TALLER CASOS COSO INTEGRANTES: Deycy Ortiz Edith Arenales Jhoan Garnica Cindy Villamizar 1. Usted acaba de asumir como Gerente General de una Organización Financiera. Luego de una toma de conocimiento de la situación de la empresa, detecta la falta de una estructura organizacional definida, la inexistencia de manuales de procedimientos (existen solo procedimientos aislados que son incluso confusos y contradictorios), y no existe un plan de organización ni objetivos de largo plazo. No obstante, la situación del mercado hace que la compañía lleve dos años consecutivos dando utilidades y si bien hay una creencia generalizada en el Directorio de que todo “funciona como debiera”, usted está convencido que las utilidades se convertirán en pérdidas tan pronto como se revierta la situación de mercado (corto plazo). Su incorporación como Gerente General se debió a la jubilación ordinaria de su antecesor y fue el resultado de una búsqueda en el mercado laboral de la que usted resulto seleccionado por sus antecedentes. En su primera reunión de Directorio se le realiza el comentario “... ¿encontró las cosas bien, verdad...? ¿Qué responde? Rta: El componente del coso es el AMBIENTE INTERNO, ya que en el caso expuesto se detecta una falta de: Estructura organizacional, Un plan y metas de organización, Estrategias y objetivos organizaciones. Y el componente del coso es el ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS, porque no presenta un plan de organización ni objetivos de largo plazo. 2. Usted acaba de ser nombrado Gerente Comercial de un banco provincial. Las causas que motivaron su incorporación tienen que ver con la necesidad de un incremento en las ventas, fundamentalmente en el otorgamiento de préstamos personales, convenios con empresas para el pago de haberes y fondeo mediante captación de nuevos depósitos del público e instituciones. Luego de un primer análisis detecta que la cultura organizacional no es compatible con sus valores y tiene serias dudas respecto a la capacidad del actual grupo de jefes y personal para alcanzar los objetivos proyectados. El Gerente General le pregunta respecto a cuáles son sus prioridades. Rta: El componente del coso es INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, porque el caso hace relación a la comunicación formal de objetivos, metas, políticas, funciones, responsabilidades y autoridad con el incremento en las ventas, otorgamiento de créditos personales, convenios con empresas y el componente de AMBIENTE INTERNO, ya que relaciona el tema de valores éticos y competencias. 3. Usted es el Gerente de Sistemas del Banco Municipal de los Pobres S.A., entidad financiera destinada a financiar micro emprendimientos productivos de personas carenciadas. La Gerencia General le ha impuesto que reduzca su presupuesto anual en un 15%. Usted sabe que anualmente un costo muy importante de su área es la capacitación de su personal y que reduciendo la misma podría alcanzar fácilmente ese porcentaje. No obstante, sabe también que esto tendría graves consecuencias a largo plazo para la sociedad, por la desactualización tecnológica del personal. ¿Qué hace? Rta: El componente del coso es AMBIENTE INTERNO, ya que el caso expuesto incluye temas de desarrollo del personal, sistemas de información y las acciones que esto puede generar en la organización identificando el riesgo al que puede ser expuesto. 4. Usted es miembro de una organización financiera en la que integra un grupo de dirección estratégica, que está encargado de definir los objetivos y metas para los próximos años. Tiene serias dudas respecto a la capacidad de acción y de cumplimiento por parte de las áreas de finanzas y de tecnología de la información. En particular cree que el grupo de profesionales que las integra no estará a la altura de las circunstancias y harán fracasar lo que se planifique. RTA: Integraría al grupo planificador y ejecutor a los responsables de estas áreas (Finanzas y Tecnología) a efectos de compenetrarlos con los objetivos y metas trazadas para que se apersonen del mismo, conozcan los beneficios que conlleva e indicar sobre las dudas que me generaron pensar que pueden hacer fracasar lo que se planifique, ya que una persona comprometida y con sentido de pertenencia en una organización es muy valiosa para la empresa. También como miembro de la organización financiera para que las metas se han alcanzadas debe diseñar los objetivos teniendo en cuenta los tipos necesarios como estratégicos, operacionales, reportes y cumplimiento para poder medir el grupo de profesionales y sus planes, metas se han alcanzadas para lograr sus objetivos y el mejor rendimiento del área representada. 5. Usted es Director de Sistemas del Banco Exterior de Fomento SA. Actualmente se encuentran inmersos en un proceso de recambio tecnológico que involucra todas las agencias del mismo y que asciende a varios millones de dólares. Administrativamente el proyecto responde a la normativa vigente, no obstante, desde el punto de vista de su puesta en marcha resulta estratégico para la continuidad operativa del banco. ¿Cuál es su actitud respecto al seguimiento del proyecto? RTA: Debido a la importancia lucrativa y económica del proyecto, decido crear un comité y/o acompañamiento permanente, precedida por mí con la participación de todas las áreas involucradas en el proceso para estar informado seguidamente a la evolución de este proyecto, pudiendo responder de forma temprana cualquier riesgo inherente que pueda suceder, igualmente solicito un acompañamiento de personal externo al proyecto para confirmar que lo expuesto en el comité sea correcto debido a la complejidad y desconociendo del tema por parte mía. 6. Usted es el responsable del área de otorgamiento de premios por puntaje correspondientes a la Tarjeta de Crédito Regional Mí País. Dado que gran parte del trabajo se realiza fuera del horario normal de trabajo y en fines de semana, es necesario un fuerte control administrativo a efectos de imputar adecuadamente las partidas y poder mantener controlado el proyecto. En las últimas comparaciones han surgido importantes diferencias entre lo presupuestado y lo realmente entregado (cumplimiento de metas). Del conocimiento de los recursos humanos asignados a la tarea, todo parecería indicar que no se debe a un problema de asignación y entrega de las unidades alimentarias, sino al registro de las mismas. ¿Qué actitud asumiría como responsable del área? RTA: La actitud que asumiría como responsable del área afectada seria de total apoyo, participando en el proceso de conciliación de las diferencias para poder clarificar el tema y conocer el motivo del inconveniente y de esta forma buscar la causa de error para poder mitigarlo y eliminarlo e investigar con el encargado del registro las causas de su desconcentración ya que puede ser un problema que le esté perjudicando su trabajo emocionalmente, para poder apoyarlo. 7. La Provincia de Entre Ríos ha adquirido recientemente el 20% de participación en la línea de transporte público de pasajeros “Bache Profundo SA”, y lo ha designado Vicepresidente de la misma. La empresa tiene sus orígenes en la fusión de las empresas familiares de José Bache y Francisco Profundo, inmigrantes españoles del siglo pasado. Por tal motivo, tiene una fuerte concepción jerárquica, una gran concentración en las decisiones y un gran sentido de pertenencia. ¿Cuáles son las áreas prioritarias para su gestión? Rta: Las áreas prioritarias para mi gestión, serian departamento financiero, responsables de facturación, recaudación y administración eficiente de recursos económicos, seguiría operatividad ya que está área provee la cultura organizacional por medio de manuales de procedimientos, comunicaciones, procesos corporativos y con la buena atención y gestión a mis clientes ayudaría al incremento de mis ingresos dentro de la organización. 8. Usted es el Director de Sistemas y Organización del Banco de la Comunidad Vasca de Latinoamérica S.A. Entre los proyectos que tienen en cartera se encuentra el cambio de su plataforma operativa, desde la actual que esta próxima a ser declarada “back levell”, a una nueva versión que en origen involucraba también un aplicativo comercial y nuevas funcionalidades a ser contratadas con la firma proveedora por varios millones de pesos. Si bien se está realizando un análisis técnico para definir si la propuesta es viable o no, usted ya sabe, por los datos que tiene, que no se podrá continuar con el mismo. ¿Qué actitud asumiría? Rta: La actitud que asumiría seria esperar la respuesta del informe técnico, con este ya podría comunicarlo a la alta gerencia y debatirlo con la empresa proveedora, suministrando la evidencia allegada y de esta forma demostrar que existió transparencia en la decisión tomada. 9. En un curso de post – grado que se encuentra realizando, lo interrogan respecto al concepto de supervisión (monitoreo / seguimiento) tal como los define y aplica el Informe COSO, y más precisamente con relación a quien debe aplicarlo en una organización. ¿Qué respondería? Rta: La organización debe aplicarlo a: Todas las personas que hacen parte de está, según su perfil profesional y/o cargo contratado, responsabilidades y funciones asignadas. Los gerentes principalmente, puesto que son los responsables diseñar y controlar el buen funcionamiento de los controles. La auditoría interna y externa, cada uno en su ámbito, puesto que son los responsables del sistema de control interno operativo. 10. Usted es nombrado Gerente General de “Techos Urbanos SA”, empresa recientemente fundada, en la cual la Municipalidad de Paraná participa con el 40 % del capital, y cuya finalidad es la construcción de viviendas económicas para habitantes de la ciudad. Tratándose de una empresa totalmente nueva, el Directorio ha decidido un fuerte compromiso con el control interno. ¿Cuáles controles de “supervisión” resultarían más adecuados? RTA: Los controles de supervisión que resultan más adecuados para el caso son: Supervisión de la ejecución de operaciones y supervisiones independientes por partes de entes reguladores como las interventorías designadas por la entidad contratante.
