MATRIZ LEGAL Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un documento que contiene toda la información sobre la normatividad que una empresa debe cumplir legalmente. Estas normas y obligaciones legales están moderadas por diferentes mecanismos que buscan que una empresa garantice mediante la evidencia de actividades, el cumplimiento de la normatividad concerniente a la seguridad y salud en el trabajo. Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.2. define a la matriz legal como: “24. Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”. Conforme a la anterior definición, la matriz de requisitos legales debe actualizarse continuamente de acuerdo a las nuevas disposiciones que puedan hacerse a las normatividades utilizadas. La matriz de requisitos legales también hace parte de las obligaciones de los empleadores parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015: «Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa” Así mismo, la matriz de requisitos legales también hace parte de la documentación general que toda empresa debe tener para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (Artículo 2.2.4.6.12. del Decreto 1072 de 2015). Una matriz de requisitos legales debe estar orientada específicamente hacia las actividades que realiza la empresa. Estos procesos tienen como objetivo verificar y evidenciar las mejoras que una empresa realiza para certificar que cumple con las normas, leyes, resoluciones, decretos y demás obligaciones. NORMAS QUE DEBE CONTENER LA MATRIZ LEGAL Normatividad de SG-SST Principalmente la primera normatividad que se debe consultar y se debe aplicar es la relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Esta normatividad se encuentra en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, por lo tanto, esta normatividad debe ser aplicada por todas las empresas que se encuentran localizadas geográficamente en Colombia. La información sobre el SG-SST se encuentra en el capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072 de 2015, ‘Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo’. Tras confirmar la normatividad que una empresa debe cumplir de acuerdo al SG-SST, también se encuentran tres niveles que componen principalmente la normatividad sobre la que una empresa debe certificarse: la normatividad nacional, departamental y local. NORMAS QUE DEBE CONTENER LA MATRIZ LEGAL NORMATIVIDAD NACIONAL: Leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, estatutos, entre otros, que son avalados por el Congreso de la República, por los Ministerios o por Departamentos Administrativos. Por ejemplo: normas del Código Sustantivo del Trabajo; Resolución 2646 DE 2008. NORMATIVIDAD DEPARTAMENTAL: Este segundo nivel se refiere más a la ubicación geográfica en la que se encuentra ubicada la empresa. En algunas ocasiones los departamentos emiten normatividades específicas para prevenir efectos nocivos de alguna situación que se presenta específicamente en su zona geográfica. NORMATIVIDAD LOCAL Esta normatividad se centra en aquellas zonas o municipios en los que se imponen normatividades específicas para determinados trabajos. Esto es frecuente en municipios donde las alcaldías o las instituciones pertinentes promueven el regimiento de una ley que favorece a la población. Por ejemplo la alcaldía de Bucaramanga promulgó 096 de 2016 para el manejo de residuos sólidos y basuras que todos los hogares y empresas en la ciudad deben cumplir. Además de tener en cuenta las anteriores normas por ubicación geográfica, existen otro tipo de normatividades específicas que deben tenerse en cuenta de acuerdo al tipo de labor y actividad que realiza la empresa. NORMATIVIDAD DE ACUERDO A LA ACTIVIDAD QUE REALIZA LA EMPRESA Existen varias empresas que realizan actividades y labores que necesitan de normatividades adicionales. Por ejemplo, las actividades laborales que poseen un alto riesgo de accidentes como aquellas relacionadas con el sector de construcción o trabajo en alturas, necesitan de cursos y certificaciones que permitan laborar en estas condiciones especiales. La Resolución 1409 de 2012 por la que se establece el reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajos en alturas es una muestra de la normatividad usada en trabajos de alto riesgo. Existen determinados sectores laborales que poseen una normatividad específica de acuerdo al servicio que ofrecen. Las Normas Técnicas sectoriales que definen y rigen una normatividad específica. Por ejemplo en el sector turístico y gastronómico. http://www.mincit.gov.co/publicaciones/16197/normas_tecnicas_sectoriales http://www.mincit.gov.co/loader.php?lServicio=Documentos&lFuncion=verPdf&id=23900 &name=NTS-TS004.pdf&prefijo=file NORMATIVIDAD ACOGIDA VOLUNTARIAMENTE POR LA EMPRESA Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales. Por ejemplo hay organizaciones que están certificadas en ISO 9001, que aunque no es obligatorio, están usando para mejorar la gestión de calidad de su producto o servicio. Este tipo de normatividades también deben incluirse en la matriz de requisitos legales puesto que representan los lineamientos bajo los que la empresa está trabajando. También hay empresas que deciden acogerse a normatividades internacionales, por su relación con grupos económicos en el exterior o por requisito de sus clientes, estas normatividades deben ser evidenciadas en la matriz de requisitos legales. EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES El documento sobre la matriz de requisitos legales debe estar redactado de manera clara y entendible y actualizarse regularmente de acuerdo a las actividades que la empresa realice para cumplir con la normatividad. La matriz de requisitos legales debe contener la norma que se utilizará, su año de publicación, su título, los artículos que aplican y el alcance de ésta. Para mantener actualizada esta lista el empleador deberá notificar junto a cada norma utilizada, el plan de acción y la evidencia del cumplimiento además de las fechas de seguimiento. Por esta razón es importante que al momento de investigar y seleccionar la normatividad que se asumirá, se debe plantear de manera específica el plan de acción que se acogerá para cada norma. De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales, se deberá demostrar el cumplimiento y seguimiento de aquella legislación, ya sea por medio de capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras actividades que demuestran que la empresa está cumpliendo. Esto es lo que compone la matriz de requisitos legales. La matriz de requisitos legales y aquellos documentos que están relacionados con SG-SST, conforme al parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015: “Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”. La matriz de requisitos legales debe contener principalmente las normatividades bajo las que se rige la empresa, y segundo, la actualización y el mantenimiento de actividades que evidencien el cumplimiento de estas normas. Para tal efecto es necesario poseer un documento que demuestre toda esta información. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Artículo 2.2.4.6.12. Documentación: El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: 15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riesgos Laborales que le aplican a la empresa; Artículo 2.2.4.6.17. Planificación del sistema de gestión de la seguridad y salud en trabajo SG-SST 1.1. El cumplimiento con la legislación nacional vigente en materia de riesgos laborales incluidos los estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales que le apliquen en materia de seguridad y salud en el trabajo. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Artículo 2.2.4.6.22.Indicadores que evalúan Resultado Cumplimiento de los requisitos normativos aplicables. Elaborar el procedimiento de identificación, gestión y verificación al cumplimiento de los requisitos legales en seguridad y salud en el trabajo 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES 4. DEFINICIONES 5. MARCO LEGAL 6. CONDICIONES GENERALES 7. DESARROLLO 8. CONTROL DE MODIFICACIONES ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 1. OBJETIVO: Registrar y actualizar los requisitos legales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo expedidas por los entes de regulación, mediante la consulta y verificación periódica de las normas vigentes en una matriz, con el propósito de dar cumplimiento a las mismas evitando sanciones y generando las condiciones necesarias para la implementación del sistema. 2. ALCANCE: Aplica a todos los procesos de (Nombre de la empresa), requisitos y actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, con alcance a todas las dependencias que permita la identificación de los requisitos legales y la permanente verificación al cumplimiento de estos requisitos legales), 3. RESPONSABLE(S): Asesor Jurídico Gerencia General Coordinador de SST y Gestión Humana Coordinador HSEQ Jefes de Proceso. Colaboradores en General. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 4. DEFINICIONES: • C.A.N: Comunidad Andina de Naciones • Ley: Es una norma jurídica dictada por el legislador, es decir, un precepto establecido por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia cuyo incumplimiento conlleva a una sanción. • Decreto: Es un acto administrativo el cual es expedido en la mayoría de ocasiones para situaciones de urgente necesidad es por el poder ejecutivo y, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes. • Decreto Ley: El Decreto-ley es una disposición legislativa provisional dictada por el Gobierno en caso de “extraordinaria y urgente necesidad” (artículo 86.1 de la Constitución) • Circular: Documento preparado para comunicar un mensaje idéntico a un grupo (círculo) de personas o al público general. . ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO • Jurisprudencia: La doctrina establecida por los órganos judiciales del Estado (por lo general, el Tribunal Supremo o Tribunales Superiores de Justicia) que se repite en más de una resolución. Esto significa que para conocer el contenido completo de las normas vigentes hay que considerar cómo han sido aplicadas en el pasado. En otras palabras, la jurisprudencia es el entendimiento de las normas jurídicas basado en las sentencias que han resuelto casos basándose en esas normas. • Matriz legal: Matriz Legal: es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables (Decreto 1072 de 2015). ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO • Norma: documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que proporciona, para un uso común y repetido, reglas, directrices o características para actividades o sus resultados, con el fin de conseguir un grado óptimo de orden en un contexto dado. (ISO 9000). • Normatividad: Reglas o preceptos de carácter obligatorio, emanados de una autoridad normativa, la cual tiene su fundamento de validez en una norma jurídica que autoriza la producción normativa, que tienen por objeto regular las relaciones sociales y cuyo cumplimiento está garantizado por el Estado. • Requisito Normativo: Son los especificados en las normas. Para la implantación y/o certificación de los Sistemas de gestión, son los recogidos en las normas ISO 9001, ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001, entre otras. No son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones, pero sí para aquellas que apuestan por la certificación de sus Sistemas de gestión implementados. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO • Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. (Decreto 1072 de 2015). • Resolución: Esta puede ser creada por un tribunal o jefe de un servicio, tiene un carácter general, obligatorio y permanente. Esta sirve para reforzar las leyes en el sentido que se dictan para que se cumplan lo establecido en las leyes. • Seguridad y Salud en el Trabajo – SST: Es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones (Decreto 1072 de 2015). ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO • • • • Requisito legal: Son los especificados en las leyes vigentes que le son de aplicación a cada organización concreta. Los hay de carácter general para todas las organizaciones y los hay más específicos: en función del sector al que pertenece cada organización, del territorio en el que se asienta, del número de trabajadores, etc. Son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan. Una organización que no disponga de un Sistema de gestión implantado y/o certificado debe conocer y también cumplir con dichos requisitos. Sentencia: resolución judicial que decide definitivamente la causa en cualquier instancia o recurso (Enciclopedia jurídica) Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y que incluye la política, la organización, la' planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo (Decreto 1072 de 2015). Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. (Decreto 1072 de 2015) ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 5. MARCO LEGAL Normatividad vigente en la Resolución 1111 de 2017. El Ministerio de Trabajo, mediante la expedición de los estándares mínimos del SG-SST ayudó a recopilar en un solo documento, gran parte de las Normatividad vigente en riesgos laborales. Para encontrar la normatividad, remítase al anexo técnico de la Resolución 1111 de 2017, en la segunda columna se encuentra el marco legal de cada uno de los criterios, ese es su primer insumo para la creación de la matriz legal de la empresa. Algunas de las normas que se mencionan como marco legal son: Decreto 1607/2002 Decreto 1072/2015, Resolución 4502/2012 Decreto 1295/1994 Decreto 2090/2003 Ley 1150/2007 Decreto 2090 de 2003 Resolución 2013/1986 ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO De acuerdo con el formato de la matriz legal de una empresa, no es suficiente con solo mencionar la normatividad vigente, sino que en cada una de las normas, se deben detallar los artículos que se van a cumplir. Tenga en cuenta que en algunos criterios la resolución especifica los artículos que se deben cumplir, pero en otros casos solo menciona la norma. El responsable del SG-SST o quien realice la evaluación inicial, debe detallar cada uno de los artículos o literales que se deben cumplir. Por ejemplo, no es suficiente con mencionar Resolución 2013/1986, la norma debe detallarse con los artículos, en este caso, artículos 2, 3 y 11. No todas las normas son para todas las empresas. La elaboración de la matriz de requisitos legales requiere de paciencia y disciplina para realizar la revisión de la normatividad vigente. No todas las normas que están en el anexo técnico de la Resolución 1111 de 2017 forman parte de la matriz legal de todas las empresas. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Un ejemplo, es el requisito 2.5.1 sobre conservación de los documentos. La primer norma que se menciona es el Decreto 1072/2015, artículo. 2.2.4.6.13. Ese artículo es de obligatorio cumplimiento para todas las empresas y debe estar en la matriz legal. En el mismo requisito aparece: “Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia)” La Ley General de Archivos es de obligatorio cumplimiento para: Entidades del Estado pertenecientes a la Rama Ejecutiva. Ejemplo: Alcaldías, Empresas privadas que realizan funciones públicas. Ejemplo: Cámaras de Comercio. Si su empresa no pertenece ninguna de estas dos clasificaciones, no debe incluir la Ley General de Archivos en su matriz legal, excepto que la alta dirección haya decidido voluntariamente adoptarla. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El primer paso es verificar el marco legal de los estándares mínimos y determinar las normas que son aplicables a cada empresa. Sin embargo, estas no son las únicas normas que debe incluir en su matriz legal. Existen otros Decretos y Resoluciones que aunque no se referencian en el marco legal de los estándares mínimos, no significa que no se deban cumplir. Algunas de estas son: Resolución 2646 de 2008, la resolución que reglamenta la evaluación de riesgo psicosocial Resolución 1565 2014, No. 8.1.3, la cual establece que todas las empresas deben capacitar en seguridad vial Ley 55 de 1993, sobre la seguridad en el uso de productos Químicos en el Trabajo ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 6. CONDICIONES GENERALES 6.1. La Verificación de las fuentes de publicación de los nuevos requisitos legales en Seguridad y Salud en el Trabajo se realizará mensualmente por el (Cargo). 6.2. Cualquier trabajador del (Nombre de la empresa) que reciba información o identifiqué o reciba una comunicación en la cual se le notifique la creación de un nuevo requisito legal en SST aplicable a la organización, tiene la obligación de notificarlo de manera inmediata al (Cargo) y (Cargo).. 6.3. La verificación al cumplimiento de los requisitos legales de Seguridad y Salud en Trabajo de (Nombre de la empresa) se adelantará con el proceso de auditorías integrales de Gestión. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 7. DESARROLLO 7.1 VERIFICAR LAS FUENTES DE PUBLICACIÓN DE LOS NUEVOS REQUISITOS LEGALES Como fuentes de información para actualización y consulta de los requisitos legales se tienen los siguientes: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/normativa/Paginas/actos-legislativos.aspx www.imprenta.gov.co http://www.secretariasenado.gov.co/leyes http://www.minambiente.gov.co http://www.mintrabajo.gov.co http://www.minsalud.gov.co http://www.gobiernoenlinea.com http://www.ramajudicial.gov.co http://www.derechoenlinea.com https://www.mintransporte.gov.co/ http://www.cancilleria.gov.co/ http://www.minminas.gov.co/ http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/index.jsp http://www.medicinalegal.gov.co/ http://www.cfnbcolombia.com/ ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 7.2. ANALIZAR LA APLICABILIDAD DE LOS NUEVOS REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO • En el momento que se requiera aclarar alguna duda en relación a la norma consultada, se contará con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica o de la administradora de Riesgos Laborales los alcances del nuevo requisito legal y como aplica a la organización. • De no ser aplicable termina el procedimiento. • Si el requisito legal nuevo aplica a la organización se continúa el instructivo como se explica a continuación. 7.3. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE APLICABLE A LA ORGANIZACIÓN Dentro de las auditorías de Gestión, el auditor interno realizara la verificación del cumplimiento de los requisitos legales, utilizando: • Matriz de Registro y Verificación del cumplimiento de los Requisitos Legales y de otra índole en Seguridad y Salud en el Trabajo. • Formato de Informe de Auditoría. • El auditor debe verificar que las directrices de cumplimiento de cada requisito existan, estén vigentes, y actualizadas. • El incumplimiento a alguno de los requisitos legales debe generar una NO CONFORMIDAD en el informe de la auditoría y se registrará y manejará como la establece el procedimiento de Auditorías REALIZAR LA INTERPRESTACIÓN DE REQUISITOS Y ANÁLISIS DE APLICABILIDAD CONSULTAR REQUISITOS LEGALES INICIO CLASIFICAR Y ACTUALIZAR MATRIZ DE REQUSITOS DIVULGAR ACTUAIZACIÓN DE MATRIZ DE REQUISITOS REALIZAR SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES APLICABLES Identificación de Requisitos Legales en SST Definir el paso a paso Divulgación de los Requisitos Legales Aplicables. Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos actualizados Condiciones de salud Actualización de los Requisitos Legales Aplicables. Ingreso a la Matriz de Identificación de Requisitos Legales y Evaluación de Cumplimiento
