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PNOM!
DEDICATORIA
A mi padre Jorge González Uribe, a mi madre Viviana Bohle Schwerter, hermanos Johao y
Klaus por formar parte de este proceso.
Los amo y agradeceré eternamente.
1
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar, agradezco a mi familia por brindarme apoyo cuando más lo necesitaba, por
entregarme todo lo que necesitaba para lograr a finalizar este proceso, por formarme en lo que
me he transformado el día de hoy, toda mi vida agradeceré su esfuerzo y trabajo diario por mí y
mis hermanos, son una fuente de conocimiento y gran admiración eterna.
A mis amigos durante esta etapa universitaria, en donde pese a todo el estrés y gran cantidad de
trabajo al menos siempre se podía obtener una sonrisa con su compañía, en especial a mis tres
grandes amigos que fueron unos pilares y de gran ayuda en la etapa final de este proyecto:
“Roberto Agüero”, “Fernando Ruiz”, “Sebastián Ponce”, porque igual en esta vida se necesita el
apoyo hasta el final pase lo que pase y por ello agradezco a mi novia “Catalina Núñez” que ha
sido un pilar y una fuente de energía e inspiración para seguir hasta el final, necesitaré tu fuerza
y determinación por siempre.
A los Profesores de la “Universidad Austral de Chile” por los conocimientos y valores entregados
durante la formación académica y específicamente al Profesor Sr. José Luis Salgado por brindar
soporte en el desarrollo del presente proyecto.
A “Empresas Hurtado” por entregarme el espacio físico y oportunidades laborales para el
desarrollo de este proyecto como en mi formación profesional: Especialmente a Iván Hurtado,
Víctor Hurtado, Ignacio Hurtado y Daniel Hurtado.
A todos les agradeceré por siempre.
2
SUMARIO
La empresa Inmobiliaria Hurtado Limitada desea asegurar la calidad en la entrega de su servicio
de arrendamiento de inmuebles, por medio de la correcta gestión de sus procesos por lo que se
ha decidido proponer a la empresa la implementación de un sistema de gestión de calidad basado
en la normativa ISO 9001:2015, con el fin de certificar la satisfacción de sus clientes y realizar un
correcto control y seguimiento de las variables que son de interés para la organización. Por lo
anterior, el siguiente proyecto considera una propuesta global de la normativa ISO 9001 en los
procesos y el contexto de la empresa inmobiliaria en todos sus niveles.
La normativa ISO 9001 busca asegurar la calidad en la entrega del producto y/o servicio de una
organización, cumpliendo con los estándares solicitados por el cliente y evitando las no
conformidades que puedan generarse en la salida resultante de los procesos de operación de la
empresa. La primera etapa para realizar este proyecto es realizar un levantamiento preliminar de
información verificando cuales son los procesos que se realizan actualmente en la empresa y
encontrar la brecha o el estado deseado al cual la empresa desea alcanzar, para en una segunda
instancia determinar el diagrama de procesos que influye en la organización.
La segunda etapa busca determinar en conjunto con la gerencia de la empresa cual es la política
y cuáles son los objetivos de calidad y realizar la documentación pertinente de los mismos, esta
etapa debe considerar el rango de operación del negocio, así como definir roles y
responsabilidades dentro de la organización.
Durante la tercera etapa de este proyecto se busca documentar todo lo solicitado explícitamente
por la norma, definir los procedimientos e instructivos a controlar y desarrollar el manual de
calidad de la empresa. Para finalizar, la cuarta etapa hace referencia a la preparación del
programa de auditoria interna con el fin de evaluar la propuesta y la última revisión de
procedimientos por parte de gerencia concretando la planificación de fechas.
3
ÍNDICE DE CONTENIDO
1. ANTECEDENTES GENERALES ............................................................................................ 9
1.2. Descripción de la empresa ................................................................................................... 11
1.3.
1.4.
Planteamiento del problema ......................................................................................... 13
Objetivos ....................................................................................................................... 15
1.4.1.
Objetivo General .................................................................................................. 15
1.4.2.
Objetivos específicos ........................................................................................... 15
2. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................... 16
2.1.
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
3.
Calidad .......................................................................................................................... 16
2.1.1 Historia y evolución del concepto de calidad en el tiempo ...................................... 16
2.1.2 Enfoques de la calidad............................................................................................. 17
Sistema de gestión de calidad ...................................................................................... 18
2.2.1 Beneficios internos de implementar un SGC ........................................................... 19
2.2.2 Beneficios externos de implementar un SGC .......................................................... 19
Norma ISO historia y evolución en el tiempo ................................................................ 19
2.3.1 Principios de la gestión de la calidad ....................................................................... 21
2.3.2 Estructura................................................................................................................. 23
2.3.3 Ciclo PHVA .............................................................................................................. 24
2.3.4 Documentación ........................................................................................................ 25
Desarrollo de procesos ................................................................................................. 29
2.4.1 Definición de proceso .............................................................................................. 29
2.4.2 Tipos de procesos.................................................................................................... 30
2.4.3 Mapa de procesos: .................................................................................................. 30
2.4.4 Métodos para el desarrollo y mejora de procesos ................................................... 30
Mejora Continua: ........................................................................................................... 32
2.5.1 Ventajas ................................................................................................................... 32
Auditoria ........................................................................................................................ 32
2.6.1 Definición de auditoria ............................................................................................. 33
2.6.2 Importancia de auditorías internas........................................................................... 33
2.6.3 Proceso de auditoría y sus etapas........................................................................... 34
2.6.4 Tipos de auditoría: ................................................................................................... 35
Negocio inmobiliario ...................................................................................................... 36
2.7.1 Operaciones básicas ............................................................................................... 37
2.7.2 Flujo de trabajo y documentación de la actividad de compra venta ........................ 37
2.7.3 Flujo de trabajo en la actividad de arrendamiento ................................................... 38
Diseño Metodológico: ........................................................................................................... 40
3.1.
3.2.
Metodología .................................................................................................................. 40
Desarrollo metodológico: .............................................................................................. 41
3.2.1.
Primera Etapa: Diagnóstico de los procesos ....................................................... 41
3.2.2 Segunda Etapa: Creación de políticas y objetivos de calidad ................................. 45
3.2.3 Tercera Etapa: Desarrollo de documentación del sistema de calidad ..................... 47
3.2.4 Cuarta Etapa: Preparación del programa de auditoría interna ................................ 50
4. RESULTADOS Y ANÁLISIS.................................................................................................... 52
4.1 Diagnóstico de los procesos:................................................................................................. 52
4.1.1 Revisión de la norma ISO 9001:2015 .......................................................................... 52
4.1.2 Recopilación de información: ............................................................................................. 54
4
4.1.3 Realización análisis “GAP”: ................................................................................................ 56
4.1.3.1
Resumen análisis GAP: ....................................................................................... 62
4.1.3.2: Plan de acción: ........................................................................................................ 63
4.1.4 Diagrama de procesos: ...................................................................................................... 64
4.1.4.1 Descripción procesos de operación: ......................................................................... 65
4.2 Creación de políticas y objetivos de calidad.......................................................................... 67
4.2.1 Reunión con gerencia de la empresa para establecer políticas y objetivos de calidad:
.............................................................................................................................................. 68
4.2.2 Elaborar propuesta de políticas y objetivos de calidad dirigida a gerencia: ................ 70
4.2.3 Validación de propuesta: ............................................................................................. 71
4.2.4 Documentación de propuesta definitiva: ...................................................................... 71
4.3 Desarrollo documentación del sistema de calidad: ............................................................... 73
4.3.1 Definir estructura y formato: ......................................................................................... 73
4.3.2 Desarrollo de la documentación exigida por la norma: ................................................ 78
4.3.3 Desarrollo de procedimientos o instructivos de trabajo: .............................................. 80
4.3.4 Elaboración del manual de calidad: ............................................................................. 88
4.4 Preparación del programa de auditoría interna ................................................................... 108
4.4.1 Validación de la propuesta de la documentación con gerencia y jefaturas: .............. 108
4.4.2 Capacitación al personal respecto de los nuevos procedimientos e instructivos de
trabajo ................................................................................................................................. 109
4.4.3 Desarrollar programa de auditoria interna: ............................................................ 109
5. CONCLUSIONES .................................................................................................................. 114
6. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 116
7. BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................... 117
8. LINKOGRAFÍA ...................................................................................................................... 119
9. ANEXOS................................................................................................................................ 120
5
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 2.1 Representación de estructura de la norma ciclo PHVA
25
Figura 2.2 Influencias del Macroentorno
27
Figura 2.3 Análisis FODA
28
Figura 2.4 Circulo PDCA o de Deming
31
Figura 3.1 Ejemplo diagrama de procesos
44
Figura 3.2 Base Documental de un sistema de aseguramiento de la calidad
47
Figura 4.1 Diagrama de procesos “Inmobiliaria Hurtado Limitada”
66
Figura 4.2 Partes interesadas
91
Figura 4.3 Organigrama Inmobiliaria Hurtado
94
Figura 4.4 FODA inmobiliaria Hurtado Limitada
97
Figura 4.5 Carta Gantt planificación auditoría interna
112
6
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1.1 Activos de la Empresa
11
Tabla 1.2 Activos de la Empresa
12
Tabla 3.1 Diagrama diseño metodológico
40
Tabla 3.2 Documentos obligatorios Norma ISO 9001:2015
42
Tabla 3.3 Formato utilizado en documento objetivos de calidad
48
Tabla 4.1 valores de cumplimiento análisis GAP
55
Tabla 4.2 Porcentaje de implementación: Clausula “Contexto Organización”
56
Tabla 4.3 Porcentaje de implementación: Cláusula “Liderazgo”
57
Tabla 4.4 Porcentaje de implementación: Cláusula “Planificación”
58
Tabla 4.5 Porcentaje de implementación: Clausula “Soporte”
59
Tabla 4.6 Porcentaje de implementación: Clausula “Operación”
60
Tabla 4.7 Porcentaje de implementación: Clausula “Evaluación del desempeño”
60
Tabla 4.8 Porcentaje de implementación: Clausula “Mejora”
61
Tabla 4.9 Porcentaje de implementación por clausula
61
Tabla 4.10 Porcentaje de implementación v/s brecha
62
Tabla 4.11 Porcentaje de implementación v/s brecha
63
Tabla 4.12 Listado de procesos Inmobiliaria Hurtado
64
Tabla 4.13 Objetivos de calidad revisados por gerencia
72
Tabla 4.14 Estructura de las planificaciones de procesos
74
Tabla 4.15 Estructura de planificaciones de objetivos de calidad
75
Tabla 4.16 Designación y entrega de documentos
78
Tabla 4.17 Listado de procesos Inmobiliaria Hurtado
79
Tabla 4.18 Formato perfiles de cargo
84
Tabla 4.19 Registro detección necesidades a capacitar
85
Tabla 4.20 Registro capacitación en lugar de trabajo
85
Tabla 4.21 Registro de evaluación de eficacia de capacitación
86
Tabla 4.22 Perfil de cargo administrador inmobiliaria
87
Tabla 4.23 Diagrama de interacción de procesos
90
Tabla 4.24 Programa de auditoria
111
7
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo “A”: Carta Gantt
118
Anexo “B” Analisis PESTEL inmobiliaria Hurtado Limitada
120
Anexo “C” PR-GC-01 Procedimiento para confección y emisión de documentos 127
Anexo “D” PR-GC-02 Procedimiento para el control de documentos
128
Anexo “E” PR-GC-03 Procedimiento control registros de calidad
128
Anexo “F” PR-GC-04 Procedimiento atención de reclamos
129
Anexo “G” PR-GC-06 Procedimiento planificación auditorias internas
131
Anexo “H” PR-AI-01 Procedimiento publicación de arriendo
132
Anexo “I” PR-DA-02 Procedimiento para selección y reevaluación proveedores
133
Anexo “J” PR-DM-01 Procedimiento mantención infraestructura
135
Anexo “K” Necesidades y expectativas partes interesadas
136
Anexo “L” Perfiles de cargo Inmobiliaria Hurtado Limitada
137
8
1. ANTECEDENTES GENERALES
1.1.
Introducción
Los estándares actuales en los sistemas productivos y servicios han aumentado las expectativas
del cliente y su capacidad de elección radica en la mejor manera de satisfacer sus necesidades,
por esta razón es necesario crear fortalezas en tecnología, métodos, procesos además de un
equipo de trabajo y personal competente para que juntos puedan enfrentar la situación actual y
puedan mantener a las empresas en un mercado competitivo en donde predomina la satisfacción
de los clientes que puede alcanzarse entregando productos y servicios de alta calidad.
Las empresas buscan la satisfacción de sus clientes y cumplir de la mejor manera sus requisitos
y esto pueden alcanzarlo a través de la implementación de un sistema de gestión de calidad en
donde pueden desarrollar sus fortalezas bajo una perspectiva de mejoramiento continuo. Con
esto en mente, la Organización Internacional de Estandarización desarrolló la familia de normas
ISO 9000 con el fin de que puedan ser implementadas en cualquier tipo de organización.
Durante los últimos años, la importancia de los sistemas de gestión de calidad ha aumentado, de
sobremanera en las empresas cuyo objetivo es satisfacer los requisitos del cliente, en donde sus
productos o servicios se encuentran bajo un control continuo, logrando un aseguramiento de los
requisitos y expectativas de los clientes bajo una búsqueda de una permanente mejora.
La norma ISO 9001:2015 posee un enfoque basado en procesos en sinergia con un pensamiento
basado en riesgos, estas normas están sujetas a constantes cambios que generan en cada
iteración una mejora sustancial del trabajo y control diario dentro de las organizaciones, cada vez
es más importante la integración entre cada Área de la Empresa, en donde exista compromiso
entre las partes involucradas por el cumplimiento de los objetivos.
La finalidad de esta propuesta es desarrollar un sistema de gestión de calidad basada en la norma
ISO 9001:2015 que permita a la Empresa “Inmobiliaria Hurtado Limitada” mejorar sus procesos y
su prestigio en la satisfacción de sus clientes. Se pretende crear valor para la empresa hacia sus
clientes y lograr ventajas competitivas frente a la competencia en el sector inmobiliario.
Para lograr el desarrollo de esta propuesta, es importante conocer las actividades que se
desarrollan en la Empresa, con el fin de identificar los aspectos que permiten la mejora del
servicio. Es necesario conjuntamente desarrollar la documentación requerida por la norma,
definiendo objetivos de la organización para el desarrollo del manual de calidad.
9
Para finalizar es importante alcanzar y preparar el programa de auditoria interna, que permite la
mejora y seguimiento del sistema de gestión, con el fin de encontrar los procedimientos
irregulares en las actividades y documentación para posteriormente lograr un correcto proceso
de seguimiento y mejora e informarlos en la propuesta a la alta dirección de la Empresa.
10
1.2.
Descripción de la empresa
El “Holding Hurtado SPA” se encuentra integrado por diferentes áreas de negocios
subdividiéndose en; “Sociedad Constructora Hurtado Limitada”, “Hormigones y Transportes
Hurtado Limitada” y “Sociedad Inmobiliaria Hurtado Limitada”. Las dos primeras cuentan con
certificación ISO 9001:2008, mientras que la última no posee ninguna certificación.
La Empresa “Sociedad Inmobiliaria Hurtado Limitada”, RUT número 76.481.610-2 se encuentra
ubicada en “Manzana L Sitio 10 Cardonal camino al aeropuerto el Tepual”, fue constituida el siete
de febrero del año 2016 por el socio fundador Don Víctor Hurtado Gallardo con la visión de
generar una nueva área de negocio y de esta forma entrar en el mercado inmobiliario.
En el transcurso de estos años la Empresa se encuentra societariamente integrada por personas
naturales y jurídicas lo que ha permitido una relación financiera estratégica como empresas
relacionadas. El negocio inmobiliario de esta Empresa desde sus inicios está segmentado
básicamente en el arrendamiento de bienes muebles y compra de diferentes activos para su
futura comercialización y en algunos de ellos para generar proyectos inmobiliarios como posibles
construcciones de edificaciones para arriendo o para la venta.
El mercado en que se desarrolla esta Empresa inmobiliaria existe una variedad de clientes,
encontrándose entre los principales Empresas públicas, privadas como particulares. La
administración de la Empresa tiene la labor de publicitar en diferentes medios electrónicos
incluido la página web asociada a la empresa respecto a las diferentes ofertas de arrendamiento.
La empresa “Sociedad Inmobiliaria Hurtado Limitada” cuenta con variados activos, ubicados en
diferentes lugares del país. En la ciudad de Puerto Montt, tiene veintiséis bodegas, ubicadas en
el centro Empresarial Husamontt, las cuales se encuentran en un 90 por ciento arrendadas.
Además, posee siete departamentos y tres estacionamientos ubicados en el Edificio de la Cámara
Chilena De La Construcción. Dentro de la región de los Lagos cuenta con terrenos y derechos de
agua para proyectos inmobiliarios futuros en sectores como Isla Tenglo, Puerto Octay y Puerto
Montt. Finalmente, en la comuna de Las Condes, en la región metropolitana, es dueña de dos
departamentos, cada uno con bodega y estacionamiento.
11
Algunos de sus principales activos son destacados en las siguientes tablas:
Tabla 1. 1 Activos de la Empresa
Fuente: Servicio de Impuestos Internos.
Tabla 1. 2 Activos de la Empresa
Fuente: Servicio de Impuestos Internos.
Las propiedades de mayor envergadura corresponden a las ubicadas en Isla Tenglo y en Puerto
Octay concretamente en Rio Blanco, en las cuales se pretende desarrollar futuros proyectos
inmobiliarios, otros de los activos fijos relevantes que generan ingresos a largo plazo son las
oficinas y estacionamientos ubicadas en el edificio de la “Cámara Chilena de la Construcción”.
Uno de los activos más influyentes en el patrimonio de la empresa que no se encuentra
mencionado en las tablas anteriores, es el denominado “Mega centro Hurtado” ubicadas en el
centro empresarial Husamontt, la cual contempla dos etapas de construcción terminadas
perteneciendo a activos como bodegas y oficinas para el uso de clientes pertenecientes al sector
12
público y privado, existiendo actualmente clientes como la “Municipalidad de Puerto Montt”,
“Cintec”, “NutriPlus” y “Aqua Negocios”, Etc.
La empresa cuenta con una dotación de 8 administrativos entre los cuales se identifican:
•
Gerente general
•
Gerente de finanzas
•
Contador general
•
Secretaria de gerencia
•
Administrador inmobiliario
•
Encargado de RRHH
•
Encargado mantención de infraestructura
•
Encargado de adquisiciones
El organigrama de la organización se encuentra presente en el manual de calidad de la empresa
en donde se ahondará en mayor detalle en relación con las autoridades y responsabilidades.
(Figura 4.3)
1.3.
Planteamiento del problema
Según la información recopilada en reuniones con la Gerencia de Administración y Finanzas, se
determinó que el servicio entregado a los diferentes clientes no posee un estándar de calidad,
repercutiendo en la captación de clientes que prefieren optar por empresas certificadas. También
existen deficiencias en las mantenciones generales de las instalaciones que posee la Empresas
existiendo alrededor de siete mantenciones de carácter correctivo en el último semestre, siendo
las más recurrentes los daños estructurales producidos por filtraciones en techumbre, filtraciones
en baños por roturas de cañerías, caídas de cercos perimetrales, derrumbe de árboles, estos
problemas se originan por la inexistencia de procedimientos de mantención preventivos a las
instalaciones, de igual manera los clientes de la empresa han recalcado estas deficiencias y
expresado su no conformidad vía reclamos y contacto directo con la organización por su
insatisfacción en la entrega del servicio, pero este no ha sido documentado lo cual dificulta su
posterior análisis y mejora .
13
Por otra parte, existe un déficit en el control interno de la empresa correspondiente a; los flujos
de pago recibido de los clientes lo que afecta la liquidez del negocio y en la aplicación de los
reajustes e intereses según contratos de arrendamientos vigentes, falta de regulación de cobros
referentes a gastos comunes, existiendo duplicidad y en algunos casos omisión de estos mismos.
Finalmente, existen carencia en el desarrollo del servicio de vigilancia para estas instalaciones
ya que han existido robos perjudicando la imagen de la empresa y la relación con los clientes, la
base del problema se presenta por la ineficiencia en los procedimientos de contratación del
personal idóneo para el cargo.
En conclusión, de acuerdo con la información recibida se propone a los propietarios de la empresa
mejorar sus procesos a través del desarrollo de un sistema de gestión de calidad en base a la
normativa ISO 9001:2015 que prepare a la empresa hasta la primera auditoria interna para una
futura implementación, lo cual les permitirá establecer los procedimientos basados en
documentación sustentable y ordenada entregando valor agregado en la calidad del servicio y
ventajas competitivas en el rubro inmobiliario.
14
1.4.
Objetivos
1.4.1. Objetivo General
Desarrollar propuesta de un sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2015, a través
de un análisis de brechas y desarrollo de procedimientos con el fin de preparar a la Empresa
“Sociedad Inmobiliaria Hurtado Limitada”, para facilitar la futura implementación del Sistema.
Objetivos específicos
•
Realizar un diagnóstico de los procesos que se realizan en la administración actual a
través de un levantamiento de información para encontrar la brecha en base a la
norma ISO 9001:2015
•
Crear políticas y objetivos de calidad a través de reuniones con gerencia que permitan la
medición para una mejora continua en los procesos.
•
Establecer la documentación a través de la norma ISO 9001:2015 para los procesos
principales y secundarios diagnosticados.
•
Evaluar la propuesta a través de la revisión y aprobación del programa de auditoria
interna por parte de gerencia para concretar la planificación de fechas y actividades
a realizar.
15
2. MARCO TEÓRICO
2.1.
Calidad
El concepto de calidad posee numerosas definiciones tanto en diccionarios como literatura las
cuales se han perfeccionado con el tiempo, una breve definición de calidad es “Satisfacción y
lealtad del cliente”. La revelación del significado comienza con la definición de la palabra cliente.
Un cliente es “cualquiera que se ve afectado por el servicio, el producto o el proceso”. (JURAN’S
Quality Handbook, 7th Edition, 2015)
Una organización orientada a la calidad promueve una cultura que da como resultado
comportamientos, actitudes, actividades y procesos para proporcionar valor mediante el
cumplimiento de las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas
pertinentes (QMS- Fundamentals And Vocabulary 9000:2015).
2.1.1 Historia y evolución del concepto de calidad en el tiempo
La antigüedad posee diversos ejemplos en donde el concepto de calidad es aplicado, ya sea en
pirámides egipcias con sus diferentes técnicas de construcción y requerimiento de materiales con
cualidades específicas, como a lo largo de la historia con un especial auge al inicio del siglo XX
en donde se asocia la “Calidad” a nuevas ideas tales como: Control de calidad, planificación de
calidad, mejora continua de calidad, cero defectos, control de calidad total, entre otros términos
que diseccionan el concepto para enfocarlo a diferentes propósitos pero que en el fondo apuntan
a un mismo objetivo.
Después de la Segunda Guerra Mundial, nacieron dos exponentes principales que tuvieron un
profundo impacto en la calidad. La primera de ellas corresponde a la revolución japonesa en
calidad, dada a su baja reputación en base a la calidad de sus productos, los japoneses llevaron
a cabo algunas medidas revolucionarias para mejorar la calidad.
Algunas de estas medidas radicaban en una mayor participación personal por parte de los
directivos para liderar la revolución, todos los niveles y funciones se sometieron a formación en
la gestión de calidad y se acometió la mejora de la calidad a un ritmo continuado y revolucionario.
La segunda fuerza importante fue la relevancia de la calidad de los productos en la mente del
16
público, Diversas tendencias convergieron para destacar esta importancia: casos de desventaja
de productos; la preocupación por el medio ambiente; algunos desastres mayores y casi
catástrofes; presión por parte de las organizaciones de consumidores y la conciencia del papel
de la calidad en el comercio, las armas y otras áreas de competencia internacional. (JURAN,
2017). Diversos intelectuales contribuyeron a este conocimiento, y cinco apellidos merecen
mención particular: Juran, Deming, Feigenbaum, Crosby e Ishikawa.
2.1.2 Enfoques de la calidad
Enfoque al Cliente: las Organizaciones dependen de sus Clientes y, por lo tanto, deberían
comprender las necesidades actuales y futuras de ellos, satisfacer sus requisitos y en esforzarse
en exceder las expectativas.
Liderazgo: los líderes establecen la orientación de la organización. Ellos deben crear y mantener
un ambiente de trabajo interno, en el cual el personal puede llegar a involucrarse totalmente en
el logro de los objetivos de la organización. Lo único en que están de acuerdo todos los expertos
en calidad es que un liderazgo firme, sobre todo por parte de la alta dirección, es absolutamente
necesario para desarrollar y mantener una cultura de calidad total (Evans y William
administración y control de calidad, 2015)
Compromiso de las personas: el Personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización
y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la
organización.
Enfoque de proceso: un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades
y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
Enfoque de Sistema a la Gestión: identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados
como un Sistema, contribuye a la eficacia de una organización en el logro de sus objetivos.
Mejora: se elimina la asociación con la palabra continua, ya que el desempeño global de la
organización debe ser un objetivo permanente de ésta.
17
Toma de decisiones basada en evidencia: las decisiones eficaces se basan en el análisis de los
datos y la información.
Gestión de las relaciones: una organización y sus proveedores son interdependientes, y una
relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor, se considera
a las partes interesadas.
En contraparte a lo anteriormente mencionado, Balagué y Saarti (2014) proponen que existen
tres enfoques de la calidad: La consultoría, normalización y modelos.
El enfoque referente a la consultoría hace énfasis en que los consultores ayudan a las
organizaciones a aplicar los principios, métodos y herramientas técnicas propuestos por los
expertos en el área.
El enfoque de la normalización se basa en que la organización opta por seguir normas
reconocidas y utilizadas internacionalmente, como es el caso de la familia de norma ISO 9000.
Por otro lado, el enfoque basado en los modelos es vinculado a los premios de calidad
diseccionados geográficamente (Japón, Estados Unidos y Europa).
2.2 Sistema de gestión de calidad
Un sistema de gestión de calidad (SGC) comprende actividades mediante las que la organización
identifica sus objetivos y determina los procesos y recursos requeridos para lograr los resultados
deseados.
Las normas de sistema de gestión ISO, proporcionan un modelo a seguir para establecer y operar
un sistema de gestión, modelo que es construido en consenso internacional, obteniendo como
ventaja la experiencia mundial de gestión y las buenas prácticas.
La familia de normas ISO 9000, engloba aspectos de la gestión de la calidad y entregan
herramientas para las empresas y organizaciones que aspiran asegurar que sus productos y
servicios cumplen consistentemente con los requerimientos del cliente, y que la calidad se mejora
constantemente. Estas familias de normas están constituidas por la norma ISO 9000 que en
versión 2015 proporciona los términos y definiciones básicos de la calidad, la norma ISO
9001:2015 establece los requisitos de un sistema de gestión de calidad, ISO 9004 centrado en
cómo hacer que un sistema de gestión de calidad sea más eficiente y eficaz y la norma ISO 19011
proporciona una guía en base auditorías internas y externas de los sistemas de gestión.
18
El concepto de sistema de gestión de calidad, según ISO 9000 (NCh 9000:2015), se encuentra
compuesto por:
-
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.
-
Sistema de gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan
para establecer la política y objetivos y para lograr dichos objetivos.
-
Sistema de gestión de la calidad: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactúan para establecer la política y objetivos y para lograr dichos objetivos, para dirigir
y controlar una organización con respecto a la calidad.
-
Política de calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la
calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
-
Objetivos de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
2.2.1 Beneficios internos de implementar un SGC
Algunos de los beneficios internos de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad son:
-
Enfoque claro hacia el Cliente y orientación a los procesos dentro de la Organización.
-
Mayor compromiso de la Gerencia con la Calidad y mejor toma de decisiones.
-
Responsabilidades y Autoridades definidas claramente dentro de la Organización.
-
Condiciones de trabajo mejoradas para los Empleados.
2.2.2 Beneficios externos de implementar un SGC
Algunos de los beneficios externos de implementar un SGC son:
-
Los Clientes tienen más confianza en que obtendrán productos conformes a sus
requisitos, lo que a su vez redunda en mayor satisfacción del Cliente.
-
Publicidad más agresiva al poder presentar a los Clientes las ventajas de relacionar con
una organización que gestiona la Calidad de sus procesos, productos y Servicios.
-
Más confianza en que los productos y Servicios de la organización cumplen los requisitos
reglamentarios pertinentes y los propios del Cliente.
2.3 Norma ISO historia y evolución en el tiempo
La Organización Internacional de Estandarización (ISO: International Organization For
Standardization), es una de las organizaciones más grande del mundo que desarrolla y edita
Normas con alcance mundial. Principalmente es una red de los institutos nacionales de
19
normalización de 162 países, existe un miembro por país, con una Secretaría Central en Ginebra,
Suiza, que coordina el sistema.
De acuerdo con Cesar Camisón (2007) la primera versión de las normas ISO 9000 fue publicada
en 1987. Cada País poseía un diferente organismo de normalización correspondiente para su
adaptación nacional, la primera familia de normas ISO 9000 buscaba refundir los estándares
mundiales previamente establecidos, con la finalidad de sustituirlos y generar una armonización
internacional de las normas de calidad. Las normas fueron actualizadas en 1994, donde se
definieron con mayor claridad algunos de los requisitos, dando mayor énfasis a que las empresas
puedan adoptar su propio Sistema de gestión de calidad de acuerdo con sus necesidades. Víctor
Noguez (2015) plantea que en el año 1987 aparecieron los tres modelos base bajo el concepto
de aseguramiento de la calidad, estas corresponden a:
-
ISO 9001: Modelo para el aseguramiento de la calidad en el desarrollo, diseño,
servicio, producción e instalación.
-
ISO 9002: Modelo para el aseguramiento de la calidad en la producción, servicio e
instalación.
-
ISO 9003: Modelo para el aseguramiento de la calidad en inspecciones y pruebas.
La actualización de las normas en el año 1994 trae consigo la implementación de la norma ISO
9000 cuya finalidad era servir como guía y acompañamiento de las tres normas anteriores. La
próxima actualización de la norma viene en el año 2000 en donde existe una mayor evolución
respecto a las necesidades de las empresas y clientes en relación con la calidad, por tanto, ISO
debía incluir un protocolo que estableciera la revisión de las normas al menos cada cinco años.
La siguiente edición apareció en el año 2008, los cambios estaban dirigidos a la mejora de la
consistencia con relación a la norma de gestión ambiental ISO 14001. La edición más actual
corresponde a la ISO 9001:2015, esta última mantiene sus atributos de aplicación en cualquier
tipo de organización y además busca la alineación con las otras normas de sistemas de gestión
creadas por ISO.
Víctor Noguez (2015) plantea que el proceso de revisión y actualización de las normas está
compuesto por seis etapas.
-
Etapa 1. Propuesta: Los miembros de ISO deben votar respecto a si continuar con el
documento como está vigente, revisar y hacer cambios al documento vigente o retirar
o eliminar el documento.
20
-
Etapa 2. Preparación: Luego de la aprobación es necesario crear un grupo de trabajo
que reúna los requerimientos, sugerencias y mejoras.
-
Etapa 3. Comité: En esta etapa un grupo de expertos elabora un borrador (Committe
Draft), el cuál es distribuido con la finalidad de reunir observaciones y comentarios.
-
Etapa 4. Consulta: Cuando el borrador alcanza un consenso de aprobación, se da
paso a la etapa de consulta. Se confecciona el Proyecto De Norma Internacional (DIS)
en base al borrador y nuevamente es distribuido a los organismos miembros de ISO
-
Etapa 5. Aprobación: Se da paso a la elaboración del Proyecto Final de Norma
Internacional (FDIS). Al igual que en la etapa anterior, el documento es distribuido
nuevamente para recolectar observaciones y comentarios previos a la última etapa de
publicación.
-
Etapa 6. Publicación: Es el punto final al proceso de revisión, en donde como
requerimiento es necesario que el Proyecto Final de Norma Internacional se encuentre
aprobado. El documento definitivo es enviado a la Secretaria Central de ISO en donde
será posteriormente publicado como “Norma Internacional”.
Buckhardt, Gisbert y Pérez (2016) afirman que la gestión de la calidad no es un elemento rígido,
dado a que es necesaria una constante renovación para satisfacer las futuras necesidades de las
organizaciones y sus clientes.
2.3.1 Principios de la gestión de la calidad
ISO en las normas 9000 y 9004 ha establecido ocho principios orientados al diseño e
implementación de un sistema de gestión de calidad, los cuales si son necesarios para la que la
organización los tome como referencia para así obtener cierta garantía de que el sistema y la
operación de la organización tengan éxito en el futuro. Los principios serán detallados a
continuación:
-
1. Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y deben estar al
tanto de sus actuales necesidades como también predecir las necesidades futuras, es
deber de la organización satisfacer los requisitos de sus clientes y de las partes
interesadas.
21
-
2. Liderazgo: La función de un líder dentro de la organización consiste en establecer
la misión, visión y objetivos generales, pero además de ello debe motivar, guiar y dirigir
a la organización hacia la consecución de las metas establecidas logrando que el
personal pueda sentirse involucrado al conseguir estas metas.
-
3. Compromiso de las personas: Las personas son un factor esencial y principal del
éxito o fracaso de los propósitos de la organización, es de suma importancia que el
personal se sienta involucrado y partícipe en el desarrollo e implementación del
sistema de gestión de calidad y en general, en la operación de toda la organización.
-
4. Enfoque a procesos: Los sistemas actuales se encuentran enfocados al estudio,
desarrollo y mejoramiento de los procesos, en relación con las actividades y recursos
asociados, que conducen a la obtención de un resultado o producto esperado. El
sistema de gestión de la calidad se compone de procesos interrelacionados. La
comprensión de la forma en que este sistema logra resultados, incluyendo las salidas
planificadas de todos sus procesos, la utilización de los recursos, la implementación
de los controles necesarios y la gestión de las interacciones entre todos los procesos
del sistema, le permite a la organización optimizar su desempeño (Escobar, J., Isabel,
A., Planche Cardosa, P. E., & Guerra Bretaña, R. M. (2018).
-
5. Mejora: La organización debe estar en una constante revisión de sus sistemas,
procesos y actividades, con la finalidad de encontrar la mejor manera de realizarlas.
El concepto de reingeniería publicado por Hammer (1950), explica porque en la
revisión y rediseño de las organizaciones se parte desde la nada.
-
6. Toma de decisiones basada en la evidencia: El análisis de los datos e información
pueden generar decisiones eficaces, pero es posible que existan problemas si las
decisiones son exclusivamente tomadas en base a la intuición y experiencia.
-
7. Gestión de las relaciones: La organización debe ser capaz de generar valor por
medio de buenas relaciones con sus proveedores, si la relación es positiva la
generación de valor es mutua. La organización es parte de un sistema mayor,
conocido como Cadena del valor, el cual consiste en que el proveedor es el primero y
el cliente o usuario el último eslabón en la cadena.
22
2.3.2
Estructura
La norma ISO 9001:2015 posee una estructura de alto nivel en donde especifica las diversas
formas de sistemas de gestión y afirmando que todos los sistemas sean compatibles entre sí. La
estructura se encuentra conformada con los primeros tres puntos que se refieren a generalidades
tales como, el campo de aplicación, las normas que pueden ser considerarse como referentes
sumado de términos y definiciones, luego del punto cuatro al diez se encuentran los elementos
que un sistema de gestión de calidad debe implementar.
-
1. Objeto y campo de aplicación: Cada empresa posee un alcance diferente de
acuerdo con su campo y disciplina, este punto define los resultados esperados de
acuerdo con la capacidad de satisfacción de los requisitos del cliente en la entrega de
productos y servicios sumado a un aseguramiento de la conformidad.
-
2. Referencias Normativas: Cada disciplina contendrá la normativa específica
aplicable.
-
3. Términos y definiciones: Incluye los conceptos y definiciones necesarios para el
entendimiento y aplicación de la norma.
-
4. Contexto de la organización: La organización debe determinar las cuestiones
externas e internas, preguntas como ¿En dónde estamos? y ¿Para dónde vamos?
serán de ayuda para la organización para definir su propósito y dirección estratégica,
es necesario conocer y comprender a la organización y su contexto, las necesidades
y expectativas de las partes interesadas como clientes, accionistas, empleados y
determinar el ámbito de aplicación del sistema de gestión.
-
5. Liderazgo: Este punto hace énfasis al protagonismo de la alta dirección en el
sistema de gestión, dando responsabilidades como informar a los miembros de la
organización respecto a la importancia del sistema de gestión y fomentar la
participación. Los criterios de compromiso de la gerencia con el sistema de la gestión
de calidad son establecidos, así como también requisitos para hacer seguimiento a
las políticas de calidad.
23
-
6. Planificación: En este punto la organización debe prepararse para que el sistema
de gestión de la calidad pueda lograr los resultados previstos y prevenir efectos no
deseados a través de definir la metodología de respuesta, los recursos necesarios y
cuando se finalizará y evaluar resultados.
-
7. Apoyo: Este punto habla sobre los recursos necesarios, competencia, toma de
conciencia, competencia, información documentada, entre otros que forman parte del
soporte necesario para cumplir las metas de la organización.
-
8. Operación: Punto en donde la empresa debe planificar y controlar sus procesos
tanto internos como externos con el fin de cumplir los requisitos para la entrega o
provisión de productos o servicios.
-
9. Evaluación del desempeño: Habla de seguimiento, medición, análisis y evaluación,
auditoria interna y revisión por la dirección. Este punto busca definir el momento de
comprobar el rendimiento y determinar cómo supervisar o medir algo. En las auditorías
internas se obtiene información sobre si el sistema de gestión se adapta a los
requisitos de la organización y si la norma es aplicada de manera correcta.
-
10. Mejora: En este punto la empresa debe determinar y elegir las oportunidades de
mejora e implementar acciones necesarias para cumplir los requisitos del cliente y
aumentar su satisfacción. Se deben abordar y enfrentar las no conformidades y
emprender acciones correctivas. (Norma ISO 9001:2015)
2.3.3 Ciclo PHVA
El ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar, actuar) tiene la capacidad de aplicarse a todos los
procesos y al sistema de gestión de la calidad como un todo. Esto quiere decir que la estructura
de la norma en su conjunto tiene relación con el ciclo PHVA.
Los conceptos asociados a este ciclo con base a la traducción oficial (Norma ISO 9001:2015) se
pueden describir brevemente como:
-
Planificar: Establecer los objetivos del sistema y sus procesos, y los recursos
necesarios para generar y proporcionar resultados de acuerdo con los requisitos del
cliente y las políticas de la organización.
-
Hacer: Implementar lo planificado.
24
-
Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y
servicios resultantes respecto a las políticas, los objetivos, los requisitos y actividades
planificadas informando sobre los resultados
-
Actuar: Tomar acciones para mejorar el desempeño, cuando sea necesario.
Los autores definen que el concepto de “planeación” está directamente relacionado con el
contexto de la organización, liderazgo, planificación y apoyo que forman parte de la estructura de
la norma, además el punto de operación se relaciona con el “Hacer”, las evaluaciones de
desempeño con “Verificar” y la mejora con “Actuar”. (Buckhardt et al. 2016).
Figura 2 1 Representación de la estructura de la Norma Internacional con el ciclo PHVA
Fuente: Norma ISO 9001:2015 (Traducción oficial)
2.3.4 Documentación
Es necesario documentar por escrito la forma en que opera la empresa, el desarrollo del sistema
documental parte de una visión general del sistema de gestión de la calidad, el primer documento
que se va a elaborar es el manual de calidad, luego se inicia el diseño de los procedimientos para
finalizar con el diseño de registros y documentos que los respaldan. Para desarrollar esta
documentación el proceso es realizado de manera inversa, primero se determina la información
a registrar, luego se diseñan los documentos con información de soporte, también hay que
considerar los sucesos que posteriormente tomarán importancia en el proceso de auditoría
interna como “evidencia”.
25
En el diseño del sistema de gestión de calidad, es necesario observar al desarrollo de
procedimientos documentados como documentos estandarizados que representan diferentes
actividades en diferentes procesos de la empresa. Los procedimientos deben cumplirse
rigurosamente para todas las áreas de la empresa replicando de la mejor manera las labores
cotidianas de los integrantes de la organización.
Manual de calidad
Es un documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización, debe
incluir el alcance del sistema de gestión de la calidad, los detalles y la justificación de cualquier
exclusión.
Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de calidad o una
referencia a los mismos y una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de
gestión de la calidad. (Arciniegas y González,2016). El objetivo es Ser la guía de la organización
para desarrollar los procesos y actividades, y, para los auditores internos y externos para verificar
y comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma ISO a la cual se haya
acogido la organización.
Análisis PESTEL:
El entorno general denominado también macro entorno, está compuesto por factores políticos,
económicos, sociales, demográficos, tecnológicos, medioambientales y legales que afectan a las
organizaciones.
Según David (2013), “el propósito de la auditoría externa es desarrollar una lista limitada de las
oportunidades que podrían beneficiar a la compañía, así́ como de las amenazas que debe evitar.
Como sugiere él término limitada, la auditoría externa no tiene por objetivo desarrollar una
relación exhaustiva de todos los factores que pudieran influir en el negocio, sino identificar
variables clave que ofrezcan respuestas susceptibles de implementación”.
David (2013) categoriza las fuerzas externas en cinco factores, los cuales son: “(1) Fuerzas
económicas; (2) fuerzas sociales, culturales, demográficas y ambientales; (3) fuerzas políticas,
gubernamentales y legales; (4) fuerzas tecnológicas, y (5) fuerzas competitivas”. La
consideración de las fuerzas competitivas en el análisis externo que da David, es tomando en
cuenta de una manera general todos los factores o fuerzas que intervienen y afectan a una
26
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Manual de procedimientos
Forma parte del nivel dos de la documentación del sistema de gestión de calidad, contiene los
procedimientos generales y describe la manera en que se deben realizar las diferentes tareas.
Cada procedimiento dentro de la documentación debe estar compuesto por un objetivo que
permita dar a conocer el propósito del procedimiento, alcance que define las áreas de atención
del procedimiento, responsabilidades que se otorga al personal, terminología asociada
directamente al procedimiento, equipos y herramientas necesarias para su cumplimiento y de
manera detallada se explicará cuáles son las actividades del procedimiento.
Instrucciones de trabajo
Pertenecen al nivel uno dentro de la documentación del sistema de gestión de calidad, en este
documento se detallan las instrucciones específicas y detalladas de los procesos de trabajo.
De igual manera al manual de procedimientos, las instrucciones de trabajo están compuestas por
un objetivo, alcance, responsabilidades, documentos aplicables, terminología, equipos y
herramientas, actividades del instructivo, registros y los pertinentes anexos.
2.4 Desarrollo de procesos
El mejoramiento de la calidad incluye la implementación de principios y técnicas que consigan
mejorar los procesos dentro de la organización.
Al analizar los procesos e introducir las mejoras, estas pueden ser de carácter estructurales o de
funcionamiento. Las mejoras funcionales son empleadas cuando un proceso tiene un
funcionamiento deficiente y no cumple con sus objetivos de eficiencia o eficacia, las mejoras
estructurales son necesarias cuando un proceso es asociado a un nivel de funcionamiento
desestructurado o no siguen procedimientos homogéneos entre el personal que lo lleva a cabo
presentando una situación fuera de control.
2.4.1
Definición de proceso
De acuerdo con Carvajal, Valls, Lemoine y Alcívar (2017) un proceso es “una secuencia de
actividades que uno o varios sistemas desarrollan para hacer llegar una determinada salida a un
usuario, a partir de la utilización de determinados recursos”
El núcleo de una organización se basa en los procesos, las actividades y tareas que se realizan
a diario, las cuales producen o generan un servicio a un cliente. El sentido de implementar un
sistema de gestión de calidad es en agregar valor a el resultado de los procesos.
29
2.4.2 Tipos de procesos
Una organización se encuentra integrada por procesos operativos, estratégicos, procesos de
apoyo y procesos clave (Arribas, 2015).
•
Procesos estratégicos: Son aquellos procesos vinculados al ámbito de las responsabilidades
de la dirección para la ejecución y diseño de la planificación estratégica. Con ellos se
establecen los fundamentos para el correcto funcionamiento y control de la organización. La
información sobre las necesidades y expectativas de los grupos de interés y del entorno, los
recursos y la legislación, hacen de elementos de entrada para estos procesos. Entre sus
funciones están: Asegurar el despliegue de la misión, visión y estrategia de la organización
de su planificación estratégica y de su SGC; Controlar su aplicación para confirmar y asegurar
el funcionamiento adecuado de sus procesos orientados a la meta principal, la satisfacción
del usuario y grupos de interés; Facilitar la toma de decisiones, incluidos los planes de mejora.
•
Procesos operativos. Son los procesos ligados directamente con la realización de productos
y servicios. Transforman los recursos para conseguir la razón de ser de la organización.
•
Procesos clave. Aquellos procesos operativos relacionados con factores críticos de éxito en
la finalidad de la organización
•
Procesos de apoyo o de soporte. Son procesos transversales a toda la organización.
Proporcionan apoyo y dan soporte a los otros procesos, aseguran su funcionamiento a través
de la gestión de la información, financiación, infraestructura y seguridad.
2.4.3 Mapa de procesos:
El mapa de procesos permite conocer y comprender mejor lo que la organización hace, su
enfoque, y cómo lo hace a través de los procesos, las personas y sus relaciones. Permite
visualizar la secuencia de los procesos y su interacción, facilitando la orientación de la
organización hacia sus usuarios y grupos de interés.
2.4.4 Métodos para el desarrollo y mejora de procesos
Ciclo PCDA
PCDA (Plan, Check, Do, Act) es un proceso que permita la mejora de calidad en cualquier proceso
de la organización, su metodología radica en la mejora continua y su uso resulta útil en la gestión
de los procesos.
30
El ciclo se compone de cuatro etapas, estas son:
-
Planificar (Plan): En esta etapa se deben definir los objetivos y decidir los métodos a
utilizar para cumplir los objetivos
-
Hacer (Do): En esta etapa se debe realizar el trabajo además de llevar a cabo la educación
y formación
-
Comprobar (Check): En esta etapa se deben comprobar los resultados obtenidos
-
Actuar (Act): En esta etapa se deben aplicar las acciones correspondientes.
Figura 2 4 Círculo PDCA o de Deming
Fuente: Administración de la calidad total (Carro y González,2012)
Filosofía Kaisen
La filosofía Kaisen tiene su origen en Japón y proviene de dos ideogramas japoneses: “Kai” que
significa cambio y “Zen” que quiere decir para mejorar, por tanto “Kaizen” se refiere al cambio
para mejorar y está orientada a la mejora continua de los procesos de gestión con la finalidad de
eliminar las principales ineficiencias de las organizaciones. Su objetivo es la mejora de los
procesos por medio de las siete grandes causas de desperdicio: Sobreproducción, Inventario,
Defectos, reprocesos, esperas y movimientos innecesarios. El ciclo PCDA está estrictamente
ligado a esta filosofía.
31
2.5 Mejora Continua:
El concepto de mejoramiento continuo tiene su origen en Japón, este pensamiento radica en que
el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo se debe a que es necesario poseer los
estándares de calidad altos tanto para productos o servicio como para el personal.
Ángel Maldonado (2015) plantea que este proceso busca que el empresario sea un líder
verdadero en su organización, en donde cada empleado se siente participe de los procesos en la
cadena del negocio. Es necesario considerar que para realizar este proceso de mejoramiento
continuo dentro de una organización se debe considerar el carácter económico que aporte
beneficios acumulativos a la organización.
Conceptos por parte de otros autores:
L.P. Sullivan (1994) define al mejoramiento continuo, como un esfuerzo para aplicar mejoras en
cada área de la organización a lo que se entrega a los clientes.
Para Eduardo Deming (1996) la administración de la calidad total requiere de un proceso
constante, denominado mejoramiento continuo, en donde la perfección nunca se logra, pero la
intención es acercarse lo mayor posible.
El concepto de mejoramiento continuo es un proceso en que se refleja la esencia de la calidad y
es una muestra de lo que las empresas necesitan para ser competitivas al largo plazo.
2.5.1 Ventajas
-
Permite eliminar la duplicidad de documentos y procesos repetitivos
-
Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad
-
Consigue mejoras en un corto plazo y estas son además visibles
-
Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos
-
Existe una reducción significativa en los productos defectuosos.
2.6 Auditoria
La organización debe realizar auditorías internas en intervalos planificados con el fin de
determinar si el Sistema de gestión de la calidad se encuentra acorde con las disposiciones
planificadas, con los requisitos de la norma y requisitos del sistema de gestión de la calidad
32
establecidos por la entidad, además de evaluar si se mantiene el sistema de manera eficaz,
eficiente y efectivo (ISO 9001-2008).
2.6.1 Definición de auditoria
Auditoria es definida en QMS-Fundamentals And Vocabulary 9000:2015 como “Proceso
sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas
de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoría”.
Mientras que Cuenca (2012) plantea que el concepto de auditoria es un tipo de investigación
aplicada en un momento en que es necesario conocer el estado de la organización además de
ser una fotografía de todos los procesos que se emprenden, que circulan y que se consumen en
una organización.
De acuerdo con Soy I Aumatell (2012) auditar es examinar y verificar información, registros
procesos, etc. Con el objetivo de expresar una opinión sobre su bondad o fiabilidad. Otra
definición de auditoria es aportada por Jonquieres (2010) “La Auditoría no es un examen para
aprender a sortear trampas y preguntas molestas, es una herramienta para analizar en
profundidad el funcionamiento de la empresa y orientar su actuación a la mejora del desempeño”
Si bien hay varios autores que entregan diferentes visiones, el objetivo es el mismo, y su origen
radica en la necesidad de la organización de entregar documentación transparente que pueda
representar valores financieros y cambios organizacionales con la mayor semejanza a la realidad
posible.
2.6.2 Importancia de auditorías internas
Las auditorías internas cumplen funciones variadas dentro del desarrollo de los sistemas de
calidad:
-Son la base del mejoramiento continuo. A través de ellas se pueden corregir deficiencias,
construir puntos de desarrollo de mejoras tanto en el producto, procesos y procedimientos.
-Determinan si efectivamente el sistema ha sido implementado de acuerdo con lo establecido
en la norma ISO respectiva.
33
-Antes de solicitar la visita de los certificadores, se deberá realizar una prueba piloto de
auditoría que simule lo más aproximadamente posible la auditoría externa de los
certificadores.
-Verificar la eficacia del sistema de calidad desarrollado.
-Los resultados de las auditorías internas forman parte integral de las actividades de revisión
por la gerencia
2.6.3 Proceso de auditoría y sus etapas
De acuerdo con los autores Arciniegas y Gonzalez (2016), el plan de auditoria incluye la
identificación de las unidades de la organización y los procesos que necesitan ser auditados, al
desarrollar la auditoria se determinará el grado de alcance de los requisitos del sistema de gestión
de calidad.
Etapas:
Programación: Se busca determinar el momento en que se realizarán las actividades de auditoria
y la elaboración del cronograma.
Preparación: Preparar las auditorias proporciona un buen éxito en los resultados, es importante
tomar en cuenta aspectos como:
-
Qué se va a auditar.
-
A quién se va a auditar
-
Cuáles son las evidencias que permitirán determinar el cumplimiento o no de los
requisitos determinados o exigidos
-
Cuáles son las fuentes de información a consultar
-
Cuáles son los medios o formas para registrar los hallazgos
-
Quién realizara las auditorías.
-
Qué se pretende evidenciar.
-
Definir la estructura del informe
34
Ejecución: La realización de las auditorias debe cumplir con ciertos requisitos, algunos de estos
son:
•
No debe ser completamente planeada, es decir, debe haber un cierto grado de sorpresa
para el auditado lo que permite mayor seguridad y trazabilidad al proceso.
•
No debe ser intimidante, ni dar la sensación de que se está buscando no conformidades,
ni mucho menos de que el objetivo de la auditoría es encontrar culpables.
•
Debe ser objetiva y libre de sesgos, prejuicios y juicios de valor.
•
Debe ser transparente y no hacerse a escondidas.
2.6.4 Tipos de auditoría:
De acuerdo con Bureau Veritas VV. AA (2012) en su libro El auditor de calidad, menciona que
existen auditorias de carácter interno como externo. Las auditorías internas como se describió
previamente son realizadas con fines internos por la organización, mientras que las externas son
realizadas por auditores que no pertenecen a la organización. Es requisito básico la
independencia del auditor en las actividades auditadas, esto otorga mayor credibilidad al auditor
como también a los resultados de la auditoria, ya que debe mantener una visión objetiva e
independiente de la organización.
Esta información es complementada con lo expuesto por los autores Arciniegas y Gonzalez
(2016), en donde mencionan que las auditorías internas se les conoce también como auditorias
de primera parte, mientras que las auditorías externas se conocen como de segunda y tercera
parte.
Auditorías de Primera parte
La Auditoría de primera parte es aquella que se realiza por iniciativa de la propia organización
con fines internos. Puede efectuarse mediante los propios auditores de una organización o a
través de un servicio tercerizado de auditoría, esto permite disminuir los costos ya que invertir
recursos en la formación de los propios auditores genera pérdidas monetarias y de tiempo,
además entrega una visión independiente de la situación del sistema de gestión en la empresa
(González, 2011).
35
Auditorías de Segunda parte
Realizadas por los clientes de una organización o por otras personas en su nombre. Un ejemplo
de este tipo son las auditorías de proveedores. Un nuevo nivel de complejidad ha sido alcanzado
por la globalización y gracias también a las cadenas de suministro. La Supervisión de los
proveedores y las plantas de producción se convierten en una tarea difícil y requiere de tiempo
cuando se trata de localizaciones ubicados por todo el mundo. Auditar a los proveedores en base
a requisitos propios de su empresa validará la fortaleza de su cadena de suministro.
El objetivo de este tipo de auditorías es verificar que las partes interesadas, proveedores,
empresas concesionarias o filiales locales cumplen con los requisitos establecidos en dichos
documentos o directrices. (Intertek Group Plc, 2012)
Auditoría de Tercera parte
Realizadas por organizaciones externas independientes, que proporcionan la certificación o
registro de conformidad con los requisitos contenidos en la norma, como por ejemplo las que
ofrecen registro o certificación de conformidad con los requisitos de una norma de Gestión
Ambiental, como la ISO-14000.
2.7 Negocio inmobiliario
El negocio inmobiliario se refiere a toda actividad relacionada con la compra, venta o renta de
bienes inmobiliarios o bienes raíces. Los bienes inmobiliarios pueden ser viviendas ya
construidas, edificios, hoteles o terrenos en proyecto de construcción, etc.
La industria inmobiliaria hace referencia a la compra, venta o renta de estos inmuebles y por tanto
es necesario que exista un trámite y transacción para diferentes clientes, esto último se denomina
“Servicio Inmobiliario”
De acuerdo con García y Fritsch (2013) la industria inmobiliaria es uno de los negocios más
grandes del mundo, ya que permite que los países crezcan dado a que promueven las
inversiones, el desarrollo de activos tangibles y genera consumo tanto para la población particular
como para las empresas del sector público y privados. De acuerdo con las últimas cifras de la
Cámara Chilena de la Construcción (CChc), el año 2016 se vendieron cerca de 52 mil viviendas
36
a nivel nacional y se espera que a finales del año 2017 se proyecta unas ventas mayores dada a
la presencia del IVA dentro de los contratos de leasing.
La empresa “Inmobiliaria Hurtado Limitada” al encontrase inserta dentro de esta industria debe
adaptarse a los estándares actuales en la entrega del servicio inmobiliario y el desarrollo de un
sistema de gestión de la calidad apunta a obtener ese alcance organizacional.
2.7.1 Operaciones básicas
Primordialmente la gestión del sector inmobiliario está dado en torno a dos áreas bien definidas
que son la compra y el arrendamiento, pero otras áreas del negocio inmobiliario han evolucionado
en forma importante, es por ello que se debe tener una formación sólida en todo lo concerniente
al mercado inmobiliario, sobre todo al mantener interés de obtener fuentes o captar oportunidades
de negocios.
Captación de clientes: Lo fundamental en el comienzo del proceso que realiza el negocio
inmobiliario está en la captación de Clientes, proceso que se compone de una serie de acciones
tendientes a la formación de una cartera de actores que se involucrarán en el futuro desarrollo de
la gestión, sean estos como oferentes o demandantes; la captación puede definirse entonces el
conjunto de acciones que determinarán el éxito o fracaso de la gestión en esta área de negocio.
2.7.2 Flujo de trabajo y documentación de la actividad de compra venta
Orden de venta: Entendido este como el “mandato oneroso que persigue que el mandatario
encuentre un comprador para el bien del mandante” se tiene que para concretar la confianza del
cliente, la organización debiera formalizar sus gestiones por medio de un mandato, donde se
estipulen las condiciones generales y específicas necesarias para determinar la relación servicio/
cliente. Dentro de este documento de orden de venta, se debe introducir las siguientes
características:
Individualización del Propietario y Mandante: Recolección de datos personales completos e
identificación nacional, como un modo de resguardar la seguridad y seriedad del negocio.
Individualización de la Propiedad: Dentro del documento es imprescindible registrar con
exactitud la ubicación territorial de la propiedad.
37
Precio: El precio de la compraventa de la propiedad debe quedar estipulado claramente dentro
del documento, costo que puede ser establecido en distintas unidades monetarias. Dicho monto
no será en todos los casos el definitivo en la transacción, siendo posible negociar entre las partes
involucradas.
Carpeta o Expediente Legal: Se habla de expediente legal de la propiedad a todo el conjunto
de documentos concernientes y vigentes de a la propiedad. Estos antecedentes serán vitales al
momento de concretar la venta mediante el cierre del negocio (promesa de compraventa), por lo
cual se debe revisar el contenido de ellos y su condición en la actualidad. Por lo general se habla
de los Títulos de Dominio además de los diferentes complementos legales y técnicos.
2.7.3 Flujo de trabajo en la actividad de arrendamiento
Al igual que en el caso de la compraventa de un inmueble en el arrendamiento de inmuebles
afluyen casi idénticas condiciones una diferencia es que dentro del mercado chileno este
concepto de contrato tiene mayor movilidad, es por ello, que la opción de gestionar arriendos
además de administrarlos hacen que este concepto dentro del negocio inmobiliario sea un nicho
atractivo.
Es importante destacar que dentro del mercado inmobiliario el arriendo tiene un comportamiento
diferente al de compraventa de manera que en la evaluación del mercado inmobiliario debería
tenerse una especial cuidado en entender acerca del arriendo de las propiedades, la importancia
de que el administrador conozca a cabalidad el mercado es imprescindible para el éxito de su
gestión, debe por cuanto preocuparse de informarse, además también de explotar todo su
potencial y particularidades, talento carácter, transparencia, esfuerzo, etc., en post de una exitosa
gestión.
Orden de arriendo: Orden de arriendo o arrendamiento son los instrumentos en que consta el
mandato otorgado por el comitente o interesado en arrendar inmuebles al administrador de la
empresa, para que este medie en la celebración del contrato de arrendamiento, de acuerdo con
las condiciones estipuladas.
Fecha de la orden: Características que indicará, en el supuesto caso de más de un orden, en el
caso de las no exclusivas, cual es la primera entregada a un mismo cliente y por consiguiente es
la valida. Nombre y apellidos del comitente y del corredor: Esta filiación deberá́ ser lo más
detallada posible, pues es parte fundamental frente a una posible acción judicial. Esto quiere
38
decir, que se indicará además del nombre y apellidos, la nacionalidad, estado civil, profesión,
cedula de identidad y domicilio habituales.
En el caso de tratarse de sociedades, se consignará la razón social, el RUT de la sociedad, el
representante legal y su afiliación, domicilio de ambos y el instrumento jurídico que indica tal
representación. En el caso de comunidades se indicará la filiación de cada comunero y si uno o
más de ellos actúan en representación de otros, indicaremos también el instrumento de dicha
representación.
Propiedad: Se establecerá la dirección completa y su inscripción en el Conservador de Bienes
raíces respectivo.
En este punto se deberá́ dejar consignado si se trata de todo el inmueble o parte de él. En cuyo
caso deberá́ radicarse exactamente la parte que se incluye en la orden. Es conveniente agregar
en este punto el número de rol del inmueble ante el Servicio de Impuestos Internos y su avaluó
fiscal (Servirá́ en frente al caso de inmuebles moblados).
Renta de arrendamiento: Se establecerá́ la renta fija para el inmueble indicando la moneda o
medida en que se estipulara en el texto del contrato, su modalidad de pago (anticipado o vencido)
y sus reajustes.
Sistema de exclusividad y plazo de la orden: Se dejará consignado si se trata de una orden
exclusiva o no y el periodo de vigencia de esta, además de sus formas de renovación y/o
caducidad de ella.
39
3. Diseño Metodológico:
3.1.
Metodología
A partir de los objetivos específicos previamente definidos, se procede a realizar el diseño
metodológico que permite cumplir las metas establecidas en cada objetivo, en la siguiente tabla
se encuentran descritas las etapas como las actividades.
Tabla 3. 1 Diagrama diseño metodológico
Objetivo
procesos
1.Diagnóstico de los
Etapa
Realizar un diagnóstico de los
I.
Revisión de la norma ISO 9001:2015
procesos que se realizan en la
II.
Recopilación de información
administración actual a través de un
III.
Realización de un análisis “GAP”
levantamiento de información para
IV.
Elaboración diagrama de procesos
encontrar la brecha en base a la
norma ISO 9001:2015
objetivos de calidad
I.
Reunión con gerencia de la empresa
través de reuniones con gerencia que
para establecer políticas y objetivos
permitan la medición para una mejora
de calidad
continua en los procesos.
II.
Elaborar propuesta de políticas y
objetivos dirigida a gerencia.
III.
Validación de propuesta.
IV.
Documentación
de
propuesta
sistema de calidad
definitiva.
documentación del
2.Creación de políticas y
Crear políticas y objetivos de calidad a
3.Desarrollo de
Actividades
Establecer la documentación a
I.
Definir estructura y formato
II.
Desarrollo
través de la norma ISO 9001:2015
para los procesos principales y
de
documentación
exigida por la Norma.
III.
secundarios diagnosticados.
Desarrollo
de
procedimientos
o
instructivos de procesos a controlar.
IV.
Elaboración del manual de calidad
40
de auditoría interna
4.Preparación del programa
Evaluar la propuesta a través de la
I.
Validación de la propuesta de la
revisión y aprobación del programa
documentación
de auditoria interna por parte de
jefaturas.
gerencia
para
planificación
concretar
la
fechas
y
de
II.
gerencia
y
Capacitación al personal respecto de
los
actividades a realizar.
con
nuevos
procedimientos
e
instructivos de trabajo
III.
Desarrollar programa de auditoría
interna.
Fuente: elaboración propia.
3.2.
Desarrollo metodológico:
El desarrollo metodológico está compuesto por cuatro etapas: Diagnóstico de los procesos,
creación de políticas y objetivos de calidad, desarrollo de documentación del sistema de calidad
y preparación del programa de auditoria interna.
3.2.1. Primera Etapa: Diagnóstico de los procesos
Para esta etapa es necesario identificar y conocer cómo opera la norma ISO 9001: 2015 para
posteriormente realizar un diagnóstico en base a los procedimientos que se realizan actualmente
en la empresa para posteriormente realizar una lista de chequeo e identificar cuáles son los
errores y puntos de mejora
I.
Revisión de la norma ISO 9001:2015:
Se analizará los puntos de la norma actualizada con el fin de conocer cuáles son los
puntos obligatorios de la norma que deben cumplirse para la implementación del sistema
de gestión de calidad. Todos estos puntos obligatorios corresponden a los requisitos y
clausulas planteadas en la norma internacional. Algunos de los documentos y registros
obligatorios son los siguientes:
41
Tabla 3. 2 Documentos obligatorios Norma ISO 9001:2015
Documentos
Cláusula ISO 9001:2015
Alcance del sistema
4.3
Política de calidad
5.2
Objeticos y planes de mejora
6.2
Procedimiento para el control de procesos
8.4.1
Registros
Cláusula ISO 9001:2015
Mantenimiento y calibración
7.1.5.1
Competencias
7.2
Revisión de requisitos del producto o servicio
8.2.3
Nuevos requisitos del producto o servicio
8.2.3
Entradas para el diseño y desarrollo
8.3.3
Controles del diseño y desarrollo
8.3.4
Salidas del diseño y desarrollo
8.3.5
Cambios del diseño y desarrollo
8.3.6
Generalidades
8.4.1
Control de producción y de provisión del servicio 8.5.1
Propiedad perteneciente a los clientes
8.5.3
Control de los cambios
8.5.6
Liberación de los productos o servicios
8.6
No conformidades
8.7.2
Supervisiones
9.1.1
Auditorías internas
9.2.2
Revisión por la dirección
9.3
No conformidades y acciones correctivas
10.2.2
Fuente: elaboración propia en base a norma ISO 9001:2015 traducción oficial.
II.
Recopilación de información:
En esta actividad se realizarán visitas a la empresa para identificar cuáles son los
procesos que se realizan actualmente, con el fin de identificar el grado de cumplimiento
en relación con la norma, para identificar los procesos es necesaria la realización de
entrevistas y consultas en las diferentes áreas de la empresa, según Vargas (2012) la
entrevista es una de las herramientas para la recolección de datos más utilizadas en la
42
investigación cualitativa, permite la obtención de datos o información del sujeto de estudio
mediante la interacción oral con el investigador, la muestra corresponde a los jefes de
cada departamento de la organización esto dado a que ellos poseen la experiencia y
conocimiento sobre los procedimientos y tareas diarias. Esta entrevista debe estar
compuesta por preguntas que permitan encontrar rápida y sencillamente cuál es la
situación actual de la empresa para realizar un contraste con los requisitos de la norma y
conocer que falta para su futura implementación.
El siguiente cuestionario detalla las preguntas a realizar por cada punto sugerido por la
norma:
1. Contexto de la organización: ¿La empresa conoce las cuestiones externas e
internas pertinentes para su propósito y dirección estratégica?, ¿La empresa
conoce cuales son las partes interesadas y los límites de aplicabilidad de su
sistema de gestión de calidad?
2. Liderazgo: ¿La gerencia de la organización demuestra liderazgo y compromiso
con respecto al enfoque al cliente?, ¿Se encuentra instaurada una política de
calidad en la empresa?
3. Planificación: ¿La empresa conoce sus fortalezas y debilidades para afrontar
riesgos y oportunidades?
4. Apoyo:
¿La
empresa
cuenta
con
los
recursos
necesarios
(Personas,
infraestructura, ambiente para operación, etc.) para la implementación del sistema
de gestión de calidad?
5. Operación: ¿La empresa reconoce cuáles son sus procesos de operación
necesarios para cumplir los requisitos relativos al servicio a entregar?
6. Evaluación del desempeño: ¿La organización ha evaluado la satisfacción del
cliente por los servicios prestados?
7. Mejora: ¿La organización posee registro y/o evidencia respecto a cuáles son los
puntos de mejora en la prestación de su servicio?
III.
Realización de un análisis “GAP”:
Según KELLY, R. (2009), el análisis GAP es una herramienta que permite establecer una
relación entre el estado y el desempeño actual de una organización frente a puntos de
referencia de ámbito local, regional o internacional.
43
Este análisis “GAP”, también conocido como análisis de brechas permite conocer el
estado actual de la empresa y plantear puntos deseados de mejora, que en este caso
corresponden al cumplimiento de los requisitos de la norma.
Para realizar este análisis se deben realizar cuatro pasos:
a) Paso 1: Definir la situación actual que se quiere analizar y responder a la pregunta:
¿Dónde nos encontramos?
b) Paso 2: Delinear el objetivo deseado que se busca alcanzar, en este caso es el
cumplimiento de los requisitos frente a lo que se realiza actualmente.
c) Paso 3: Identificar la brecha entre el estado actual y el objetivo que se quiere alcanzar,
además de definir qué tan lejos se encuentra los procesos actuales frente a los
deseados.
d) Paso 4: Diseñar el plan de acción para alcanzar el estado deseado.
La realización de este análisis permite conocer cuál es el nivel de cumplimiento que posee
la empresa en sus procesos en base a la norma ISO 9001:2015.
44
IV.
Elaboración de diagrama de procesos:
Se realizará el diagrama de procesos de la empresa, el cual englobará los procesos
principales y secundarios dentro de la organización. Para realizar esto es necesario
consultar cuales son las labores diarias dentro de la organización para luego documentar
de grado de menor a mayor importancia estas acciones, hay que determinar las variables
de entrada y de salida en estos procesos.
Figura 3.1 Ejemplo diagrama de procesos
Fuente: ISO 9001:2015, traducción oficial.
3.2.2
I.
Segunda Etapa: Creación de políticas y objetivos de calidad
Reunión con gerencia de la empresa para establecer políticas y objetivos de
calidad:
Durante esta actividad es necesario plantear a gerencia la importancia de demostrar
liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de calidad. Entre algunos
aspectos a mencionar en la reunión destacan que las políticas y objetivos creados sean
45
compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización, además que se
debe asumir un compromiso de aplicar el mejoramiento continuo de la calidad en todos
los procesos.
También debe existir un compromiso por parte de todos los departamentos que participen
directa o indirectamente en la entrega del servicio de la Empresa Inmobiliaria.
Los objetivos deben considerar aspectos como generar un alto y prolongado grado de
satisfacción en los clientes y control permanente en los procesos de la empresa.
II.
Elaborar propuesta de políticas y objetivos dirigida a gerencia:
La propuesta a plantear durante las reuniones gerenciales referente a la política de la
organización debe considerar ser apropiada al propósito, contexto y apoye la dirección
estratégica de la organización además de ser un marco de referencia para el posterior
planteamiento de objetivos de calidad, la metodología empleada consiste en una reunión
basada en preguntas-respuestas con el fin de iniciar una etapa de diagnostico en base
las expectativas de la alta dirección de la organización, esto hace referencia a una
entrevista de investigación, según Morga (2012) el objetivo de esta metodología es
recolectar información pertinente para responder una pregunta de investigación
cuantitativa o cualitativa.
La alta gerencia de la organización debe comprometerse y estar en conocimiento de que
la política de la organización debe ser comunicada y aplicada, así como también estar
disponible para las partes interesadas pertinentes (clientes, personal, etc.).
Los objetivos de calidad deben desarrollarse bajo el conocimiento de la operación del
negocio como también respecto al contexto de la organización, estos objetivos de calidad
deben tener presente al personal a cargo, indicadores de medición que permitan el control
y seguimiento de las variables y sean reales, es por esto que la entrevista de carácter de
preguntas- respuestas es un instrumento de recolección cualitativo que se presenta como
una gran herramienta de obtención de datos enriquecedores para el quehacer
investigativo (Troncoso,2017) .
46
III.
Validación de propuesta:
La alta gerencia de la empresa evaluará en base a su criterio técnico la propuesta
entregada, se realizarán las modificaciones necesarias, así como también la inclusión de
nuevos objetivos de calidad en caso de que sea pertinente.
IV.
Documentación de propuesta definitiva
La documentación definitiva de la política de la organización como también los objetivos
de calidad, serán anexados a el manual de calidad de la empresa, cumpliendo así con las
exigencias de la normativa que solicitan que estos documentos se encuentren disponibles
de manera documentada para las partes interesadas pertinentes, de igual manera esta
información será comunicada y entendida por los departamentos que componen a la
empresa “Sociedad Inmobiliaria Hurtado Limitada”
3.2.3
I.
Tercera Etapa: Desarrollo de documentación del sistema de calidad
Definir estructura y formato:
La estructura de los documentos es la siguiente:
•
Objetivo: Se detalla cuál es la finalidad del documento.
•
Alcance: Áreas de influencia del documento dentro de la Empresa.
•
Responsabilidades: Los responsables de emitir y confeccionar el documento dentro de la
empresa.
•
Documentos Aplicables: Todo documento relacionado entre sí.
•
Terminología: Atributos y cualidades que hacen posible la diferenciación entre los
documentos, cada procedimiento posee su descripción y finalidad.
•
Equipos y herramientas
•
Actividades del procedimiento: Pasos a seguir para la correcta formulación del
documento, dependerá del tipo de procedimiento al cual está sujeto y de su objetivo
•
Registros
•
Anexos
•
Modificaciones del Documento
47
El formato de los documentos se encuentra sujeto a una tipología, área de emisión y un número:
•
•
Tipo de documento:
•
PP: Planificación de proceso.
•
PO: Planificación de objetivos de calidad.
•
PR: Procedimiento
•
IN: Instrucción de trabajo.
•
PC: Plan de calidad.
Área de emisión: Corresponde a la creación de un código para cada área o
departamento dentro de la empresa en donde se efectúa el documento.
•
Número: Indica el número correlativo del documento, el cual es asignado por el
Representante de Gerencia.
II.
Desarrollo documentación exigida por la Norma:
Para cumplir con la documentación exigida por la norma, primero hay que conocer cuáles
son los documentos obligatorios además del orden jerárquico de estos documentos.
MANUAL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS DEL SISTEMA
DE CALIDAD
INSTRUCTIVOS DE
TRABAJO,FORMULARIOS,REGISTROS, INFORMES.
Figura 3.2 Base documental de un sistema de Aseguramiento de la Calidad.
Fuente: elaboración propia basado en (Carro, s.f)
48
La documentación general exigida por la norma corresponde a:
1. Manual de calidad: El manual de calidad debe contener toda la descripción de los
requisitos de la norma ISO 9001:2015 aplicados a la Empresa. El contenido incluye
desde el primer numeral (Objeto y campo de aplicación) hasta el último (Mejora)
considerando las cláusulas pertinentes.
2. Política de calidad: Este documento incluye las políticas de calidad desarrolladas
en conjunto con la gerencia de la empresa. Debe contener la aprobación y visto
bueno de gerencia además de demostrar su compromiso con respecto al sistema
de gestión de calidad. En este sentido, un Sistema de Gestión Calidad (SGC)
implementado bajo la versión 2015, delega a la alta dirección un mayor grado de
involucramiento y responsabilidad para planificar la optimización de los recursos ,
considerando las consecuencias de sus decisiones a largo y corto plazo y a su
vez, la identificación y gestión de los riesgos y oportunidades para implementar
acciones pertinentes en los procesos, que logren generar impacto positivo y
conformidad en los productos y servicios que dan a sus clientes. (Torres, X. H.,
Vázquez, N. R., & Sánchez, M. Y. Z. (2017).
3. Objetivos de calidad: Los objetivos de calidad varían por cada área y departamento
de la empresa, cada objetivo posee un indicador además de un responsable. El
formato empleado en el documento es el siguiente:
Tabla 3. 3 Tabla formato utilizado en documento “Objetivos de calidad”.
Objetivo de Indicador
Calidad
Responsable Meta
Estrategia o plan Recursos
de acción
Plazo
necesarios
para
lograr
el objetivo
Fuente: elaboración propia.
4. Control de documentos y registros: Este documento establece el mecanismo para
controlar la documentación del sistema de calidad de la Empresa, posee una
terminología que permite su control para una correcta identificación logrando así
que no se utilicen versiones no vigentes.
5. No conformidades y acciones correctivas preventivas: Este documento tiene como
objetivo establecer la metodología para implementar acciones correctivas y
preventivas en el sistema de calidad de la empresa. Se aplica en la corrección y
49
prevención de las causas que producen no conformidades, las cuales son
detectadas por el personal o por medio de las auditorías internas de calidad.
6. Auditorías internas: El propósito de este documento es establecer la mecánica a
utilizar para la planificación e implementación de las auditorías internas en el
sistema de calidad de la Empresa, como así también definir el criterio para la
calificación de los auditores internos de calidad.
7. Control de salidas no conforme y no conformidades: Este documento describe la
forma en que se detectan, informan, manejan, evalúan y verifican las salidas no
conformas y las no conformidades generadas dentro del sistema de gestión de
calidad de la Empresa.
III.
Desarrollo de procedimientos o instructivos de trabajo:
Durante esta etapa se desarrollará toda la documentación relacionada a los
procedimientos, procesos e instructivos pertenecientes al sistema de gestión de calidad
de la empresa inmobiliaria hurtado, se establecerán los lineamientos estructurales por
estos procesos, así como también el contenido y desarrollo completo de la
documentación.
IV.
Elaboración Manual de calidad:
Durante esta etapa se elaborará el manual de calidad de la Empresa Inmobiliaria hurtado
Limitada, el cuál debe poseer toda la estructuración de la Norma ISO 9001:2015.
Los datos pertenecientes al manual deben poseer su propia nomenclatura además de
respaldar lo necesario según esto sea solicitado por la norma.
3.2.4
I.
Cuarta Etapa: Preparación del programa de auditoría interna
Validación de la propuesta de la documentación con gerencia y jefaturas:
La empresa “Inmobiliaria Hurtado” debe llevar a cabo auditorías internas programadas en
el “Programa anual de actividades”, con la finalidad si el Sistema de gestión de calidad es
conforme a los requisitos propios de la empresa como de la norma internacional ISO
9001:2015.
La empresa debe establecer, implementar y mantener un programa de auditorías, que
incluya a los responsables, criterios, alcance y listado de procesos a auditar. El plan de
auditoría interno debe incluir la selección de los auditores para cada proceso, asegurando
50
un ambiente imparcial y centrado en la objetividad. Los resultados obtenidos en la
auditoría serán revisados por la gerencia de la Empresa, en donde posteriormente se
tomarán las oportunas medidas correctivas e identificarán las oportunidades de mejora.
Toda la información obtenida en los resultados debe ser documentada.
II.
Capacitación del personal respecto de los nuevos procedimientos e instructivos de
trabajo.
Respecto a lo realizado durante la tercera etapa de la propuesta, se comentará al personal
de la organización los nuevos procedimientos y procesos involucrados en sus labores
diarias, de igual manera se comentará la importancia de la adopción de un sistema de
gestión de calidad que permita la mejora continua en la entrega del servicio de la
organización:
GG
Gerencia General
GC
Gestión de Calidad
DAP Departamento de Administración y Personal
DA Departamento de Adquisiciones
DM
Depto. Mantención
AI
Administración Inmobiliaria
III.
Desarrollar programa de auditoria interna:
Se desarrollarán las fechas de revisiones y avisará a los departamentos respecto de estas
fechas estipuladas, se verificará el cumplimiento de los procedimientos documentados
para cada departamento y analizará las no conformidades entre cada departamento
perteneciente a la organización.
51
4. RESULTADOS Y ANÁLISIS
4.1 Diagnóstico de los procesos:
La siguiente etapa y sus actividades correspondientes fueron realizadas por medio de visitas y
reuniones en la empresa, verificando documentación actual y contrastando en base a la norma
ISO 9001:2015
4.1.1 Revisión de la norma ISO 9001:2015
En esta actividad se revisa la normativa en su totalidad tomando en consideración los puntos
obligatorios y exigidos, a continuación, se detallará cada punto general de la norma asociado en
primera instancia en contraste con la organización.
1. Objeto y campo de aplicación: En este apartado la norma internacional especifica los
requisitos para un sistema de gestión de calidad cuando una organización necesita
demostrar su capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que
satisfagan los requisitos del cliente como así también aumentar la satisfacción del cliente
a través de la aplicación eficaz del sistema.
2. Referencias normativas: La norma internacional ISO 9001:2015 especifica los requisitos
del sistema de gestión de calidad. Similarmente, ISO 9000:2015 – Fundamentos y
Vocabulario especifica los términos usados en el SGC, siendo una norma de consulta
indispensable para la aplicación de ISO 9001:2015.
3. Términos y definiciones: Para los propósitos del SGC se aplican principalmente los
términos y definiciones incluidos en la norma ISO 9001:2015.
Adicionalmente se explican y clarifican los siguientes términos:
•
Cliente: organización empresarial o pública y/o personas naturales o jurídicas que
solicita y/o recibe un servicio. reconoce dos tipos de clientes:
-
(a) personas naturales o jurídicas, organizaciones u empresas privadas que
solicitan un determinado servicio de arriendo;
-
(b) organismos públicos que solicitan determinado servicio de arrendamiento;
4. Contexto de la organización: Esta sección se encuentra desarrollada como información
documentada en planilla Excel “Planificación del sistema de gestión de calidad” de la
organización. En este documento se han identificado factores contextuales concernientes
a aspectos históricos, políticos, sociales, ambientales y económicos del sector inmobiliario
52
en chile. Respecto a la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas son detallados en el mismo documento.
La determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad debe realizarse
estableciendo límites y aplicaciones de su sistema de gestión de calidad. El punto
fundamental dentro de este requisito reside en la implementación, mantenimiento y mejora
de procesos e interacciones dentro de la organización, los cuales serán detallados en la
última actividad de esta etapa referente a la elaboración de un diagrama de procesos.
5. Liderazgo: La organización debe demostrar liderazgo y compromiso en relación con el
sistema de gestión de calidad. Las políticas de calidad de la empresa deben ser
establecidas en conjunto con gerencia a través de reuniones y visitas, las cuales serán
detalladas durante la actividad uno de la etapa dos. Se debe comunicar y documentar la
política de calidad de la empresa hacia las partes interesadas, así como también definir
roles, responsabilidades y autoridades en la organización.
6. Planificación: Al planificar el sistema de gestión de calidad se deben considerar las
cuestiones referidas en los puntos 4.1 (Contexto de la organización) y los requisitos
referidos en el apartado 4.2 (Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas) de ISO 9001:2015 con la finalidad de determinar riesgos y oportunidades de
la organización. Para cumplir con este punto se debe realizar un análisis FODA y
posteriormente un análisis de riesgos y oportunidades.
7. Apoyo: La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el
establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de
Gestión de calidad considerando las capacidades y limitaciones de los recursos internos
existentes, así como también las necesidades y requisiciones para proveedores externos.
Dentro de este requisito es necesario determinar aspectos globales de la organización
como son las personas, infraestructura, ambiente para la operación de los procesos,
recursos para el seguimiento y medición, competencia, toma de conciencia, entre otros
los cuales deben ser incluidos dentro de la documentación correspondiente (Manual de
calidad).
8. Operación: Durante este punto se deben establecer cuáles son los procesos necesarios
para cumplir los requisitos relacionados al suministro de productos y servicios. El
diagnóstico y recopilación de información de la siguiente actividad, es de vital importancia
para determinar los procesos involucrados. Estos procesos, procedimientos deben
documentarse y subdividirse de acuerdo con los departamentos correspondientes.
53
9. Evaluación del desempeño: La organización debe implementar los procesos de
seguimiento, medición y análisis correspondientes para demostrar la conformidad del
servicio de cara a cumplir las expectativas del cliente, asegurar la conformidad del sistema
de gestión de calidad y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la
calidad. Se debe establecer una metodología enfocada a la satisfacción del cliente, así
como también verificar la correcta implementación y eficacia del SGC a través de
auditorías internas planificadas y coordinadas por la dirección, se debe establecer un
procedimiento acorde a las auditorias de carácter interno.
10. Mejora: La empresa “Inmobiliaria Sociedad Constructora Limitada” debe determinar e
implementar acciones correctivas para eliminar causas que derivan en no conformidades
reales que son detectables a través de auditorías internas, reclamos de clientes, análisis
de servicio no conformes. La organización además debe mejorar continuamente la
eficacia de su sistema de gestión de calidad a través de necesidades u oportunidades que
puedan considerarse como fracción de la mejora continua.
4.1.2 Recopilación de información:
Durante esta actividad se realizaron visitas a la empresa durante los meses de febrero, marzo,
abril y mayo del año 2018. La siguiente encuesta fue realizada a modo de diagnóstico previo a la
factibilidad de implementación, dado a que es un prerrequisito para la realización del análisis
GAP.
1. Contexto de la organización: ¿La empresa conoce las cuestiones externas e internas
pertinentes para su propósito y dirección estratégica?
La empresa no conoce los factores que influyen en su negocio ya sean político,
económico, social, tecnológico, ecológico y legal, por tanto, es necesario realizar un
análisis PESTEL que permita identificar estos aspectos y determinar si corresponde a una
amenaza u oportunidad hacia la empresa.
¿La empresa conoce cuales son las partes interesadas y los límites de aplicabilidad de su
sistema de gestión de calidad?
Durante la recopilación de esta información, el administrador de la empresa reconoce que
conoce ciertos aspectos de las partes interesadas, pero no en su totalidad, ya que
desconoce cuáles son los proveedores, entorno, comunidad local, entre otros.
54
2. Liderazgo: ¿La gerencia de la organización demuestra liderazgo y compromiso con
respecto al enfoque al cliente? Si bien la alta gerencia de la empresa se encuentra
comprometida con el liderazgo y compromiso respecto a la implementación de un sistema
de gestión de calidad, este compromiso no se encuentra de manera documentada y
acorde a los procedimientos de esta norma.
¿Se encuentra instaurada una política de calidad en la empresa?
La política de calidad no se encuentra presente ni difundidas dentro de la empresa
Inmobiliaria Hurtado Limitada, por tanto es necesario definirla en conjunto con la alta
gerencia de la empresa, así como también definir los roles y autoridades de la
organización.
3. Planificación: ¿La empresa conoce sus fortalezas y debilidades para afrontar riesgos y
oportunidades? Dado a que la empresa no conoce cuales son los aspectos referidos al
contexto de la organización y los requisitos en la comprensión de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas para determinar los riesgos y oportunidades de la
organización, de igual manera la empresa reconoce desconocer cuáles son sus fortalezas
y debilidades para afrontar riesgos y oportunidades.
4. Apoyo: ¿La empresa cuenta con los recursos necesarios (Personas, infraestructura,
ambiente para operación, etc.) para la implementación del sistema de gestión de calidad?
La empresa ha determinado el recurso humano necesario para la ejecución de sus
procesos de operación, así como también entregar la infraestructura necesaria para esta
ejecución, sin embargo, los aspectos relacionados al ambiente de operación no se
encuentran definido de manera concreta, como también es el caso de los recursos de
seguimiento y medición, toma de conciencia, competencia y la correcta documentación
de este apartado.
5. Operación: ¿La empresa reconoce cuáles son sus procesos de operación necesarios
para cumplir los requisitos relativos al servicio a entregar? La empresa reconoce una
metodología de ejecución de operación, pero estos no se encuentran identificados con
claridad por los miembros de la organización y no existe un plan de trabajo adecuado en
la asignación y/o ejecución de los procesos.
6. Evaluación del desempeño: ¿La organización ha evaluado la satisfacción del cliente por
los servicios prestados?
El administrador de la organización indica que no se ha
implementado un medio de registro respecto a la satisfacción de los clientes captados en
la totalidad del servicio entregado, sin existir un control y medición en este apartado.
55
7. Mejora: ¿La organización posee registro y/o evidencia respecto a cuáles son los puntos
de mejora en la prestación de su servicio? La empresa al no conocer cuáles son sus
fortalezas o debilidades no puede determinar aspectos de mejora para el cumplimiento de
este apartado exigido por la norma.
4.1.3 Realización análisis “GAP”:
Para la realización del análisis GAP en primer lugar, se define la situación actual de la empresa
respecto a los puntos referentes de la norma, además del establecimiento de valores
porcentuales de cumplimiento, los cuales determinaran cual es el grado de implementación de la
norma dentro de la organización, cada requisito de la norma es evaluado con el contexto de la
empresa y de acuerdo a los resultados obtenidos se puede obtener la brecha para posteriormente
plantear el plan de acción para alcanzar el estado deseado.
Tabla 4. 1 valores de cumplimento análisis GAP
VALORES DE CUMPLIMIENTO
% De cumplimiento
Detalle
0%
No documentado / No existente
25%
Aplicado / No documentado
50%
Documentado / No aplicado
75%
Aplicado y documentado
100%
Aplicado, documentado y controlado
N/A
No aplica
Fuente: Elaboración propia en planilla Excel (análisis GAP), basado en Norma ISO 9001:2015
traducción oficial.
1. Comprensión de la organización y su contexto: La organización no ha determinado los
factores externos e internos pertinentes a su propósito, así como también no existe un
seguimiento y revisión de esta información. Referente a la determinación de las
necesidades y expectativas de las partes interesadas, estas no se encuentran
documentadas ni son reconocidas en su totalidad (Solo se reconocen propietarios y
clientes). La determinación del alcance del sistema de gestión de calidad no se encuentra
definido de manera correcta, así como también su documentación es inexistente.
56
La organización no ha establecido sus procesos principales de manera formal y
estructurada, por ello es necesario determinar los procesos de operación de la empresa,
así como los procesos gerenciales, de abastecimiento, RRHH, mantenimiento de
infraestructura. De igual manera es necesario establecer los responsables, entradas,
salidas y metodología para asegurar que la operación sea eficaz.
De acuerdo a lo analizado dentro de la organización, el porcentaje de implementación
corresponde a un 4,55%, en la siguiente tabla se encuentra detallado el nivel de
cumplimiento por numeral de la norma en relación al punto “Contexto de la organización”,
se debe mencionar que el porcentaje de cumplimiento es demasiado bajo ya que la norma
exige un 100% de cumplimiento, por lo que se debe respaldar, documentar y realizar un
seguimiento y medición en este apartado.
Tabla 4. 2 Porcentaje de implementación: Cláusula “Contexto de la organización”
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
NUMERAL
4.1 Comprensión de la
organzación y su contexto
4.2 Comprensión de
expectativas y necesidades
de las partes interesadas
0%
25%
50%
75%
100%
TOTALES
N/A
1
1
0
0
0
0
2
2
1
0
0
0
0
3
4.3 Determinación del SGC
4.4 Sistema de gestión de
calidad y sus procesos.
4
1
0
0
0
0
5
11
1
0
0
0
0
12
TOTALES
18
4
0
0
0
0
22
PORCENTAJE DE IMPLEMENTACIÓN
4,55%
Fuente: Elaboración propia en planilla Excel (análisis GAP), basado en Norma ISO
9001:2015 traducción oficial.
2. Liderazgo: En lo referente a las generalidades, mediante las reuniones realizadas con la
gerencia de la empresa, se ha concluido que, si bien existe liderazgo y compromiso con
el sistema de gestión de calidad, este no se encuentra documentado ya sea en algún
archivo o explícito en el manual de calidad de la empresa, cuyo manual se encuentra
presente pero no cubre todos los puntos exigidos por la norma. Los requisitos del cliente
son cumplidos regularmente, pero la forma o la ejecución de este cumplimiento no se
encuentra documentado, así mismo no existen registros de consideración de riesgos y
oportunidades que afecten la entrega de servicio de arrendamiento por parte de la
57
empresa. La política de calidad de la empresa se encuentra definida en conjunto con la
política interna de la empresa, pero está no está relacionada con su propósito, no incluye
el compromiso de los requisitos aplicables ni el compromiso de mejora continua, por lo
cual esto debe agregarse. Cabe destacar que el personal de la empresa desconoce en su
mayoría la necesidad de una política destinada a la calidad del servicio.
Los roles y responsabilidades se encuentran definidos dentro de la organización por medio
de organigramas y perfiles de cargo, pero es inexistente la presencia de un encargado del
sistema de gestión de calidad, así como también la definición de sus roles y
responsabilidades. El porcentaje de implementación de este numeral es de un 25 %, se
debe trabajar con un mayor énfasis en el establecimiento de la política de calidad y la
comunicación de esta.
Tabla 4. 3 Porcentaje de implementación: Cláusula “Liderazgo”
5. LIDERAZGO
NUMERAL
0%
25%
50%
75%
100%
TOTALES
N/A
5.1 Establecimiento política de calidad
0
15
0
0
0
0
15
5.2 Comunicación de la política de la
calidad
0
7
1
0
0
0
8
5.3 Roles y responsabilidades
4
1
0
0
1
0
6
TOTALES
4
23
1
0
1
0
29
PORCENTAJE DE IMPLEMENTACIÓN
25,00%
Fuente: Elaboración propia en planilla Excel (análisis GAP), basado en Norma ISO
9001:2015 traducción oficial.
3. Planificación: En la planificación del sistema de gestión de calidad se debe considerar el
contexto de la organización y los requisitos referidos en el apartado de comprensión de
las expectativas de las partes interesadas con la finalidad de determinar los riesgos y
oportunidades de la empresa, lo cual en el estado actual de la organización es inexistente
y se debe realizar un análisis FODA para determinar las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas de la empresa. Los objetivos de calidad no se encuentran
estipulados así como también la planificación para alcanzarlos, por lo anterior también es
inexistente la documentación de la planificación de cambios en caso de que exista
necesidad de actualizar el sistema de gestión de calidad, pero la alta dirección de la
empresa se encuentra en conocimiento de que si existen cambios estos deben realizarse
de manera planificada, de acuerdo a lo anterior el grado de implementación de este
58
apartado es el más bajo y es donde se deben desarrollar las acciones correctivas para
alcanzar el cumplimiento exigido por la norma ya que durante la realización del análisis
GAP, la información se desconoce en su totalidad y no existe la documentación requerida.
Tabla 4. 4 Porcentaje de implementación: Cláusula “Planificación”
6. PLANIFICACION
NUMERAL
6.1 Acciones para abordar riesgos
y oportunidades
6.2 Objetivos de la calidad y
planificación para alcanzarlos
0%
25%
75%
100%
TOTALES
N/A
8
0
0
0
0
0
8
15
0
0
0
0
0
15
4
0
0
0
0
0
4
27
0
0
0
0
0
27
6.3 Planificación de los cambios
TOTALES
50%
PORCENTAJE DE IMPLEMENTACIÓN
0,00%
Elaboración propia en planilla Excel (análisis GAP), basado en Norma ISO 9001:2015 traducción
oficial.
4. Apoyo: La determinación de los recursos se encuentra documentado por medio de
informes financieros, así como también las capacidades y necesidades de proveedores
para el mantenimiento y seguridad de las instalaciones, la empresa no ha determinado las
personas necesarias para la implementación del sistema de gestión de calidad. La
empresa posee diferentes activos los cuales deben pasar por un procedimiento de
mantenimiento necesario para la entrega del servicio, esto es de conocimiento de la
organización y se encuentra documentado y aplicado, cabe destacar que la empresa no
posee recursos de seguimiento y medición dado a que no existe el uso de dispositivos o
objetos que midan el servicio de arrendamiento que entrega la empresa. Las
competencias necesarias y las acciones del personal que trabajan bajo el control de la
organización no se encuentran estipuladas, es necesario la creación de un procedimiento
de capacitación del personal.
El numeral de toma de conciencia no se encuentra implementado dentro de la empresa
ya que no existe una charla de inducción que explique los fundamentos y aplicación del
sistema de gestión de calidad. Los puntos exigidos por la norma que hacen relación a la
comunicación y la información documentada no se encuentran presentes durante la
realización del análisis GAP. Ahora bien, el porcentaje de implementación de la norma
corresponde a un 15,28 % en donde los puntos a atacar deben ser la competencia, toma
de conciencia, comunicación e información documentada.
59
Tabla 4. 5 Porcentaje de implementación: Cláusula “Soporte”
7.SOPORTE
NUMERAL
0%
25%
50%
75%
100%
TOTALES
N/A
7.1 Recursos
1
0
5
0
3
9
18
7.2 Competencia
4
0
0
0
0
0
4
7.3 Toma de conciencia
4
0
0
0
0
0
4
7.4 Comunicación
5
0
0
0
0
0
5
7.5 Información documentada
14
0
0
0
0
0
14
TOTALES
28
0
5
0
3
9
36
PORCENTAJE DE IMPLEMENTACIÓN
15,28%
Fuente: Elaboración propia (análisis GAP), basado en Norma ISO 9001:2015 traducción oficial.
5. Operación: De acuerdo a los resultados obtenidos en el análisis GAP, este es otro
capítulo de la norma el cual en relación al estado actual de la organización posee grandes
necesidades de mejora dado a que existe un 13,71 % de cumplimiento, la organización
carece de una planificación de sus procesos principales, ya que estos no se encuentran
documentados ni definidos en su totalidad lo que provoca que no se pueden establecer
criterios ni determinar recursos necesarios para lograr una futura conformidad en la
entrega del servicio. La empresa no aplica el numeral 8.3 dado a que la empresa no se
dedica al diseño y desarrollo de productos y servicios, sino más bien en la entrega de un
servicio ya existente. Existe el suministro de productos y servicios externos, pero estos no
son controlados por la organización, por lo cual se debe detallar y documentar lo
relacionado a este tópico, así como también documentar los procesos de operación de la
empresa de manera detallada, otro aspecto fundamental es detallar el control de salidas
no conformes en la entrega del servicio de la organización los cuales no se encuentran
definidos ni poseen un control y seguimiento.
60
Tabla 4. 6 Porcentaje de implementación: Cláusula “Operación”
8. OPERACIÓN
NUMERAL
0%
8.1 Planificación y Control operacional
8.2 Requisitos para los productos y
servicios
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y
servicios
25%
50%
75%
100%
TOTALES
N/A
11
0
0
0
0
0
11
3
17
0
0
0
0
20
1
21
23
5
11
31
0
0
0
0
0
1
8.4 Control de los procesos
21
0
0
0
0
0
8.5 Producción y provisión del servicio
23
0
0
0
0
0
8.6 Liberación de productos y servicios
5
0
0
0
0
0
8.7 Control de las salidas no conformes
11
0
0
0
0
0
TOTALES
14
17
0
0
0
1
PORCENTAJE DE IMPLEMENTACIÓN
13,71%
Fuente: Elaboración propia en planilla Excel (análisis GAP), basado en Norma ISO
9001:2015 traducción oficial.
6. Evaluación del desempeño: La organización no ha determinado cuales son las variables
necesarias para realizar seguimiento y medición en la entrega de su servicio, existen
diferentes ámbitos en la idea central del negocio los cuales se pueden realizar seguimiento
pero para realizar esto se deben definir como primera instancia, lo referente a las
percepciones del cliente estas son recibidas a modo de reclamos o sugerencias vía
telefónica hacia el administrador de la empresa, pero estas no son anotadas o
documentadas correctamente. Dado a que no existe instaurado un sistema de gestión de
calidad dentro de la empresa, no es posible realizar auditorías de carácter interno y/o
externo, para cubrir esta necesidad se deben estipular tiempos planificados en donde
tienen que ocurrir estas auditorías como también realizar las correcciones necesarias
frente a los asuntos que presenten una no conformidad.
El porcentaje de implementación de este capítulo es de un 1,35 % por tanto es un punto
donde se debe profundizar en mayor manera para cumplir con los estándares de la norma.
Tabla 4. 7 Porcentaje de implementación: Cláusula “Evaluación del desempeño”
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO
NUMERAL
9.1 Seguimiento, medición, análisis y
evaluación.
0%
25%
50%
75%
100%
TOTALES
N/A
9.2 Auditoria interna
14
10
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
9.3 Revisión por la dirección
11
0
0
0
0
0
TOTALES
35
2
0
0
0
0
16
10
11
37
PORCENTAJE DE IMPLEMENTACIÓN
1,35%
Fuente: Elaboración propia en planilla Excel (análisis GAP), basado en Norma ISO
9001:2015 traducción oficial.
61
7. Mejora continua: Al momento de realizar el preliminar análisis GAP, se determina que el
nivel de cumplimiento de este punto referente a la norma es de un 0%, la empresa no ha
adoptado las medidas necesarias con fundamento y de manera documentada para
respaldar el cumplimiento necesario exigido por la norma.
Tabla 4. 8 Porcentaje de implementación: Cláusula “Mejora”
10. MEJORA
NUMERAL
10.1 Generaliades
10.2 No conformidad y
acción correctiva
10.3 Mejora continua
TOTALES
0%
25%
50%
75%
100%
TOTALES
N/A
4
0
0
0
0
0
4
12
0
0
0
0
0
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
12
2
16
18
PORCENTAJE DE IMPLEMENTACIÓN
0,00%
Fuente: Elaboración propia en planilla Excel (análisis GAP), basado en Norma ISO
9001:2015 traducción oficial.
4.1.3.1 Resumen análisis GAP:
De acuerdo a los resultados obtenidos por el análisis GAP se puede determinar que la
empresa se encuentra en una situación actual deficiente con respecto a lo exigido por la
norma, los puntos a trabajar con mayor énfasis deben ser “Planificación”, “Mejora” y
“Evaluación de desempeño”, dado a que el nivel de implementación con respecto a la norma
es menor al 5%, en la siguiente tabla se detalla el porcentaje de cumplimiento por cada
capítulo.
Tabla 4. 9 Porcentaje de implementación por cláusula de la norma ISO 9001:2015
% IMPLEMENTACIÓN POR CLÁUSULA
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
5. LIDERAZGO
6. PLANIFICACIÓN
7. SOPORTE
8. OPERACIÓN
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
10. MEJORA
4,55%
25,00%
0,00%
15,71%
13,71%
1,35%
0,00%
Fuente: Elaboración propia en planilla Excel (análisis GAP).
62
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Tabla 4. 12 Listado de procesos de empresa Inmobiliaria Hurtado.
PROCESO DE GERENCIA GENERAL
Manual de Calidad
Planificación de Objetivos de Calidad
Procedimiento para la confección y emisión de Documentos
Procedimiento para el control de Documentos
Procedimiento para el control de Registros de Calidad
Procedimiento para Atender Reclamos y Medir la Satisfacción de Clientes
Procedimiento para la Revisión Gerencial
Procedimiento para la planificación e implementación de Auditorías internas
Procedimiento para la implementación de acciones correctivas y preventivas
Procedimiento para el control de Producno No conforme y no Conformidades
PROCESO ENTREGA SERVICIO DE ARRENDAMIENTO
Procedimiento de publicación de arriendo
Planificación evaluación y adjudicación de Clientes
Procedimiento de término de servicio y recepción de Infraestructura
PROCESO DE ABASTECIMIENTO Y COMPRAS
Procedimiento de Compra de Materiales
Procedimiento para la selección, evaluación y Re-Evaluación de Proveedores
PROCESO DE RRHH
Procedimiento de capacitación del Personal
Perfiles de Cargo
PROCESO DE MANTENIMIENTO
Procedimiento mantención de infraestructura
Fuente: Elaboración propia en base a lo exigido por la traducción oficial de ISO 9001:2015
4.1.4.1 Descripción procesos de operación:
Los procesos que forman parte de la operación del negocio y entrega del servicio de
arrendamiento son los siguientes:
•
Publicación de arriendo: Durante este proceso se debe publicar el activo a arrendar, se
debe considerar el medio de publicación sea este por medio por plataforma web, corretaje
de propiedades, aviso publicitario, etc. La publicación de arriendo debe contener todas las
características principales del activo como lo son la ubicación, monto a cobrar mensual y
detalles de la arquitectura de la vivienda y/o topografía del sitio a arrendar.
•
Evaluación de clientes: Corresponde a la etapa de análisis de los clientes captados, en
donde se debe investigar cuáles son sus necesidades y como estos se adecuan a las
necesidades de la organización, algunas variables que se deben considerar son el tiempo
65
de arriendo, fechas de cancelación, atributos personales, diferenciación y atributos de
cliente.
•
Adjudicación de cliente: Esta etapa es posterior a la evaluación de cliente y se debe
finalizar con una correcta selección de cliente en base al cumplimiento más cercano frente
a las necesidades y expectativas de la organización, cabe destacar que se debe realizar
un procedimiento detallado para este procedimiento el cuál incluya la metodología a seguir
para concluir con el proceso de evaluación de cliente.
•
Ejecución de arriendo: Este proceso debe considerar una planificación de los factores
que pueden ocurrir en el transcurso de la entrega del servicio, es necesario documentar
las no conformidades existentes durante esta actividad, así como también las
necesidades de servicios o abastecimiento que puedan ocurrir.
•
Termino de servicio: Se debe realizar un procedimiento que establezca de manera
apropiada la finalización de la entrega del servicio, en donde se incluya un aviso preliminar
por parte de la organización hacia el cliente con la finalidad de obtener la información
necesaria acerca de una futura renovación, aplazamiento o término del contrato. Cada
una de estas acciones deben ser documentadas con la finalidad de lograr un seguimiento
y medición de la información.
•
Recepción de infraestructura: Este proceso se debe planificar correctamente en
relación a las fechas, condiciones y estado de entrega del activo, cumplimiento de fechas
estipuladas, con la finalidad de volver a reiniciar el proceso de publicación de arriendo.
66
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4.2.1 Reunión con gerencia de la empresa para establecer políticas y objetivos de
calidad:
A continuación, se detallarán las acciones realizadas durante los días donde se realizaron
reuniones con la gerencia de la empresa con el objetivo principal de establecer políticas y
objetivos de calidad, de igual forma se explicará durante estas reuniones el punto 5 de la norma
ISO 9001:2015, para así delinear el plan de acción en la formulación de la documentación y el
cumplimiento de lo exigido por la norma.
•
Primera reunión gerencial (07/03/2018): Durante esta primera reunión se comenta hacia
la gerencia de la empresa, cuáles son las exigencias de la norma en el establecimiento
de un sistema de gestión de calidad, así como también cuales son los compromisos que
debe optar gerencia, los cuales son los siguientes:
•
Asumir la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación al sistema
de gestión de calidad
•
Asegurándose que se establezcan la política y los objetivos de calidad para el
sistema de gestión de calidad y que estos sean compatibles con el contexto y la
dirección estratégica de la organización.
•
Asegurarse que se integren los requisitos del sistema de gestión de calidad en los
procesos de negocio de la organización.
•
Promoviendo el uso del enfoque a procesos y pensamiento basado en riesgos.
•
Asegurándose de la disponibilidad de recursos financieros, humanos, materiales y
de infraestructura para el sistema de gestión de calidad de la organización.
•
Comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con
los requisitos del sistema de gestión de calidad.
•
Asegurándose que el sistema de gestión de calidad logre los resultados previstos.
68
•
Comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la
eficacia del sistema de gestión de calidad.
•
Promoviendo la mejora y apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para
demostrar su liderazgo en la forma que aplique a sus áreas de responsabilidad.
•
Segunda reunión gerencial (08/05/2018): En esta oportunidad se plantea la importancia
del punto 5.1.2 de la norma (Enfoque al cliente) en donde la alta gerencia de la empresa
debe demostrar liderazgo y compromiso respecto al enfoque al cliente, en donde:
•
Se determinen, comprendan y se cumplan regularmente los requisitos del cliente
(mediante bases técnicas de entrega de inmuebles).
•
Se determinan y se consideren los riesgos y oportunidades que pueden afectar a
la conformidad en la entrega del servicio que suministra la organización y a la
capacidad de aumentar la satisfacción del cliente.
•
•
Se mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente.
Tercera reunión gerencial (09/09/2018): Es necesario determinar cuáles son los roles y
autoridades que comprenden a la organización es por ello que se debe definir un
organigrama funcional de la empresa y conformar los perfiles de cargo de la misma, esto
se encuentra detallado en la etapa 3 de la presente tesis (Desarrollo de documentación
del sistema de calidad), de igual manera se planea en conjunto de gerencia una
aproximación de la política de la empresa como los objetivos de calidad.
•
Cuarta reunión gerencial (14/10/2018): En esta última reunión se plantea a gerencia la
documentación definitiva de política y objetivos de calidad en donde estos son validados
y/o modificados por las autoridades correspondientes.
69
4.2.2 Elaborar propuesta de políticas y objetivos de calidad dirigida a gerencia:
En el establecimiento de la política de calidad de la empresa, se informa durante la tercera reunión
gerencial a la alta dirección que esta debe:
•
Ser apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica.
•
Proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad
•
Incluya un compromiso de cumplir los requisitos aplicables
•
Incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de calidad
De igual manera una vez establecida la política de calidad de la organización esta debe estar
disponible y mantenerse como información documentada, además de comunicarse y aplicarse
dentro de la organización, para finalizar, la política debe estar disponible para las partes
interesadas pertinentes, según corresponda.
De acuerdo a lo anterior, la política de la empresa “Sociedad Inmobiliaria Hurtado”, debe apuntar
a asumir el compromiso en el mejoramiento continuo de la calidad de sus procesos, así como
también en satisfacer los requerimientos de sus clientes con la participación directa e indirecta
de todos sus departamentos.
Los objetivos de calidad planteados durante la reunión corresponden en una primera instancia:
•
Satisfacer a los clientes: La meta de este objetivo es alcanzar una satisfacción igual o
mayor a 90% al final del término de cada servicio (al finalizar proceso de recibimiento de
infraestructura), el plan de acción radica en el cumplimiento de las necesidades y
exigencias del cliente durante la ejecución del arrendamiento, así como la entrega
oportuna de la documentación. Los recursos involucrados para lograr el objetivo son
humanos, económicos y tecnológicos. El plazo de evaluación es al término de cada
servicio.
•
Mantenimiento operativo de infraestructura: La meta de este objetivo es alcanzar un
porcentaje funcional de las instalaciones mayor o igual al 80%, esto considera
reparaciones de cualquier ámbito (fisuras, goteras, fallas eléctricas, etc.) las cuales deben
ser avisadas por el cliente y atendidas en el lapso más temprano posible. Recursos
70
necesarios para lograr el objetivo: Humanos, económicos y tecnológicos. Plazo de
evaluación: Anual.
4.2.3 Validación de propuesta:
La política de calidad y objetivos de calidad fueron evaluados por gerencia durante la última
reunión gerencial, la política de la empresa no percibió cambios mientras que los objetivos de
calidad fueron modificados, con la inclusión de un nuevo objetivo de calidad el cual corresponde
a la disminución o mantenimiento de la accidentabilidad, en donde el encargado de prevención
de riesgos perteneciente al holding, debe realizar una inducción al departamento de
mantenimiento de infraestructura con la finalidad de disminuir la tasa de accidentabilidad.
Una vez verificado lo anterior por la alta gerencia de la empresa se dispone a realizar la
documentación definitiva de ambos términos.
4.2.4 Documentación de propuesta definitiva:
La política y objetivo de calidad de la empresa se deben mantener documentados en el manual
de calidad de la empresa, así como también estar presentes en las instalaciones de la empresa
y ser de conocimiento para todo el personal de esta, la política de la empresa “Sociedad
Inmobiliaria Hurtado Limitada” definitiva es la siguiente:
“Sociedad Inmobiliaria Hurtado Ltda. asume el compromiso de aplicar el mejoramiento continuo
de la calidad en todos sus procesos, con la finalidad de satisfacer los requerimientos de sus
clientes y ser reconocidos en el mercado como líderes en la entrega del servicio inmobiliario.
Todos los departamentos que participen directa o indirectamente en la entrega del servicio
deberán entregar lo mejor de sí y trabajar en forma mancomunada para lograr la mejor calidad”.
Esta actitud de calidad está traducida en los siguientes objetivos:
-Promover y gestionar acciones que permitan incrementar la participación en el mercado
inmobiliario en el sector público y privado.
- Generar un alto y prolongado grado de satisfacción de nuestros Clientes.
71
- Realizar el seguimiento, la medición, evaluación del Sistema de Gestión y generar acciones que
logren su mejora continua.”
La política de calidad fue revisada y aprobada por la gerencia de la empresa, así como también
se estableció un documento de “Acta de reunión de revisión gerencial” el cual denota los puntos
de mayor importancia dentro de la organización como lo son:
•
Establecimiento de políticas y objetivos de calidad.
•
Los cambios en las cuestiones externas e internas al sistema de gestión de calidad
•
La información sobre el desempeño y la eficacia:
o
La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas.
o
El grado en que se han logrado los objetivos de la calidad; desempeño de los
procesos y conformidad del servicio.
o
Las no conformidades y acciones correctivas
o
Los resultados de seguimiento y medición
o
Los resultados de las auditorías
o
El desempeño de los proveedores externos
•
La adecuación de los recursos
•
La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades
•
Las oportunidades de mejora
Objetivos de calidad:
Al realizar la propuesta definitiva referente a los objetivos de calidad de la empresa, se ha decidido
incluir el indicador de “Captación de clientes” el cual permite realizar un control de acuerdo a la
cantidad de clientes a los cuales se les ha entregado el servicio de arrendamiento de un total de
clientes que han contactado al administrador de la empresa inmobiliaria, el cuál es el encargado
de gestionar las llamadas recibidas y generar los contactos que correspondan, la alta gerencia
de la empresa ve factible y entrega el visto bueno de esta información comprometiéndose de igual
manera en su revisión para una futura modificación.
72
Tabla 4. 13 objetivos de calidad revisados por gerencia
OBJETIVO DE CALIDAD
OBJ. 1
Satisfacer a los
clientes
OBJ. 2
Mantener
Operativa la
Infraestructura
OBJ. 3
Disminuir o
mantener
accidentabilidad
OBJ. 4
Captación de
clientes
INDICADOR
Calificación obtenida
Días de Falla
----------------- x100
Días en Servicio
Nº de accidentes Año
----------------- x100
Total de accidentes año
Clientes captados
----------------- x100
Total de contactos
PROCESO/
RESPONSABLE
Operaciones
Administrador
Inmobiliaria
Mantenimiento
Mantenimiento
Administrador
inmobiliaria
operaciones
Administrador
Inmobiliaria
META
ESTRATEGIA O PLAN DE
ACCION PARA LOGRAR EL
OBJETIVO ( QUE HACER Y
COMO EVALUAR )
Buena terminación de servicio
Igual o mayor
-Cumplimiento de necesidades
a 90 % al final
-Entrega oportuna de
de cada
documentación.
servicio
RECURSOS
NECESARIOS
PARA
LOGRAR EL
PLAZO
Humanos,
Económicos,
Tecnológicos
Termino
de
servicio
Reparación Oportuna de Fallas en
las instalaciones. Un día
Humanos,
reparación las que no requieran
Igual o Mayor
Económicos,
repuesto 2 días las
a 80%
Tecnológicos
que si lo requieran, esto
dependiendo de la falla y la
disponibilidad de repuestos
Inducción por parte del
Humanos,
Igual o menor Prevencionista en la prevención
Económicos,
a 15%
de riesgos.
Tecnológicos
Buenas prácticas de trabajo
Igual o Mayor
a 80%
Captación de clientes
superior al 80%, demuestra
que la capacidad de atención
cumple con las expectativas
del cliente
humanos,
Económicos,
Tecnológicos
Anual
Anual
Mensual
Fuente: Elaboración propia en base a norma ISO 9001:2015, traducción oficial.
4.3 Desarrollo documentación del sistema de calidad:
Durante la formulación de esta etapa se estableció la nomenclatura inicial de los documentos
solicitados por la norma ISO 9001:2015.
4.3.1 Definir estructura y formato:
Se diseñó la estructura normalizada de los procedimientos, instructivos y procedimientos. Cada
uno de estos documentos posee los siguientes ítems:
•
Objetivo: Se detalla cuál es la finalidad del documento.
•
Alcance: Áreas de influencia del documento dentro de la Empresa.
•
Responsabilidades: Los responsables de emitir y confeccionar el documento dentro de la
empresa.
•
Documentos Aplicables: Todo documento relacionado entre sí.
•
Terminología: Atributos y cualidades que hacen posible la diferenciación entre los
documentos, cada procedimiento posee su descripción y finalidad.
73
•
Equipos y herramientas
•
Actividades del procedimiento: Pasos a seguir para la correcta formulación del
documento, dependerá del tipo de procedimiento al cual está sujeto y de su objetivo
•
Registros
•
Anexos
•
Modificaciones del Documento
Los procesos que serán sometidos a esta normalización son “Proceso de gerencia general,
Proceso de entrega de servicio de arrendamiento, Proceso de abastecimiento y compras”,
“Proceso de RRHH” y “Proceso de Mantenimiento”. Cada uno de estos documentos se redactará
en un archivo Word que contenga la información correspondiente para cada uno de ellos.
El formato de los documentos se encuentra sujeto a una tipología, área de emisión y un número:
Logo Empresa
Nombre del documento
REF: PR-GC-01
Revisó: Nombre del cargo responsable Aprobó:
N° Versión: 00
•
Página. X de Y
Nombre
del
cargo
de la revisión en todos los folios y firma responsable de la aprobación y
en el primer folio
firma en el primer folio.
Fecha: Fecha de revisión
Fecha: Fecha de aprobación
Identificación: La identificación o referencia del documento debe escribirse en el
recuadro REF ubicado en el sector superior derecho del formato y tiene la siguiente
estructura:
REF: TIPO DE DOCUMENTO – AREA EMISORA - NUMERO
•
Tipo de documento:
•
PP: Planificación de proceso.
•
PO: Planificación de objetivos de calidad.
•
PR: Procedimiento
•
IN: Instrucción de trabajo.
74
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implementadas para verificar la efectividad de las mismas, registrando el resultado
en la sección III (seguimiento de la acción) del formato del anexo.
•
El Representante de la Gerencia informa al Gerente General sobre los reclamos
generados, a través de las reuniones de Revisión Gerencial según lo indicado en
Procedimiento para la Revisión Gerencial (PR-GC-05).
•
Estructura de procedimientos e instrucciones de trabajo:
1. Objetivo:
Se debe indicar para qué se hace el procedimiento, cuál es su propósito (no es
necesario para instructivos o documentos específicos).
2. Alcance:
Indicar la(s) área(s) que aplican el documento. No es necesario considerar en
instructivo.
3. Responsabilidades:
Indicar (listar) el o los cargos responsables por la aplicación del procedimiento. En
caso de instructivo indicar cargo que ejecuta la actividad descrita.
4. Documentos aplicables:
Listar otros documentos del Sistema de Calidad que se requieran para realizar la
actividad descrita o forman parte de consideraciones legales aplicables.
5. Terminología
Definir términos necesarios para aclarar las actividades descritas en el documento.
6. Equipos y herramientas:
Listar los equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de las actividades
descritas. Indicar sólo en caso aplicable.
77
7. Actividades del procedimiento/instructivo de trabajo
Describir en forma secuencial la actividad que da origen al procedimiento o instrucción
de trabajo, tomando en cuenta quienes participan, qué hacen, cómo se hace, cuándo
y dónde se hace.
Los instructivos sólo describen en forma detallada el CÓMO se realiza una actividad
específica.
8. Registros
Listar aquellos registros que se generan como resultado de la actividad descrita y que
permiten demostrar la ejecución de esta. Ejemplos: planillas, formatos, órdenes de
compra, etc.
9. Anexos
Formatos o formularios necesarios que se requieran mostrar para aclarar una
actividad.
10. Modificaciones del documento
Se informa (n) la(s) modificación(es) que el documento ha sufrido producto de lo cual
se emite una nueva revisión. Sólo aplicable a partir de la primera modificación.
4.3.2 Desarrollo de la documentación exigida por la norma:
El desarrollo de la documentación exigida por la norma se encuentra estipulado dentro de este
desarrollo además de encontrarse anexado por medio de documentos que lo requieran. Los
documentos que se deben desarrollar son los siguientes:
•
Manual de calidad: El desarrollo de este documento se encuentra en el punto 4.3.4
del presente proyecto.
•
Política de calidad: El desarrollo de la política de calidad de la empresa se encuentra
en el punto 4.2.4 del presente proyecto
•
Objetivos de calidad: El desarrollo e inclusión de los objetivos de calidad de la empresa
inmobiliaria hurtado se encuentran en el desarrollo del punto 4.2.4 del presente
proyecto
78
•
Control de documento y registros: Este documento denota a los responsables y partes
interesadas del sistema de gestión de calidad, se realizan las designaciones
correspondientes de la documentación.
Tabla 4.16 designación y entrega de los documentos:
COD
REPONSABLE
Nº PO- GC-01 MC GC 01
PR-GC-01 PR-GC-02 PR-GC-03 PR-GC-04 PR-GC-05 PR-GC-06 PR-GC-07 PR-GC-08
RG: Representante de Gerencia
1
X
X
X
GG:
Gerente General
2
X
X
X
X
AI:
Administrativo Inmobiliaria
3
X
X
X
X
4
X
X
X
X
5
X
X
X
6
X
X
X
RRHH: Jefe Administración y Personal
DA:
Jefe Adquisiciones
DM: Jefe Mantención
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Procesos Servicio arrendamiento, abastecimiento, RRHH y Mantenimiento
COD
REPONSABLE
Nº PR-AI-01
RG:
Representante de Gerencia
1
GG:
Gerente General
2
AI:
Administrativo Inmobiliaria
3
DAP
Jefe Administración y Personal
4
DA:
Jefe Adquisiciones
5
DM:
Jefe Mantención
6
PR-AI-02
PR-AI-03
X
X
X
X
X
X
PR-DA-01 PR-DA-02 PR-DAP-01 PR-DM-01
X
X
X
X
Fuente: Fuente: Elaboración propia en base a ISO 9001:2015, traducción oficial
•
No conformidades y acciones correctivas preventivas: Este documento tiene como
objetivo establecer la metodología para implementar acciones correctivas y
preventivas en el sistema de calidad de la empresa. Se aplica en la corrección y
prevención de las causas que producen no conformidades, las cuales son detectadas
por el personal o por medio de las auditorías internas de calidad.
•
Auditorías internas: El propósito de este documento es establecer la mecánica a
utilizar para la planificación e implementación de las auditorías internas en el sistema
de calidad de la Empresa, como así también definir el criterio para la calificación de
los auditores internos de calidad.
•
Control de salidas no conforme y no conformidades: Este documento describe la forma
en que se detectan, informan, manejan, evalúan y verifican las salidas no conformas
y las no conformidades generadas dentro del sistema de gestión de calidad de la
Empresa.
79
4.3.3 Desarrollo de procedimientos o instructivos de trabajo:
Se han identificado los procedimientos e instructivos de trabajo de la organización los cuales
fueron desarrollados y se implementarán de manera documentada, los procedimientos fueron
codificados con su respectiva nomenclatura y son los siguientes, se encontrarán en los anexos
de este documento:
Tabla 4.17: Listado de procesos Inmobiliaria Hurtado
PROCESO DE GERENCIA GENERAL
Manual de Calidad
Planificación de Objetivos de Calidad
Procedimiento para la confección y emisión de Documentos
Procedimiento para el control de Documentos
Procedimiento para el control de Registros de Calidad
Procedimiento para Atender Reclamos y Medir la Satisfacción de Clientes
Procedimiento para la Revisión Gerencial
Procedimiento para la planificación e implementación de Auditorías internas
Procedimiento para la implementación de acciones correctivas y preventivas
Procedimiento para el control de Producno No conforme y no Conformidades
PROCESO ENTREGA SERVICIO DE ARRENDAMIENTO
Procedimiento de publicación de arriendo
Planificación evaluación y adjudicación de Clientes
Procedimiento de término de servicio y recepción de Infraestructura
CÓDIGO
MC-GC-01
PO-GC-01
PR-GC-01
PR-GC-02
PR-GC-03
PR-GC-04
PR-GC-05
PR-GC-06
PR-GC-07
PR-GC-08
CÓDIGO
PR-AI-01
PR-AI-02
PR-AI-03
PROCESO DE ABASTECIMIENTO Y COMPRAS
CÓDIGO
Procedimiento de Compra de Materiales
PR-DA-01
Procedimiento para la selección, evaluación y Re-Evaluación de Proveedores PR-DA-02
PROCESO DE RRHH
Procedimiento de capacitación del Personal
Perfiles de Cargo
CÓDIGO
PR-DAP-01
PR-DAP-02
PROCESO DE MANTENIMIENTO
Procedimiento mantención de infraestructura
CÓDIGO
PR-DM-01
Fuente: Elaboración propia en base a diagnóstico
Procedimiento de ejemplo:
Capacitación de personal (PR-DAP-01):
En el siguiente extracto se acoplará el procedimiento de capacitación de personal de manera
completa, con la finalidad de ejemplificar la estructura de la documentación.
80
1. OBJETIVO
Este documento establece el mecanismo utilizado por INMOBILIARIA HURTADO LTDA. para
definir los niveles de competencia del personal, realizar la inducción del personal, detectar las
necesidades de capacitación y generar programas a partir de los niveles de competencia
definidos.
2. ALCANCE
Este procedimiento debe ser atendido por el Dpto. de Personal y es aplicable en todas las áreas
de INMOBILIARIA HURTADO LTDA.
3. RESPONSABILIDADES
Gerente General
Jefe de Personal
Jefes de Departamento
Representante de Gerencia
4. DOCUMENTOS APLICABLES
No aplicable
5. TERMINOLOGÍA
No aplicable
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
No aplicable
7.
ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1
Competencia del Personal
7.1.1
La competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan directamente
la calidad de productos/servicios esta definida en los Perfiles de Cargo (ver anexo 1) que se
mantienen en las carpetas de personal.
7.1.2
Los Perfiles de Cargo entregan antecedentes, sobre dependencia, responsabilidades,
funciones principales, requisitos de educación, habilidades, formación y experiencia necesarias
para desempeñar un cargo y que pueden ser utilizadas para la contratación de personal.
81
7.1.3
Los Perfiles de Cargo son revisados por el Jefe de Personal y aprobados por el Gerente
General. Cualquier modificación en los niveles de competencia genera una nueva revisión del
documento.
7.2
Inducción del Personal de reparaciones
7.2.1
Al inicio de una reparación (durante el primer mes de ejecución), el profesional a
cargo junto al prevencionista de riesgos coordina una inducción para el Personal de obras la
que incluye, entre otros, aspectos relacionados con:
•
Uso de elementos de seguridad
•
Declaración de accidentes
•
Reglamento de seguridad
•
Política de calidad
•
Importancia del sistema de calidad
7.2.2
Al término de la inducción, el Representante de Gerencia y el prevensionista de riesgos
completan el registro de capacitación en el lugar de trabajo (ver anexo 2) y solicitan a los
participantes firmar el registro.
7.2.3
Cualquier inducción adicional o capacitación, es coordinada por el profesional a cargo y
respaldada mediante la utilización del registro de capacitación en el lugar de trabajo
7.3
Programas de Capacitación del Personal
7.3.1
Un Programa de capacitación anual (tentativo) es elaborado a más tardar en marzo de
cada año por el Jefe de Administración y personal, considerando como información base los
niveles de competencia definidos en los Perfiles de Cargo.
7.3.2
Para complementar el Programa de capacitación, durante el último trimestre del año, el
Jefe de Administración y personal solicita a los Jefes de Departamento efectuar la detección
de las necesidades de capacitación del personal a su cargo; para lo cual les envía el formato del
anexo 3.
82
7.3.3
Los Jefes de Departamento completan el formulario, considerando:
•
Cambios producidos en la organización o puestos de trabajo
•
Nuevas tecnologías incorporadas
•
Cambios en los procesos y/o métodos de trabajo
7.3.4
El formulario debe ser devuelto al Jefe del Personal en un plazo de 5 días hábiles.
7.3.5
Con estos antecedentes el Jefe de Administración y Personal elabora el Programa de
capacitación (tentativo) para el año siguiente (el que puede incluir el desarrollo de capacitaciones
internas) El Programa es aprobado por el Gerente General y contiene, entre otros, los siguientes
ítems:
•
Nombre y tipo de capacitación requerida
•
Organismo ejecutor (si es posible definir)
•
N° de horas (si es posible definir)
•
Cargos participantes
•
Fechas de inicio y término (si es posible definir)
7.3.6
Las modificaciones al programa de capacitación son coordinadas por el “Jefe de
Administración y Personal” e informadas al Gerente General.
7.3.7
El Jefe de Administración y Personal es responsable de comunicar a los involucrados
la realización de la capacitación y gestionar los cursos con los organismos externos, según
corresponda.
7.3.8
Las necesidades de capacitación fuera de programa son solicitadas a través del
formato del anexo 1 al Jefe de Personal, quien es el responsable de gestionar su aprobación con
el Gerente General.
7.3.9
Las capacitaciones y entrenamientos realizados en el lugar de trabajo se registran en el
formato del anexo 2.
83
7.3.10 El Jefe de Administración y Personal es responsable de solicitar a los participantes,
copia de los certificados de participación y/o aprobación de los cursos de capacitación y archivar
estos en las carpetas de personal. Así mismo, de mantener copia de los certificados que
respalden la educación del personal, según lo definido en lo Perfiles de cargo.
7.4
Evaluación de la Eficacia de la Capacitación
7.4.1
La evaluación de la eficacia de la capitación (externa) se realiza con posterioridad a la
ejecución de la capacitación (3 a 4 meses) para lo cual, el jefe de Administración y Personal
solicita al trabajador asistente una auto-evaluación (ver anexo 4), la cual es complementada por
las observaciones del superior directo de la persona.
8.REGISTROS
8.1
Registro detección de necesidades de capacitación
8.2
Programa de capacitación (tentativo)
8.3
Registro de capacitación en el lugar de trabajo
8.4
Registro de eficacia de la capacitación
8.5 Certificados de educación y formación
9.ANEXOS
9.1
Anexo 1: Perfil de cargo
9.2
Anexo 2: Registro detección de necesidades de capacitación
9.3
Anexo 3: Registro de capacitación en el lugar de trabajo
9.4
Anexo 4: Registro de evaluación de la eficacia de la capacitación
84
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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
La norma internacional ISO 9001:2015 especifica los requisitos del sistema de gestión de
calidad (SGC) de manera de:
a) Demostrar la capacidad de la organización de proporcionar regularmente productos y
servicios asociados que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables, y
b) Aspirar a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del
sistema, incluidos los procesos para la mejora de este y el aseguramiento de la
conformidad con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
La norma internacional ISO 9001:2015 especifica los requisitos del sistema de gestión de
calidad. Similarmente, ISO 9000:2015 – Fundamentos y Vocabulario especifica los
términos usados en el SGC, siendo una norma de consulta indispensable para la
aplicación de ISO 9001:2015.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos del SGC se aplican principalmente los términos y definiciones
incluidos en la norma ISO 9001:2015.
Adicionalmente se explican y clarifican los siguientes términos:
•
Cliente: organización empresarial o pública y/o personas naturales o jurídicas que
solicita y/o recibe un servicio. reconoce dos tipos de clientes:
-
(a) personas naturales o jurídicas, organizaciones u empresas privadas que
solicitan un determinado servicio de arriendo;
-
(b) organismos públicos que solicitan determinado servicio de arrendamiento;
89
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4.1 Comprensión de la organización y su contexto
Esta sección se encuentra desarrollada como información documentada en la planilla
Excel “Planificación del sistema de gestión de calidad” de la organización y anexado
como un análisis PESTEL en la presente propuesta (Anexo “B”). En ese documento se
han identificado factores contextuales concernientes a aspectos históricos, políticos,
sociales, ambientales y económicos del sector inmobiliario en Chile.
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
La organización ha determinado las siguientes partes interesadas en el desempeño de la
organización. La revisión y el seguimiento de estas partes interesadas y sus requisitos se
especifica como información documentada en la planilla Excel “Planificación del
sistema de gestión de calidad” de la
organización y presente en el Anexo “K” de la
presente propuesta.
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
La empresa ha determinado los límites y aplicabilidad de su SGC, estableciendo el
siguiente alcance:
“Entrega de servicio de arrendamiento para inmuebles y terrenos enfocados en clientes
privados y públicos "
La organización además declara que todos los requisitos de ISO 9001:2015 son aplicables
al alcance de su sistema de gestión de la calidad, con excepción del capítulo 8.3 Diseño
y desarrollo de los productos y servicios debido a que la organización no diseña y
desarrolla nuevos servicios, además del capítulo 7.1.5 referente a “recursos de
seguimiento y medición” dado a que tales dispositivos no están presentes en la
organización.
90
4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos
ORGANIZACIÓN ha establecido, mantenido, implementado, mantenido y mejorado
continuamente un SGC, incluidos sus procesos necesarios e interacciones, de acuerdo
con los requisitos de ISO 9001:2015. Para lograrlo, la organización ha determinado los
procesos necesarios para el SGC y su aplicación a través de la organización, mediante el
siguiente diagrama de interacción de procesos.
Tabla 4.23: Diagrama interacción de procesos
PROCESO DE GERENCIA GENERAL
Manual de Calidad
Planificación de Objetivos de Calidad
Procedimiento para la confección y emisión de Documentos
Procedimiento para el control de Documentos
Procedimiento para el control de Registros de Calidad
Procedimiento para Atender Reclamos y Medir la Satisfacción de Clientes
Procedimiento para la Revisión Gerencial
Procedimiento para la planificación e implementación de Auditorías internas
Procedimiento para la implementación de acciones correctivas y preventivas
Procedimiento para el control de Producno No conforme y no Conformidades
PROCESO ENTREGA SERVICIO DE ARRENDAMIENTO
Procedimiento de publicación de arriendo
Planificación evaluación y adjudicación de Clientes
Procedimiento de término de servicio y recepción de Infraestructura
CÓDIGO
MC-GC-01
PO-GC-01
PR-GC-01
PR-GC-02
PR-GC-03
PR-GC-04
PR-GC-05
PR-GC-06
PR-GC-07
PR-GC-08
CÓDIGO
PR-AI-01
PR-AI-02
PR-AI-03
PROCESO DE ABASTECIMIENTO Y COMPRAS
CÓDIGO
Procedimiento de Compra de Materiales
PR-DA-01
Procedimiento para la selección, evaluación y Re-Evaluación de Proveedores PR-DA-02
PROCESO DE RRHH
Procedimiento de capacitación del Personal
Perfiles de Cargo
CÓDIGO
PR-DAP-01
PR-DAP-02
PROCESO DE MANTENIMIENTO
Procedimiento mantención de infraestructura
CÓDIGO
PR-DM-01
Fuente: Elaboración propia en base a norma ISO 9001:2015, traducción oficial
91
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c) Asegurarse que se integren los requisitos del SGC en los procesos de negocio de la
organización;
d) Promoviendo el uso del enfoque a procesos y pensamiento basado en riesgos;
e) Asegurándose de la disponibilidad de recursos financieros, humanos, materiales y de
infraestructura para el SGC de la organización;
f)
Comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los
requisitos del SGC;
g) Asegurándose que el SGC logre los resultados previstos;
h) Comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia
del SGC;
i)
Promoviendo la mejora; y
j)
Apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la
forma que aplique a sus áreas de responsabilidad.
5.1.2 Enfoque al cliente
La alta gerencia demuestra liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente
asegurándose de que:
a) Se determinen, se comprenden y se cumplen regularmente los requisitos del cliente
(ej. mediante bases técnicas de entrega de inmuebles) y los legales y reglamentarios
aplicables.
b)
Se determinan y se consideran los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la
conformidad en la entrega del servicio que suministra la organización y a la capacidad
de aumentar la satisfacción del cliente.
93
5.2 Política de la Calidad
La organización ha definido, documentado y difundido al interior de las instalaciones
administrativas, la siguiente Política de Calidad:
“Sociedad Inmobiliaria Hurtado Ltda. asume el compromiso de aplicar el mejoramiento
continuo de la calidad en todos sus procesos, con la finalidad de satisfacer los
requerimientos de sus clientes y ser reconocidos en el mercado como líderes en la entrega
del servicio inmobiliario.
Todos los departamentos que participen directa o indirectamente en la entrega del servicio
deberán entregar lo mejor de sí y trabajar en forma mancomunada para lograr la mejor
calidad”.
Esta actitud de calidad está traducida en los siguientes objetivos:
-Promover y gestionar acciones que permitan incrementar la participación en el mercado
inmobiliario en el sector público y privado.
- Generar un alto y prolongado grado de satisfacción de nuestros Clientes.
- Realizar el seguimiento, la medición, evaluación del Sistema de Gestión y generar
acciones que logren su mejora continua.”
Víctor Hurtado Gallardo
Gerente General.
94
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a) Gerente General
•
Definir la Política y Objetivos de Calidad, y asegurar que sean difundidos y conocidos por
todo el personal de la empresa.
•
Efectuar revisiones periódicas para verificar la correcta implementación del Sistema de
Gestión de Calidad y evaluar el cumplimiento de los Objetivos de Calidad.
•
Proveer los recursos necesarios para el funcionamiento, mantención y mejoramiento
continuo del Sistema de Gestión de Calidad.
•
Definir y establecer en conjunto con los Jefes de Departamentos, acciones para el
mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad
b) Jefes de departamentos
•
Difundir la Política de Calidad y directrices del Sistema de Gestión de Calidad en el
departamento.
•
Asegurar la implementación de las acciones correctivas y preventivas, que sean
requeridas en el departamento.
•
Facilitar el desarrollo de las auditorías internas en su departamento.
•
Comunicar cualquier problema o las potenciales no conformidades que puedan ser
detectadas en su departamento al representante de gerencia.
•
Desarrollar las acciones necesarias para el logro de los Objetivos de Calidad establecidos
por la Gerencia General.
•
Revisar la documentación del Sistema de Calidad que describa actividades relacionadas
con su departamento.
•
Asegurar que se implementa la documentación del Sistema de Gestión de Calidad en el
departamento.
•
Asegurar que se mantienen y protegen los registros de calidad definidos en la
documentación del Sistema de Gestión y que tienen relación con su departamento.
96
c) Todo el personal
•
Observar la aplicación de la documentación definida dentro del Sistema de Calidad en
relación con la ejecución de sus tareas y proponer acciones o medidas de corrección y
mejora a los métodos de trabajo.
•
Comunicar al Jefe del Departamento cualquier dificultad que pueda afectar el normal
desarrollo de las actividades.
•
Desarrollar las actividades según lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.
•
Administrar de manera eficiente los recursos asignados para la ejecución de sus
actividades.
•
Comunicar al Representante de Gerencia y al Jefe del Departamento correspondiente,
cualquier problema que afecte la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
•
Conocer la Política y Objetivos de Calidad establecidos por la empresa.
d) Encargado del SGC
El Encargado debe:
•
Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad se han establecido,
implementado y mantenido conforme a los requisitos en ISO 9001:2015.
•
Asegurar que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas.
•
Asegurar que la integridad del SGC se mantiene cuando se planifican e implementan
cambios en este.
•
Informar a la Dirección General sobre el desempeño del SGC, y cualquier necesidad
u oportunidad de mejora a través del proceso de revisión de dirección u otras
instancias.
•
Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la organización.
•
Es responsable de realizar el seguimiento y mejora de procesos del SGC.
97
6. PLANIFICACIÓN
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
Al planificar el sistema de gestión de la calidad se ha considerado las cuestiones referidas
en los puntos 4.1 (contexto de la organización) y los requisitos referidos en el apartado
4.2 (comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas) de ISO
9001:2015 para determinar los riesgos y oportunidades de la organización. Para lograrlo,
se ha desarrollado un análisis FODA y un análisis de riesgos y oportunidades el cual se
encuentra
desarrollado
como
información
documentada
en
la
planilla
Excel
“Planificación del sistema de gestión de calidad”
Figura 4.4: FODA Inmobiliaria Hurtado
Fortalezas
•
•
•
•
•
Oportunidades
Infraestructura apropiada para los •
proyectos.
Equipamiento relativamente moderno. •
Situación financiera interna permite
abordar desafíos del negocio.
Involucramiento de los dueños en
aspectos
operacionales
y
administrativos.
Buen ambiente de trabajo.
Ampliación del negocio y mejora de
capacidades (negocio inmobiliario).
Crecimiento de proyectos privados.
Debilidades
Amenazas
•
•
•
Mediana calificación del personal.
Falta de área de negocio.
•
Personal calificado puede transformarse
en competencia.
Aparición de nuevos actores de la
competencia con precios bajo la línea de
mercado.
Fuente: Elaboración propia en base a norma ISO 9001:2015, traducción oficial y diagnóstico
6.2 Objetivos de la calidad y planificación como lograrlos
Inmobiliaria Hurtado Limitada ha definido en el documento de Planificación de Objetivos
de Calidad (PO-GC-01), objetivos específicos medibles en las funciones y niveles
pertinentes de la organización con la finalidad de conducir a la empresa al mejoramiento
98
continuo de su Sistema de Gestión de Calidad. Estos objetivos están alineados con los
objetivos de calidad genéricos declarados en la Política de Calidad y son revisados y/o
modificados periódicamente, según el grado de cumplimiento de ellos.
6.3 Planificación de los cambios
La alta dirección de la organización asegura que cuando se determinen cambios en el
SGC, estos se deben realizar de forma planificada, para cumplir con los requisitos de 4.4;
y consideran:
a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales;
b) la integridad del SGC;
c) la disponibilidad de recursos; y
d) la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
7. Apoyo
7.1 Recursos
7.1.1 Generalidades
La organización ha determinado y proporcionado los recursos necesarios para el
establecimiento,
implementación,
mantenimiento
y
mejora
continua
del
SGC,
considerando:
a) Las capacidades y limitaciones de los recursos existentes (la empresa tiene una
capacidad limitada para invertir y proporcionar servicio de arrendamiento;
b) Que se necesita obtener de los proveedores externos (principalmente insumos y
materiales de trabajo para el proceso de mantenimiento de infraestructura).
Estos recursos están detallados en el control financiero periódico al final de termino de un
servicio.
99
7.1.2 Personas
La organización determina y proporciona las personas necesarias para la implementación
de su SGC (mediante un encargado de calidad).
7.1.3 Infraestructura
Inmobiliaria Hurtado Limitada posee una serie activos que son el medio de realización del
servicio, los que deben mantenerse en condiciones adecuadas y estar disponibles cuando
se requieran por parte de los clientes. Personal con experiencia y conocimiento de
infraestructura, se ocupa de las reparaciones y asignación de estas a los diferentes
activos. Las actividades y registros necesarios para controlar el proceso se describen en
el Procedimiento para la Mantención y Reparación de infraestructura (PR-DM-01).
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Inmobiliaria Hurtado Limitada posee un departamento externo de prevención de riesgo el
cual controla los aspectos de seguridad en reparación de infraestructura.
7.2 Competencia
La organización ha determinado la competencia necesaria y las acciones para las
personas que trabajan bajo su control y que pueden afectar el desempeño de su SGC
mediante las especificaciones dadas en los perfiles de cargo de la organización.
La metodología de cumplimiento de competencias de los cargo se describe en PR-DAP01 Procedimiento de capacitación del personal.
7.3 Toma de conciencia
La organización, mediante una charla de inducción, y re-inducción cada año, se asegura
que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen
conciencia de:
a) La política de la calidad;
b) Los objetivos de la calidad pertinentes;
100
c) Su contribución a la eficacia del SGC, incluidos los beneficios de una mejora en el
desempeño (al realizar trabajos de manera eficiente, en términos de tiempo); y
d) Las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del SGC (ej. pérdida de
contratos y clientes).
La metodología de cumplimiento se describe en PR-DAP-01 Procedimiento de
capacitación del personal.
7.4 Comunicación
Los procesos de comunicación en Inmobiliaria Hurtado Limitada se han establecido para
lograr la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. Los medios de comunicación dicen
relación con el desarrollo de reuniones de revisión gerencial, uso del correo electrónico,
emisión de memos internos y publicación de información en paneles ubicados al interior y
exterior de la empresa
a) Qué comunicar: seguimiento a los indicadores de gestión de procesos, novedades
relativas al SGC, y aspectos de prevención de riesgos en el lugar de trabajo, entre
otros aspectos del SGC.
b) Cuándo comunicar: cuatrimestralmente, al menos, o cada vez que sea necesario.
c) A quién comunicar: principalmente a la alta dirección de la empresa.
d) Cómo comunicar: mediante correos electrónicos, afiches en terreno y diario mural.
e) Quién comunica: Encargado de calidad y alta dirección.
7.5 Información documentada
El Encargado del SGC mantiene el control de los documentos que se generan por la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad. Las actividades relacionadas se
describen a través de la definición y establecimiento de tres procedimientos.
El primero de ellos, describe los niveles de la documentación que forman parte del Sistema
de Calidad, las pautas para su confección y emisión, y corresponde al Procedimiento para
la Confección y Emisión de Documentos (PR-GC-01).
101
El segundo, establece el mecanismo para controlar la documentación (interna y externa)
que forma parte del Sistema de Gestión de Calidad en relación a su revisión, aprobación
y distribución de copias controladas y corresponde al Procedimiento para el Control de
Documentos (PR-GC-02).
El tercero, establece el mecanismo para controlar los registros de calidad en relación a su
identificación, protección, recuperación, tiempos de retención y disposición de ellos. Los
registros permiten demostrar la ejecución de las actividades establecidas en el Sistema
de Gestión de Calidad. El documento establecido corresponde al Procedimiento para el
Control de Registros (PR-GC-03).
8. Operación
8.1 Planificación y control operacional
La organización planifica, implementa y controla los procesos (según 4.4) necesarios para
cumplir los requisitos relativos al suministro de productos y servicios, y para implementar
las acciones determinadas en el capítulo 6, mediante los siguientes procesos:
Procedimiento Publicación de arriendo
Planificación Evaluación y adjudicación de clientes
Procedimiento Término de servicio y recepción infraestructura
Cada vez que se adjudica un contrato y previo a la ejecución del servicio , el jefe
administrador de la empresa Inmobiliaria elabora el plan de calidad.
Este documento
especifica la estructura organizacional, objetivos de calidad y
documentos del sistema de gestión de calidad que deben aplicarse a un contrato de
proyecto.
La operación y gestión del plan de calidad se describe en PR-DT-02 Procedimiento
confección Planes de Calidad.
102
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
Compra de Materiales y Contratación de Servicios
La gestión de compra de materiales es realizada por el jefe del Departamento de
Adquisiciones y la de servicios por el Administrativo de Inmobiliaria. Una forma de
asegurar que la compra de materiales y servicios se realiza en forma controlada y de
acuerdo con las especificaciones, es mediante la estandarización de las actividades en el
Procedimiento de Compras de Materiales y Contratación de Servicios (PR-DA-01) el cual
describe la forma en que se realizan las solicitudes de pedido de materiales, cotizaciones,
órdenes de compra y/o contratos, y la distribución de los documentos para la recepción
de los materiales en obra, cuando corresponda.
Los materiales y servicios considerados críticos durante la ejecución de las reparaciones
de los activos y los proveedores que los suministran son seleccionados, evaluados y
reevaluados de acuerdo con los criterios establecidos en el Procedimiento para la
selección, Evaluación y reevaluación de Proveedores Críticos (PR-DA-02). Estas
actividades son responsabilidad del jefe del Departamento de Adquisiciones.
8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio
Ejecución de Servicio
El proceso de ejecución de servicio se inicia con la entrega del terreno y finaliza con el
proceso de término de servicio. Las etapas involucradas en el proceso de ejecución de
servicio son inherentes a las características propias y tipo de activo a arrendar. Sin
embargo, cada una de ellas están descritas en los documentos de Planificación de
Procesos, en el cual se detallan las responsabilidades, variables, criterios y registros de
control para cada una de las etapas.
Los documentos de proceso ejecución de servicio son:
•
Procedimiento de publicación de arriendo (PR-AI-01):
Corresponden a las
actividades involucradas para la fomentación y publicación de las especificaciones del
terreno o inmueble que se encontrará disponible para arriendo.
103
•
Planificación de evaluación y Adjudicación de clientes (PR-AI-02): Conciernen las
bases técnicas de evaluación de los diferentes clientes captados, su diferenciación en los
atributos de cada uno de ellos (fecha de inicio y termino, valores, análisis financiero, etc).
•
Procedimiento término de servicio y recepción infraestructura (PR-AI-03):
Corresponde de las actividades a realizar luego de dar termino al servicio, las que incluyen
la revisión del activo con la finalidad de que se encuentre en buenas condiciones para
volver a someterse al procedimiento de publicación de arriendo.
Término de servicio
Consiste en la evaluación física, financiera y logística del servicio ejecutado. Las etapas
del proceso están descritas en el documento de “Procedimiento termino de servicio y
recepción infraestructura” (PR-AI-03) el cual concluye con la revisión general del servicio
ejecutado, actividades documentadas y descritas en el Procedimiento para el Término de
servicio.
8.5.2 Identificación y trazabilidad
La forma principal que se efectúa la identificación única del servicio es a través del número
único asignado para cada inmueble arrendado como clientes contractuales. Estos
documentos (registros) se encuentran archivados en formato papel, separados por cliente
y activo con su correcta fecha de inicio y termino.
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos
No aplicabilidad.
La organización debe cuidar la propiedad perteneciente a los clientes o a proveedores
externos mientras esté bajo el control de la organización o esté siendo utilizado por la
misma.
La organización gestiona la propiedad de los clientes a través de lo acordado en las
licitaciones de proyecto.
104
La organización gestiona la propiedad de proveedores a través de lo acordado en las
órdenes de compra.
8.5.4 Preservación
Inmobiliaria Hurtado Limitada posee una Bodega Central donde se administran los
despachos de materiales a los inmuebles. Dependiendo de la envergadura y tipo de
inmueble a arrendar, se habilitan en ellas pequeñas instalaciones para la recepción y
almacenamiento de materiales (pequeña bodega de almacenamiento). El proceso de
compra termina cuando los materiales son recepcionados satisfactoriamente en bodega
central. Estos son verificados en cuanto al cumplimiento de fechas, cantidades y calidad
del producto solicitado al proveedor en la orden de compra. En caso de presentar una no
conformidad, se procede según lo descrito en el Procedimiento para el Control de
Producto No Conforme y No Conformidades (PR-GC-08) y se tramita su devolución al
proveedor, si corresponde. El incumplimiento se registra para generar la información de
entrada para la evaluación y reevaluación de los proveedores críticos.
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega
Las actividades posteriores a la entrega del inmueble incluyen acciones cubiertas por las
condiciones de la garantía, obligaciones contractuales generadas en contratos por
arriendo .
8.6 Liberación de los productos y servicios
Recepción de infraestructura
Las etapas del proceso de entrega de obras están descritas en el documento de
Planificación del Proceso de Recepción de Obras (PP-DT-09), en el cual se detallan las
responsabilidades, variables, criterios y registros de control para cada una de ellas. Estas
dicen relación con la recepción física de la obra por la empresa mandante, ejecución de
observaciones y liquidación contable.
105
8.7 Control de las salidas no conformes
Las salidas no conformes de la empresa Inmobiliaria Hurtado corresponden a:
•
Servicio No Conformes al término del arrendamiento
•
Productos No Conformes y No Conformidades en Oficina Central
Las actividades relacionadas con la detección, identificación y emisión de registros donde
se indica la naturaleza de la no conformidad y la a disposición de las salidas no Conformes
están definidas en el Procedimiento para el Control de salidas no conformes y no
conformidades (PR-GC-08).
9. Evaluación del desempeño
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1 Generalidades
La organización planifica e implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y
evaluación necesarios para:
a) demostrar la conformidad del servicio para cumplir las expectativas del cliente;
b) asegurar la conformidad del sistema de gestión de la calidad; y
c) mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
9.1.2 Satisfacción del cliente
La metodología establecida en el Procedimiento para Atender Reclamos y Medir la
Satisfacción del Cliente (PR-GC-04) se basa en la revisión de la información recopilada
respecto a la percepción sobre el grado en que se han cumplido los requisitos del Cliente.
Además, se considera la retroalimentación sobre los aspectos del servicio recibidos
durante el proceso de ejecución de las obras los que se analizan, periódicamente, en las
reuniones de revisión gerencial del Sistema de Gestión de Calidad.
9.1.3 Análisis y evaluación
La operación y correcta implementación del Sistema de Calidad proporciona información
que permite a la Gerencia General de Inmobiliaria Hurtado Limitada evaluar la necesidad
de realizar mejoras para aumentar la eficacia de este. Para el análisis de datos se utilizan
106
herramientas estadísticas y la información que resulta se revisa en las reuniones de
revisión gerencial y dice relación con:
•
Estadísticas del grado de satisfacción de Clientes.
•
Estadísticas de reclamos de Clientes.
•
Estadísticas de productos no conformes y no conformidades.
•
Estadísticas relacionadas con la implementación de acciones correctivas y
preventivas.
•
Estadísticas del resultado de la evaluación de proveedores críticos.
•
Indicadores de gestión asociados a objetivos de la calidad.
9.2 Auditoría interna
Para verificar la correcta implementación y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad
según los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2015 y las disposiciones
planificadas por INMOBILIARIA HURTADO LIMITADA, la empresa realiza, a intervalos
planificados, Auditorías Internas; las que son coordinadas por la dirección.
Las actividades necesarias para la planificación, ejecución, emisión de registros y
calificación de los Auditores Internos del Sistema de Calidad, se describen en el
Procedimiento para la Planificación e Implementación de Auditorías Internas (PR-GC-06).
9.3 Revisión por la dirección
La Gerencia General efectúa revisiones periódicas al Sistema de Gestión de Calidad, con
el objeto de evaluar su consistencia, adecuación y eficacia respecto a los requisitos
normativos y al logro de los Objetivos de Calidad, a través de reuniones programadas y
coordinadas por el Representante de Gerencia, en las cuales participan los Jefes de
Departamentos de Inmobiliaria HURTADO LIMITADA.
Los resultados de la revisión gerencial y los acuerdos derivados de esta actividad son
documentados a través de la emisión de un “Acta de Revisión Gerencial”, según se
establece en el Procedimiento para la Revisión Gerencial (PR-GC-05)
107
10. Mejora
10.1 No conformidad y acción correctiva
Inmobiliaria Hurtado Limitada determina e implementa acciones correctivas para eliminar
las causas que derivan en no conformidades reales y que se detectan a través de:
•
Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Calidad
•
Reclamos de Clientes
•
Análisis de Productos No Conformes
•
Análisis de datos del Sistema de Calidad
El Representante de Gerencia es responsable de coordinar el seguimiento de las acciones
correctivas y preventivas implementadas en el Sistema de Calidad con la finalidad de
verificar su correcta implementación y efectividad en la eliminación de la causa que
produce la no conformidad real o potencial, según corresponda a través del procedimiento
para la Implementación de Acciones Correctivas y Preventivas (PR-GC-07).
10.2 Mejora continua
La oportunidad de establecer mejoramiento en el desempeño organizacional se realizan
en las salidas del Acta de Revisión Gerencial.
4.4 Preparación del programa de auditoría interna
4.4.1 Validación de la propuesta de la documentación con gerencia y jefaturas:
La empresa “Inmobiliaria Hurtado” debe llevar a cabo auditorías internas programadas en el
“Programa anual de actividades”, con la finalidad si el Sistema de gestión de calidad es conforme
a los requisitos propios de la empresa como de la norma internacional ISO 9001:2015.
La empresa debe establecer, implementar y mantener un programa de auditorías, que incluya a
los responsables, criterios, alcance y listado de procesos a auditar. El plan de auditoría interno
debe incluir la selección de los auditores para cada proceso, asegurando un ambiente imparcial
y centrado en la objetividad. Los resultados obtenidos en la auditoría serán revisados por la
gerencia de la Empresa, en donde posteriormente se tomarán las oportunas medidas correctivas
e identificarán las oportunidades de mejora. Toda la información obtenida en los resultados debe
ser documentada.
108
Dado a que este es un proyecto de propuesta de implementación el desarrollo de las auditorias
se implementará y detallará en el procedimiento “Planificación e implementación de auditorías
internas” (PR-GC-06)
4.4.2 Capacitación al personal respecto de los nuevos procedimientos e instructivos de
trabajo
Cada departamento de la organización ha recibido la charla de inducción estipulada
correspondiente, además de informar la importancia en la adopción de un sistema de gestión de
calidad
GG
Gerencia General
GC
Gestión de Calidad
DAP Departamento de Administración y Personal
DA Departamento de Adquisiciones
DM
Depto. Mantención
AI
Administración Inmobiliaria
4.4.3
Desarrollar programa de auditoria interna:
Se desarrollarán las fechas de revisiones y avisará a los departamentos respecto de estas fechas
estipuladas, se verificará el cumplimiento de los procedimientos documentados para cada
departamento y analizará las no conformidades entre cada departamento perteneciente a la
organización.
Objetivo: El propósito es establecer el mecanismo a utilizar para la planificación e
implementación de las Auditorías Internas en el Sistema de Calidad de INMOBILIARIA
HURTADO LTDA. y definir el criterio para la calificación de los Auditores Internos de Calidad.
Alcance: Este procedimiento debe ser atendido por el área de Gestión de Calidad y es aplicable
para la revisión de todo el Sistema de Calidad de INMOBILIARIA HURTADO LTDA.
Planificación de la Auditoria
El Representante de la Gerencia confecciona el Plan Anual de Auditorías Internas durante el 1er
trimestre del año, preocupándose de que en el ciclo completo, se revisen todos los requisitos
normativos del estándar ISO 9001:2015 en el período de un año. Además debe considerar la
realización de a lo menos una auditoria interna para cada una de los servicios en ejecución.
109
Las Auditorías Internas son ejecutadas por los Auditores Internos de INMOBILIARIA HURTADO
LTDA. o por Auditores Externos debidamente calificados.
En cada Auditoría el Representante de la Gerencia es responsable de:
•
Confeccionar el Programa de Auditoría y distribuirlo a las Jefaturas de
Departamentos con al menos 10 días hábiles de anticipación a su ejecución. El programa
debe incluir al menos: el objetivo de la auditoría, horarios, cargos a entrevistar, auditores
participantes y requisitos normativos a revisar.
•
Asegurar la disponibilidad de la documentación requerida por los Auditores para la
ejecución de la Auditoria.
•
Programar las reuniones de apertura y cierre de las auditorías.
•
Confeccionar el Informe de Auditoría y distribuirlo al Gerente General y a los
responsables de los Departamentos auditados en un plazo máximo de 05 días hábiles una
vez finalizada la auditoría.
Ejecución de la Auditoria
La reunión de apertura y cierre en las Auditorías Internas son dirigidas por el Representante de
Gerencia o un miembro del equipo auditor designado por este con anterioridad.
El Auditor que cursa una no conformidad, la informa directamente al Auditado y/o al Responsable
del Área auditada durante el mismo desarrollo de la auditoría.
Todas las no conformidades detectadas en las auditorías internas son registradas y firmadas por
los Auditores.
Al término de la Auditoria y durante la reunión de cierre, los Auditores entregan los resultados
a los responsables de los departamentos auditados, quienes tiene un plazo acordados
entre ellos y el Representante de Gerencia y analizan la causa de la no conformidad y se
comprometen con las acciones correctivas y las fechas para su implementación, lo cual registran
en la sección correspondiente. Si el análisis de la causa de la no conformidad requiere de mayor
tiempo, lo indican en la misma sección del formato.
110
El Auditor que cursó la no conformidad o quien el Representante de la Gerencia designe, efectúa
el seguimiento de la acción correctiva en la fecha comprometida, verificando que esta haya sido
cumplida y efectiva en la corrección de la no conformidad, lo cual es registrado. El seguimiento
de las acciones correctivas también puede realizarse durante auditorías posteriores.
Las auditorias fuera de programa son coordinadas por el Representante de la Gerencia y
autorizadas por el Gerente General.
Los resultados de las auditorías internas son considerados en las Revisiones Gerenciales del
Sistema de Calidad según se indica en “Procedimiento para la Revisión Gerencial” (PR-GC-05).
Criterios para la Calificación de Auditores Internos
Los Auditores Internos son calificados por organismos externos, mediante entrenamientos
específicos destinados a la formación de Auditores de Calidad y respaldados con certificados de
formación.
Los Auditores Internos deben tener aprobado como mínimo la enseñanza media completa.
Los Auditores Internos mantienen su calificación realizando a lo menos una auditoria anual.
Los nuevos Auditores Internos pueden ser calificados al cumplir los siguientes requisitos:
•
Tener aprobado como mínimo la enseñanza media completa.
•
Recibir un entrenamiento teórico (inducción) de un Auditor Calificado de
INMOBILIARIA HURTADO LTDA.
•
Participar como observador en al menos 2 (dos) auditorías internas y
acompañando por un Auditor Calificado.
•
Participar como Auditor en al menos 1 (una) auditoria anual después de obtener
su calificación.
•
La decisión final de la selección de los auditores será a cargo del
Representante de Gerencia.
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La auditoria interna requiere de una planificación conocida por todos los integrantes y
participantes de la misma, es por ello que durante el mes de auditoria interna la planificación debe
considerar que dos departamentos deben ser evaluados durante la semana (La cantidad de días
de evaluación dependerá de las actividades y números de procedimientos por departamentos,
siendo los mas extensos e importantes los procesos presentes en la alta gerencia y encargado
de calidad), al termino de cada semana se entregaran los reportes correspondientes mediante
correo electrónico, estos reportes semanales sólo deben hacer referencias puntuales a la
auditoria realizada para que al fin del proceso de auditoria interno se acoplen todas las no
conformidades detectadas por cada uno de los departamentos de la organización, la siguiente
tabla es a modo de ejemplo y sigue la línea de como construir una programación adecuada para
estas actividades.
Figura 4.5: Carta Gantt de planificación de auditoría interna:
Mes
Semana
Día
DEPARTAMENTOS INMOBILIARIA HURTADO
MES DE AUDITORÍA INTERNA
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
GERENCIA GENERAL
ADMINISTRACIÓN Y PERSONAL
DEPARTAMENTO ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO MANTENCIÓN
DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN INMOBILIARIA
REPORTES Y ANÁLISIS
Fuente: Elaboración propia en base a norma ISO 9001:2015, traducción oficial.
113
5. CONCLUSIONES
La investigación realizada mediante la metodología expuesta, permitió alcanzar los objetivos
inicialmente propuestos, la recopilación de información y diagnostico permitió la identificación de
los procesos inherentes en el negocio, los cuales fueron plasmados en diagramas de flujo que
engloba secuencialmente el proceso de operación, proceso de apoyo, liderazgo y planificación
así también como los procesos necesarios en la gestión de calidad, sean estos últimos las
acciones correctivas, medición de satisfacción de clientes entre otros.
Al desarrollar inicialmente el análisis de brechas, se evidencia que la empresa Sociedad
Inmobiliaria Hurtado cuenta con un porcentaje de implementación de un 9,3 %, tomando este
punto como referencia, la realización de la documentación de los procesos elaborada en el
presente proyecto, permite alcanzar un sistema de gestión de calidad en base a ISO 9001:2015,
en donde se considera cubrir las necesidades existentes desde mayor a menor urgencia.
De igual manera se generaron documentos esenciales en la implementación de un sistema de
gestión de calidad como lo son las políticas y objetivos de calidad, de igual manera, se desarrolló
la estructura y formato en su totalidad para cada uno de los procesos de la organización,
incluyéndose la correcta codificación, terminologías, definición de responsabilidades, todo esto
con el fin de agilizar la ejecución de los procesos y las actividades diarias dentro de la
organización. Cabe destacar que la actualización de la norma considera que es necesario que la
organización comprenda su contexto y los aspectos concernientes a lo legal, político y social
dentro de su área de negocio.
La generación de la documentación permite a la empresa establecer una línea base frente a la
implementación de un sistema de gestión de calidad, el manual de calidad desarrollado permite
conocer cuáles son los aspectos concernientes de la organización y acoplar lo exigido por la
norma en todos sus puntos y contextualizarlo con una empresa real, evidentemente realizando
aplicabilidad y no aplicabilidad en los puntos que corresponda.
La preparación de un programa de auditorías internas permite de igual manera alcanzar una
mejora continua a través del seguimiento al completo de sus procesos desarrollados, los
resultados serán revisados por la alta gerencia de la organización permitiendo que exista una
114
continua toma de decisiones frente a factores e indicadores frente a las partes interesadas de la
organización.
Finalmente, la investigación y desarrollo de la presente propuesta, se relaciona de manera directa
con la ingeniería industrial al tomar tópicos relacionados a la gestión de operaciones al momento
de realizar levantamiento de procesos y estandarizar tareas que se encuentran ligadas a los
procesos directos de operación de una organización, la gestión de la calidad repercute en la
entrega final de un producto o servicio y es por esto mismo que se hace énfasis en la teoría de
sistemas en donde la sinergia, en donde el todo es más que la suma de todas las partes se hace
evidente en cualquier tipo de organización y cualquier falencia o procedimiento que no se esté
realizando de manera correcta afectará al sistema en su totalidad.
115
6. RECOMENDACIONES
Se recomienda a la empresa Sociedad Inmobiliaria Hurtado la implementación del sistema de
gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015, ya que permite ganar terreno en su
negocio de operación entregando un servicio que permita alinearse a los estándares actuales y
necesidades por parte de los clientes que buscan un servicio de calidad.
Se ha detectado durante el desarrollo de este proyecto diferentes deficiencias en los
departamentos de la organización, principalmente a la realización diaria de sus procesos, un
ejemplo de esto es en la realización del análisis de brechas en donde el grado de implementación
inicial de la empresa era demasiado bajo en comparación a otras organizaciones del mismo rubro,
es por esto que es atractivo para la empresa someterse a esta herramienta de gestión para
mejorar su imagen local y agilizar los procesos que se realizan en la organización a todo nivel.
La realización completa de la documentación esencial como lo son, las políticas y objetivos de
calidad, manuales y confección de procedimientos en la presente propuesta permite recortar la
brecha de implementación, logrando que en caso que la organización lo estime conveniente
pueda implementar un sistema de gestión de calidad basado en norma ISO 9001:2015 en todos
sus procesos.
116
7. BIBLIOGRAFÍA
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organizaciones. UOC.
-Buckhardt, V., Gisbert, V. and Pérez, A. (2016). Estrategia y desarrollo de una guía de
implementación de la norma ISO 9001:2015.
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gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001.
- Carvajal, G., Figueroa, W., Lemoine, F. and Alcívar, V. (2017). Gestión por procesos. Editorial
Mar Abierto.
- Cuenca Fontbona, Joan. (2012). Las auditorías de relaciones públicas: origen y evolución
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norma ISO 2015. Colombia: ECOE.
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- MÜNCH, L. 2013. Planeación Estratégica: El rumbo hacia el éxito. 2a ed. México, Trillas. 90p
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8. LINKOGRAFÍA
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119
9. ANEXOS
Anexo “A”: Carta Gantt:
Carta Gantt
RECOPILACIÓN
A EMPRESA
INMOBILIARIA HURTADO
Figura 9.1 Carta Gantt: Clausula 4-7 Norma ISO
9001:
2015 INFORMACIÓN
(Traducción
Oficial)
Mes
Semana
Dìa
4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
FEBRERO
MARZO
ABRIL
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Seman
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3
4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y CONTEXTO
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS
PROCESOS
5 LIDERAZGO
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
5.2 POLÍTICA
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA
ORGANIZACIÓN
6 PLANIFICACIÓN
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y
OPORTUNIDADES
6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA
LOGRARLOS
6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
7 APOYO
7.1 RECURSOS (FINANZAS,
7.1.2 PERSONAS
7.1.3 MANTENIMIENTO INFRAESTRUCTURA (OBRAS CIVILES)
7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN SEGURIDAD SALUD
OCUPACIONAL
7,1,5 EXCLUIDO 7,1,6 EXCLUIDO
7.2 COMPETENCIA RRHH
7.3 TOMA DE CONCIENCIA RRHH
7.4 COMUNICACIÓN
7.5 INFORACIÓN DOCUMENTADA
Fuente: Elaboración Propia
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Tabla 9.16: PR-GC-04: “Procedimiento para atención de reclamos y medir la satisfación de
clientes” (Encuesta satisfacción de clientes).
Nombre o Razón Social:
Resolución de contrato:
Comuna:
Monto Arriendo:
Fecha de Término arriendo:
ASPECTOS POR CALIFICAR
1- EXIGENCIAS TÉCNICAS
1.1 CALIDAD DE INFRAESTRUCTURA
1.2 CALIDAD DE TERMINACIONES
1.2.1 EQUIPAMIENTO INFRAESTRUCTURA
1.2.2 FUNCIONAMIENTO DE INFRAESTRUCTURA
2- EXIGENCIAS ADMINISTRATIVAS
2.1 ENTREGA ANTECEDENTES DE INFRAESTRUCTURA
2.2 ORGANIZACIÓN DE TIEMPOS DE VISITA EN CASO
DE FALLAS
2.3 RELACIÓN CON ADMINISTRADOR INMOBILIARIA
2.4 NIVEL DE RESPUESTA FRENTE A EVENTUALIDADES
3- PLAZO CONTRACTUAL
3.1 CUMPLIMIENTO DE ENTREGA
TOTAL CALIFICACIÓN
MAXIMO
MAS QUE
REGULAR REGULAR BUENO
MALO
70
28 1 A 16
27 1 A 16
15 1 A 6
20
3
3
7 1A3
7 1A3
10
10
100
17 A 20
21 A 24
17 A 20
7A9
21 A 23
10 A 12
CALIFICACION
24 A 27
13 A 15
0
1
2
3
0
1
2
6
6
3
7
7
4A5
4A5
SEGÚN TABLA
Fuente: Elaboración propia basado en norma ISO 9001:2015, traducción oficial.
132
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