Gestión del Alcance © Instituto Europeo de Posgrado 1 Gestión del Alcance 2 Índice 1 2 Introducción a la Gestión del Alcance .................................................................................................... 5 1.1 Conceptos clave para la Gestión del Alcance ...................................................................... 5 1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de la Integración ..................... 7 1.3 Consideraciones de adaptación .................................................................................................... 7 1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos. ........................................................ 8 Planificar la Gestión del Alcance ............................................................................................................... 9 2.1 2.2 2.3 3 Entradas al proceso. ............................................................................................................................ 9 2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto. .............................................................................. 9 2.1.2 Plan para la Dirección del Proyecto. .......................................................................... 10 Herramientas y técnicas. ................................................................................................................. 10 2.2.1 Juicio de expertos ................................................................................................................. 10 2.2.2 Análisis de datos. ................................................................................................................... 10 2.2.3 Reuniones. ................................................................................................................................. 10 Salidas del proceso ............................................................................................................................. 11 2.3.1 Plan de Gestión de Alcance. ............................................................................................ 11 2.3.2 Plan de Gestión de Requisitos. ....................................................................................... 11 Recopilar Requisitos ........................................................................................................................................ 12 3.1 Entradas al proceso ............................................................................................................................ 13 3.2 Herramientas y técnicas. .................................................................................................................. 14 3.3 3.2.1 Juicio de expertos. ................................................................................................................. 14 3.2.2 Recopilación de datos ......................................................................................................... 15 3.2.3 Análisis de datos. ................................................................................................................... 16 3.2.4 Toma de decisiones ............................................................................................................. 16 3.2.5 Representación de datos. .................................................................................................. 17 3.2.6 Habilidades interpersonales y de equipo. ............................................................... 17 3.2.7 Diagramas de contexto ...................................................................................................... 18 3.2.8 Prototipos ................................................................................................................................... 19 Salidas al proceso ............................................................................................................................... 19 3.3.1 Documentación de requisitos ........................................................................................ 19 INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 3 4 Definir el Alcance ............................................................................................................................................. 22 4.1 4.2 Entradas al proceso ........................................................................................................................... 23 4.1.1 Acta de constitución ............................................................................................................ 23 4.1.2 Documentos del proyecto ............................................................................................... 23 Herramientas y técnicas. ................................................................................................................. 24 4.2.1 4.3 Salidas al proceso. .............................................................................................................................. 24 4.3.1 5 5.2 Entradas al proceso. .......................................................................................................................... 28 5.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ........................................................................... 28 5.1.2 Documentos del proyecto ............................................................................................... 28 Herramientas y técnicas. ................................................................................................................. 28 5.2.1 5.3 Descomposición..................................................................................................................... 28 Salidas al proceso ................................................................................................................................ 31 5.3.1 Línea Base del Alcance ...................................................................................................... 31 Validar el Alcance ............................................................................................................................................ 33 6.1 6.2 Entradas al proceso. .......................................................................................................................... 35 6.1.1 Plan para la dirección del proyecto ............................................................................ 35 6.1.2 Documentos del proyecto ............................................................................................... 35 6.1.3 Entregables verificados. .................................................................................................... 36 Herramientas y técnicas. ................................................................................................................. 36 6.2.1 6.3 7 Enunciado de alcance del proyecto .......................................................................... 24 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ...................................................................... 26 5.1 6 Análisis del producto. .......................................................................................................... 24 Inspección.................................................................................................................................. 36 Salidas al proceso. .............................................................................................................................. 36 6.3.1 Entregables aceptados ...................................................................................................... 36 6.3.2 Solicitudes de cambio ........................................................................................................ 36 Controlar el Alcance ....................................................................................................................................... 37 7.1 Entradas al proceso ........................................................................................................................... 38 7.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ........................................................................... 38 7.1.2 Documentos del Proyecto ............................................................................................... 39 7.1.3 Datos de desempeño del trabajo. ............................................................................... 39 INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 4 7.2 Herramientas y técnicas .................................................................................................................. 39 7.2.1 7.3 8 Análisis de datos. ................................................................................................................... 39 Salidas al proceso. .............................................................................................................................. 40 7.3.1 Información del desempeño del trabajo. ................................................................ 40 7.3.2 Solicitudes de cambio ........................................................................................................ 40 Conclusiones ....................................................................................................................................................... 40 INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 5 Objetivos Realizar una correcta recopilación y documentación de requisitos del proyecto y del producto. Definir adecuadamente el alcance del proyecto, para determinar el trabajo que forma parte del trabajo y el que no forma parte del proeycto. Desarrollar una estructura de desglose del trabajo como un documento importante del proyecto. 1 La gestión del alcance hace referencia a la gestión de los límites del proyecto, lo que forma parte del proyecto y lo que no. Introducción a la Gestión del Alcance La Gestión del Alcance incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para completar con éxito el proyecto. Gestionar el alcance pone el foco primordial es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Los procesos directivos que forman parte de la Gestión del Alcance son los siguientes: .1 Planificar la Gestión del Alcance .2 Recopilar Requisitos .3 Definir el Alcance .4 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) .5 Validar el Alcance .6 Controlar el Alcance 1.1 Conceptos clave para la Gestión del Alcance El término “alcance” puede referirse a dos entornos distintos: Alcance del producto: características y funciones de un producto, resultado o servicio. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 6 Alcance del proyecto: trabajo realizado para entregar un producto, resultado o servicio con las funciones y características especificadas. El ciclo de vida del proyecto puede utilizar un enfoque predictivo o un enfoque adaptativo/ágil, ofreciendo notables diferencias en relación a la gestión del alcance: Ciclo de vida predictivo * Los entregables se definen al comienzo del proyecto. * Los cambios en el alcance se gestionan progresivamente. * Los procesos de gestión de alcance se completan durante la planificación y se actualizan a lo largo del proyecto, según sea necesario. * La validación del alcance ocurre con cada entregable al final de cada fase y del proyecto. * La línea base de alcance es la versión aprobada del enunciado de alcance del proyecto, de la estructura de desglose del trabajo (EDT) y del diccionario de la EDT. Ciclo de vida adaptativo/ágil * Los entregables son desarrollados a través de múltiples iteraciones, donde se define y aprueba un alcance detallado antes del comienzo de una iteración. * Deben responder a niveles altos de cambio y requieren el involucramiento de interesados. * Se repiten los procesos de recopilar requisitos, definir alcance y crear EDT en cada iteración. * El patrocinador y los interesados deben proporcionar retroalimentación sobre los entregables a medida que son generados. * Utilizan registros de trabajo pendiente (incluidos los requisitos del producto y las historias de usuarios) para reflejar su necesidades actuales. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 7 1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de la Integración Los requisitos tradicionalmente han sido un tema preocupante dentro de la dirección de proyectos y, a medida que el entorno en el que se desarrollan los proyectos es más complejo, aún más. Aparece un rol especializado como el Analista de Negocio, que deberá desarrollar una relación de colaboración con el Director del Proyecto. Las nuevas tendencias fomentan que el análisis de requisitos de un proyecto pueda comenzar antes incluso del inicio del propio proyecto, con la evaluación de necesidades dentro de un portafolio o programa. Se requiere la participación de un rol altamente cualificado como el Analista de Negocio. Las prácticas emergentes abogan por un enfoque de colaboración entre los profesionales de análisis de negocio para: Determinar problemas e identificar necesidades. Identificar y recomendar soluciones viables. Obtener, documentar y gestionar los requisitos de los interesados. Facilitar la implementación exitosa del producto, resultado o servicio. Los roles del director del proyecto y analista de negocio deben mantener una relación de colaboración, definiendo claramente las responsabilidades asociadas a cada rol en lo relativo a la gestión de los requisitos. 1.3 Consideraciones de adaptación Debido a la singularidad de cada proyecto, el director del proyecto tendrá que adaptar los procesos de gestión del alcance para cada proyecto en particular y ello supone poner atención a, entre otras, las siguientes consideraciones: Gestión de conocimiento y requisitos * Si la organización dispone de sistemas formales/informales de gestión del conocimiento. * Si existen guías que el director pueda utilizar para los requisitos Validación y control * Si existen en la organización políticas, procedimientos y guías, formales o in formales relacionados con la validación y control. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 8 Enfoque de desarrollo * Si se utilizan enfoques predictivos, ágiles, adaptativos o iterativos para el desarrollo. Estabilidad de os requisitos * Si existen áreas del proyecto con requisitos inestables. * Si los requisitos inestables requieren la utilización de técnicas para que vuelvan a ser estables Gobernanza * Si la organización dispone de políticas, procedimientos, procesos o guías, formales o informales, para las auditorías y gobernanza. 1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos. Pueden apreciarse alguna de las siguientes consideraciones relacionadas con la gestión de la integración en entornos ágiles/adaptativos: * En proyectos con requisitos cambiantes y alta incertidumbre, el alcance evoluciona. * Deliberadamente se invierte menos tiempo para definir el alcance y se invierte más para evolucionar de forma constante a lo largo del proyecto. * Deliberadamente construyen y revisan prototipos y liberan versiones con la finalidad de perfeccionar requisitos. * Como resultado, el alcance es definido y redefinido a lo largo del proyecto. * Los requisitos constituyen los registros de trabajos pendientes. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 9 2 Planificar la Gestión del Alcance Consiste en crear un plan para la gestión del alcance que documenta cómo se definirán, validarán y controlarán el alcance del proyecto y del producto. El beneficio del proceso es que proporciona guía y dirección de cómo se gestionará el alcance durante el proyecto. Este proceso genera como salida dos planes de gestión subsidiarios distintos: el de alcance y el de requisitos. 2.1 Entradas al proceso. 2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto. Incluye información que puede tenerse en cuenta para planificar la gestión del alcance como, por ejemplo: Propósito o justificación del proyecto. Descripción del proyecto de alto nivel. Supuestos y restricciones. Requisitos de alto nivel. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 10 2.1.2 Plan para la Dirección del Proyecto. Plan de gestión de calidad La gestión de alcance y requisitos puede estar condicionada por la forma en la que se implementen las políticas de calidad, las metodologías y los estándares de la organización Descripción del ciclo de vida del proyecto El ciclo de vida del proyecto determina las fases en las que se dividirá el proyecto de inicio a cierre Enfoque de desarrollo Define si será utilizado un enfoque de desarrollo en cascada, iterativo, adaptativo, ágil o híbrido 2.2 Herramientas y técnicas. 2.2.1 Juicio de expertos Siempre es recomendable considerar la mayor pericia de individuos o grupos debido a su capacitación o conocimientos especializados en proyectos anteriores o en información sobre la industria o disciplina en cuestión. 2.2.2 Análisis de datos. Existen diversas técnicas de análisis de datos que podrían utilizarse como, por ejemplo: Técnicas de recopilación de requisitos. Técnicas de elaboración de alcance. Técnicas para la validación del alcance. Técnicas para el control del alcance. 2.2.3 Reuniones. El equipo del proyecto puede participar en reuniones con el objetivo de desarrollar el plan de gestión de alcance. ¿Quién podría asistir a estas reuniones? Por ejemplo: Las reuniones son la herramienta básica de gestión, todos los documento del proyecto se desarrollan en base a las Director del proyecto. Patrocinador. discusiones que tienen lugar en las reuniones INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 11 Determinados miembros del equipo. Determinados interesados. Otras personas que fueran necesarias. 2.3 Salidas del proceso 2.3.1 Plan de Gestión de Alcance. Es un plan de gestión subsidiario que forma parte del plan para la dirección del proyecto. Puede ser formal o informal, muy detallado o formulado e manera general. El plan de gestión de alcance explica: * Cómo elaborar un enunciado de alcance del proyecto. * Cómo desarrollar una estructura de desglose del trabajo a partir del documento anterior. * Cómo se aprobará y conservará la línea base del alcance. * Cómo se obtendrá la aceptación formal de los entregables que hayan sido completados. 2.3.2 Es un plan de gestión subsidiario que forma parte del plan para la dirección del proyecto, que describe cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto y del producto. Algunas organizaciones lo denomina “Plan de Análisis de Negocio” El plan de gestión de requisitos explica: Es necesario determinar un criterio de priorización de requisitos en la medida en la que el proyecto no puede completar todos. Plan de Gestión de Requisitos. * Cómo serán planificadas, controladas y reportadas las actividades relacionadas con requisitos. * Cómo se iniciarán los cambios y niveles de autoridad requeridos para aprobar dichos cambios. * Como se priorizan los riesgos, se establecen criterios de priorización de requisitos. * Qué métricas se utilizarán. * La estructura de trazabilidad y los atributos de los requisitos que mostrará la matriz. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 12 3 Recopilar Requisitos Consiste en determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. El beneficio de este proceso es que proporciona la base para definir el alcance del producto y del proyecto. Algunas consideraciones a tener en cuenta relacionadas con la recopilación de requisitos son las siguientes: * Recopilar requisitos no es sencillo, pudiendo involucrar mucho tiempo y esfuerzo. * El factor crítico de éxito es la participación activa de los interesados en el descubrimiento y descomposición de las necesidades en requisitos específicos del proyecto y del producto. * Los requisitos incluyen las necesidades y expectativas cuantificadas del cliente, del patrocinador y de otros interesados. * Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con suficiente detalle, ya que la planificación del costo, del cronograma, de calidad y de adquisiciones se basan en los requisitos. A estos efectos, la definición de requisito es la siguiente: Requisito = condición o capacidad que se requiere que esté presente en un producto, resultado o servicio con la finalidad de satisfacer un acuerdo u otra especificación formalmente impuesta. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 13 Proceso realmente complejo que, en ocasiones, se convierte en una fase entera dentro de un proyecto. A simple vista se puede observar la complejidad del proceso. La idea principal del proceso es la siguiente: hay que recopilar requisitos del proyecto y del producto, para lo cual hay que involucrar a los interesados y revisar diversos documentos del proyecto . Se pueden utilizar multitud de herramientas para recopilar requisitos: nunca una única herramienta va a proporcionar todos los requisitos de un proyecto, por tanto es necesario utilizar una combinación de múltiples herramientas. Los requisitos identificados se registran en la Documentación de Requisitos. 3.1 Entradas al proceso Acta de constitución del proyecto Documenta la descripción del proyecto a alto nivel e identifica requisitos de alto nivel que pueden aprovecharse para desarrollar los requisitos detallados. Plan para la dirección del proyecto * Plan de gestión de alcance: contiene información sobre cómo definir y desarrollar el alcance. * Plan de gestión de requisitos: contiene información sobre cómo recopilar, analizar y documentar los requisitos del proyecto. * Plan de involucramiento de interesados: se utiliza para comprender los requisitos de comunicación y el nivel de compromiso de los interesados INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 14 Documentos del proyecto * Registro de supuesto: donde se identificaron supuestos sobre el producto, el proyecto, el entorno, los interesados y otros factores que pueden influir en los requisitos. * Registro de lecciones aprendidas: puede proporcionar información sobre las técnicas efectivas de recopilar requisitos, sobre todo en entornos de desarrollo iterativos o adaptativos. * Registro de interesados: se utiliza para identificar a los interesados de proporcionan información sobre los requisitos. También se identifican requisitos que provengan de los propios interesados. Documentos de negocio Puede revisarse el Caso de Negocio ya que describe los criterios necesarios, deseados y opcionales para satisfacer los requisitos de negocio. Acuerdos Los acuerdos formalizados pueden contener requisitos del proyecto y del producto. 3.2 3.2.1 Herramientas y técnicas. Juicio de expertos. Ya descrito en procesos anteriores. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 15 3.2.2 Recopilación de datos Tormenta de ideas * Esta técnica se utiliza para generar y recopilar múltiples ideas relacionadas con los requisitos. Entrevistas * Es una manera formal o informal de obtener información de los interesados, utilizando un diálogo directo con ellos. * Se realiza haciendo preguntas, ya sean preparadas o espontáneas y registrando las respuestas. * Se puede realizar de manera individual o con varios entrevistadores/entrevistados. * Es especialmente beneficioso para el proyecto entrevistar a expertos e interesados clave. * En ocasiones se obtiene información confidencial que resulta de utilidad al proyecto. Grupos focales * Un moderador cualificado guía a un grupo de interesados a través de la discusión. * Reúnen a interesados y expertos seleccionados para conocer sus expectativas y actitudes en relación a un producto, resultado o servicio. Cuestionarios y encuestas * Son conjuntos de preguntas escritas que se han diseñado para recopilar información de manera rápida a partir de un gran número de interesados. * Son especialmente recomendables en casos de interesados variados, requiriendo respuestas rápidas si los interesados se encuentran geográficamente dispersos. Estudios comparativos INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 16 * Suponen comparar los productos, procesos y prácticas reales o planificadas con organizaciones comparables con la finalidad de identificar las mejores prácticas y obtener ideas de mejora. 3.2.3 Análisis de datos. La técnica más utilizada es el análisis de documentos, que consiste en la revisión de cualquier información documentada adecuadamente. Se utiliza para recopilar requisitos mediante la revisión de la documentación existente. Puede revisarse una amplia variedad de documentos existentes en el proyecto como, por ejemplo: acuerdos, planes de negocio, registro de incidentes, casos de uso, políticas y procedimientos o documentación reguladora. 3.2.4 Toma de decisiones Votación Técnica de toma de decisiones colectivas para clasificar y asignar prioridades a los requisitos. Algunos ejemplos de técnicas de votación: * Unanimidad: de toma una decisión cuando el 100% está de acuerdo en la línea de acción. * Mayoría: apoyo de más del 50% de los miembros del grupo, que debe ser impar. * Pluralidad: decisión del grupo más numeroso aunque no alcance la mayoría. Toma de decisiones autocrática Una persona asume la entera responsabilidad de tomar la decisión en nombre del grupo Análisis de decisiones con múltiples criterios Utiliza una matriz de decisiones, similar a una matriz de ponderación, para establecer criterios como el nivel de riesgo, incertidumbre y valoración con la finalidad de clasificar muchas ideas. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 17 3.2.5 Representación de datos. Principalmente son las siguientes: Diagramas de afinidad: permiten clasificar en grupos un gran número de ideas para su revisión y análisis posterior. Consiste en utilizar categorías e identificar ideas concretas y específicas debajo de cada categoría. - http://3.bp.blogspot.com/xHHOzMXvjCU/UauHjwA09vI/AAAAAAAAANI/CQsLW5nPSk/s1600/diagrama+afinidad.png Mapeo mental: consolida las ideas que surgen durante sesiones de tormenta de ideas es un único esquema que muestra los puntos en común y las diferencias. - http://2.bp.blogspot.com/-cTXr9PQ2Lg/UWyXWSHGbeI/AAAAAAAAAMA/b1XyCvqGtTk/s1600/map as-mentales.png 3.2.6 Habilidades interpersonales y de equipo. Técnica de grupo nominal Es una técnica que complementa y mejora a la tormenta de ideas mediante un proceso de votación para priorizar las ideas más útiles surgidas durante la reunión de la tormenta de ideas. Observación/Conversación * Estás técnicas, aunque sencillas, proporcionan una manera efectiva de observar a las personas en sus ambientes de trabajo y ver la forma en la que revisan los procesos. * Particularmente recomendado para situaciones en las que las personas que usan el producto no saben (carecen de conocimiento técnico) o no quieren (son renuentes) en comunicar los requisitos * Se conoce por el término "job shadowing" y es desarrollado por observador externo, que mira al a un experto cómo ejecuta el trabajo. * En ocasiones puede hacer la técnica un observador participante. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 18 Facilitación * Es una técnica que consiste en reunir a los interesados clave con la finalidad de definir requisitos del producto. * Se lleva a cabo mediante talleres que pretenden reconciliar las diferencias entre los interesados. * Si las sesiones son correctamente facilitadas, se desarrolla confianza y mejora la comunicación. * Existen diversas modalidades específicas como, por ejemplo, las siguientes: * Desarrollo/diseño conjunto de aplicaciones (JAD): utilizada sobre todo el entorno de proyectos de software. Consisten en reunir a expertos en un ámbito de negocio y a los desarrolladores para recopilar requisitos y mejorar el desarrollo del nuevo software * Despliegue de función de calidad (QFD): utilizada sobre todo en el entorno de la fabricación industrial y ayuda a determinar las características críticas para el desarrollo de nuevos productos. Comienza con la recopilación de necesidades del cliente, lo que se denomina la voz del cliente (VOC), luego se clasifican y priorizan. * Historias de usuarios: son breves descripciones textuales de la funcionalidad requerida. Describen el rol del interesado que se beneficia de la característica (rol), aquello de lo que el interesado necesita lograr (objetivo) y el beneficio para el interesado (motivación) 3.2.7 Diagramas de contexto Representan visualmente el alcance del producto porque muestra un sistema de negocio (proceso), y sus interacciones con personas y otros sistemas (actores): https://www.bing.com/images/search?view=detailV2&ccid=9JBdpORy&id=F8E12 EB9DD8C6D8E8A5230E4EC574DAC605B13AB&thid=OIP.9JBdpORybZYY0_dlDO7 INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 19 hjQHaFV&q=diagramas+de+contexto&simid=608026307215296472&selectedIndex =52&ajaxhist=0 3.2.8 Prototipos En ocasiones el desarrollo de prototipos es un método para obtener retroalimentación rápida en relación a los requisitos, al proporcionar un modelo del producto esperado antes de construirlo en realidad: Los prototipos ayudan a tener una idea Permite a los interesados experimentar con un modelo del producto final en lugar de debatir de forma abstracta sobre los requisitos. La creación de guiones gráficos es una técnica de desarrollo de prototipos que muestra una secuencia o navegación a través de una serie de imágenes o ilustraciones. Los guiones gráficos se utilizan principalmente en proyectos relacionados con el cine, publicidad, diseño educativo o entornos ágiles. más real, no abstracta sobre los requisitos del producto. 3.3 Salidas al proceso 3.3.1 El documento de requisitos es muy amplio Documentación de requisitos Documento que describe los requisitos individuales que cumplirán la necesidad de negocio del proyecto. Los requisitos pueden identificarse a alto nivel y, posteriormente, describirlos de manera detallada. Los requisitos deben ser inequívocos (medibles y comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave. El documento puede ser sencillo, identificando los requisitos (clasificados por interesado) y su prioridad, hasta formatos más complejos con descripciones detalladas y anexos. Resulta más sencillo para identificar y documentar requisitos utilizar categorías de requisitos, a partir de las cuales aparecen los requisitos individuales. Las categorías de riesgos más habituales son, entre otras, las siguientes: ya que incluye TODOS los requisitos tanto del producto como del proyecto. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 20 Requisitos de negocio Describen las necesidades de alto nivel de la organización como, por ejemplo, los problemas u oportunidades de negocio y las razones por las que se ha puesto en marcha el proyecto Requisitos de los interesados Aquéllos que derivan de las necesidades de un interesado o un grupo de interesados. Requisitos de la solución Aquéllos que describen las prestaciones, funciones y características del producto, resultado o servicio. Estos requisitos se agrupan, a su vez, en: * Requisitos funcionales: describen procesos e interacciones que el producto debe cumplir. * Requisitos no funcionales: complementan a los funcionales y describen las condiciones ambientales o cualidades necesarias para que el producto sea eficaz: * Confiabilidad. * Seguridad. * Desempeño. * Nivel de servicio. * Capacidad de soporte. * Retención/depuración. Requisitos de transición Describen capacidades temporales como, por ejemplo, los requisitos de capacitación necesarias para pasar del estado actual "cómo es" al estado futuro deseado "cómo será". INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 21 Requisitos del proyecto Describen acciones, procesos u otras condiciones que el proyecto debe cumplir como, por ejemplo, fechas de los hitos, las obligaciones contractuales y las restricciones. Requisitos de calidad Describen las condiciones necesarias para validar la finalización exitosa de un entregables del proyecto como, por ejemplo, pruebas, certificaciones y validaciones. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 22 4 Definir el Alcance Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. El beneficio clave del proceso es que describe los límites del producto, resultado o servicio y los criterios de aceptación. Consideraciones a tener en cuenta el relación a este proceso: * En este proceso se seleccionan los requisitos que se incluirán en el proyecto, ya que no todos los requisitos identificados se pueden incorporar al proyecto. * Desarrolla una descripción detallada tanto del alcance del proyecto como del producto. * La descripción se elabora a partir de los entregables principales, lo s supuestos y las restricciones documentados al inicio del proyecto. * El proceso puede ser altamente iterativo, a medida que existe más información, al definición del alcance mejora. * En proyectos con ciclo de vida iterativo, el alcance se define a alto nivel y se detalla en cada iteración. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 23 La idea principal de este proceso es la siguiente: a partir del documento de requisitos y otra información, hay que elaborar un enunciado de alcance del proyecto utilizando para ello, sobre todo, un análisis del producto. El resultado será un documento, el enunciado de alcance del proyecto, que describe de forma detallada el alcance del producto y del proyecto, es decir, identifica TODO el trabajo que hay que completar en el proyecto para generar el entregable final. 4.1 4.1.1 Entradas al proceso Acta de constitución Proporciona información de partida como, por ejemplo, la descripción de alto nivel del proyecto, los entregables principales y los requisitos de aprobación. 4.1.2 Documentos del proyecto Registro de supuestos Este registro identifica los supuestos y restricciones sobre el producto, el proyecto, el entorno, los interesados y otros factores que pueden influir en el alcance del proyecto y del producto. Documentación de requisitos Donde se identifican los requisitos que serán incorporados al alcance. Registro de riesgos Este registro contiene las estrategias de respuesta que pueden afectar al alcance del proyecto como, por ejemplo, la reducción o cambio de alcance del proyecto/producto para evitar o mitigar un riesgo. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 24 4.2 Herramientas y técnicas. 4.2.1 ¿Cuáles son los entregables intermedios de los que se compone el resultado final del proyecto? Hay que identificarlos y Análisis del producto. Se utiliza para definir productos, resultados o servicios, haciendo preguntas sobre aquéllos y desarrollando respuestas para describir el uso, las características y otros aspectos importantes de sea lo que sea que será entregado. describirlos de forma detallada. Cada sector industrial utiliza métodos generalmente aceptados para traducir requisitos de alto nivel del producto en entregables principales. Alguna de estas técnicas de análisis de producto son: * Desglose del producto. * Análisis de requisitos. * Análisis de sistemas. * Ingeniería de sistemas. * Análisis de valor. * Ingeniería de valor. 4.3 4.3.1 Básicamente, la herramienta consiste en, teniendo claro el entregable final del proyecto y los requisitos existentes, ¿qué entregables intermedios se pueden identificar? Por tanto, se identifican y describen los entregables del proyecto y del producto. Salidas al proceso. Enunciado de alcance del proyecto * Es el documento que describe el alcance, los entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto. * Documenta el alcance en su totalidad: alcance del proyecto y del producto. * Proporciona un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 25 * También incluye exclusiones explícitas al proyecto: lo que no forma parte del proyecto. * Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada. * Permite evaluar si las solicitudes de cambio se encuentran dentro o fuera de los límites del proyecto. ¿Qué incluye el Enunciado de Alcance? Descripción del alcance del producto Las características del producto, resultado o servicio se elaboran de manera gradual, tomando en consideración el acta de constitución y el documento de requisitos. Entregables * Cualquier producto, resultado o servicio que debe producirse para completar una fase, proyecto o proceso. * Los entregables comprenden también resultados complementarios como informes y la documentación de dirección del proyecto. * Estos entregables se pueden describir de manera resumida o muy detallada. Criterios de aceptación Condiciones que deben cumplirse antes de que os entregables sean aceptados. Exclusiones del proyecto * Identifica lo que está excluido del proyecto. * Ayuda a reducir la corrupción del alcance. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 26 5 Aunque el contenido del enunciado de alcance y del acta de constitución puede parecer redundante, la realidad es que se distinguen en el nivel de detalle que aporta cada uno. Mientras el acta de constitución muestra información de alto nivel, el enunciado de alcance contiene mayor nivel de definición en todos sus elementos. Un entregable puede ser un componente intermedio de un producto final (la pantalla de un teléfono móvil, por ejemplo) como los entregables de gestión necesarios para el proyecto (un documento de requisitos, por ejemplo) Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Es el proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y del producto en componentes más pequeños y sencillos de manejar. El beneficio clave del proceso es que proporciona una visión global y estructurada del producto, resultado o servicio que debe entregarse. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 27 Algunas consideraciones sobre la estructura de desglose del trabajo a tener en cuenta: * Es una descomposición jerárquica del alcance total. * El elemento más pequeño al que se puede dividir se denomina "paquete de trabajo". * Una EDT no muestra actividades, si no paquetes de trabajo. * El desglose debe ser escalonado: desde el nivel superior hacia abajo. * El nivel de descomposición depende del nivel de control requerido. * Cada componente de la EDT muestra un entregables, ya sea principal, intermedio o de bajo nivel, ya sea tangible o intangible (comunicación, integración, etc) Dividir los entregables en elementos más pequeños es un principio básico de gestión, ayuda a que la gestión sea más sencilla. La idea principal de este proceso es la siguiente: siempre es más sencillo gestionar los elementos pequeños que los elementos grandes, es un principio de gestión básico. Por ello, el proyecto, que como una única unidad sería inmanejable, debe dividirse en elementos más pequeños y manejables. Resulta más sencillo estimar la duración, el costo o los recursos necesarios de un elemento pequeño que de uno grande. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 28 5.1 Entradas al proceso. 5.1.1 5.1.2 Plan para la dirección del proyecto. Es necesario revisar el contenido del plan de gestión de alcance porque se describe cómo desarrollar la estructura de desglose del trabajo para el proyecto. Documentos del proyecto Enunciado de alcance del proyecto. Resulta necesario ya que el enunciado describe el alcance total del proyecto y las exclusiones al mismo. Documentación de requisitos. Incluye los requisitos detallados que describen cómo los requisitos individuales cumplirán con las necesidades de negocio del proyecto. 5.2 Herramientas y técnicas. 5.2.1 Descomposición Pasos para crear una estructura de desglose del trabajo: 1 Identificar y analizar los entregables principales. 2 Estructurar y organizar la EDT. 3 Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes inferiores. 4 Designar códigos de identificación para cada componente de la EDT. 5 Comprobar que los niveles de descomposición de los entregables son los adecuados. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 29 * Habitualmente se utiliza un enfoque descendente, dividir de arriba hacia abajo. * Los elementos de la primera división se denominan "cabeceras" y pude ser: * Las fases del ciclo de vida del proyecto. * Los entregables principales del proyecto. * Método combinado: incluye tanto fases como entregables. * Muestra el trabajo subcontratado a organizaciones externas. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 30 * El elemento más pequeño es el paquete de trabajo, que puede estar a distintos niveles dentro de la ET si es el elemento más pequeño al que se puede descomponer una rama. * La EDT se puede representar mediante un formato tipo árbol, una lista jerárquica o un formato tabular. * Conforme se divide en niveles inferiores y más definidos, mejora la capacidad de planificar, ejecutar y controlar el trabajo. * Un exceso de descomposición resulta improductivo ya que se hace un uso ineficiente de recursos y genera mayor dificultad de gestión por el exceso de componen tes. * Regla del 100%: el trabajo total de los elementos inferiores debe corresponder al total acumulado para los niveles superiores. * Una cuenta de control es un punto de control donde se integran datos de alcance, de presupuesto, de costo real y del cronograma, comparándose con el valor ganado para la medición del desempeño. Está compuesto por paquetes de trabajo. * Importante: la EDT también tiene que mostrar, como parte del alcance total del proyecto, el esfuerzo de Dirección del Proyecto. Por ello, habitualmente como último elemento de la cabecera hay que incluir un elemento denominado "Dirección del Proyecto" INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 31 5.3 Salidas al proceso 5.3.1 Línea Base del Alcance Es la versión aprobada del enunciado de alcance, de la EDT y del diccionario de la EDT. Una vez aprobada, sólo pude modificarse a través de los procedimientos formales establecidos al efecto. Forma parte del plan para la dirección del proyecto. Los componentes de la línea base de alcance son los siguientes: Enunciado de alcance del proyecto Incluye la descripción detallada del alcance, los entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto. Estructura de desglose el trabajo (EDT) Es la descomposición jerárquica del alcance total del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Paquete de trabajo * Nivel más bajo de la EDT, posee un código de identificación único. * El código sirve para proporcionar una estructura ascendente para la suma de costos, cronograma e información de recursos. * Cada paquete de trabajo forma parte de una cuenta de control. * Una cuenta de control tiene dos o más paquetes de trabajo pero cada paquete de trabajo sólo pertenece a una cuenta de control única. Paquete de planificación INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 32 * Es un componente por debajo de la cuenta de control pero por encima del paquete de trabajo, con contenido de trabajo conocido pero sin actividades detalladas del cronograma. * Una cuenta de control puede incorporar uno o más paquetes de planificación. Diccionario de la EDT * Es un documento que proporciona información más detallada sobre los entregables, actividades y programación de cada uno de los componentes de la EDT. * Es un documento de apoyo a la EDT. * La información que incluye suele crearse en otros procesos y se adjunta posteriormente. * El diccionario puede incluir, entre otra, la siguiente información: * Identificador del código de cuenta. * Descripción del trabajo. * Supuesto y restricciones del componente. * Hitos del cronograma. * Actividades del cronograma asociadas. * Recursos necesarios. * Estimaciones de costos. * Requisitos de calidad. * Referencias técnicas. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 33 6 Los entregables completados tienen que ser aceptados de manera formal por el cliente o patrocinador. Ejemplo de diccionario de la EDT: Validar el Alcance Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que hayan sido completados. El beneficio clave del proceso es que aporta objetividad al proceso e aceptación y aumenta la probabilidad de que el producto, resultado o servicio final sea aceptado mediante la validación de cada entregable intermedio. Algunas consideraciones a tener en cuenta en relación a la validación del alcance son las siguientes: * Los entregables verificados son aquéllos que han cumplido de forma satisfactoria el control de calidad y son los que se revisan con el cliente o patrocinador para asegurarse que han sido completados correctamente. * La aceptación del cliente o el patrocinador es formal por escrito. * Hay dos procesos que están relacionados: control de calidad y validar el alcance. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 34 * Control de calidad = conforma la corrección de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificado para los mismos. * Validar el alcance = aceptación formal de los entregables. * Aunque se admite que puedan realizarse en paralelo, parece lógico que primero el entregable pase el control de calidad y, una vez que cumple, proceder a su revisión por parte del cliente o patrocinador para su aceptación. La idea principal del proceso es la siguiente: una vez que el entregables cumple los parámetros de calidad (entregable verificado), hay que obtener la aceptación del cliente o patrocinador (entregable aceptado). INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 35 6.1 6.1.1 Entradas al proceso. Plan para la dirección del proyecto Plan de gestión del alcance Este plan especifica cómo debe obtenerse la aceptación formal de los entregables del proyecto que hayan sido completados. Plan de gestión de los requisitos Este plan describe cómo se validan los requisitos del proyecto. Línea base del alcance Es necesaria para compararla con los resultados reales y determinar si fuera necesario implementar algún cambio, una acción correctiva o preventiva. 6.1.2 Documentos del proyecto Registro de lecciones aprendidas Las lecciones aprendidas recopiladas tempranamente en el proyecto pueden ser aplicadas a fases posteriores para mejorar la eficiencia en la validación de los entregables. Informes de calidad El informe puede incluir todos los incidentes sobre el aseguramiento de calidad que han sido gestionados por el equipo así como las recomendaciones de mejora. Documento de requisitos Los requisitos del documento se comparan con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, una acción preventiva o correctiva. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 36 6.1.3 Entregables verificados. Son entregables del proyecto que han sido completados y, después de pasar por el proceso de Controlar la Calidad, han sido verificados en términos de exactitud con los parámetros de calidad planificados para el entregable. 6.2 6.2.1 Herramientas y técnicas. Inspección Incluye actividades como, por ejemplo, medir, examinar y validar para determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y criterios de aceptación del producto. También se denomina revisiones, revisiones del producto y revisiones generales. 6.3 6.3.1 Salidas al proceso. Entregables aceptados * Son los entregables que cumplen con los criterios de aceptación, formalmente firmados y aprobados por el cliente o patrocinador. * La documentación formal de la aceptación se transfiere al cierre del proyecto o fase. 6.3.2 Solicitudes de cambio * Los entregables completados que NO han sido aceptados formalmente se documentan junto con las razones por las que no fueron aceptados. * Estos entregables podrían necesitar una solicitud de cambio para reparar defectos. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 37 7 ¿El proyecto está completando el alcance planificado? Controlar el Alcance Consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto y se gestionan cambios en la línea base del alcance. El beneficio clave del proceso es que la línea base de alcance se mantiene a lo largo del proyecto. Consideraciones a tener en cuenta en relación a este proceso: * Se gestionan los cambios reales cuando suceden y se integra con otros procesos de control, ya que suele requerirse la implementación de cambios en otras áreas. * Los cambios son inevitables en un proyecto, por tanto será obligatorio desarrollar un procedimiento formal de gestión de cambios. * NO es una buena práctica incorporar al proyecto cambios que no han sido aprobado formalmente, es lo que se conoce como: corrupción del alcance o deslizamiento del alcance. * Corrupción de alcance = expansión incontrolada del alcance del proyecto o producto si los ajusten correspondientes en tiempo, costos o recursos. La idea principal de este proceso es la siguiente: de forma periódica hay que controlar que el proyecto esté completando todo el trabajo planificado. Lo ideal es que así sea pero si el proyecto estuviera completando menos trabajo del planificado sería necesario solicitar un cambio para corregir la situación. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 38 7.1 7.1.1 Entradas al proceso Plan para la dirección del proyecto. Plan de gestión de alcance Incluye una descripción de cómo controlar el alcance del proyecto y del producto. Plan de gestión de requisitos Describe cómo serán gestionados los requisitos del proyecto Plan de gestión de cambios Define el proceso formal para la gestión de cambios en el proyecto Plan de gestión de la configuración Define los elementos que requieren un control formal de cambios y un proceso para controlar los cambios de esos elementos. Línea base del alcance/Línea base de medición del desempeño Se toma como referencia para comparar los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, una acción preventiva o correctiva. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 39 7.1.2 Documentos del Proyecto Registro de lecciones aprendidas Pueden aprovecharse las lecciones aprendidas identificadas en etapas tempranas. Documentación de requisitos Para detectar cualquier desviación en el alcance acordado para el proyecto o producto Matriz de trazabilidad de requisitos Ayuda a detectar el impacto de un cambio o desviación de la línea base del alcance sobre los objetivos del proyecto. 7.1.3 Datos de desempeño del trabajo. Son los datos reales de desempeño del proyecto, necesarios para compararlos con los de la línea base y, de esta forma, determinar el estado del alcance del proyecto. Pueden incluir, por ejemplo: número de solicitudes de cambio recibidas, número de solicitudes aceptadas, número de entregables verificados, validados y completados. 7.2 7.2.1 Herramientas y técnicas Análisis de datos. Análisis de la variación Es utilizado para comparar los datos de desempeño real con el desempeño planificado (línea base de alcance) para determinar si la variación está dentro del umbral o si, por el contrario, es necesario solicitar un cambio con una acción correctiva o preventiva. Análisis de tendencias INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados. Gestión del Alcance 40 Examina el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si está mejorando o si, por el contrario, se está deteriorando. 7.3 Salidas al proceso. 7.3.1 Información del desempeño del trabajo. Aporta contexto a los datos obtenidos del desempeño del alcance del proyecto y del producto. Puede incluir información como: categorías de cambios recibidos, variaciones del alcance identificadas y sus causas, el impacto de las variaciones en el cronograma o el costo y el pronóstico del desempeño futuro del alcance. 7.3.2 Solicitudes de cambio El análisis de desempeño del alcance puede dar lugar a una solicitud de cambio de la línea base de alcance y cronograma o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto. La decisión de solicitar un cambio surge del desempeño de alcance defectuoso, menor de lo planificado o fuera de los umbrales definidos. 8 Conclusiones La recopilación de requisitos y la definición del alcance habitualmente son procesos conflictivos en los proyectos porque está demostrado que dos de las causas que generan fracaso en los proyectos es la deficiente recopilación de requisitos e incorrecta definición de alcance. Hay que aportar una visión global, el documento de requisitos no es un simple documento de requisitos técnicos si no, además, incluye otras muchas categorías de requisitos: de calidad, de otros interesados, de la organización, de gestión del proyecto, etc. La línea base de alcance puede ser el elemento más importante de un proyecto, un cambio o modificación en la misma va a generar un cambio en prácticamente todo el proyecto. INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO ® Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. 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