HERRAMIENTAS DE GESTION EN LA SUPERVISION www.senati.edu.pe OBJETIVO DEL CURSO Al finalizar el curso los participantes serán capaces de aplicar las herramientas de gestión que permitan mejorar sus habilidades de dirección y supervisión en la empresa, con la finalidad de realizar un efectivo análisis de la situación y la toma de decisiones correspondiente con enfoque de mejora continua. www.senati.edu.pe CONTENIDO UNIDAD II: UNIDAD I: - Procesos, productividad y calidad Mejora Continua, Metodología PHVA Equipos de Trabajo y Toma de Decisiones Herramientas de Identificación de la Problemática ▪ Análisis FODA ▪ Árbol de problemas ▪ Diagrama de Flujo ▪ 5W-2H www.senati.edu.pe - - Herramientas de Diagnóstico de Situación Actual y análisis de causa raíz ▪ Tormenta o lluvia de ideas (Brainstorming) ▪ Diagrama de Pareto ▪ Diagrama Causa-Efecto ▪ Análisis de causa raíz (ACR) Herramientas de Análisis de soluciones e implementación de mejoras ▪ Estratificación ▪ Diagramas de Afinidad ▪ Diagrama de Control ▪ Diagrama de Decisiones de Acción UNIDAD I www.senati.edu.pe Procesos, Productividad y Calidad www.senati.edu.pe Procesos, Productividad y Calidad Características del supervisor ✓Energía y buena salud ✓Potencial para el liderazgo ✓Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales ✓Conocimiento del trabajo y competencia técnica ✓Capacidad para mantener el ritmo de trabajo ✓Capacidad de enseñanza ✓Habilidad para resolver problemas ✓Dedicación y confiabilidad ✓Actitud positiva hacia la administración www.senati.edu.pe Procesos, Productividad y Calidad Elementos de un proceso: www.senati.edu.pe Procesos, Productividad y Calidad Mapa de procesos: www.senati.edu.pe El enfoque de sistemas Mapa de procesos www.senati.edu.pe Indicadores de Gestión LOS INDICADORES DE GESTIÓN www.senati.edu.pe Indicadores de Gestión LOS INDICADORES DE GESTIÓN Logro de resultados con base en normas establecidas Se relaciona directamente y siempre con un Objetivo www.senati.edu.pe Indicadores de Gestión Características de los indicadores Medible: debe ser medible, significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad Entendible: debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan Controlable: debe ser controlable dentro de la estructura de la Organización Asequibles: el costo de su implantación ha de ser compensado con los beneficios que se obtenga de su uso www.senati.edu.pe Indicadores de Gestión Tipos de indicadores: ➢ De eficacia, miden el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos ➢De eficiencia, maximizar los resultados en relación a los recursos invertidos ➢De efectividad ➢De calidad ➢De Costos www.senati.edu.pe Indicadores de Gestión Filosofía de los indicadores “Todo lo que se mide se puede controlar y todo aquello que se controla se puede mejorar” www.senati.edu.pe Procesos, Productividad y Calidad EFICACIA Capacidad de alcanzar resultados deseados SATISFACCIÓN EFICIENCIA Resultados logrados frente a recursos www.senati.edu.pe EFECTIVIDAD logro de los resultados propuestos en forma oportuna COMPETITIVIDAD La efectividad en un Proceso Productivo: Procesos, Productividad y Calidad Efectividad www.senati.edu.pe La Cultura de Calidad Son todas aquellas acciones, valores y conductas que se establecen en una organización y que marcan los objetivos y el comportamiento de la personas que trabajan en una empresa www.senati.edu.pe La Cultura de Calidad ¿Que debemos cambiar? Cultura Mentalidad Actitud www.senati.edu.pe Conceptos de Calidad CONCEPTO GENERAL DE CALIDAD : “Es el grado en el que un conjunto de características inherentes a un objeto (producto, servicio, proceso, persona, organización, sistema o recurso) cumple con los requisitos” Fuente: ISO9000 CONCEPTO DE CALIDAD RELACIONADO AL PROCESO PRODUCTIVO: • • • • Cero Defectos Cumplir exactamente con lo que pide el cliente Hacer bien las cosas desde la primera vez No quejas, rechazos ni devoluciones Fuente: TQM www.senati.edu.pe https://www.youtube.com/watch?v=zU4wcWNWnRU www.senati.edu.pe PARTES INTERESADAS DE LA CALIDAD www.senati.edu.pe competitividad www.senati.edu.pe Costos de la NO - Calidad www.senati.edu.pe Cuanto cuesta las No conformidades? www.senati.edu.pe Costos generados por los artículos defectuosos PRODUCTOS DEFECTUOSOS COSTOS TANGIBLES Productos defectuosos identificados Productos defectuosos no identificados y vendidos www.senati.edu.pe COSTOS INTANGIBLES Rechazados Costos del material, de la mano de obra y generales. - Productos B Diferencias de precio entre las dos clases de productos - Reelaborados Costos de las elaboraciones suplementarias - Reclamados por el cliente Costo del servicio de asistencia por inspecciones, reparaciones, sustituciones, desplazamientos No reclamados Ninguno - - Pérdidas en la producción. Incumplimiento de lo programado. Insatisfacción de clientes por incumplimientos. Pérdida de moral de la empresa. Desprestigio por la calidad del producto y el buen nombre de la empresa. Pérdida de imagen. Pérdida de clientes. Mejora Continua, Metodología PHVA La Mejora Continúa Actividad recurrente para aumentar el desempeño de la organización en relación con la calidad, productividad y competitividad. Con la mejora continúa de los diferentes procesos se incrementa la probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas. www.senati.edu.pe Mejora Continua, Metodología PHVA www.senati.edu.pe Pasos del Proceso de Mejora Continúa www.senati.edu.pe Mejora continua www.senati.edu.pe El método PHVA para la mejora continua El PHVA o PDCA, Se hizo popular por el Dr. Deming La rueda o ciclo de Deming es un proceso metodológico que tiene como objetivo aplicar a un proceso cualquiera una acción cíclica formada por cuatro pasos fundamentales: P = PLAN = Planificar a fondo D = DO = Efectuar, realizar, hacer. C = CHECK = Verificar, comprobar. A = ACT = Actuar. www.senati.edu.pe Mejora continua • Es un enfoque sistemático utilizado para lograr crecientes mejoras en los procesos. • Se hace una mirada detallada a los procesos y descubre maneras de mejorarlos. • Mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar. • Edward Deming, dice que la perfección nunca se logra, pero siempre se busca. • Es conocido por los japoneses como la rueda Deming o el ciclo Deming. www.senati.edu.pe El método PHVA para la mejora continua www.senati.edu.pe Como implementar el PHVA 1. Planificar (Plan): Se buscan las actividades susceptibles de mejora y se establecen los objetivos. Se pueden realizar grupos de trabajo, escuchar opiniones de los trabajadores, buscar nuevas tecnologías, etc. 2. Hacer (Do): Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta. Se hace una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala. www.senati.edu.pe Como implementar el PHVA 3. Controlar o Verificar (Check): Implantada la mejora, se verifica su funcionamiento. Si no cumple habrá que modificarla para ajustarla a los objetivos. 4. Actuar (Act): Finalizado la prueba se estudia los resultados y comparar con las de antes. Si son satisfactorios se implantará la mejora, y si no se decidirá los cambios para ajustar los resultados o desecharla. Terminado el paso 4, se debe volver al primer paso periódicamente para nuevas mejoras a implantar. www.senati.edu.pe El método PHVA para la mejora continua El ciclo PHVA se utiliza para llevar a cabo la mejora continua y lograr de una forma sistemática y estructurada la resolución de problemas www.senati.edu.pe Equipos de Trabajo y Toma de Decisiones Estudio del Trabajo • Consiste en aplicar sus procedimientos sistemáticos, para que personal de capacidad media puede lograr resultados similares y/o superiores, a los obtenidos por hombres geniales. • Se aplica tanto en Ia investigación como en la solución de los problemas. Pero requiere tiempo y, es necesario separar esta labor de la función directora. www.senati.edu.pe Equipos de Trabajo y Toma de Decisiones Estudio del Trabajo • El conocimiento pleno de los hechos se adquiere solamente mediante un estudio continuo efectuado en el lugar de trabajo o en Ia zona donde se Ileva a cabo Ia actividad. • El estudio del trabajo debe encomendarse siempre a quien pueda dedicarse de Ileno a esta labor en jornada completa. www.senati.edu.pe Equipos de Trabajo y Toma de Decisiones El trabajo en equipo se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas. www.senati.edu.pe Equipos de Trabajo y Toma de Decisiones Consideraciones que deben reunir los miembros del Equipo 1. Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias con los integrantes del equipo. 2. Ser leales consigo mismo y con los demás. 3. Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva. 4. Tener sentido de responsabilidad para cumplir con los objetivos. 5. Tener capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa y tenacidad. 6. Tener inquietud de perfeccionamiento, para la superación. www.senati.edu.pe Equipos de Trabajo y Toma de Decisiones Requisitos para el trabajo en equipo: ➢Buenas comunicaciones interpersonales. ➢Equipo concentrado en la tarea. ➢Definir la organización del equipo. ➢Establecer la situación, tema o problema a trabajar. ➢Interés por alcanzar el objetivo. ➢Crear un clima democrático. ➢Ejercitar el consenso en la toma de decisiones ➢Disposición a colaborar y a intercambiar conocimientos y destrezas. www.senati.edu.pe Equipos de Trabajo y Toma de Decisiones Porque fallan los Equipos ➢Metas no claras ➢Falta de soporte de las Gerencias ➢Liderazgo no efectivo de equipos ➢Individualidad www.senati.edu.pe Equipos de Trabajo y Toma de Decisiones ¿ Porque definir la responsabilidad, autoridad y comunicación www.senati.edu.pe Herramientas de Identificación de la Problemática www.senati.edu.pe Herramientas de Identificación de la Problemática www.senati.edu.pe Herramientas de Identificación de la Problemática www.senati.edu.pe Herramientas de Identificación de la Problemática www.senati.edu.pe Qué es el árbol de problemas También conocido como método del árbol, técnica del árbol de problemas, análisis situacional o análisis de problemas, esta herramienta nos permite mapear o diagramar el problema. La estructura es: •En las raíces se encuentran las causas del problema •El tronco representa el problema principal •En las hojas y ramas están los efectos o consecuencias Es una forma de representar el problema logrando de un vistazo entender qué es lo que está ocurriendo (problema principal), por qué está ocurriendo (causas) y que es lo que esto está ocasionando (los efectos o consecuencias). www.senati.edu.pe Ejemplo de árbol de problemas www.senati.edu.pe Diagrama de Flujo • Es la representación gráfica de la sucesión de todas las operaciones e inspecciones del proceso o procedimiento. • Solo se utilizan los símbolos de "operación" e "inspección" y se registran solo las operaciones principales y las inspecciones efectuadas. • Según los casos se suele añadir la operación combinada de operación-inspección. • La sucesión en que ejecutan las operaciones en el diseño del grafico se representa por la colocación de los símbolos señalados en líneas verticales. El material ingresante se señala por líneas horizontales. www.senati.edu.pe Diagrama de Flujo Consiste en recolectar los datos más importantes acerca de la tarea seleccionada, utilizando para ello las técnicas más convenientes: Hojas de procesos, Diagramas de proceso www.senati.edu.pe TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS: 5W + 2H ¿Qué es? • Es una herramienta que se utiliza para definir con claridad un proyecto, determinar las razones por las cuales se va a trabajar ese proyecto y no otro, definir la meta e identificar la mejora que se necesita. • El nombre de la herramienta viene de las iniciales de las palabras en inglés. Es una herramienta simple y fácil, basta con responder estas siete preguntas. Cuándo se utiliza? • Cuando se necesita enunciar un proyecto o solución de un problema en forma clara y precisa con hechos y datos. www.senati.edu.pe TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS: 5W + 2H ¿Cómo se utiliza? Respondiendo lo siguientes: 1. Qué: Se elabora una lista de problemas o actividades que se puedan realizar en el área de trabajo. 2. Por qué: Se definen las razones por las cuales se trabajará en ese proyecto en particular (causa). 3. Quién: Se establecen los responsables de llevar a cabo cada una de las etapas del proyecto. www.senati.edu.pe TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS: 5W + 2H 4. Cuándo: Se establece la fecha límite de alcanzar la solución del problema, el fin del proyecto. 5. Dónde: Se determina la extensión y ubicación del proyecto. 6. Cómo: Se debe reunir toda la información disponible, cualitativa y cuantitativa. 7. Cuánto: Se debe enunciar los costos del problema. www.senati.edu.pe TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS: 5W + 2H www.senati.edu.pe www.senati.edu.pe www.senati.edu.pe
