TERCERA SEMANA TAREA No. 3 TEMA: PROCESO DE AUDITORÍA INTEGRAL AL

TERCERA SEMANA
TAREA No. 3
TEMA: PROCESO DE AUDITORÍA INTEGRAL AL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Y DE CALIDAD
OBJETIVOS:


Realizar una auditoría interna con el fin de verificar si el Sistema Integrado de Gestión
se ha implementado adecuadamente, se mantiene actualizado y está conforme con las
disposiciones establecidas.
Hacer recomendaciones imparciales sobre la base de evidencias y el grado de
cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos de la entidad.
ACTIVIDAD
Suponiendo que todos forman parte del equipo auditor y/o son jefes de la Oficina de Control
Interno en la entidad en la que laboran, además teniendo en cuenta los aspectos para la
elaboración del programa de auditorías, elija un proceso o procedimiento en su entidad y realice
los 12 pasos que deben tener en cuenta en un Proceso de Auditoria descritos a continuación:
1. Elaborar el programa de auditorias.
FORMATO
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS
ENE
PROCESO
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
AUDITORES
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
P
X X X X X
DESARROLLO DE ALTERNATIVAS
COMERCIALES
E
CARMENZA NIÑO
ALEXANDRA MARIN
CAMILO SUAREZ
2. Convocar al Comité de Calidad y/o Comité de Coordinación de Control Interno.

Se realiza mediante correo interno el día 28 de septiembre la reunión se realizo
el 01 de octubre a las 2:00 pm según acta 001
3. Aprobación del Programa de Auditoria.

Fue aprobado el programa de auditorias según acta 001
4. Convocar al Equipo Auditor.

Se convoca al grupo auditor mediante correo el día 01 y se realiza la reunión
el día 2 a las 8:30 am según acta 002
5. Planificación de la Auditora (Definición del alcance de la auditoria, solicitud de
información, preparación de las listas de verificación, preparación del plan de auditoria)
Formato Plan de auditorias
FORMATO
PLAN DE AUDITORIA
PROCESO AUDITADO:
DD
MM
AAAA
FECHA
DESARROLLO DE ALTERNATIVAS COMERCIALES
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
Verificar y evaluar integralmente el avance de la gestión, la
eficacia, eficiencia y efectividad del proceso teniendo en
cuenta lo definido en el Sistema Integrado de Gestión.
Se desarrollará en la Subdirección Empresarial
Comercial y Logística – Oficina Plazas de Mercado,
específicamente a la plaza recibida formalmente por
la Entidad y el periodo a auditar será desde el 23 de
septiembre al 30 de octubre de 2009.
CRITERIOS DE AUDITORÍA
Plan de acción 2009
Plan estratégico 2008-2012
PO-006. Caracterización de procesos.
Reglamento administrativo, operativo y de mantenimiento de las plazas de mercado (resolución 098 de 2009).
Planes de saneamiento básico.
Planes de Regularización y Manejo (Decreto 430 de 2005)
Control de advertencia Contraloría de Bogotá radicado No.006847 de julio 15 de 2009.
Obligaciones específicas contractuales del coordinador de la plaza.
Norma NTCGP 1000 y MECI.
AUDITOR LIDER
EQUIPO AUDITOR
CAMILO SUAREZ
Alexandra Marín
Carmenza Niño
AGENDA DE LA AUDITORIA
FECHA
HORA
INICIO
FINAL
8:30
a.m
9:00
a.m
8:30
a.m
17-23
8:00
oct.
a.m
26 -27 8:00
oct.
a.m
5:30
p.m
5:30
p.m
5:30
p.m
06- oct.
16-oct.
ACTIVIDAD
Reunión de apertura.
AUDITADO
Entrevista al dueño del proceso y su
Equipo de Plazas
equipo asesor.
Recopilación de la información y
elaboración del informe preliminar.
Mesa de trabajo
AUDITOR
Equipo de Plaza de
Equipo auditor
mercado
Equipo de Plazas
Equipo auditor
Oficina Plazas
Equipo auditor
Asesoría de Control
interno
Equipo auditor
Salón de conferencias
28-oct.
Radicación informe final
Equipo auditor
30 oct.
Recopilación acciones correctivas y
Equipo de Plazas
preventivas.
Equipo auditor
OBSERVACIONES
LUGAR
Plaza de mercado
Trinidad Galán
Asesoría de Control
interno
Formato Lista de Verificacion
FORMATO
LISTA DE VERIFICACION
DESCRIPCIÓN DE LA AUDITORIA.
PROCESO A AUDITAR
DESARRROLLO DE ALTERNATIVAS COMERCIALES
RESPONSABLE (S)
PROCESO AUDITADO
Subdirector Empresarial Comercial y Logistico, Profesionales
responsables,Profesionales de apoyo.
DD
MM
FECHA AUDITORIA
CARMENZA NIÑO
ALEXANDRA MARIN
AUDITOR LIDER
CICLO
PHVA
CAMIKLO SUAREZ
PREGUNTA O ASPECTO A EVALUAR (REQUISITO)
HALLAZGO O ANOTACIONES
Cómo se esta cumpliendo y desarrrollando la misión de la Entidad.
Conoce usted las politicas públicas de seguridad alimentaria y el PMAAB y
sus cinco componentes? ¿Cuáles los decretos reglamentarios?
PLANEAR
Cuenta con los recursos suficientes para implementar, mantener y mejorar
continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad del SIG? .
Qué sistema se ha implementado en la plaza de mercado para la
asociatividad?
Cúantos puestos, locales y bodegas tiene esta plaza de mercado? ¿cuantos
desocupados a la fecha?
Cúal es el estado actual de la cartera, qué acciones ha implementado para
disminuirla? ¿Cúantos acuerdos de pago, procesos prejuridicos y juridicos
tiene a la fecha?
Cúantos contratos de uso se han firmado a la fecha?
En esta plaza se ha implementado el plan de regularización y manejo? ¿Qué
presupuesto tiene asignado para su modernización?
Ésta plaza tiene o se ha implementado el Plan de Emergencias y sus
programas?
Se ha socializado, aplicado y publicado la resolución 098 de 2009?
Control de registros
Planificación del SGC
Hay un adecuado sistema de comunicación dentro de la Entidad
Conoce la Política de Administración de Riesgos y su resolución
Conoce y ha ejecutado las obligaciones específicas de su contrato? Las
Autoevaluación de la gestión
Resultados de auditorias,retoalimentación, desempeño de procesos,
Estado de acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento,
Cambios que podrían afectar el SGC, recomendaciones y riesgos.
Seguimiento al control de advertencia de la Contraloría de Bogotá. .
Seguimiento al plan de mejoramiento.
Planes de mejoramiento.
ACTUAR
VERIFICAR
HACER
Se ha implementado el Plan de Saneamiento básico y sus programas
respectivos?
6. Comunicar el Plan de Auditorias.

Se comunica por correo
7. Realizar reunión de apertura.

Se realiza reunión de apertura el día 7 de octubre según acta 003
8. Ejecución de la Auditoria

El día 13 de octubre se realiza la auditoria
9. Análisis de hallazgos de Auditoria
Se reúne equipo auditor y se realiza el análisis de hallazgos según acta 004 el cual
queda evidenciado en el informe
AA
10. Elaboración del informe.
FORMATO
INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
PROCESO
AUDITADO
DESARROLLO DE ALTERNATIVAS COMERCIALES
RESPONSABLE
Subdirección Empresarial y
(S) PROCESO
Logística
AUDITADO
FECHA
DEL
INFORME
DD
MM
AAAA
26
10
2009
Carmenza Niño
Alexandra Marín
AUDITOR LÍDER CAMILO SUAREZ
EQUIPO
AUDITOR
OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Verificar y evaluar integralmente el avance de la gestión, la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso teniendo
en cuenta lo definido en el Sistema Integrado de Gestión.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
Se desarrollara en la Subdirección Empresarial Comercial y Logística – Oficina Plazas de mercado,
especialmente a la plaza recibida formalmente por la Entidad y el período a auditar será desde el 23 de
septiembre al 30 de octubre de 2009.
AUDITADOS
PLAZA DE MERCADO TRINIDAD GALAN
DOCUMENTACIÓN ANALIZADA (CRITERIOS)
Plan de acción 2009
Plan Estratégico 2008-2012
PO-006 Caracterización de procesos.
Reglamento administrativo operativo y de mantenimiento de las plazas de mercado.
Planes de saneamiento básico
Planes de Regularización y manejo
Control de advertencia Contraloría de Bogotá, radicado No.006847 de 15 de julio de 2009.
Obligaciones específicas contractuales del coordinador de la plaza.
Norma NTCGP1000, PIGA y MECI.
ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORIA
Se da inicio tal como quedo establecido en el Plan de Auditoría, el cual fue socializado y concertado el día 6 de
octubre de 2009, con el equipo de plazas de mercado y el equipo auditor, en la Plaza de Trinidad Galán, dando
cumplimiento a la agenda los días y horas a cordados.
FORTALEZAS
PLAZA DE MERCADO TRINIDAD GALAN:
1.
2.
3.
4.
5.
En el tema de asociatividad, se tienen conformados comités, especialmente el de desarrollo integral
conformado por líderes de cada sector de la plaza, preparado para futuras compras colectivas de
víveres.
Hasta la fecha se avanzado en el proceso de legalización y firma de contratos. Hay 75 contratos
suscritos y 79 pendientes por firmar, en razón a que estos comerciantes no se encuentran a paz y
salvo.
La plaza se encuentra sectorizada en un 80%.
Se cambiaron las puertas de los parqueaderos, se realizó limpieza y mantenimiento a las rejas tipo
cortina, se le realizó limpieza y mantenimiento de cielo raso y lámparas colgantes.
Cuenta con un parqueadero cómodo y seguro.
OPORTUNIDADES DE MEJORA (NO CONFORMIDADES)
PLAZA DE MERCADO TRINIDAD GALÁN:
1.
2.
3.
Se encuentran deteriorados los pisos de los pasillos, especialmente en la sección de cárnicos.
Se observa muchos avisos publicitarios produciendo contaminación visual.
Se evidencia poca cultura de pago, con las tarifas por el uso y aprovechamiento de los puestos
comerciales.
SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
En la plaza el formato de acta utilizado están desactualizado.
No se tiene implementado un formato estandarizado de sugerencias, quejas y reclamos, ni se cuenta
con un buzón institucional para tal fin, en la plaza.
El mayor riesgo que tiene la plaza de mercado, es el deterioro en la infraestructura, la falta de
vigilancia y personal de aseo.
Es necesario definir los riesgos, siguiendo la metodología e instructivos legales para tal fin.
Es conveniente, definir un mecanismo para medir la satisfacción del usuario, por el servicio prestado.
No se cuenta con un mecanismo para realizar compras de un mínimo valor, como por ejemplo: un
bombillo o un candado.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
-
-
-
La coordinación de plazas ejecuta reuniones quincenales con el coordinador de la plaza, con el objeto
de realizar una mejora continua, socializando y tomando decisiones frente a las dificultades
encontradas y apoyando la gestión del coordinador.
Se ha publicado, socializado y sensibilizado el Reglamento Administrativo y Operativo
Acompañamiento del IPES a los comerciantes para la adquisición de micro prestamos bancarios a
bajos intereses.
Se cuenta con plan de saneamiento.
Actualmente las cuentas de cobro, no llevan el saldo anterior de cada uno de los comerciantes. Se han
diseñado métodos de recuperación de cartera, como la realización de acuerdos de pago y la
reliquidación de la deuda total. (cuentas de cobro mensuales no pagas, cuentas de cobro de acuerdo
de pago no pagas, que en algunos casos generan intereses). Desde el 19 de octubre se están
firmando los acuerdos para reliquidar la deuda, el día 21 de octubre se recibió el software.
Se cuenta con Planes de Regularización y Manejo de forma oportuna conforme con lo ordenado por el
POT y el Decreto 315 de 2006, en la plaza Trinidad Galán.
APROBACIÓN DEL INFORME
FIRMA AUDITOR LIDER
CAMILO SUAREZ
FIRMA EQUIPO AUDITOR
ALEXANDRA MARIN
FIRMA AUDITADO
CLAUDIA LOPEZ
CARMENZA NIÑO
11. Reunión de cierre
SE REALIZO SEGÚN CORREO
de Hernan.Suarez <[email protected]>,
Alexandra Marin
<[email protected]>,
para
Carmenza Niño
<carmenza.niñ[email protected]>
fecha
27 de octubre de 2009 10:21
asunto
Mesa de trabajo
Muy buenos días compañeros:
Les comunicamos que la mesa de trabajo de la auditoría de plaza la mercado de
Trinidad Galán, se realizará en los salones de capacitación en la calle 19, el jueves 28 ,
desde las 8 Am, para analizar el informe de la plaza de mercado auditada.
Cordialmente:
Hernán Camilo Suarez
12. Seguimiento
 EN PROCESO
Este proceso lo realizamos con los formatos de la entidad pues nos pareció que seria
mas efectivo el ejercicio por eso no utilizamos los formatos que se encuentran en la
unidad .Esperamos no tenga ninguna afectación.
Elaborado por:
ALEXANDRA MARIN PARRA
CAMILO SUAREZ
CARMENZA NIÑO
39653848
72303356
IPES
IPES
IPES