informe a 31 de diciembre de 2011

Ministerio del Interior
República de Colombia
INFORME
DE SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN AL MAPA DE RIESGOS A 31
DICIEMBRE 2011
MINISTERIO DEL INTERIOR
BOGOTA 24/07/2012
Ministerio del Interior
República de Colombia
TABLA DE CONTENIDO
CONTEXTUALIZACIÓN AL MAPA DE RIESGOS……………………………….….3
CAMBIOS REALIZADOS EN RELACIÓN A LA VERSIÓN ANTERIOR…….…….4
RIESGOS POR TIPO DE NIVEL ACTUALIZADOS A 2011…………………….…..5
OBSERVACIONES GENERALES……………………………………………….…...16
CONCLUSIONES………………………………………………………………………18
2
Ministerio del Interior
República de Colombia
CONTEXTUALIZACIÓN AL MAPA DE RIESGOS
El seguimiento al mapa de riesgos es una obligación que tiene cada uno de los
dueños de los procesos, su desarrollo incluye primordialmente el objetivo
deestablecer mecanismos y acciones que permitan la identificación, valoración,
evaluación, control y tratamiento de los riesgos, como de probabilidad e impacto
en el desarrollo de los procesos, subprocesos, actividades y recursos del
Ministerio del Interior, que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos
estratégicos y de los procesos de la entidad.1
Con el fin de cumplir este objetivo se realizó una revisión a la Guía para la
Identificación, Evaluación, Reducción y Control de Riesgo V2 y a su formato
Resumen Consolidado Mapa de Riesgos del MIJ y del FPFD de la siguiente
manera:
Inicialmente se encontró un mapa de riesgos con unos aspectos por mejorar,para
los cuales se emprendieron unas acciones en primera medida con la actualización
de la Guía para hacerla más sencilla en su descripción y en la forma de identificar
el riesgo y de calificarlo. Se notó que los controles no tenían calificación por lo que
el riesgo permanecía sin una aproximación a su estado real y vigente, para lo cual
se ajustó una tercera versión el 12 de enero de 2012,posterior a esto se
implementó en Colombia la nueva norma ISO 31000 para riesgos y con el
propósito de emprender las acciones de mejora o correctivas necesarias en cada
caso particular cuando así se requiera después de controles, por lo cual se
modificó nuevamente la Guía para la Administración y Control de Riesgo el 03 de
mayo del 2012.
Para realizar el seguimiento y actualización de los riesgos, se convocaron
mediante mesas de trabajo reuniones para adelantar el tema y socializar así la
guía y el enfoque preventivo a los riesgos plasmados en la misma.
______________
1
Guía para la Administración y Control del Riesgo, V4 pág. 1
3
Ministerio del Interior
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CAMBIOS REALIZADOS EN RELACIÓN A LA VERSIÓN ANTERIOR
Tal como se mencionó anteriormente uno de los aspectos por mejorar era el
tratamiento adecuado a los riesgos, ya que los controles que se tenían
implementados no eran claros y se relacionaban con la aplicación general de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional y no a su control en sí.
Adicionalmente en muchas ocasiones estos controles no estaban documentados,
sin embargo se aplicaban acciones a las actividades cotidianas del Ministerio a la
vez que los conceptos de la herramienta en la guía V2 eran complejos y no
estaban plasmados con la claridad necesaria para el tratamiento de los riesgos y
su aplicación adecuada.En vista de esto se mejoró notablemente este aspecto en
las Versiones 3 y 4 de dicha guía, incluyendo los controles entrestipos de
clasificaciónasí1.Preventivos, 2.Correctivos, 3.NO Existen, los cuales debían
evaluarse mediante el uso de preguntas tales como ¿los controles están
documentados?, ¿se están aplicando en el Ministerio? y ¿son efectivos para
minimizar el riesgo?.De esta manera podemos actualmente evaluar si un riesgo
permanece con su calificación o si mediante estos controles preventivos se puede
reducir su valoración.
A cada uno de estos riesgos se le deberá realizar un tratamiento posterior a
controles en el evento que presenten una calificación diferente al nivel Aceptable,
estableciendo acciones correctivas cuando se materialice el mismo y con acciones
preventivas para reducir su valoración o emprender medidas para atacar las
causas del riesgo; de la misma manera se incluyó, el plan de contingencia el cual
busca ser preventivo frente a la posible materialización del riesgo o correctivo si
este se materializa.
Esta labor nos entregó una guía para la Administración y Control de Riesgo más
clara y de fácil aplicabilidad a cada uno de los procesos del Ministerio y un formato
de Mapa de Riesgos por proceso con un enfoque preventivo.
4
Ministerio del Interior
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RIESGOS POR TIPO DE NIVEL ACTUALIZADOS A 2011
El seguimiento realizado al primer trimestre de 2011 presentó un total de 77
riesgos relacionados al mapa de riesgos del Ministerio del Interior y de Justicia,
con la escisión dada mediante el decreto 2893 de 2011, se procede a realizar el
seguimiento para los trimestres 2, 3 y 4 en un solo documento, eliminando del
mismo los riesgos correspondientes al Ministerio de Justicia.
De dicha actualización y seguimiento con corte a 31 de Diciembre de 2011que se
realizo se obtuvo el siguiente total en cada uno de los niveles:
4 riesgos en nivel Importante después de controles.
14 riesgos en nivel moderado después de controles.
19 riesgos en nivel Tolerable después de controles.
21 riesgos en nivel Aceptable después de controles.
Para un total de 58 los cuales se analizan a continuación por cada tipo de nivel
Así:

RIESGOS CON CALIFICACIÓN INACEPTABLE DESPUÉS DECONTROLES:
Inaceptable
De acuerdo al reporte recibido de cada uno de los responsables de los procesos
del Ministerio del Interior no se presentan riesgos con esta valoración en este
periodo de seguimiento.

RIESGOS CON CALIFICACIÓN IMPORTANTE DESPUÉS DE CONTROLES:
Importante
Riesgo
Descripción
Proceso y/ Subproceso
Incumplimiento
No atender las
solicitudes de las
comunidades
negras,
afrocolombianas,
raizales y
Palenqueras.
Aplicación y Ejecución de
Normas / Asuntos para
Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras
Resumen de acciones
tomadas
Al contar con controles que
no son efectivos se deben
implementar acciones
correctivas inmediatas
debido a la cantidad de
solicitudes para que estas
se atiendan a tiempo, se
debe aplicar el plan de
contingencia para cuando
5
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Riesgo
Descripción
Proceso y/ Subproceso
Accidente
Sucesos negativos
que afectan la
adecuada defensa
judicial de la entidad,
las actuaciones de
carácter prejudicial y
los trámites
administrativos
relativos al cobro
coactivo y al pago de
sentencias y
conciliaciones
Gestión de Asuntos Jurídicos /
Gestión de lo Contencioso
Pérdida, deterioro
y/o robo de
bienes
Que se extravíen los
bienes asignados a
cada responsable
Gestión de Recursos
Administrativos y
Financieros/Gestión de
Recursos Administrativos
Incumplimiento
No realizarle
Seguimiento al Mapa
de Riesgos,
Conformidad del
Producto y/o
Servicio, Revisión
por la Dirección
Administración del Sistema
Integrado de Gestión
Institucional
Resumen de acciones
tomadas
se observe que no se
puede responder a tiempo
una solicitud.Se debe
fortalecer con talento
humano el grupo para
atender las solicitudes,
buscar mediante los
procedimientos la forma de
optimizar las tareas para
agilizar la respuesta a las
solicitudes.
Se tiene un control desde el
Subproceso que por la falta
de personal y cantidad de
tareas asignadas se hace
difícil la labor. Se define
una acción preventiva la
cual permite una primera
atención a la falta de
personal, por lo que se
espera que tenga efectos y
a la que se verificará y
apoyará desde la oficina
Asesora jurídica en su
cumplimiento.
Se sugiere precisar el
clasificador de la
descripción del riesgo en
aras de ganar mayor
coherencia y claridad.
Al tener 5 controles
preventivos y uno no
efectivo se implementaron
dos acciones preventivas
con el fin de hacerlo
efectivo y revisar con el
próximo seguimiento su
comportamiento
El riesgo no estaba
contemplado para el
proceso, al implementarse
se encuentra
materializado por la falta
de seguimiento en el 2011,
se definieron 5 controles
para implementarse en el
próximo seguimiento y
adicionalmente se
incluyeron dos acciones
correctivas y tres
preventivas para atacarlo y
ver los resultados en el
siguiente seguimiento
6
Ministerio del Interior
República de Colombia
En este nivel de riesgo se requiere un mayor compromiso de cada uno de los
responsables de la vigilancia y aplicación de los controles, así como en el
desarrollo de las accionesprogramadas para su adecuada administración en cada
uno de los Procesos.

RIESGOS CON CALIFICACIÓN MODERADO DESPUÉS DE CONTROLES:
Moderado
Riesgo
Descripción
Proceso y/ Subproceso
Demora
Tardanza en la
entrega de
información para la
elaboración del
anteproyecto de
presupuesto
Planeación Y
Direccionamiento
Incumplimiento
No realizar la
suscripción de los
acuerdos de gestión
por parte de los
Gerentes Públicos
Gestión del Talento
Humano/Bienestar Social,
Capacitación y Salud
Ocupacional
Inexactitud
Datos o estimaciones
equivocadas o
incompletas que no
permiten entregar
información apropiada
al ciudadano
Gestión de Tecnologías de
Comunicación y
Divulgación/ Gestión de
Servicio al Ciudadano
Desinterés
Datos o estimaciones
generados en la
Información de
Trámites y Servicios al
Ciudadano.
Gestión de Tecnologías de
Comunicación y
Divulgación/ Gestión de
Servicio al Ciudadano
Resumen de
acciones tomadas
Al ser un riesgo
identificado al proceso
se deben aplicar y
vigilar los controles,
además implementar
la acción preventiva,y
con el próximo
seguimiento el
cumplimiento.
Se implementaron 3
controles preventivos,
debido a que el riesgo
se materializó,se
definió plan de
contingencia para
cuando se vuelva a
presentar el riesgo.Se
implementaron
adicionalmente dos
acciones con el fin de
sensibilizar frente al
tema a los Gerentes
públicos, el riesgo
queda en vigilancia
por la situación
presentada.
El riesgo no tiene
Plan de Contingencia
hecho que aumenta el
impacto cuando se
materialice, al no tener
medidas preparadas
para enfrentarlo, tiene
una acción preventiva
para desarrollarse
El riesgo no tiene
Plan de Contingencia
hecho que aumenta el
impacto cuando se
materialice, al no tener
medidas preparadas
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Ministerio del Interior
República de Colombia
Riesgo
Descripción
Proceso y/ Subproceso
Perdida de registros
documentales
Por daños o ataques a
los sistemas
informáticos
ocasionado por
programas elaborados
intencionalmente por
terceros
(SPAM,Hackers,
Pishing e Ingeniería
Social.)
No atender las
citaciones de los
debates de control
político en el
Congreso.
Gestión de Tecnologías de
Comunicación y
Divulgación/ Gestión de
Tecnologías
Incumplimiento
No cumplir con el
seguimiento a la
presentación,
discusión y aprobación
de los Proyectos de
Acto Legislativo y
Proyectos de Ley en
cada una de sus
etapas.
Diseño de Proyectos de
Normas/Gestión de
Asuntos Legislativos
Incumplimiento
No realizar conceptos
jurídicos y cuadros
comparativos de
vigencia de Proyectos
de Ley y de Acto
Legislativo.
Diseño de Proyectos de
Normas/Gestión de
Asuntos Legislativos
Incumplimiento
Diseño de Proyectos de
Normas/Gestión de
Asuntos Legislativos
Resumen de
acciones tomadas
para enfrentarlo, tiene
una acción preventiva
para desarrollarse
El riesgo se encuentra
con acciones
preventivas para
mitigar su posible
materialización la cual
se espera estar
aplicada en el próximo
seguimiento.
El riesgo esta
administrado mediante
2 controles
preventivos y un plan
de contingencia, como
medida de tratamiento
después de controles
se definieron
3 controles para
realizarse y ver los
resultados en el
siguiente seguimiento
El riesgo esta
administrado mediante
2 controles
preventivos y un plan
de contingencia, como
medida de tratamiento
después de controles
se definieron
2 controles para
realizarse y ver los
resultados en el
siguiente seguimiento
El riesgo esta
administrado mediante
un control preventivo y
un plan de
contingencia, como
medida de tratamiento
después de controles,
se definió
unaacción para
realizarse y ver los
resultados en el
siguiente seguimiento
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Ministerio del Interior
República de Colombia
Riesgo
Descripción
Proceso y/ Subproceso
Incumplimiento
No atender las
solicitudes de
asistencia, asesoría y
acompañamiento
requeridas y
programadas para las
Entidades
Territoriales.
Aplicación y Ejecución de
Normas / Gobierno y
Gestión Territorial
Inconsistencia
Inconsistencia de la
información que
debería suministrar los
actores involucrados
en la valoración del
riesgo de violaciones a
los derechos humanos
en contra de la
población civil
No atender las
solicitudes de
asistencia, asesoría y
acompañamiento que
realizan Entidades
Públicas y comunidad
en general.
El desconocimiento de
las funciones de
supervisión.
Aplicación y Ejecución de
Normas / Gestión para la
Seguridad Y Convivencia
Ciudadana
La no liquidación de
los contratos y/o
convenios en los
términos exigidos en
las minutas,
procedimientos y lo
dispuesto en la Ley y
demás normas
concordantes.
Gestión Contractual
Incumplimiento
Incumplimiento
Incumplimiento
Aplicación y Ejecución de
Normas / Gestión para la
Seguridad Y Convivencia
Ciudadana
Gestión Contractual
Resumen de
acciones tomadas
El riesgo esta
administrado mediante
6 controles
preventivos y un plan
de contingencia, como
medida de
tratamiento, después
de controles se
definieron
4 acciones preventivas
que deja presenciar
laintervención sobre
las actividades del
proceso y permite que
no se haya
materializado
El riesgo se encuentra
con una acción
preventiva y plan de
contingencia y una
acción después de
controles para mitigar
el riesgo
El riesgo se encuentra
con una acción
preventiva y plan de
contingencia y una
acción después de
controles para mitigar
el riesgo
El riesgo al ser
identificado al proceso
se encuentra con 2
controles preventivos
un plan de
contingencia y una
acción preventiva para
reducir su probabilidad
queda en observación
para el próximo
seguimiento
Se observa un riesgo
materializado al
contar con contratos
sin liquidar a
diciembre de 2011 por
lo que se ajusta el
riesgo con 5 controles
uno de estos
correctivo y
relacionado al plan de
acción de 2012 se
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República de Colombia
Riesgo
Descripción
Proceso y/ Subproceso
Resumen de
acciones tomadas
observa que se están
ejecutando las
acciones y se busca
cumplir lo planeado
para mitigar una
nueva materialización
Perdida de registros
documentales
Inadecuado manejo de
expedientes y
documentos
Seguimiento y Control
A pesar de que no se
recibió documento de
la oficina de control
interno respecto al
último seguimiento
solicitado por la oficina
para mejorar la
herramienta de
riesgos, el que se tuvo
en cuenta fue el
realizado a 5 de marzo
denotando lo siguiente
El riesgo se encuentra
administrado teniendo
en cuenta su reciente
identificación al
proceso con un plan
de contingencia y una
acción preventiva para
atacar el riesgo. Se
hace necesario.
ajustar el mapa con
los responsables del
proceso

RIESGOS CON CALIFICACIÓN TOLERABLE DESPUÉS DE CONTROLES
Tolerable
Riesgo
Descripción
Proceso y/ Subproceso
Error
Publicar documentos
del grupo de Planes
Programas y
Proyectos en la página
web que no cumplan
con los requisitos
establecidos.
Planeación Y
Direccionamiento
Resumen de
acciones tomadas
El riesgo cuenta con
tres controles uno que
no está documentado,
para el que se realiza
una acción preventiva
y se incluye plan de
contingencia, lo
anterior para mitigar el
riesgo.
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Desinformación
Cuando no llegan los
documentos para
actualizar la historia
laboral
Gestión del Talento
Humano/ Administración
del Talento Humano
Fallas de Hardware y/o
Fallas de Software
Defectos en los
componentes
dispositivos y/o
accesorios físicos o de
sistema operativo,
programas y
aplicativos de
informática que
impiden el correcto
funcionamiento.
Tardanza en la
realización de los
talleres
Gestión De Tecnologías De
Comunicación E
Información / Gestión de
Tecnologías
Tomar decisiones
inadecuadas de
acuerdo a la
información
suministrada por las
Federaciones y
Confederación.
Equivocación o error
presentado en la
viabilización de
proyectos y la
asignación de
recursos.
Vigilancia Y Control
/Inspección, Vigilancia y
Control a Las Federaciones
Y Confederación Nacional
de Acción Comunales
La falta de personal
permanente e idóneo
para el archivo de
expedientes generan
un sin número de
riesgos que se pueden
describir así: Acceso
Ilegal, ya que
cualquier persona
ingresa al archivo y
puede llevarse
expedientes o sustraer
documentación de
ellos , cohecho, hurto
y perdida de
Gestión de Asuntos
Jurídicos / Asuntos
Religiosos No Católicos
Demora
Desacierto
Desacierto
Acceso ilegal
Aplicación y Ejecución de
Normas / Promoción de los
Mecanismos, Instancias y
Canales de Participación
Ciudadana
Aplicación y Ejecución de
Normas / Financiación de
Proyectos para la
Seguridad y Convivencia
Ciudadana
El riesgo tiene un Plan
de Contingencia y una
acción preventiva para
sensibilizar al personal
de Ministerio, la cual
se espera realizarpara
el próximo
seguimiento
Se tiene 3 controles
para tratar el riesgo y
se espera aplicar la
acción preventiva, el
riesgo tiene plan de
contingencia, es
primordial celebrar el
contrato de
mantenimiento
El riesgo se identifica
al proceso y se realiza
una acción preventiva
para aplicarse y
verificarse en el
próximo seguimiento
El riesgo cuenta con
dos controles
preventivos un plan de
contingencia y una
acción preventiva para
mitigar su posible
materialización
La evaluación
después de controles
se mantiene en nivel
tolerable por lo que se
realiza una acción
preventiva con el fin
de volver efectivo el
control planteado en la
herramienta de
riesgos
A pesar de haber
implementado la
acción preventiva en
la oficina por el
traslado de la misma,
el riesgo se sigue
presentando pues en
el lugar nuevo de
ubicación no se
cuenta con un espacio
adecuado para la
custodia de los
documentos, por lo
tanto se deben
emprender
11
Ministerio del Interior
República de Colombia
Desacierto
documentación,
falsedad, tráfico de
influencias, fraude,
extorsión, presiones
indebidas.
La no adquisición de
bienes y servicios
requeridos y
necesarios para el
funcionamiento del
Ministerio y sus
Fondos
nuevamente las
acciones para
minimizar este riesgo
Gestión Contractual
Inconsistencia
Falencias en la
elaboración y solicitud
presupuestal por
generación de hechos
cumplidos
Gestión Asuntos
Administrativos y
Financieros / Gestión de
Recursos Financieros
Inexactitud
Consiste en Estados
financieros que no
presentan
razonablemente la
situación de la Entidad
por Presentación no
Razonable de los
Estados Financieros.
Errores incurridos
en: pagos erróneos.
(Doble Pago y/o
inoportuno de las
Obligaciones)
Gestión Asuntos
Administrativos y
Financieros / Gestión de
Recursos Financieros
No se entregan
oportunamente los
informes de ley
Seguimiento y Control
Error
Incumplimiento
Gestión Asuntos
Administrativos y
Financieros / Gestión de
Recursos Financieros
El riesgo se administra
mediante dos
controles preventivos
un plan de
contingencia y una
acción correctiva que
se debe aplicar para
procurar prevenir la
materialización del
riesgo
El riesgo se encuentra
en un nivel tolerable
con plan de
contingencia y se
espera aplicar una
acción preventiva con
el fin de reducir la
causas 1 retrasos en
el envió de la
información la cual se
espera aplicarse para
el periodo fijado y se
debe vigilar su
ejecución.
El riesgo cuenta con
un control preventivo
un plan de
contingencia y una
acción preventiva para
mitigar su posible
materialización
El riesgo cuenta con
un control preventivo
un plan de
contingencia y una
acción preventiva para
mitigar su posible
materialización
El riesgo cuenta con
un control preventivo
como medida para
evitar la posible
materialización del
riesgo
12
Ministerio del Interior
República de Colombia
Incumplimiento
Las actividades que se
definen para eliminar
los hallazgos no se
ejecutan a tiempo
No se puede dar
cumplimiento a las
normas de calidad y
Meci por parte de los
responsables de los
procesos y los
funcionarios
Las actividades que se
definen para eliminar
los hallazgos no se
ejecutan a tiempo
No se puede dar
cumplimiento a las
normas de calidad y
Meci por parte de los
responsables de los
procesos y los
funcionarios
Prevaricato o Abuso
de Autoridad por
Omisión de denuncia
Seguimiento y Control
El riesgo cuenta con
un control preventivo
como medida para
evitar la posible
materialización del
riesgo
Seguimiento y Control
El riesgo cuenta con
un control preventivo
como medida para
evitar la posible
materialización del
riesgo
Seguimiento y Control
El riesgo cuenta con
un control preventivo
como medida para
evitar la posible
materialización del
riesgo
Encubrimiento
Influencia en las
auditorías
Seguimiento y Control
El riesgo cuenta con
un control preventivo
como medida para
evitar la posible
materialización del
riesgo
Desinterés
Baja dedicación al
diseño y aplicación de
instrumentos y
herramientas de
control interno.
Seguimiento y Control
El riesgo cuenta con
un control preventivo
como medida para
evitar la posible
materialización del
riesgo
Desinterés
Ignorancia y
desconocimiento de
las recomendaciones
formuladas para el
mejoramiento de la
gestión.
Seguimiento y Control
El riesgo cuenta con
un control preventivo
como medida para
evitar la posible
materialización del
riesgo
Incumplimiento
Prevaricato
13
Ministerio del Interior
República de Colombia
Omisión

Bajo nivel de
seguimiento y
auditoría.
Seguimiento y Control
El riesgo cuenta con
un control preventivo
como medida para
evitar la posible
materialización del
riesgo
RIESGOS CON CALIFICACIÓN ACEPTABLE DESPUÉS DE CONTROLES
Aceptable
ProcesosEstratégicos
Planeación y direccionamiento 3
Gestión del Talento Humano
Administración del Talento Humano 1
Bienestar Social, Capacitación y Salud Ocupacional 2
Reconocimiento de viáticos y Gastos de Viaje 1
Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional 1
Gestión de tecnologías de Comunicación e Información
Comunicación y Divulgación Institucional 1
ProcesosMisionales
Diseño de Proyecto de Normas
Gestión de Proyectos de Decreto y Resoluciones Ejecutivas 1
Aplicación y Ejecución de Normas
Coordinación de los Procesos Electorales 1
Asuntos Indígenas, ROM Y Minorías 1
Derechos Humanos 1
Consulta Previa 1
14
Ministerio del Interior
República de Colombia
Financiación de Proyectos Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la
Democracia 1
Proceso de Apoyo
Gestión de Asuntos Jurídicos
Actuaciones Administrativas 1
Asuntos Religiosos No Católicos 1
Gestión De Asuntos Disciplinarios1
Es importante recalcar que los riesgos antes señalados tienen un plan de
contingencia definido en esta actualización y seguimiento que en caso de su
posible o inminente materialización deberán aplicarse.
Igualmente se encontró que los riesgos en valoraciónAceptable descritos a
continuación no tienen plan de contingencia,lo que significa que en caso de su
posible materialización no tienen medidas planeadas para dar respuesta y
afrontarlos adecuadamente.
Riesgo
Descripción
Proceso y/ Subproceso
Perdida de registros
documentales
Pérdida de
documentos, archivos,
soportes y demás
información
Gestión Documental
Incumplimiento
La entidad no cumple
con la normatividad
vigente para efectuar
la transferencia del
archivo de gestión al
archivo central y de
los documentos
históricos al archivo
general de la Nación
Gestión Documental
Resumen de
acciones tomadas
El riesgo se encuentra
en una valoración
aceptable pero no
cuenta con plan de
contingencia para
enfrentar el riesgo de
manera preventiva
antes de su
materialización y para
atacarlo cuando se
materialice
El riesgo se encuentra
en una valoración
aceptable pero no
cuenta con plan de
contingencia para
enfrentar el riesgo de
manera preventiva
antes de su
materialización y para
atacarlo cuando se
materialice
15
Ministerio del Interior
República de Colombia
Usurpación
Coadministración a
través de
autorizaciones o
refrendaciones, u
otros actos propios de
la administración.
Seguimiento y Control
El riesgo se encuentra
en una valoración
aceptable pero no
cuenta con plan de
contingencia para
enfrentar el riesgo de
manera preventiva
antes de su
materialización y para
atacarlo cuando se
materialice
16
Ministerio del Interior
República de Colombia
OBSERVACIONESGENERALES DEL SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN AL
MAPA DE RIESGOS
Se encuentran inicialmente algunas situaciones particulares de los procesos que
dificultaron y aportaron en el seguimiento y deben terminar en un tratamiento
adecuado para la administración de los riesgos en la entidad:
1. La actualización y seguimiento de los riesgos debe ser una labor a la que se le
preste la atención necesaria por parte de la Alta Dirección, pues de acuerdo a
los resultados de esta tarea, se encuentran las dificultades dentro de la entidad
respecto a lo analizado en el mapa de riesgos por proceso y de manera
constructiva se pueden encontrar las soluciones a las mismas.
2. Se debe actualizar el mapa de riesgos del proceso de Formulación y Adopción
de Políticas, el cual no presenta ningún documento vigente posterior a la
escisión del Ministerio hasta la fecha, lo que ocasiona que no se pueda contar
con un mapa de riesgos actualizado para dicho proceso y con información para
consolidar el informe de la conformidad del producto y/o servicio e indicadores
para la medición del mismo.
3. Se observa que algunos procesos aun carecen de una cultura organizacional
para que se evidencien los problemas de una manera constructiva para
solucionarlos,se genera desconfianzaen las personas para evidenciarlos
problemas puesto que se cree, que al hacerlo, esto sea contraproducente.Esta
situación dificultaen algunos casos el levantamiento óptimo de los riesgos para
la entidad.
4. Para las solicitudes de comunidades Negras Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras al no contar con un riesgo administrado en el que se apliquen los
controles adecuadamente, se debe emprender la acción correctiva para evitar
la respuesta del usuario en un término inadecuado.
5. La respuesta oportuna de las solicitudes recibidas en el cada uno de los
procesos y/o Subprocesos del Ministerio del Interior debe ser tenida en cuenta
permanentemente, ya que esta es una obligación para que nuestro usuario se
encuentre satisfecho.
6. Es importante realizar el ajuste en el mapa de riesgos del subproceso Gestión
de lo contencioso del ítem relacionado en la guía de Administración y Control
del Riesgo descrito en la tabla 3 Guía de Riesgos con el fin de aclarar su
relación ala descripción del riesgo.
17
Ministerio del Interior
República de Colombia
7. Con relación al proceso Seguimiento y Control se hace necesarioajustar el
mapa con los nuevos lineamientos plasmados en la guía de Administración y
Control de Riesgo V4,puesto que adelantando esta labor se obtendrán
medidas de respuesta preventivas para aplicar en los casos identificados en el
Mapa del proceso.
18
Ministerio del Interior
República de Colombia
CONCLUSIONES

Se encontró que con la implementación de controles preventivos y acciones
preventivas y/o Correctivas después de controles se logra una mayor eficacia,
eficiencia y efectividad en la administración de los riesgos.

El seguimiento realizado muestra un avance significativo en la entidad, en el
sentido de apropiación de la necesidad de atacar los riesgos de manera
preventiva lo que genera una atención previaevitando la materialización y
haciendo necesario la aplicación de los controles de los riesgos para su
prevención.

La necesidad de incluir el plan de contingencia, se observó con el objetivo de
tener una medida de respuesta inmediata a la materialización del riesgo o al
observar su inminente materialización, por lo tanto es de suma importancia que
los procesos que no tengan incluidos los planes de contingencia (Gestión de
Servicio al Ciudadano,Gestión Documentaly Seguimiento y control) lo incluyan
para que al afrontar problemas potenciales se enfrenten de manera planeada
por la entidad y así obtener una mayor eficacia eficiencia y efectividad en la
respuesta a estas situaciones.

Es importante vigilar desde los Procesos y/o Subprocesos la efectiva aplicación
de las acciones definidas ya sean preventivas y/o correctivas después de
controles esto con el fin de ejecutarlas correctamente y al evidenciar
dificultades en su desarrollo se debe citar una mesa de trabajo para que junto a
la Oficina Asesora de planeación se implementen los ajustes a las mismas y
evitar que esto afecte el riesgo y así minimizar la posibilidad de
materializacióndel mismo.

La respuesta oportuna al usuario, es un compromiso del Ministerio del Interior
por lo tanto al tener identificado el riesgo (incumplimiento alno atender las
solicitudes de las comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras) se deben emprender acciones correctivas debido a su
materializaciónpara obtener la mejora continua en la entrega de nuestro
servicio al ciudadano.

El riesgo del proceso administración del sistema integrado de gestión
institucional referente al (incumplimiento al no realizarle Seguimiento al Mapa
de Riesgos, Conformidad del Producto y/o Servicio, Revisión por la Dirección)
se identificó para realizar un seguimiento periódico a los riesgos, Producto y/o
Servicio, Revisión por la Dirección y mantener los riesgos administrados,
19
Ministerio del Interior
República de Colombia
identificados los productos y/o servicios no conforme tal que estas
herramientas sean una fuente principal para la toma decisiones en la entidad a
través de la revisión por la direcciónya que muestran su adecuación y
conveniencia para la entidad por medio de su aplicación en el sistema de
Gestión de calidad.

Para el riesgo Pérdida, deterioro y/o robo de bienes, se deben implementar las
acciones preventivas de sensibilización al personal pues esto minimiza la
posibilidad materialización del riesgo y asíse vigilan los bienes del Ministerio
desdeel conocimiento y buen manejo que cada responsable de a los mismos.

Con respecto al riesgo Incumplimiento al no realizar la suscripción de los
acuerdos de gestión por parte de los Gerentes Públicos, debido a su
materialización se debe iniciar la sensibilización con los gerentes públicos en
aras de obtener los acuerdos de gestión en los plazos estipulados por la ley,
pues esto genera un compromiso directo en la Gestión de la entidad.

Para la contratación programada de mantenimientosque realiza el Ministerio
del Interior es importante que los mismos sean realizados con antelación
suficiente y que estos cumplan los requisitos para llevarse a cabo, de la misma
manera se apoyen desde los responsables de suscribir los contratos ya que
estos son adecuados y convenientes para la entidad,para que asífinalmente se
lleven a cabo las actividades necesarias en la entidad, ya que esto minimiza el
riesgo (defectos en los componentes dispositivos y/o accesorios físicos o de
sistema operativo, programas y aplicativos de informática que impiden el
correcto funcionamiento).

Al planear la mejora de las labores represadas desde el plan de acción del
proceso de Gestión contractual, se observa que el riesgo (incumplimiento por
la no liquidación de los contratos y/o convenios en los términos exigidos en las
minutas, procedimientos y lo dispuesto en la Ley y demás normas
concordantes)ya materializado, se encuentra en una etapa de administración
óptima al estar cumpliendo las acciones correctivas planteadas de la manera
adecuada y conveniente para el sistema de Gestión de la Calidad del
Ministerio.

La adecuada observación y aplicación de los controles por parte de los
responsables de los procesos permite una precisa administración al riesgo
para minimizar la materialización de los riesgos en la entidad.
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Ministerio del Interior
República de Colombia
Elaboro:
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Andrés Mauricio Pacheco Parra
Reviso
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Jacinto Montero Lora
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