BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESOPROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Revisó: Jefe SCC / Coordinación de calidad Código: PBE.23 Versión : 06 Página 1 de 11 Fecha de aprobación: Agosto 03 de 2009 Resolución N° 130 Aprobó: Rector OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades para el pedido y entrega de insumos y/o productos requeridos en los servicios de alimentación y las actividades de control de inventario . Comprende desde la solicitud de los insumos y/o productos a los proveedores, hasta la entrega de los mismos al supervisor de turno de cocina, los líderes de los servicios de alimentación o a los empleados en quienes se delegue. NORMATIVA Resolución del Ministerio de Salud y Protección Social 2674 de 2013, en el cual se establecen los requisitos sanitarios que deben cumplir las personas naturales y/o jurídicas que ejercen actividades de fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de alimentos y materias primas de alimentos y los requisitos para la notificación, permiso o registro sanitario de los alimentos, según el riesgo en salud pública, con el fin de proteger la vida y la salud de las personas. Decreto de la Presidencia de la República de Colombia 3075 de 1997, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 09 de 1979 y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamentan las condiciones generales de equipos y utensilios en la fabricación de alimentos. NTS-USNA 003, Control en el manejo de materia prima e insumos en el área de producción de alimentos conforme a requisitos de calidad . NTS-USNA 007, Norma sanitaria de manipulación de alimentos. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DBU: División de Bienestar Universitario. Minutas: Se refiere a los menús que se programan en cada servicio de alimentación. Profesional SCC: Realiza las actividades de supervisión del sistema de cafetería; tiene habilitados los módulos en el Sistema de Cafetería para desempeñar este rol. SCC: Sección de Comedores y Cafetería. SIF: Sistema de Información Financiero. SIMSIS: Sistema de Información para el Manejo de los Servicios Integrales de Salud. CONSIDERACIONES a) Aunque puede variar por diversos factores, generalmente la periodicidad de las solicitudes a los proveedores se realiza de acuerdo con el tipo de insumos requeridos : Diaria: Suministro de productos e insumos necesarios para la prestación del servicio de Alimentación Especial. Semanal: Mercado de verduras, hortalizas, raíces, tubérculos, plátanos, carne, pollo, pescado, frutas frescas, pulpa de fruta, pan y abarrotes en general (perecederos). Según stock: Abarrotes no perecederos, desechables y aseo. PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Código : PBE.23 Versión : 06 Página 2 de 11 CONSIDERACIONES b) Al finalizar cada mes, el almacenista elabora un informe de Almacén siguiendo los lineamientos que establezca la División Financiera . c) Se realizan verificaciones periódicas del inventario físico del almacén por parte del Jefe de la Sección de Comedores y Cafetería o de la persona a quien delegue. Dichas verificaciones periódicas se realizan al final de cada semestre académico, en el receso inter semestral. d) Ajuste de Inventario de Almacén: Una vez se realice el conteo físico de los insumos y/o productos de almacén, se levanta un acta especificando los insumos y/o productos que presentaron faltantes y sobrantes. Con base en esta acta, se ingresa al módulo de ajuste de inventarios en el SIF y se realizan los ajustes pertinentes, tanto en cantidades como en valor. Sólo se permite el ajuste de inventarios cuando hay faltantes y sobrantes de productos al granel o empacados al mayor por ejemplo: bultos. e) Dadas de Baja de Almacén: Un producto se puede dar de baja sólo cuando esté vencido o dañado. Estos productos deben ser reportados inmediatamente al jefe de la Sección de Comedores y Cafetería o a quien delegue, para que se realice un acta en donde se especifique el producto y la causa por la cual se decide dar de baja . A continuación, se ajustará el inventario en SIF y se manejará como un faltante. f) El inventario físico en cada cafetería será realizado periódicamente. Estará a cargo de la cajera, auxiliar administrativo o Administrador Punto de Venta. Se hará aleatoriamente por grupos de productos, verificando las existencias físicas con las reportadas por el sistema, usando el formato FBE.154 Acta de inventario. g) Ajuste de Inventario de las Cafeterías: Una vez se realice el conteo físico de productos de cafetería, se ingresa esta información al Sistema de Cafetería, para realizar el ajuste de inventario en cuanto a cantidades, así mismo se puede consultar un informe de los ajustes realizados. h) Dadas de Baja Cafeterías: Un producto se puede dar de baja sólo cuando esté vencido o dañado , estos productos deben ser reportados inmediatamente al Administrador Punto de Venta o a quien delegue, para que se realice la respectiva baja en el Sistema de Cafetería , donde se especifique el producto y la causa por la cual se decide dar de baja. Si el monto de la baja supera 1/8 SMLMV deberá ser autorizado por la Jefatura de la SCC, firmando el formato FBE.152 Control de movimientos de inventario cafeterías, en la casilla correspondiente. i) Los insumos y/o productos se solicitan a través del medio acordado con el proveedor, ya sea vía fax, correo electrónico, por teléfono o por escrito. Constituye el soporte de los pedidos los formatos establecidos por el proveedor o en su defecto los formatos FBE.34 ó FBE.107. J) Los inventarios de las diferentes cafeterías son afectados por las ventas y movimientos diarios de productos descritos en el procedimiento PBE.24 Ingresos por caja de los puntos de venta de la cafetería. K) Los productos que ingresarán a la cafetería son: Productos de lonchería, paquetería, botellas y empacados en general. Código : PBE.23 PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESO PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Actividad Inicio/Fin Dec isión Procesamiento en S.I. o intranet Documento Procedimiento predefinido TIEMPO ESTIMADO DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Archivo Interno Conector de página RESPONSABLE Versión : 06 Página 3 de 11 Conector DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Recibe la minuta A Pág. 6 NO 1. Recibe las minutas de todos los servicios de alimentación de la SCC, en medio físico, estas son entregadas por el Profesional en Nutrición de la SCC. 1 Hora Almacenista / Auxiliar de almacén 8 Horas Almacenista / Auxiliar de almacén ¿Ingreso de Insumos/productos por almacén? SI 2. Determina Las cantidades a pedir. 2. Revisa las existencias de los insumos y/o productos, ajusta y determina las cantidades que deben solicitarse a los proveedores. 3. con la periodicidad establecida (ver Consideraciones (i) ). Formato FBE.34/ FBE. 107/ Formato del proveedor 1 Notas: 1. En el caso del servicio de alimentación especial o de alguna eventualidad en los demás servicios, el profesional responsable, solicita los insumos y/o productos necesarios. soporte del pedido, debe hacer uso de los formatos Consideraciones literal i). 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil 4 Horas Hoja de cálculo (excel) Código: PBE.23 PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESO PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN TIEMPO ESTIMADO DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE 1 Sujeto al proveedor. Proveedor 1 Hora Actividades 4,5,6, y 7 6. Verifica que los insumos y/o productos Almacenista / Auxiliar de almacen presencia del proveedor o su representante. ¿Los productos cumplen con especificaciones? SI B Pág. 5 NO Almacenista / Auxiliar de almacen Almacenista / Auxiliar de almacen 8. Diligencia y archiva el formato FBE.47 2 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil Versión : 06 Página 4 de 11 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESO Código: PBE.23 PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO ESTIMADO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Versión : 06 Página 5 de 11 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 Formato FBE.47 Eventualidades y Devoluciones. 1 Hora Almacenista / Auxiliar de almacen 3 Horas Almacenista B Comprobante de entrada a almacén y orden de pago respectiva en el SIF. Ruta: Sistema de información>sistema financiero>Almacenista inventarios>Entradas a almacén 11. Entrega personalmente los debidamente contados y pesados a insumos y/o productos 12. Devuelve los insumos y/o productos no utilizados en la preparación, al almacenista y el auxiliar de almacén. FBE.04 Control de Traslado de insumos y productos 3 Nota: 1. Al final de la jornada el Profesional de la SCC y el almacenista o el auxiliar de almacén, realiza el registro correspondiente de las cantidades utilizadas en el formato FBE.04 (Control de traslado de insumos y productos). 2. El formato FBE.04 (Control de traslado de insumos y productos), debe estar firmado por quien entrega y por quien recibe los insumos y/o productos y se debe entrega al almacenista. 1Jornada: 1 día hábil 1 Hora ½ Jornada: ½ día hábil 4 Horas Comprobante de entrada a almacén y orden de pago PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESO Código: PBE.23 PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN TIEMPO ESTIMADO DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE Versión : 06 Página 6 de 11 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 formato FBE.04 (Control de traslado de insumos y productos), generando el Comprobante de salida de almacén FIN A Auxiliar de cafetería últimos días. 4 Horas propio, debe hacer uso de los formatos establecidos por la Formato FBE.34/ FBE. 107/ Formato del proveedor . 4 formato FBE.04 (Control de pedido y salidas de almacén), con el fin de realizar las salidas en el SIF. 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil Pedido diario de insumos y productos PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESO Código: PBE.23 PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO 4 Al final de la jornada el Profesional de la SCC y el almacenista o el auxiliar de almacén, realiza el registro correspondiente de las cantidades utilizadas en el formato FBE.04 (Control de traslado de insumos y productos). FBE.152 Control de movimientos de inventario cafeterías Notas: 1. Para el registro siga la ruta: 2. Para la aprobación siga la ruta: Para el registro siga la ruta: FBE.152 Control de movimientos de inventario cafeterías 5 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil 4 Horas RESPONSABLE Versión : 06 Página 7 de 11 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESO Código: PBE.23 PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN 5 21. 21. Realiza periódicamente el inventario físico de los productos. Esta verificación se realiza con base en la información del sistema de Cafetería y el conteo físico. Nota: Se debe realizar a cada una de las cafeterías. 22. Entrega informe del inventario 22. Genera Acta de inventario de productos de cafetería FBE.154 y lo entrega a la jefe de la SCC. Formato FBE. 154 Acta de inventario de productos de cafetería FIN Ruta: www.uis.edu.co> Nuevas Versiones>Acceder>Usuario>Contraseña> cafetería>Administrador Cafetería>Inventario>Realizar Inventario> y Producto>Agregar>Digite Cantidad del conteo Físico>Guardar . 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE Versión : 06 Página 8 de 11 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Código: PBE.23 Versión : 06 Página 9 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01 02 03 FECHA DE APROBACIÓN Agosto 3 de 2009 Diciembre 13 de 2012 Abril 23 de 2015 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento - Modificación del nombre del procedimiento. - Objetivo: Inclusión de las actividades de control de inventario. - Alcance: Eliminación de las actividades concernientes al pago de insumos y/o productos e inclusión de líderes de servicios de alimentación y empleados en quienes se delegue. - Ajustes en la consideración relacionada con la periodicidad de los pedidos. - Inclusión de las consideraciones relacionadas con realización periódica de inventarios , bajas, ajustes de inventarios, solicitudes a los proveedores y soportes correspondientes. - Eliminación en el diagrama de flujo del procedimiento predefinido Elaboración de minutas ya que no aplica para todos los servicios de alimentación. - Inclusión del FBE.107 Pedido Semanal de Insumos y Productos. - Eliminación del horario de recepción de insumos. - Descripción más detallada de la entrega de los insumos para el alistamiento y preparación de los alimentos . - Inclusión de actividades relacionadas con la baja de los insumos y /o productos, y la realización periódica de inventarios. - Eliminación de actividades concernientes al trámite de pago de insumos y /o productos. · Inclusión de nueva normatividad · Ajustes en las consideraciones · Eliminación de la ruta de acceso del numeral referente a: “Registra salidas de insumos del almacén en el SIF” · Modificación de los numerales: Registra el ingreso de los productos a cafetería en el software Sistema de Cafetería. Realiza el registro de las ventas de cafetería Descarga del Sistema de Cafetería los productos que salen desde cafetería a las UAA Traslada productos entre los puntos de venta Realiza la baja de los productos que así lo requieran Realiza periódicamente el inventario físico de los productos Realiza ajuste del inventario en el Sistema de Cafetería según el inventario físico PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Código: PBE.23 Versión : 06 Página 10 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 04 05 FECHA DE APROBACIÓN Noviembre 09 de 2016 Febrero 16 de 2018 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Eliminación de la palabra necesarias en el objetivo Inclusión en el alcance de la frase ”supervisores de turno de cocina” Reforma en la consideración “c” Eliminación de la frase cuartos fríos de todo el documento. Cambio en la consideración “h” de la frase líder de cafetería por Administrador de punto de venta. Eliminación de la actividad 1,16, 17, 18 y 20 Inclusión de la actividad 1. Recepción de las minutas Eliminación de los dos formatos de la actividad 7 Eliminación de los símbolos documento de las actividad 9 (Comprobante de entrada a almacen y Orden de pago automático), todo ahora se hace en el sistema. Cambio en la redacción de la descripción de las actividades Síntesis del contenido de todas las actividades Eliminación de las actividades Cambio de la palabra líder de cafetería por Administrador punto de venta en todo el documento . Inclusión de tiempos. Inclusión de la actividad 18. Modificación en las consideraciones d, f y h. Cambio de Administrador Punto de Venta (APV) por Profesional SCC, en definiciones y/o abreviaturas Inclusión de la consideración asociada a inventario físico en cada cafetería y ajuste de Inventarios de las Cafeterías . Se incluye un documento FBE.152 Control de movimientos de inventario cafeterías y FBE.154 Acta de inventario. PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Código: PBE.23 Versión : 06 Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 06 FECHA DE APROBACIÓN Mayo 23 de 2019 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Eliminación de simbología del diagrama de flujo en todas las hojas excepto de número 3 donde se da inicio al procedimiento. Modificación en la descripción de la actividad 6. Inclusión salida de documentos FBE.34 Y FBE. 107 después de la actividad 3. Modificación en la descripción de la actividad 9 por la inclusión de SIF en la ruta. Inclusión salida de documento “Comprobante de entrada a almacén y orden de pago”. Modificación en la descripción de la actividad 11. Modificación en la descripción del nombre del formato FBE. 04 en la actividad 11. Inclusión salida documento “Comprobante de salida de almacén” después de la actividad 12. Eliminación de actividad 13. Inclusión salida Formatos FBE.34 Y FBE.107 después de la actividad número 14. Inclusión de la actividad número 16 “Diligencia formato FBE.04”. Modificación de la actividad 18. Modificación en la descripción de la actividad 20. Modificación en la descripción de la actividad 21. Inclusión salida Formato FBE. 154 “Acta de inventario de productos de cafetería”. Inclusión del documento de referencia
