Análisis de Sistemas 1 Ing.Heriberto Antonio Escobar Menendez Universidad Mariano Galvez Sede Villa Nueva Investigación de procesos Grupo #2 Carlos Rodolfo Bendfeldt Samayoa 5090-18-1748 Jefferson Antonio Sánchez Escobar 5090-18-1197 Astrid Jeannette Catú Pérez 5090-17-20878 Manuel Andres Flores Avedaño 5090-18-10741 Luis Steve Diaz Fuentes 5090-18-12450 Introducción Por medio del presente trabajo entraremos en detalle de cómo realizamos los procesos para el desarrollo de nuestro software, a qué asociación se le desarrolló ,su utilidad y cómo se determinó cómo será su funcionamiento entre otras funciones que realizará. SOFTWARE PARA GESTIÓN DE BODEGAS DE SUMINISTROS DE ASISTENCIA HUMANITARIA PARA UN ALBERGUE Especificación de requisitos. ● Proveer un software para gestión de bodegas para suministros de asistencia humanitaria de un albergue, acorde a los requerimientos técnicos establecidos. ● Capacitar al personal del albergue y técnicos de CARE en la operación y funcionamiento del software. ● Brindar soporte al personal del albergue durante la etapa de implementación del software. Levantamiento de necesidades Una vez firmado el contrato, se deberá levantar las necesidades del actual sistema del albergue, en relación a catálogos requeridos para los ítems de los suministros a ser almacenados, así como los requerimientos de compatibilidad con el sistema contable. Instalación de software Se entregará los instaladores del software y se instalará en los equipos a utilizar en la bodega principal del albergue. Capacitación del personal Se capacitará a detalle sobre el proceso de instalación, programación, acceso y en general el uso detallado del software al personal del albergue y a personal técnico de CARE. Brindar soporte técnico Posterior a la instalación y capacitación, se brindará soporte durante las primeras semanas de uso al personal del albergue. Informe final de proceso Se presentará un informe detallado de todo el proceso con los verificables. Diseño del software. ● Reporte de productos. Información referente a los productos en existencia de la bodega. información sobre cuáles son los productos más vendidos y menos vendidos. información de a quien se le entregó. ● Alerta de fechas de caducidad. Control de la fecha de caducidad de cada uno de los productos en bodega. ● Alerta de stock. Reportar cuando un producto esté apunto de acabarse. ● Alerta de máximos y mínimos. Los datos necesarios para configurar los mínimos y máximos de stock son: Fecha de vigencia: permite seleccionar la fecha a partir de la cual empiezan a regir los mínimos y máximos de stock configurados en el comprobante. Artículo: correspondiente al código del artículo. Color y/o Talle: correspondientes al color y/o Talle. Mín. actual: a modo representativo se indicará, en caso de existir, el mínimo que se haya definido previamente. Mín. nuevo: se debe indicar las cantidades mínimas de stock para reponer.Máximo. actual: a modo representativo se indicará, en caso de existir, el máximo que se haya definido previamente. Máx. nuevo: se debe indicar las cantidades máximas de stock disponible. ● Nos permitirá tener una alerta cuando el inventario esté totalmente lleno y también cuando ya quede solo el mínimo de productos. Llevar un control de los productos que más se utilizan y los que menos. ● Selección de tipo de método de valoración de inventario (FIFO, LIFO, entre otros). El método FIFO en contabilidad significa “primero en entrar, primero en salir”, mientras que el método LIFO significa “último en entrar, primero en salir”. ● Sub-bodegas y bodegas de transferencia (transferencia). Control de las entradas y salidas de cada bodega o sub bodega en el albergue. ● Requisición de compra. "Requerimiento de compra": autorización al Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios. ● Módulo de toma física. Es el conteo manual de todas las existencias de una empresa ● Reporte de costos-precio de productos. Este reporte es una asistencia para generar un presupuesto estable para la compra-venta de cada uno de los productos. ● Ingreso por proveedores, donantes. Mantener el control específico de las cantidades que se están ingresando por cada proveedor y la participación de los donantes a la fundación. ● Opción para diferenciar donaciones de artículos comprados. Determinar cuáles de los productos dentro de bodega han sido donados y cuáles han sido comprados. Para establecer un precio según el producto. ● Solicitud por usuario directamente en el sistema. El usuario podrá solicitar todo lo que sea necesario para facilitar la comunicación. ● Reporte para índices y estadística de donaciones. Específica los y las donantes con las cifras exactas para la realización del reporte a presentar, tomando en cuenta el tiempo, la cantidad de productos de la donación, desde donde se realizó la donación etc. ● Software Modificable. El software podrá sufrir modificaciones (en este caso actualizaciones) ● Capacitación de uso funcional, técnico y de programación del Desarrollador interno. Para tener un control interno de los ingresos y egresos, y evitar costos por reparaciones del software por mal uso del mismo ● Software disponible en la nube o una web. Al software se le puede acceder ya sea desde la nube o desde la misma página web diseñada para facilitar la comunicación. ● Uso de sistema de código de barras para uso con dispositivos e impresión de etiquetas. El uso de código de barras en cada entrega para llevar un mejor control de a donde va el pedido y saber su estatus de entrega ● Workflow de aprobaciones para entrega de pedidos. Automatización de la entrega de pedidos estableciendo fechas y hora en la entrega. ● Es importante que no requiera pagos anuales. El software no recibirá pagos por año en servicio. ● Soporte técnico inmediato y acorde a las necesidades institucionales. Técnicos especializados cumpliendo con un horario en el que pueda ser atendido inmediatamente cualquier problema que pueda presentarse. ● Licencias perpetuas a fin de evitar la compra de licencias posteriores. La licencia de este software sería renovable con alguna pequeña variación para obtención de usuarios y no sea sustituido. ● Disponibilidad de Manual Técnico y Funcional. El manual y el técnico encargado tendrán una disponibilidad de 24 horas los 7 días de la semana. Conclusión CARE es una organización Internacional, sin fines de lucro, que contribuye a la reducción de la pobreza, mediante intervenciones que potencian sus capacidades, consideran los contextos sociales, históricos y culturales específicos, y propician la participación de las comunidades en la toma de decisiones que impactan en sus vidas, manteniendo los enfoques de derechos humanos, género, interculturalidad y gobernabilidad. Los objetivos más importantes que pudimos observar son: Proveer un software para gestión de bodegas para suministros de asistencia humanitaria de un albergue, acorde a los requerimientos técnicos establecidos. Capacitar al personal del albergue y técnicos de CARE en la operación y funcionamiento del software. Brindar soporte al personal del albergue durante la etapa de implementación del software. Dicho sistema es solicitado con el fin de llevar un mejor control de las donaciones que reciben y también de lo que ellos directamente adquieren para poder llevar a cabo la labor que como fin tiene la organización.
