2021 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II Unidad 1: CICLO DE DEMING PARA LA PREVENCIÓN GESTIÓN II Material recopilado a efectos de una mejor comprensión de la presente Unidad Docente T/A Noelia Mallarini 1 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II Unidad 1: CICLO DE DEMING PARA LA PREVENCIÓN 1.1 Calidad Total 1.2 Planificar 1.3 Hacer 1.4 Verificar 1.5 Actuar CALIDAD TOTAL Introducción Porductos y servicios de alta calidad se han convertido en la clave de éxito para competir en los mercados internacionales actualmente. El nivel de calidad que esperan muchos de los consumidores sigue aumentando a medida que los competidores principales elevan sus normas de calidad. En respuesta a la demanda por productos y servicios de mejor calidad, muchas empresas están adoptando nuevas prácticas de administración. Las empresas se encuentran en un entorno cambiante en todos los ámbitos, tanto a nivel tecnológico, como de sistemas de gestión. Ello conlleva que deban hacer un esfuerzo importante para adaptarse lo mas rápidamente posible a las nuevas situaciones para seguir siendo competitivas y eficientes en los mercados en los que se desenvuelven, sujetos inevitablemente al proceso de globalización, con sus ventajas pero también con sus dificultades. Éstos y otros factores determinan que se estén produciendo modificaciones sustanciales en la cultura empresarial. Así, han aparecido los nuevos enfoques de gestión sobre los que se centran los intereses empresariales, tales como la mejora continua de productos, procesos y en general de todos los sistemas, el liderazgo de directivos y mandos, la gestión por valores para el desarrollo de políticas que den respuesta a todos los grupos de interés: clientes, trabajadores, proveedores y la propia sociedad, la gestión del conocimiento o mejor dicho del capital intelectual, verdadero valor de las organizaciones en donde la información, el conocimiento y la experiencia son compartidos y están al servicio de los intereses empresariales, etc. Control de calidad, Gestión de la calidad o Administración de la Calidad Total, son algunas de esas prácticas de mejoramiento administrativo que cada día resultan más difundidas y necesarias en el marco de la competitividad actual. Existen actualmente varios modelos de gestión que las empresas están adoptando como referencias para que sus organizaciones se encaminen hacia lo que se denomina la Excelencia. Por un lado las normas ISO 9000 de Calidad es un punto ineludible de referencia, como también lo son las normas ISO 14000 de Medio Ambiente, desarrolladas a semejanza de las primeras. La generalización de la aplicación de las normas ISO 9000 e ISO 14000 dio lugar a un creciente interés en lograr un tratamiento similar para la Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo, norma ISO 45001. El nuevo marco reglamentario sobre prevención de riesgos laborales, inspirado en principios básicos de calidad, como la mejora continua y la integración de la acción preventiva en las políticas empresariales, es obviamente no sólo una exigencia, sino también una necesidad para dar respuesta a los requerimientos que la persona tiene en su ámbito laboral, garantizándole unas Docente T/A Noelia Mallarini 2 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II condiciones de trabajo dignas, y potenciando su desarrollo profesional y humano a través del propio trabajo. Afrontar con éxito las obligaciones legales que comporta la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y sus reglamentos derivados no implica desarrollar necesariamente un modelo o sistema de actuación normalizado. En dicha reglamentación se establecen una serie de directrices, teniendo el empresario la libertad de implantar el sistema preventivo que responda lo mejor posible a sus peculiaridades e intereses. Ello representa un marco preventivo dotado de bastante flexibilidad, lo que es una indudable ventaja a la hora de encontrar modos de actuar adecuados al tamaño de la empresa, a su actividad, a los tipos de riesgos existentes y también a la cultura empresarial existente. Pero también puede ser una dificultad a la hora de encontrar la coherencia necesaria con otros sistemas normalizados de manera más rígida, como la serie de normas ISO 9000. Definición de Calidad “Conjunto de características que posee un producto o servicio obtenidos en un sistema productivo, así como su capacidad de satisfacción de los requerimientos del usuario”. También podemos tomar una breve definición de Jurán que expresa “la calidad es la satisfacción del cliente”. Otro aporte expresado como “la mínima pérdida que el uso de un producto o servicio causa a la sociedad”. El concepto actual de Calidad global o total y también el concepto de Excelencia, que va más allá del de Calidad, son integradores y por ello asumen la calidad de productos y procesos, la calidad en el diseño y en el proyecto, la calidad medio ambiental, la calidad de gestión, y por supuesto la calidad de vida laboral, como partes esenciales de un todo. Así, se puede afirmar que los planteamientos esenciales de la calidad y de la prevención son en gran medida coincidentes. Coincidencias y diferencias entre los Sistemas de Calidad y los Sistemas de Prevención de Riesgos Laborales Coincidencias Diferencias A continuación se apuntan aquellos principios esenciales que permiten entender las coincidencias entre ambos sistemas, demostrándonos la experiencia que una actuación decidida en la mejora de las condiciones de trabajo, con la participación e implicación de los trabajadores allanará el Docente T/A Noelia Mallarini 3 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II camino hacia la calidad, creando el clima de confianza mutua que ofrece toda inversión en lo humano y evidenciando ante los trabajadores que la calidad y la productividad no se pretenden a su costa si no contando con ellos. ● Tanto la prevención como la calidad, empiezan por la dirección. Sólo si la dirección esta comprometida, y este compromiso se muestra además de con palabras, con hechos y con el ejemplo, se lograra el éxito. ● Prevención y calidad, son un proyecto permanente. Las metas no pueden ser estáticas, los sistemas deben estar inmersos en un proceso de mejora continua. ● Ambas se basan fundamentalmente en la actuación preventiva y no en la acción reparadora. Es prioritario actuar antes de que los fallos acontezcan, en lugar de controlar los resultados, aunque también estos han de ser considerados. ● Tanto los criterios preventivos de riesgos laborales como los de calidad han de aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las etapas de los procesos productivos. Es necesario prevenir fallos tanto en las condiciones normales como anormales que puedan acontecer. ● La salud laboral, igual que la calidad, son medibles. Sólo seremos eficaces si somos capaces de medir y evaluar la situación en la que estamos y como evolucionamos. En ambas áreas las técnicas de evaluación son similares, e incluso algunas son idénticas. ● La prevención de riesgos laborales y la calidad son tarea de todos. Sólo con su integración en la estructura de la empresa y en la actividad cotidiana serán ambas alcanzables. ● El resultado óptimo de prevención de riesgos laborales y calidad se logra mediante la formación, ésta ayuda a lograr aptitudes y actitudes que garanticen comportamientos fiables y positivos para los sistemas. Pero veamos a continuación las diferencias más significativas entre los sistemas de Calidad y Prevención: ● El sistema de Calidad pone su mayor énfasis en el producto y servicio, y por supuesto en el proceso que lo genera y aunque considera también a las personas como recurso importante, es sólo el sistema de Prevención quien asume que éstas son su objetivo esencial. ● El sistema de Prevención de Riesgos Laborales es fruto de una exigencia legal y de una demanda social, en cambio el de calidad tiene su origen en una relación contractual entre proveedores y clientes para garantizar unos determinados estándares exigidos por el mercado. Ello determina que si bien el primero es obligatorio, el segundo, aunque conveniente, tiene carácter de voluntario y mientras uno viene determinado por unas directrices legales, el otro lo es por normas internacionales. ● Mientras las auditorías del sistema de calidad se basan en un mecanismo de certificación, en las de prevención además del marco reglamentario que las delimita quedan supeditadas a la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. ● El sistema preventivo se desarrolla en un marco tripartito: empresario, trabajadores y el control de la Autoridad laboral competente, en cambio la calidad tiene un enfoque estrictamente empresarial y de relación entre empresas. Proceso de Integración de los sistemas ¿Qué es un sistema de gestión UNIT-ISO 45001 (ex OHSAS 18.000)? Algunas empresas están aplicando la norma internacional ISO 45001 sobre sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Esta elección, ha venido favorecida por la tendencia del mercado a exigir que las empresas certifiquen sus sistemas de calidad y medio ambiente; a través de las citadas ISO 9000 y ISO 14000, respectivamente. Docente T/A Noelia Mallarini 4 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II La OHSAS 18001 «Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos», pasa a ser la base de la norma ISO y denominarse ISO 45001 «Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Requisitos». La OHSAS 18001 queda eliminada. La nueva UNIT-ISO 45001:2018 especifica requisitos para que un sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo (SST), con orientación para su uso, que permita a una organización proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para la prevención de los daños y del deterioro de la salud relacionados con el trabajo y para mejorar de manera proactiva su desempeño de la SST. Esto incluye el desarrollo e implementación de una política de la SST y objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba. La norma brinda a las organizaciones gubernamentales, de servicios, de manufactura y otras partes interesadas afectadas una guía eficaz y útil para mejorar la seguridad y la salud de los trabajadores en países de todo el mundo Como se ha dicho, el punto de partida de cada empresa es diferente y en la mayoría se han ido gestionando tales sistemas por separado, con problemas añadidos de las aun limitadas relaciones de cooperación entre los departamentos de Calidad y los Servicios de Prevención, cuando existen. En ocasiones se intenta implantar el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales tomando como modelo exclusivo de referencia el sistema normalizado de calidad, cuando este último está ya desarrollado en la empresa, lo que representa intentar insertar un sistema dentro de otro. Ello comporta notorias dificultades y el desaprovechamiento de la sinergia apuntada anteriormente, que incluso puede llevar a incorrecciones. El proceso debería alcanzar la máxima sinergia cuando los tres sistemas se diseñan y se desarrollan de una manera conjunta desde el inicio, bajo una perspectiva global e interdisciplinar y con una integración igualitaria, aportando cada uno sus peculiaridades. El proceso de integración, aparte de tener en cuenta las características de cada empresa y su situación respecto a los citados sistemas, por su propia dinámica, debería ser planteado con una estrategia acertada. La integración de sistemas de gestión, debería afrontarse no por adición, manteniendo estructuras similares en paralelo, una para cada ámbito, sino integrando realmente y unificando políticas y criterios de actuación, cuando ello sea posible. La revisión de la ISO 9000/2000 ha favorecido tal proceso de integración. Contribuye notoriamente a ello su enfoque sobre los procesos, la mejora continua y la importancia de las personas y sus condiciones de trabajo. Docente T/A Noelia Mallarini 5 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II Sistema Integrado de Gestión Gestión de la Calidad Total: Ciclo de Deming para la Prevención William Edwards Deming fue un Físico y estadista Estadounidense que desarrollo este ciclo junto con el menos conocido Walter Shewhart. El Ciclo de Deming se empezó a aplicar después de la Segunda Guerra Mundial enmarcado en lo que es el concepto de CALIDAD TOTAL y del cual se beneficiaron de una manera extraordinaria los Japoneses al reconstruir su país y crear esa marca de calidad y sinónimo de bien hecho llamado MADE IN JAPON y que todavía hoy muy pocos países y empresas han logrado. También conocido como el Ciclo PDCA constituye una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, también se lo denomina espiral de mejora continua y es muy utilizado por los diversos sistemas utilizados en las organizaciones para gestionar aspectos tales como calidad (ISO 9000) , medioambiente (ISO 14000), salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000), o inocuidad alimentaria (ISO 22000), lo han adaptado e integrado a sus sistemas y normativas de estandarización ya que es sencillo de aplicar y fácil de hacerle seguimiento o auditoria si se hace paso a paso y como debe ser. Deming pensaba que para que una organización consiga la calidad en todo lo que hace, se requiere un cambio de filosofía. Un imperativo básico de su posición para transformar la administración consiste en aprender a vivir sin enemigos. Afirma que el miedo erige barreras que impiden que las compañías mejoren. Cuestiona la hipótesis básica de que la gran calidad significa precios más algos y afirma que un enfoque firme en la misión de la organización, sumada al control estadístico de la calidad y a la “alegría de trabajar” impulsarán hacia una calidad siempre mejor y bajarán los costos. Es más, Deming considera qe la tarea del gerente consiste en detectar y corregir las causas de las fallas y no sólo identificarlas después que ocurrieron. Para eso desarrolla 14 puntos, que tienen como meta alterar la conducta de los gerentes y los empleados de manera que las empresas puedan convertirse en proveedoras muy productivas de bienes y servicios de gran calidad y bajo costo, así como lugares de trabajo que respetan y respaldan las contribuciones de todos los miembros de la organización. Docente T/A Noelia Mallarini 6 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II A continuación desarrollaremos los 14 puntos de DEMING, se presentaron por primera vez en su libro “Out of the Crisis” (“Salir de la Crisis”) y de verdad ilustran muchas cosas que podemos hacer para mejorar nuestro trabajo no solo centradas en la aplicación a rajatabla del “Ciclo de Calidad Total”. “Los 14 puntos sirven en cualquier parte, tanto en las pequeñas organizaciones como en las más grandes, en las empresas de servicios y las dedicadas a fabricación, sirven para una división de una compañía”. 1) Crear constancia en la mejora de productos y servicios, con el objetivo de ser competitivo y mantenerse en el negocio, además proporcionar puestos de trabajo. La calidad debe estar en el propósito de la organización y no las utilidades, las utilidades son consecuencia que resulta de forma natural de que la organizacioón se enfoque hacia la calidad. 2) Adoptar una nueva filosofía de cooperación en la cual todos se benefician, y ponerla en práctica enseñándola a los empleados, clientes y proveedores. La gerencia debe rechazar materiales de calidad inferior, trabajo manual malo, productos defectuosos y servicios deficientes; no basta con reducir al mínimo sino eliminarlos. 3) Desistir de la dependencia en la inspección en masa para lograr calidad. En lugar de esto, mejorar el proceso e incluir calidad en el producto desde el comienzo. Deming reconoce que cuando se presentan errores, se pierde eficiencia y eficacia. Por tanto se deben abandonar las inspecciones para encontrar errores después de cometidos y se debe crear con calidad desde el principio. 4) Terminar con la práctica de conceder negocios sólo con base en el precio marcado. En lugar de esto, minimizar el costo total en el largo plazo. Buscar tener un solo proveedor, basándose en una relación de largo plazo de lealtad y confianza. 5) Mejorar constantemente y por siempre los sistemas de producción, servicio y planeamiento de cualquier actividad. Esto va a mejorar la calidad y la productividad, bajando los costos constantemente. La obligación de la gerencia de buscar métodos para mejorar la calidad no termina jamás. Las mejoras se presentan de estudiar el proceso mismo y no de los defectos; mejorar el proceso es responsabilidad de la dirección. 6) Establecer métodos modernos de capacitación en el trabajo. La capacitación abarca más que solo enseñar a los empleados a usar instrumentos para mejorar la calidad; sino que también consiste en asegurarse de que los trabajadores reciban los conocimientos y las habilidades necesarias para los trabajos que desempeñan. 7) Establecer líderes, reconociendo sus diferentes habilidades, capacidades y aspiraciones. El objetivo de la supervisión debería ser ayudar a la gente, máquinas y dispositivos a realizar su trabajo. 8) Eliminar el miedo y construir confianza, de esta manera todos podrán trabajar más eficientemente. Deming piensa que es importante que el miedo no impida a los empleados hacer preguntas, reportar problemas o manifestar ideas; deben sentir seguridad para que se pueda perseguir la calidad. 9) Borrar las barreras entre los departamentos. Abolir la competición y construir un sistema de cooperación basado en el mutuo beneficio que abarque toda la organización. Las barreras entre departamentos funcionales son contraproducentes; la competencia debe ser contra otras organizaciones, no internamente. 10) Eliminar eslóganes, exhortaciones y metas pidiendo cero defectos o nuevos niveles de productividad. Estas exhortaciones solo crean relaciones de rivalidad, la principal causa de la baja calidad y la baja productividad reside en el sistema y este va más allá del poder de la fuerza de trabajo. Docente T/A Noelia Mallarini 7 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II 11) Eliminar cuotas numéricas y la gestión por objetivos. Es partidario de suprimir las cuotas numéricas porque éstas acaban por fomentar que la gente se concentre en cantidad, muchas veces a expensas de la calidad. 12) Remover barreras para apreciar la mano de obra y los elementos que privan a la gente de la alegría en su trabajo. Esto incluye eliminar las evaluaciones anuales o el sistema de méritos que da rangos a la gente y crean competición y conflictos. 13) Instituir un programa vigoroso de educación y auto mejora. Deming concede gran importancia a la capacitación; incluye una preparación sólida respecto a los instrumentos y técnicas del control de calidad, así como también instrucción adicional sobre el trabajo en equipo y la filosofía de la cultura de la Administración de Calidad Total. 14) Tomar medidas para lograr la transformación. Poner a todos en la compañía a trabajar para llevar a cabo la transformación. La transformación es trabajo de todos. Como mencionamos anteriormente Deming plantea un modelo de sencilla comprensión, que oficia de guía para la mejora continua, que se denomina Ciclo de Deming PLANIFICAR (PLAN): Objetivos y métodos Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar. Cuando sea posible conviene realizar pruebas a pequeña escala para probar los resultados. Docente T/A Noelia Mallarini 8 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II Identificar proceso que se quiere mejorar. Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso. Detallar las especificaciones de los resultados esperados Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos, verificando las especificaciones En lo que respecta a prevención, la norma ISO 45001 indica que en ésta etapa debemos: Identificación de peligros, evaluación de riesgos y oportunidades. Identificación de requisitos legales y otros requisitos Planificación de acciones para abordar los riesgos y oportunidades. Objetivos y programas. La identificación de peligros y evaluación de riesgos (asociados a dichos peligros) debe ser continua y debe tener en cuenta las actividades rutinarias y no rutinarias y los cambios, modificaciones o propuestas de cambio en la organización, incluido el diseño de las áreas de trabajo, instalaciones y maquinaria. Las evaluaciones de riesgos son por actividades. Ligeramente diferente a la evaluación por puesto de trabajo, este tipo de evaluaciones de riesgo debe asegurar que no hay actividades asociadas a los distintos puestos de trabajo cuyos riesgos no hayan sido identificados. En este sentido, se puede considerar identificación de peligros tanto la “tradicional identificación de riesgos”, asociada a la evaluación de riesgos por puesto de trabajo, como la implementación de permisos de trabajo vinculados a trabajos con riesgo de incendio, caídas en altura o en atmósferas confinadas; y los procedimientos de “gestión del cambio”, aplicados a los requisitos en materia de seguridad y salud para el diseño de nuevas instalaciones o sus modificaciones. La definición de objetivos del sistema de seguridad y salud en el trabajo deberán ser cuantificables en la medida de lo posible, y coherentes con los peligros identificados y la normativa de aplicación. HACER (DO): acciones y adiestramiento Implementar los nuevos procesos, llevar a cabo el plan. Recolectar datos para utilizar en las siguientes etapas. Teniendo el plan bien definido, hay que poner una fecha a la cual se va a desarrollar lo planeado. Corresponde en ésta etapa la educación de las personas implicadas de forma que adquieran las nuevas habilidades y actitudes necesarias para un cambio exitoso. Incluye todos aquellos aspectos necesarios para que el sistema de prevención funcione: identificación de los diferentes responsables y participantes en el sistema; formación para garantizar la competencia de los responsables y trabajadores participantes en el correcto funcionamiento del sistema; establecimientos de mecanismos de comunicación y participación de los trabajadores y desarrollo de un sistema documental (procedimientos, instrucciones de trabajo, registros, etc.) que permita un adecuado y eficaz funcionamiento del sistema. El establecimiento de procedimientos y/o mecanismos de control para la realización de operaciones y actividades que están asociadas con los peligros identificados es lo que se conoce como el control operacional. En el marco de Prevención, esta fase ejecutiva se debe identificar: Docente T/A Noelia Mallarini 9 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II • Recursos. • Competencia, formación y toma de conciencia. • Comunicación, participación y consulta. • Indormación documentada: Documentación, Control de la documentación. • Control operacional. • Preparación y respuesta ante las emergencias. VERIFICAR (CHECK): efectos y resultados Pasado un período de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones planteados, para evaluar si se ha producido la mejora monitorizar la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones. El objetivo de ésta etapa es asegurar que las responsabilidades son conocidas, que la formación y comunicación es eficaz y que los procedimientos y registros están adecuadamente implementados. En definitiva, que la gestión preventiva se ajuste a los criterios de funcionamiento definidos por la organización. En el marco de la ISO 45001, ésta fase se organiza en los capítulos siguientes: • Seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño • Evaluación del cumplimiento legal. • Auditoria Interna • Revisión por la Dirección. ACTUAR (ACT): acciones correctivas Esta última fase del ciclo de Deming es el análisis y la toma de decisiones y corresponde a la dirección. Es la dirección quien evaluará la necesidad de hacer cambios en la política y establecerá los objetivos y recursos dedicados al sistema de gestión de la prevención para asegurar la mejora continua del mismo a partir de la información obtenida tras la revisión del sistema. - Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo con nuevas mejoras. - Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos - Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos - Ofrecer una Retro-alimentación y/o mejora en la Planificación. - Documentar el ciclo. Entre la información que sirve para preparar la revisión por dirección debe tenerse en cuenta, como mínimo, la siguiente: Docente T/A Noelia Mallarini 10 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II • Resultados de las auditorías internas. • Resultados de la participación y consulta de los trabajadores; por ejemplo, derivadas de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud. • Comunicaciones internas (de los trabajadores, delegados de prevención y Comité de Seguridad y Salud) y externas (Administración competente, inspección de trabajo, asociaciones em presariales, etc.). • Resultados de las actividades de prevención, desempeño de la seguridad y salud, estudios específicos de higiene industrial, estudios ergonómicos y de seguridad, resultados de las observaciones preventivas, etc. • Resultados del cumplimiento de objetivos. • Resultados de la investigación de accidentes e incidentes, las acciones correctivas y preventivas. • Cambios en el sistema, incluidos los derivados de cambios en la legislación u otros requisitos. • Recomendaciones de mejora y los resultados de anteriores revisiones por la dirección. Y a partir de esta revisión, vuelve a iniciarse un nuevo ciclo de mejora continua: actualización de la política, establecimiento de recursos, definición de nuevos objetivos, etc. Para hacernos una idea vamos a ver un ejemplo: un chef profesional decide realizar una nueva innovación en la cocina y procede a mezclar distintos ingredientes que sabe que pueden funcionar. Al terminar de realizar la receta, descubre que ha salido un autentico éxito y que el sabor, la consistencia, la presentación y la textura del plato es inigualable. Pero a la hora de reproducirlo se encuentra con un problema: al no anotar y planificar los pasos que ha ido siguiendo no puede saber exactamente qué pasos a seguido y que medidas exactas a utilizado para conseguir ese sublime resultado. Este ejemplo, nos sirve para que veamos de forma muy visual como una mejora sin planificar se convierte en una mejora completamente discontinua y poco significativa. Por lo que, si queremos que la mejora sea continua y efectiva seguir el ciclo Deming o Círculo PDCA es la mejor solución para conseguir rentabilizar todo el potencial de su empresa y transformar las ideas en acciones. Documentación de los Sistemas de Calidad El sistema documental será una herramienta básica de trabajo, aunque lo que verdaderamente se persigue es que las actuaciones preventivas que dan respuesta a los sistemas sean asumidas con convencimiento y no por imposición. Tal proceso de cambio de actitudes pasa ineludiblemente por la formación continuada, fundamentalmente a través de las propias actividades. A continuación se citan los cuatro niveles documentales que deberían conformar los sistemas de gestión y una breve exposición de los aspectos más relevantes a considerar en su integración: Docente T/A Noelia Mallarini 11 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II El Manual de Gestión: Ocupa el primer nivel documental. Aunque el manual de gestión de la prevención de riesgos laborales no es reglamentariamente exigible (la norma UNE 81900 Ex si lo establece) es del todo aconsejable independientemente del tamaño de la empresa y exceptuando las microempresas. Tal documento debería recoger la política de la empresa con sus principios y compromisos, la organización para desarrollarla y una síntesis de sus principales actuaciones, sobre todo sus objetivos, y que en su conjunto conforman el sistema y que todos los miembros de la empresa han de conocer. Un error histórico fue el reservar el Manual de Calidad para uso casi exclusivo de directivos, técnicos y auditores. Desde la perspectiva de la prevención de riesgos laborales, es esencial que este pequeño Manual llegue a todos los miembros de la empresa con las explicaciones oportunas. Es la mejor forma de expresar lo que se pretende llevar a término propiciando el conocimiento y el autocontrol del sistema. También importantes razones de su existencia radican en su valor pedagógico y de compromiso colectivo. Los Procedimientos de las actuaciones preventivas. Constituyen el segundo nivel documental, muchos de ellos son exigibles por la reglamentación de prevención de riesgos laborales porque representan un recurso clave para el control de los riesgos laborales. Existen varios procedimientos que podrían unificarse con gran facilidad en todos los sistemas de gestión. En cambio habrá otros que requerirán mayores esfuerzos o incluso será conveniente mantenerlos diferenciados. Algunos procedimientos fácilmente unificables en una primera fase suelen ser los siguientes, aunque ello depende sobre todo del nivel de prevención y calidad asumido por la organización: ● la formación, ● la información y la comunicación, ● la comunicación de deficiencias o sugerencias de mejora, ● las instrucciones de trabajo, ● las compras, ● la selección de proveedores, ● la contratación de personal, ● el mantenimiento preventivo de instalaciones y equipos, ● el tratamiento de las anomalías o no conformidades, ● el seguimiento y control de las acciones correctoras, ● las auditorías internas Por otra parte, estarán los procedimientos específicos de cada sistema de gestión de acuerdo con la reglamentación o normalización aplicada, según sea interna o externa. En el caso de pequeñas empresas el manual de gestión y los procedimientos podrían conformar un solo documento, en vistas a su simplificación. Hay que tener en cuenta que la necesidad de procedimientos escritos es mayor en la gran empresa, precisamente por las mayores dificultades de comunicación que es preciso resolver. Docente T/A Noelia Mallarini 12 INGENIERO TECNOLÓGICO PREVENCIONISTA – Gestión II Las instrucciones de trabajo: Constituyen el tercer nivel documental. Tienen gran importancia porque van destinadas a los trabajadores que han de realizar tareas consideradas críticas a fin de controlar que éstas se hagan de forma correcta, sin descuidar tres cuestiones básicas: ● la acreditación y cualificación necesarias para poder hacer la tarea, ● los equipos de trabajo necesarios, incluida la protección personal ● y finalmente la integración de las normas de prevención en la propia instrucción de trabajo. No tendría sentido tener por un lado instrucciones de trabajo y por otro, normas de seguridad para realizar la tarea. También hay que destacar que la instrucción de trabajo es un medio muy útil para formar a los trabajadores en los lugares de trabajo por parte de los responsables de los mismos y mandos intermedios. Por ello, se estará facilitando la formación de los trabajadores si en la instrucción se integran los aspectos clave de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. Los registros de la actividad: Suponen el cuarto y ultimo nivel documental. Ellos nos generan los datos y las informaciones clave que en el campo de la prevención tienen un valor esencial, además de los propios o convencionales en todo sistema (medir resultados y actuaciones, justificar, etc.), el de poder ser el elemento motivacional por excelencia para alimentar y estimular la participación de las personas en tareas preventivas. La prevención como ocurre también con la calidad se aprende y se desarrolla a través de la participación activa y no atender debidamente el sistema de información que el propio sistema genera, olvidando el propio " feed-back" que precisa, es conducirlo inexorablemente al fracaso. Bibliografía: Calidad Total – Alejandra Pereira Cátedra Organización y Métodos Administrativos Administración sexta edición Stoner - Freedman NTP 576: Integración de sistemas de gestión: prevención de riesgos laborales, calidad y medio ambiente Docente T/A Noelia Mallarini 13
