Manuales administrativos Concepto Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto información de la organización (antecedentes, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas. Objetivos •Presentar una visión de conjunto de la organización •Precisar las funciones asignadas a cada unidad operativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. •Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen. •Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación. •Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio. •Promover el aprovechamiento racional de los recursos de las labores encomendadas a todo el personal. •Fortalecer la cadena de valor de la organización. •Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal. •Servir como una fuente de información para conocer la organización. •Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones. Clasificación básica •Por su naturaleza o área de aplicación •Por su contenido •Por su ámbito Por su naturaleza o área de aplicación Microadministrativos •Corresponden una sola organización •Se refiere a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica. Macroadministrativos •Son los documentos que contienen información de más de una organización. Mesoadministrativos •Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico. Por su contenido De organización •Contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales. De procedimientos •Incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. De gestión de calidad •Describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance, directrices de calidad. De historia de la organización •Refieren a su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición. De políticas •Incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización. De contenido múltiple •Estos manuales concentran información relativa a diferentes aspectos de una organización. De puestos •Precisa relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización. De técnicas •Detalla los principios y criterios necesarios para el desempeño de las actividades. De ventas •Es un compendio de información específica para apoyar ésta función. De producción •Representa un elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en todas sus fases. De finanzas •Manual que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos los niveles. De personal •Condiciones de trabajo •Organización y control de personal De operación •Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones que deben desarrollase. De sistema •Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc., de una organización. Por su ámbito Generales •Contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de personal. Especifico •Concentran información de un administrativa de una organización. área o unidad MANUAL DE ORGANIZACIÓN Documento que contiene información referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización. IDENTIFICACIÓN Este manual debe incluir, en primer termino, los siguientes datos: • Logotipo de la organización • Nombre de la organización • Denominación y extensión del manual (general o especifico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta. • Lugar y fecha de elaboracion • Numero de paginas • Sustitución de paginas (actualización de información) • Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. • Clave de la forma: en primer termino se deben escribir las siglas de la organización: en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el numero consecutivo del formulario y, en cuarto, el año. INDICE O CONTENIDO • RELACION DE LOS CAPITULOS O APARTADOS QUE CONSTITUYEN EL CUERPO DEL DOCUMENTO. PROLOGO, INTRODUCCIÓN O AMBOS • EL PROLOGO NORMALMENTE ES LA PRESENTACION QUE HACE DEL MANUAL ALGUNA AUTORIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. LA INTRODUCION ES UN BREVE EXPLICACION DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, COMO SE ESTRUCTURA, PROPOSITOS, AMBITO DE APLICACIÓN Y LA NECESIDAD DE MANTERLO VIGENTE. LEGISLACIÓN O BASE LEGAL contiene una lista de títulos de los principios ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares ATRIBUCIONES • Transcripción textual y completa del articulo, clausula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan su quehacer. ESTRUCTURA ORGANICA Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía. • La estructura debe corresponder a la representación grafica en el organigrama. • Codificar de tal forma que sea posible visualizar con claridad los niveles de jerarquía. Ejemplo: 1.0 1.0.1 1.0.2 1.1 1.1.1 1.1.2 Dirección general Asesoría Auditoria interna Gerencia general Gerente divisional “A” Gerente divisional “B” ORGANIGRAMA • Es la representación grafica de la estructura de una organización o bien de alguna de sus areas, la cual muestra que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. MISION Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencias para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible. FUNCIONES Es la representación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organización. Aspectos para la presentación de las funciones: • Que los títulos de las unidades correspondan a los que se utilizan en la estructura orgánica. • Que se sigan el orden que se estableció en la estructura. • Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS En la reseña básica de los puestos que componen cada unidad administrativa, que incluye la información siguiente: • Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc.) • Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos subordinados y facultades de decisión, así como las relaciones de línea y especificas. • Funciones generales y especificas. • Responsabilidades o deberes • Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización, así como las que deban establecer externamente. • Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencias iniciativa y personalidad. Manual de procedimientos ¿Qué es un manual de procedimientos? Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. UTILIDAD • Permite conocer el funcionamiento interno. • Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal. • Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. • Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. • Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. SE CONFORMA POR: A) IDENTIFICACIÓN Este documento debe incorporar la siguiente información: • Logotipo de la organización. • Nombre oficial de la organización. • Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. • Lugar y fecha de elaboración. • Número de revisión. • Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. • Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal. B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. • Prologo es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización y es del mas alto nivel jerárquico,. • Introducción es una exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, su aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. C) ÍNDICE Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento. D)CONTENIDO Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual ya sea general o específico. E) OBJETIVO Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. F) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Esfera de acción que cubren los procedimientos. G) RESPONSABLES Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. H) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimiento. I) CONCEPTO. Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento. J) PROCEDIMIENTO Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. K) DIAGRAMAS DE FLUJO Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento. L) FORMULARIOS O IMPRESOS Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. M) GLOSARIO DE TERMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos. Manual de gestion de la calidad identificacion • Se deben de incluir en primer termino los siguientes datos: • Logotipo de la organización • Nombre de la organización • Nombre del manual • Codigo que lo identifica • Nivel o numero de revision • Pagina • Edicion(fecha de la revision) • Unidades responsables de su elaboracion, revision y autorizacion logotipo Manual de gestion de calidad Nombre de la organizacion sello codigo elaboro Fecha de revision reviso Numero de revision autorizo pagina Indice o contenido • Relacion de los capitulos o apartados que contiene el documento, debe incluir, la seccion o capitulo, la referencia o renglon especifico del documento y la pagina correspondiente Generalidades introduccion • Presenta la situacion, compromisos y lineamientos para la implementacion del sistema de gestion de la calidad basado en normas ISO 9000:2000 Alcance • Es el Area de influecia establecida para la aplicación del sistema de gestion de la calidad. De acuerdo con el giro y necesidades de la organización, la cobertura variara debido a las exclusiones que se realicen. Directrices de calidad Politica de calidad • Son los objetivos que establecen un compromiso de lograr la satisfaccion de clientes y una buena relacion con proveedores, a travez del mejoramieno continuo de precios, calidad, servicio, comunicación e innovacion tecnologica Objetivos de calidad • La satisfaccion de los clientes cumpliendo con sus expectativas • Rentabilidad • La mejora de procesos • Liderazgo en el mercado • El trabajo en equipo para crear valor • El desarrollo del capital humano Responsabilidad y autoridad del sistema de gestion de la calidad Estructura organizacional Matriz de responsabilidades • Son enunciados que formula cada unidad administrativa de la organización a nivel direccion y gerencia, en los que se establece en forma general la responsabilidad que asumen en relacion con el sistema de la calidad Mapa de procesos • INTERACCION DE PROCESOS: • Es la interrlacion de procesos clave (procesos operativos criticos para el éxito de una organizacion), con procesos estrategicos (procesos orientados a la correcta gestion de la alta direccion que proporcionan directrices a todos los demas procesos), y con procesos de soporte (procesos de tipo administrativo que apoyan al resto de los procesos) Requisitos generales y de la documentacion • Es la documentacion que sustenta el sistema de gestion de la calidad la cual esta integrada por las generalidades, manual de calidad, control de documentos y control de documentos y control de registros. Procesos operativos • Revision de los procesos para elaborar los productos y prestar los servicios considerando los elementos siguientes: • 1.- planificacion • 2.-procesos relacionados con el cliente • Determinacion de requisitos • Revision de requisitos • Comunicación con el cliente • 3.- diseño y desarrollo • 4.-compras • 5.-control de la elaboracion del producto, prestacion del servicio o ambas cosas • 6.-control de los dispositivos de seguimiento y medicion PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Diseño del proyecto En el diseño del proyecto los datos tienen que asentarse con exactitud y objetividad. RESPONSABLES • Debe asignarse a un coordinador general, auxiliado por un equipo técnico integrado por lideres de proyecto, asistentes y analistas. • El equipo técnico debe estar integrado por personas con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca los objetivos, estructura, funciones, procesos y personal de la organización. COORDINADOR Delimitación del universo de estudio • Los responsables deben evaluar el nivel técnico requerido para el manejo de los contenidos, las cargas de trabajo y la jerarquía de necesidades de acuerdo con las prioridades de la organización. Estudio preliminar • Indispensable para conocer los procesos, funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Fuentes de información • Personas y mecanismos donde se puede obtener información de donde pueden obtenerse datos para la investigación como: Instituciones Archivos de la organización Directivos y empleados Clientes y / o usuarios Mecanismos de información PREPARACIÓN DEL PROYECTO • Una vez recabados los documentos preliminares el documento de partida quedara integrado de la siguiente manera: Propuesta técnica que debe incluir: Naturaleza Tipo de manual Alcance Área de influencia Necesidad Justificación del manual Manuales anteriores Antecedentes Objetivos Logros Estrategia Ruta para orientar los cursos de acción Acciones Actividades o iniciativas para elaborarlo Humanos, materiales y tecnológicos Recursos Costo Beneficios que se esperan obtener Resultados Información complementaria Material e investigaciones Programa de trabajo, que debe especificar: Identificación Nombre del manual Responsable (s) Unidad o grupo quien tendrá a cargo Área la elaboración Estructura orgánica Clave Número progresivo de las actividades Actividades Pasos para captar y procesar los datos Fases Orden secuencial Calendario Fechas para el inicio y terminación de cada fase Representación gráfica Cuadros e imágenes Presentación del programa Formato Reportes de avance Seguimiento de las acciones Tiempo para informar avances Periodicidad Presentación del proyecto de manual a las autoridades competentes • A los participantes Para depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es necesario presentarlo a las siguientes unidades. 1. Área que intervendrá directamente en su aplicación 2. Área responsable del manejo de los recursos económicos 3. Áreas de la organización Al responsable de su autorización El proyecto debe someterse a la aprobación del titular de la organización. Una vez autorizado del responsable debe divulgar entre todos los niveles jerárquicos de la organización el propósito que perseguía la elaboración del manual, resaltando los beneficios que se obtendrán. Captación de los datos • Debe obtenerse una lista del personal que va a participar en el levantamiento de los datos. Capacitación del personal: Una vez integrado el equipo debe capacitársele, en todo el proceso que seguirá para preparar el manual. Cuando el equipo de trabajo sea numeroso, se deberán formar equipos distribuyendo a cada uno actividades diferentes. Levantamiento de los datos: Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar datos útiles para el manual. Para recabar información puede utilizarse alguna información de técnicas de recopilación siguientes: a) b) c) d) Investigación documental Observación directa Consulta a sistemas de información Cuestionario Cédula Entrevista: Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva es conveniente: Tener claro el objetivo Establecer anticipadamente la distribución del trabajo Concertar previamente la cita Atender al compromiso Integración de los datos Una vez que se cuenta con los datos de las áreas involucradas en la elaboración del manual se deben ordenar y sistematizar para preparar su análisis • Objetivos • Estrategias • Estructura orgánica Resguardo • Recursos presupuestales • Normas y políticas administrativas • Instrumento jurídico – administrativo Clasificación • Funciones • Procedimientos Antecedentes • Procesos • Infraestructura tecnológica • Equipo Situación actual: • Condiciones de trabajo • • • Ambiente laboral Control Relaciones en el entorno Análisis de datos: Se deben revisar los datos que se captaron y debe efectuarse desde dos perspectivas: 1. DE EXAMEN • • • • • • • Conocer Describir Descomponerlo Examinarlo críticamente Ordenar cada elemento Definir las relaciones Identificar y explicar su comportamiento 2.-DE EVALUACION • • • • • • • • • • • • • • • Objetivos Estrategias Estructura orgánica Recursos presupuestales organizados Normas y políticas administrativas Instrumentos jurídico administrativos Funciones Procedimientos Procesos Infraestructura tecnológica Equipo Condiciones de trabajo Ambiente laboral Control Relaciones con el entorno Técnicas de apoyo al análisis • Comprende los recursos técnicos que se emplean para examinar la información obtenida y están directamente relacionadas con el origen del proyecto, así como con la formación técnica del líder o responsables. Preparación del manual El coordinador general debe convocar a todos los miembros del o de los equipos de trabajo para revisar el contenido y presentación de cada apartado. Validación: La información debe presentarse a las personas entrevistadas para que firmen de conformidad en un espacio específico. Estructuración: El equipo técnico debe reunirse las veces que sean necesario para compaginar e integrar el proyecto final del manual. Formulación de recomendaciones Se convierten las conclusiones y observaciones en propuestas específicas, es decir, en recomendaciones. La elaboración de un manual relaciona aspectos como los siguientes: • • • • • • • • • • • • • • • Redefinición de objetivos Reorientación de estrategias Modificación de estructuras Resignación de recursos Fortalecimiento de normas y políticas administrativas Cambios de los instrumentos jurídico – administrativos Reorganización de funciones Ajuste de procesos y procedimientos Refuerzo de la plataforma tecnológica Redistribución del espacio y organizacionales Cambios en los métodos de trabajo Mejor aprovechamiento de la fuerza de trabajo Mejora de la calidad de productos y servicios Reorientación de los controles Replanteamiento de las relaciones con el entorno Elaboración del informe Los resultados deben incluirse en un informe. Es necesario presentar el informe de manera explicita y con un lenguaje exento de tecnicismos; un informe consta de estos elementos: Introducción, Cuerpo o parte principal, Conclusiones y recomendaciones y apéndices o anexos. Presentación del manual para su aprobación Cuando el manual ha quedado estructurado, el coordinador general debe someterlo a la aprobación de las instancias procedentes. A los niveles directivos Al órgano de gobierno A otros niveles jerárquicos Reproducción del manual Una vez que el equipo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones sugeridas en los diferentes niveles de decisión , tiene que coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos con el fin de que el documento se reproduzca para su distribución e implementación. Caratula: Tiene como objetivo su identificación a través de los siguientes • • • • elementos: Nombre oficial de la organización Logotipo oficial Nombre genérico del manual en relación con su contenido Nombre de la unidad administrativas responsable de su elaboración. Implementación del manual Representa el momento para traducir las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales. Métodos de implementación: Están estrechamente relacionados con elementos de las estructuras tales como: Tipo de manual, cobertura, naturaleza jurídica y tamaño de la organización, recursos asignados, personal de apoyo, cultura organizacional y entorno. Difusión del manual Es conveniente definir un programa para la presentación del manual; también se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización y se deben emprender campañas de difusión mediante revistas, boletines, folletos, paneles, etc. Revisión y actualización La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de su información, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por medio de revisiones periódicas. Mecanismos de seguimiento y evaluación: Son aquellos que ponen en practica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la información administrativa llegue ágil y claramente a las áreas y niveles que las necesiten.
