COORDINACIÓN DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA

C O N T A D U R I A
M A Y OR DE HA C I EN D A
ASAMBLEA LEGISLATIVA
DEL DI ST RI T O FEDERA L
COORDINACIÓN DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y ARCHIVO
INFORME ANUAL DEL
SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO 2014
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
4
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
6
I. HERRAMIENTAS DE TRABAJO (SHT) E INSTRUMENTOS DE CONTROL (IC)
8
O BJETIVO
8
D ESARROLLO DE LAS H ERRAMIENTAS DE T RABAJO E I NSTRUMENTOS DE CONTROL
8
A CTUALIZACIÓN DEL C UADRO G ENERAL DE C LASIFICACIÓN
8
C ONCEPTO
A CTUALIZACIÓN DEL C ATÁLOGO DE D ISPOSICIÓN D OCUMENTAL
C ONCEPTO
A VANCE
8
9
9
9
A CTUALIZACIÓN DEL M ANUAL PARA LA O RGANIZACIÓN , C ONSERVACIÓN Y C USTODIA DE LOS
A RCHIVOS DE LA ASCDMX
9
C ONCEPTO
A VANCE
C OMITÉ T ÉCNICO I NSTITUCIONAL DE A DMINISTRACIÓN DE D OCUMENTOS (COTECIAD)
CONCEPTO
A VANCE
9
9
10
10
10
II. ARCHIVO DE TRÁMITE (AT)
10
C ONCEPTO
10
D ESARROLLO DEL A RCHIVO DE T RÁMITE
11
U NIDAD DE C ONTROL Y G ESTIÓN (UCG)
12
C ONCEPTO
12
A VANCE
12
U NIDADES DE A RCHIVO DE T RÁMITE (UAT)
12
C ONCEPTO
A VANCE
S ISTEMA INFORMÁTICO PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA
C ONCEPTO
12
12
12
12
2
C URSOS DE CAPACITACIÓN EN CONTROL Y MANEJO DE ARCHIVO
C ONCEPTO
A VANCE
13
13
13
III. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (AC)
13
C ONCEPTO
13
D ESARROLLO DEL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN
14
F UMIGACIÓN DEL LOCAL
14
C ONCEPTO
A VANCE
A CONDICIONAMIENTO DEL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN
C ONCEPTO
14
15
15
15
R ECLUTAMIENTO DE 20 PERSONAS DE SERVICIO SOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO EN
EL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN
15
O BJETIVO
A VANCE
L EVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y CATALOGACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
O BJETIVO
A VANCE
M ICROFILMACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
O BJETIVO
A VANCE
15
15
16
16
16
16
16
16
IV. ARCHIVO HISTÓRICO
16
C ONCEPTO
16
D ESARROLLO DEL A RCHIVO H ISTÓRICO
16
A VANCE
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
16
17
3
INTRODUCCIÓN
4
La administración de documentos concentra su atención en la información contenida en los documentos
y propone una metodología de actuación frente a los problemas que la explosión de la documentación
propia de nuestra época ha provocado sobre los archivos. Esta metodología consiste en aplicar
creativamente un conjunto de procedimientos y técnicas dentro de la institución, a fin de poner las cosas
en su lugar, esto es, manejar los documentos conforme a su utilidad administrativa; sus características
legales, fiscales, administrativas, etc. y su utilización como referencia o testimonio.
El Sistema Institucional de Archivo (SIA) de la Auditoría Superior de la Ciudad de México (ASCDMX)
administrará sus documentos de acuerdo con las fases que toda documentación debe cumplir, en este
caso, la asociada a los asuntos de su responsabilidad, que se denominará “ciclo institucional de vida”, el
cual comprende en su primera fase o fase activa los documentos que se producen y usan para desahogar
la gestión cotidiana, que son de utilidad inmediata para la atención de trámites, pues tienen un valor
administrativo, legal o fiscal.
Una vez que la documentación se utilizó para atender trámites, su utilidad y uso cambian de carácter;
por tanto, sus valores también lo hacen. Cuando esto ocurre, se inicia la segunda fase o fase semiactiva.
A la tercera fase del ciclo se le conoce como inactiva o histórica, toda vez que la utilidad administrativa de
los documentos ha prescrito, con lo cual adquieren un valor que va más allá del institucional, para
constituirse como documentación con un valor cultural de testimonio de la evolución de la institución, es
decir, los documentos adquieren un valor permanente.
Para administrar correctamente este ciclo, se crearán estructuras especializadas en el tratamiento de los
documentos a lo largo de sus fases, que funcionen estrechamente vinculadas como sistema, es decir,
como un conjunto de elementos con propósitos comunes.
5
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
6
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
SIA
Herramientas de trabajo o Instrumentos de Control
Actualización del Cuadro
General de Clasificación
Actualización del Catálogo de
Disposición Documental
Actualización del Manual para la
Organización, Conservación y
Custodia de los Archivos de la
CMHALDF
Archivo de Trámite
Archivo de Concentración
Archivo Histórico
Unidades de Control y
Gestión Documental
Fumigación de local
Fumigación del Local
Unidades de Archivo de
Trámite
Acondicionamiento del Archivo
de Concentración
Acondicionamiento del Archivo
Histórico
Sistema Informático para el
Control y Gestión de
Correspondencia
Reclutamiento del personal de
servicio social
Elaboración de inventarios
guías y catálogos
Capacitación en control y
manejo de archivos
Limpieza ordenación,
clasificación, organización y
valoración
Difusión
Levantamiento de Inventario y
Catalogación de la
documentación
Microfilmación de la
documentación
7
I. HERRAMIENTAS
DE TRABAJO (SHT) E INSTRUMENTOS DE CONTROL (IC)
O BJETIVO
Proporcionar a la institución los instrumentos normativos esenciales para regular su
actividad documental.
D ESARROLLO
DE LAS H ERRAMIENTAS
DE T RABAJO E I NSTRUMENTOS DE CONTROL
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
SIA
Herramientas de trabajo o Instrumentos de Control
Actualización del Cuadro
General de Clasificación
Actualización del Catálogo de
Disposición Documental
Actualización del Manual para la
Organización, Conservación y
Custodia de los Archivos de la
CMHALDF
A CTUALIZACIÓN DEL C UADRO G ENERAL DE C LASIFICACIÓN
C ONCEPTO
El Cuadro General de Clasificación Archivística, es el modelo e instrumento lógico que
representa de forma sistemática, las categorías establecidas como resultado de la
clasificación archivística, y que refleja la estructura de los fondos con base en las
estructuras orgánicas, las atribuciones y funciones de la ASCDMX.
8
A VANCE
Se están elaborando instrumentos archivísticos complementarios, con base a las normas
y estándares requeridos en el marco de la transparencia y la rendición de cuentas, Al
término del presente año se obtuvo un avance del 50%.
A CTUALIZACIÓN DEL C ATÁLOGO DE D ISPOSICIÓN D OCUMENTAL
C ONCEPTO
El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que registra de manera
general y sistemática los valores primarios de la documentación, los plazos de
conservación o vigencia documental en los archivos de trámite y de concentración;
asigna la clasificación archivística a la información pública, reservada o confidencial y
determina su destino final, al término de su vigencia.
A VANCE
Se realizaron reuniones de trabajo con el Instituto de Acceso a la Información Pública
del Distrito Federal, para la implementación de criterios que determinen la terminología
a emplearse y se pueda lograr la actualización definitiva de del Catálogo de Disposición
Documental. Relativo a lo anterior, se cumplió al 50%.
A CTUALIZACIÓN DEL M ANUAL PARA LA O RGANIZACIÓN ,
C ONSERVACIÓN Y C USTODIA DE LOS A RCHIVOS
DE LA CMHALDF
C ONCEPTO
Es un documento normativo de carácter administrativo en el que se establecen los
criterios generales y los conceptos básicos para la aplicación de procedimientos
archivísticos en la organización y clasificación de documentos.
A VANCE
Este año, se trabajó con los enlaces de control de gestión y archivo de trámite para
difundir y corroborar que estos emplearan el Manual para la organización, conservación
y custodia de los Archivos de la CMHALDF. Cumpliendo con un avance del 100%.
9
C OMITÉ T ÉCNICO I NSTITUCIONAL
DE A DMINISTRACIÓN DE D OCUMENTOS
(COTECIAD)
CONCEPTO
El COTECIAD es el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación
de la normatividad aplicable en materia de archivos de la CMHALDF.
A VANCE
En el año que se reporta se programaron 3 Sesiones Ordinarias, llevándose a cabo 2
sesiones ordinarias, en las cuales se tomaron los siguientes acuerdos:
Se aprobó la validación del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014
Se aprobó la validación del Calendario de Ejecución del Siste ma Institucional de Archivo
2014.
Se aprobó la validación del Calendario de Sesiones Ordinarias del COTECIAD para el año
2014.
.
II. Archivo de Trámite (AT)
C ONCEPTO
10
Es el conjunto de expedientes de asuntos vigentes que por su naturaleza y frecuente
consulta deben permanecer en el acervo de la Oficina del Auditor Superior y cada una
de las Direcciones Generales.
D ESARROLLO DEL A RCHIVO DE T RÁMITE
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
SIA
Archivo de Trámite
Unidades de Control y
Gestión Documental
Unidades de Archivo de
Trámite
Sistema Informático para el
Control y Gestión de
Correspondencia
Capacitación en control y
manejo de archivos
11
U NIDAD DE C ONTROL Y G ESTIÓN (UCG)
C ONCEPTO
Es una unidad que permite conducir el flujo informativo dentro de la institución, para
que los responsables administrativos se aseguren de que los asuntos por ellos tratados
se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia, y conforme a derecho.
A VANCE
Al inicio de cada año se envía un oficio a las áreas que integran laASCDMX, para que
designen al personal que se encargará del control y seguimiento de la correspondencia
que ingrese a sus unidades administrativas. Relativo a lo anterior, se obtuvo un 100% en
la respuesta por parte de las áreas.
.
U NIDADES DE A RCHIVO DE T RÁMITE (UAT)
C ONCEPTO
Unidad de archivo que se encarga de integrar, resguardar y controlar los expedientes en
su fase activa.
A VANCE
Al inicio de cada año se envía un oficio a las áreas que integran la ASCDMX, para que
designen al personal que se encargará de la clasificación de la documentación que será
transferida al Archivo de Concentración, en este sentido se obtuvo un 100% .
Cabe resaltar, la labor de la Unidad de Documentación e Información como apoyo
cotidiano de los trabajos encomendados a las áreas auditoras, por lo que durante el
2014 se proporcionaron 877 servicios de consulta.
S ISTEMA INFORMÁTICO PARA EL CONTROL
Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA
C ONCEPTO
12
Es el soporte informático que facilitará el seguimiento, registro y control de
documentos con base en los procedimientos que se establezcan en la institución para el
manejo de documentos, y proporcionará medios seguros y rápidos para su acceso y
consulta.
En relación al Sistema Informático para el Control y Seguimiento d e correspondencia
conforme a las necesidades que se presentan en la ASCDMX, se suspendido hasta
contar con la disponibilidad presupuestal requerida.
C URSOS DE CAPACITACIÓN EN CONTROL Y MANEJO
DE ARCHIVO
C ONCEPTO
Son el medio para dotar a los empleados de la ASCDMX de los conocimientos
necesarios, sobre la práctica archivística, para el desarrollo de sus funciones.
A VANCE
Se impartió el “ARCHIVONOMÍA, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE ÑLOS
ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE LA CMHALDF, el 2 de junio del año 2014, con lo cual
se cumplió con lo programado.
III. Archivo
de Concentración (AC)
C ONCEPTO
Se conforma por los documentos
respecto de los cuales concluyó su
trámite y después de ser valorados, son
transferidos por la Unidad de Archivo de
Trámite a la Unidad de Archivo de
Concentración para su conservación
precautoria de conformidad con el
Catálogo de Disposición Documental.
13
Este archivo integra los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las
unidades de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben
D ESARROLLO DEL A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
SIA
Archivo de Concentración
Fumigación de local
Acondicionamiento del Archivo
de Concentración
Reclutamiento del personal de
servicio social
Limpieza ordenación,
clasificación, organización y
valoración
Levantamiento de Inventario y
Catalogación de la
documentación
Microfilmación de la
documentación
F UMIGACIÓN DEL LOCAL
C ONCEPTO
Desinfección y combate de plagas de insectos y otros organismos nocivos por medio de
humo, gas o vapores adecuados, y de polvos en suspensión.
14
A VANCE
Este proceso lo realiza una empresa especializada en los procesos de fumigación bajo la
supervisión de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. La fumigación
se programa cada año y es por medio de termonebulización para la protección de los
documentos. Se cumplió al 100%.
A CONDICIONAMIENTO DEL A RCHIVO
DE C ONCENTRACIÓN
C ONCEPTO
Conformado por los documentos respecto de los cuales una
vez concluidos su trámite, son valorados, para ser
transferidos por la unidad de Archivo de Trámite.
Avance
Concluida la ampliación y remodelación estructural del
Archivo de Concentración, se reactivó el calendario de
transferencias
primarias,
procediendo
las
áreas
correspondientes a realizar las correspondientes.
R ECLUTAMIENTO DE 20 PERSONAS DE SERVICIO
SOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO
EN EL
A RCHIVO DE C ONCENTRACIÓN
O BJETIVO
Contar con el personal adecuado y suficiente para realizar las actividades en la actividad
de limpieza, ordenación, clasificación y valoración documental del Archivo de
Concentración.
A VANCE
Por ser una actividad permanente las labores de limpieza, ordenación, clasificación y
valoración documental, se requiere del apoyo de los prestadores de s ervicio social o
bien de prácticas profesionales, capacitándolos también de manera continua para
realizar este trabajo, por lo que en el presente año se contó con la participación de
éstos cumpliendo con la meta del 100%.
15
L EVANTAMIENTO DE INVENTARIO
Y CATALOGACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
O BJETIVO
Determinar y controlar la documentación que se resguarda en el Archivo de
Concentración.
A VANCE
Se continuó de manera permanente la limpieza, ordenación y valoración de la
documentación en el Archivo de Concentración, teniendo un avance del 100%.
M ICROFILMACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
O BJETIVO
Contar con la información de los expedientes en medios automatizados para facilitar su
localización y consulta.
A VANCE
Se realizó la microfilmación de 4 millones de documentos conforme a la adjudicación
directa núm.
Y por licitación número CMHALPN/11/2014, cubriendo el 100% de la
microfilmación programada para este periodo.
IV. Archivo Histórico
C ONCEPTO
Es la unidad de archivo que custodia los expedientes considerados patrimonio
documental de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito
Federal.
D ESARROLLO DEL A RCHIVO H ISTÓRICO
A VANCE
Derivado de las obras de remodelación del edificio que ocupa el
Archivo Institucional se suspendieron las actividades
programadas.
16
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL PROYECTO
17
C
O
N
T A
D
U R Í
A
INFORME ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO 2013
M A YO R D E H A C I EN D A
A SA M BLE A LE G I SLA TI V A
D E L D I STR I TO F E D E R A L
Marzo
Abril
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
100.0%
100.0%
0%
10%
0%
0%
0%
10%
0%
0%
5%
0%
10%
0%
35% marco de la transparencia y la rendición de cuentas.
2
Actualización del Catálogo de Disposición Documental (CDD)
100%
0%
100.0%
70.0%
100.0%
100.0%
100.0%
0%
10%
0%
0%
0%
10%
0%
0%
5%
0%
10%
0%
35% INFODF para la implementación de criterios que
3
Actualización del Manual de Procedimientos
para la Organización, Conservación
y Custodia de los Archivos de la CMHALDF
Comentarios
Total
Octubre
Diciembre
Avance
Noviembre
Enero
Febrero
100.0%
Mayo
Avance en el 2011
70.0%
Su
bp
ro
ye
ct
I. Herramientas de Trabajo
II. Archivo de Trámite
Avance en el 2012
Avance en el 2010
100.0%
en
0%
Avance
en
2007
100%
Avance
en 2006
Actualización del Cuadro General de Clasificación
(CGC)
o
1
Programa
Avance en el 2009
2008
2013
Se estan elaborando instrumentos archivísticos de
acuerdo a las normas y estándares requeridos en el
Se estan llevando a cabo reuniones de trabajo con el
determinen la terminologia a utilizarse.
Derivado de la designación de los enlaces de Control
de Gestión y Archivo de Tramite se está
80%
20%
100.0%
70.0%
100.0%
100.0%
100.0%
0%
10%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
5%
0%
10%
0%
25% corroborando que éstos empleen este instrumento
de consulta que facilitará la organización,
conservación y localización de los expedientes.
1
Establecimiento de la Unidad de Control de Gestión (UCG) en cada
unidad administrativa
100%
65%
70.0%
70.0%
20.0%
20.0%
100.0%
0%
50%
0%
0%
5%
5%
0%
0%
0%
10%
10%
20%
100%
En este período se cubrió la totalidad de las
designaciones..
2
Establecimiento de la Unidad de Archivo
de Trámite (UAT) en cada unidad administrativa
100%
65%
70.0%
70.0%
20.0%
20.0%
100.0%
0%
50%
0%
0%
5%
5%
0%
0%
0%
10%
10%
20%
100%
En este período se cubrió la totalidad de las
designaciones..
3
Sistema informático para el control
y seguimiento de correspondencia
0%
10%
0.0%
12.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
4
Curso de capacitación en control y manejo de archivos para las UCG y
100%
UAT
10%
95.0%
100.0%
0.0%
0.0%
100.0%
0%
0%
0%
0% 100%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
100%
5
Curso en materia de archivonomía para los servidores públicos de la
CMHALDF
50%
80.0%
100.0%
0.0%
0.0%
100.0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
100.0%
100.0%
100.0%
100.0%
0.0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
100%
0%
0%
0%
100.0%
37.0%
34.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0%
0%
0%
0%
30%
20%
10%
5%
5%
0%
5%
0%
4.1
Se llevo a cabo en el mes de mayo el curso de
capacitación en materia de gestión
documental
Impartición del curso
100%
III. Archivo de Concentración
III. Archivo de Concentración
5.1 Impartición del curso
1
Fumigación
2
Acondicionamiento del Archivo
de Concentración
Se continúa con el acondicionamiento del
Archivo
75%
100.0%
100.0%
100.0%
100.0%
100.0% 100%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
100%
Se renovaron los convenios con las diferentes
entidades educativas.
95.0%
100.0%
100.0%
100.0%
100.0% 100%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
100%
Al momento de incorporarse nuevos
prestadores de servicio social, se les
proporciona la capacitación necesaria, por lo
cual esta es una actividad continua.
11%
22.3%
21.7%
6.2%
6.20%
1.76% 0.0%
0.0%
6%
14%
20.2%
20.8%
4.8%
4.8%
0%
3%
100.0%
100.0%
100.0%
100.0%
3
Reclutamiento de 20 personas de Servicio Social
4
Capacitación de 20 personas
de servicio social
5
Limpieza, ordenación, clasificación
y valoración documental del Archivo
de Concentración
8.7%
6
Levantamiento del inventario
y catalogación de la documentación
7
7.74%
1% 3.00% 2.00% 2.00% 0.00%
0.00% 2.00% 1.00% 1.00% 1.00%
0%
0%
0% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%
0%
0%
0%
0%
20%
30%
0%
0%
5%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0
0
0%
0%
0%
0
0
0
0
0
0.00% 0.00% 0.00%
Se realiza de manera permanente la limpieza,
13% ordenación, clasificación y valoración
documental del archivo de Concentración.
0%
10%
10%
10%
85%
0
0
0
0
0.0%
0
0
0
0
0%
0
0
0
0%
0%
0%
Se continua con la microfilmación de
documentos de manera ordenada .
Microfilmación
1
IV. Archivo Histórico
Se cumplio con la actividad de fumigación en
el tercer trimestre del año.
2
Fumigación
Acondicionamiento del Archivo Histórico
3
Elaboración de inventarios y guías
0%
0%
0%
0
0
0
0
0
0
0
0
4
5
Cátalogos
Difusión
5.1 Consulta
5.2 Exposiciones
5.3 Publicaciones
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Abreviaturas:
DGAS Dirección General de Administración y Siste,as
DRMSG Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
OIP Oficina de Información Pública de la CMHALDF
18