ANALISIS DE PUESTOS PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA DEPARTAMENTALIZACIÓN. El análisis de puestos se realiza ante la necesidad de cubrir un cargo dentro de una organización (que puede ser un puesto ya existente dentro del organigrama o uno nuevo), o para perfeccionar el nivel de los actuales empleados. Es un proceso fundamental para cualquier institución a pesar de que algunas no reconocen su importancia y optan por otros modos de menor precisión para la selección y la contratación de sus empleados. Además, existen otras situaciones en las organizaciones, que requieren de un análisis de puestos, por ejemplo: Cuando se decide fundar una organización. Cuando se crean nuevos puestos de trabajo en la institución. Cuando se modifican los puestos de trabajo ante una nueva distribución de las áreas. Cuando es necesario actualizar el sistema de retribución de salarios de la organización. Cuando el número de empleados disconformes representa a una mayoría o ante un reclamo grupal. Cuando la productividad y el rendimiento de la organización no alcanzan los objetivos esperados. El análisis de puestos incluye la recogida, análisis e interpretación de información relacionada con los puestos de trabajo que pueden ser utilizados para una amplia variedad de propósitos. La metodología que se utiliza compone un sistema comprehensivo que facilita información relevante para: Selección de personal. Promoción y desarrollo de carreras. Valoración y clasificación de puestos. Descripciones de puestos. Catálogos de puestos y relaciones de puestos de trabajo (RPT). Formación y entrenamiento. Compensación. Evaluación del rendimiento. Se trabaja en contacto estrecho con la organización, entrevistando y observando a las personas mientras realizan su trabajo, en lo que se denomina “entrevista con observación”, y dirigiendo reuniones de trabajo en las que se obtiene información detallada sobre los puestos de trabajo. Asimismo, se diseñan y administran cuestionarios de análisis del trabajo, de modo que efectuamos una completa recogida de datos que permita determinar: conductas y tareas, habilidades, conocimientos y competencias requeridas, condiciones de trabajo, finalidad del puesto, funciones, áreas de eficacia, resultados requeridos, responsabilidades, influencia y relaciones del puesto, lugar en la cadena proveedor- cliente interno. Y ello bajo la óptica de que cada puesto forma parte de al menos un proceso de trabajo. Por lo que este tipo de trabajo facilita la referencia o expresión detallada de los requisitos o exigencias en cuanto a: aptitudes físicas y psicológicas, formación y experiencia que debe reunir quién ocupa un puesto de trabajo. Así como la elaboración del profesiograma o perfil de exigencias, que resume gráficamente los factores que deben estar presentes, y en qué grado, para desarrollar efectivamente las funciones del puesto. El Análisis del Puesto es el proceso de reunir, analizar y registrar información relativa a los puestos dentro de una organización. Dicha información se registra en lo que comúnmente se denomina Descripciones y Especificaciones del Puesto. Pero antes de seguir con el desarrollo de este proceso, es necesario tener bien en claro qué significa tener un "puesto" o a los que algunos denominan también "cargo" dentro de una organización. Un PUESTO es un conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional. Ubicar un puesto en el organigrama implica definir cuatro aspectos: nivel jerárquico área o departamento en que está localizado superior jerárquico y, los subordinados La Descripción del Puesto se refiere a las tareas o funciones, los deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que la Especificación del Puesto se ocupa de los requisitos que el aspirante debería cumplir para ocupar ese cargo. En la identificación del puesto de trabajo se procede a determinar los atributos del nuevo puesto de trabajo, como puedan ser nombre del puesto diseñado y / o escrito, perfil del ocupante del puesto, de quien depende jerárquicamente el nuevo puesto de trabajo y por último fecha de diseño y de descripción. Tras la identificación podemos encontrarnos con la descripción del entorno organizativo del puesto de trabajo. Bajo esta metodología se define el entorno organizativo como una porción de la organización que será el ecosistema de ese nuevo puesto de trabajo. Descripción y especificaciones El proceso de análisis de puestos suele dividirse en la descripción y la evaluación de las posiciones vacantes en una empresa. Tener esto en claro ayuda tanto al empleador para delimitar su elección, como al candidato, para postularse sólo al trabajo que puede desarrollar satisfactoriamente. Descripción Del Puesto La descripción del cargo y/o puesto se refiere a las tareas, los deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que las especificaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita cumplir. Por tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y esas especificaciones Factores de Especificación Los factores de especificaciones son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son instrumentos de medición, construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. El análisis de cargos se refiere a estos factores de especificaciones, que pueden aplicarse a cualquier tipo o nivel de cargo. Requisitos intelectuales: incluye los siguientes factores de especificaciones Requerimientos educacionales: incluyen la educación formal mínima, cursos especiales o el entrenamiento técnico considerado necesario. Experiencia: la mínima cantidad y tipo de experiencia requerida para que un empleado ocupe un puesto, generalmente puede expresarse en términos objetivos y cuantitativos. Requerimientos de conocimientos específicos: pueden incluir un conocimiento sobre ciertos asuntos particulares, que no pueden cubrirse con los requerimientos educacionales o la experiencia. Adaptabilidad al cargo: habilidad requerida en un individuo para encajar en una situación particular y para trabajar armoniosamente con otros. Iniciativa necesaria. Aptitudes necesarias. Requisitos físicos: Esfuerzo físico necesario: incluye la cantidad de esfuerzo físico requerido para desempeñar un puesto, el tipo de esfuerzo y la duración en tiempo en que debe mantenerse tal esfuerzo. Capacidad visual. Destreza o habilidad: pueden tener que definirse en términos de cantidad, calidad o naturaleza del trabajo que debe desempeñarse, o en términos de la puntuación mínima que debe ser alcanzada en ciertas pruebas. Complexión física necesaria. Responsabilidades implícitas: es práctica común, sumarizar los diferentes tipos de responsabilidades que el empleado puede requerir: - Supervisión de personal - Material, herramientas o equipos - Dinero, título o documentos - Contactos internos o externos - Información confidencial Condiciones de trabajo: Ambiente de trabajo: se refiere al medio físico dentro del cual debe desempeñarse el puesto. Riesgos: consiste en enumerar los riesgos que pudieran ocasionar daño físico. La especificación de los riesgos puede ayudar a asegurar que las personas asignadas a puestos peligrosos cuenten con las calificaciones mentales y físicas necesarias para desempeñar el trabajo en forma segura. Beneficios: incluye: * Capacitación * Remuneración * Carrera, etc. MANTENIMIENTO DEL ANÁLISIS Siempre es necesario tener en cuenta que los puestos son de naturaleza dinámica, de manera que las descripciones y especificaciones de cargos deben revisarse conforme ocurran cambios o ante la solicitud de empleados o supervisores. LOS DIFERENTES TIPOS DE MANUALES DE LA ORGANIZACIÓN PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA DEPARTAMENTALIZACIÓN. Manual organizacional. Resume el manejo de una empresa en forma general. Indica la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área. Es el más genérico y debe ser conocido por todos los empleados, ya que busca plasmar toda el funcionamiento de la institución, tanto la actividad administrativa, como la ejecutiva y operativa. DIRECTOR Ubicación Organizacional: Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de mayor jerarquía dentro de la organización. Coordinación:Este puesto tiene coordinación con todos los demás puestos del organigrama. Descripción Genérica del Puesto:Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la organización (materiales, humanos y financieros), para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa. Descripción Específica: + Lleva a cabo una junta periódica para la elaboración del "Plan General de Desarrollo Anual" de la empresa. + Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con el encargado del departamento de Administración y Finanzas. + Participa en la elaboración y modificación de los planes de estudio en unión con el departamento Académico. + Aprueba la elaboración de documentos mediante su firma tales como: Certificados, boletas y constancias de estudio. + Recluta y selecciona el personal necesario para la organización. + Vigila la asistencia y el comportamiento del personal, así como de los alumnos de la institución. + Colabora en la realización de las campañas publicitarias de la institución, junto con el departamento de Mercadotecnia. + Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal académico, así como permisos a los alumnos. Manual departamental. Legisla y regula el modo en que deben ser llevadas a cabo todas las actividades de cada área. Las normas están dirigidas al personal según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple. Estos manuales reflejan la forma de la organización pero a menor escala, es decir, regulan las actividades, las operaciones y los roles de cada departamento en particular. Manual de política. Determina y regula la actuación y dirección de una empresa en particular. No tiene que ver con la política gubernamental (del país en el que funcione la empresa) si no con las políticas puntuales de la empresa. Este manual se enfoca en controlar y regular las actividades desempeñadas por los ejecutivos de la empresa. Manual de procedimientos. Regula cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta. Plantea las instrucciones para que los procesos (industriales, manufactureros y administrativos) que se llevan adelante en la organización, sean eficientes y eficaces. Objetivo del Manual de Políticas: Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento útil para la orientación e información al personal. Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa Manual de técnicas. Explican minuciosamente cómo deben realizarse tareas particulares. Complementa al manual de procedimientos con indicaciones técnicas y detalladas sobre cada actividad. Manual de bienvenida. Introduce brevemente la historia de la empresa, sus objetivos y su visión particular, además de los derechos, beneficios y obligaciones de los empleados. Busca generar la identificación de los nuevos ingresos con la empresa a la que están ingresando. Manual de puesto. Determinan específicamente cuáles son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto o rol determinado. OBJETIVOS DEL MANUAL. Definir un documento único de referencia para todos los puestos de trabajo. Identificar los requerimientos mínimos a considerar en los puestos tipo. Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal de la Gerencia de Recursos Humanos. Establecer una herramienta administrativa que contiene la información necesaria de todos los puestos de trabajo, de acuerdo a la estructura organizativa de ANDA para el desempeño eficiente del personal. Definir los requisitos mínimos y la descripción general, de referencia para el reclutamiento y selección del personal, así de las promociones internas. Facilitar la inducción al trabajo del nuevo personal. Analizar cargas de trabajo e incentivos. Orientar la actuación de cada funcionario en el desarrollo de los procesos de la Dirección. Contratar el personal idóneo para la institución. Manual múltiple. Expone distintas cuestiones, y suelen surgir de las minutos o de las actas de asambleas que se dan entre los socios. Estos manuales coordinan y organizan situaciones que no estén contempladas en el resto de los manuales de la organización. ESTRUCTURA Datos de Identificación: - Logotipo de la organización. - Nombre oficial de la organización. - Denominación y extensión. (De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.) - Lugar y fecha de elaboración. - Número de revisión (en su caso). - Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización Índice o Contenido. - Introducción. - Objetivo del manual. - Alcance Base legal (leyes en las que se apoya) Políticas o Normas. Antecedentes Históricos. Filosofía organizacional (Misión, Visión, Valores) Organigrama General y Específico. Interpretación de la estructura orgánica. Descripción de puestos del área correspondiente Estructura procedimental. - Descripción narrativa de los procedimientos. Gráficas. - Diagramas de flujo. Formas. - Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas). - Instructivos de las formas empleadas Glosario. Anexos. - (Formas. – Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas). - Instructivos de las formas empleadas) Manual de finanzas. Verifica la administración de todos los bienes de la empresa, los ingresos y egresos. La creación y el seguimiento de este manual suele estar a cargo del tesorero y el controlador. Manual de sistema. Se crea en el momento en que se desarrolla un sistema de gestión. Es frecuente que el departamento de tecnología sea el encargado de desarrollar este manual. Manual de calidad. Presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar relacionado con las actividades en forma sectorial o total de la organización. Presenta indicadores y parámetros que miden la productividad, la eficiencia y la calidad del servicio o producto que se ofrece. Manual de Bienvenida Estos aspectos se complementan a menudo mediante un manual de bienvenida. En éste se describen las políticas de la compañía, normas, prestaciones y otros temas relacionados. se muestran los temas comúnmente cubiertos en los programas de inducción de nuevos empleados. TEMAS DE LA ORGANIZAIÓN GLOBAL Historia de la compañía. Estructura de la compañía. Nombre y funciones de los ejecutivos principales. Estructura de edificios e instalaciones. Periodo de prueba. Normas de seguridad. Descripción del proceso de producción. Políticas y normas. PRESTACIONES Y SERVICIOS AL PERSONAL Política salarial y de comprensión. Vacaciones y días feriados. Capacitación y desarrollo. Accesoria profesional. Seguros individuales y de grupos. Programas de jubilación. Servicios médicos especiales. Servicios de cafetería y restaurantes. PRESENTACIONES Al supervisor. A los capacitadores. A los compañeros de trabajo. A los subordinados. FUNCIONES Y DEBERES ESPECÍFICOS Ubicación del puesto de trabajo. Labores a cargo del empleado. Normas específicas de seguridad. Descripción del puesto. Objetivo del puesto. Relación con otros puestos. FUENTES BIBLIOGRAFICAS http://www.mitecnologico.com/Main/AnalisisDePuestos http://www.conocimientosweb.net/foros/viewtopic.1040.html http://www.cursosderrhh.es/fases-de-la-elaboracion-identificaciondescripcion-y-mision/ https://www.empleo.gob.mx/empresas/analisis-de-puestos http://www.anda.gob.sv/wp-content/uploads/2015/05/Introduccion-yobjetivos-de-puestos-2013.pdf
