Codificación: I-SGC-IT-01 Responsable: COOR IT Fecha de revisión: 2020/07.23 Fecha de liberación: 2020/07.23 Rev.0 Instructivo Control de distribución y almacenamiento de los documentos. Referencias: ISO 9001: 2015 Instructivo Control de distribución y almacenamiento de los documentos. Elaboró Revisó Aprobación Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma Coordinador de IT Coordinador del SGC Director SGC Copia Controlada "Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no controla." Página 1 de 7 Instructivo Control de distribución y almacenamiento de los documentos. Codificación: I-SGC-IT-01 Responsable: COOR IT Fecha de revisión: 2020/07.23 Fecha de liberación: 2020/07.23 Rev.0 Referencias: ISO 9001: 2015 1. Objetivo Establecer controles y lineamientos de control, distribución y almacenamiento de los documentos, así asegurando la diligencia y comunicación de cambios de los documentos de nuestro Sistema de Gestión de Calidad con las partes interesadas internas. 2. Alcance Éste instructivo va dirigido a todas las áreas de ISP Latinoamérica para el buen resguardo de la información de ISP Latinoamérica 3. Responsables COOR IT Coordinador de Tecnología de la Información COOR SGC Coordinador de Sistema de Gestión de Calidad DIR SGC Director del Sistema de Gestión de Calidad 4. Desarrollo Sincronización de Nube interna OneDrive ISP Latinoamérica Actividad 1.- Ingresar a Google Chrome Copia Controlada "Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no controla." Página 2 de 7 Instructivo Control de distribución y almacenamiento de los documentos. Codificación: I-SGC-IT-01 Responsable: COOR IT Fecha de revisión: 2020/07.23 Fecha de liberación: 2020/07.23 Rev.0 Referencias: ISO 9001: 2015 2.-Ingrear al portal office 365 con su cuenta de correo oficial de ISP Latinoamérica. 3.-Desde el portal abrir aplicación OneDrive 4.-Cargar el Documento o dirigirse al documento que se quiere compartir. 5.-Compartir por vínculo y anexar los emails de las personas que se requiera tengan el documento. Copia Controlada "Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no controla." Página 3 de 7 Instructivo Control de distribución y almacenamiento de los documentos. Codificación: I-SGC-IT-01 Responsable: COOR IT Fecha de revisión: 2020/07.23 Fecha de liberación: 2020/07.23 Rev.0 Referencias: ISO 9001: 2015 6.-Se específica a quien va dirigido y seleccionar si permites edición del documento. NOTA: TOMAR EN CUENTA QUE POR NORMA SE DEBE EJERCER LA CONFEDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS. SE RECOMIENDA SUBIR DOCUMENTOS CON CONTRASEÑA SI OTRAS ÁREAS NO ESTÁN INVOLUCRADOS EN EDITAR EL DOCUMENTO. 7.-Abrir el vínculo que se les compartió por email, (Se dirigirá a los archivos compartidos en tu OneDrive desde el internet). Copia Controlada "Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no controla." Página 4 de 7 Instructivo Control de distribución y almacenamiento de los documentos. Codificación: I-SGC-IT-01 Responsable: COOR IT Fecha de revisión: 2020/07.23 Fecha de liberación: 2020/07.23 Rev.0 Referencias: ISO 9001: 2015 8.-Seleccionar la carpeta o archivo que se compartieron y en la parte superior seleccionar la opción sincronizar. 9.-Se abre una ventana en donde te menciona que se estarán sincronizando estos documentos en tu ordenador. 10.- En la parte inferior derecha de tu pantalla aparecerá el mensaje que se están sincronizando los archivos. Copia Controlada "Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no controla." Página 5 de 7 Instructivo Control de distribución y almacenamiento de los documentos. 11.-Apretar Codificación: I-SGC-IT-01 Responsable: COOR IT Fecha de revisión: 2020/07.23 Fecha de liberación: 2020/07.23 Rev.0 Referencias: ISO 9001: 2015 tecla Windows + la tecla E, se abrirá la ventana de sus documentos. El lado izquierdo de la pantalla aparecerá la cuenta de OneDrive asociada a nuestra cuenta oficial. Estos documentos es información de ISP Latinoamérica con todas las áreas ligadas. 12.-Se verá una nube OneDrive con nombre de ISP Latinoamérica donde se tienen los documentos personales que se suben para compartir, las demás áreas no tienen acceso a estos documentos, sólo que los compartas. Documentos de otras áreas Documentos que nos comparten (archivos de otro usuario) Documentos que nosotros compartimos (nuestros archivos) Copia Controlada "Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no controla." Página 6 de 7 Codificación: I-SGC-IT-01 Responsable: COOR IT Fecha de revisión: 2020/07.23 Fecha de liberación: 2020/07.23 Rev.0 Instructivo Control de distribución y almacenamiento de los documentos. 13.-Para actualizar los documentos o carpetas, si eres persona autorizada puedes modificar, agregar documentos, actualizar, etc. se debe realizar directamente de la nube interna de ISP Latinoamérica donde aparece la carpeta y/o documento que requieres actualizar. Referencias: ISO 9001: 2015 Nube ISP General, ligada con las demás áreas Nube propia donde aparecen carpetas que compartes Nota1: Para tener una sincronización adecuada debes sincronizar cada vez que te compartan una carpeta de acuerdo al instructivo. Nota2: El respaldo es generado automático en la nube de cada usuario de nuestro dominio de manera interna. Registro y control de actualizaciones Rev. Fecha Descripción de la Revisión 0 23/07/2020 Revisión inicial Copia Fecha Elaboró Revisó Aprobó César San Luis Beatriz Espinosa Macario Cruz Registro y control de copias Área Responsable OneDrive ISP Latinoamérica Jim Gordon Mathías Goerzt Gesén Mada Armando Juárez Macario Cruz Federico Barrera 1 23/7/2020 DG,ST,CS,OP,IT,ACF,DSÑ, VTAS Jahir Landeros Luis Rosas Irving Silva Daniel Nava Alejandra Merino Berenice Salas SI Copia Controlada "Este documento es propiedad de ISP Latinoamérica S. de R.L. de C.V., es copia controla de forma electrónica y confidencial, no debe ser distribuido sin autorización, queda prohibida su modificación, reproducción parcial y/o total. Si este documento está impreso se considera como, copia no controla." Página 7 de 7
