Tutorial SIAPER

NUMERACION DE DOCUMENTOS OFICIALES DE
PERSONAL
DECRETOS EXENTOS DE PERSONAL Y
RESOLUCION EXENTA DE PERSONAL
Introducción
En relación con la implementación del Sistema de Información y
Control de la Administración del Estado, SIAPER por parte de la
Contraloría General de la República, conforme a la instrucción
emanada por Resolución Nº 908 de 01 de Agosto de 2011 del
Organismo Fiscalizador, se han creado en el Sistema de Seguimientos
de Documentos dos nuevas Series Documentales Oficiales, Decreto
Exento de Personal y Resolución Exenta de Personal.
La numeración de estos nuevos Documentos Oficiales de Personal,
será realizada en la actual plataforma del - Sistema de Seguimiento
de Documentos SSD, de la misma forma en que se numeran todos los
documentos Oficiales de esta Secretaría de Estado.
Estas dos nuevas Series Documentales a numerar, se encuentran
integradas en el listado general de Documentos que se numeran
Oficialmente en el SSD.
Adicionalmente, estas nuevas series documentales deben ser
archivadas por separado en forma correlativa, dando el mismo
tratamiento que al resto de las series documentales.
A continuación, encontrará un tutorial del SSD para el uso de esta
funcionalidad.
Registro de Series Documentales Decreto Exento de Personal y
Resolución Exenta de Personal en el Sistema de Gestión
Documental
Módulo Crear Nuevos Documentos
Esta opción se encuentra en el menú Entrada/ Módulo “Crear
Nuevo Documento” en oficina de partes y menú Salida/Módulo
“Enviar Nuevos” en secretarias, contiene los mismos campos y
funcionalidades.
A través de esta opción, es posible registrar nuevos documentos
internos MOP, originados en las unidades o departamentos de las
Direcciones o Servicios. Sin embargo, si estos documentos
corresponden a respuestas, estos ya están recibidos en sistema, por
lo tanto deben ingresarse en la opción “Responder Documentos”
que se encuentra en el módulo de secretarias.
La pantalla para el ingreso de nuevos documentos es la siguiente:
En ella, se distinguen cinco secciones:
a) Primera sección: “Creación de Nuevos Documentos”
En esta sección, se registran los datos del documento que se está
despachando. Primero, debe seleccionarse una de las siguientes
opciones:

Proyecto: Si el documento está siendo enviado para su firma o
aprobación, debe marcarse la opción "Proyecto".

Trámite: Si el documento ya ha sido firmado y está siendo
enviado para su trámite, debe marcarse la opción "Trámite". Si
no se hace así, Oficina de Partes NO podrá asignar número a
dicho documento.

Numerar: Si se marca esta casilla, será posible que cualquier
departamento maneje sus propios correlativos por tipo de
documento, para aquellos documentos que no vayan a ser
numerados por la Oficina de Partes correspondiente.
b) Segunda sección: ”Datos del nuevo documento”
Firmado / Originado por: Identifica a quien genera el documento. El
sistema asume que es la persona que tiene actualmente asignado el
documento original. Este dato no puede ser modificado.
Destinatario: Es a quien va dirigido el documento.
 Tipo de Documento.: Tipifica el documento que se está
generando, a partir de la lista que se presenta en
pantalla. Esta lista depende de si el documento está
siendo enviado a Oficina de Partes o no. En el primer
caso (es decir, cuando se está enviando a Oficina de
Partes), la lista de tipos de documentos también
dependerá de si se trata de un proyecto de documento o
si éste va a trámite.
Es esta sección se incorpora dos nuevas series
documentales Decreto Exento de Personal y Resolución
Exenta de Personal (fig.2)
Materia: Debe indicarse la materia que figura en el documento
puedes ocupar la cantidad de 2000 caracteres, por lo mismo se debe
transcribir información relativa al documento, que posteriormente nos
servirá para realizar búsquedas por temas específicos.
Datos Remitente y Datos Destinatario: El objetivo de estos 2 nuevos
datos es complementar la información ingresada en el origen (con
“Datos Remitente”) y en el destino (con “Datos Destinatario”). Así, si
se envía un documento al Ministerio de Hacienda, a una empresa
privada o a otra entidad, se podrá indicar en “Destino” el nombre de
la entidad (obtenido de la lista de orígenes y destinos del sistema) y
en “Datos Destinatario” el nombre de la persona o unidad
administrativa al cual va dirigido, sin que este último.
c) Tercera sección: “Otros Datos”
Preparado por: Identificador del responsable de la creación del
documento, cabe mencionar que es opcional (puede ser dejado en
blanco).
Enviado a: Corresponde a la unidad a la cual se está despachando el
documento, ya sea para su aprobación, despacho u otra acción.
Nº Interno: Numeración interna del departamento o unidad
administrativa que está generando el documento. Si ya existe un
documento de esa unidad con el mismo número, el sistema emitirá
una advertencia. En caso de que el usuario esté seguro de que desea
duplicar el número interno, deberá presionar el botón “Aceptar” en
dicha advertencia. En el caso de que se estuviera intentando duplicar
el número interno para un mismo tipo de documento, el sistema
emitirá un mensaje de error y no se podrá continuar con el ingreso de
ese documento hasta que se modifique el número interno.
Código SAFI: Es el código que se utiliza en
cuando se inicia el proceso de trámite.
un obra específica,
Observaciones: Permite indicar comentarios o información adicional
referente al documento.
d) Cuarta sección “Lista de Distribución” y e) Quinta sección “Agregar
documentos relacionados”, se encuentran descritos en
Menú
Entrada/ Módulo Ingreso.
Fig2
Tipo Norma
Fecha Publicación
Fecha Promulgación
Organismo
Título
Tipo Versión
Título Ciudadano
Inicio Vigencia
Id Norma
Ultima Modificación
URL
:Resolución 908
:10-08-2011
:01-08-2011
:CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
:FIJA NORMAS SOBRE REGISTRO ELECTRÓNICO DE DECRETOS Y
RESOLUCIONES EXENTOS RELATIVOS A LAS MATERIAS QUE INDICA
:Ultima Versión
De : 08-06-2013
:
:08-06-2013
:1028525
:08-JUN-2013 Resolución 326
:http://www.leychile.cl/N?i=1028525&f=2013-06-08&p=
FIJA NORMAS SOBRE REGISTRO ELECTRÓNICO DE DECRETOS Y
RESOLUCIONES EXENTOS RELATIVOS A LAS MATERIAS QUE INDICA
Santiago, 1 de agosto de 2011.- Con esta fecha se ha
resuelto lo siguiente:
Núm. 908.- Considerando:
Que, conforme a la Constitución Política de la
República corresponde a la Contraloría General ejercer el
control de legalidad de los actos de la Administración del
Estado.
Que la ley Nº 10.336, Orgánica Constitucional de esta
Contraloría General, faculta al Contralor General para
dictar disposiciones sobre exención de toma de razón.
Que, en virtud de la citada facultad, la resolución
Nº 1.600, de 2008, de este Órgano de Control, que fija
Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón,
establece que los actos relativos a las materias que a
continuación se indican, se encuentran sometidos al
trámite de registro, razón por la cual sus originales
deben ser remitidos a este Órgano Contralor dentro del
plazo de 15 días contado desde la fecha de su emisión:
Suplencias dispuestas con personal del mismo Servicio,
salvo que se refieran a cargos de exclusiva confianza.
Designaciones a contrata dispuestas por períodos
inferiores a quince días.
Prórrogas de designaciones a contrata.
Contratos de personas naturales a honorarios que se
paguen por mensualidades por un monto mensual igual o
inferior a 75 unidades tributarias mensuales, y aquellos a
suma alzada o cualquier otra modalidad de pago cuyo monto
total sea igual o inferior a 150 unidades tributarias
mensuales.
Renovaciones de contratos a honorarios asimilados a
grado.
Que, a su vez, las municipalidades se encuentran
obligadas a remitir a esta Contraloría para su registro,
todos aquellos actos que afecten a sus funcionarios.
Que, por otra parte, se ha estimado necesario para
efectos de un mejor control y para mantener una adecuada
información sobre el personal de los distintos órganos de
la Administración del Estado, que los actos administrativos
relativos a las siguientes materias se sometan al trámite
de registro electrónico: licencias médicas, feriados y
permisos.
Que, de la misma manera, se ha considerado adecuado que
las calificaciones de los funcionarios públicos sean
Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 10-Dic-2013
registradas en esta plataforma.
Que los órganos de la Administración del Estado no
remiten a esta Contraloría General sus actos sujetos a
registro con una adecuada y oportuna periodicidad,
concentrándose una gran cantidad de documentos en algunas
épocas del año, generando un alto volumen de ingreso en
este Órgano Contralor, con la consiguiente acumulación de
documentos que dificulta un adecuado control de dichos
actos.
Que, a fin de velar por el debido cumplimiento de la
función pública, por la eficiente e idónea
administración de los medios públicos, por el derecho de
los funcionarios a conocer y disponer de la información
relativa a los actos administrativos que los afectan, y por
la utilidad que significa para los Servicios el mantener al
día la información de su dotación, es que resulta
necesario adoptar medidas que permitan mejorar la situación
antes descrita, para lo cual es conveniente utilizar las
actuales tecnologías de la información para facilitar y
hacer más expedito dicho trámite, tanto para los órganos
de la Administración del Estado como para esta Contraloría
General.
Que, para dichos efectos este Órgano Contralor pondrá
a disposición de los órganos de la Administración del
Estado, cuyos actos administrativos se encuentren sujetos a
registro, su plataforma web, de tal manera que el registro
de los actos administrativos que hoy se materializa mediante
el envío de dichos documentos por parte de los Servicios a
la Contraloría, se sustituirá por un sistema de registro
electrónico, mediante el cual la información esencial de
cada acto administrativo será ingresada directamente a esta
plataforma a través de formularios que deberán completar
los propios Servicios, quedando los correspondientes actos
administrativos y sus antecedentes de respaldo, en soporte
papel, en cada Institución para posterior revisión y
fiscalización de esta Contraloría General.
Que, este sistema de registro electrónico comenzará a
operar el 16 de agosto del año 2011, implementándose
gradualmente, para lo cual esta Contraloría General
comunicará oportunamente las distintas etapas de su puesta
en marcha y los órganos de la Administración del Estado
comprendidos en cada una de ellas.
Vistos: Las facultades que me confiere la Constitución
Política de la República; lo dispuesto en los incisos
quinto y sexto del artículo 10 de la ley Nº 10.336, de
Organización y Atribuciones de esta Contraloría General; y
lo establecido en la citada resolución Nº 1.600, de 2008,
que Fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de
Razón,
Resuelvo:
Artículo 1.- Sin perjuicio de lo establecido en la
resolución 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la
República, y en las demás disposiciones aplicables, el
registro de los decretos y resoluciones exentos que se
efectúe electrónicamente se sujetará a las reglas
especiales que se fijan en esta resolución.
Artículo 2.- Los decretos y resoluciones exentos
relativos a las materias que se indican a continuación, se
registrarán electrónicamente a través de la plataforma
web que para estos efectos disponga la Contraloría General:
1.
Suplencias dispuestas con personal del mismo Servicio,
Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 10-Dic-2013
salvo que se refieran a cargos de exclusiva confianza.
2.
Designaciones a contrata dispuestas por períodos
inferiores a quince días.
3.
Prórrogas de designaciones a contrata.
4.
Contratos de personas naturales a honorarios:
a)
b)
c)
Que se paguen por mensualidades, por un monto
mensual igual o inferior a 75 unidades tributarias
mensuales.
Suma alzada o cualquier otra modalidad de pago,
cuyo monto total sea igual o inferior a 150
unidades tributarias mensuales.
Renovaciones de contratos a honorarios asimilados
a
grado, dispuesta en iguales condiciones.
Artículo 3.- Asimismo, deberán registrarse
electrónicamente los decretos y resoluciones exentos que
aprueben feriados, permisos y licencias médicas. También
quedarán sujetas a registro electrónico las calificaciones
de los funcionarios públicos, el que contendrá respecto de
cada funcionario, la lista en que ha sido calificado, su
puntaje y el período de calificación.
Artículo 4.- El registro electrónico se efectuará a
través de la plataforma web de la Contraloría General de
la República denominada "Sistema de Información y Control
del Personal de la Administración del Estado", en adelante,
"SIAPER".
Para estos efectos, la Contraloría General otorgará a
los funcionarios que determinen los Jefes de Servicio de los
órganos de la Administración del Estado, perfiles de
acceso a "SIAPER", quienes dispondrán de un nombre de
usuario y clave (login y password) que los identificará
como usuarios del Sistema, vinculándolos al Servicio al que
pertenecen, y que permitirá a su vez, reconocer al Servicio
Público que registrará sus actos en "SIAPER". Quienes
utilicen estas claves de acceso serán responsables de su
uso.
En el sistema, los usuarios deberán seleccionar el
formulario único correspondiente al acto administrativo de
que se trata, ingresando la información que se solicite,
incluidos el número y fecha del documento.
Finalizado este proceso, el Sistema entregará un
Certificado de Registro Electrónico, que acreditará la
realización exitosa de la operación, debiendo el Servicio
Público correspondiente imprimir dicho certificado y
mantenerlo archivado en soporte papel, junto con el acto
administrativo registrado y sus antecedentes originales.
El Sistema impedirá el registro de aquellos actos de
un Servicio que posean el mismo número y año de un acto ya
registrado.
Artículo 5.- Contraloría General velará para que la
plataforma SIAPER opere ininterrumpidamente de lunes a
viernes hábiles entre las 9 y las 18 horas, salvo caso
fortuito o fuerza mayor.
Sin perjuicio de lo anterior, la Contraloría General
podrá suspender por razones justificadas y temporalmente la
disponibilidad de acceso o establecer un horario distinto de
funcionamiento.
Artículo 6.- Quedarán exceptuados del registro
Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 10-Dic-2013
electrónico del que trata la presente resolución el
Tribunal Constitucional, el Ministerio Público y el
Congreso Nacional, los que en la materia sólo se sujetan a
la normativa que les rige, sin perjuicio de los convenios
que pudieren celebrar con la Contraloría General.
Artículo transitorio.- La presente resolución
entrará en vigencia, total o parcialmente, el día 16 de
agosto de 2011 para los Servicios que a continuación se
indican: Dirección General de Aeronáutica Civil, Instituto
de Desarrollo Agropecuario, Instituto Nacional de
Estadísticas, Caja de Previsión de la Defensa Nacional,
Corporación de Fomento de la Producción, Servicio
Agrícola y Ganadero, Dirección de Arquitectura, Fondo de
Solidaridad e Inversión Social, Servicio de Impuestos
Internos, Servicio de Registro Civil e Identificación,
Servicio Nacional de Menores, Subsecretaría de Vivienda y
Urbanismo, Tesorería General de la República, Defensoría
Penal Pública, Dirección de Bibliotecas, Archivos y
Museos, Dirección del Trabajo, Gendarmería de Chile,
Instituto de Previsión Social, Policía de Investigaciones
de Chile, Servicio de Salud Metropolitano Norte, Servicio
Nacional de Turismo, Subsecretaría de Salud Pública,
Subsecretaría de Telecomunicaciones, Dirección de
Presupuestos, Dirección de Compras y Contratación
Pública, Servicio Civil, Subsecretaría de Energía,
Superintendencia de Casinos de Juego, Universidad de Chile,
Universidad de Tarapacá y Contraloría General de la
República.
El registro electrónico de las resoluciones exentas
que aprueben feriados, permisos y licencias médicas, así
como el registro de las calificaciones, comenzará a regir,
para los Servicios citados en el inciso anterior, el día 2
de mayo de 2012.
Para el resto de los órganos de la Administración del
Estado, incluidas las municipalidades, la presente
resolución se aplicará progresivamente, para lo cual el
Contralor General establecerá mediante resolución, la
fecha y los servicios que en cada oportunidad se sujetarán
a sus normas.
NOTA
NOTA 1
Resolución 245,
CONTRALORÍA GRAL.
Art. 2
D.O. 31.01.2012
NOTA
El Artículo 1 de la Resolución 245, Contraloría
General de la República, publicada el 31.01.2012, dispone
que la presente norma entrará en vigencia el día 2 de mayo
de 2012, para los Servicios que la citada norma indica.
NOTA 1
El Artículo 1 de la Resolución 326, Contraloría
General de la República, publicada el 08.06.2013, dispone
que la presente norma entrará en vigencia el día 1 de
julio de 2013, para los Servicios que la citada norma
indica.
Anótese, tómese razón y publíquese.- Ramiro Mendoza
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Zúñiga, Contralor General de la República.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento.Victoria Narváez Alonso, Secretaria General, Contraloría
General de la República.
Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - www.leychile.cl - documento generado el 10-Dic-2013