, por lo que la ventana VBE puede parecer un poco diferente.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
130
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
2. En la ventana de VBE, busque la ventana llamada Proyecto. La ventana de
proyecto (también conocido como la ventana Explorador de proyectos) contiene
una lista de todos los libros y los complementos que están actualmente abiertos.
Cada proyecto está organizado como un árbol y se puede ampliar (para mostrar
más información).
3. Seleccione el proyecto que corresponde al libro en el que se grabó la macro. Si
no ha guardado el libro, el proyecto probablemente se llama VBAProject (Libro1).
4. Haga clic en el signo más (+) a la izquierda de la carpeta llamada módulos. El
árbol se expande para mostrar el módulo 1, que es el único módulo en el
proyecto.
5. Haga doble clic en Module1.
Ventana de Proyectos
Barra de Menú
Barra de Herramientas
Ventana de Código
Ventana de Propiedades
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
131
Microsoft Excel 2013 - Avanzado
La grabadora de macros es la más adecuada para, macros sencillas y directas. La
grabadora de macros no puede generar código para cualquiera de las siguientes tareas
(las cuales se describen más adelante):
 La realización de cualquier tipo de bucle repetitivo
 La realización de cualquier tipo de acciones condicionales (utilizando una
instrucción if-then)
 Asignación de valores a las variables
 Especificación de tipos de datos
 Visualización de mensajes pop-up
La Capacidad limitada del grabador de macros sin duda no disminuye su importancia.
Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres
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