MS-GTC-AP-09 Pedidos de alarmas comunitarias

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS DE
ALARMAS COMUNITARIAS
CÓDIGO:
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P-MS-GTC-AP-09
1
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PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS DE ALARMAS
COMUNITARIAS
1. OBJETIVO
Atender pedidos internos o externos de Alarmas Comunitarias mediante la instalación de
equipos, integración de barrios por autogestión o donación de equipos para dar una
herramienta de apoyo a la prevención del delito a en los barrios.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los barrios del Cantón Ibarra que:
 Soliciten instalación de alarmas comunitarias con el presupuesto participativo.
 Soliciten integración del barrio al sistema de alarmas comunitarias, siempre y
cuando sus sistemas tengan compatibilidad con el del GAD-I.
 Soliciten donación de todo o parte de los equipos para instalar las alarmas
comunitarias en el barrio, previo estudio de factibilidad.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Promotor B –
Coordinador de
Seguridad Ciudadana
Director de TIC
Técnico Responsable
de la Dirección de TIC
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
 Coordinar pedidos con los presidentes barriales.
 Informar al barrio acerca del estado de su pedido.






Coordinar adquisición de equipos para instalación de alarmas.
Coordinar las inspecciones barriales.
Analizar factibilidad y solicitar donación de equipos.
Realizar especificaciones técnicas para adquisición de
alarmas.
Realizar inspecciones al barrio para revisar el sistema de
alarmas comunitarias.
Realizar informes de inspecciones.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 ALARMAS
COMUNITARIAS
DEFINICIÓN
Es un sistema solidario de participación comunitaria que
sirve para prevenir delitos y otros eventos de emergencia
que sólo funcionan con la participación activa de los
vecinos(as).
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AUTOGESTIÓN
La autogestión en organización es el uso de cualquier
método, habilidad y estrategia a través de las cuales los
partícipes de una actividad puedan dirigirse hacia el logro
de sus objetivos con autonomía de gestión.
3
CONSOLIDAR
4
5
PRIORIZAR
PLIEGOS
6
PRESUPUESTO
PARTICIPATIVO
La consolidación de datos es un proceso por el cual se
analiza información para obtener una organización de
datos legible e interpretable a los efectos de su uso o
evaluación desde un punto de vista determinado.
Dar prioridad o preferencia.
Se denomina pliego de condiciones a un documento
contractual, de carácter exhaustivo y obligatorio donde se
establecen las condiciones o cláusulas que se aceptan en
un contrato de obras o servicios, una concesión
administrativa, una subasta, etc.
El presupuesto participativo es una herramienta de
democracia participativa o de la democracia directa que
permite a la ciudadanía incidir o tomar decisiones
referentes a los presupuestos públicos, generalmente
sobre el presupuesto municipal.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO 1
Inicio
Promotor
1. Enviar pedido de
Instalación de Alarmas
Comunitarias al Director
de TIC
D1
S1
Director de TIC
2. Asignar responsable
para la elaboración de
pliegos e Informar a
Seguridad Ciudadana de la
contratación
D1
S1
Responsable de Pliegos
3. Investigar y elaborar
pliegos para adquisición en
coordinación con el
Director de TIC
D2
COORDINACIÓN
DE SEGURIDAD
CIUDADANA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
DIRECCIÓN DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Diagrama de flujo: Atención de pedidos de Alarmas Comunitarias - Instalación de
Alarmas Comunitarias.
Documentos:
D1: Memorando pedido de Instalación de
Alarmas Comunitarias (Adjunto
Presupuesto)
D2: Pliegos de Especificaciones Técnicas
D3: Memorando
Director
4. Solicitar instalación y
adquisición de materiales
por Compra Pública
D2, D3
S1
5. MA-BSI-ACP-01
Contratación y
adquisiciones de
bienes, servicios,
obras y consultorías
6.MS-SPM-SC-01
Capacitación y
entrega de alarmas
comunitarias
Fin
Sistemas:
S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1
N°
1
2
3
4
5
6
DESCRIPCIÓN
ENVIAR PEDIDO DE
INSTALACIÓN DE
ALARMAS
COMUNITARIAS AL
DIRECTOR DE TIC
ASIGNAR
RESPONSABLE PARA
LA ELABORACIÓN DE
PLIEGOS E INFORMAR
A SEGURIDAD
CIUDADANA DE LA
CONTRATACIÓN
INVESTIGAR Y
ELABORAR PLIEGOS
PARA ADQUISICIÓN EN
COORDINACIÓN CON
EL DIRECTOR DE TIC
SOLICITAR
INSTALACIÓN Y
ADQUISICIÓN DE
MATERIALES POR
COMPRA PÚBLICA
MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES DE
BIENES, SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
MS-SPM-SC-01
CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
Luego
de
consolidar
las
priorizaciones de los barrios y
consolidarlos
por
parroquias,
determinar
los
pedidos
de
instalación
de
Alarmas
Comunitarias por parroquia y
enviar al Director de TIC a través
de Memorando del Sistema
QUIPUX con una copia del
presupuesto.
Revisar pedido y asignar a un
responsable para la elaboración de
especificaciones técnicas para los
pliegos y adquisición.
Mantener informado a Seguridad
Ciudadana acerca del estado de la
contratación.
RESPONSABLE
Promotor
Director de
TIC
Investigar y elaborar pliegos para
Responsable de
adquisición en coordinación con el
Pliegos
Director de TIC.
Revisar los pliegos y solicitar la
adquisición por Compra Pública a
través de Memorando del Sistema
QUIPUX.
Director
Iniciar
Procedimiento
de
CONTRATACIÓN
Y
ADQUISICIONES DE BIENES,
SERVICIOS,
OBRAS
Y
CONSULTORÍAS. Ir
a la
actividad Nº 24.
Unidad de
Contratación
Pública
Iniciar el Procedimiento de
CAPACITACIÓN Y ENTREGA
DE
ALARMAS
COMUNITARIAS.
Coordinación
de Seguridad
Ciudadana
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DIAGRAMA DE FLUJO 2
Diagrama de flujo: Atención de pedidos de Alarmas Comunitarias - Integración de barrios por autogestión
ATENCIÓN
AL CLIENTE
Inicio
1.MS-GTC-AP-11
Atención de
peticiones
D1
ALCALDÍA
S1
Secretaria
Alcalde
2. Entregar al Alcalde
para su atención
3. Sumillar el pedido
D1
DIRECCIÓN DE
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
- COORDINACIÓN DE
SEGURIDAD CIUDADANA
D1
Secretaria
Documentos:
D1: Solicitud externa dirigida al Señor Alcalde
D2: Informe de Inspección
4. Asignar trámite a la
Coordinación de
Seguridad Ciudadana
D1
S1
SI
5. MS-SPM-SC-02
Inspecciones de
alarmas
comunitarias
6. ¿Se puede
integrar al
barrio?
D2
NO
7. MS-SPM-SC-01
Capacitación y
entrega de alarmas
comunitarias
Fin
Promotor B
8. Informar al
representante barrial los
motivos por los cuales el
barrio no puede
integrar.
Sistemas:
S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2
N°
1
2
3
4
5
ACTIVIDAD
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
ENTREGAR AL
ALCALDE PARA SU
ATENCIÓN
SUMILLAR EL PEDIDO
ASIGNAR TRÁMITE A
LA COORDINACIÓN DE
SEGURIDAD
CIUDADANA
P-MS-SPM-SC-02
INSPECCIONES DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
6
¿SE PUEDE INTEGRAR
AL BARRIO?
7
MS-SPM-SC-01
CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE ALARMAS
COMUNITARIAS
8
9
INFORMAR AL
REPRESENTANTE
BARRIAL LOS MOTIVOS
POR LOS CUALES EL
BARRIO NO SE PUEDE
INTEGRAR
FIN
DESCRIPCIÓN
RESPONSABL
E
Iniciar
Procedimiento
de
ATENCIÓN DE PETICIONES.
Receptar SOLICITUD dirigida al Sr.
Alcalde del tipo:
 Integración del barrio al Sistema
de Alarmas Comunitarias por
autogestión.
Unidad de
Atención al
Cliente
Entregar al Alcalde para su atención.
Secretaria
Sumillar el pedido.
Asignar trámite a la Coordinación de
Seguridad Ciudadana en forma física
y digital por el Sistema QUIPUX.
Alcalde
Secretaria
Iniciar
Procedimiento
de
Coordinación
INSPECCIONES DE ALARMAS
de Seguridad
COMUNITARIAS para obtener el
Ciudadana
INFORME DE INSPECCIÓN.
Si se puede integrar al barrio al
Sistema de Alarmas Comunitarias
del GAD-I ir a la actividad Nº 7.
Si por cualquier motivo no se puede
integrar al barrio, ir a la actividad Nº
8.
Promotor B
Iniciar
Procedimiento
de
Coordinación
CAPACITACIÓN Y ENTREGA
de Seguridad
DE ALARMAS COMUNITARIAS.
Ciudadana
Ir a actividad N° 9.
Informar al representante barrial los
motivos por los cuales el barrio no se
puede integrar al Sistema de Alarmas
Comunitarias del GAD-I.
Promotor B
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PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS DE
ALARMAS COMUNITARIAS
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DIAGRAMA DE FLUJO 3
Inicio
1. MS-GTC-AP-11
Atención de
peticiones
D1, D2
S1
Secretaria
2. Entregar al Alcalde
para su atención
D1, D2
Alcalde
D1, D2
4. Asignar trámite a
la Coordinación de
Seguridad Ciudadana
D1, D2
S1
Promotor B
14. Verificar en
coordinación de la
Dirección de TIC el buen
uso de los equipos
donados al barrio
Promotor B
5. Informar acerca del
pedido a la Dirección de
TIC
D1
B
15. MS-SPM-SC-01
Capacitación y
entrega de alarmas
comunitarias
Promotor B
9. Informar al usuario los
motivos por los cuales no
se puede donar los
equipos
C
DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
UNIDAD DE
ACTIVOS FIJOS
Secretaria
3. Sumillar el pedido
DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN
CIUDADANA - COORDINACIÓN
DE SEGURIDAD CIUDADANA
ALCALDÍA
ATENCIÓN AL
CLIENTE
Diagrama del flujo: Atención de pedidos de Alarmas Comunitarias - Integración del barrio por donación de equipos.
Fin
Director de TIC
Director de TIC
6. Analizar y determinar
la factibilidad de
donación de equipos
D1
7. ¿Es factible
la donación de
equipos?
SI
10. Solicitar al Director
Administrativo la donación
de equipos para el barrio
D2
S1
A
Director de TIC
No
Director Administrativo
A
11. Sumillar y asignar el
pedido a la Unidad de Activos
Fijos
D2
S1
Documentos:
D1: Solicitud externa dirigida al Señor Alcalde
D2: Memorando
D3: Requisitos para donación de equipos:
D3.1 Copia de Cédula del presidente barrial
D3.2 Certificación emitida por la Junta
Parroquial (De que es presidente del barrio)
D4: Acta de Donación de equipos
Responsable de Activos Fijos
12. Entregar equipos al
presidente barrial previo
presentación de requisitos
D3
8. Comunicar a Seguridad
Ciudadana los motivos por
los cuales no se puede
donar los equipos al barrio
C
Responsable de Activos Fijos
13. Suscribir Acta de
Donación de equipos al
barrio con su presidente
B
D4
Sistemas:
S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX
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CÓDIGO:
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PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS DE
ALARMAS COMUNITARIAS
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.
N°
1
ACTIVIDAD
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Iniciar
Procedimiento
de
ATENCIÓN DE PETICIONES.
Receptar SOLICITUD dirigida al
Sr. Alcalde del tipo:
* Integración del barrio al Sistema
de Alarmas Comunitarias por
Donación de Equipos.
2
3
4
5
6
7
8
9
ENTREGAR AL
ALCALDE PARA SU
ATENCIÓN
SUMILLAR EL PEDIDO
Entregar al
atención.
Alcalde
para
su
Sumillar el pedido.
Asignar trámite a la Coordinación
ASIGNAR TRÁMITE A
de Seguridad Ciudadana en forma
LA COORDINACIÓN DE
física y digital por el Sistema
SEGURIDAD
QUIPUX.
CIUDADANA
INFORMAR ACERCA
DEL PEDIDO A LA
DIRECCIÓN DE TIC
ANALIZAR Y
DETERMINAR LA
FACTIBILIDAD DE
DONACIÓN DE
EQUIPOS
¿ES FACTIBLE LA
DONACIÓN DE
EQUIPOS?
COMUNICAR A
SEGURIDAD
CIUDADANA LOS
MOTIVOS POR LOS
CUALES NO SE PUEDE
DONAR LOS EQUIPOS
AL BARRIO
INFORMAR AL
Unidad de
Atención al
Cliente
Secretaria
Alcalde
Secretaria
Revisar e informar acerca del
pedido del barrio al Director de
TIC.
Promotor B
Analizar el pedido y determinar la
factibilidad de Donación de
Equipos
especialmente
por
disponibilidad de los mismos.
Director de
TIC
Si es factible la donación de
equipos ir a la actividad Nº 10.
Si no es factible la donación de
equipos ir a la actividad Nº 8.
Director de
TIC
Comunicar de forma verbal a
Seguridad Ciudadana los motivos
por los cuales no se puede donar los
equipos al barrio.
Director de
TIC
Informar al Presidente Barrial los
Promotor B
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PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS DE
ALARMAS COMUNITARIAS
10
11
12
13
14
15
16
USUARIO LOS
MOTIVOS POR LOS
CUALES NO SE PUEDE
DONAR LOS EQUIPOS
SOLICITAR AL
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO LA
DONACIÓN DE
EQUIPOS PARA EL
BARRIO
SUMILLAR Y ASIGNAR
EL PEDIDO A LA
UNIDAD DE ACTIVOS
FIJOS
ENTREGAR EQUIPOS
AL PRESIDENTE
BARRIAL PREVIO
PRESENTACIÓN DE
REQUISITOS
SUSCRIBIR ACTA DE
DONACIÓN DE
EQUIPOS AL BARRIO
CON SU PRESIDENTE
VERIFICAR EN
COORDINACIÓN DE LA
DIRECCIÓN DE TIC EL
BUEN USO DE LOS
EQUIPOS DONADOS AL
BARRIO
MS-SPM-SC-01
CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
FIN
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-AP-09
1
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motivos por los cuales no se puede
donar los equipos al barrio.
Ir a la actividad Nº 16.
Solicitar al Director Administrativo
a través de Memorando del Sistema
QUIPUX la donación de equipos al
barrio con descripción, cantidad y
motivo.
Director de
TIC
Sumillar y asignar el pedido al
Director
Responsable de la Unidad de
Administrativo
Activos Fijos.
Con la sumilla del Director
Administrativo en el pedido,
entregar los equipos solicitados al
Presidente
Barrial
tras
la
presentación de:
Responsable de
 Copia de cédula y papeleta Activos Fijos
votación de Presidente Barrial.
 Certificación de la Junta
Parroquial que el Señor/a es
presidente barrial.
Elaborar y suscribir el ACTA DE
Responsable de
DONACIÓN de Equipos al Barrio
Activos Fijos
con el Presidente.
Verificar en coordinación de la
Dirección de TIC el buen uso de los
equipos donados al barrio en el
plazo establecido para ello.
Iniciar
Procedimiento
de
CAPACITACIÓN Y ENTREGA
DE
ALARMAS
COMUNITARIAS.
Promotor B
Coordinación
de Seguridad
Ciudadana
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS DE
ALARMAS COMUNITARIAS
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-AP-09
1
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1
Ordenanza que crea y coordina el Consejo de Seguridad Ciudadana del cantón Ibarra
2
Reglamento para la Aplicación del Sistema de Alarmas Comunitarias
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1
Constitución de la República del Ecuador
2
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
(COOTAD)
3
Ley de Seguridad Pública y del Estado
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código
TÍTULO DEL DOCUMENTO
Instalación de alarmas comunitarias
D2: Pliegos de especificaciones técnicas
Integración del barrio por autogestión
D2: Informe de inspección
Integración del barrio por donación de equipos
D4: Acta de donación de equipos
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea
Fecha:14-12-2012
Revisó: Martha Cangás
Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma