MANEJO DEL TIEMPO NOMBRE: FECHA: Manual del participante El regalo más preciado ¡Despierta..... Tengo un regalo para ti! Es lo más precioso, invaluable y personal, que te he dado. He decretado que diariamente, en igual cantidad, te será entregado este maravilloso bien. Es a prueba de robo, así nadie te lo podrá quitar. No lo puedes acumular, pero todos los días, hagas lo que hagas, siempre recibirás la misma cantidad. Ahora, si te lo gastas de forma inapropiada, no podrás pedir adelantos. Úsalo correctamente y de él extraerás, placer, diversión, salud, conocimiento, dinero, desarrollo espiritual y sabiduría. Toma éstas 24 horas que a partir de hoy, día de tu gestación, te serán entregados día tras día, hasta que te mueras. Aprovéchalas y sé feliz. Con mucho cariño... ...EL SEÑOR DEL UNIVERSO. 2 Le gustaría ahorrar dos horas de su tiempo al día? 3 Qué es el tiempo? La sensación de que el tiempo es transitorio es exclusivamente humana. Sin embargo, los jóvenes experimentan un sentimiento de eternidad: Sienten que tienen mucho tiempo. Se crea la ilusión del tiempo: Su relatividad Donde el dentista. En la oscuridad. En el avión. Haciendo el amor Todos poseemos un reloj natural... Entonces...porqué necesitamos relojes? ¿Quién los necesita? 4 El uso del tiempo antiguamente: En la China En el África En el siglo XIX Etapa de socialización 5 “El tiempo es oro” ¿Para qué necesitamos relojes? ¿Quién los necesita? ¿Qué es eso? Te dice cuándo debes acostarte...Cuándo debes levantarte...Cuándo debes comer...Cuándo debes ir a la escuela. Es una nueva invención. Se llama reloj. 6 “El tiempo es oro” Las analogías del tiempo como dinero Asimilar el concepto del tiempo con un concepto económico (dinero), parece haber nacido en la edad media, entre los mercaderes italianos, mezclado con criterios religiosos y validado por la inminencia circundante de la muerte. Uno puede hacer dinero pero no tiempo: El dinero es infinito...¡El tiempo no! La disciplina del tiempo puede aplicarse a cualquier fin: Tiempo con propósito espiritual Tiempo para hacer dinero Tiempo personal “Nunca vamos a tener tiempo”: Tenemos y siempre hemos tenido todo el tiempo que existe. 7 Los códigos de justicia modernos, castigan quitando tiempo, por eso en la misma posición se observa quien se derrumba sucumbiendo ante la droga o el sida y quien termina una carrera universitaria. 8 La etapa de socialización día a día es más corta: Después del saludo…. “Dígame”. “En qué le puedo ayudar”. 9 “El tiempo es el recurso más importante. Quien no es capaz de administrar bien el tiempo, no es capaz de administrar ninguna otra cosa” Peter Drucker 10 Organizar el tiempo no es un ataque a la libertad personal. 11 Cómo funcionamos en relación con el tiempo 12 El sentido individual del tiempo “Lo más importante para que un ejecutivo obtenga resultados y disfrute de su trabajo, es que sepa claramente en qué se le va el tiempo”. Peter Drucker El tiempo no significa lo mismo para todo ser humano. De acuerdo con su personalidad, es su concepción del tiempo. Así por ejemplo, un individuo orientado al resultado será más conciente de la utilización del tiempo que un introvertido alto o que un paciente. 13 Las siguientes pruebas le brindarán una idea de sus propias actitudes hacia el tiempo y el resultado. 1.- Cuál de las siguientes imágenes se aproxima a su concepción del tiempo: Un océano silencioso y calmado Un jinete al galope 2.- Seleccione una de las siguientes palabras que describa mejor su idea del tiempo. Afilado Tenso Joven Activo Triste Frio Vacio Claro Profundo Consolador Dinámico Eterno 3.- Cuántos años han pasado desde que ocurrieron los siguientes eventos: Estallido de la primera guerra con el Perú La guerra del Golfo Pérsico La dimisión del presidente Nixon El primer fenómeno del niño El juicio político de Alberto Dahik 4.- Determine la hora exacta y compárela con su reloj. Hora de su reloj Hora exacta Su reloj está __________ minutos adelantado/atrasado 15 Teoría de la personalidad Decisivo Fuerte Toma riesgos Franco Innovador Aceptar los desafíos Tienen mucha energía Resuelve problemas Toma el control EXTROVERTIDO PUNTOS DEBILES Entusiasta Persuasivo Espontáneo Flexible Alegre Sociable Trabaja bien en equipo Crea un ambiente motivante Impulsivo Demasiado emocional Desorganizado No le alcanza el tiempo Fácil de manipular Impulsivo PACIENTE COMPORTAMIENTO Digno de confianza Consistente Fiel Estable Servicial Tranquilo Organiza eficientemente el tiempo Predecible Define prioridades Resistente al cambio Evita conflictos Posesivo Posterga decisiones ANALITICO DOMINA}}NTE PUNTOS FUERTES Responsable Competente Exacto Lógico Sistemático Se guía por estándares altos Se concentra en los detalles Controla y verifica cada tarea Prefiere trabajar solo Perfeccionista Demasiado crítico No tolera errores No es flexible Impaciente Exigente Intimida a otros 16 Su sentido del tiempo determina la manera cómo lo maneja 17 Qué tal maneja su tiempo? Rodee con un círculo la cifra, entre N (nunca) y S (siempre), que mejor comportamiento habitual. N 1. Tiene claras las metas que desea alcanzar en la vida, tanto en lo personal como en lo laboral?…………………………………….. 0 1 2. Las ha definido claramente?………………………………………… 0 1 3. Las ha escrito para aumentar su compromiso?…………………… 0 1 4. Decide de antemano lo que quiere alcanzar en su jornada?……. 0 1 5. Puede encontrar períodos de tiempo sin interrupciones cuando los necesita?………………………………………………………….. 0 1 6. Soporta en su trabajo crisis repetitivas?…………………………… 3 2 7. Contesta al teléfono cuando tiene algo importante entre manos (una reunión, una visita o una tarea personal clave)?…………….. 3 2 8. Cuando le hacen esperar, ¿sabe utilizar eficazmente ese tiempo, inútil en principio?…………………………………………………….. 0 1 refleje su S 2 2 2 2 3 3 3 3 2 3 1 0 1 0 2 3 18 10. Le pasan quienes trabajan con usted sus tareas y decisiones?.. 11. Dedica tiempo a diario a pensar acerca de lo que está haciendo 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. y para qué lo hace?…………………………………………………... Está su entorno de trabajo bien organizado y en orden?………... Sufre ansiedades y tensiones en su trabajo?……………………... Asiste a reuniones que sólo le ocasionan pérdida de tiempo?….. Tiene tendencia a dejar las cosas para luego y posponer la toma de decisiones?…………………………………………………. Aborda los asuntos en orden de importancia?……………………. Hace perder tiempo a otros con su falta de puntualidad?……….. Respeta los plazos y termina las cosas a su tiempo?……………. Sabe cuáles son las actividades con las que logra alcanzar la mayoría de sus objetivos?…………………………………………… Ha podido reducir sus actividades poco útiles?…………………… Controla eficazmente las interrupciones y visitas inoportunas?… Es capaz de estar al día en sus lecturas profesionales?………… Ha aprendido a decir NO cuando le interesa hacerlo?…………… Se siente realmente dueño de su tiempo, de su trabajo y de su vida?……………………………………………………………………. 3 2 1 0 0 0 3 3 1 1 2 2 2 2 1 1 3 3 0 0 3 0 3 0 2 1 2 1 1 2 1 2 0 3 0 3 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 0 1 2 3 19 25 Habitualmente, lleva trabajo a su casa todas las noches o en 26. 27. 28. 29. 30. 31. los fines de semana?………………………………………………… Fija estándares tan altos que sólo usted puede alcanzarlos?….. Es usted un revisor constante, que vigila al detalle cómo está haciendo el delegado su trabajo?………………………………… Tiene usted apilados sobre su escritorio trabajos sin terminar, o dificultades para cumplir los plazos?………………………………. Me encuentro constantemente preocupado por trivialidades?…. Están en orden mi escritorio y mi oficina, con un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar?……………………………………… Las tareas rutinarias de la oficina me están copando tiempo que debería emplear en prioridades urgentes e importantes?……….. 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 0 1 2 3 TOTAL…………………………………………………………………. Sume las cifras marcadas. A menor puntuación, mayor necesidad de mejorar. A partir de 65 la puntuación es excelente. 20 “Cuando tenga tiempo…” Mejoraré mi Inglés Haré un deporte Adelgazaré No objetivos ¡Reaccionamos a lo que ocurre! 21 No es cuestión de reloj, sino de brújula. 22 ¡El futuro existe… cuando nosotros lo creamos! 23 36 HORAS DE LOGROS CON 24 HORAS DE TIEMPO 24 Comencemos por saber de cuánto tiempo dispongo Sueño 56 horas Tiempo restante 112 horas Sueño 56 horas Preparativos 10,5 Preparativos AM – PM (10,5 H) Tiempo restante 101.5 horas 25 Sueño 56 horas Preparativos 10,5 Transporte (7,5 H) Tiempo restante 94 horas Viaje 7,5 Sueño 56 horas Preparativos 10,5 Trabajo (45 H) Trabajo 45 hs Tiempo restante 49 horas Viaje 7,5 Sueño 56 horas Preparativos 10,5 Cena (7 H) Trabajo 45 hs Tiempo restante 42 horas Viaje 7,5 75% UTILIZADO - 25% LIBRE 26 25% Para: 25% Tu pareja Tus hijos La T.V. Deporte / ejercicio Trabajo doméstico / vehículo A amigos Diligencias Etc, etc, etc 75% Utilizado Libre 27 El tiempo profesional Qué dice la estadística 100% JORNADA 100% JORNADA 50% 30% 10% 0% 0% ASUNTOS QUE NOS IMPORTAN a TAREAS NO IMPORTANTES b 28 El tiempo profesional Qué dice la estadística 100% JORNADA 100% JORNADA 30% 15% 0% 0% CRISIS c ACTIVIDADES DE LIBRE ELECCIÓN d 29 El tiempo profesional Qué dice la estadística 100% JORNADA 90% 100% JORNADA 50% 45% 0% 0% EMPLEO COMPULSIVO a SENSACION DE TIEMPO PERDIDO b 30 Parece que: El enemigo, son los otros… Listado de “enemigos del tiempo profesional”: El teléfono no deja de sonar; me interrumpen continuamente; se me cuelan en el despacho visitas inoportunas, de dentro o de fuera; me hacen asistir a reuniones interminables e inútiles en las que no hago más que perder el tiempo; mi jefe/mis clientes me cambian continuamente las prioridades; 31 siempre estoy resolviendo problemas que otros me han creado o no han sabido evitar; no tengo quien me eche una mano; todo lo que me piden es urgente; si quiero que algo salga bien, lo tengo que hacer yo mismo; todo el mundo, desde la familia y los amigos hasta el que me quiere vender algo, pretende que le dedique parte de mi tiempo. 32 En realidad ¡Mi enemigo soy yo! 33 ¡Cómo trazarnos metas! El mundo, el suyo y el mío, se compone de tres únicas zonas de tiempo: Pasado Acciones del pasado Presente Enganche Acepta Reacciona Responde Futuro Repetición Planear Sumatoria de presentes Actúa “Sin planificación, el futuro que deseas puede no materializarse jamás”. 34 Etapas para lograr el éxito Su plan de vida 1. Permítase soñar. 2. Construya metas 3. Lo más importante para mí en cuanto a relaciones, conceptos y sentimientos..... Plan de acción. 5. En los próximos 12 meses..... Determine sus valores. 4. Si yo fuera rico..... Caminante no hay camino, se hace camino al andar. El día a día. Viviré este día como si fuera el último de mi existencia. 35 Objetivos / Metas Deben ser: Específicos (y, por tanto, pocos y esenciales). Claros y concisos. Precisos (cuantificados). Con fecha. Difíciles, pero alcanzables (retadores). Compatibles entre sí. Escritos. 36 Programación Asigne sus recursos, esencialmente su tiempo, a las actividades que ha decidido desarrollar para alcanzar sus objetivos. 37 Al hacer su programa para la jornada: Céntrese en sus objetivos. Elija lo que quiere alcanzar en la jornada. Comuníquelo a aquellas personas de su confianza que puedan ayudarle en ello. Y planifique su ayuda. Comience por lo más importante. Programe en torno a ello el resto de su jornada. Déjese libre no menos del 50 al 75% de su tiempo para interrupciones e imprevistos Agrupe, siempre que le sea posible, los asuntos análogos (Ej.: cartas, llamadas…) y/o relaciones entre sí. Asigne a cada actividad un tiempo suficiente, pero no 38 excesivo. Programe una “hora tranquila” para los asuntos importantes que requieran un tiempo sin interrupciones (reflexionar, planificar, realizar informes…). Tómese períodos adecuados para las tareas importantes que lo requieran. Tenga en cuenta sus ritmos corporales. Programe los asuntos más delicados en sus períodos de mayor lucidez. Programe un tiempo diario para pensar, para lecturas profesionales, para su ocio o su disfrute, para sus afectos y para cuidar su cuerpo. 39 Configure su carpeta personal Tu plano Lista de Sueños (4 páginas) Lista de Metas (6 páginas) Lista de Valores (2 páginas) Planes de Acción (Entre 15 y 30 páginas por cada meta) Lista de actividades diarias (De una a 2 por cada mes) Lista de Valores Lista de Metas Profesionales 1 2 3 4 Personales 1 2 3 4 Esecifica los resultados que te interesa lograr en los próximos meses de manera breve. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Planes de Acción Objetivo Obj. No Fecha Primer Paso Metas 1 2 3 4 5 6 Tu valorarás más las cosas en la medida en que se relacionen con tus objetivos y sueños Especifica las metas que debes cumplir para el logro de un objetivo con éxito. Lista de Sueños 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ¿Qué harías con tu vida si tuvieras tiempo ilimitado, talento y dinero? Lista de actividades Diarias Mes de 19 Profesionales Actividades Llamadas p/hacer 1 1 2 2 3 3 4 4 Personales Actividades Llamadas p/hacer 1 1 2 2 3 3 4 4 Calendario de actividades por mes 40 Lista de Sueños (¿Qué harías con tu vida si tuvieras tiempo ilimitado, talento y dinero?) 1 2 3 4 5 6 7 8 41 9 Lista de Sueños (¿Qué harías con tu vida si tuvieras tiempo ilimitado, talento y dinero?) 10 11 12 13 14 15 16 17 18 42 Lista de Metas (Especifica los resultados que te interesa lograr en los próximos meses de manera breve) Profesionales: 1 2 3 4 5 6 7 8 43 Lista de Metas (Especifica los resultados que te interesa lograr en los próximos meses de manera breve) Personales: 1 2 3 4 5 6 7 8 44 Lista de Valores (Tu valorarás más las cosas en la medida en que se relacionen con tus objetivos y sueños) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 45 Lista de Valores (Tu valorarás más las cosas en la medida en que se relacionen con tus objetivos y sueños) 10 11 12 13 14 15 16 17 46 18 Planes de Acción (Especifica las metas que debes cumplir para el logro de un objetivo con éxito) Objetivo: Obj. No. Fecha Primer Paso Metas 1 2 3 4 5 6 47 Planes de Acción 7 8 9 10 11 12 13 14 15 48 16 Planes de Acción 17 18 19 20 21 22 23 24 25 49 26 (Calendario de actividades por mes) Lista de Actividades Diarias Mes ____ del 2001 Profesionales Actividades Prioritarias Llamadas Prioritarias 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 Actividades Secundarias Llamadas Prioritarias 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 p/hacer p/hacer 50 (Calendario de actividades por mes) Mes ____ del 2001 Lista de Actividades Diarias Personales Actividades Prioritarias Llamadas Prioritarias 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 Actividades Secundarias Llamadas Prioritarias 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 p/hacer p/hacer 51 Interacción de sueños, metas y valores LISTA DE SUEÑOS Lista de metas Lista revisada de metas Lista de valores Comparar y alinear Planes de acción Terminación, logro, éxito “Domina tu tiempo si no quieres que el tiempo te domine” 52 Experiencia vs. Vocación RENDIMIENTO O TIEMPO 53 Ni modo:.. Sin metas personales su tiempo está fuera de control! Concrete sus aspiraciones Motívese a través del reto 0% 50% 100% 54 Los factores de éxito Compromiso Visión de conjunto Concentración Flexibilidad 55 Ley de Perls DE LO QUE NOS PREOCUPA... 30% HA OCURRIDO YA 40% PROBLEMAS REALES NO LLEGARA A OCURRIR 8% 10% PROBLEMAS QUE NO PUEDEN SIMULTANEARSE 12% 12% LA SALUD TEMAS SOBRE 56 “Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible” Parkinson 57 Las Leyes de Murphy Nada es tan sencillo como parece. Todo lleva más tiempo de lo que debería. Si algo puede fallar, acabará por fallar (y, seguramente en el peor momento). 58 Lo que dijo Pareto... “20% del tiempo deberá generar el 80% de los resultados” 59 El criterio ABC TIEMPO 15 A 65 20 65 B C 20 15 60 1 Tiempo aparente 2 3 4 5 6 7 8 9 Tiempo real Cómo hacer lo que quiere hacer Una tarea requiere un tiempo tanto mayor cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos. 61 La lección del chorizo Tiempo perdido 62 Para una tarea corta siempre se encuentra un minuto. Para una larga… nunca hay tiempo Tiempo perdido 63 Antes de sumar… es necesario restar! Que debo dejar de hacer de lo que usualmente hago? Evite lo perfecto y lo mediocre 64 No intente contestar el teléfono con una vaca en los brazos 65 Maneje el tiempo como si fuera dinero Programe el tiempo, no las tareas Cuente con los imprevistos Lo programado ocurre más facilmente Primero lo importante 66 Los ladrones de su tiempo Interrupciones: Visitas inoportunas Teléfono reuniones papeleo, informes; despacho atestado; “incendios” cambio de prioridades (frecuente y “desde arriba”); no saber decir NO; falta de metas a largo plazo o de objetivos; 67 mala planificación, falta de plazos; dejar las cosas para luego; dejar las cosas a medias; organización deficiente: tratar de abarcar demasiado, comunicación ineficaz, delegación insuficiente; esperas y viajes; críticas y chismes. 68 Su plan personal y profesional El plan personal y profesional de uso del tiempo plantea dos objetivos: Uno, concreto e inmediato: recuperar dos horas diarias, al menos, de las que no empleamos a nuestra satisfacción. Otro, menos concreto, pero no menos importante: cambiar cualitativamente la postura ante el trabajo; dar a la propia vida un sentido más profundo, al enfocarla hacia los objetivos. Y combatir el estrés. 69 El principio del descuido “Si algo puede salir mal, lo probable es que salga mal y en el peor momento posible”. Ley de Murphy Si pierdes el control de una sola actividad, toda su jornada acaba por desbaratarse. Veamos el siguiente ejemplo: 1. Planeas llenar el tanque de combustible en el trayecto de regreso a casa, pero sales del trabajo tan cansado que decides hacerlo mañana. 2. A la mañana siguiente sales con retraso para una entrevista importante y, tratando de llegar a tiempo, te quedas sin combustible en el trayecto. 3. Te maldices por no haberte detenido anoche para llenar el tanque. 4. El motor comienza a fallar cuando estás en una avenida central; no logras desviarte en el tránsito hacia el costado de la ruta antes de que se detenga. 5. Caes en cuenta de que es la hora de mayor tránsito. ¡Perra suerte! Temes que alguien no te vea y choque contra ti. 6. Como todo el mundo te mira, te abochornas. 70 7. Corres a la cajuela para sacar un bidón de gasolina. Al levantar la cubierta, recuerdas que la dejaste en la cochera después de llenar el tanque de la cortadora de césped para trabajar en el jardín. 8. El tránsito se está acumulando, todo el mundo te mira y te sientes muy tenso. 9. Al cerrar la cajuela, murmurando: “¿por qué tuvo que pasarme esto a mí?” la afilada esquina metálica de la cubierta te desgarra la manga de la chaqueta nueva, que te costó 200 dólares. 10. Ahora estás tan nervioso que tienes un nudo en la garganta y lágrimas en los ojos. 11. Por fin alguien se detiene para ayudarte a retirar el auto de la ruta y te lleva hasta la gasolinera. Después de perder 15 minutos y pagar 20 dólares, un camión te lleva con el bidón de gasolina hasta donde dejaste el auto. 12. Al acercarte ves un patrullero; el vigilante te está aplicando una multa de veinticinco dólares por dejar ilegalmente el auto al costado de la ruta. 13. Saltas desde el camión, pero te golpeas el tobillo en el alto estribo. Duele horriblemente. Es seguro que te dejará un moretón espantoso. 14. El vigilante te dice que lamenta tus aprietos, pero la multa ya está aplicada. Te regaña por no haber tenido el buen tino de cargar combustible a tiempo. Más enojos y más bochornos. 15. Cuando por fin llegas a destino, la persona con quien debías encontrarte ya se ha ido. 71 Cómo no caer en el principio del descuido Haga preparativos y planes adecuados y luego cíñase a ellos. Responda con rapidez y determinación ante cualquier falla, antes que escape de su control. No se coloque en el papel de víctima; mantenga el equilibrio mental. 72 Estrategias personales para el ahorro de tiempo Salga a tiempo y llegue a tiempo siempre. “Quizá deba alguna vez ponerse los zapatos o maquillarse en el auto...pero a la mañana siguiente, estará listo a tiempo. Recuerde que puede llegar temprano, pero tarde... Jamás. No deje los preparativos para último momento Reserve algo de tiempo para imprevistos antes de salir. Agregue 10 minutos extras al tiempo del viaje. Deje sus llaves (casa, auto, oficina, etc) en el mismo lugar, cada vez que llegue a su casa. No atienda al teléfono ni a la puerta mientras se prepara para salir; utilice un contestador automático. Planifique anticipadamente el uso dual de la ducha o el cuarto de baño. Practique el manejo eficiente del tiempo, pero no lo imponga a quienes lo rodean. “El manejo del tiempo, solo puede ser practicado personalmente” Si va a una cita y no conoce la dirección: calcule 5 minutos de más 73 y para hallar la oficina...o parqueadero. Durante su jornada Siga el programa previsto salvo que le surja otro asunto de mayor interés. Es decir, cambie sólo por decisión deliberada, y no por compulsión. Trate de actuar en busca de sus objetivos más que reaccionar a los acontecimientos. Dedique a atender oportunidades tanto tiempo, al menos, como a resolver problemas. Concéntrese en un solo asunto. 74 Termine y resuelva asuntos; eso es lo que cuenta. Haga productivos los tiempos de espera y desplazamientos. Utilice la ayuda de su secretaria, si la tiene, y de todo su equipo. Utilice los medios tecnológicos que le permitan ser más eficaz. Desarrolle, forme y motive a su equipo; delegue en él. 75 Ladrones del tiempo Manténgase en guardia contra todo lo que afecte a su eficacia, contra todos los ladrones de su tiempo. 76 Visitas inoportunas Mantenga cerrada su puerta. No se deje ver, si es posible. Tenga un filtro eficaz para sus visitas. No debe recibir a nadie salvo que usted decida hacerlo. Sea sincero cuando alguien le pregunte “Tienes un minuto?”. Aprenda a decir NO. Vaya al despacho de otra persona si tiene que verse con ella; tendrá más control 77 sobre cuándo irse. Intente, en este orden de conveniencia: Que no entren: salga a su encuentro; acuda a su terreno; lléveselos a otro sitio: al pasillo, a las áreas comunes o a la sala de juntas; ofrezca una cita posterior. Que no se sienten: manténgase en pie hasta liquidar el asunto. Confirme su prisa, educadamente, con su lenguaje corporal. Que se vayan lo más pronto posible: ponga límites; céntrese en el asunto; hágase “recordar” otra cita, mire su reloj (primero, con discreción; luego, ostensiblemente); actúe, si es preciso: levántese y échelos. Deje claro a todo el mundo que prefiere las citas a las visitas no programadas. Aprenda a controlar lo controlable y a aceptar lo incontrolable; pero asegúrese de que comprende la diferencia. 78 Teléfono Utilice el teléfono; pero habitúese a sopesar y decidir si es el mejor medio en cada caso. Analice si su sistema telefónico es el más idóneo. Mejore sistemáticamente su manejo del teléfono. Establezca matrices para sus charlas cotidianas Forme a su secretaria para atender correctamente sus llamadas y atender a sus interlocutores. Vaya al asunto y céntrese en él; no divague. 79 Tenga a mano su agenda. Anote de inmediato nombres, fechas, cantidades o cualquier otra información recibida. Cuando haya comunicado lo que deseaba, hágalo saber. (“Nada más por mi parte” o “Algo más?”). Organice el modo de atender sus llamadas, tanto las que hace como las que recibe. Diga a los interlocutores inagotables que tiene una cita. Como último recurso, cuelgue… (mientras habla usted mismo). 80 Llamadas que hace Son las más importantes, en principio, porque es usted quien ha decidido hacerlas. Agrupe sus llamadas en el momento del día que le sea más propicio. Averigüe los períodos preferidos por sus interlocutores habituales y anótelos junto a sus teléfonos. (También es recomendable anotar el nombre de sus secretarias o ayudantes). Defina el objetivo que pretende alcanzar con cada llamada. 81 Esboce antes de llamar los asuntos a comentar. Anótelos (basta una palabra recordatorio). Tenga a mano los datos que pueda precisar. Asegúrese, antes de colgar, de que ha alcanzado el objetivo previsto (o de que no puede hacer nada más). 82 Llamadas recibidas Recuerde que el teléfono es parte de su trabajo. No se irrite cuando suene. Haga saber a sus interlocutores habituales los momentos en que lo pueden localizar más fácilmente. Instruya a la telefonista y/o a su secretaria sobre cómo desea que sean atendidas sus llamadas; qué fórmula de saludo deben emplear; cuáles de esas llamadas pueden resolver directamente o desviar a otras personas; qué deben preguntar u ofrecer. 83 Papeleo El papeleo –tradicional o informatizado– es una fuente esencial de información. Pero no todo el resulta de utilidad. 84 Entrada Bórrese de listas para no recibir documentos que no necesita. Filtre y clasifique su papeleo de entrada. Aparecerán, como posibles soluciones: la papelera, otra persona (secretaria incluida), el archivo (directamente), usted mismo. Pero debe quedar claro qué documentos son importantes; y cuáles de ellos son más urgentes. 85 Trate de manejar cada papel sólo una vez. Habitúese a tomar una decisión o desencadenar un proceso cada vez que toque un papel. Delegue; hágase ayudar. Utilice la papelera. Concéntrese en un solo asunto; el resto de los papeles deben estar en el archivo. 86 Salida Informatícese adecuadamente. Genere sólo el papeleo necesario; utilícelo como soporte de las informaciones que exijan precisión y/o que deban ser conservadas. Tenga claro el objetivo que persigue: de ordinario se trata de conseguir que alguien haga algo que nos interesa: que nos firme un pedido; que imparta una orden; que nos facilite una información. 87 Utilice, siempre que le sea posible, el correo electrónico; o una fotocopia de la comunicación recibida para facilitar en el margen, de su puño y letra, la información que le solicitan. Su interlocutor lo preferirá a tener que esperar; lo que necesita es una información, no una formalidad. Desarrolle el habito de responder a vuelta de correo (electrónico, si es posible). Lo más cómodo –y lo más barato– es responder una carta o una nota tan pronto se lee. Utilice párrafos o cartas tipo. Haga a su secretaria (u otro colaborador) contestar mucha de la correspondencia rutinaria. 88 Dé las ideas clave y deje que le preparen un borrador, a revisar por usted, con el resto. Haga firmar por orden a otra persona si la comunicación es urgente. Evite perder fechas. Busque una buena imagen sólo cuando sea necesario. Lo mas frecuente será que le interese dar impresión de eficacia, y no de perfección burocrática. Escriba con sencillez, de modo directo, con frases cortas. Y con palabras fácilmente comprensibles. Dedique un párrafo a cada idea. Siga un orden en la exposición. Facilite la información precisa, y nada más. No trate de «lucirse». 89 Recuerde que cuanto más largo sea su escrito, tanto menos probable es que sea leído con la atención que usted desearía. Intente no pasar de una página. Dedique tanto más tiempo a preparar un escrito cuanto mayor sea el número de sus destinatarios o lectores potenciales. Ilustre su exposición con cifras, gráficos y cuadros, si es posible. Utilice como control a su propia secretaria o a alguien de su equipo. Si no entiende una idea o un párrafo a la primera, corríjalos. Corrija lo suficiente para garantizar una adecuada comprensión. 90 Lectura profesional Programe un tiempo diario para la lectura, en un momento oportuno. Reparta e intercambie información con otros. Lea selectivamente. Necesita información, no lectura. Aprenda lectura rápida. Use las técnicas de lectura de periódicos: lea rápido, en diagonal, buscando las ideas importantes. No guarde lectura «para cuando tenga tiempo». Llévela consigo, en todo caso, para aprovechar viajes y esperas. 91 ESCRITORIO Mantenga libre la superficie de su escritorio para trabajar eficazmente en un solo asunto. Libérese de estorbos. En caso de duda, la papelera suele ser el destino apropiado. Tenga a mano sólo lo que utilice con frecuencia. Aleje de sí o de sus cajones cuantas cosas no suela utilizar en el transcurso de una semana normal. 92 Crisis e “incendios” Atienda lo importante; no se deje arrastrar por lo que sólo es urgente. No lo deje para mañana y evitará muchas crisis. Tómese el tiempo suficiente para hacerlo bien a la primera; así no tendrá que repetirlo. Intente anticiparse a las crisis y preparar planes de contingencia. Trate de resolver las crisis reiterativas de una vez por todas. 93 Intente detectar los problemas puntuales que puedan estar gestándose, antes de que se conviertan en crisis. Utilice bien el tiempo en plena crisis. No provoque un segundo «incendio» tratando de apagar el primero. Si aparecen demasiadas crisis repetitivas, averigüe por qué las cosas siguen yendo mal; y soluciónelo. Trate de abordar las crisis relajado y con la cabeza fría. Aproveche las crisis para introducir cambios con menor resistencia. Utilice las crisis como una oportunidad para ensayar nuevas ideas y desarrollar nuevos procedimientos. 94 El decálogo del uso del tiempo 95 Notas 96 Notas 97 Notas 98
