Manual Activo Fijo Físico

MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
I.
MARCO CONCEPTUAL
1. DEFINICIONES
Los Activos Fijos de las empresas lo constituyen todas las adquisiciones o construcción de bienes con intención de
permanencia, no destinados a la venta, cuyo objetivo es facilitar y apoyar el desempeño de funciones y actividades
propias del giro del negocio, para el cumplimiento de sus planes y metas.
Atendiendo a la naturaleza, características o funcionalidad de los mismos, básicamente se pueden clasificar en:
 Activo Fijo Tangibles, de características materiales y existencia física palpable, que a su vez tiene dos subclasificaciones:
o
o
Inmuebles : Bienes fijos, Terrenos, edificios, construcciones, instalaciones.
Muebles
: Bienes transportables, mobiliarios en general, equipos, computadores, impresoras,
maquinarias, vehículos, herramientas, libros, obras de arte, etc…
 Activo Fijo Intangibles, inmateriales, que corresponden a derechos de propiedad intelectual, marcas, patentes
de invención, derecho de llaves, software, sistemas, programas computacionales y licencias.
La adquisición de bienes clasificados como de Activo Fijo, implica una conversión del capital efectivo disponible del giro
del negocio, a su inmovilización mediante la inversión en bienes destinados a apoyo para el negocio, o su financiamiento
mediante la contratación de pasivos, teniendo distintos efectos en su rentabilidad financiera.
2. POLITICAS DE ACTIVO FIJO
2.1 BIENES DE ACTIVO FIJO
El Consejo de Administración ha establecido que corresponderá capitalizar en el rubro de ACTIVO FIJO, la
adquisición de bienes que reúnan copulativamente, las siguientes características:
 Se trate de bienes tangibles o intangibles.
 Que hayan sido adquiridos o construidos sin el ánimo de venta, y por consecuencia, no
negociables en primera instancia.
 Hayan sido adquiridos o construidos para uso interno exclusivo de CAPUAL, en el desarrollo de
los negocios del giro.
1
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
 Que su duración o vida útil sea superior a dos años de uso.
 Que su costo bruto final total de adquisición resulte como mínimo, un monto igual o superior al
equivalente a dos unidades de Fomento (o 2 UTM, según se defina).
 Hardware y sistemas computacionales, los que serán incorporados al sistema de Activo Fijo,
independiente de su valor de adquisición. Los bienes adquiridos como repuestos de uso futuro,
deberán ser registrados y controlados en un sub-grupo que permita su identificación e
inventarios físicos de existencias, cuya administración, custodia y salida para uso, lo llevará las
Subgerencia de Administración y Finanzas, a través de su unidad de Administración y Gestión de
Activo Fijo.
2.2 CARGO A GASTOS DEL EJERCICIO: Como consecuencia de la definición anterior, por exclusión corresponderá
contabilizar como gasto del ejercicio corriente, toda adquisición de bienes que NO CUMPLA copulativamente,
con las características descritas precedentemente, exceptuando los insumos computacionales indicados.
2.3 VALORIZACION: Como valor total a contabilizar y capitalizar como Activo Fijo de un determinado bien,
cuando corresponda, se entenderá que está compuesto por la suma de los siguientes conceptos:

El valor bruto facturado (incluye IVA) por el bien adquirido.
Más:
 Los derechos de Aduana e internación, si corresponde.
 Costos de Seguros y Fletes.
 Costos financieros.
 Honorarios profesionales que accedan a dicho bien (caso Agente de Aduana,
ingenieros, instaladores, otros profesionales).
 Costo de instalación.
2.4 IDENTIFICACION DE BIENES DEL ACTIVO FIJO MUEBLES
El total de Activo Fijo neto de CAPUAL representa un 7,43% del Activo Total, al balance del mes de Octubre de 2012 y
un 8,18% al 31.12.2012, pendiente de confirmación a través de toma de inventario y conciliación a la fecha, de allí la
importancia en privilegiar una administración vigilante, oportuna y eficiente. Entre los tipos de bienes del rubro Activo
Fijo usualmente utilizados por CAPUAL, se enumeran los siguientes:

Edificios y Terrenos.
2
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.



FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
Maquinarias, equipos, herramientas, computadores, hardware en general.
Software y licencias computacionales.
Mobiliarios, escritorios, kardex, sillas, sillones, mesas, estanterías y bibliotecas de uso oficinas.
La totalidad de los bienes muebles existentes a la fecha y los que sean incorporados en el futuro, deben ser identificados
mediante una placa única individual adosada en la cual se registran determinados datos propios del mismo, tales como
tipo de bien de que se trate (GRUPO – SUBGRUPO – INFORMACION INDIVIDUAL - N° PLACA IDENTIFICACIÓN - CODIGO
DE OFICINA TENEDORA), otros datos del mismo, fecha de adquisición, N° de factura, valor bruto del mismo, N° serie si
corresponde, marca, especificado en el numeral IV.1 más adelante.
Consistente con el numeral 2 y 2.2 del capítulo I precedentes, y al “Procedimiento de Activo Fijo” anterior y vigente a la
fecha desarrollado por el Depto. de Contabilidad, se transcriben algunos ejemplos de Bienes menores que NO son
considerados como Activos Fijos:






Artículos de Escritorio, tales como calculadoras chicas (No electrónicas), portalápices, porta tacos,
bandejas para documentos, corchetera chica o mediana, perforadora chica o mediana, tijeras,
portascotch, porta clip, timbres, etc.
Plantas y maceteros, papeleros (que no sean basureros con ceniceros metálicos).
Teclados, mouse, parlantes simples, pendrive, etc.
Espejos dispensadores chicos.
Vajillas (servicios, tazas, vasos, loza, cafeteras, calentadores de agua).
Cuadros decorativos (no corporativos), galvanos, trofeos, reloj mural.
Lo anterior no constituye impedimento para que el funcionario que desempeña el puesto de trabajo, deba firmar un
listado de recepción de tales bienes menores bajo su responsabilidad y custodia – formulario “F” adjunto -, respecto de
los cuales deba restablecer o devolver a su traslado o salida de CAPUAL, documento que deberá solicitarle y archivar su
jefatura directa.
Al respecto, los bienes de Activo Fijo son de propiedad de CAPUAL con uso exclusivo para actividades en beneficio de la
Cooperativa, por lo que está explícitamente prohibido utilizarlos con objetivos distintos o personales, o sacarlos de sus
dependencias, sin previa autorización escrita de su jefatura, con identificación del equipo, N° serie, si corresponde
(formulario “E” adjunto, entre otros, p.ej. en caso de notebooks u otros). Dicho formulario de autorización de salida,
firmado por la jefatura respectiva, deberá ser retenido en la portería, firmado por el funcionario que retira el bien de AF,
y entregado/enviado a la Subgerencia de Administración y Finanzas - Administración de Activo Fijo, para control de
inventario.
///……
3
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
II. DEFINICIONES PREVIAS
Se considera conveniente definir un glosario de términos de uso corriente, que se utilizan en relación a Activo Fijo:
1. ACTIVO FIJO
Es toda adquisición de bienes físicos o intangibles que se efectúa, destinados a apoyo para el desarrollo normal de las
actividades del negocio. Se trata de bienes adquiridos sin el ánimo de comercializarlos, con uso exclusivo para los
objetivos de la institución, con una determinada vida útil mínima, y cuyo valor de adquisición resulte igual o superior a
un valor mínimo establecido, de acuerdo al numeral 2 y 2.1 del capítulo I precedente.
Luego, por descarte toda adquisición de bienes muebles de AF que no cumpla con las condiciones antes dicha,
corresponderá que sean registrados como gastos con cargo a cuentas de pérdidas del ejercicio, lo que no exime de la
responsabilidad, su custodia y control de los usuarios a cargo de los mismos (p.ej.: bienes de uso para escritorio tales
como perforadoras, corcheteras, portalápices, plantas, maceteros, papeleros, teclados, mouses, cuadros decorativos no corporativos -, vajillas, vasos, tijeras, portascotch, galvanos, trofeos, reloj mural, etc..).
2. VALOR DE ADQUISICIÓN
Sumado al valor facturado incluido IVA, algunos egresos asociados al bien de que se trate, podrán constituir un mayor
costo de adquisición que corresponderá capitalizar, tales como:




Pago de Derechos de Aduana y seguros, en caso de bienes importados directamente.
Gastos de Transportes, hasta su ubicación en lugar definitivo de uso.
Honorarios accesorios.
Costos de instalación y habilitación.
La sumatoria de todos estos conceptos, será el valor a capitalizar como Activo Fijo de un bien específico.
3. DOCUMENTACION
Los bienes adquiridos y que conste su recepción física conforme, independiente de cual fuere la forma de pago pactada,
se deberá documentar mediante una factura, un contrato o una escritura notarial a nombre de Cooperativa de Ahorro y
Crédito Unión Aérea Ltda. o CAPUAL Ltda., lo que constituirá el soporte documentario legal de la propiedad y derechos
sobre el bien adquirido, para su contabilización e inscripción en registro del Conservador de Bienes Raíces, o de Registro
de Vehículos motorizados, etc…, si fuera el caso. Además, el detalle de la factura no debe incluir otros artículos que no
forman parte del bien o que no cumplan con las características para ser clasificados como Activos Fijos.
4
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
4. VIDA UTIL
Corresponde a la definición de la duración del tiempo de uso normal que se le asigna a un determinado bien. La vida útil
para efectos tributarios está fijada por el Servicio de Impuestos Internos, en atención a que permitirá calcular la
depreciación tributaria anual (o menor valor como consecuencia de su uso) con cargo a pérdidas del ejercicio, aceptada
por dicho servicio para un determinado bien. Al respecto, los criterios pueden variar según informes técnicos y de los
fabricantes, en cuanto a adoptar criterios técnicos en plazos de vida útil menor al de la depreciación tributaria.
De allí que resulta necesario que a su registro al sistema de Activo Fijo, se ingrese la fecha de adquisición según factura o
escritura, su valor total de compra, la identificación de tipo de bien mueble de AF de que se trate.
A título ilustrativo, en Anexo se incluye la tabla de vida útil fijada por el SII, para efectos de depreciación.
5. DEPRECIACION
Será el menor valor con cargo a gastos del ejercicio que va adquiriendo el bien en proporción directa a su desgaste por el
uso, el que constituye el cargo a pérdidas aceptada por el SII, y que en el caso de empresas obligada a tributación de
Impuestos de 1ra. Categoría de ley de la Renta, se acepta como disminución de la base imponible para calcular el Impto.
a la Renta.
Su cálculo está en función directa con disponer de estos datos necesarios, tales como el tipo de bien de que se trate
(vida útil tabla SII), de la fecha de adquisición, de su valor de compra o el valor residual.
Obviamente, los terrenos no están afectos a depreciación.
6. REVALORIZACION
Corresponderá al mayor valor en que debe ser reajustado anualmente el valor residual de un determinado Bien. Este
será el que resulta de multiplicar su valor residual neto por la variación del índice de precios que hubiere transcurrido
entre los meses de Noviembre del año inmediatamente anterior, y el del ejercicio en curso.
7. VALOR RESIDUAL NETO:
Corresponde al resultado de restar al Valor Residual reajustado acumulado, el valor de la depreciación acumulada, a la
misma fecha, resultado que corresponderá al valor residual neto del bien.
8. UNIDAD USUARIA
Corresponde a la identificación de la unidad de la organización administrativa (área, departamento, oficina) a la cual se
le ha asignado dicho bien para su uso, control, mantención y custodia.
5
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
9. RESPONSABLES DE CUSTODIA Y MANTENCIÓN DEL BIEN
Los responsables ante la organización son las jefaturas - JOF y JOP, en caso de Oficinas - a cargo de la
unidad/oficina/departamento de que se trate, usuaria de dicho bien de activo fijo. El responsable inmediato a cargo de
su mantención y custodia, es el funcionario que usa dicho bien del AF, para el desempeño de su puesto de trabajo.
10. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
Es el libro legal obligatorio en el cual entre otros, además se debe llevar el registro del inventario físico detallado de
todos los bienes que constituyen el Activo Fijo de una determinada empresa, en este caso CAPUAL, documento
normativo complementario auxiliar y soportante de los saldos del Activo Fijo mostrados en el balance y EE.FF.
11. EFECTOS EN BALANCE Y ESTADOS FINANCIEROS
Por tratarse de bienes de propiedad de la institución, capitalizables financiera y contablemente como Activo Fijo Físico,
este ítem en el balance afecta directamente la ecuación de resultados del mismo – pérdidas y ganancias, a través de
revalorización y depreciación -, de allí la importancia de observancia de la normativa legal en relación a que los saldos
asentados en mayores de Contabilidad y Balance, sean exactamente los que sumatoriamente presenta entre otros, el
Libro de Inventarios y Balances del AF, y a su vez este último, debe estar conciliado y verificado con las existencias del
inventario físico de los bienes del Activo Fijo a una fecha preestablecida, en conformidad a disposiciones del Colegio de
Contadores de Chile, del Código de Comercio y en el caso de CAPUAL, de la SBIF.
De allí la importancia normativa, financiera y el control patrimonial de la existencia física y su valorización.
///……
6
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
III. UNIDADES PARTICIPANTES
Cada unidad de la organización ejercerá las acciones necesarias para asegurar la correcta y oportuna adquisición,
operación, mantención, gestión, control, y reparación de los bienes de AF asignados para su uso.
Este deberá tener asignado un responsable operativo directo, que velará por la adecuada administración, custodia, uso y
control del mismo y responderá por ello en cualquier circunstancia que los afecte.
En el proceso de gestión, administración y control de los bienes del Activo Fijo Físico, participan las áreas y unidades de
la organización que se indican, en cumplimiento de los roles y responsabilidades detalladas para cada caso.
III.1 CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Organismo máximo que en observancia a las disposiciones contenidas en la
legislación vigente y el Reglamento, establece políticas y directrices para la gestión y control del Activo Fijo, responsable
de aprobación de presupuestos de compras, si los hubiere, y de adquisiciones, ventas, donaciones, bajas y reparaciones
de bienes capitalizables por extensión de vida útil que excedan las facultades de aprobación dentro de niveles de alta
administración, como lo son la gerencia general y subgerencias.
III.2 SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS: La organización administrativa de CAPUAL contempla que la
Subgerencia de Administración y Finanzas, es responsable a nivel nacional de la totalidad de la gestión, administración,
controles internos, movimientos de altas, transferencias, bajas y salidas de los distintos bienes muebles del Activo Fijo,
proporcionando al gerente general la información y documentación a presentar al Consejo de Administración para su
aprobación previa, cuando corresponda según el tipo de transacción, los montos involucrados y tipo de bien de que se
trate. Para ello, dentro de su organización, debe contar con un Administrador de Activo Fijo Físico o jefatura a cargo.
III.3 ADMINISTRADOR DE BIENES DE ACTIVO FIJO, funcionario dependiente de la Subgerencia de Administración y
Finanzas, responsable de su gestión, administración y control. Esta implica dirigir, coordinar, desarrollar manuales,
procedimientos e instructivos, para supervigilar las acciones necesarias para el uso correcto y resguardo de tales bienes,
eficientizando su uso para los fines con que fueron adquiridos.
Previo a dar curse a toda solicitud de adquisición de bienes Mueble de Activo Fijo, deberá contar con el V°B° del
Administrador del mismo, con objeto de confirmar que dicho bien no se encuentra disponible para ser transferido a la
unidad solicitante. En caso contrario, deberá revisar sus condiciones de uso y proceder a coordinar con la unidad
solicitante, para su transferencia y evitar la compra innecesaria.
III.3.1 INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO ANUAL: La Subgerencia de Administración y Finanzas a través del Administrador de
Bienes de Activo Fijo será responsable de planificar, organizar, dirigir y coordinar la toma de inventarios rotativos
mensuales por áreas, jefaturas, departamentos, oficinas, de acuerdo a lo especificado en el capítulo IV más adelante,
7
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
garantizando y certificando su existencia física, valorización y exactitud, para fines de los estados financieros, balances,
revisiones y auditorías posteriores.
III.4 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, a cargo del registro contable de los movimientos que afecten el Activo Fijo
físico de CAPUAL y su ingreso al sistema de Administración del Activo Fijo Físico, consignando la información necesaria
relativa a cada tipo de bien, comprobando previo a su ingreso, que se hayan cumplido los controles internos que
corresponda, según sea el tipo de bien de AF, su valor y tipo de movimiento.
Igualmente, es responsable de los procesos de revalorización y depreciación, al cierre de cada ejercicio, coordinándose
con el Administrador de Activo Fijo.
III.5 ÁREAS, SUBGERENCIAS, DEPARTAMENTOS, OFICINAS USUARIAS:
Como usuarios finales de los bienes de AF adquiridos, cada funcionario de las distintas unidades, independiente de su
posición jerárquica dentro de la organización, es responsable personalmente de la custodia, cuidado y mantención del
estado físico y funcional, de los bienes muebles asignados para el adecuado desempeño de los cargos de sus
dependencias. En este contexto, debe firmar formulario de recepción conforme, e ingreso para registro en sistema de
Activo Fijo.
Por consecuencia, ningún Bien Mueble del Activo Fijo, podrá ser retirado de las unidades/áreas/departamentos/oficinas
a su cargo, sin contar con el V°B° de las jefaturas, como responsables a cargo.
III.5.1 USUARIOS RESPONSABLES DE BIENES DE AF.
En la oportunidad que se hubiere establecido, según sea el programa de inventarios rotativo anual, los funcionarios
usuarios a cargo de bienes muebles asignados para desempeño de su puesto de trabajo de cada unidad, departamento,
oficina, deben colaborar en la confección del inventario y conciliación, según se detalla más adelante.
Del mismo modo, deben firmar la declaración de su responsabilidad como custodios de elementos menores de
escritorio que reciben para el desempeño de sus cargos, tales como corcheteras, perforadoras, portalápices,
portascotch, y que debe mantener y archivar, las respectivas jefaturas.
///…….
8
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
IV. PROCESOS Y CONTROLES
Los bienes registrados en el rubro de Activo Fijo tienen un ciclo de vida compuesto de fases de adquisición, operación,
revalorización y depreciación, mantenimiento, remodelación, reparación y renovación, venta, donación, baja y castigo,
principalmente.
Ningún bien mueble del Activo Fijo podrá ser retirado de una unidad –área, departamento, oficina -, sin el V°B° y
autorización de la jefatura responsable a cargo, e instrucciones del Administrador del Activo Fijo y con información al
Depto. de Contabilidad, para el registro de su reasignación y/o destino.
IV.1 IDENTIFICACION INDIVIDUAL DE BIENES MUEBLES DE ACTIVO FIJO
Para este objetivo, en conjunto se consideran tres niveles o árbol de información componente para cada bien,
individualmente:
UN PRIMER NIVEL, que identifica el de grupo del tipo de bien de que se trata: ej.: terrenos, edificios, muebles y
útiles, maquinarias y equipos, instalaciones, equipos computación (ídem. a los actuales), subgrupo de bienes
específicos tales como sillas, sillones, escritorios, estantes, kardex, libreros, computadores de escritorio,
proyector, filmadoras, notebooks, mesas de reunión, etc…
En la actualidad, el sistema de Inventario de Activo Fijo tiene los siguientes grupos, que se mantienen, si bien es
cierto que para identificar esta información, es suficiente con dos dígitos (99 códigos numéricos secuenciales o
252, en caso de definir se utilice combinación alfanumérica):
Grupo
Rango
Edificios
Terrenos
Muebles y Útiles
Maquinarias y equipos
Instalaciones
Equipos computación
Licencias y software
Sistema Génesis
Sistema Flexline
Mejoras Prop. Arrendadas
Seguridad y armamento
Otros equipos computación
Licencias en leasing
1100
1200
1300
1400
1500
1700
1800
1803
1805
1901
2001
2101
2102
9
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
UN SEGUNDO NIVEL, como componente de los primeros, necesario para identificar atributos de los bienes
tales como el tipo de material de que están hecho, el tipo de tapiz, las medidas, el tipo de puertas (correderas,
abatibles), el número de puertas, el N° de gavetas de escritorios, etc…
UN TERCER NIVEL, con características propias e individuales de cada bien, tales como fecha de compra, N°
factura, valor de adquisición, N° serie, marca, necesarios para su control, identificación y custodia individual y
procesos de revalorización /depreciación.
IV.1.1 TIPO DE BIENES: Todos los bienes del Activo Fijo deben ser identificados a través de un código del tipo de bien de
que se trata: silla de madera, silla de metal, fierro, kardex de dos gavetas, de tres gavetas, mueble dos puertas
corredera, tres puertas correderas, o puertas abatibles, escritorio, sillón, tapiz de tela, o de cuero o plástico, librero,
computador, etc….
Para lo anterior, la Subgerencia de Administración y Finanzas, a través de la unidad de Administración de Activo Fijo,
deberá desarrollar y mantener una tabla dinámica que identifique grupo de bienes, y sub-grupos que identifiquen
atributos y características de medidas, material, tapiz, cantidad y tipo de puertas, etc… Se adjunta un modelo
propuesto.
IV.1.2 PLACA DE IDENTIFICACIÓN ÚNICA: En lo individual, todos los bienes muebles existentes a la fecha o por adquirir
en el futuro, deben ser identificados mediante una placa única e individual adosada al mismo u otro elemento similar (p.
ej.: chip), en el cual se registre el grupo y subgrupo de bien al cual pertenece, detalles propios del mismos, tales como
la fecha de adquisición, su valor original de compra, N° de serie, diccionario que debe diseñar e implantar el Depto. de
Administración, de la Subgerencia de Administración y Finanzas. Esta información, sumado a código de área, unidad,
oficina usuaria, y código de funcionario custodio y usuario a cargo, se deberá registrar en el sistema de Inventario Activo
Fijo.
IV.1.3 DATOS A REGISTRAR EN INVENTARIO: Para efectos de su control, todos los Bienes Muebles del Activo Fijo de
CAPUAL, existentes a la fecha y los que se incorporen a futuro, deberá estar física e individualmente identificado
mediante una placa única u otro elemento (código de barras, chip´s) adosada firmemente al mismo, en la cual se
consigne la información precedentemente indicada, además de estado de uso de Activo/Inactivo en que se encuentra,
código de oficina/departamento/unidad usuaria asignada, código de centro de costo, etc….
La definición de tablas de códigos a utilizar, método, sistema, planificación e implantación y control de lo anterior, será
responsabilidad de la Subgerencia de Administración y Finanzas, a través del Administrador del Activo Fijo.
10
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
IV.2 PROCESOS Y CONTROLES INTERNOS MÍNIMOS
Los procesos y controles internos mínimos a aplicar en sus diferentes fases, serán los que se describen a continuación,
agregados a los que los distintos usuarios así lo estimen para cada caso:
IV.2.1 UNIDAD SOLICITANTE - Fase de requerimiento de compra
Las compras de bienes se deben efectuar en conformidad a las normas y procedimientos establecidos en el
Manual de Adquisiciones vigente.
Previo a efectuar un requerimiento de compra, la unidad requirente deberá efectuar la consulta al Depto. de
Administración de Activo Fijo, en cuanto a comprobar la existencia y disponibilidad del bien específico de que se
trate, con factibilidad, estado de uso y condiciones de ser transferido a dicha unidad solicitante.
De resultar negativa la respuesta, procederá según se indica en adelante.
1.
PRESUPUESTO Y APROBACIÓN: Primeramente, y según se disponga en el Manual de Adquisiciones, la
adquisición del bien deberá estar previamente contemplado en el presupuesto de compras para el
ejercicio en curso.
Según sea el tipo de bien, que su duración sea superior a dos años y que su valor de adquisición resulte superior
al monto límite mínimo, en caso de no estar contemplado en el Presupuesto Anual de Adquisiciones del año
corriente, la unidad requirente deberá efectuar una presentación al Consejo de Administración debidamente
documentada, con análisis de costo/beneficio, y fundamentada en términos económicos, para su aprobación y
autorización.
La solicitud, la desarrolla, emite y firma la jefatura responsable del área solicitante, que será usuaria de dicho
bien.
2.
DEPTO. DE ADQUISICIONES: La solicitud de Compras de bienes de Activo Fijo, con los requisitos anteriores
cumplidos, debe ser dirigida a la Subgerencia de Administración y Finanzas, Depto. de Adquisiciones,
quienes según sea el tipo de bien y su valor, procederán según corresponda, de acuerdo a lo establecido en
el Manual de Adquisiciones.
En el caso específico, proceden a:
11
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
 Verificar que pudiera existir disponibilidad del bien requerido, en otras áreas/oficinas/unidades
de Capual, en estado de uso y con disponibilidad para ser transferido. Si corresponde, comparar
el precio de reparación versus compra bien nuevo.
 Si no hay en existencia, comprobar previamente que la compra solicitada se encuentre
presupuestada, según sea su valor.
 Dependiendo de su valor, solicitar autorización a nivel pertinente con facultades suficientes.
 Si corresponde según el valor de adquisición, proceder a efectuar tres cotizaciones.
 A la recepción de las tres cotizaciones, procede a análisis comparativo, evalúa y resuelve y/o
solicita autorización de compra.
 Emite la respectiva Orden de Compras, distribuyendo:





Original, al proveedor seleccionado.
Copias:
A jefatura del área solicitante, para control de recepción física, especificaciones,
revisión de fallas, valor y fecha de recepción, y V°B° para pago de factura.
A Contabilidad, para control de Pago de Factura e ingreso al sistema de Activo Fijo.
Mantener una en archivo correlativo del Depto. de Adquisiciones, para revisiones y
auditorías posteriores.
Al Administrador de Activo Fijo, para efectos de confección de placa única
identificatoria, datos de registro en sistema y control de actualización de Inventario.
IV.2.2. RECEPCION FISICA – Casa Matriz o Unidad Requirente.
Cualquiera sea la unidad que recibe físicamente el bien adquirido – Casa Matriz u Oficinas -, deberá chequear contra la
correspondiente Orden de Compras que el bien a recepcionar, corresponda a lo especificado en la Orden de Compras
pertinente en cuanto a tipo de bien, serie Nº, calidad, marca, origen, material, color, forma, medidas, tamaño, sin
defectos ni rallados y que se encuentre nueva, sin uso, en condiciones de operación normal, sin fallas y con póliza de
garantía, si corresponde.
El funcionario que recibe deberá dar V°B° de su conformidad, y solicitará corroborar mediante firma oficial de su
jefatura, así como firmas de aprobación de guía o factura, para su envío a pago al Depto. de Contabilidad.
12
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
IV.2.3 CONTABILIDAD – INGRESO A SISTEMA DE ACTIVO FIJO.
-
Recibida una factura para pago debe previamente, proceder a confirmar que exista la correspondiente O/C, si
corresponde, según sea el monto.
-
Procede a cotejar lo especificado en O/C contra detalle de la factura, en cuanto a plazo de entrega,
especificaciones, cantidad, material, precios unitarios y valores totales, aplicación de descuentos pactados,
fechas de pago, color, N° de serie si corresponde, de acuerdo a lo verificado por el usuario receptor del bien.
-
Comprueba que el bien se hubiere incluido en presupuesto de compras del año en curso, si corresponde.
Verifica que tenga las autorizaciones que corresponda, según el monto.
-
Si está todo OK., previo a su ingresos al sistema de Activo Fijo, el Administrador de Activo Fijo debió generar la
placa identificatoria con todos los datos del bien – fecha de compra, N° factura, código de tipo de bien de que se
trate, vida útil, código de unidad usuaria - y enviarla a la unidad receptora, para su adhesión al bien mueble,
debiendo recibir email de confirmación de dicha acción, por parte de la jefatura e informando a Contabilidad.
-
Ejecutado lo anterior, procede a ingresar al sistema de Activo Fijo, para lo cual utiliza el formulario establecido
para tales efectos – FORM. “A” “Ingreso de Bienes a Inventario” adjunto, disponible en CapualNet, ítem
Informaciones – Formularios e Ingresos a Inventario -, consignando y codificando los datos necesarios.
-
En caso que el diseño del formato de captura actual para ingreso de datos al inventario, no contemple los
campos necesarios, se deberá proceder a evaluar la exacta dependencia de los mismos para gestionar y ejercer
el control mínimo suficiente del inventario AF. Al respecto, se efectuará el comparativo entre datos actuales y
datos especificados en esta versión, e identificando los faltantes para evaluar solución y plantear eventual
optimización del espacio de registros.
-
Procede a contabilizar la factura a pagar, en la fecha pactada, e informando a Subgerencia de Administración y
Finanzas.
IV.2.3.1 REPUESTOS EQUIPOS INFORMATICOS
Los repuestos en existencia adquiridos para uso futuro, deberán estar registrados en el inventario de Activo Fijo
clasificados en un sub-grupo que identifique esta situación, permita su control e inventario físico de los mismos, hasta su
uso debidamente documentado, autorizado y contabilizado como reemplazo y componente del bien definitivo, en que
corresponderá capitalizar agregando como mayor valor del bien principal, con extensión de vida útil del mismo, cuando
corresponda.
13
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
Para efectos de control interno por oposición de intereses, la existencia física y custodia de tales bienes informáticos
deberá ser distinta de sus usuarios principales, por lo que se establece que la administración y control de dicho
inventario deberán estar bajo responsabilidad directa del administrador de Activo Fijo, documentando y contabilizando
su entrada/salida de los mismos, bajo autorización de nivel con facultades para ello.
En el caso que la adquisición corresponda a algún repuesto de equipos informáticos de consideración como discos
duros, tarjetas, fuentes de poder, etc., se deberá utilizar el formulario FORM. “D“ Mejoras de un Bien en Inventario”,
adjunto, disponible en CapualNet, ítem Informaciones – Formularios e Ingresos a Inventario.
El citado formulario es de uso exclusivo de soporte informático y se debe adjuntar a la factura recibida del proveedor
con su correspondiente O/C. Además, se debe enviar este formulario por email directamente al Administrador de Activo
Fijo, de modo de mantenerle informado que llegará documentación para mejora de un bien en inventario.
IV.2.4 TRANSFERENCIA DE BIENES
En este caso, se debe registrar el traslado o movimiento físico de un bien del AF propiedad de Capual, saliendo de una
unidad/área/oficina organizacional y funcionario a cargo, e ingresando en otra unidad/área/oficina y usuario también
distintos, manteniendo el resto de sus datos identificatorios invariables. El cambio se limita solo a la ubicación física,
unidad organizacional y al funcionario usuario a cargo de su uso y operación, y custodio del mismo el cual deberá recibir
conforme, por lo que dicho movimiento afectará principalmente, al sistema de Inventario de Activo Fijo y, en el sistema
contable se limitará a un asiento contable con movimiento neutro balanceado, sin efecto.
El movimiento previamente deberá ser coordinado con el Administrador de Activo Fijo de la Subgerencia de
Administración y Finanzas. En primera instancia, el envío se documentará vía correo electrónico (con copia a
Contabilidad) para informar del movimiento a realizar y posteriormente, una vez recibida la documentación firmada por
ambas oficinas intervinientes, se registre dicho cambio en el sistema Flexline.
Para su registro, se utiliza el formulario en FORM. “B “ “Transferencia de Bienes” adjunto, disponible en CapualNet,
ítem Informaciones – Formularios e Ingresos a Inventario, heredado y mantenido del sistema de Activo Fijo anterior
desarrollado por el Depto. de Contabilidad.
IV.2.5 BAJAS DE BIENES A INFORMAR
Es facultad exclusiva del Consejo de Administración la aprobación para dar de baja bienes del Activo Fijo, previa
presentación fundada y documentada, por parte del Gerente General.
14
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
Para registrar este tipo de movimientos en el sistema de Activo Fijo, está establecido en el procedimiento desarrollado
por el Departamento de Contabilidad vigente a la fecha, el formulario en el FORM. “C“ Bajas de Bienes”, adjunto,
disponible en CapualNet ítem Informaciones – Formularios e Ingresos a Inventario, en el cual se deberá distinguir entre
los diferentes casos que se detallan más adelante, y explicitar claramente la causal, con su código y descripción.
Las posibles causales que darán origen a este tipo de movimientos, podrán ser (transcripción de Procedimiento del
Depto. de Contabilidad vigente a la fecha):
IV.2.5.1 FUERA DE USO O INSERVIBLE, en cuyo caso el formulario FORM. “C” adjunto indicado deberá ser
enviado directamente al Administrador de Activo Fijo con copia al Depto. de Contabilidad, para proceder a
efectuar presentación al Consejo de Administración, solicitando autorización de la Baja.
IV.2.5.2 DONACION, caso en el cual al formulario FORM. “C” indicado, se deberá adjuntar fotocopia del Acta del
Consejo de Administración en la cual consta la autorización para dicha donación y otra documentación
pertinente. Se deberá enviar directamente al Administrador de Activo Fijo, con copia al Depto. de Contabilidad,
para registrar la baja en el sistema Flexline.
IV.2.5.3 VENTA, ante esta situación, al formulario FORM. “C” indicado para registrar la baja en el sistema
Flexline, se deberá adjuntar en comprobante de Ingreso a Caja y copia de la Boleta o factura de Venta Exenta,
solicitada al Depto. de Tesorería, para documentar la transacción.
En el caso de bienes con impedimentos para ser donados o vendidos, se establece que deberán ser eliminados
mediante su destrucción previa, y enviados a basural.
Todas las situaciones relativas a bajas de bienes precedentemente mencionadas en los casos anteriores,
previamente el gerente general deberá efectuar presentación documentada y detallada al Consejo de
Administración solicitando su autorización, quedando reflejado en Actas de dichas resoluciones.
///…..
15
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
V.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DE ACTIVO FIJO
Su Contribución de Valor o Valor Agregado de la función, se medirá por los índices de optimización de uso de Bienes
del Activo Fijo, control de mantención y existencia, duración en buen estado de uso, disminución de compras para
reemplazos de bienes similares a anteriores, disminución y control de gastos de mantención y reparación, calidad,
oportunidad y confiabilidad de inventarios físicos y conciliación de registro de Existencias con Libro de Inventarios y
Balances, excepto el inventario de repuestos para informática en que mantiene el control del mismo, pero no de la
gestión técnica. Además, anualmente deberá preparar presentación para proponer al Consejo de Administración la
contratación de Pólizas de Seguros por los montos y riesgos a cubrir correspondiente a bienes de AF mayores.
Sus funciones principales serán:
1. Mantener información necesaria para la Gestión y Administración del Activo Fijo a nivel nacional,
debidamente actualizada, para efectos de revisiones, verificaciones y auditorías internas y externas.
2. Desarrollar y mantener vigentes las tablas dinámicas de identificación de grupos, subgrupos e ítems de
bienes del Activo Fijo, especificadas en numeral IV.1 precedente.
3. Supervisar las nuevas adquisiciones de bienes, codificando según criterios indicados y confeccionando su
placa única identificatoria, y verificando su adhesión al bien destinatario.
En el caso de compras regionales, mantener el control, recepción, identificación, registro y revisar el correo
de autorización y facturación.
4. Mantener debidamente actualizado y conciliado con la existencia física el Registro del Sistema General de
Inventario del Activo Fijo de CAPUAL.
5. Mantener actualizado los bienes muebles sobrantes, disponibles y en buen estado de conservación y uso,
para ser transferidos a otros usuarios cuando sean requeridos. Mantener control sobre estados de uso, tales
como Activo o Inactivo. Evaluar costo de reparación versus adquisición de bienes nuevos, proponiendo y
solicitando aprobación, documentada y soportada por análisis, al nivel que corresponda.
6. Para los bienes que se definan como estratégicos, en coordinación con jefaturas usuarias deberá mantener
un programa de revisión y mantención preventiva periódica, con objeto de asegurar la mantención de la
continuidad del negocio.
16
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
7. Propuesta anual para la renovación y contratación de Pólizas de Seguro sobre Bienes del Activo Fijo
asegurables, en los términos que el Consejo de Administración lo defina, con proposición de bienes a
asegurar, condiciones, riesgos cubiertos, deducibles y valores a asegurar, participando en la licitación y
negociación del costo de las primas.
8. Mensualmente, deberá confeccionar Informe de Gestión de Activo Fijo para gerencia general y presentación
al Consejo de Administración, con estado de movimientos del Activo Fijo del mes inmediatamente anterior,
informando nuevas adquisiciones, altas, transferencias, bajas, donaciones, castigos, etc.., con sus
correspondientes valores netos conciliados con saldos contables, participación porcentual comparativa de
Activo Fijo versus activo Total, situación de Pólizas de Seguros contratados vigentes, montos y riesgos
cubiertos y bienes no asegurados y riegos asociados, con indicación de participación porcentual, evolución y
comportamiento de índices de evaluación.
9. Esta información deberá incorporar indicadores de la gestión efectuada, en comparación a mes
inmediatamente anterior y el mismo mes de año anterior, con proyecciones, justificaciones, análisis,
observaciones y recomendaciones.
10. Toda la información de la gestión, administración y control del Activo Fijo deberá estar disponible,
debidamente soportada y documentada, para efectos de revisiones y auditorías posteriores.
11. Cualquier situación extraordinaria y/o de excepción, deberá informarla y comunicarla a su nivel jerárquico
superior, con la oportunidad que la situación lo amerite.
17
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
VI.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
INVENTARIOS ROTATIVOS PERIODICOS
Incorporada en la función de control interno y riesgo operacional del Activo Fijo físico, la Subgerencia de
Administración y Finanzas a través de su unidad de Administración de Activo Fijo, anualmente debe planificar un
programa de Inventarios Periódicos Rotativo Mensual, por áreas/Jefaturas/Departamentos y Oficinas, de manera de
asegurar que cada unidad haya efectuado inventarios a lo menos semestralmente, vale decir dos veces en el año, o
las que la administración superior establezca, en particular al cierre del ejercicio.
Para la confección de dichos inventarios, se les deberá proveer a las respectivas jefaturas, de los archivos con
detalle de sus bienes muebles inventariados para uso de la unidad y cargo de que se trate, adjuntando un archivo en
Excell de una planilla de novedades, con objeto de registrar las inconsistencias o ítems no conciliados, tales como
bienes faltantes o inexistentes, o que existen físicamente pero no se encuentran registrados en el inventario, o en
bodega fuera de uso, o inactivos.
VI.1 INVENTARIO DE OFICINAS RM y REGIONALES
En este caso, la toma de inventarios físicos deberá ser canalizada y coordinada a través de la Jefatura de Control
Operativo de Oficinas. Los informes de resultados de dicho inventario físico deberán ser firmados por las jefaturas
JOF y JOP ambos en conjunto, en su condición de administradores responsables a cargo de la misma.
Como resultado de los mismos, se deberá efectuar la conciliación de inventarios físicos con las existencias según
Base de Inventarios, y los registros en el libro de Inventarios y Balances, por cada área, departamento, oficina,
unidad.
Para lo anterior, anualmente debe desarrollar un programa de Inventarios Rotativos, por cada unidad
administrativa indicada.
En ocasiones y/o cuando así los disponga el Consejo de Administración, efectuará Inventarios sorpresivos o
muestreos de bienes por criterio ABC, fuera de programa anual.
///……
28.12.2012
18
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
VI.1 PROCEDIMIENTO TRANSITORIO – LEVANTAMIENTO INVENTARIO FISICO ACTUAL
VI.1.1 OBJETIVO
A fin de conocer la real situación y su normalización en el plazo más breve de los inventarios de bienes del Activo
Fijo de CAPUAL a la fecha, se establece aplicar la metodología que se ha considerada como la más adecuada a las
circunstancias, y que se especifica a continuación.
VI.1.2 RESPONSABLE
El liderazgo, dirección, supervisión y monitoreo del proyecto, le corresponde a la Subgerencia de Administración y
Finanzas, por ser los responsables de la función de gestión y control de bienes de Activo Fijo, a nivel nacional, de
CAPUAL.
VI.1.3 PLAZO
Dado que el esfuerzo demandado por esta metodología es atomizado y distribuido a nivel individual nacional, para
que sea efectivo se debe desarrollar en un plazo corto y limitado. De allí que se propone efectuar el proceso
completo en el siguiente programa de tiempo (expresado en días hábiles), ilustrado en carta Gantt anexa:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Distribución de archivo por correo electrónico de formato de Declaración de Inventario: día 1 inicio.
Confección y llenado por c/u funcionario usuario: días 2 y 3.
Revisión Cruzada: día 3 y 4.
Revisión y verificación Jefatura: día 5.
Despacho a Depto. Control Operación Oficinas: día 6.
Centralización, control y refundido de Oficinas: 6 y 7.
Despacho a Subgerencia Adm. y Finanzas – Áreas/Deptos./Unidades Casa Matriz: día 6.
Subgerencia Adm. y Finanzas: Proceso integral de datos e información total nacional:
8.1 Confección de TABLA DE GRUPOS-SUBGRUPOS-ATRIBUTOS: días 8 y 9.
8.2 Registro y consolidación de Datos en Planillas Excell: días 10, 11 y 12.
8.3 Generación de información final: día 13.
8.4 Despacho de archivos a Oficinas, áreas, unidades, departamentos, subgerencias para
validación definitiva: día 14 y 15.
19
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
VI.1.4 PARTICIPANTES
Se considera a todos los niveles de la organización, independiente de su cargo organizacional, gerente, subgerente,
jefaturas de departamentos, secciones, oficinas, ejecutivos de cuenta, funcionarios, cajeros, personal de apoyo,
vigilantes y cualquiera otra persona que esté a cargo o use bienes muebles de propiedad de CAPUAL.
VI.1.5 METODOLOGIA
Se aplicará mediante el levantamiento del Inventario físico existente, a confeccionar y declarar por cada funcionario
o persona actual usuario a cargo del mismo, declaración con datos mínimos a consignar en formato FORM. “ G”
adjunto, que se hará con identificación del título del cargo, nombre y firma del funcionario, jefatura, subgerente,
gerente, consejero, presidente, nombre de la Oficina, departamento, Subgerencia, etc…
Para lo anterior, se deberá utilizar el mismo formato en archivo que se enviará, debiendo posteriormente imprimir, para
firmas y envío, en el caso de Oficinas Regionales y RM, a Control de Operaciones de Oficinas, que en su caso, centralizará
y refundirá la información agrupada por oficinas, con las debidas cuadraturas y controles por oficinas, cargos y
funcionarios, identificando funcionarios declarantes faltantes, que en cada caso debe ser confeccionado por las
respectivas jefaturas directas.
1. VALIDACION DE LA INFORMACION: Una primera validación directa se hará en terreno, cruzada entre los
mismos funcionarios, vale decir, un funcionario que actuará como Revisor, físicamente chequeará el inventario
declarado por otro, confirmando o corrigiendo lo que corresponda y anotando nombre y firma como Revisor.
De este modo, el formulario electrónico e impreso, tendrá tres firmas: quien lo confecciona, un Revisor y la del
Jefe directo.
2. CERTIFICACIÓN DE REVISIÓN: Finalmente, cada formulario impreso de Declaración de Bienes de Activo Fijo,
debe ser revisado y firmado por la jefatura respectiva, indicando nombre y cargo.
3. CENTRALIZACIÓN Y REFUNDIDO DE LA INFORMACION: Como responsables de la gestión y administración del
AF, las declaraciones impresas y firmadas por los usuarios declarantes y custodios de los bienes, deben ser
enviadas por valija a la Subgerencia de Administración y Finanzas, quienes deben revisar, tabular y procesar la
información, a fin de proceder a su identificación (GRUPO, SUBGRUPO, INFORMACION INDIVIDUAL, N° PLACA
IDENTIFICACIÓN,CODIGO DE OFICINA TENEDORA), coordinación y control con Depto. de Contabilidad para su
contabilización y registro en las bases de Inventario del Activo Fijo.
20
MANUAL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLES INTERNOS
SUBGERENCIA DE ADM. Y
FINANZAS – Depto. de
Administración y Depto. de
Contabilidad
VERSIÓN
2.0
ENTRADAS/ALTAS
Compras, reparación extensión vida útil,
revalorización normativa, revalorización técnica.
FECHA
26 de Diciembre de 2012
ELABORADO POR
SUBGERENCIA DE RIESGOS – Depto. de Riesgo
Operacional
SALIDAS/BAJAS
Destrucción, pérdida, venta, donación, depreciación, castigos.
4. AUDITORIA Y COMPROBACION: Un último control de calidad, confiabilidad y datos e información
proporcionada, será mediante muestreos aleatorios por unidad/áreas/oficinas/cargos específicos, efectuado por
parte de áreas de Casa Matriz y de auditoría.
VI.1.6 REGISTROS E INFORMACION PREVIA
Para estar en condiciones de consignar la información básica mínima, será necesario tener construido los grupos de
Bienes mediante un código, según se ilustra en ANEXO adjunto.
En caso de que el sistema Flexline en su diseño no considere los campos para registrar la información necesaria y
descrita para la gestión de bienes del AF, se deberá recurrir a diseño y uso de planillas Excell, para el registro y proceso
de datos, por áreas, oficinas, subgerencia, departamentos usuarios a cargo de los respectivos bienes.
De considerarse necesario identificar en esta primera fase el centro de costos que corresponde al bien, se deberá definir
criterios para su diseño y construcción transitoria, y su reemplazo posterior una vez se disponga del definitivo.
Ingresada por la Subgerencia de Administración y Finanzas, a través de su unidad de Administración de Activo Fijo,
(copia de archivos recibidos o digitada de planillas impresas recibidas) la información en planillas Excell, se podrá tabular
y posteriormente continuar con el proceso de estimación de vida útil, estado y validación de cada bien declarado.
Versión: 28.12.2012
21