Marzo 2015 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA
DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
PERFIL DEL PROYECTO
DISEÑO, SUMINISTRO E IMPLEMENTACIÓN DE LA
PLATAFORMA TECNOLÓGICA (HARDWARE Y
SOFTWARE) DEL SISTEMA DE REGISTRO, CONTROL Y
SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES JUDICIALES (SIRSE)
Marzo 2015
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La legislación define la mora judicial como incumplimiento de los plazos
legales, en otros se asimila mora judicial con el retraso respecto de la
duración razonable o estimada del proceso. Atributo esencial de la justicia
es la eficacia. Se afirma que la justicia aplazada no es justicia, por lo que la
misma, debe ser diligente y rápida, tanto en la tramitación de la
resolución de litigios como en la ejecución de lo sentenciado.
Es constante la queja de los usuarios del servicio judicial por la tardanza o
el retardo de los procesos judiciales en nuestro país. La gran mayoría de
las personas considera que las causas fundamentales de dilación en la
tramitación de los procesos son el insuficiente número de jueces, la
deficiente organización, la insuficiencia de medios materiales y la
actuación de las partes y sus representantes.
Por lo antes expuesto, se requiere la implementación de soluciones que
permitan la agilización del proceso, garantizando la efectividad,
optimización de los recursos y transparencia para el usuario.
2. NOMBRE DEL PROYECTO
“Diseño, suministro e Implementación de la Plataforma Tecnológica
(Hardware y Software) del Sistema de Registro y Seguimiento de
Expedientes Judiciales (SIRSE)”
3. ANTECEDENTES
A pesar de los avances tecnológicos que tiene nuestro país, existen áreas
que adolecen de gestiones relacionadas con la gestión eficiente y
oportuna de procesos donde la tecnología juega un papel preponderante.
Previamente hemos indicado que existen varios factores a los que se les
hace responsable de la mora judicial, siendo uno de ellos, la deficiente
organización. En este sentido se hace necesaria la implementación de una
solución que permita una gestión y seguimiento oportuna de los
expedientes judiciales que se procesan
4. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Este Proyecto consiste en implementar una solución tecnológica donde se
registren y digitalicen todos los expedientes de las casos que son
denunciados ante las autoridades y que son objeto de investigación por la
Dirección de Investigación Judicial, Fiscalía Auxiliar y/o Despachos
Relacionados. Esta solución, además de permitir el seguimiento oportuno
de los mismos, así como establecer de forma clara y precisa el flujo de las
tareas y los tiempos de duración en cada una de ellas garantizando la
agilización de los mismos, y en caso de demoras poder establecer en que
área tenemos deficiencias para poder identificarlas y adoptar las medidas
necesarias para su agilización, ya sean aumento de recursos materiales,
humanos, etc. También la solución debe ofrecer una herramienta de
minería de datos que nos permita hacer un análisis de la información
registrada para la optimización de las investigaciones judiciales. Se hace
relevante también que suministre a los abogados y las víctimas de los
delitos una herramienta que les provea de forma inmediata de
información de sus expedientes.
5. UBICACIÓN, LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO
El proyecto estará ubicado, en la Ciudad de Panamá, y tendrá un alcance a
nivel nacional.
6. OBJETIVOS:
 Administración eficiente de los expedientes.
 Conocimiento oportuno del estado de las investigaciones a nivel
nacional.
 Definir los puntos dentro del proceso que requieren suministro de
recursos adicionales para la optimización de las operaciones.
 Contar con una herramienta para el análisis de la información
concerniente a las investigaciones judiciales.
 Reducir los costos en papel, archivadores y papelería necesaria
para el archivo físico de información.
7. META Y DURACIÓN
Tener la solución implementada y operando en 24 meses o menos.
8. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Se hace imperante la implementación de una solución que nos permita
agilizar los procesos investigativos de cara a mejorar la percepción del
público general sobre la tramitación de sus procesos. Con esta solución
también damos los primeros pasos en la implementación de justicia sin
papel donde los agentes involucrados en los procesos judiciales tendrán
acceso oportuno a la información. Actualmente, ninguna de estas acciones
es posible debido al manejo deficiente de los archivos, la comunicación
entre las instituciones y despachos relacionados con el proceso son
débiles o nulas, los afectados no tienen acceso a conocer el estado de sus
proceso, ni siquiera en que sitio o institución esta su expediente. Todos
estos temas son sumamente graves y que requieren atención urgente. Al
implementar también una solución de minería de datos aplicada a la
investigación criminal suministraremos a los investigadores de datos que
les permitan ser muchos más eficientes y precisos en la atención de sus
casos. Los índices de criminalidad en el país van en aumento y la
precepción de impunidad también, lo que ocasiona una grave
preocupación y sentimientos de inseguridad e intranquilidad en nuestra
sociedad.
En Panamá consideramos que el acceso a internet es parte de los
derechos ciudadanos y por lo tanto, compartimos la tesis que debe ser
parte de los derechos humanos y de las libertades fundamentales
debidamente reconocidas por el derecho internacional y nacional. El libre
acceso a las redes de internet y el intercambio de conocimiento humano
deben fundamentarse en base a los principios de acceso universal a la
información sin discriminación, tomando las medidas necesarias para
proteger a los grupos vulnerables en la sociedad, en especial a los
menores, contra cualquier tipo de abuso y violación de sus derechos
humanos. De igual manera, y a través de este medio (internet) los
usuarios deben tener acceso a su información en proceso en el engranaje
gubernamental y principalmente los judiciales.
9. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN
El Ministerio de Seguridad Pública; creado por la Ley No. 15 del 14 de
Abril de 2010, tiene como misión determinar las políticas de seguridad
del país y para planificar, coordinar, controlar y apoyar el esfuerzo de los
estamentos de seguridad e inteligencia que integran este Ministerio. Su
función principal es mantener y defender la soberanía nacional, velar por
la seguridad, la tranquilidad y el orden público en el país, así como
proteger la vida, honra y bienes de sus nacionales y de los extranjeros que
estén bajo su jurisdicción.
Este Ministerio tiene la responsabilidad de coordinar la actividad de los
organismos de información e inteligencia de los estamentos que integran
este Ministerio para los efectos de la seguridad pública del país, en
coordinación permanente con el Consejo de Seguridad Nacional. Los
Estamentos de Seguridad que lo conforman son la Policía Nacional,
Servicio Nacional Aeronaval y el Servicio Nacional de Migración.
El Ministerio de Seguridad será el responsable de la gestión,
implementación y seguimiento de la plataforma, así como de la
administración, soporte y mantenimiento de la misma.
10. COBERTURA DEL PROYECTO, POBLACIÓN META
El proyecto beneficiará a los 3, 864,170 ciudadanos del país. Muchos de
los cuales son víctimas de los delitos y que requieren de los servicios de
investigación de la Dirección de Investigación Judicial, Fiscalía Auxiliar y
Despachos Relacionados. Aproximadamente se investigan unos 60 mil
expedientes anuales y en cada caso, hay uno o más ciudadanos
involucrados, por lo que un individuo puede estar relacionado con uno o
más expedientes.
11. OFERTA DE COFINANCIAMIENTO
Este proyecto no tiene requiere fondos de autogestión, por lo que la
población no contribuirá directa ni indirectamente al financiamiento del
mismo.
12. METODOLOGÍA Y ESTRATEGIA
A través de una revisión y seguimiento constante de la problemática
existente con los procesos judiciales que influyen en la mora judicial, se
identificaron los aspectos que podrían estar afectando el proceso. La gran
cantidad de documentos impresos que forman parte del expediente; la
metodología de archivo de la información; las demoras en los repartos de
los expedientes desde los Centros de Recepción de Denuncias a nivel
nacional hacia la Dirección de Investigación Judicial, Fiscalía Auxiliar, y
demás Despachos Relacionados; la falta de acceso, de forma digital, a los
datos relevantes recabados en las investigaciones que son desconocidos
por los investigadores y que ayudarían en gran medida a la definición de
la teoría del caso; han permitido definir que una de las estrategias a
implementar es definir una política de digitalización de documentos, a
través de la implementación de una herramienta tecnológica de punta,
para el registro y digitalización de los expedientes y que de igual manera
proporcione información relevante a los despachos de investigación.
También con la herramienta de flujo de tareas se contará con información
oportuna del estado de los procesos investigativos.
13. ANALISIS DE SOSTENIBILIDAD
La operatividad del sistema guarda relación relevante con la continuidad
de los procesos que se implementen y que están estrechamente
relacionados con la solución. Por lo cual, es necesaria la implementación
de un proceso constante de seguimiento y supervisión para garantizar la
continuación de los procesos y no debilitar ninguno de los pilares del
mismo, como lo es el recurso humano capacitado, comunicación contante
y, el soporte y mantenimiento periódico de la solución.
14. IMPEDIMIENTOS
Entre los posibles impedimentos que podrían darse durante la
implementación están los siguientes:
 No contar con el recurso humano necesario para los registros y
digitalización de la información.
 Como el proyecto involucra instituciones de varios órganos del
Estado podrían haber demoras en las coordinaciones y gestiones.
 Una vez capacitado el personal, no poder garantizar la continuidad
del mismo en las funciones asignadas y que permiten la
operatividad del sistema.
 La conectividad (datos y/o internet) que se requiere para el acceso
a información no pueda ser implementada oportunamente en todos
los sitios requeridos, por razones de alcance de los proveedoras o
límites presupuestarios de las instituciones relacionadas.
15. CALENDARIO DE FINANCIAMIENTO
Total
2015
2016
2017
6,000,000
2,000,000
1,500,000
2,500,000
16. DESCRIPCION DE LA PRIMERA ETAPA A FINANCIAR
El proyecto consta de una sola etapa de financiamiento en donde se
efectuará el análisis y diseño de la solución, digitalización de documentos
e implementación de la herramienta de minería de datos y de flujo de
tareas.
17. SUPERVISIÓN
El equipo de trabajo técnico-legal del Ministerio de Seguridad Pública y
los enlaces y/o gerentes del proyecto en las instituciones involucradas,
serán los responsables de garantizar que el proyecto se implemente de
forma correcta a través de un seguimiento y supervisión constante.
18. EVALUACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO
A través de las herramientas de reportes con que cuenta la solución se
puede verificar periódicamente las acciones que se efectúan en el sistema,
garantizando con esto la agilización del proceso y solución oportuna de
situaciones que puedan dilatar las actividades.
19. INFORMES
Se confeccionaran informes periódicos de los avances durante la
implementación y se firmaran actas en las reuniones y acuerdos a los que
se llegan. Será necesario hacer manuales de procesos y funciones que
garanticen la implementación del proyecto y la continuidad del mismo.
20. GENERACIÓN DE EMPLEO DEL PROYECTO
Calificado
20
Durante la Inversión
Semi Calificado
No Calificado
20
0
21. IMPACTOS ESPERADOS ECONOMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
 Económico: Garantizar la atención de los expedientes relacionados
con las investigaciones judiciales de los delitos, y por ende la
aplicación de la justicia de forma oportuna y eficiente.
 Administrativo:
fortalecer
y
optimizar
los
procesos
administrativos internos en las instituciones investigativas.
 Social: beneficiar a la sociedad panameña con la agilización de los
procesos relacionados con la investigación judicial.
Ambiental: No tendrá ningún tipo de afectación.
 De Género: No tendrá ningún tipo de afectación.
 Personas con Discapacidades: No tendrá ningún tipo de
afectación.
22. INDICADORES DE IMPACTO
INDICADOR
LÍNEA BASE
VALOR META
Reducción de
los
expedientes
en mora
70%
90%
DETALLE
Al optimizar
los procesos
gestión de los
expedientes
bajo
investigación
se agilizará el
proceso
judicial
(tramitación
de los
mismos)
23. VIABILIDAD DEL PROYECTO
Este proyecto es viable ya que la reorganización de los procesos de
investigación, asignación de responsabilidades y seguimiento a los
tiempos de gestión de cada uno de los participantes, permitirá la
agilización de los trámites llevando finalmente a una definición de
responsabilidades en los expedientes y la aplicación de sentencias a los
imputados en los delitos. También con la digitalización de los expedientes
se lograra un acceso más eficiente y oportuno a los mismos. Con la
implementación de proyectos gubernamentales relacionados con el
acceso a internet a nivel nacional, los ciudadanos que tengan denuncias
en trámite podrán tener acceso a los avances del caso y responsables del
mismo. El Ministerio de Seguridad Pública cuenta con el personal idóneo
para garantizar la implementación óptima del proyecto, con los recursos
tecnológicos necesarios y la plataforma de seguridad de la información
que garantice la confidencialidad de la misma.
24. INDICADORES ECONÓMICOS
Vida útil del
proyecto
AÑO
10
MES
DIAS
Inversión estimada del proyecto
B/. 6,000,000.00
Costo estimado de
funcionamiento
B/.130,000.00
(Este monto representa el 2% del
monto total)
Fecha estimada de inicio de la
inversión
ENERO 2015
Fecha estimada de fin de la
inversión
DICIEMBRE 2017
25. PERSONAJE RESPONSABLE DEL PROYECTO
Nombre: Marisol Guerra
Teléfono: 316-2723
Correo electrónico: [email protected].