Yohana primer informe

ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN SOPORTADA EN EL USO DE REDES SOCIALES
FACEBOOK Y TWITTER PARA APOYAR LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD TÉCNICA
AMBIENTAL- UTA DE LA ALCALDÍA DE OCAÑA
Autora
LEIDY YOHANA CLARO CLARO
Trabajo de práctica presentado para optar por el título de Comunicadora Social
Director
Esp. LILIANA LICETH ARÉVALO
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA
FACULTAD DE EDUCACIÓN, ARTES Y HUMANIDADES
COMUNICACIÓN SOCIAL
Ocaña, Colombia
octubre de 2020
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Índice
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Capítulo 1. Estrategia de comunicación soportada en el uso de redes sociales Facebook y
Twitter para apoyar las funciones de la Unidad Técnica Ambiental- UTA de la Alcaldía de
Ocaña ............................................................................................................................................. 1
1.1 Descripción breve de la empresa .............................................................................................. 1
1.1.1 Misión............................................................................................................................. 2
1.1.2 Visión. ............................................................................................................................ 2
1.1.3 Objetivos de la empresa ................................................................................................. 2
1.2 Diagnóstico inicial de la dependencia asignada........................................................................ 4
1.2.1 Justificación. ................................................................................................................... 7
1.3 Objetivos de la pasantía ............................................................................................................ 9
1.3.1 Objetivo general. ............................................................................................................ 9
1.3.2 Objetivos específicos. ..................................................................................................... 9
1.4 Descripción de las actividades a desarrollar en la misma ......................................................... 9
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Lista de tablas
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Tabla 1 Matriz DOFA, Unidad Técnica Ambiental- UTA de la Alcaldía de Ocaña ...................... 6
Tabla 2 Plan de trabajo ................................................................................................................. 10
iv
Lista de figuras
Pág
Figura 1. Estructura orgánica de la Alcaldía de Ocaña ................................................................... 3
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Capítulo 1. Estrategia de comunicación soportada en el uso de redes sociales
Facebook y Twitter para apoyar las funciones de la Unidad Técnica
Ambiental- UTA de la Alcaldía de Ocaña
1.1 Descripción breve de la empresa
Ocaña fue fundada el 14 de diciembre de 1570, sin embargo, no se encontró información
que detalle cuándo se inició el mandato del primer Alcalde de elección popular. No obstante, la
descentralización política fiscal y administrativa de los municipios se dio en el país a partir de
1988 y fue con la Constitución Política de Colombia (1991) que se especificaron las atribuciones
del rol de alcalde así: “ Dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento
de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo.” (p. 1)
En la actualidad la Administración Municipal de Ocaña está a cargo del abogado Samir
Fernando Casadiego Sanjuán para el período 2020-2023 y éste tiene como propósito principal
“propender por el desarrollo económico y social del Municipio, para lograr el bienestar de la
comunidad, principalmente la población vulnerable, la niñez, el adulto mayor y las madres
cabeza de familia.” (Alcaldia de Ocaña, 2020, p. 3). Por tal razón, cuenta con nueve Secretarías,
una Oficina de Control Interno y 35 Áreas funcionales, que están articuladas para dar viabilidad
al Plan de Desarrollo.
Con respecto a la Unidad Técnica Ambiental (oficina objeto de estudio de este trabajo de
pasantía) fue creada mediante acuerdo 070 del 31 de diciembre de 1998, para “velar por la
recuperación, preservación y mejoramiento de los recursos naturales renovables y no
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renovables.” (UTA, 2020, p. 6) y también dentro del marco institucional “apoyar el principio
natural de propender por el desarrollo sostenible, buscando mejorar la calidad de vida de los
habitantes manteniendo un ambiente sano en el Municipio.” (UTA, 2020, p. 6)
1.1.1 Misión. La Alcaldía de Ocaña (2020) tiene como deber misional “promover el
desarrollo humano y sostenible del Municipio de Ocaña, a través de la participación ciudadana,
con espacios públicos modernos e incluyentes, alto sentido de pertenencia e inversión estratégica
para la construcción de políticas públicas que contribuyan a la reducción delas brechas
socioeconómicas y la construcción de una ciudad próspera y segura.” (p. 2)
1.1.2 Visión. La proyección que tiene la entidad es que “en el año 2025, el Municipio de
Ocaña será una ciudad modelo en la construcción de cultura de paz polo de desarrollo integral;
garantizando el goce efectivo de los derechos humanos fundamentales” (Alcaldía Ocaña, 2020,
p. 2), en todos los escenarios de intervención como la convivencia ciudadana, la conservación y
protección del medio ambiente, la reducción de brechas sociales, como pilares de participación
equidad y sostenibilidad cimentada en el modelo de gobierno.
1.1.3 Objetivos de la empresa. La Alcaldía de Ocaña (2020) se orienta al cumplimiento
de las siguientes funciones:
* Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la ley.
*Promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural.
* Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del medio ambiente.
* Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del municipio
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*Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio, de conformidad
con la ley y en coordinación con otras entidades.
* Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental,
agua potable, servicios públicos domiciliarios, vivienda recreación y deporte. (p. 2)
1.1.4 Descripción de la estructura organizacional. La forma en que la entidad contribuye
al mejoramiento de la calidad de vida de los ocañeros, es soportada por un equipo
interdisciplinario que se unifica en el siguiente organigrama:
Figura 1. Estructura orgánica de la Alcaldía de Ocaña (2020). Obtenido de http://www.ocananortedesantander.gov.co/alcaldia/organigrama
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Como se observa en la figura 1, el organigrama es presentado gráficamente de manera
vertical para que la información sea percibida por orden jerárquico descendente, siendo el
Alcalde el principal nivel de autoridad. Además, en la parte derecha aparece descentralizado el
Organismo de Asesoría y Coordinación, integrado por el Consejo de Seguridad y el Concejo de
Gobierno. Continuando con la descripción, desde el Despacho del Alcalde se ramifica la Oficina
de Gestión de Control y el Área de Control Interno Disciplinario y más abajo las Secretarias de:
S. de Gobierno, S. General, la S. de Desarrollo Humano, S. de Educación, Arte y Cultura, S. de
Hacienda, S. Jurídica, S. de Planeación, S. de Vías, Infraestructura y Vivienda, S. de Movilidad y
Tránsito. Las Áreas están subdivididas por enfoques de acción pertinentes a cada Secretaría.
1.2 Diagnóstico inicial de la dependencia asignada
La Unidad Técnica Ambiental-UTA “trabaja en proyectos y obras que garantizan a la
ciudadanía ocañera y a sus visitantes, un medio ambiente sano y a su vez contribuyen al
mejoramiento de la calidad de vida de la población en general, defendiendo y dignificando la
vida en todas sus manifestaciones.” (UTA, 2020, p. 6), bajo la dirección del ingeniero Harwin
Blanco. En esa área será donde se realizarán las acciones comunicacionales, con el fin de
contribuir en la promoción de información sobre los programas, proyectos y obras de
conservación y mejoramiento ambiental local.
Así que, se inició con la visita formal a la dependencia donde se observó que, esta ocupa
un espacio físico pequeño, pero cuenta con las herramientas técnicas, instrumentales y
tecnológicas apropiadas para desempeñar las labores, como: iluminación, ventilación, equipos de
cómputo, equipo de utilería y demás, igualmente, permanece aseado, seguro y lo mantienen en
buenas condiciones.
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En el ámbito de la comunicación, la UTA tiene cuentas oficiales en las redes sociales
Facebook y Twitter, pero no se usan con frecuencia porque los funcionarios de la dependencia
manifestaron no tener disposición de tiempo para publicar contenido y la Oficina de Prensa de la
Alcaldía de Ocaña está saturada de compromisos, motivo por el cual, tampoco se publica con
regularidad información en la página web y plataformas de la entidad; no obstante, su apoyo es
importante, pues son quienes hacen el cubrimiento fílmico, fotográfico, notas periodísticas y
publicidad de algunos eventos, pero, la dificultad radica en que no es constante y la ciudadanía
no se entera a tiempo sobre los obras ejecutadas en favor del medio ambiente y los recursos
naturales del municipio, lo cual repercute en la imagen del área y en el aumento de rumores
inapropiados sobre las funciones de sus empleados.
Otra de las falencias es que no se les brinda capacitaciones para que sean ellos mismos
quienes propongan actividades de visibilización y no dependan tanto de una oficina alterna para
mostrar sus iniciativas y actividades de mejoramiento ambiental. Por otra parte, los funcionarios
son personas con perfiles profesionales técnicos y universitarios, algunos con experiencia de
varios años en la dependencia y otros que se integran con el nuevo mandato; quienes trabajan
grupalmente para “planear, promover y ejecutar los programas de reforestación, adecuación de
tierras, recursos hídricos, agua potable y saneamiento básico.” (UTA, 2020, p. 6)
Como parte de la comunicación interna de la UTA, la dinámica de integración es fluida,
gozan de un ambiente laboral agradable que les permite socializar y estar en consenso para el
desarrollo de los proyectos. Además, hacen actividades dinámicas y de compañerismo para
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destacar las fechas importantes (por ejemplo, los cumpleaños) y los logros de los trabajadores.
Pero carecen de actividades de interacción en la red, para que la ciudadanía los sienta más
cercanos a través de las herramientas tecnológicas, y puedan crean un vínculo de respuesta a las
inquietudes de los ocañeros y recepciones ideas de los ciudadanos para reforzar sus estrategias.
A su vez, destaco que ven en la figura del pasante la oportunidad de mejorar sus falencias
comunicacionales, para el buen desarrollo de las actividades planteadas en el Plan de Desarrollo.
En la siguiente matriz se podrá apreciar también las oportunidades y amenazas con que cuenta la
empresa con respecto al uso de las redes sociales:
Tabla 1
Matriz DOFA, Unidad Técnica Ambiental- UTA de la Alcaldía de Ocaña
MATRIZ DOFA
FORTALEZAS
F1. Instalaciones y medio físico
propicio para la labor.
F2. Clima laboral favorable.
F3. Profesionales competentes.
F4. Integración e trabajo grupal.
F5. Apoyo en la Oficina de
Prensa.
F6. Orientación organizacional
F7. Apoyo a practicantes.
F8. Planeación metodológica de
proyectos y programas de
intervención ambiental.
DEBILIDADES
D1.
Trabajar
desde
la
virtualidad (teletrabajo)
D2. Ineficiencia en el uso de
Factores internos
redes sociales.
Vs
D3. Retraso en la publicación de
Factores externos
información sobre las acciones
de intervención de la UTA.
D3. Comentarios negativos de
los ciudadanos por no conocer
los avances de la UTA.
D3. Falta de capacitaciones a los
funcionarios sobre la correcta
comunicación.
OPORTUNIDADES
ESTRATEGIA FO
ESTRATEGIA DO
O1.
Receptividad
de
la 1. Creación de un Plan de Acción 1. Creación de una estrategia
ciudadanía en las redes de la UTA sobre comunicación interna y comunicacional sobre uso de
(Facebook y Twitter)
externa para la UTA.
redes sociales.
Tabla 1. Continuación
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2. Creación de una estrategia de 2. Crear campañas de apoyo
capacitación sobre uso de ciudadano al medio ambiente
plataformas digitales para los con el uso de las TIC
funcionarios de la UTA.
3. Elaborar material publicitario
O3. Aprovechar los cursos
para la web sobre conservación y
gratuitos del Ministerio TIC
cuidado de los recursos
sobre el uso de plataformas
naturales.
digitales.
O2. Uso de app y plataformas
auxiliares de diseño e interacción
para mejor los contenidos en las
redes sociales.
AMENAZAS
ESTRATEGIA FA
ESTRATEGIA DA
A1. Hackers
1. Creación de políticas de 1.
Establecer
políticas
A2: Las cuentas falsas dedicadas seguimiento y evaluación de las comunicacionales de transpaa desprestigiar las entidades.
redes sociales de la UTA.
rencia en la divulgación de
A3: Carencia de apoyo por parte
contenidos de la UTA en la
de la ciudadanía.
Social Media.
Nota: La tabla presenta información sobre las diferentes fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas que tiene la UTA. Claro, L.Y. (2020) Obtenido del análisis preliminar a la dependencia adscrita
a la Alcaldía de Ocaña.
a
Matriz DOFA
1.2.1 Justificación. Las administraciones públicas están obligadas a adaptar las nuevas
modalidades de comunicación que involucra a las TIC, en ese escenario las redes sociales juegan
un papel destacable porque son las que más frecuentan los internautas de diferentes tipos de
géneros y edades. La cercanía con los ciudadanos ya no es solamente haciendo visitas a las
comunidades, también es a través de la interconectividad que ofrecen plataformas virtuales,
masificando los encuentros y penetrando no solamente en el territorio local sino también regional
y nacional, desde lo urbano a lo rural, donde las personas tengan acceso a Internet.
Por tal motivo, las dependencias de las entidades prestadoras de servicios públicos a través
de las redes sociales “como dicen Oliveira y Welch, (2013) son capaces de facilitar el acceso a
los servicios, promover derechos, brindar transparencia a los actos de gobierno, cultivar la
participación en los asuntos comunes, generar comunidad y escuchar a los ciudadanos para la
mejora permanente de sus propias acciones” (Ure, 2016, p. 2), de allí que, está posibilitando la
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productividad y la confiabilidad en la gestión que desarrollan las entidades para mejorar las
condiciones de vida de las personas en los territorios.
En consonancia con lo anterior, este trabajo de práctica se enfoca en apoyar a la Unidad
Técnica Ambiental-UTA de la Alcaldía de Ocaña, Norte de Santander, desde el hacer de la
Comunicación Social para brindarle posibilidades de intercambio comunicacional con la
comunidad ocañera, a través del uso de Facebook y Twitter, para que exista un crecimiento
constante de divulgación de información sobre los planes, programas, estrategias y obras de
recuperación, preservación y mejoramiento de los recursos naturales renovables y no renovables
del municipio.
Con ello, los servidores públicos de la UTA se sentirán más motivados y agradados por
continuar ejecutando actividades de protección y cuidado al medio ambiente, igualmente, las
dinámicas democráticas de la Administración Municipal serán percibidas con más transparencia
por los actores externos.
El beneficio de incluir la comunicación en el hacer operacional de otras áreas es que, en
efecto, la retroalimentación de contenidos es notoria y al utilizar la Social Media como
herramienta, permiten alcanzar a los distintos tipos de usuarios: a expertos de las narrativas de
las redes, a los que participan agregando comentarios a las publicaciones, y a los que
simplemente están iniciando su proceso de manejo de ellas y visualizan la información que otros
usuarios replican.
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1.3 Objetivos de la pasantía
1.3.1 Objetivo general. Elaborar una estrategia de comunicación soportada en el uso de
redes sociales Facebook y Twitter para apoyar las funciones de la Unidad Técnica AmbientalUTA de la Alcaldía de Ocaña.
1.3.2 Objetivos específicos. Realizar un diagnóstico del uso de Facebook y Twitter como
herramientas de comunicación y difusión en la Unidad Técnica Ambiental- UTA de la Alcaldía
de Ocaña.
Definir las componentes de los ejes de Comunicación Social Media que conformaran la
estrategia para el uso de Facebook y Twitter en la Unidad Técnica Ambiental- UTA de la
Alcaldía de Ocaña.
Diseñar el modelo estratégico de utilización de las redes sociales Facebook y Twitter para
la UTA, con los indicadores de impacto y medición.
1.4 Descripción de las actividades a desarrollar en la misma
Se muestra a continuación el plan de trabajo que condensa las actividades a realizar en la
dependencia, de acuerdo a la problemática a resolver o mejorar desde la Comunicación Social
Media.
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Tabla 2
Plan de trabajo
Objetivo general
Elaborar una estrategia de
comunicación soportada
en el uso de redes sociales
Facebook y Twitter para
Objetivos específicos
Realizar un diagnóstico del uso
de Facebook y Twitter como
herramientas de comunicación y
difusión en la Unidad Técnica
Ambiental- UTA de la Alcaldía
de Ocaña.
apoyar las funciones de la
Unidad Técnica
Ambiental- UTA de la
Actividades
1. Entrevista al director de la UTA,
ingeniero Harwin Blanco sobre la
necesidad de utilizar las redes
sociales en la dependencia.
2. Encuesta a los funcionarios de la
UTA para su percepción sobre las
falencias actuales de la interacción
virtual.
3. Encuesta virtual a algunos
ciudadanos para conocer su percepción
frente a la UTA.
Alcaldía de Ocaña.
Definir las componentes de los
ejes de Comunicación Social
Media que conformaran la
estrategia para el uso de
Facebook y Twitter en la Unidad
Técnica Ambiental- UTA de la
Alcaldía de Ocaña.
1. Indagación bibliográfica sobre los de
los componentes apropiados para el
correcto uso de la Social Media.
Diseñar el modelo estratégico de
utilización de las redes sociales
Facebook y Twitter para la UTA,
con los indicadores de impacto y
medición.
1. Diseño de la estrategia de
Comunicación Social Media para la
UTA.
2. Esquematización de los ejes
comunicacionales de la estrategia para
el uso de Facebook y Twitter en la
UTA.
2. Presentación del modelo estratégico
Social Media al director de la UTA.
Nota: Estructura de trabajo para desarrollar durante la práctica. Claro, L. Y(2020)
b
Plan de trabajo
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
MES
I
Entrevista al director de la UTA, ingeniero Harwin Blanco x
sobre la necesidad de utilizar las redes sociales en la
dependencia.
Encuesta a los funcionarios de la UTA para su percepción
sobre las falencias actuales de la interacción virtual.
Encuesta virtual a algunos ciudadanos para conocer su
percepción frente a la UTA.
Indagación bibliográfica sobre los de los componentes
apropiados para el correcto uso de la Social Media.
Esquematización de los ejes comunicacionales de la
estrategia para el uso de Facebook y Twitter en la UTA.
Diseño de la estrategia de Comunicación Social Media para
la UTA.
Presentación del modelo estratégico Social Media al
director de la UTA.
MES
II
MES
III
MES IV
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