DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ Bogotá D.C., 23 de Septiembre de 2016 Señores PROCURADURÍA JUDICIAL ADMINISTRATIVA – BOGOTÁ D.C. REPARTO Despacho REF: SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL – LEY 1437 DE 2011 ARTÍCULO 161. CONVOCANTE : GILBERTO MUÑOZ ADARMES CONVOCADO : FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA NACONAL. MEDIO DE CONTROL A EJERCER : ACCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. La suscrita, OLGA LUCIA MOTTA PEÑA, abogado en ejercicio identificada con la cedula de ciudadanía No 38.257.672 de Ibagué - Tolima, y tarjeta profesional de abogado No 68.797 del C.S. de la J.; en mi calidad de apoderado especial del señor GILBERTO MUÑOZ ADARMES, mayor de edad identificado con la cedula de ciudadanía No. 4.935.071 de San Agustín (Huila), propietario de establecimiento de comercio CASA DE LA VITRINA de la ciudad de Neiva, de manera comedida me dirijo a Usted a fin de incoar solicitud de CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL, con citación al FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA NACONAL representado legalmente por quien haga sus veces, lo anterior en aras de llegar a un acuerdo amigable que traduzca en la revocatoria de los siguientes actos administrativos: RESOLUCION 00487 DEL 8 DE AGOSTO DE 2016 “por medio del cual se declara el incumplimiento y se impone una sanción”, y RESOLUCION 00582 DEL 12 DE SEPTIEMBRE DE 2016 “por medio del cual se resuelve el recurso de reposición interpuesto por el contratista y la compañía aseguradora en contra de la RESOLUCION 00487 DEL 8 DE AGOSTO DE 2016 por medio del cual se declara el incumplimiento y se impone una sanción”, y la consecuente indemnización de perjuicios causados al convocante, lo anterior conforme lo establecido en el Artículo 161 ley 1437 de 2011 que establece el objeto de la presente solicitud como Requisitos de Procedibilidad en toda demanda en que se formulen pretensiones relativas al medio de control que se pretende ejercer, mecanismo que será iniciado en caso de la Conciliación Extrajudicial convocada fracasare, y que se fundamenta en los siguientes: HECHOS 1. Que el día 30 de Septiembre de 2015, LA CONVOCADA expidió la resolución administrativa por medio del cual da apertura al Proceso de Selección Abreviada de Características Técnicas Uniforme No. 015 de 2015, cuyo objeto es la “ADQUISICION E INSTALACION DE __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ EQUIPOS DE COMPUTO, ELEMENTOS MOBILIARIO, ESTANTERÍA Y EQUIPOS PARA ALMACENAMIENTO PARA EL FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA”, (exactamente se pretendía dotar y poner en funcionamiento una bodega en el municipio de Funza) adquisición que se pretendía realizar por grupos (5 grupos) cada uno de ellos sometido a subasta, entre ellos el GRUPO 4 (bienes que hacen parte del objeto del contrato 238-1 de 2015) “EQUIPO DE ALMACENAMIENTO”, convocando con ello a los interesados en presentar propuestas, tener en cuenta los términos establecidos en el cronograma para la presentación de las respectivas propuestas. 2. Ahora bien, Cuando la entidad cuando estructuró los estudios previos del proceso de contratación, solicito cotizaciones a proveedores que para la época (junio-julio probablemente), manifestaban tener los equipos y unos precios de venta que permitió la sustentación del estudio de mercado (o al menos ese es el mandamiento normativo) y determinar el presupuesto oficial del proceso de contratación en su etapa precontractual. 3. Existe una circunstancia importante en esta etapa, y es que cuando la entidad realizó las cotizaciones de los bienes, específicamente de los bienes que se pretendían adquirir dentro del GRUPO 4 (bienes que hacen parte del objeto del contrato 238-1 de 2015) “EQUIPO DE ALMACENAMIENTO”, consulto a las empresas DISTOYOTA Y SUMINISTROS DE REPUESTOS E.U., pero los soportes de dichas cotizaciones no generan confianza de su procedencia, dado que ambas son idénticas en cuanto formato, información, condiciones comerciales de compra, logos y membrete, situación que se aleja de la realidad, ya que es imposible que esas coincidencias puedan ocurrir en empresas que tienen su domicilio en ciudades distintas(Bogotá-Barranquilla), con el agravante de que la empresa SUMINISTROS DE REPUESTOS E.U. no se dedica a la venta de dichos bienes, sino que se dedica a la comercialización de repuestos, lo que me lleva a pensar que la entidad halla estructurado el estudio previo con “cotizaciones” adulteradas, además de ser tan irreales en cuanto a los costos y tiempos de entrega (30 días); situación que, en caso de abrirse formalmente el proceso administrativo de declaración de incumplimiento e imposición de multa, solicitare la verificación de tales cotizaciones, pues de confirmarse mis planteamientos estaríamos frente a una operación administrativa fraudulenta, con el único fin de ejecutar el proyecto a costas de los esfuerzos jurídicos, técnicos, financieros y económicos de los acudientes a la convocatoria, concatenado a la tesis de un empobrecimiento en mi patrimonio, por acudir a una convocatoria y abrogarme una obligación, que nace de precios ficticios y condiciones técnicas distantes de la realidad comercial actual del segmento empresarial o de obligaciones legales de imposiblemente cumplimiento. 4. Cuando el proceso fue publicado en etapa de borrador en el SECOP, Éste (hoy contratista, otrora interesado en proponer), consulto los proveedores vía telefónica de todos los equipos, CONSTANDO SU EXISTENCIA Y PRECIO DE COMPRA PARA EL DÍA EN QUE FUERON CONSULTADOS, con la salvedad de estar sujeta dicha disponibilidad a ventas previas, que se pudieran realizar entre la fecha de consulta y la adquisición efectiva de los bienes consultados; para así proceder a ofertar para el GRUPO 2 “EQUIPOS DE OFICINA Y MOBILIARIO”, GRUPO 3 “ESTANTERIA PARA ALMACENAMIENTO” y GRUPO 4 “EQUIPO DE ALMACENAMIENTO”, en el entendido que al ejecutar el contrato resultante del contrato del GRUPO 2 y del GRUPO 3, grupos para los cuales actuaría en condición de FABRICANTE, YO pudiera ejecutar el GRUPO 4, como parte integral del suministro como nuestra experiencia lo indicaba, y no proponer para ejecutar de manera exclusiva el GRUPO 4, sin embargo al ser el único oferente habilitado dicho grupo me fue adjudicado sin posibilidad de negarme a firmar tal contrato; entre otras cosas, porque teníamos la certeza de que tales equipos estaban disponibles en el mercado. __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ 5. El día 08 de Octubre de 2015 radique ante LA CONVOCADA, propuesta formal dentro del proceso de contratación referido en el hecho anterior, para los GRUPOS 1, 2, 3 Y 4. Con la presentación de mi propuesta, se pretendió la adjudicación de los grupos: grupo 2 “equipos de oficina y mobiliario”, grupo 3 “estantería para almacenamiento” y grupo 4 “equipo de almacenamiento” EN SU CONJUNTO Y NO EL GRUPO 4 “EQUIPO DE ALMACENAMIENTO” DE MANERA EXCLUSIVA, pues mi objeto social no se relacionaba ni directamente, ni de manera similar a la venta de equipos montacargas que me permitiera realizar la postura de manera exclusiva la el Grupo 4. 6. En la etapa de evaluación de dicha convocatoria, logre la habilitación en todos los grupos para los cuales presente propuesta; sin embargo, para el Grupo 4 nos habíamos presentado cinco (5) proponentes y de todos yo era el único habilitado, a los otros proponentes les fue rechazada la propuesta en la evaluación técnica, es menester resaltar que dentro de dicho grupo, se encontraba DISTOYOTA en calidad de proponente. 7. Resultado de dicha etapa precontractual, resulte adjudicatario del GRUPO 4 EQUIPO PARA ALMACENAMIENTO (MONTACARGAS), mediante subasta que se realizara el día 29 de Octubre de 2015, con el resultado que ya se ha expuesto anteriormente, adjudicándome EXCLUSIVAMENTE el grupo 4 “equipo de almacenamiento”, bienes que se relacionan a continuación: GRUPO ÍTEM 4 DESCRIPCIÓN CANT. VR UNITARIO IVA VALOR UNITARIO INCLUIDO IVA VALOR DE LA OFERTA ECONÓMICA CON EL DESCUENTO APLICADO 1 ORDEER PICKER 1 $ 97.000.000 $ 15.520.000 $ 112.520.000 $ 112.520.000 2 MONTACARGAS ELECTRICO 1 $ 102.000.000 $ 16.320.000 $ 118.320.000 $ 118.320.000 3 ESTIBADOR ELECTRICO 2 $ 26.000.000 $ 4.160.000 $ 30.160.000 $ 60.320.000 SUBTOTAL $ 291.160.000 situación que en principio no nos permitía ser adjudicatario de dicho grupo en solitario, dado que nuestras actividades mercantiles nos lo impedían, puesto que al entregar los quipos montacargas dentro del proyecto de dotación de la bodega en el municipio de Funza, estaba contemplado dentro de un proyecto de este tipo (equipos de cómputo, mobiliario de oficina, estantería semipesada y montacargas para el movimiento de las mercancías que reposarían en las estanterías), de montaje de una bodega de esas características, mas no actuar como comercializador de equipos montacargas como finalmente nos correspondió 8. En el momento en que se produce la adjudicación en esos términos, me vi obligado a actuar en una de dos direcciones: I. II. No firmar el contrato, teniendo en cuenta que mi actividad comercial registrada en la Cámara de Comercio donde tengo el asiento principal de mis negocios, no contemplaba comercializar bienes de este tipo (montacargas); pero automáticamente exponerme a una multa por la negativa a firmar el contrato, para la cual se presentó una garantía de seriedad de la oferta, y con ello la inhabilidad sobreviniente de CINCO (5) AÑOS DE RESTRICCION PARA CONTRATAR CON EL ESTADO, riesgo que no podía asumir dado lo inesperado que traería una decisión judicial que dirimiera finalmente el pleito que surgido. Firmar el contrato, y con fundamento al principio constitucional de buena fe, en la confianza que descansa en las relaciones Estado/particulares, donde en aplicación del PRINCIPIO DE LEGALIDAD el operador administrativo debe actuar conforme a los parámetros de ley, que para el caso de contratación estatal se define como el PRINCIPIO DE PLANEACION Y DE RESPONSABILIDAD, adicionales a los ya __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ mencionados, principios obligatorios que asegurarían que si se suscribía el contrato, la ejecución del mismo no se vería afectada por circunstancias que hubiesen sido advertidas a través del estudio previo o del mercado que la entidad debió conocer al momento de convocar el proceso de contratación referido. 9. Teniendo en cuenta que, antes de presentar la propuesta mi equipo de trabajo consulto telefónicamente el mercado a fin de tener una idea acerca de los costos asociados a la ejecución en caso de que se me adjudicara el contrato resultante de dicho proceso, en tales consultas se verifico la existencia del equipo aunque los precios con la que LA CONVOCADA había estructurado el estudio previo estaban ajustados; sin embargo ante las pocas opciones que me quedaban decidí firmar el contrato y legalizarlo como lo exigía la norma, pero reitero confiado en la buena fe de la administración cuando estructuro el estudio de mercado. 10. Como consecuencia de lo anterior se suscribió el CONTRATO 238-1 DE 2015 el día 26 de Noviembre de 2016, y se legalizó el día 30 del mismo mes y año, tal contrato contemplaba un plazo de ejecución de 30 días contados a partir de la legalización del contrato, lo cual se deduce que el termino para la ejecución del contrato vencía el día 30 de Diciembre de 2015. 11. Ya en condición de contratista salgo al mercado a comprar los equipos, encontrando que los equipos que se necesitaban ya no se encontraban disponibles en el mercado, donde la única opción era importarlos directamente desde el exterior donde los plazos oscilaban entre los noventa (90) y ciento ochenta (180) días sin incluir el procedimiento de nacionalización, donde aunado a lo anterior la variación positiva del dólar que se llegó a escalar los $ 3.356 pesos, situación que no fue óbice para que cumpliera las obligaciones contractuales a los cuales me había allanado con la suscripción del CONTRATO 238-1 DE 2015. 12. Teniendo en cuanta que los bienes adjudicados son bienes de difícil consecución, salimos diligentemente al mercado a comprar los equipos que se habían consultado (mes de Noviembre, 5 meses después de la entidad haber consultado precios para el estudio previo y 2 meses después de consultar la existencia de los equipos en mercado por nuestra parte), ENCONTRANDO QUE, DE TALES EQUIPOS NO SE ENCONTRABAN EXISTENCIAS; en vista de dicha situación, comencé a buscar desesperadamente los equipos objeto del contrato, certificando cada vez más que éstos no iban a ser susceptibles de ubicar en el país, ENCONTRANDO QUE TODOS AQUELLOS QUE EN PRINCIPIO NOS INFORMARON LA EXISTENCIA DE LOS BIENES EN EL PAÍS, MANIFESTABAN QUE DICHO STOCK HABÍA CAMBIADO POR VENTAS REALIZADAS CON ANTERIORIDAD A LA FECHA DE COMPRA. Y QUE LOS IMPORTADORES, ACTUALMENTE NO ESTABAN IMPORTANDO MAQUINARIA DEBIDO AL ALZA DE LA TRM QUE YA BORDEABA LOS $ 3.356 (cabe precisar que la TRM tuvo una variación de $800 en lo que va corrido del proceso contractual) donde la única opción era importarlos directamente desde el exterior donde los plazos oscilaban entre los noventa (90) y ciento ochenta (180) días sin incluir el procedimiento de nacionalización, donde la variación de la TRM NUNCA FUE óbice para que MI PERSONA incumpliera las obligaciones contractuales a los cuales me había allanado con la suscripción del CONTRATO 238-1 DE 2015. 13. Ante los anteriores acontecimientos, el día 7 de diciembre de 2015 (SEIS (6) DIAS HABILES DESPUES!!!!) informe al supervisor del contrato, las circunstancia que estaba ocurriendo (no encontrar equipos con la configuración solicitada EN EL PAIS!!!), para lo cual al tenor del informe que rendía, solicitaba un prórroga del contrato al plazo de ejecución, en el entendido de si se me aprobaba dicha prorroga, procedería a importar los equipos directamente desde el exterior, para lo cual solicite una prórroga de ciento veinte (120) y doscientos (270) días, para la entrega final de los equipos contratados. __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ 14. Ante tal solicitud, LA ACIONADA en respuesta tardía del 21 de Diciembre de 2015 negó, la solicitud de prórroga y cerro la oportunidad a que pudiera cumplir con el objeto del CONTRATO 238-1 DE 2015, dado de la imposibilidad de adquirirlo por no existir para la época de los hechos, stock disponible en el mercado nacional y por otra la negativa de la entidad a prorrogar el plazo de ejecución del contrato. 15. En el proceso de búsqueda de los bienes, revise las fuentes que tuvo el FONDO ROTARORIO DE LA POLICIA para sustentar el estudio previo, pues si bien no había encontrado los equipos por mi propia cuenta, lo normal sería que si los encontrara con las fuentes en las cuales se fundamentó el estudio previo, solicitando de cotizaciones a las mismas empresas que el fondo cotizó, encontrando que DISTOYOTA no tenía existencias de los bienes (por esta razón su propuesta fue rechazada en la etapa precontractual, por haber ofertado parcialmente) y de SUMINISTROS DE REPUESTOS E.U. no se dedicaba a vender ese tipo de equipos, siendo su actividad comercial el suministro de repuestos para equipos similares; situación que me llevo a la entidad a solicitar los soportes de la estructuración del estudio previo, encontrando las irregularidades que comente anteriormente. 16. En tal esfuerzo pude ubicar unos equipos que si bien no cumplían el 100% de las especificaciones técnicas, podían ofrecer una solución al FONDO ROTARORIO DE LA POLICIA, para así poder probar que la no entrega inmediata de los bienes contratados, obedecía a factores externos que este contratista no puede controlar, ni prever, a los cuales me son imposible de resistir; y NO obedecían a la desidia, incapacidad financiera, técnica y operativa para ejecutar el contrato; sino que obedecían a causas tales como lo es, el comportamiento de oferta y demanda del segmento al que pertenecen los bienes, ya que el stock de inventario estaba extinto en todo el territorio nacional, habida cuenta de la caída estrepitosa que han presentado las importaciones debido a la devaluación de nuestra moneda, donde las importaciones que se realizan están directamente relacionadas con negocios efectivamente cerrados con plazos de entrega superiores a los 120 ó 180 días calendario. Donde los bienes que logre adquirir fueron: GRUPO ÍTEM 4 DESCRIPCIÓN CANT. 2 MONTACARGAS ELECTRICO 2 3 ESTIBADOR ELECTRICO 2 VR UNITARIO IVA VALOR UNITARIO INCLUIDO IVA $ 102.000.000 $ 16.320.000 $ $ 26.000.000 $ 4.160.000 $ 118.320.000 VALOR DE LA OFERTA ECONÓMICA CON EL DESCUENTO APLICADO $ 236.640.000 30.160.000 $ 60.320.000 Como se denota, el bien “order picker” NO FUE POSIBLE HALLARLO PARA ENTREGA INMEDIATA. 17. Los bienes relacionados en el numeral anterior, fueron comprados de contado cuyas facturas se aportan con la presente accion. 18. El día 23 de Diciembre de 2015, los equipos que se pudieron ubicar fueron llevados a las bodegas del FONDO ROTARORIO DE LA POLICIA ubicadas en el Complejo Industrial Santa Lucia, pero tales equipos no fueron aprobados por el Supervisor del contrato, donde en resumidas cuentas los equipos no cumplían el 100% de las especificaciones técnicas, la cuales me remitiré a la objeciones realizadas por la supervisión del contrato de mayor importancia: MONTACARGAS ELÉCTRICO: no cumple la altura de las uñas requeridas, pues el presentado alcanza una altura de 7.50 mtrs, y el exigido es de un rango de 8 a 9 mtrs., sin embargo en la capacidad de carga este equipo se excede el exigido __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ puesto que la exigida es de 1.6 toneladas, y el equipo que se presentó carga 2 toneladas. ESTIBADORAS ELÉCTRICAS: no cumple la capacidad de carga, puesto que el equipo propuesto carga 1.6 toneladas y el exigido es de 2 toneladas, situación que deja el siguiente interrogante: ¿si para los equipos grande de mayor capacidad MONTACARGAS ELÉCTRICOS se exige que su capacidad de carga sea de 1.6 toneladas, porque para el equipo más pequeño como lo son las ESTIBADORAS ELÉCTRICAS se exige una capacidad de carga superior (2 toneladas)?, si el MONTACARGAS ELÉCTRICO carga 1.6 toneladas lo normal es que la ESTIBADORAS ELÉCTRICA soporte cargas iguales o incluso inferiores. Resumido lo anterior, tenemos que este contratista al no encontrar los equipos exigidos en el contrato, debido a razones de fuerza mayor, ha presentado una opción para que entre otras cosas el FONDO ROTARORIO DE LA POLICIA pueda operar la bodega, dado que ésta no podría operarse sin equipos que realicen las funciones para las que son requeridos los equipos contratados con este contratista. 19. Inmediatamente sucede esta situación, mi representante Sr. EDWIN RAMIREZ ARDILA, quien se ha venido identificando como tal, mediante poder que le fue conferido y que reposa dentro del proceso, se reunió con los Oficiales Superiores TC. JORGE ALVEIRO CARRILLO DELGADO y el TC. JOSE IGNACIO VASQUEZ RAMIREZ, a falta de poder escalar la situación directamente al despacho del Señor Brigadier General OSCAR ATEHORTUA DUQUE, para exponer lo que podrían ser las soluciones a la coyuntura que se ha presentado; donde el resultado de dicha reunión fue manifestar por escrito al despacho del director para que el directamente tomara una decisión, dado que la inversión que he realizado a la fecha supera los DOSCIENTOS SESENTA MILLONES DE PESOS ($ 260.000.000.oo), que compone todo el capital de trabajo de mi empresa familiar, de la cual dependen laboralmente 15 familias en la actualidad. 20. El día 24 de Diciembre de 2015, radique un oficio bajo el rad.: 20153800313292 al Señor Brigadier General OSCAR ATEHORTUA DUQUE, director del FONDO ROTARORIO DE LA POLICIA, con el fin de: notificarle mi precaria situación frente a la ejecución del contrato (no encontrar equipos en Colombia y no la negativa del supervisor del contrato a un prorroga que me permitiera importarlos desde el exterior), informar todas las actividades tendientes a ejecutar el contrato en condiciones normales, y en ultimas proponer soluciones que era necesario acordar de manera bilateral, para de esta manera superar las circunstancias de fuerza mayor que han rodeado el Contrato 238-1 de 2015. 21. Dentro de las posibles soluciones propuestas estaban, la modificaciones técnicas de los contratos de los colegas que estaban instalando las estanterías (o sea los que fueron adjudicatarios de los demás grupos), sin que con ello implicara la modificación de la esencia del proyecto, ni desviar el enfoque del mismo, de la siguiente manera: “1. Teniendo en cuenta que, ni la entidad contratante ni el contratista, pueden resistir a una extinción total del Stock de inventarios en el país de los bienes contratados, donde por ser una situación de fuerza mayor otorga la posibilidad de modificar el contrato en cuanto a las especificaciones técnicas de los bienes contratados de la siguiente manera: MONTACARGAS ELÉCTRICO: modificar la elevación de las uñas de 7.50 mtrs, para lo cual habría que coordinar con el contratista del GRUPO 3 “ESTANTERIA PARA ALMACENAMIENTO” para que la estantería que está instalando, por ser tipo cremallera, permite ultraversatilidad en la distribución de los espacios útiles de la __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ estantería, que en cada nivel de estantería se ajuste menos veinte centímetros (20 cm), para que el ultimo nivel o espacio útil quede a una altura de 7.20 mtrs, y de esta manera el montacargas ofrecido pueda alzar la carga al último espacio útil o nivel. ESTIBADORAS ELÉCTRICAS: modificar la capacidad de carga a 1.6 toneladas, dándoles uniformidad en la capacidad de carga a los equipos de almacenamiento que pretende contratar. Y liquidar el contrato unilateralmente sin incluir la ejecución del rubro destinado a la compra del ORDER PICKER, dado su imposibilidad de ubicar dicho equipo en el país, o ubicarlo en un plazo prudencial que beneficie a las partes. Los equipos mencionados y que no cumplieron el 100% de las especificaciones técnicas, se entregarían con una extensión en la garantía y los mantenimientos por DOS (2) AÑOS, dado que la exigencia contractual esta por UN (1) AÑO. De esta manera el FONDO ROTARORIO DE LA POLICIA podría operar la bodega con el equipo, que aunque los equipos difieren un 2% de las especificaciones técnicas requeridas, estos están disponible para su operación inmediata. 2. Liquidar unilateralmente el contrato, aduciendo los hechos probados de fuerza mayor, debido a la imposibilidad de controlar los stock´s de inventarios de los bienes contratados y que a la fecha de ser adquiridos, no estaban disponibles en el país para su adquisición.” 22. La anterior solicitud la realicé sustentado en la posibilidad existente que las entidades públicas puedan modificar unilateralmente los contratos, argumentando razones de conveniencia, con el fin de lograr una mejora del objeto contratado y de la prestación del servicio público, siempre y cuando se demuestre que no hacer esa modificación acarrea una grave afectación del servicio o su paralización. ARTÍCULO 16 DE LA LEY 80 DE 1993. 23. A las anteriores solicitudes, el día 29 de Diciembre de 2015 el Señor Brigadier General OSCAR ATEHORTUA DUQUE, director del FONDO ROTARORIO DE LA POLICIA, respondió mediante oficio 20153200240211, negando todas las propuestas presentadas por mí para la ejecución del contrato. 24. En vista de lo anterior, el día 30 de diciembre de 2015, eleve solicitud de prórroga al termino de ejecución del contrato, bajo el radicado 20153800314882, fundamentado en la imposibilidad por fuerza mayor de adquirir los bienes objeto de contratación, dicha solicitud de realizo en los siguientes términos: “Neiva, 30 de Diciembre de 2015. Señor BRIGADIER GENERAL OSCAR ATEHORTUA DUQUE DIRECTOR GENERAL FONDO ROTARORIO DE LA POLICIA Ciudad. __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ Y Señor CT. FABIO ALEXANDER MUÑOZ PEDRAZA SUPERVISOR CONTRATO 238-1-2015 Ciudad Ref.: SOLICITUD DE PRORROGA EN TIEMPO 2015. CONTRATO 238 – 1 - Cordial saludo, Comedidamente me dirijo a ustedes en calidad de contratista del contrato de la referencia, con el ánimo de solicitar una prórroga en el plazo de ejecución del CONTRATO 238 – 1 – 2015, en vista que la entidad no me ha dado respuesta al oficio rad.: 20153800313292 fechado del día 24 de diciembre, el cual contenía y aspectos claves de carácter técnico y jurídico que inciden en la ejecución del contrato, la cual nos avoca en la incertidumbre total que nos coloca en total indefensión, dado que el CONTRATO 238 – 1 – 2015 vence el día 30 de Diciembre de 2015. Ahora bien, si el FONDO ROTATORIO DE LA POLICIA, decide no realizar los cambios de carácter técnico y jurídico sugeridos por este contratista para darle viabilidad a la ejecución del contrato que me ha correspondido ejecutar, solicito a la entidad contratante Prorrogar el termino de ejecución, contemplado en la cláusula SEXTA: PLAZO DE EJECUCION, a fin de poder ubicar los bienes contratados cuyas existencias en el mercado nacional se extinguieron al momento de su adquisición posterior al acto de adjudicación; dicha prorroga o ampliación en el plazo de ejecución solicitada es de DOSCIENTOS SETENTA (270) DIAS CALENDARIO como periodo mínimo de prórroga; lo anterior con el fin de ubicar los equipos en el mercado exterior con las especificaciones técnicas exigidas en el contrato, adquirirlos, transportarlos al país, nacionalizarlos en puerto y finalmente transportarlos al lugar de entrega que disponga la entidad contratante. La presente solicitud se realiza a la luz de las reiteradas motivaciones, explicaciones y fundamentos de carácter técnico y jurídico, entregadas a la entidad para ejecutar correctamente el contrato de la referencia, dado que por razones de fuerza mayor manifestadas en el oficio rad.: 20153800313292 fechado del día 24 de diciembre, las cuales obedecen a la extinción del stock de inventarios de maquinaria con las especificaciones contratadas y que fueron ampliamente informadas a la entidad a través de las comunicaciones orales y escritas que se han registrado durante los días que comprende la ejecución del contrato. __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ Contra aspectos que proceden de las externalidades del mercado NADIE, así se halla plasmado en los estudios previos y demás documentos que soporten el proceso, NADIE PUEDE PREVER LA NO EXISTENCIA DE LOS EQUIPOS EN EL PAIS, porque además, dicha situación no fue prevista en el proceso de contratación, donde se previeron situaciones de fluctuación del dólar y otros riesgos más, PERO NUNCA SE ESTIMO QUE LOS EQUIPOS NO EXISTIERAN EN EL PAIS PARA LA FECHA DE EJECUCION DEL CONTRATO, TENIENDO EN CUENTA QUE, DESDE CUANDO LA ENTIDAD COTIZO LOS EQUIPOS PARA ESTRUCTURAR LOS ESTUDIOS PREVIOS HAN PASADO MAS DE 5 MESES, DONDE LA BALANZA COMERCIAL SE HA VISTO AFECTADA POR LA TRM, LO QUE HA INCIDIDO DIRECTAMENTE EN EL SECTOR IMPORTADOR COLOMBIANO. Este contratista no está aduciendo que los equipos cambiaron de precio, dado que ese riesgo lo asume este contratista de manera íntegra, PERO UN RIESGO MUY DIFERENTES ES QUE LOS EQUIPOS OBJETO DEL CONTRATO NO EXISTAN EN EL PAIS PARA SU ENTREGA INMEDIATA. Por las anteriores consideraciones, solicitamos a la entidad conceder la prórroga solicitada en tiempo o plazo de ejecución del CONTRATO 238 – 1 – 2015.” 25. A las anteriores solicitudes, el día 31 de Diciembre de 2015 el Señor Brigadier General OSCAR ATEHORTUA DUQUE, director del FONDO ROTARORIO DE LA POLICIA, respondió mediante oficio 20153200241021, negando todas la solicitud de prórroga del plazo de ejecución del contrato, de hecho apenas en esta instancia ultima, esbozo que no había aportado las pruebas de las circunstancias de fuerza mayor que había estado argumentando en oficios enviados en oportunidades anteriores. 26. Hecho notorio, teniendo en cuenta que a los demás contratistas (Grupos 2, 3 y 4) SE LE CONCEDIERON HASTA 2 PRORROGAS, no tuvieron pruebas de las circunstancias de fuerza mayor sino que, solo bastó con la manifestación que realizaren ellos de dicha situación, para que la entidad tramitara las prórrogas en el plazo de ejecución de los contratos inmediatamente. 27. En cuanto al contratista del GRUPO 2 "EQUIPOS DE OFICINA Y MOBILIARIO", le fueron aprobadas dos prórrogas en el plazo de ejecución, la primera hasta el 15 de Enero de 2016 y la segunda, hasta el 29 de Enero de la misma anualidad; para la justificación de dichas ampliaciones tanto el contratista como el supervisor invocaron ante el ordenador del gasto "fuerza mayor" para la concesión de la prórroga solicitada; sin embargo la circunstancia en la que argumentaron la fuerza mayor fueron "LAS FESTIVIDADES DE FIN DE AÑO" cuando el contrato, fue suscrito y legalizado en Noviembre, luego todo el comercio en pleno estaba abierto para esa época, por lo que "las festividades de fin de año" no pueden ser invocadas, cuando lo que realmente sucede es una falta de planeación y previsión de parte de contratista, que tuvo el tiempo suficiente para realizar las adquisiciones que le permitieran ejecutar el contrato sin requerir prorrogas, luego la entidad le otorga DOS (2) AMPLIACIONES EN EL TERMINO DE EJECUCION DEL CONTRATO. 28. En cuanto al contratista del GRUPO 3 "ESTANTERIA PARA ALMACENAMIENTO" también le fue aprobada un prorroga en el plazo de ejecución del contrato hasta el 30 de Enero de 2016, donde el contratista invoca la fuerza mayor DEBIDO AL CIERRE QUE HACE SU (ÚNICO) __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ PROVEEDOR DE ACERO, (teniendo en cuenta que en el mercado existen otros proveedores de acero) por vacaciones colectivas, el cual solo producía hasta el 10 de Diciembre; aun con el análisis que cualquiera puede hacer sobre la demás opciones que tuvo el contratista, EL SUPERVISOR DEL CONTRATO VIABILIZÓ Y SOLICITÓ AL ORDENADOR DEL GASTO LA AMPLIACIÓN EN EL PLAZO DE EJECUCIÓN DE AQUEL CONTRATO SIN ALLEGAR DOCUMENTOS QUE PROBARAN LA FUERZA MAYOR, SOLO -REPITO- BASTO LA MENCIO QUE HICIERA EL CONTRATISTA PARA SER APROBADA. 29. Si se tiene en cuenta que los todos los contratos debieron ejecutarse –en palabras de la entidad- dentro de la misma anualidad con los que se imputaron los recursos presupuestales, tal como lo manifestó la entidad en las respuestas dadas a mis solicitudes; no se entiende por qué si concedió las prórrogas en tiempo a los otros contratistas. 30. Tampoco se entiende porque el Supervisor de los contratos acepta la causal invocada (fuerza mayor) por los otros contratistas, siendo "LAS FESTIVIDADES DE FIN DE AÑO" un aspecto que escapa de la órbita de resistencia, ya que si una persona experta se hubiese enfrentado a esa misma situación, habría hecho las previsiones necesaria para la correcta ejecución del contrato, MAXIME CUANDO DICHO CONTRATO FUE ADJUCICADO EL DIA 29 DE OCTUBRE DEL 2015!!!!!. Tal como lo quisimos hacer por nuestra parte, pero que al no encontrar los bienes objeto del contrato, trato de suplir la necesidades con equipos cercanos a los requerimientos técnicos exigidos. 31. Ahora bien, ante las ampliaciones en el plazo de ejecución de los contratos aducidos, el FONDO ROTATORIO DE LA POLICIA, INCURRIÓ EN FALTA AL PRINCIPIO DE PLANEACION al pretender la ejecución de un proyecto tan ambicioso en un plazo de ejecución de tan solo 30 días, donde existe un agravante mayor: la fecha en la que se adjudicaron los contratos, pues la adjudicación fue realizada faltando tan solo 2 meses para terminación de esa vigencia fiscal (2015). 32. Lo anterior solo relata las prórrogas en el plazo de ejecución, en contratos cuyos bienes son producidos en Colombia, con bastos proveedores nacionales, con materias primas de origen nacional, con precios estables ya que su adquisición de realiza en pesos colombianos, sin embargo a esos contratistas si les fue aprobada ampliaciones en el término de ejecución; siendo mi caso totalmente distinto: LOS PROVEEDORES SON EXTRANJEROS, LOS FABRICANTES SON EXTRANJEROS, LAS MATERIAS PRIMAS SON EXTRANJERAS, LA ADQUISICIÓN DE REALIZA EN MONEDA EXTRANJERA. LA PROFUNDA DEVALUACIÓN HA HECHO QUE EL SECTOR IMPORTADOR EN COLOMBIA NO REALICE IMPORTACIONES QUE NO SE HAYA MEDIADO VENTA PREVIA DADA LA VOLATILIDAD DEL DÓLAR, pero tales consideraciones no fueron tenidas en cuenta al momento de acceder a mi solicitud de ampliación en el plazo de ejecución del Contrato 238-1 de 2015. 33. Dentro de las repuestas dadas por la entidad a mis suplicas, fundamento entre otros su respuesta en la ejecución de los contratos dentro de la misma vigencia fiscal dado la falta disciplinaria en que podría incurrir, por otorgar una prorroga en tiempo, sin embargo, si fueron concedidas a los demás contratistas. 34. Frente a la modificación solicitada en cuanto a las especificaciones técnicas la respuesta fue argumentada que: "desde los estudios previos y los pliegos de condiciones se definieron las especificaciones técnicas que deberían de cumplirse en la ejecución del __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ contrato, y que ante esas especificaciones no hubo ninguna observación por lo que se debe cumplir con los requerimientos técnicos ofertados" 35. Sin embargo, el FONDO ROTATORIO DE LA POLICIA otorgo a los contratistas del GRUPO 2 "EQUIPOS DE OFICINA Y MOBILIARIO" y GRUPO 3 "ESTANTERIA PARA ALMACENAMIENTO", modificaciones a las especificaciones técnicas de los bienes contratados, una de ellas se fundamentó de la siguiente manera: "Luego de contrastar las fichas técnicas del proceso con los planos levantados en sitio. se hacen necesario realizar modificaciones... " Situación que, contradice los argumentos de la entidad para aprobar las modificaciones de carácter técnico a fin de poder ejecutar el contrato en condiciones de normalidad; puesto que los otros contratistas sabían al igual que yo las condiciones técnicas que exigían los documentos que soportaban el proceso en la etapa precontractual. 36. Por otro lado, la distribución de riesgos que manifestó la entidad uno de los riesgos seria asignado a la entidad y el contratista, cuando la consecución de la ocurrencia del evento fuere: "los bienes solicitados y/o entregados no cumplen con las necesidades de la entidad/ inseguridad jurídica y comercial presente en todo el proceso contractual" También contempla el tratamiento o controles a ser implementados, de la siguiente manera: "subsanar errores, implementar nuevas normas técnicas en el proceso contractual/ implementar un nuevo sistema legal o regulatorio en el proceso contractual" 37. En reuniones que sostuviera el Dr. Ramírez Ardila con el personal del Departamento de Contratos de la entidad contratante, se propuso compartir este riesgo para replantear la situación sobreviniente proveniente de la crisis del sector importador, sin embargo tampoco tuvo eco dicha propuesta. 38. A la fecha de terminación del plazo de ejecución, hice todo lo posible dentro y fuera de mis posibilidades para cumplir el contrato que se me adjudico pero debido a las circunstancias informadas en el presente documento me fue imposible llegar a feliz término, actualmente me encuentro con dificultades financieras debido a la compra de los equipos ($ 260.000.000.oo), que no me fueron recibidos, los cuales no me representan ninguna utilidad y si consumieron mi capital de trabajo para la operación de mi empresa para el año 2015 y la vigencia 2016. 39. Donde la compra de tales equipos a ocasionado gastos adicionales a los que se habían previsto, dada la retrechera aptitud de la entidad contratante, los constantes transportes de maquinaria, el costo de los movimientos financieros, el costo de los intereses financieros por créditos requeridos para cubrir dicha operación, además de que se solicitara la tasación de los daños a título de lucro cesante. 40. El día 23 de Febrero en las instalaciones del FONDO ROTATORIO DE LA POLICIA, se inició el trámite del debido proceso que trata el ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, en cuanto se refiere al trámite administrativo sancionatorio de en materia contractual por el presunto incumplimiento del Contrato 238-1 de 2015. __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ 41. Dentro del trámite de dicho procedimiento administrativo, aporte todos los documentos, las cotizaciones que había indagado, las múltiples solicitudes tempranas de prórrogas al plazo de ejecución, las facturas de los equipos similares adquiridos, y todos los demás documentos que reposan en el expediente para demostrar mi diligencia, prontitud, conocimiento de las circunstancias, probidad como contratista, etc., como medio de prueba para la declaración de fuerza mayor y lograr de la entidad contratante la liquidación bilateral del contrato con fundamento en las circunstancias ya conocidas sobre el Contrato 238-1 de 2015. 42. SOLO EN ESTA ETAPA, EL SUPERVISOR DEL CONTRATO Y SU OFICINA, COMENZARON A COTIZAR LOS EQUIPOS OBJETO DEL CONTRATO 238-1 DE 2015, PUES ES LO QUE ME INFORMABAN NUESTROS PROVEEDORES. 43. Mediante una propuesta de arreglo presentada por mí, durante el desarrollo del procedimiento administrativo sancionatorio, la cual pretendía hacer entrega efectiva de bienes con similares características a los bienes contratados, los cuales NO ERAN LOS MISMOS EQUIPOS CONTRATADOS, PUES LOS QUE FINALMENTE SE ENTREGARON, TAMPOCO SON LOS QUE LA ENTIDAD REQUIRIÓ EN LOS ESTUDIOS PREVIOS, LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y EL CONTRATO, RAZÓN POR LA QUE FUERON RECHAZADOS LOS MONTACARGAS QUE EN PRINCIPIO SE PRETENDIERON ENTREGAR. 44. Los equipos montacargas que recibió finalmente la entidad, fueron pagados finalmente por LA CONVOCADA, quedando sin recibir el equipo descrito en el ÍTEM 2 y por el cual se siguió desarrollando el trámite administrativo sancionatorio. 45. Resultado del trámite del proceso administrativo sancionatorio, con todas pruebas aportadas, a pesar de que la propuesta de arreglo contemplaba entregar todos los equipos, la entidad a capricho solo recibió los que se le antojó, siendo que los equipos que recibió, tampoco comportaban el 100% de las condiciones técnicas exigidas; fue la imposición de la sanción pecuniaria establecida en la cláusula decima octava y con ello, todas las implicaciones de índole legal que afectan directamente la operación de mis actividades mercantiles, como lo es la notificación a la cámara de comercio donde se encuentra registrado en asiento principal de mis negocios, para la respectiva inscripción de la respectiva sanción por incumplimiento. 46. La imposición de sanción pecuniaria distada de los presupuesto de derecho para proceder transparentemente, lesiona gravemente los derechos de los cuales soy destinatario y que serán ventilados en la Jurisdicción de lo contencioso Administrativo. Conforme a lo anterior elevo a su despacho la siguiente: PETICIÓN Que en consecuencia de lo expuesto su despacho disponga: PRIMERO: Que se cite a Audiencia de Conciliación, con presencia del representante legal del FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA NACONAL, en aras de llegar a un arreglo amigable que traduzca en la revocatoria de los siguientes actos administrativos RESOLUCION 00487 DEL 8 DE AGOSTO DE 2016 “por medio del cual se declara el incumplimiento y se impone una sanción”, y RESOLUCION 00582 DEL 12 DE SEPTIEMBRE DE 2016 “por medio del cual se resuelve el __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ recurso de reposición interpuesto por el contratista y la compañía aseguradora en contra de la RESOLUCION 00487 DEL 8 DE AGOSTO DE 2016 por medio del cual se declara el incumplimiento y se impone una sanción”. SEGUNDO: Que en consecuencia la administración del FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA NACONAL, acceda al reconocimiento y pago de la indemnización de perjuicios la cual se tasa en la suma de CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 150.000.000.oo). Tercero: Que presentamos como fórmula de arreglo recibir el 80% de los valores reclamados. PRUEBAS Y ANEXOS 1. Copia del Contrato 238-1 de 2015 2. Facturas de compra de los equipos adquiridos en primera instancia. 3. Facturas de compra de los equipos adquiridos para proponer dentro de la fórmula de arreglo durante el desarrollo del procedimiento administrativo de imposición de sanción pecuniaria. 4. RESOLUCION 00487 DEL 8 DE AGOSTO DE 2016 “por medio del cual se declara el incumplimiento y se impone una sanción” 5. RESOLUCION 00582 DEL 12 DE SEPTIEMBRE DE 2016 “por medio del cual se resuelve el recurso de reposición interpuesto por el contratista y la compañía aseguradora en contra de la RESOLUCION 00487 DEL 8 DE AGOSTO DE 2016 por medio del cual se declara el incumplimiento y se impone una sanción”. 6. Poder Original 7. Documento soporte de recibido de la presente solicitud y sus anexos al convocado FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA NACONAL. FUNDAMENTOS DE DERECHO Ténganse como fundamentos de derecho las siguientes disposiciones jurídicas: artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, Ley 640 de 2001, Decreto 1716 de 2009, y demás normas que regulan la materia JURAMENTO Bajo esta gravedad manifiesto al despacho que no he interpuesto demanda alguna u otra solicitud de Conciliación, por los mismos hechos pretendiendo los mismos derechos. __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C. DEFENSA JURIDICA NACIONAL Abogados Universidad Externado de Colombia ___________________________________________________________________________________________________ NOTIFICACIONES Mi poderdante en la ciudad de NEIVA en la CARRERA 3 No. 10 – 57 Teléfono: (8) 721460 cel.: 3156136548 – 3125235496 - E-mail.: [email protected]. La suscrita, en la ciudad de Bogotá D.C. en la calle 166 No. 8D – 44 Teléfono: (1) 4573347 cel.: 3156136548 – 3002757600 E-mail.: [email protected] Los convocados en: Carrera 66a # 43 - 18 - Bogotá, D.C. - Tel.: (1) 220 7100- Fax:(1) 2207102. De usted, OLGA LUCIA MOTTA PEÑA C.C. No 38.257.672 de Ibagué - Tolima T.P. No 68.797 del C.S. de la J. __________________________________________________________________________________________ Calle 166 No. 8D – 44 – OF. 5801 Tele-fax: (1) 457 33 47, Móvil: 3156136548 - 3002757600 Bogotá D.C.
