MANUAL DE PROTOCOLO ROTARIO DEL DISTRITO-D-4455—2016-2017 PGD JUAN CARLOS CONTRERAS GD. 2011-2012-Distrito-4455 ACIPR Asistente Regional de Imagen Pública-para la Zonas 23 B y C2013-2019 Instructor Distrital-D-4455 Director de la escuela de Maceros D-4455-lima-Peru Director de la Escuela de instrucción Rotaria Presidente del Rotary Leadership Institute-Division Peru Director de Protocolo del Instituto Regional Lima-2014 Rotary Global History Fellowship (RGHF) Estimados amigos en Rotary: En este Período 2014/15, en que celebramos los 110 Años años de vida de vida institucional de Rotary International y de nuestro queridos Distritos Peruanos- Distrito 4455 y 4465, fruto de las trayectorias e historias, esfuerzos y realizaciones, de quienes otrora llevaran adelante los Distritos 4455 y 4465. A pesar que Rotary International no prescribe o sugiere en detalle, los deberes y procedimientos del MaCeRo de los clubes, es esencial instruir nuevos rotarios y nuevos MaCeRos en los tópicos que explica este manual. Las funciones del MaCeRo son aplicables a cada reunión semanal y toda función rotaria y de igual modo, el protocolo rotario tiene similar uso e importancia. Estas razones hacen imperativo que el Club tenga un recurso adecuado para capacitar rotarios en esos tópicos y de esa necesidad nació este manual. He estimado conveniente recurrir a las competencias y sabiduría de quien la tiene, en el tema del Protocolo Rotario y celebro haber tenido una respuesta favorable por parte del amigo PGD. Dr. Julio Silva Santisteban, GDP. Dr. Jorge Joels Carrión, a la Sra. Alicia Pijal y Srta. Marni Nixon, de Chicago Casa Central, por sus valiosos aportes y documentos sustenta torios, quienes han contribuido con sus conocimiento en el tema para que se desarrolle este Manual, que pretendo, en el año que me han confiado la gestión de Instructor de la Gobernación, se tome en cuenta en nuestros Clubes, y gradualmente iremos aprendiendo de la importancia y significado de cada aspecto de lo que implica el protocolo en el rotarismo. Estas breves palabras, son primero de agradecimiento a mis colaboradores, y en segundo lugar, quiero instarlos a todos a ponerlo en práctica, incluso me ayuden también, para que yo observe el mismo, pues sé que significa un aprendizaje el poner en marcha un Manual propio de nuestro Distrito. Si todos hacemos bien nuestra tarea en este año, he de presentar al Comité de Resolución y Proyectos este Manual para que se apruebe y quede de modo definitivo como el Manual de Protocolo del Distrito y obviamente trascienda la gestión de un año de este Gobernador. 1 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 Por lo expuesto, dejo en claro que con la aplicación que se realice del mismo en 2014/15, iremos evaluando y junto a Javier recibiendo las consultas y los aportes, que todos puedan realizarnos. El presente manual no forma parte de ningún Juego de materiales distribuido por Rotary International o el Distrito 4455. Este manual fue producido por y para Rotary Club y sus socios. Cualquier rotario en cualquier club es bienvenido a usar esta publicación si su club lo permitiese. Puedes adquirir una copia gratuita, en formato PDF, solicitándola mediante el correo electrónico de: [email protected] Nos complace la crítica constructiva. Exhortamos tus comentarios y de ti quisiéramos saber si este manual contiene algún error. Si tienes preguntas o comentarios acerca de este manual, por favor comunícate con: [email protected] Soy un convencido, que crecer, se crece de a poco y tramo a tramo, y se hace en equipo, por ello insto al Sub Comité de Protocolo del Distrito y a los Jefes de Protocolo de cada uno de los Clubes, a poner el mayor empeño en llevar adelante este Manual, que ha sido tarea y esfuerzo de muchas horas de trabajo conjunto. Damos nuestra más sincera gratitud a los muchos rotarios que de una manera u otra contribuyeron a este manual. Este manual no hubiese sido posible sin la invaluable experiencia y espíritu de cooperación de todos ellos. En especial y sin consideración protocolar damos gracias a los siguientes rotarios, quienes significativamente aportaron a este manual. Un fraternal abrazo. PGD JUAN CARLOS CONTRERAS Gobernador 2011-2012 Instructor Distrital Director de Protocolo del Instituto regional de Lima-2014 Director Distrital de Protocolo Distrito 4455-Peru 2 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 En el mundo Rotario, Protocolo, podemos definirlo simplemente como: “El Arte de hacer bien las cosas, siguiendo unas mínimas pautas o normas establecidas” En nuestra organización es indispensable conocer estas normas, comprendiendo que el orden que sugiere el protocolo tiene una razón. Los puntos de este manual nos permitirán preparar adecuadamente cualquier reunión rotaria logrando que el respeto a estos puntos, pero sobre todo el respeto a nuestros compañeros rotarios convierta en una costumbre sana y productiva. Pero revisemos algunos conceptos: Ceremonial: Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española, define al ceremonial (del latín “caeremoniâlis”) como: 1. Perteneciente o relativo al uso de ceremonias. 2. Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne. 3. Libro, cartel o tabla en que están escritas las ceremonias que se deben observar en ciertos actos públicos. Ceremonia (del latín “caeremonîa”): Acción o acto exterior arreglado, por ley, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las profanas. El ceremonial se centra en la coordinación de los aspectos formales concernientes a la organización de un evento, acto o ceremonia, ya sea éste público o privado; estableciendo las reglas ordenadoras, necesarias e indispensables, las pautas de comportamiento y trato de todas las personas involucradas, basándose para ello en las normas protocolares y en los usos sociales. Protocolo: (del latín “protocollum”): 1.Serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades. 2.Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático. 3.Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o la costumbre. Protocolo Rotario: Son normas de procedimiento que se aplican en el desarrollo de actos y ceremonias con el fin de satisfacer las exigencias del ceremonial establecido por la costumbre, la ley o la necesidad. El protocolo es un conjunto de detalles, de índole formal. Es necesario considerar y aplicar los adjuntos del protocolo durante planificación, preparación y desarrollo de actos o reuniones rotarías. Tal atención a detalles, impide incurrir en involuntarios errores asociados a decoro, prelación o cortesía. Para reforzar la imagen de aceptable organización y decoro que debe predominar en todos nuestros actos, es conveniente unificar este criterio en el desarrollo de las reuniones. Las reuniones rotarias semanales y los distintos eventos que se realizan a nivel del club, distrital o internacional están revestidos de determinados formalismos que deben observarse en forma estricta por las autoridades que tienen a su cargo el liderazgo de los distintos estamentos rotarios, con la más firme convicción de que sólo cumpliendo aquellas normas prescriptas para su desarrollo, estaremos participando de una auténtica “reunión rotaria” propiamente dicha, de conformidad con lo prescripto por las normas de Rotary International. 1. Aspectos generales a observar en una ceremonia rotaria 3 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 1. 1. El Club rotario deberá contar con los siguientes elementos: Banderas de mesa Bandera nacional a la derecha y bandera rotaria a la izquierda. En caso de contarse con banderas de pie, se guarda el mismo orden, la Bandera nacional de pie debe ubicarse siempre a la derecha, mirando desde la cabecera hacia el auditorio y la bandera rotaria, a la izquierda. Si en la reunión existiera bandera rotaractiana o interactiana deberán ubicarse a la izquierda de la rotaria en el orden indicado. Campana y Mazo Rotarios Serán ubicados en el centro de la mesa cabecera, en el sitio dispuesto para el Presidente del Club. Banner del período (optativo) Contiene los datos del Presidente Internacional en ejercicio, su período y lema rotario; el nombre, apellido y período del Gobernador de Distrito y el nombre, apellido y período del Presidente del Club, ubicándose sobre la pared de fondo a la izquierda de la mesa directiva. Atril (optativo) Para la alocución de los presentes, invitados y funcionarios durante la reunión rotaria, ubicándose a la izquierda de la mesa cabecera, de modo que las autoridades queden a la derecha del mismo. Detrás del atril y como fondo se ubicará el banner del período. 1.2. El presidente debe portar el PIN de Presidente o Collar identificativo del cargo de Presidente . 1.3 El socio rotario debe portar el PIN ROTARIO. No confundir con condecoraciones honoríficas (Paul Harris), puesto que no identifican al rotario (puede portarlas cualquiera que se haya hecho acreedor de las mismas, sea rotario o no). 2. Orden de prelación en la cabecera de una reunión rotaria 2.1. El Presidente del Club, es el anfitrión de la reunión y por consecuencia ocupará siempre y en todo momento el lugar central de la mesa. 2.2. La presencia de autoridades será dispuesta en la mesa cabecera siguiendo el presente orden protocolar: l Presidente, el Gobernador de Distrito Y así sucesivamente con los Ex Gobernadores en forma decreciente (de menor a mayor antigüedad) para concluir con los Asistentes del Gobernador ante los clubes. 2.3. Si en alguna reunión estuviera presente algún funcionario nacional, provincial, municipal o representante diplomático o de la iglesia, deberá ubicarse en el primer asiento 4 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 a la derecha del Presidente del Club, desplazando a todos los demás funcionarios rotarios, retomándose el orden protocolar antes expresado. 2.4. A la derecha de la primera autoridad invitada, tomará su lugar el funcionario de mayor jerarquía rotaria que se halle presente y, así sucesivamente, de derecha a izquierda de la presidencia por el criterio de proximidad, teniendo siempre en cuenta el orden jerárquico. 2.5. El representante del Gobernador de Rotary (aún con la presencia del Gobernador de Distrito representado), en la mesa cabecera siguiendo, por supuesto, el orden jerárquico establecido en el punto anterior. 2.6. Cuando el orador de la noche no sea ninguna de las autoridades presente, su lugar en la mesa cabecera será el ubicado inmediatamente a la izquierda de quien preside la reunión. 2.7. Cuando el orador de la noche sea el invitado especial de la reunión, su lugar será el inmediato a la derecha de quien preside la reunión. 3. Presentación de los invitados 3.1. Cuando quien presida la reunión o el encargado para hacerlo (Macero), proceda a realizar las ‘‘presentaciones’’, lo hará de la siguiente manera: a. Autoridades civiles, eclesiásticas, militares b. Autoridades rotarias c. Autoridades Institucionales d. Visitas rotarias y no rotarias 3.2. Cuando se realice la ‘‘presentación rotaria’’, se sugiere hacerlo del siguiente modo: a. Nombre y Apellido b. Club al que pertenece c. Clasificación d. Cargo rotario 4. Reunión semanal del Club 4.1. El club y los socios deberán observar lo establecido en el numeral 1, adicionalmente se deberá contar con lo siguiente: a. Manual de Procedimiento de Rotary International En poder del Presidente y a disposición de los socios del Club para cualquier consulta que fuere. a. Tarjetas de asistencia para rotarios visitantes de otros clubes b. Libro de firmas para visitantes ilustres o conferencistas 4.2. El Presidente del Club, o quién circunstancialmente preside la reunión rotaria desarrollará el programa previsto para la ocasión, evitando interrupciones por parte de los socios y presentes que no hagan al programa en desarrollo. De existir alguna información de algún socio, se sugiere que la misma sea efectuada antes del comienzo del programa de la reunión, debiendo el interesado, solicitar al presidente el correspondiente permiso previo al comienzo de la reunión, disponiendo el Presidente el momento en que se le concederá el uso de la palabra. 5 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 4.3 Es obligación del Presidente procurar el máximo respeto por los horarios de desarrollo de la reunión, tanto al inicio como el de la finalización de la misma. La duración de ésta se estima prudente entre un mínimo de 90 minutos y un máximo de 120 minutos. 4.4. Es altamente recomendable que el Presidente exhorte a los socios e invitados a participar de la reunión vestidos adecuadamente con una indumentaria personal correcta; es decir, adecuada a la calidad que debe revestir toda reunión rotaria y acorde al período estacional de la misma. 4.5. Es recomendable que las reuniones se realicen en lugares confortables, bien iluminados y aireados; una decorosa presentación de la mesa con todos los atributos que hacen al protocolo de la reunión rotaria (campana, banderas, mástiles, pabellones, banderines, cuadro de Paul Harris si se posee, rueda rotaria, etc.). También es dable mencionar la presentación de la mesa en cuanto a la disposición y calidad de la vajilla (mantelería en buenas condiciones, cubiertos, vasos, servilletas, copas, jarras, botellones, decoraciones florales, etc.), cuya responsabilidad compete al Macero. 4.6. La disposición de la mesa de reunión se hará de tal manera que haya la menor distancia posible entre sus extremos, cualquiera de ellos sean, con respecto al centro de la mesa cabecera. Se preferirá una mesa cabecera algo más extendida en lugar de ‘‘peines’’ muy largos que alejan a los comensales del centro de la reunión. 4.7. Es deseable y recomendable que las intervenciones de cualquier rotario en la reunión sean realizadas de pie y en lo posible desde un atril especialmente dispuesto, salvo impedimento físico. Se invitará a hacerlo de la misma forma a las visitas cuando estas tengan algo que informar en la reunión. El Secretario, el Tesorero y el Macero también se dirigirán a los presentes desde el atril especialmente dispuesto. El Presidente lo hará desde su sitio de cabecera. 4.8. El toque de campana indica: “toque de atención’’ y, es muy recomendable que, hasta que no se haya conseguido un silencio total, no se dé comienzo a la información o parlamento de quién tenga que hacer uso de la palabra. Este aspecto tendrá que necesaria-mente manejarlo el Presidente o quien dirija en su defecto la reunión. 4.9. Si un socio o rotario visitante por indisposición u otra alternativa personal tiene la necesidad de abandonar la reunión antes de la finalización de esta, es recomendable que el mismo se dirija al sitial de la Presidencia y solicite el permiso correspondiente para retirarse. Obtenido el permiso se sugiere retirarse en la forma más discreta posible. En el saludo al Presidente o quien preside la reunión se entenderá que el mismo es extensivo a todos los presentes. 4.10. Cuando una autoridad invitada exprese su necesidad de retirarse antes de finalizar la reunión quién preside procederá a suspenderla momentáneamente, informará a los presentes de la circunstancia, a las que agregará las suyas la autoridad en cuestión, luego quien preside acompañará a la visita que se retira hasta que esta salga totalmente del 6 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 recinto. Una vez realizado lo que precede, ocupará su lugar y procederá a reanudar la reunión. 4.11. Desde su llegada hasta el momento de retirarse, las visitas y los invitados especiales deben ser adecuadamente atendidos, evitando por todas las formas posibles que en algún momento ellas o alguno de ellos queden solos, aislados o desatendidos. 4.12. Ante la presencia de alguna autoridad de cualquier orden que no tenga que ocupar el sitio de Orador, se le invitará discreta y cordialmente a hacer uso de la palabra. Si ésta acepta se le concederá el uso de la palabra después de la actuación del orador de la noche. Si no acepta debe respetarse se respetará su decisión sin hacer mención de ello, agradeciendo al final de la reunión su presencia. 4.13. Toda reunión de un club rotario será presidida por su Presidente natural. En caso de ausencia de este, asumirá la presidencia el Vicepresidente y así sucesivamente lo harán: el Past Presidente, el Secretario, el Tesorero, o el rotario con más antigüedad como socio activo del Club, debiendo respetarse el orden protocolar expresado. 4.14. En caso de indisposición repentina del Presidente u otra alternativa que le imponga abandonar la reunión ya comenzada, asumirá la Presidencia pro tempore hasta concluir la reunión el funcionario que corresponda de acuerdo a lo expresado en el acápite que antecede. 4.15. Es recomendable que la información a proporcionar durante la reunión rotaria por Secretaría y los distintos Comités intervinientes en el programa, sea sobria, concisa, instructiva y, en lo posible de fácil entendimiento para las visitas no rotarias. En su caso, el miembro informante procederá a explicar en términos accesibles a no rotarios la información a brindar. 4.16. La apertura y cierre de las ‘‘reuniones conjuntas o interclubes’’ deberá ser efectuada por el Presidente del club anfitrión, sin excepción. 4.17. En las “reuniones conjuntas o interclubes”, si el orador debe ser presentado por el Presidente de un club visitante o el orador rotario pertenece a un club visitante, se procederá de la siguiente manera: a) el anuncio de la actuación del orador de la noche lo hará el Presidente del club anfitrión, b) luego pedirá al Presidente o al rotario del club presentante del orador, que realice formalmente la misma, c) a continuación el orador hará uso de la palabra. 4.18. Cuando el orador con el permiso del Presidente del club anfitrión, solicite o proponga preguntas a los asistentes, es recomendable que ellas se realicen por escrito a fin de un mejor ordenamiento y evitar posibles molestias al orador. 7 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 4.19. Al término de la actuación del orador de la noche, el Presidente del club anfitrión agradecerá su intervención. En caso que el orador pertenezca o hubiera sido invitado por un club visitante, el Presidente del club anfitrión hará resaltar la circunstancia y agradecerá la colaboración. 4.20. Al término de la reunión el Presidente agradecerá la presencia de las visitas en el orden establecido de prelación, luego para el cierre formal de la reunión el presidente deberá declarar los lemas de Rotary: “ Dar de Si antes de Pensar en Si” y “Se benefician más quienes mejor sirven”, siendo secundado por todos los rotarios asistentes. 4.21. Es condición de todo rotario que concurre a una reunión de un club donde no sea conocido, presentar su identificación rotaria, en la que figuran sus datos personales y los del Club al cual pertenece. 5. Esquema propuesto de una reunión rotaria 5.1. Recepción y acogida a los asistentes Esta se da momentos anteriores al inicio de la reunión semanal; el macero tiene como misión los siguientes aspectos: Acoger a los asistentes y tomar nota de aquellos conferenciantes, invitados o miembros de otros clubes que acudan a la reunión. En el caso de los conferenciantes e invitados tomará cuenta de quién es el rotario que los presenta y en el caso de que deba efectuar una presentación de los mismos recogerá sucintamente los datos personales y profesionales que entienda conveniente en cada momento. Indicar a los asistentes que no sean miembros del club, el lugar en que deben ocupar asiento tomando como referencia al Presidente de la reunión, en función del cargo que ocupe a nivel distrital, de la organización rotaria, en el caso de rotarios, y de su importancia como Autoridad civil, eclesiástica, militar, etc. o de la circunstancia por la que concurra a la reunión (conferenciantes). Así, una vez establecido el orden de importancia (cargos en vigor, por delante de pasados y de cargos electos, etc...) se sentará alternativamente de derecha a izquierda del Presidente de la Reunión. Pagos.-El tesorero deberá atender a que todos los asistentes cumplan con su deber de abono del costo que en cada club se tenga estipulado para cada reunión. Es recomendable que este abono se haga con carácter previo al inicio de la reunión a fin de que luego las gestiones de cobro no interrumpan el desarrollo de la misma 5.2. Programa propuesto de la reunión rotaria A. Saludo de Bienvenida 8 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 Luego del toque de la campana rotaria, por parte del Presidente, el Macero saluda a los asistentes e invitados y anuncia la apertura de la reunión a cargo del Presidente. Como muestra de la acogida rotaria se debe hacer una especial mención de los rotarios de otros clubes que nos acompañan en la reunión. Si ostentan cargos a nivel distrital o de la organización rotaria, deberá atenderse a su presentación respetando normas de protocolo (aprovechemos el lugar en el que están sentados para proceder a su presentación). Igualmente se debe hacer una breve presentación de los invitados o invitarles a ellos o a quienes les presentan a realizarla y, en el caso de los conferenciantes se puede dejar la presentación hasta el momento anterior al inicio de su conferencia. B. Apertura de la reunión La efectúa el Presidente del club y en su defecto cualquier rotario, en orden decreciente que hubiera ocupado tal cargo con anterioridad. Los asistentes, en silencio y de pie atenderán la invocación rotaria, declaración del lema del año y el toque de campana. El aplauso de los asistentes cierra este momento que señala claramente el comienzo de la reunión Si por cualquier causa el Presidente estimara oportuno guardar un minuto de silencio, con independencia de que lo pueda hacer en el momento que juzgue conveniente, este es un buen momento pues se aprovecha el silencio natural, que con motivo del desarrollo del acto se ha producido. C. Saludo al Estandarte Nacional El Macero anunciará el nombre del rotario que hará el saludo a la bandera nacional, lo cual previamente habrá coordinado con el referido socio; el rotario encargado del saludo dirigirá unas palabras en homenaje a la bandera nacional, lo cual será cerrado con aplausos. D. Saludo a la Bandera Rotaria El Macero anunciará el nombre del rotario que hará el saludo a la bandera rotaria, lo cual previamente habrá coordinado con el referido socio; el rotario encargado del saludo dirigirá unas palabras en homenaje a la bandera rotaria, lo cual será cerrado con aplausos. D.1.- En el Perú muchos clubes saludan, al Fundador de nuestra institución Paul Harris y a Don Fernando Carbajal Segura, Fundador del rotarismo en el País. E. Lectura de la prueba cuádruple El Macero anunciará el nombre del rotario que leerá la prueba cuádruple, lo cual previamente habrá coordinado con el referido socio; el rotario encargado de la lectura realizará una breve reflexión al respecto. 9 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 F. Tiempo del Secretario e informes El secretario dará cuenta de los despachos e informes . Asimismo pedirá a los asistentes si tienen conocimiento de cualquier excusa, por viaje o enfermedad, de cualesquiera rotarios del club que no puedan estar presentes en la reunión u otros informes G. Tiempo del Tesorero De manera breve cuenta de los aspectos económicos y financieros del club . H. Informes de los comités del Club Los presidentes de los comités del club informaran sobre sus actividades y proyectos desarrollados. H. Informes del Presidente El Presidente informará al club de las actividades y proyectos desarrollados por los distintos comités, asimismo se coordinarán las actividades en desarrollo. G. Formación Rotaria Un rotario previamente designado deberá brindar al menos 5 minutos de formación rotaria, con el objetivo de que todos los rotarios tengan cabal conocimiento de la organización a la que pertenecen. H. Rotarios de otros clubes En el supuesto de presencia de rotarios de otros clubes, se les concederá la palabra, a fin de que comenten, brevemente, novedades de su club y cualquier otra cuestión que les parezca apropiada. Se procederá asimismo al intercambio de banderines de los clubes cuando procediese. I. Conferencia Una vez terminada toda la parte administrativa de la reunión, se presentará debida-mente al conferencista invitado y se le dará la palabra. Al término de la exposición y/o debate subsiguiente se les pedirá, cuando el Presidente lo estime conveniente, que firme en el libro de honor del Club. J. Cierre de la reunión Cumplido el tiempo de la misma, el Presidente señalará el término de la reunión mediante el toque de campana y la declaración de los lemas de Rotary: “ Dar de Si antes de Pensar en Si” y “Se benefician más quienes mejor sirven”, siendo secundado por todos los rotarios asistentes. 10 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 Aquellos asistentes que lo deseen pueden abandonar la reunión, de cuyos eventos y circunstancias levantará acta el secretario. Seguidamente se da inicio a la Tribuna libre y compañerismo. 6. Visita Oficial del Gobernador del distrito 6.1. En ocasión de la ‘‘Visita Oficial del Gobernador de Distrito’’ al Club, la reunión se desarrollará convocando especialmente a todos los socios del Club, los integrantes del comité de cónyuges y los representantes de los Clubes Juveniles. 6.2. A su ingreso, Gobernador será recibido por los asistentes a la reunión con aplausos, dada su alta envestidura en el Distrito. 6.3. En la ocasión, el Presidente invitará de modo especial al Gobernador a izar el pabellón rotario. En dicha reunión no habrá otro orador que el Gobernador de Distrito, de quién se espera dé a conocer su mensaje rotario, luego de su mensaje nadie más hará uso de la palabra. 6.3. Cuando se prevea la asistencia de varios Presidentes de distintos clubes rotarios que por razones de disposición espacial no puedan ser ubicados todos ellos en la mesa cabecera, es recomendable preparar una mesa especial próxima a la mesa cabecera, ubicándolos por orden de precedencia protocolar, propiciando así un fluido intercambio de ideas y conocimientos entre ellos. El orden protocolar a tener en cuenta para las respectivas ubicaciones será por antigüedad de club rotario representado. 7. Incorporación de nuevos socios 7.1. La ceremonia de instalación o incorporación de nuevos socios se llevará a cabo en reunión especial del Club, para lo cual se invitará a todos los socios, y los cónyuges de los rotarios. 7.2. Se procurará incorporar nuevos socios en ocasión de la Visita Oficial del Gobernador al Club. 7.3. Promediando la reunión, luego de los informes de Secretaría y de los distintos Comités del Club, el Presidente en compañía del Presidente del Comité de Desarrollo del Cuadro Social y del Padrino del socio ingresante procederá a oficiar la Ceremonia de Incorporación de Nuevo Socio, dando pública lectura al protocolo siguiente: Leer Promesa de Pregunta y Respuesta oficial de RI. 7.4. El Presidente del Club entrega al flamante socio el testimonio de incorporación junto a la carpeta de bienvenida para nuevos rotarios. El padrino coloca el pin rotario en la solapa 11 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 del socio incorporado y el Gobernador -si se encuentra presente- procede a colocar el pin que disponga la gobernación a estos fines. 7.5. El flamante socio recibe el saludo del Presidente del Comité de Desarrollo del Cuadro Social. A continuación todos los rotarios se acercan a saludarle y darle la bienvenida al Club. 8. La Macería 8.1. La palabra Macero viene de la contracción de: MAestro de CEremonia Rotario; esto, porque todas las reuniones de Rotary son consideradas ceremonias. En Estados Unidos y Europa se le conoce como el SERGEANT AT ARMS. El reto del Macero es lograr con el presidente hacer que las reuniones sean eficientes y eficaces para cumplir con los objetivos del año Rotario. 8.2. Responsabilidades del Macero a. Tener un amplio conocimiento del Protocolo Rotario y su aplicación que asegure una reunión ordenada y con la solemnidad que caracteriza a Rotary. b. Promover el compañerismo y el conocimiento entre los rotarios. c. Tener disponibles los elementos, equipos y demás que se requieran durante la reunión. (campana, banderas, mástiles, pabellones) d. Debe tener con la debida anticipación el nombre del orador y sus datos personales. e. Velar por el cumplimiento del protocolo rotario. 8.3. Aspectos que debe cuidar el Macero en las reuniones a. Preparar la reunión: ubicar los elementos, comprobar la iluminación, sonido, temperatura, elegir el menú y la ornamentación, etc. b. Instalar la mesa de presidencia. c. Disponer la mesa de reunión, de tal manera que haya la menor distancia posible entre sus extremos, cualquiera de ellos sean, con respecto al centro de la mesa cabecera. d. Recibir a los invitados. e. Atender adecuadamente las visitas, evitando por todas las formas posibles que en algún momento queden solas. f. Controlar los tiempos y cuidar los horarios, tanto al inicio como el de la finalización de la reunión. 12 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 9. Otros aspectos a considerar 9.1. Himno Nacional Sólo en fiestas patrias o muy señaladas y se realizará inmediatamente después del izado de la bandera. NO corresponde entonar el Himno en aniversarios o en cambio de autoridades. Si estuviera presente una representación extranjera, antes del Himno Nacional, podrá interpretarse el himno extranjero. En todos los casos, primero se izan las banderas y luego se interpretan los himnos. Cuando haya que entonar otros himnos nacionales, se ejecutarán en orden alfabético o en el orden de importancia circunstancial. En último término se ejecutará y entonará el Himno Nacional patrio. 9.2. Orden para el uso de la palabra Quienes tienen dos o más cargos deben ser jerarquizados con el más alto. Si hay varios oradores en la reunión, éstos harán uso de la palabra por orden creciente de jerarquía. El último que habla es el Gobernador del Distrito. Después de él, el Presidente del Club sólo dirá unas palabras para agradecer y para el saludo de despedida. El Asistente de Gobernador ocupa siempre el lugar del Gobernador en su ausencia. Cuando el orador no sea ninguno de las autoridades presente, su lugar en la mesa cabecera será el ubicado inmediatamente a la izquierda de quien preside la reunión. Cuando el orador sea el invitado especial de la reunión, su lugar será el inmediato a la derecha de quien preside la reunión. 9.3. Precedencia Es la preferencia, prioridad, privilegio que se aplica en todos los grupos humanos y por la que alguien ocupa el primer lugar, o un lugar preferente con respecto a otra persona, en virtud de la investidura, el grado, el cargo o la posición que desempeñan. revisar orden de Precedencias del manual de procedimientos-2013 Orden Lateral 13 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 Cuando varias personas están sentadas, paradas o caminando en una misma línea, el lugar de preferencia es la extrema derecha. Presentación de los Invitados. 1. Cuando quien presida la reunión o el encargado de hacerlo proceda a realiza las “presentaciones”, lo hará de la siguiente manera: a. Altas autoridades civiles, diplomáticas, consulares, eclesiásticas, militares, debiendo respetar entre ellas las procedencia que corresponde a cada cual conforme el Reglamento del Ceremonial y Protocolo del Estado. b. Autoridades Rotarias, c. Autoridades Institucionales d. Visitas no rotarias y rotarias 2. Cuando se haga la “presentación rotaria”, se sugiere hacerlo de la siguiente manera: a. Cargo Rotario, b. Nombre y apellidos, c. Club al que pertenece y d. Cargo rotario. 3. Insignia rotaría – Pin ó rueda rotaria, El distintivo rotario constituye el emblema de mayor significado para un socio, ya que simboliza y representa su participación activa en la más importante institución de servicios del mundo. El rotario, con absoluto orgullo, debe vestir con su insignia siempre visible, en su vida personal y laboral. No olvidemos que todos los socios fueron invitados a incorporarse a la Institución, no postularon a ella. Su uso es recomendable todos los días, y no solo en las reuniones rotarias. CÓDIGO DE VESTIMENTA (LENGUAJE NO VERBAL) La vestimenta en la sesión rotaria deberá ser formal y de acuerdo al clima de la región. Se sugiere evitar el uso de ropa casual y/o deportiva, chamarras, camisetas sesiones formales del club. Si el club adquiere la costumbre de crear un ambiente de líderes que se esmeran por dar una apariencia acorde a su nivel, notará como su membrecía crece gradualmente en calidad y en cantidad. no olviden que lo mas atractivo de Rotary es su protocolo. 14 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 lógicamente si la reunión o convocatoria es para trabajo de campo, la vestimenta es lo mas cómoda posible, se siguiere para que la comunidad nos identifique usemos chalecos, con la rueda rotaria a la espalda. TRADICIONES ROTARIAS Cuando un hecho positivo se repite por un periodo prolongado se convierte en una tradición. En el club, éstas deberán tener como objetivo mantener los valores que le han enriquecido a través del tiempo. Ninguna tradición podrá pasar por encima del reglamento o estatutos del club y de R.I. La RUEDA ROTARIA, es el emblema oficial de Rotary International es una rueda de engranaje con 24 dientes, seis rayos, la palabra Rotary en la depresión inferior, con la ranura o chaveta en el punto más alto de su rotación. En 1905 al diseñador y grabador Monty Bear, debido a su clasificación, se le pidió diseñar un emblema para la recién establecida organización. Monty diseñó una rueda sencilla de carreta la cual representaba de manera clara “Civilización y Movimiento”. La Campana marca el tiempo del Trabajo e informa con su sonido el inicio de la reunión rotaria, momento en que los presentes deben estar de pie, lo mismo que al finalizar para saludar las banderas nacional y rotaria. refleja : ORDEN Y DISCIPLINA 1.- UNA CAMPANADA- da inicio y/o cierra una reunión rotaria. 2.- DOS CAMPANADAS- llamada de atención y orden 3.- TRES CAMPANADAS- como máximo y da por concluido, una reunión, de ser necesaria REGLA DE ORO, Nunca toca la Campana un rotario no designado para el cargo El Mazo simboliza la autoridad que ejerce el rotario investido con el mayor cargo de la jerarquía rotaria, a semejanza de lo que ocurre en las reuniones el Poder Judicial, cuando el Juez, a través del mazo, recuerda a los “presentes su máxima autoridad. Cuando los Presidentes trasmiten su cargo a su sucesor por haber concluido su mandato ejecuta y último campanazo y traslada el mazo a su sucesor simbolizando la transferencia de autoridad. El mazo refleja: LA AUTORIDAD RECORDEMOS SIEMPRE: 1.-: Si aspiramos a tener Socios de CALIDAD, debemos darle CALIDAD a nuestras sesiones rotarias. 2.- “ Te reciben según te presentas. Te despiden según te comportas ” 15 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 3.- La puntualidad, refleja buena educación y consideración hacia los otros. En todo el mundo rotario el lema es: la hora antes de la hora no es la hora, la hora después de la hora no es la hora. La hora es la hora. 4.- La mesa cabecera siempre se nombrara como Mesa Directiva y NO como mesa de honor, mesa principal o mesa presidencial. EN CONCLUSIÓN.- El protocolo como todas las normas que buscan el bien común es necesario para mantener el orden y el respeto, asegurando con ello el éxito de cada sesión. Bien entendido es uno de los más grandes apoyos en la vida cotidiana de un club. Vivirlo es comprenderlo. MODELO DE DESARROLLO DE UNA REUNION ROTARIA: Toque de campana de inicio----------------------------------------------02 minutos Saludo Emblema Patrio y Bandera Rotaria---------------------------03 minutos Crónica de reunión Pasada------------------------------------------------05 minutos Momento rotario--------------------------------------------------------------05 minutos Informe del Presidente de Club------------------------------------------05 minutos Estación de secretaria------------------------------------------------------05 minutos Estación de Tesorería----------------------------------------------------- 03 minutos Estación de Compañerismo----------------------------------------------03 minutos Informes de Presidentes de Comités: LFR-IP-PRO-CS-ADM---10 minutos CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195 Orador de la Noche- CV-CR –--------------------------------------------20 minutos Reconocimiento del Club--------------------------------------------------02 minutos Cierre del Presidente--------------------------------------------------------05 minutos Tribuna Libre-------------------------------------------------------------------05 minutos Campanazo de Clausura---------------------------------------------------02 minutos NOTA: Rotary, siguiere, que toda reunión rotaria debe durar entre 1 hora 35 ms. a 1 hora 45 ms. LOCAL DE UNA REUNION ROTARIA: Debe estar en un lugar equidistante a todos los socios del Club Con un estacionamiento y parque fácil y seguro Que guarde las insignias rotarias- un depósito para el club Que los muebles y enseres, del local este a la altura de una reunión rotaria Que el menú y/o refrigerio, sea de higiene y calidad. AGENDA DE VISITA OFICIAL GOBERNADOR CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195 Hora 9:00 AM. Desayuno con GD Carlos 11:00 AM Visita de monolito En la Urba nizacion Los Álamos 12:00 AM VISITA DE PROYECTOS En Cajamarquilla 2:30 PM Almuerzo de Confraternidad 4:30 PM DESCANSO 8:00 PM. Reunión privada (Temas económicos, membrecía y secretaria) Privado del Restaurant -Don Mamino de Monterrico Restaurant El Hornero de la Molina GD: CARLOS RIOJA- D-4455 AR. AR. AR. AR. Ines Palomino de Delgado... - Presidente RC. Los Alamos Hernan Delgado. - Tesorero Sonia Chancos - Secretaria Juan Carlos Minaya - Asistente de Gobernación- D-4455 COMITE DE DAMAS, con esposa del GD. Blanca de Rioja 8:30 PM. Asamblea (Exposición de planes y objetivos por Comités) Power Point por Directores AR.Ines Palomino de Delgado Presidente RC Lós Alamos Directores de Comités y Sub comités: - Cuadro Social: Proyectos de Servicio: La Fundación Rotaria: Relaciones Públicas: Administración del Club: Otros Comités de Club: Fondos del Club Comité de Damas: Rotaract 9:00 PM. Inicio de Reunión (Bienvenida al Gobernador y su esposa) AR Inês Palomino de Delgado Presidente RC lós Alamos 9:10 PM Saludo al Estandarte Nacional Gob. Carlos Rioja N.- D4455. Saludo al Emblema de Rotary AGD.. Juan Carlos Minaya- As. Gob. –D4455 International Saludo a Emblema de Rotract Presidente Saludo a Paúl Harris Saludo Fernando Carbajal 18 AR. German Gamonal AR. Hernan Delgado CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-2015. Distrito 4455 y Distrito 4465-Perú PGD. Juan Carlos Contreras Cáceres--Telf.- (511)- 3450053-Cel.-RPM # 956988088 9:30 PM Saludos del Macero 9:45 PM Informes Secretaria Momento Rotario Momento Civico 9:50 PM Promesa de Socio Nuevo 9:55 PM Compañerismo 10:00 PM Palabras del Gobernador Cierre de la Reunión BRINDIS Y CENA NOTAS: 1.- Se recomienda desarrollar esta agenda de visita oficial con el asistente de gobernación y la JD del Club 2.- Se debe respetar las fechas determinadas por el Gobernador de Distrito. 3.- Se debe enviar a la Gobernación, con 1 mes de anticipación. 4.- La visita oficial es una reunión protocolar del Club con su máxima autoridad distrital, no se debe invitar a otros rotarios o autoridades distritales 5.- Se recomienda tener a la mano, estados contables, libro de actas de JD y asambleas, Boletín del Club, Web y Faceboock actualizado. 6.- Ya es tradición, en el Distrito 4195, ingresar rotarios nuevos en el cambio de Directiva y Visita Oficial 7.- De cambiar el lugar de reunión habitual para la visita oficial, informar a la GD.y AGD Con un plano de ubicación. 8.- En la visita Oficial se deben, observar y cumplir los tiempos consignados en la agenda. CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO- 4195 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO 4195 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ROTARIO-4195
