INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011
INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL INCODER
Jefe de la Oficina de Control Interno
JOSE MANUEL ZABALA TORRES
Período evaluado:
Enero a Abril de 2012
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
AVANCES

La gestión de talento humano se ha esforzado por mejorar los ejes de bienestar y salud
ocupacional en cuanto a actividades recreativas, actividades para mejoramiento del clima
laboral, seguridad industrial, medicina preventiva y brigadas de emergencia.

La Entidad tienen adoptados, documentados e implementados sus procesos y procedimientos,
los cuales se vienen revisando y ajustando constantemente a través del acompañamiento de
la administración del sistema a los dueños de procesos que trabajan apoyados en designados
de calidad presentes en cada área del Instituto tanto a nivel central como territorial.

Se mejoró el mapa de riesgos de la entidad con el fin de incluir más puntos de control para
mitigar los riesgos a los que está expuesta la entidad en el desarrollo de los diferentes
procedimientos.

El INCODER para la vigencia 2011 dispuso de un Plan Estratégico 2010 -2014 en el cual se
aprecia la proyección de la entidad a corto, mediano y largo plazo, el cual le permitió
durante la vigencia guiar e impulsar sus actividades hacía metas específicas con miras a
obtener resultados concretos. Igualmente se dispuso del Plan de Acción 2011 a través del cual
se materializaron las estrategias, con el fin de dar cumplimiento a la misión, visión y
objetivos institucionales esperados en la vigencia, asegurando de antemano los recursos
financieros necesarios para tal fin.

Durante el año 2011 el INCODER como entidad del sector Agropecuario adscrita al Ministerio
de Agricultura y Desarrollo Rural adelanto el PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, el cual
se ejecutó y evaluó trimestralmente por cada línea de política, actividad y meta; es así como
a 31 de diciembre de 2011, los resultados de avance y desarrollo del plan por línea de política
fueron los siguientes: Política 1. Desarrollo del Talento Humano Estatal el 55,30%; política 2.
Gestión de calidad el 95,0%; Política 3. Democratización de la Administración Pública 98,89%;
Política 4. Moralización y Transparencia en la Administración Pública 83,43%; Política 5.
Rediseños Institucionales 83,83%. Como se aprecia la política Desarrollo del Talento Humano
estatal fue la de menor avance y desarrollo durante el año 2011.
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SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
DIFICULTADES

La Estructura Organizacional del INCODER no se ajusta a sus necesidades ni suple requisitos
para responder eficientemente con la oferta institucional, los procesos, procedimientos
adoptados y los programas que se realizan en su interior. Los cargos en su mayoría son
suplidos a través de la contratación de personal por prestación de servicios, dificultando la
continuidad en los procesos.

Falta mayor promoción y difusión sobre el cronograma y temas incluídos en el Plan
Institucional de Capacitación-PIC 2011, porque se evidencia baja participación de los
servidores públicos del Instituto, especialmente del nivel central.

Se evidencia baja efectividad en el desarrollo del comité de ética el cual debe sesionar
mínimo cada tres meses tanto en el nivel central como territorial, restándole importancia a
su objetivo de ofrecer pautas para que el Instituto adelante procesos internos de formación
de valores y conductas éticas deseables dentro del servicio público.

Diferencias entre la ocupación actual de algunos cargos, frente a los requisitos, las funciones
y los perfiles establecidos en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de
los diferentes Empleos que conforman la planta de personal del INCODER, situación que
requiere una mejora en el manual para evitar incumplimiento de requisitos especialmente en
la contratación, encargos y el desarrollo eficiente de las responsabilidades asignadas.

Falta de seguimiento y controles en el proceso de Control Interno Disciplinario, con el fin de
evitar el vencimiento de términos, el desconocimiento de normas sustanciales y procesales
que rigen este proceso.

Incertidumbre frente al proceso de reestructuración o ajuste institucional, debilitando el
ambiente laboral en la Entidad.

Falta de seguimiento y evaluación permanente al Plan Estratégico de la entidad 2010-2014 y a
los planes de acción derivados de él para alcanzar las metas, toda vez que han transcurrido 2
años de los 4 años para su ejecución y es necesario tomar acciones correctivas en aras de
alcanzar los objetivos propuestos en nuestro Plan Estratégico.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
AVANCES

La Administración del Sistema de Gestión del INCODER tiene un trabajo permanente de
mejoramiento continuo cuyos resultados se reflejan en la decisión del ICONTEC en renovar la
certificación en las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009.

Mediante Resolución Interna No. 0205 de Febrero 29 de 2012 se aprueban las acciones de
mejora del Sistema Integrado de Gestión de Calidad – MECI, integrando el Sistema de Gestión
Ambiental soportado en la Norma ISO 14001 y el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional de
la Norma OSHAS 18001.

La entidad en los últimos meses ha venido actualizando su plataforma tecnológica, lo que
permite mayor rapidez en el flujo y manejo de la información.
•
Para mejorar la oportunidad en la respuesta a las solicitudes de información externa e
interna, la Oficina de Control Interno emitió la Circular Nº 0041 del 16 de marzo de 2012,
sobre “Sanciones Por Incumplimiento en el Suministro De Información” en donde se advierten
los casos de aplicación de sanciones y exhorta al cumplimiento de la normatividad vigente en
esta materia para evitar la imposición de multas, declaratorias de incumplimiento o sanciones
administrativas, penales y/o fiscales a las que los servidores públicos se ven expuestos por la
inobservancia en el suministro de información, e igualmente señaló que ante eventuales
incumplimientos, parciales o totales, se procederá a tomar las decisiones respectivas con el
fin de trasladar los casos de incumplimiento a Control Interno Disciplinario para que se inicie
la apertura de investigaciones disciplinarias y/o si así lo amerita, se hará el traslado
respectivo a la Procuraduría General de la Nación.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
DEFICIENCIAS

Falta de eficiencia en la herramienta de comunicación en línea “chat”, establecida en la
página Web del Incoder con el fin de interactuar con la ciudadanía, pues se presentan
muchas fallas técnicas para el acceso a este canal de comunicación.

Deficiencias en la conciliación de información entre las áreas con el área de contabilidad
ocasionando diferencias en los saldos contables.

Algunos procedimientos y registros se encuentran desactualizados de acuerdo a las
vigentes que rigen el proceso a que pertenecen.

No correcta aplicación del Sistema de Administración Documental “SISAD” por parte de
algunas áreas de la entidad, limitando la efectividad en los seguimientos a trámites dados
a las solicitudes radicadas tanto interna como externamente.

Falta de coordinación, organización y agilidad en la recepción de las Peticiones, Quejas y
Reclamos radicados en el Instituto, pues se evidencia que algunos PQR después de la
fecha de recibido se demoran hasta dos días en llegar al área encargada ocasionando
inoportunidad e incumplimiento en su trámite.

Los informes de derechos de petición vencidos por parte de la oficina de Control Interno y
la oficina de Atención al Ciudadano consultando una única fuente como es el SISAD, no
son coincidentes porque no se ha adoptado un formato único para el registro de la
información a pesar de haberlo propuesto en varias oportunidades a la Coordinación de
Atención al Ciudadano.

Se presentan dificultades de seguimiento y control a las Peticiones, Quejas y Reclamos PQRS, dejadas por los usuarios en el Buzón de Atención al Ciudadano en línea, establecido
en la página web del instituto.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
AVANCES

Sensibilización permanente a los servidores de la entidad con actividades que fomentan la
cultura de autocontrol.

Desarrollo de auditorías de calidad en las 31 Direcciones Territoriales y 23 en el Nivel
Central para la vigencia 2011.

Establecimiento de un programa anual de auditorías con el fin de definir dos ciclos de
auditorías de gestión y mínimo un ciclo de auditorías de calidad para el 2012.

Desarrollo de la circular 098 de 2011 sobre seguimiento y evaluación, aplicado en las 31
Direcciones Territoriales con el fin de tener una visión integral de los resultados obtenidos
en los procesos identificados con mayor riesgo y las posibles desviaciones para tomar los
correctivos necesarios que garanticen la orientación de la entidad y el cumplimiento de
las metas y los objetivos.

Existen Designados de Control Interno en las 31 Direcciones Territoriales del INCODER,
que desarrollan actividades de evaluación y seguimiento y coadyuvan en la realización de
auditorías internas de Gestión a los diferentes procesos.

Se elaboró y divulgó la Circular No. 0035 del 6 de marzo de 2012, mediante la cual se
establecen los formatos de los planes de mejoramiento individual dependiendo el tipo de
vinculación de los funcionarios, de carrera administrativa, provisionalidad o libre
nombramiento y remoción.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
DIFICULTADES

Poco apoyo de algunos servidores públicos a los designados de control interno en las
Direcciones Territoriales y a los designados del Nivel Central para realizar seguimiento a
los planes de mejoramiento derivados de las auditorias de la Contraloría General de la
República, limitando el cumplimiento de metas y deteriorando los resultados en la
evaluación de los procesos de la entidad.

Con base en las conclusiones y hallazgos dejados en la Auditoría Gubernamental con
Enfoque Integral, Modalidad regular practicada por la Contraloría General de la
República, se conceptúa que la Gestión y Resultados de la entidad es Con Observaciones y
la calificación de 69.37 puntos y de acuerdo a su la Opinión sobre la razonabilidad de los
Estados Contables, la Contraloría General de la República No Feneció la cuenta de la
entidad, por la vigencia fiscal 2010.

Se debe fortalecer el cumplimiento y seguimiento de los planes de mejoramiento por
procesos, como herramienta para dar continuidad a las acciones emprendidas por las
dependencias como resultado de las auditorias de gestión realizadas por la Oficina de
Control Interno.
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ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

A la fecha no ha sido posible aprobar el Plan Anual de Auditorías Internas por no haberse
concretado la reunión del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, el
cual es presidido por la Gerencia y con participación de los Subgerentes, Secretaría
General, Oficina Jurídica, con participación indelegable de los miembros.

El Sistema presenta deficiencias asociadas con los puntos de control de los procesos y
procedimientos del INCODER, debido a que las acciones de mejora no mitigan los riesgos a
los que se ve expuesta la entidad.

Se hace necesario mejorar el mapa de riesgos.

Hubo debilitamiento del control interno ante la falta de comunicación de las subgerencias
con la Oficina de Control Interno.
RECOMENDACIONES
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Fortalecer la Oficina de Control Interno.
Fortalecer el clima organizacional, buscando un mayor de los funcionarios con la entidad.
Mejorar la comunicación interna.
Debe existir un marcado compromiso de la alta dirección con el Sistema de Control
Interno y el Sistema Integrado de Gestión.
Fortalecer el área financiera, especialmente en el área contable y de inventarios.
Sensibilizar a cada uno de los funcionarios en el sentido de que el control interno y el
Autocontrol están inmersos en cada uno de los procesos y es responsabilidad de cada uno
aplicarlo en debida forma.
JOSE MANUEL ZABALA TORRES
Jefe Oficina de Control Interno
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