INFORME DE PRÁCTICA PROFESIONAL II EMPRESA: Semillas Altué Alumno: Javier Farías Soruco Profesor: Karen Gutiérrez F. Curso: IN5902 Semestre: Primavera 2014 1 Resumen Ejecutivo Con motivo de generar un apoyo en las tomas de decisiones, tanto del área de Administración y Finanzas, como para la Gerencia General, surge la necesidad en la empresa de construir una herramienta que permita tener una visión global de la estructura de costos de los procesos productivos. El impulso de tal herramienta permitiría, en particular, generar indicadores de desempeño productivo y financiero. Para el desarrollo de la herramienta se utilizó la información disponible en la empresa y también se llevaron a cabo numerosas reuniones y entrevistas con diversas personas involucradas en los distintos procesos productivos de la empresa, todo esto con la finalidad de levantar información respecto a cada una de las tareas desarrolladas en las etapas productivas, para así luego modelar los costos, en términos de horas-hombre, insumos agrícolas y maquinaria de cada uno de los cultivos que la empresa produce actualmente. La herramienta en cuestión fue desarrollada en el software Microsoft Excel. A través de esta herramienta, y del uso de tablas dinámicas, se generaron estimaciones de costos para cada uno de las variedades de semillas que hoy en día la empresa produce con sus clientes. Este tipo de herramientas otorga una visión global sobre los costos en cada una de las etapas de los procesos productivos de la empresa, lo cual puede servir como insumo al momento de tomar decisiones tácticas o estratégicas. 2 Contenido Resumen Ejecutivo .................................... 2 1. Introducción ..................................... 4 2. Caracterización de la empresa .................... 5 2.1 Sector industrial ............................. 5 2.2 Principales servicios y descripción del proceso productivo ............................................. 6 3. Descripción del trabajo realizado ................ 7 3.1 Descripción del área de trabajo ............... 7 3.2 Trabajo asignado .............................. 8 3.3 Desarrollo del trabajo asignado ............... 8 4. Conclusiones .................................... 10 4.1 Comentarios Personales del trabajo realizado . 10 4.2 Conclusiones Generales ....................... 10 5. Bibliografía .................................... 11 6. Anexos .......................................... 12 6.1 Distribución de faenas de la empresa ......... 12 6.2 Esquema de datos recopilados ................. 12 6.3 Vista base de datos .......................... 13 3 1. Introducción El presente informe busca exponer el trabajo realizado y los conocimientos adquiridos mediante el desarrollo de la segunda práctica profesional. La práctica profesional II tiene por objeto permitir que el alumno participe en el desarrollo de un proyecto particular vinculado a funciones básicas de la ingeniería civil industrial, aplicando conocimientos adquiridos durante la carrera. En particular, el desarrollo de esta práctica profesional fue realizado en la empresa Semillas Altué, empresa con la cual se trabajó anteriormente en el marco del desarrollo del trabajo práctico en el curso IN4703 Gestión de Operaciones I. La Sociedad Agrícola y Comercial Altué Limitada, conocida como Semillas Altué, es una empresa ubicada en la Sexta Región, en la comuna de Quinta de Tilcoco. Funciona bajo el nombre de Altué desde el año 2008. Sus faenas se encuentran repartidas en las regiones Metropolitana, Quinta, Sexta y Séptima. Altué compite en el rubro de servicios agrícolas. Su servicio en particular es la multiplicación y producción de semillas. A continuación se entregará una breve descripción de la empresa y el sector industrial en el cual opera. Se detallarán sus servicios y procesos productivos asociados, para luego dar cabida al trabajo de práctica realizado, donde se especificaran tanto resultados como conclusiones al respecto. 4 2. 2.1 Caracterización de la empresa SECTOR INDUSTRIAL En general las empresas agrícolas, clientes de Altué, dentro de sus negocios realizan tanto investigación y desarrollo como producción de semillas. La investigación y desarrollo comprende la creación de nuevas variedades (Breeding) la cuales después se analizan y testean para obtener finalmente un número reducido de semillas ya estabilizadas y depuradas (seed Foundation), listas para pasar a las etapas de aumento de volumen (producción), donde se multiplican hasta alcanzar altos volúmenes comerciales. Los principales competidores de Semillas Altué son actualmente las empresas: Anasac, Piga y Antufen. La primera empresa, Anasac, ofrece los mismos servicios que Altué, pero además comercializan productos propios (agroquímicos). Por el otro lado, Piga y Antufen compiten en el mismo rubro de multiplicación de semillas, pero cuentan con mayor tiempo en el mercado. En la actualidad, de manera estimada, la participación de la empresa Altué en el mercado de producción de hortalizas está entre un 10% y 15%, mientras que el competidor más grande en el mismo mercado (Antufen), tiene alrededor de un 30% de participación. Frente a la competencia, Altué busca diferenciarse principalmente por su confianza, calidad, habilidad y experiencia en producción; la generación de relaciones a largo plazo con clientes, implementación de mejoras tecnológicas con el fin de reducir los riesgos asociados a la producción y una excelente comunicación e información hacia los clientes. 5 2.2 PRINCIPALES SERVICIOS Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO Las empresas productoras de semillas pueden decidir externalizar tanto sus procesos de desarrollo de nuevas variedades como sus procesos de multiplicación de semillas para alcanzar volúmenes comerciales. Altué cuenta con capacidad para apoyar a sus clientes brindando servicios de Investigación & Desarrollo y Producción. En particular, el proceso productivo de la empresa se puede separar en las siguientes etapas: En primera etapa se recibe una petición de producción de parte del cliente. En esta primera etapa el cliente especifica sus requerimientos de volumen, método de producción deseado y estándares de calidad buscados (pureza física, germinación, etc.), así como también se discuten los precios del servicio, el cual dependerá de los factores previamente mencionados. En caso de llegar a un acuerdo se procede con los siguientes pasos de siembra y control, cosecha y obtención 6 de semilla y finalmente control de calidad, donde se aseguran que la semilla cumpla los requisitos del cliente para así poder despacharla a este. Cabe mencionar que existen distintos métodos para la producción de las semillas. Estas se pueden producir tanto en campo abierto como en jaula (cultivo protegido). También existen diversos métodos de polinización: con abejas, con moscas, con viento y polinización manual (por obreros). Qué método ocupar es especificado por el cliente. 3. 3.1 Descripción del trabajo realizado DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO Durante el desarrollo del trabajó de práctica se trabajó en conjunto con el área de administración y finanzas, en particular se trabajó directamente con la gerencia de dicha área y la sub-área de gestión y costeo. En el área de Administración y finanzas trabajan 9 personas, distribuidas jerárquicamente de la siguiente forma: 7 El área de Gestión y Costeo se encarga de llevar registro de los costos operacionales de la empresa, el área de Recursos Humanos se encarga del reclutamiento de personal, el área de Comercio Exterior se encarga de todos los procesos de recepción y despacho de semillas a clientes, las áreas de Compras y Bodega se encargan de la compras y manejo de insumos, respectivamente, y el área de Producción/IT se encarga de manejar e ingresar los contratos de producción al sistema computacional utilizado en la empresa. 3.2 TRABAJO ASIGNADO El trabajo asignado consistió en el modelamiento de los costos de producir cada una de las distintas variedades con las que actualmente trabaja la empresa, considerando gastos en insumos, maquinaria y mano de obra. El alcance de este trabajo se redujo las operaciones en la Sexta Región, específicamente a todas las operaciones controladas en la planta de Quinta de Tilcoco. Además, no se consideraron, para efectos del modelamiento de costos, los cultivos que la empresa ha desarrollado en el pasado, pero no seguirá desarrollando a futuro. Como resultado se espera la elaboración una herramienta que permita estimar los costos de cada cultivo, comparar y desarrollar métricas, para así poder apoyar la toma de decisiones tanto del área de Administración y Finanzas como de la Gerencia General. 3.3 DESARROLLO DEL TRABAJO ASIGNADO La metodología de trabajo abarcó reuniones con personas a cargo de labores en distintas áreas de la empresa, así como también trabajo con información previamente recopilada. El desarrollo de la herramienta se llevó a cabo en el software Microsoft Excel. En primera instancia se trabajó con las planillas de costos, previamente elaboradas por el área de costeo, pero que quedaron inconclusas una vez que la persona a cargo de estas renunció a la empresa. Estas planillas especificaban todas las tareas asociadas a las distintas etapas de producción de un cultivo. Con esto, el primer paso de del trabajo fue estudiar los datos, validarlos y elaborar una propuesta de modelo, para esto fue necesario llevar a cabo una serie de reuniones. Las reuniones llevadas a cabo fueron en su mayoría con los agricultores de más experiencia en la empresa: Elías Lefiqueo, quien es administrador de producción en campos 8 propios; Alberto Fuenzalida, dueño y agricultor de la empresa; Alejandro Farías, gerente general. También se realizaron reuniones con los encargados de bodega y administración de planta de procesamiento de semillas. Estas reuniones tuvieron por finalidad recopilar datos y estimaciones en cuanto a cantidades de horas-hombre necesarias para cada tarea asociada a las distintas etapas de producción, así como también los insumos y maquinaria necesarios. Para recopilar la información se definió un estándar de medida. En particular se definió que cada una de las componentes de cada tarea (Horas Hombre, Insumos y Maquinaria necesaria) se calculara en base a un campo de una hectárea. De esta manera los costos totales estimados finalmente por el modelo reflejarían los costos de producir una hectárea de una variedad en específico, bajo determinados métodos de producción. Dado que la empresa produce alrededor de 52 tipos de variedades distintas y que existen numerosos métodos de producción, al momento de realizar las entrevistas, se agruparon los cultivos de acuerdo a su familia, ya que por lo general, dentro de cultivos de la misma especie, los costos de producción son relativamente similares, presentando solo diferencias puntuales en algunas tareas. Dado que la empresa no manejaba ningún registro de información respecto a los costos asociados a producción en términos de mano de obra, insumos y maquinarías, las estimaciones de costos finalmente logradas se hicieron en base a las propias estimaciones de los agricultores con más experiencia dentro de la empresa. Una vez conseguidos y verificados los datos, se guardaron en una base de datos en Excel, la cual mediante el uso de tablas dinámicas, permite elaborar una curva de costos que refleja los costos de cada cultivo para cada etapa de la producción. Esto permite comparar costos entre cultivos y también tener una mejor visión de cómo se distribuyen estos mismos costos en cada una de las labores propias de cada producción. Además, al replicar el procedimiento, actualizando los datos de costos de cada producción, se podrán comparar y notar cambios en la estructura de costos de cada variedad entre distintos años de producción. 9 4. 4.1 Conclusiones COMENTARIOS PERSONALES DEL TRABAJO REALIZADO El del desarrollo de una herramienta de modelamiento de costos puede no solo apoyar al área de finanzas, sino que también puede ser un insumo para la gerencia general al momento de tomar decisiones tácticas o estratégicas. La visión analítica y crítica de procesos juega un papel clave dentro cualquier toma de decisión en una empresa. Al trabajar en equipos compuestos por personas con diversas formaciones profesionales, es necesario prestar especial atención al uso del lenguaje. El excesivo uso de lenguaje técnico específico, puede dificultar la comprensión de ideas dentro de grupos con distinta formación. Esto puede representar una amenaza en procesos como los de levantamiento de información. La generación y preservación del conocimiento dentro de la empresa, se puede traducir en un mejor y más ágil desempeño, pues reduce los tiempos de aprendizaje y adaptación dentro de la misma empresa. 4.2 CONCLUSIONES GENERALES El ejercicio de la segunda práctica profesional significó un acercamiento a la realidad de la mediana empresa dentro del rubro agrícola. Al trabajar en organizaciones con un número reducido de trabajadores, y en particular con pocas personas con formación profesional, las capacidades de liderazgo juegan un rol clave, pues es necesario, para un correcto funcionamiento de los procesos internos de la empresa, un alto grado de coordinación y efectividad en cada una de las tareas desarrolladas por cada área. Aspectos como la puntualidad, el cumplimiento de horarios, el trabajo en equipo y las buenas relaciones interpersonales son claves para un buen desempeño en la empresa. En particular, una buena disposición a escuchar y aprender puede marcar la diferencia y maximizar el aprendizaje. En ambientes dinámicos de trabajo, el tiempo es un recurso limitado, por lo cual su uso debe ser siempre eficiente. Por esta misma razón, para lograr un trabajo eficiente, es necesario dar foco a las ideas y acciones. 10 5. Bibliografía Página web de la empresa: http://www.semillasaltue.com/ Agosto, 2014. 11 6. Anexos 6.1 DISTRIBUCIÓN DE FAENAS DE LA EMPRESA 6.2 ESQUEMA DE DATOS RECOPILADOS 12 6.3 VISTA BASE DE DATOS 13
