Acuerdo de Cooperación

Version 20.05.2016
Acuerdo de Cooperacion entre XXXXXXXX y XXXXXX,
Jefa del Equipo XXXXXX
Preámbulo
Éste es un acuerdo de Cooperación entre (EMPRESA) y la sra. XXXXXXXXXXX, jefa y
coordinadora del Equipo XXXXXXX. Siendo proveedores de servicios, ambas partes están
obligadas a seguir los siguientes estándares de (EMPRESA) y a cumplir las mutuas
expectativas.
Nuestra principal prioridad es ofrecer proyectos orientados al impacto y tratar a nuestros clientes
con atención, así como asegurarnos de que disfruten de su contribución al proyecto y a la
comunidad local.
En caso de que una de las partes, el equipo (EMPRESA), el empleado, los clientes, el proyecto,
el líder del proyecto, las familias anfitrionas, ignoren las siguientes reglas, las regulaciones en la
sección 9 de este acuerdo (gestión de crisis) entrarán en vigor.
1. Definiciones de (EMPRESA)
1. Cliente de (EMPRESA) – Qué significa?
Un cliente es una persona que está comprometida a trabajar en un proyecto sin fines de
lucro en Centro o Sudamérica – voluntariamente y sin paga.
Sin embargo, el cliente percibe a (EMPRESA) como un proveedor de servicios: El cliente
paga por hospedaje, comida y una persona de contacto; y espera que estos servicios sean
cumplidos a cabalidad de acuerdo a lo acordado.
2. Proyecto de Voluntariado – Qué significa?
Un proyecto de voluntariado en un proyecto localizado en instituciones públicas o privadas
sin fines de lucro que necesita evidente ayuda. Ya sea por falta de equipamiento, personal
y/o recursos financieros. La institución no debe estar orientada a lucrar.
2. Responsabilidades Recíprocas
Ambas partes contrayentes de comprometen a:
-
Cooperar estrechamente durante la preparación, implementación y post procesamiento del
programa de voluntariado.
Asegurarse de que los fondos se utilicen de acuerdo con las directrices del programa y el
presupuesto.
Accesibilidad 24/7 en caso de emergencia.
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La Organización Emisora
Referente al cliente
- Preparación de los clientes en
(PAIS).
- Proyecto de introducción y trabajo
cliente para clientes y audiencias de
acuerdo con las pautas del
proyecto.
- Presentación de la solicitud de
clientes al ATP / IMC.
- Preparación del servicio cliente en
cooperación con el cliente en
relación con viajes, preparación
médica, seguros, etc.
- Comunicación regular con el
proyecto anfitrión.
- Consulta responsable basada en la
información proporcionada
- Ayudar al cliente en caso de
problemas.
El Receptor
Respecto al cliente
- Recibir solicitudes de voluntariado e informar a
los candidatos seleccionados de la organización
de envío siguiendo el acuerdo de programación
de TCC.
- Proporcionar una introducción al país, la cultura
(incluidas las costumbres y el código de
conducta) y el proyecto (incluidas las normas), la
gestión de conflictos, el idioma (si es necesario).
- Proporcionar capacitación laboral a clientes
- Asignación de alojamiento y comida adecuados
para el cliente.
- Solicitud de visa de trabajo para los clientes
durante el proyecto.
Actitud
Nunca olvides que estamos trabajando con seres humanos. Nuestra principal prioridad es
tratar a los participantes (= clientes) con respeto y buena voluntad.
Queremos que nuestros clientes se sientan bienvenidos y que a (EMPRESA) le guste estar
allí para ellos. Los participantes deben ser vistos como invitados o incluso familiares
temporales.
Exitosa Representación de (EMPRESA)
Clientes felices – Gente feliz en los proyectos
3. Trabajo del Cliente
Los clientes deben integrarse en el proyecto. Él / ella debe trabajar a tiempo completo
(normalmente 40 horas / semana). La capacitación en el trabajo está incluida en las horas de
trabajo. El cliente debe realizar tareas específicas, que él / ella puede cumplir solo o en
cooperación con el personal local. Sin embargo, los clientes no son expertos y, por lo tanto, no
pueden hacer trabajo profesional.
Las vacaciones se darán de acuerdo con las costumbres locales.
4. Regulaciones para arribos y orientación en Peru
A fin de permitir al Equipo Ecuador manejar los arribos de los clientes satisfactoriamente para
todos los implicados:

El Equipo (PAIS) es responsable de reservar los vuelos como se indica:
Los arribos deben ser los Sábados yo Domingos

El Programa de Orientación comienza el día Lunes
5. Estándares de (EMPRESA): Los 7 primeros días en el país de destino
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1. Transfer del y al Aeropuerto
 Los Clientes de (EMPRESA) serán recogidos a tiempo – a la salida del aeropuerto
 Si existe un retraso de más de media hora, por favor contacta al Cliente o al Equipo
(PAIS)
2. Llegada a su Hospedaje
 Se les debe mostrar la Casa de los Clientes / introducirlos a sus Familias Anfitrionas
 Se les debe mostrar los alrededores
 Se les debe proveer de agua potable (sólo una vez)
3. Programa de Orientación se divide en dos días! (aproximadamente 4 - 5 horas por día)
1er. día después del arribo
 Asistencia con teléfonos celulares e instalación de tarjetas SIM
 Cómo y dónde sacar dinero del Cajero Automático
 City Tour: Cómo moverme en los alrededores? Cómo llegar a aquí o allá? Transporte
Público (Taxi, Bus, Metrovía)
2do. día
 Lavado de ropa en Peru
 Cultura (qué está bien y qué no)
 Historia del país
 Introducción a la cocina peruana (gastronomía)

Seguridad (qué se puede y qué no se puede hacer)
 Salud e Higiene
 El Código de Conducta de (EMPRESA)
 Las reglas de la casa
 Las Políticas de Protección Infantil
 Entrega de datos de contacto e información en caso de emergencia
4. Llevar a los Clientes al proyecto
 Introducción del cliente
 Introducción de la persona de contacto en el proyecto
 Explicación de cómo llegar al proyecto y de regreso a la casa (transporte público,
caminando, en bicicleta)
5. Accesibilidad
 La primera semana y el arribo son importantes para una buena primera impresión!
 Asegurarse que todo está bien (Preguntar al Cliente por lo menos una vez a la semana)
 Reajustar las cosas y/o situaciones si no están bien
6. Programas adicionales
 Clases de idioma – deben darse de lunes a viernes
 Clases de surf – sólo los fines de semana
 Viajes de fin de semana – de vez en cuando – sólo los fines de semana
6. Estándares
5.1. Hospedaje
(EMPRESA) es un prestador de servicios y presupone un cierto estándar en lo referente al
hospedaje de los clientes. Esto debe ser obedecido!
Viviendo con una Familia Anfitriona
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





Cada cliente debe tener su propia cama
o Aceptable: Cama litera
o NO aceptable: camas ocupadas por 2 clientes
Suficientes sillas, platos, vasos, tazas, cubiertos, etc. A fin de disfrutar juntos de las
comidas
Facilidades sanitarias: como mínimo deben contar con ducha de cubo de agua y armario
de patas (al piso)
Acceso a agua
Alimentación de acuerdo a las regulaciones (estándar local, media pensión)
Limpieza regular (por lo menos una vez a la semana)
Viviendo en una Casa (EMPRESA) de Clientes
 Cada cliente debe tener su propia cama
o Aceptable: Cama litera
o NO aceptable: camas ocupadas por 2 clientes
 Suficientes sillas, platos, vasos, tazas, cubiertos, etc. A fin de disfrutar juntos de las
comidas
 Facilidades sanitarias: de estilo occidental (toilette y ducha)
 Acceso a agua (con presión)
 Alimentación de acuerdo a las regulaciones (estándar local, media pensión)
 Limpieza regular (por lo menos una vez a la semana)
 Ningún Aire Acondicionado necesita encenderse en una Casa de Clientes (la cuenta a
pagar sale muy alta!)
5.2. Comida
Media Pensión
 Desayuno
o Lo básico (por ejemplo, pan)
o Algo para untar / guarnición – margarina, jalea, mantequilla de maní, mermelada,
miel, queso crema
o Bebidas calientes – té, café
o Alguna que otra fruta o algún extra como huevos o algún plato local

Cena / Merienda
o Una comida caliente
o Suficiente para todos los clientes (= por lo menos una porción que vaya acorde al
estilo europeo occidental)
5.3. Costos
Es responsabilidad de (EMPRESA) (PAIS) garantizar que todos los miembros del equipo y
personal, obtengan un pago justo (de acuerdo a los estándares locales).
Costos XXXXXXXX
Duración
<5 días
1 semana
2 semanas
3 semanas
4 semanas
5 - 12 semanas
Costo (USD)
$50 por día
$300 por persona
$500 por persona
$650 por persona
$750 por persona
$160 por semana
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3 – 6 meses
$450 por mes
5.4. Horas de trabajo de los clientes
De acuerdo a las leyes alemanas, los clientes no tienen permitido trabajar más de 8 horas al día,
incluida una hora de pausa.
7. Representación de (EMPRESA) en el exterior
El Equipo Peru representa la marca (EMPRESA) abiertamente. La sra. XXXXXXXXXXX en su rol
de Jefa del Equipo XXXXXXXX y Coordinadora de “XXXXXX” ubicada en Cusco, es la persona
encargada y responsable de los siguientes servicios:









Reservar y coordinar los cupos de los clientes en sus proyectos
Coordinar la logistica en las diferentes ciudades
Ser la mediadora entre proyectos y (EMPRESA) (PAIS)
Ser la mediadora entre los miembros del equipo Peru
Recibir las transferencias internacionales y realizar los pagos locales
Llevar las cuentas del Equipo Peru
Realizar los transfers in & out en Cusco
Coordinar y alojar clientes en la casa de clientes y como familia anfitriona
Seleccionar y tramitar proyectos y alojamientos nuevos
8. Tema Dinero – Necesidad de un Trabajo de Caridad transparente
El Equipo Peru y el Equipo (PAIS) están obligados a informar al público y a nuestros clientes
sobre la manera en que usamos el dinero que ellos pagan: los Clientes deben ser informados
abiertamente!
El Equipo XXXXXX debe informar a XXXXXXXXX acerca de Trabajo de Caridad, donaciones y
actividades honorarias. El Equipo XXXXXXX informa a XXXXXXXXX regularmente:




Cuando algo especial o fuera de lo común sucede
Cuando un Evento Social tienen lugar
Las fotos y videos al respecto son muy importantes!!!
Informar sobre gastos mayores, así seremos capaces de responder a los clientes a
dónde va el dinero que gastan
9. Emergencia / Gestión de Crisis
9.1. En caso de emergencia – Inmediatamente llamar al Equipo (EMPRESA) (PAIS)!
Emergencia – Qué significa?





Un cliente está perdido
Un cliente ha sido robado / atacado
Un cliente está enfermo o herido
Si el Equipo de (EMPRESA) está en contacto con la policía debido a un cliente
Si el Equipo Peru no sabe cómo actuar (con respecto al comportamiento de un cliente)
a. Salud
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El cliente informará de inmediato cualquier problema relacionado con la salud al
gerente del proyecto o cualquier otra persona responsable en el proyecto. El proyecto anfitrión
informará a la persona de contacto de (EMPRESA) en Peru para asegurarse de que el cliente
sea llevado a un hospital y reciba tratamiento si es necesario.
b. Seguridad
La seguridad personal tiene la máxima prioridad. En caso de poner en peligro la
seguridad personal debido a peligros políticos, ambientales o de cualquier otro tipo, el proyecto
anfitrión tomará las medidas necesarias de acuerdo con (EMPRESA) para garantizar la
seguridad del cliente.
c. Desacuerdos
Las dificultades y / o desacuerdos deben ser resueltos por las partes involucradas,
teniendo en cuenta las diferencias culturales.
Teléfono de emergencia las 24h:
En (PAIS):
+51 964 107 567
Persona de contacto: XXXXXXXXXXXXXX
En (PAIS):
+49 152 59804906
Persona de contacto: XXXXXXXXXXXX
Para el Equipo anfitrión:
Para (EMPRESA):
Lugar, fecha: Cusco 01/06/2016
Lugar, fecha: CIUDAD 01/06/2016
Firma:
Firma:
9.2. Responsabilidades y regulaciones en caso de enfermedad

Se debe reportar inmediatamente casos de enfermedad al Equipo (PAIS)
oEl Equipo (EMPRESA) (PAIS) debe saber todo con respecto a los clientes antes de que
los padres nos llamen para informarse sobre la enfermedad de sus hijos

El Team Leader/ Persona de Contacto es una autoridad
oDebe preguntar regularmente a los clientes cómo se sienten (si aún se sienten
enfermos o si ya están mejor)
oSi el cliente no puede ir a trabajar, debe visitarlo/a (en la casa de la familia
anfitriona/casa de los clientes) o llamarlo/a una vez al día

Llevar al cliente al doctor
oEl Equipo (EMPRESA) (PAIS) necesita saber si un doctor es consultado
oEl cliente debe costearse la transportación y los costos médicos

El Equipo (EMPRESA) / Persona de Contacto están obligados de asegurarse que el cliente
está siendo atendido durante su enfermedad (asegurarse que alguien cuida del cliente o está
pendiente de él/ella)
9.3. Aplicación de leyes locales peruanas
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El Equipo (EMPRESA) (PAIS) y el Equipo (EMPRESA) Peru son responsables de informar a los
clientes acerca de las leyes y el comportamiento local. Los clientes deben aceptar y respetar las
leyes (especialmente las referentes a drogas, alcohol y horarios de cierre).
Regulaciones importantes para el Equipo Peru:
 Nada de drogas
 Tener cuidado en ciudades grandes. Hay ladrones y carteristas (especialmente en sitios
turísticos abiertos y muy concurridos, y en los transportes públicos)
 No caminar solos por la noche
 Dejar los artículos de valor en casa
 Los pasaportes pueden ser entregados al Team Leader, si el cliente lo desea
10. Políticas de Protección Infantil de (EMPRESA)
La Política de Protección Infantil de (EMPRESA) tiene por objeto garantizar que las acciones
de cualquier persona en el contexto del trabajo llevado a cabo por (EMPRESA) son
transparentes y salvaguardar y promover el bienestar de todos los jóvenes y niños asociados a
(EMPRESA).
El bienestar de un niño o joven es siempre de suma importancia para (EMPRESA) y el bienestar
de las familias será promovido. (EMPRESA) hará controles de antecedentes penales durante los
procesos de selección para todo el personal de (EMPRESA) y clientes que trabajan con
cualquier proyecto en cuidado de niños, enseñanza y diferentes proyectos sociales.
Cualquier acusación de abuso será tomada en serio y se aplicarán los procedimientos de
protección infantil de (EMPRESA). Aquellas personas en posición de confianza o
responsabilidad dentro de la organización trabajarán de acuerdo a los marcos legales de
defensa y de seguridad, así como también con los intereses de los niños y jóvenes, siguiendo la
política de protección infantil de (EMPRESA) en todo momento.
Los principios en los que la política de protección infantil de (EMPRESA) se basa son los
cuatro principios de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño:
Principio 1: La no discriminación
Nadie le puede tratar como un niño diferente debido a su opinión, la religión, la raza, el
idioma, el sexo o porque naciste pobre o rico ...
Principio 2: El interés superior del niño
Cuando los adultos toman decisiones acerca de usted como un niño, ellos deben pensar
si esta decisión es mejor para usted ...
Principio 3. Derecho a la supervivencia, la protección y el desarrollo
Los países deben proteger a los niños de todo daño y ayudar a vivir y crecer de forma
saludable.
Principio 4. Participación
Como un niño, usted tiene el derecho de dar sus opiniones en todos los asuntos que le
afectan. Sus opiniones deben ser tomadas en serio. A medida que crecen sus puntos de
vista deben ser más importantes.
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