AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS CARTILLA DIDACTICA COMPETENCIA ORGANIZAR DOCUMENTOS CATALINA HAMON STIVEN LANCHEROS PAULA MORA GABRIELA PERDOMO Ficha: 1368073 Instructor: Marisol Corredor PROGRAMA DE TECNOLOGO EN GESTION ADMNISTRATIVA SENA Bogotá D.C Centro De Gestión Administrativa, 5 de diciembre de 2017 AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS INTRODUCCIÓN La gestión documental eficiente y organizada es un punto clave y crítico para toda organización o empresa igual que el manejo de la información bien sea en el sector público o privado. Con el pasar de los años se han implementado métodos de adopción de tecnología de la información con el fin de llevar bases de datos completas y que puedan funcionar en cualquier área o departamento de la organización, debido a esto se ha olvidado o dejado a un lado la gestión documental, aun teniendo en cuenta que la mayoría de la información que es inherente a la empresa y se gestiona en esta, se encuentra consignado en documentos. Con base en la ley 594 de 200 (ley general de archivos) que habla de la gestión documental y la obligación que tienen tanto las empresas públicas como privadas de implementar programas de documentación y archivística independientemente del objetivo social con que fueron creadas. A partir de esta ley se entiende que se debe implementar de un manual que se debe implementar un manual de gestión documental que busque la eficiencia y de esta forma de optimicen los recursos y procesos, también buscar soluciones y facilitar el desempeño. La empresa Avianca S.A estableció unas políticas orientadas y la eficacia en los diferentes procesos organizacionales teniendo en cuenta todos los parámetros del sistema de gestión de calidad. El método de organización de documentos es fundamental y de este depende la evaluación de la entidad ya que un archivo organizado garantiza la disposición de la información de la información de una forma oportuna, también facilita el proceso de toma de decisiones y los archivos son la imagen de la empresa de los produce. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS JUSTIFICACIÓN El siguiente manual de gestión documental se hace con fin de ofrecer información detallada al personal interno y externo de la organización, ya sea público o privado sobre las técnicas organizativas que se llevan a cabo y las normas que se aplican a la hora de gestionar los documentos. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS Contenido OBJETIVOS GENERAL: .......................................................................................................................... 7 OBJETIVO ESPECIFICO ..................................................................................................................... 7 1. Archivos de gestión ..................................................................................................................... 8 2. Archivo central: ........................................................................................................................... 8 3. Archivo histórico: ........................................................................................................................ 8 Importancia: .................................................................................................................................... 9 Objetivos: ........................................................................................................................................ 9 4. Documento .................................................................................................................................. 9 a. Tipos de documentos .............................................................................................................. 9 Documentos textuales: ............................................................................................................... 9 Documentos sonoros: ................................................................................................................. 9 Documentos audiovisuales ....................................................................................................... 10 Documentos fotográficos: ......................................................................................................... 10 Documentos digitales: ............................................................................................................... 10 b. Valores del documento ......................................................................................................... 10 VALOR CIENTIFICO-CULTURAL: ................................................................................................. 10 VALOR CONTABLE ......................................................................................................................... 10 VALOR FISCAL ................................................................................................................................ 10 VALOR HISTORICO ......................................................................................................................... 11 VALOR INFORMATIVO ................................................................................................................... 11 VALOR INMEDIATO: ...................................................................................................................... 11 VALOR JURIDICO............................................................................................................................ 11 VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO .......................................................................................... 11 VALOR PRIMARIO .......................................................................................................................... 11 VALOR PROBATORIO ..................................................................................................................... 11 5. CICLO DEL DOCUMENTO: .......................................................................................................... 12 6. Ciclo vital del documento .......................................................................................................... 13 a. Producción: ........................................................................................................................... 13 AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS b. Recepción: ............................................................................................................................. 14 c. Tramite: ................................................................................................................................. 15 d. Distribución: .......................................................................................................................... 16 e. Consulta................................................................................................................................. 17 f. Conservación ......................................................................................................................... 17 7. Formatos ................................................................................................................................... 18 FORMATO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTO EXTERNO. ............................................................... 18 FORMATO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTO EXTERNO ........................................................... 19 FORMATO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTO ................................................................................. 19 8. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS .......................................................... 19 9. ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................... 20 Caja de archivos: ........................................................................................................................... 20 SEPARADORES ............................................................................................................................... 21 SOBRES .......................................................................................................................................... 21 PERFORADORA INDUSTRIAL.......................................................................................................... 21 LEGAJADOR: .................................................................................................................................. 21 CARPETAS ...................................................................................................................................... 21 SELLOS ........................................................................................................................................... 22 10. RECOMENDACIONES PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ................................ 22 Documentos administrativos ........................................................................................................ 23 Normas básicas de organización: .................................................................................................. 24 Series Documentales ..................................................................................................................... 25 11. DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ........................................................... 28 PROCEDIMIENTO DE DESCARTE DE LA ORGANIZACIÓN ............................................................... 28 12. FORMATO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA ORGANIZACION .................. 29 13. APERTURA DE SERIES ............................................................................................................ 35 14. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL.......................................................................... 35 SISTEMA ONOMÁSTICO: ............................................................................................................... 35 SISTEMA TOPONÍMICO ................................................................................................................. 35 SISTEMA ALFANUMÉRICO ............................................................................................................. 36 SISTEMA CRONOLÓGICO ............................................................................................................... 36 AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS SISTEMA TEMÁTICO ...................................................................................................................... 36 15. QUE ES UN FOLIO .................................................................................................................. 36 TIPOS DE FOLIACION: .................................................................................................................... 36 MATERIALES: ................................................................................................................................. 37 PROCEDIMIENTO DE FOLIACION: .................................................................................................. 37 16. Rotulación de carpetas:......................................................................................................... 42 17. Transferencia primaria .......................................................................................................... 46 18. Conclusiones.......................................................................................................................... 47 19. CIBERGRAFIA: ........................................................................................................................ 48 AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS OBJETIVOS GENERAL: - Proporcionar una herramienta (manual de gestión) con base en la normatividad archivística general vigente, acorde la conectividad del mundo. OBJETIVO ESPECIFICO - Crear parámetros de aplicación en la gestión documental que faciliten la compresión de los servicios públicos. Facilitar la consulta conforme a los principios y procesos de la gestión documental. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 1. Archivos de gestión Son Archivos de Gestión, los archivos de las oficinas que conservan la documentación todavía en trámite y aquella otra que, aun después de finalizado el procedimiento administrativo, está sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas, por lo que es conveniente conservar en su ámbito, tras dictamen de la Comisión Calificadora. Transfieren periódicamente sus documentos al Archivo General y, con carácter general, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad, salvo las excepciones aprobadas por la Comisión. Los Archivos de Gestión dependen orgánicamente de los órganos superiores y directivos de los que forman parte, aunque funcionalmente se someten a las prescripciones técnicas archivísticas de carácter normativo, asistencial y de inspección técnica derivadas de la función de coordinación del Sistema Archivístico, de la Secretaría General Técnica. Corresponde a los responsables de los archivos de gestión reunir y custodiar los documentos producidos por las unidades en el ejercicio de sus actividades, asegurando su control, buena conservación física e instalación adecuada. 2. Archivo central: El Archivo Central es el órgano responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel Institucional, así como, de la administración, custodia y conservación de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de las Oficinas Productoras que han sido declarados con valor Permanente y/o de Valor temporal como Archivos de Gestión o Secretariales. Como Archivo Público está integrado al Sistema Nacional de Archivos y sujeto al cumplimiento de la legislación archivística emanada del órgano rector de archivos. 3. Archivo histórico: Instituciones de carácter público que tienen como finalidad rescatar, clasificar, atesorar, conservar, gestionar, catalogar, custodiar y poner a disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística, patrimonio documental. Se pueden almacenar documentos históricos recibidos por donación, depósito, transferencia y adquisición. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS Importancia: La importancia del archivo de gestión es que es algo que en su momento ha sido tangible, que recoge un hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la misma manera, podemos guardar todo tipo de documentación hoy día para que en nuestras futuras generaciones sepan y se informen de cómo era nuestra sociedad. El documento ha sido siempre una necesidad de las personas por recoger cualquier tipo de acto o hecho por escrito, para que éste quede registrado y, en caso de que una de las dos partes lo niegue, se pueda presentar como elemento que dirima la veracidad del acto en sí. Objetivos: Remitir los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de retención, con el fin dar movilidad al Sistema de Archivos. 4. Documento Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual. a. Tipos de documentos Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos. Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc. Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de videos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de video. En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten las televisoras, videos caseros, etc. Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o hecho concreto. Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes. b. Valores del documento VALOR CIENTIFICO-CULTURAL: 1.) Es la valía que tienen los documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina. que, por su contenido, sirven como testimonio y reflejan el desarrollo de una cultura. (2.) Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. VALOR FISCAL: Es el valor que presentan los documentos que tratan de entradas, salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS VALOR HISTORICO: Permite conocer la situación social, económica, política y cultural de una época o de una región. VALOR INFORMATIVO: Es el valor que presentan los documentos cuando sirven de instrumento de información para el usuario, la entidad productora y como fuente para la investigación política, económica, social, demográfica. VALOR INMEDIATO: Es el valor que tienen aquellos documentos que están siendo utilizados en forma constante, para llevar a cabo un trámite administrativo. VALOR JURIDICO: Cuando los documentos se utilizan para probar y salvaguardar los derechos de los gobiernos, de las instituciones y de los individuos en general. VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo. VALOR PROBATORIO: Cualidad por la cual un documento evidencia la existencia o la veracidad de un hecho. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 5. CICLO DEL DOCUMENTO: Producir Recepción Disposición final Tramite Conservación Distribución Consulta Organización AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 6. Ciclo vital del documento a. Producción: generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones”. Las actividades son: elaborar o generar documentos, recepcionar documento, obtener copias o fotocopias de documentos. Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Tengo que crear los siguientes documentos en los formatos del acuerdo 060; así entregar a la siguiente dependencia AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS b. Recepción: Se entiende por recepción el proceso mediante el cual se reciben las comunicaciones internas y externas de una entidad en razón a sus funciones. Dentro de las actividades esta: recibo de los documentos. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica. Se ha revisado los documentos y estos cumplen con las reglas del acuerdo 060 procederé a radicarlos Jefe, necesito radicar estos documentos AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS c. Tramite: es la gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado, en los de algo, o los formulismos necesarios para resolver una cosa o un Habitualmente los trámites se realizan en las administraciones públicas y en menor escala en el sector privado. El tramite ya se hizo efectivo solo falta esperar a que lleguen los anexos corres AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS d. Distribución: Distribución de la documentación hace referencia a la metodología establecida en la organización para asegurar que los documentos pertinentes se hayan disponibles en los puestos de uso. Carlos: lleve cada documento de estos a el área correspondiente AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS e. Consulta: toda la persona tiene derecho a consultar los documentos de archivo público y que se les expida copia de los mismos. Este proceso se ejecuta: estando en la entidad correspondiente para tener información acerca del documento requerido, se pregunta por cuales son los requisitos que se requieren para poder tener acceso a él. Buenas tardes vengo a consultar si ya esta esta la certificación que pedí? f. Conservación: La conservación de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde tiempos remotos. Como resultados de la utilización de técnicas y productos químicos modernos, se ha desarrollado una nueva ciencia: la conservación preventiva, menos costosa que la única otra alternativa existente, la restauración. Se conocen diversas técnicas de AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS higiene ambiental, de des acidificación preventiva, de protección contra incendios y restauración. 7. Formatos FORMATO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTO EXTERNO. El anterior formato se maneja en la unidad de correspondencia en la cual se hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad o empresa para verificar que cuenten con la normatividad como son los anexos, el destino, y los datos de origen del remitente. Gracias a este formato se pueden analizar los documentos y así imprimir el rotulo y registro para el siguiente procedimiento del documento. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS FORMATO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTO EXTERNO Gracias a este formato podemos identificar las dependencias destinatarias de acuerdo con la normatividad y la clasificación del documento que se va a despachar y asignar el documento de acuerdo con su destinatario, también este formato nos permite verificar que el documento llegó a su destino ya que sin la firma del destinatario no se puede hacer posible la entrega. FORMATO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTO Este formato es muy útil a la hora de prestar documentos a los funcionarios de la organización ya que aquí se pueden registrar todos los datos de la fecha de entrada y salida y es obligatoria la firma para que la persona que lo pide prestado sea responsable del documento. 8. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS Para organizar los documentos adecuadamente y adaptarlos a las necesidades del funcionario será necesario tener en cuenta los siguientes criterios para que la tarea encomendad sea eficaz. 1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada. 2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. 4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. 6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la tabla de retención documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el archivo general de la nación. 7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. 9. ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Caja de archivos: CAJA DE ARCHIVOS ACTIVOS: AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los documentos reposan en ellas sus cierras son laterales. Su registro en ellas facilita la búsqueda de la información, además de la protección y conservación interna. CAJAS DE ARCHIVO INCANTIVOS: Estas cajas son de un mayor tamaño, ya que en ocasiones se emplean incluso para archivar cajas de archivo que no se usan con mayor frecuencia o que pertenecen a archivos inactivos. Sus cierres facilitan la acomodación en bloque, teniendo en cuenta que su consulta no es frecuente, como se puede observar en las imágenes. Permite visualizar rápidamente la ubicación de las carpetas. SEPARADORES PESTAÑAS Permite visualizar rápidamente la ubicación de las carpetas. GUIAS Sirven para dividir los documentos entre las gavetas o carpetas ROTULULOS Es una etiqueta utilizada en la marcación de las carpetas de archivo. SOBRES SOBRE DE CORDEL: Son usados para implorar documentos PERFORADORA INDUSTRIAL Accesorio que realiza agujeros en los folios LEGAJADOR: Instrumento que sirve para unir las hojas. CARPETAS COLGANTES: Es un archivador constituido por dos caras unidas entre sí, con una lámina o pasta de deslizamiento recubierta NORMALES: Son carpetas diseñadas en forma de acordeón diseñadas para facilitar el trabajo en los archivos laterales, y sus marquillas se registran en escala en un lado de éstas. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS FORMA DE COMPUTADOR: Tienen como característica la funcionalidad para guardar documentos de forma universal y diferentes tamaños. Su nombre se deriva por la similitud con las carpetas electrónicas. PORTA GUIA: Contienen por lo general seis divisiones en material plástico de colores para facilitar la división FOLDER: Su forma es de un libro y lomo grueso, sujeto por un gancho resistente con capacidad para almacenar gran cantidad de hojas LEGAJO: Se emplean regularmente para incluir en ellos, con gancho, los documentos que contienen un gran número de papeles o evidencias. SELLOS FECHADOR: Es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que permiten modificar la fecha para marcarla sobre la superficie. CON RELIEVE: Es una pieza metálica compuesta por grabados. Su función es marcar los documentos e identificar y protegerlos de las falsificaciones. RELOJ RADICADOR: Se utiliza en la unidad de correspondencia para la radicación de las comunicaciones y facilita su recepción, control en el fechado, hora y número desorden. 10. RECOMENDACIONES PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Casi todos los documentos que se gestiona en una oficina forman parte de un expediente administrativo, entendido como conjunto ordenado de documentos generados por una unidad (productor) en la resolución administrativa de un asunto. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS Todos los documentos y expedientes que se hayan generado de esta manera, deben formar parte de una misma serie documental, entendida como conjunto de expedientes generados por una unidad productora resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento (ejemplo: el conjunto de cada uno de los expedientes académicos de alumnos de la Universidad formará la serie “Expedientes académicos de Alumnos”). Cada unidad administrativa debe mantener su archivo correctamente organizado mediante la formación de expediente y series documentales, de acuerdo a criterios archivísticos para garantizar una gestión rápida y eficaz durante el periodo inicial en el que los expedientes se tramitan y custodian. Esta organización debe basarse exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes en los que se materializan las competencias que tiene asignada la oficina productora. Es aconsejable que en cada Sección/Unidad administrativa haya un responsable de su archivo de gestión que a su vez sea el punto de conexión entre la unidad administrativa y el Archivo Universitario. El primer paso que seguir en la organización del archivo de oficina será identificar y separar los documentos de apoyo informativo de aquellos otros que forman parte del trámite administrativo y que si son considerados documentos de archivo. Documentos administrativos Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad. Tienen carácter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo dando lugar a las distintas series documentales. Dentro de los documentos administrativos podemos distinguir tres grandes grupos: Expediente administrativo: Es la unidad básica documental de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o producidos por una oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto. Reflejará la formalización de un procedimiento administrativo. Por ello un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento, desde la iniciación, de oficio o parte, hasta la ejecución, incluyendo la documentación relativa a revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos que la resolución del procedimiento pudiera generar. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS Normas básicas de organización: Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo. Deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Es decir, se abrirá un expediente para cada asunto (para cada contrato de obra, para cada contrato de suministro, para cada persona, para cada sesión de órgano colegiado, para cada convocatoria de oposiciones, etc.) Hay que determinar el título oficial del expediente, que generalmente suele venir establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia documentación. Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar en la carpetilla: o Unidad administrativa que lo produce o Nº de expediente o Serie documental a la que pertenece (veremos más adelante) o Título del expediente o Fechas extremas o Índice de los documentos que se le van agregando. Debe evitarse la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes. Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, pues transcurrido el tiempo será más difícil hacerlo correctamente. Evitar la duplicidad de expedientes, no abriendo nuevos sin tomar la precaución de comprobar si ya hay uno abierto en la propia oficina o en el archivo universitario. Es aconsejable que el gestor antes de abrir un expediente consulte al archivo si ya se remitió en otro momento, en cuyo caso debe recuperarlo y activarlo. No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo extrajo. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo para la resolución de otros, se utilizará una copia que debe ser destruida cuando concluya su uso, al entenderse como documento de apoyo. Los expediente iniciados por un negociado y continuados por otro, deben considerarse como producción documental de la unidad que lo inicia a la que debe volver una vez finalizada su tramitación. No debe incluirse en el expediente la documentación de apoyo que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él. En general, la ordenación de documentos dentro del expediente será cronológica, siguiendo el trámite administrativo, de forma que el primer documento, de abajo a AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS arriba, será el más antiguo y el último incorporado el más reciente. De acuerdo a las características de los documentos, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética. Es necesario considerar también los documentos que acompañan como adjuntos a otros documentos que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ejemplo: solicitud de una plaza en un concurso de méritos a la que acompañan certificado de notas, méritos, fotocopias de los títulos académicos, etc.) En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a su vez se incluirán dentro de la carpeta del expediente (ejemplo: en una carpeta de expediente personal, se puede agrupar en subcarpetas la documentación relativa a contratos, trienios, comisiones de servicio, certificaciones de cursos de formación, etc.). Los documentos en soporte distinto al papel (fotografías, carteles, videos, disquetes, etc.) que pertenecen a un determinado expediente, se separan físicamente de éste, pero dejando constancia en el mismo de la relación con estos, con los datos de su localización. Los criterios para formar un expediente deben ser constantes, uniformes y conocidos por todo el personal de la unidad. Series Documentales Constituye el segundo nivel de agrupación de los documentos de gestión. Se entiende por serie documental el conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se 10 producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función y regulados por la misma norma de procedimiento. Normas básicas de organización: Identificar serie con procedimiento. Los expedientes que conforman una serie documental deben estar individualizado, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto (ejemplo: La serie de expedientes académicos de alumnos estará conformada por distintos expedientes, cada uno referente a un alumno; la serie de expedientes de contratos de obras de la Universidad de Sevilla estará formado por la agrupación de cada uno de los contratos de obras que se han realizado en la Universidad). Cada serie documental debe identificarse e incorporarse al Cuadro de Clasificación de documentos administrativos de la Universidad de Sevilla. Este es un cuadro de carácter funcional que refleja las distintas funciones y actividades de AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS la Universidad. Esta tarea se realiza desde el Archivo Universitario con el apoyo de las distintas unidades administrativas de la Universidad. Se establecerá el criterio de ordenación de los expedientes dentro de la serie de acuerdo con la naturaleza de los expedientes que la forman y a la más fácil localización y recuperación de los documentos en sus correspondientes cajas. Los tipos de ordenación más utilizados son los siguientes: o Orden cronológico: adecuado para documentos o expedientes de presupuestos, nóminas, de sesiones de órganos colegiados, etc. o Orden alfabético: tomando como criterio el nombre de persona u organismo, adecuado para las series de expedientes de personal, expedientes académicos de alumnos, etc. o Orden numérico: adecuado para expedientes o documentos contables, expedientes codificados de becas, expedientes de contratos, etc. 2.2.3. Correspondencia La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ámbito de sus actividades. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que la mayor parte de los documentos pasarán a formar parte de su expediente. La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y se archivará dentro del mismo. En ningún caso se archivará como correspondencia de entrada o de salida, ya que se rompería la unidad de los escritos, impidiendo saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta, archivando el conjunto por orden cronológico, lo que no impide que su control se lleve de forma paralela y diferenciada mediante Registro (de entrada y de salida). La que no forme parte de ningún expediente, de forma excepcional se organizará como serie correspondencia. En caso de que la correspondencia sirva como elemento de enlace de otros tipos documentales (facturas, informes, etc.), se ha de archivar en función de la información adjunta y no en correspondencia. De acuerdo con la forma de actuación de la administración contemporánea, como norma general nunca podremos encontrar en un archivo documentos sueltos. Si esto ocurriese, o bien el documento está fuera de su sitio, o se trata de AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS Un expediente incompleto que no ha seguido su tramitación por alguna razón (errores de forma, presentación fuera de plazo, etc.) AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 11. DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Son aquellos documentos que contienen las reglas bajo cuales se desarrollara el proceso de contratación. Las reglas genéricas son definidas por el ocse en sus modelos estandarizados, las especificas por la entidad de acuerdo con los datos previstos en el expediente de contratación y a lo estipulado en el reglamento de la ley de contrataciones del estado. Su elaboración se encuentra a cargo del órgano encargado de las contrataciones o del comité de selección, según corresponda La nueva ley de contrataciones de estado contempla tres clases de documentos los cuales son utilizados en función del método de contratación que se lleve a cabo. Las bases: deben ser utilizadas para las licitaciones públicas, concurso público, adjudicación, subasta, inversa electrónica y contratación directa La solicitud de expresión: Se utilizan para los procesos de selección de consultores individuales La solicitud de cotización: Se utilizan para comparación de precios PROCEDIMIENTO DE DESCARTE DE LA ORGANIZACIÓN El descarte es una actividad que involucra capacidad técnica intelectual y operativa, necesaria en las bibliotecas para una optimización de la colección y con la finalidad de hacerla cada vez más adecuada a las necesidades de los usuarios por razones de espacio y preservación de los documentos entre otros motivos particulares que puede tener cada institución. Esta área puede tener planificada minuciosamente, estableciendo lineamientos claros contenidos en una política de descarte que a su vez debe estar incorporada a la política de desarrollo de colecciones que elabore cada institución. Para esta actividad es primordial capacitar al personal involucrado, planificar el destino del producto del descarte, a la vez evaluar el desarrollo y resultado del procedimiento. Si la planificación y el desarrollo no son bien cuidados puede no resultar una actividad positiva sino todo lo contrario y afectar el prestigio de la AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS institución. El descarte debe acompañarse de un detallado manual de procedimientos que permita su desarrollo ordenado. 12. FORMATO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA ORGANIZACION El objetivo de la aplicación de la tabla de retención documental es Generar las capacitaciones a los servidores públicos para puedan aplicar las TRD con el fin de organizar registros que soporten el desarrollo de los procesos y de las funciones establecidas en los actos administrativos de la unidad. El procedimiento inicia con las capacitaciones de Tabla de Retención Documental a las dependencias y finaliza con el seguimiento de la aplicación. Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva ACUERDO 039: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS EJEMPLO DE TRD: AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 13. APERTURA DE SERIES Para realizar el proceso de apertura de series se toma la tabla de retención documental correspondiente a la dependencia y se verifica cuáles son las series y las subseries que por función le corresponden. Se abren tantas carpetas como sea necesario y dentro de estas se disponen físicamente los tipos documentales que van a conformar el expediente ordenándolos según se listan en los tipos documentales registrados en la TRD, rotulando (en donde deben identificarse las series y subseries con su respectiva codificación) asignándoles un numero topográfico, foliando y almacenándolas en cajas de archivo y finalmente los archivadores correspondientes 14. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA ONOMÁSTICO: Este sistema se utiliza para ordenar nombres los cuales pueden ser nombres de personas naturales, nombre de razones o firmas sociales siguiendo un orden alfabético de la a hasta la z. SISTEMA TOPONÍMICO: Es el sistema de ordenación documental que consiste en ordenar una serie documental de manera alfabética utilizando como referencia los nombres de lugares, este sistema es el método en el cual utilizamos el lugar o AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS ubicación para organizar los archivos en orden alfabético donde puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas. SISTEMA ALFANUMÉRICO: Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en los numero que cuentan el al 9 estos se usan para rotular las guías, seguías, carpetas e índice. El principio numérico se considera indirecto porque al momento de archivar o localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro numérico, para determinar el número que le corresponde SISTEMA CRONOLÓGICO: Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas, su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenación, Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica y entre ellos se destacan; la cronología rígida, y la cronología circunstancial. SISTEMA TEMÁTICO: Es la ordenación alfabética de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de su contenido, es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestión administrativa. Este sistema supone una definición exacta, concisa y específica y clara de los asuntos que se tramitan en la dependencia y la difusión de los mismos para que todas las dependencias conserven hasta donde les sea posible los mismos asuntos generales 15. QUE ES UN FOLIO Folio: hace referencia a una hoja Foliar: es la acción de enumerar las hojas Foliación: acto de enumerar los folios por su cara recta de forma consecutiva TIPOS DE FOLIACION: FOLIO RECTO: primera cara del folio, cuya enumeración se aplica solamente a está FOLIO VUELTO segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numero Folio numérico: Son los que sólo indican el número de la página. Se suelen componer dos puntos menores que el cuerpo del texto. Folio explicativo: Son los que además del número correspondiente, llevan una leyenda o titulillo. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS MATERIALES: 1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. 2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. PROCEDIMIENTO DE FOLIACION: 1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio 3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. 6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada. 8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. 9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. 10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de defoliar a mano. De todos modos, debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá defoliarse toda la unidad de conservación. 14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. 15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). 16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. 17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. 18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. 16. Rotulación de carpetas: Carpetas contentivas de historias laborales: en caso de que la carpeta a rotular contenga historias laborales de los trabajadores de la empresa, la mayoría de las especialistas en archivos. Carpetas contentivas de proyectos: así mismo, la empresa o institución puede tener archivos sobre proyectos por ejecutar, en ejecución o ya ejecutados, que quiera conservar en sus archivos. Para rotular carpetas con este tipo de documentos, algunos especialistas en Archivo sugieren diseñar rótulos. -Nombre del Proyecto -Número por el que fue registrado el proyecto -Nombre de la Dependencia o Departamento encargado de su ejecución. -Nombre del responsable dentro de la empresa de la ejecución del Proyecto. -Nombre de las posibles empresas aliadas con las que se haya ejecutado. -Fecha de inicio del Proyecto. -Fecha de culminación del Proyecto, en caso de que éste se haya concluido. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS Algunos otros datos que puedan servir de guía para la organización y rápida ubicación de la carpeta. Rotulación de una caja: Un lado corto de la caja debe llevar la información de identificación del producto que contiene: Nombre común del producto y variedad (expresado en términos comerciales y no en términos botánicos). Tamaño y clasificación del producto, cuando se emplean normas; expresado como número de piezas por Kg o número de piezas en un determinado tipo de empaque. Cantidad, señalada como peso neto, recuento y/o volumen indicados en unidades métricas (kilogramos, gramos). Si el contenido del embalaje está subdividido en envases unitarios, el rotulado exterior debe indicar la cantidad de estos. Especificaciones de calidad (tipo de clase: Extra, Clase 1, Clase 2, etc.). Nombre de la marca del producto, con el logo respectivo. Nombre y dirección del empacador. Nombre y dirección del distribuidor - El otro lado corto de la caja se destina solamente para información sobre transporte y manejo del producto: Información sobre el manejo: De acuerdo con la norma internacional ISO 780 se utilizan símbolos gráficos para la manipulación de mercancías (pictogramas) en lugar de frases escritas. Las marcas de manipulación deben estar situadas en la esquina superior izquierda de los embalajes, impresas en negro y presentar una medida mínima de 10 cm. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS Identificación de transporte: Número de guía aérea o conocimiento de embarque, destino, número total de unidades de envío. Los productos procesados deben llevar una lista de los ingredientes procesados y el código UPC. Rotulación de estanterías: Placa con rotulación a 1 color para indicar el Número de fila o pasillo donde se encuentra ubicada la estantería. Modelos: - Banderola (rotulación a 2 caras) Perpendicular a la estantería - Placa rotulación a 1 cara AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS inventario documental: Un Inventario Documental, es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, de cada UDT, además de que serán los únicos que permitan realizar una Transferencia Primaria, que es la operación de traslado al Archivo de Concentración de los expedientes, cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica. El tiempo que deberán permanecer los expedientes en el Archivo de Trámite, se indica en el Catálogo de Disposición Documental, y la vigencia de este Inventario, es hasta que la documentación registrada en él se encuentre en el Archivo de Concentración. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 17. Transferencia primaria Como transferencia entendemos que es el trasladar, cambiar de ubicación, traspasar o entregar documentos reflejando de esta manera su cambio de estadio a otra fase de su ciclo, en el ámbito archivístico. Además de reflejar que la fase activa de los documentos ha concluido, al mismo tiempo, marca el comienzo de la fase siguiente que es la sumativa, los documentos con estas características son candidatos idóneos para su conservación precaucionar y custodia en el Archivo de Concentración. “Para el Archivo General de la Nación la transferencia primaria es el traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata. En sentido directo se refiere a la disminución de la frecuencia de consulta volviéndose sumativos, sin embargo, sigue conservando los valores primarios. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 18. Conclusiones Conocer un Sistema de Gestión Documental y los procesos que se dan en su interior. En los Sistemas de Gestión Documental se aplican un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Los Sistemas de gestión Documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos Realizar este trabajo nos permitió conocer más de cerca el proceso de Gestión documental, de esta forma se aprende y se afianzan más los conocimientos al estar presente realizando la labor. Se comprendió porque a las entidades públicas se les regula más el manejo del archivo y se hace tanto énfasis en este proceso. Conocimos de primera mano la diferencia que hay entre los archivos de Gestión, Central e Histórico y todo lo que los rodea Para finalizar podemos decir que los sistemas de gestión documental en una organización son de vital importancia, ya que lo primordial en las entidades es la conservación de sus documentos, por esto se clasifican una manera ordenada y coherente y así pueden ser consultados por el usuario o personas encargadas de dicha información, obteniendo mejores resultados dentro de todos sus procesos de organización y preservación en el ciclo vital de dichos documentos. AVENTURANDO CON LOS DOCUMENTOS 19. 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